Gdje počinje tvrtka? Netko će reći – od ideje, netko – od prijave, netko – od redatelja. I tako je točno. Da bi se tvrtka službeno osnovala, mora se registrirati. A prvi nalog koji će ravnatelj potpisati je nalog o prijemu ravnatelja u radni odnos. Da biste nekoga zaposlili, morate imati odobren raspored osoblja (preuzmite uzorak), kao i potpisan ugovor o radu (članak 57. Zakona o radu Ruske Federacije). Ispada da je istovremeno sa zapošljavanjem generalnog direktora potrebno imenovati nekoga odgovornog za vođenje kadrovske evidencije.
Koje funkcije obavlja HR stručnjak?
Stručnjak za ljudske resurse vrlo je potrebna osoba za tvrtku. Obuhvaća mnoga važna pitanja, a posebno:
- Razvija i provodi kadrovsku politiku u poduzeću.
- Organizira (izrađuje i odobrava, odgovoran je za pohranjivanje kadrovskih dokumenata, kontrolira dostupnost osobnog dosjea svakog zaposlenika, izrađuje lokalne propise u vezi s radnim propisima i internim pravilima tvrtke i još mnogo toga).
- Osigurava organizaciju potrebnim osobljem.
- Sudjeluje u osposobljavanju, razvoju, motivaciji i stručnom usavršavanju kadrova.
- Sudjeluje u ocjeni stručnih kvaliteta osoblja, izjavljuje potrebu za zamjenom,.
- Proučava tržište rada, prati razinu plaćanja različitih stručnjaka.
- Sudjeluje u praćenju radne discipline i poduzima mjere za njezino poboljšanje.
- Poznaje Zakon o radu i organizira rad u skladu sa svim pravilima i zakonima.
- Odgovoran za HR izvještavanje.
Postupak imenovanja odgovorne osobe za vođenje kadrovske evidencije
Često se događa da u trenutku kada tvrtka počinje s radom nema voditelja HR odjela. U tom slučaju, voditelj organizacije može izdati nalog za imenovanje osobe odgovorne za vođenje kadrovske evidencije sebi ili drugom zaposleniku tvrtke. U svakom slučaju, osoba odgovorna za vođenje evidencije imenuje se nalogom čelnika organizacije. U radnom zakonodavstvu ne postoji odobreni obrazac za takav nalog, ali nudimo vam približan primjer.
U nalogu je potrebno navesti za koje konkretne dokumente je navedeni djelatnik osobno odgovoran.
U pravilu se takvom zaposleniku povjerava vođenje dnevnika naloga za osoblje, dnevnika ugovora o radu, dnevnika osobnih poslova, dnevnika odlaska zaposlenika na službena putovanja, dolaska i bilježenja putnih potvrda.
Također je u nalogu potrebno navesti visinu plaće zaposlenika za obavljanje dodijeljene funkcije.
Na kraju dokumenta treba biti referenca na ugovor o radu (ili njegov dodatak) s ovim zaposlenikom.
Osim toga, potrebno je naredbom imenovati osobu odgovornu za čuvanje, evidentiranje i vođenje radnih knjižica. To može biti ista ili druga osoba. Za vrijeme odsutnosti takvog zaposlenika, lokalni propisi imenuju zaposlenika kojemu je privremeno dodijeljena ova odgovornost. Radne knjižice moraju se prenositi s jedne osobe na drugu prema aktu o primopredaji.
U velikom poduzeću upravljanje kadrovskom evidencijom složen je proces koji se sastoji od više faza. Za njegovu organizaciju preporučljivo je imati posebnu jedinicu osoblja.
Državni carinski odbor Ruske Federacije
Sjeverozapadna carinska uprava Ruske Federacije
PETERBURŠKA CARINA
O imenovanju odgovornih za poslove ureda
u odjelima petrogradske carine
U skladu s nalogom Državnog carinskog odbora Rusije N 78 od 12. veljače 1996., u cilju daljnjeg poboljšanja dokumentacijske podrške i kontrole nad izvršenjem dokumenata u odjelima carine St.
Naručujem:
1. Imenovati službenike odgovorne za uredsko poslovanje i arhivu na carinskim ispostavama i odjelima (prilozi 1, 2).
2. Voditelji carinskih ispostava i odjela moraju osigurati:
- u svojim odjelima organiziranje uredskog rada i rada arhiva u skladu sa zahtjevima "Uputa za uredski rad u Carini Sankt Peterburga";
- prije 10. veljače 1999., na temelju standardnog (vidi Dodatak 3), u skladu s nalogom Državnog carinskog odbora Ruske Federacije od 16. veljače 1998. N 80 „O odobrenju Pravilnika o postupku za izradu i odobravanje opisa poslova zaposlenika carinskog organa Ruske Federacije”, izraditi i dogovoriti na propisani način i odobriti sa šefom carine opise poslova zaposlenika odgovornih za uredske poslove i arhivske poslove u jedinici;
- odmah obavijestiti Odjel za dokumentacijsku podršku (u daljnjem tekstu: ODS) o svim promjenama u sastavu službenika odgovornih za poslove ureda.
3. Metodološki nadzor nad radom službenika odgovornih za uredsko poslovanje i arhivski rad u odjelima povjeriti ODO (Varlamov S.A.). U cilju poboljšanja osposobljenosti i osposobljenosti službenika zaduženih za uredske poslove, nastavak pripravničkog staža u ODO-u, tromjesečne seminare s njima.
4. Imenovati službenike navedene u Prilogu 1. ove naredbe odgovornima u odjelima za evidentiranje, korištenje i čuvanje obrazaca carinskih pečata.
6. Kontrolu nad provedbom ove naredbe provodi zamjenik šefa carine za kadrovsku službu V. I. Frolov.
šef carine
General bojnik carinske službe
V.G.Eremenko
Prilog 1 naredbe. Odgovoran za uredski rad u odjelima
Prilog 1
prema narudžbi
od 01/06/99 N 8
Naziv radnog mjesta | Osobni broj |
||
Pavlenko E.B. | Ved. inspektor | ||
Zavyalova E.A. | inspektor | ||
L/s pregled | Arbidan T.Yu. | Ved. inspektor | |
Umjetnost. inspektor | |||
Sevastjanova T.I. | Umjetnost. detektiv | ||
Sokolova L.F. | Umjetnost. inspektor | ||
Smirnova E.N. | inspektor | ||
Suvorin Yu.F. | voditelj Odjela | ||
Mezeneva S.V. | Umjetnost. inspektor | ||
Petrova O.N. | Umjetnost. inspektor | ||
Besedina T.V. | inspektor | ||
Kulikova V.P. | Ved. inspektor | ||
Nikolaev O.N. | inspektor | ||
Morozova L.A. | inspektor | ||
Lovtsova I.N. | inspektor | ||
Efimova M.K. | Umjetnost. inspektor | ||
Zimoglyad G.V. | Umjetnost. inspektor | ||
Gnoeva A.I. | Umjetnost. inspektor | ||
Gusarov B.N. | početak odjelu | ||
Panfilov V.I. | CH. inspektor | ||
O. običaji. sigurnosti | Andreeva V.P. | Ved. inspektor | |
Ivanova I.P. | Umjetnost. inspektor | ||
Zhukova E.B. | CH. inspektor | ||
Kalembet P.I. | Umjetnost. inspektor | ||
OTOiTK br. 1 | Vasiljeva O.A. | inspektor | |
t/p Južni | Čistjakova S.A. | Umjetnost. inspektor | |
t/p Sjeverni | Petrova O.V. | inspektor | |
t/p Sjeverozapad | Buganova S.Yu. | Umjetnost. inspektor | |
t/p Jugozapad | Filippov V.V. | inspektor | |
Vorobey O.M. | Umjetnost. inspektor | ||
Clematis. t/n | Kazak T.V. | Umjetnost. inspektor | |
Voitenko N.A. | Ved. inspektor | ||
Tatarčuk L.N. | Umjetnost. inspektor | ||
Bazylevich I.A. | inspektor | ||
OTOiTK br. 2 | Mochalova E.V. | Ved. inspektor | |
Ozerova M.G. | inspektor | ||
Stekolnikova G.V. | inspektor | ||
OTOiTK br. 3 | Kalinina T.R. | inspektor | |
Kirishi t/str | Kuzmicheva T.N. | Ved. inspektor | |
Gromova M.N. | Umjetnost. inspektor | ||
Artemjeva S.V. | inspektor | ||
Gatchina t/p | Ioutsen N.L. | Umjetnost. inspektor | |
Luzhsky t/str | Smirnov S.E. | Umjetnost. inspektor | |
Volkhovsky t/p | Matrosova E.G. | inspektor | |
Vsevolozhsk t/p | Bogačkova O.A. | inspektor | |
Golovanova I.V. | CH. inspektor | ||
Odintsova E.K. | Umjetnost. inspektor | ||
Petrova E.A. | inspektor |
Voditeljica ODO-a
carinski kapetan
S.A. Varlamov
Prilog 2 naredbe. Odgovoran za arhivu u odjelima
Dodatak 2
prema narudžbi
od 01/06/99 N 8
Naziv strukturnih odjela | Naziv radnog mjesta | Osobni broj |
|
Pavlenko E.B. | Ved. inspektor | ||
Zavyalova E.A. | inspektor | ||
L/s pregled | Arbidan T.Yu. | Ved. inspektor | |
Umjetnost. inspektor | |||
Sevastjanova T.I. | Umjetnost. detektiv | ||
Sokolova L.F. | Umjetnost. inspektor | ||
Smirnova E.N. | inspektor | ||
Suvorin Yu.F. | voditelj Odjela | ||
Magazova L.P. | inspektor | ||
Mezeneva S.V. | Umjetnost. inspektor | ||
Petrova O.N. | Umjetnost. inspektor | ||
Besedina T.V. | inspektor | ||
Glushkova Yu.G. | Umjetnost. inspektor | ||
Nikolaev O.N. | inspektor | ||
Buyanova O. | inspektor | ||
Lovtsova I.N. | inspektor | ||
Efimova M.K. | Umjetnost. inspektor | ||
Zimoglyad G.V. | Umjetnost. inspektor | ||
Gnoeva A.I. | Umjetnost. inspektor | ||
Gusarov B.N. | početak odjelu | ||
Panfilov V.I. | CH. inspektor | ||
O. običaji. sigurnosti | Andreeva V.N. | Ved. inspektor | |
Tolstikova S.A. | inspektor | ||
Zhukova E.B. | CH. inspektor | ||
Kalembet N.I. | Umjetnost. inspektor | ||
OTOiTK br. 1 | Marušina M.G. | inspektor | |
t/p Južni | Grebennik O.Yu. | inspektor | |
t/p Sjeverni | Dobrodeev A.M. | inspektor | |
t/p Sjeverozapad | Strašenko I.E. | inspektor | |
t/p Jugozapad | Filippov V.V. | inspektor | |
Vorobey O.M. | Umjetnost. inspektor | ||
Clematis. t/n | Zhuravleva S.M. | inspektor | |
Voitenko N.A. | Ved. inspektor | ||
Tatarčuk L.N. | Umjetnost. inspektor | ||
Bazylevich I.A. | inspektor | ||
OTOiTK br. 2 | Gavrilin A.P. | CH. inspektor | |
Solodyankin M.A. | inspektor | ||
Stekolnikova G.V. | inspektor | ||
OTOiTK br. 3 | Gorbačova G.I. | Umjetnost. inspektor | |
Kirishi t/str | Kuzmicheva T.N. | Ved. inspektor | |
Gromova M.N. | Umjetnost. inspektor | ||
Artemjeva S.V. | inspektor | ||
Gatchina t/p | Ioutsen N.L. | Umjetnost. inspektor | |
Luzhsky t/str | Smirnov S.E. | Umjetnost. inspektor | |
Volkhovsky t/p | Matrosova E.G. | inspektor | |
Vsevolozhsk t/p | Bogačkova O.A. | inspektor | |
Golovanova I.V. | Umjetnost. inspektor | ||
Zykova Yu.A. | CH. inspektor | ||
Odintsova E.K. | Umjetnost. inspektor | ||
Petrova E.A. | inspektor |
Voditeljica ODO-a
carinski kapetan
S.A. Varlamov
Prilog 3 naredbe. Okvirne radne obveze osobe odgovorne za uredske i arhivske poslove u strukturnim odjelima carine
Dodatak 3
prema narudžbi
od 01/06/99 N 8
1. Opće odredbe
1.1. Inspektor odgovoran za poslove evidencije i arhive u ustrojstvenoj jedinici carinarnice imenuje se carinskim nalogom na prijedlog voditelja ustrojstvene jedinice.
1.2. Inspektor odgovoran za uredske i arhivske poslove u strukturnoj jedinici vodi se u svojim aktivnostima naredbama i uputama Državnog carinskog odbora Ruske Federacije, Sjeverozapadne carinske uprave, carine, Pravilnika o odjelu za podršku dokumentaciji, standarda upute za uredske i arhivske poslove u carini (na carinarnici), kao i stvarne radne obveze.
1.3. Inspektor je izravno podređen voditelju ustrojstvene jedinice, metodološki - voditelju Odjela dokumentacijske podrške.
2. Glavni zadaci i odgovornosti
2.1. Glavna zadaća osobe odgovorne za uredske poslove i rad arhiva je osigurati ispravnost knjigovodstva, pravovremeni prijenos dokumenata upravi ustrojstvene jedinice i izvođačima, nadzor nad prolazom dokumenata i njihov povratak u dokumentaciju. odjel za potporu, te organizaciju rada arhive postrojbe.
2.2. Za obavljanje ove zadaće odgovorna osoba za uredske i arhivske poslove mora:
- poznavati zahtjeve uputa za uredski rad u carini Sankt Peterburga;
- primati dolaznu korespondenciju od odjela za dokumentacijsku podršku uz potvrdu o primitku;
- podnijeti na registraciju odjelu za dokumentaciju dokumente koje su zaposlenici odjela primili izravno od drugih organizacija;
– pregledati zaprimljenu korespondenciju i dostaviti je na razmatranje voditelju ustrojstvene jedinice ili neposredno izvođaču sukladno rješenju načelnika carine uz pravljenje potrebnih bilješki u upisnom dnevniku ili upisnicima;
- prenijeti rezoluciju voditelja voditelja ustrojstvene jedinice u dnevnik i podnijeti dokument na izvršenje uz potvrdu;
- voditi evidenciju o kretanju dokumenta od izvršitelja do izvršitelja unutar ustrojstvene jedinice;
- upoznati zaposlenike ustrojstvene jedinice s dokumentima informativne prirode;
- pratiti rokove izvršenja dokumenata;
- prijaviti odjelu dokumentacijske podrške imena izvođača na dokumentima stavljenim pod kontrolu;
– povremeno podsjećati izvođače na rokove izvršenja dokumenata;
- poduzeti mjere za pravodobno uklanjanje izvršenih isprava iz nadzora ili produljenje roka izvršenja isprava;
- provjeriti ispravnost izvršenja izvršenih dokumenata (dostupnost viza, brojevi predmeta prema nomenklaturi, oznake izvršenja i dr.);
- prenijeti podatke o izvršenju dokumenta u dnevnik i prenijeti dokument višem inspektoru Odjela dokumentacijske podrške koji provodi kontrolu;
- provodi računovodstvo i kontrolu korištenja i čuvanja obrazaca carinskih pečata u odjelu;
- formirati izvršene dokumente u spise prema popisu spisa ustrojstvene jedinice;
- voditi evidenciju i osigurati potpunu sigurnost predmeta primljenih na čuvanje;
– nadzire ispunjavanje uvjeta potrebnih za osiguranje sigurnosti dokumenata u prostorijama arhiva;
- informirati čelnika ustrojstvene jedinice o sastavu i sadržaju arhivskih dokumenata, izdavati spise, dokumente ili preslike dokumenata na propisani način, ispunjavati zahtjeve organizacija, prijave građana;
– voditi evidenciju o korištenju dokumenata pohranjenih u arhivu;
- prati poštivanje pravila za rad s dokumentima u odjelu:
- priprema spise ustrojstvene jedinice za predaju carinskom arhivu, sastavlja otpremne liste za trajnu i privremenu (preko 10 godina) pohranu, akte o dodjeli za uništavanje dokumenata i spisa s isteklim rokovima čuvanja;
- priprema prijedloge izmjena i dopuna popisa predmeta ustrojstvene jedinice i dostavlja ih na razmatranje odjelu za dokumentacijsku podršku.
Voditeljica ODO-a
carinski kapetan
S.A. Varlamov
Tekst dokumenta ovjerava se prema:
službeno glasilo
Nalog za imenovanje osobe odgovorne za uredske poslove izrađuje se u dva slučaja: ako je u organizaciji narastao obim dokumenata i tajnica se više ne može nositi s tim ili ako tvrtka uopće nema tajnika, već osoba koja će obrađivati dokumente je prijeko potrebna. U članku ćete pronaći dva uzorka naloga za imenovanje odgovorne osobe i komentare na iste.
Naredba o imenovanju osobe odgovorne za uredske poslove: opći podaci
Takav nalog uvijek se sastavlja u slobodnom obliku. Glavno je naznačiti tko je konkretno, kada i kakva odgovornost dodijeljena. Glavni lik naloga - odgovorni zaposlenik - mora biti upoznat s ovim dokumentom.
Neće škoditi ni informacija o tome što učiniti ako se osoba imenovana nalogom razboli ili ode na službeni put, odnosno osigurati zamjenu za vrijeme kratkotrajne odsutnosti.
Ako organizacija planira platiti zaposlenika za dodatne dužnosti, tada se iznos dodatne isplate ne može napisati u ovom nalogu. Iznos dodatne uplate je osobni podatak zaposlenika. Stoga će kadrovski službenik morati pripremiti drugu naredbu „O utvrđivanju osobnog dodatka“ ili „O povećanju opsega obavljenog posla“. Stoga neka vas ne zbuni: naredba o imenovanju odgovorne osobe za uredske poslove je. Nalog za povećanje ili povećanje volumena je.
Najbolje je uključiti nove odgovornosti zaposlenika u njegov opis posla. Ako tvrtka nema opise poslova, oni se mogu navesti direktno u nalogu (vidi prvi primjer) ili u uredskim uputama za rad (drugi primjer).
Naredba o imenovanju odgovorne osobe za uredske poslove je naredba koju je potrebno redovito kontrolirati s obzirom na relevantnost. Odgovorna osoba može biti promaknuta, dati ostavku ili otići na dugotrajni dopust, a onda će morati dati svoj doprinos. Na primjer, ako je došlo do premještaja (promaknuća), tada ta osoba vjerojatno neće ponijeti svoje stare odgovornosti sa sobom na novu poziciju. Najvjerojatnije će ih preuzeti onaj tko dođe na njegovo mjesto. Ako se nalog ne promijeni na vrijeme, ispostavit će se da je napisan za nepostojećeg djelatnika.
Odgovor: Obveza izdavanja naloga za imenovanje osobe odgovorne za vođenje kadrovske evidencije nije utvrđena zakonom, ali je uputno izdati takvu naredbu ako obveza vođenja kadrovske evidencije nije utvrđena ugovorom o radu (opisu poslova) bilo koje osobe. zaposlenik organizacije.
Obrazloženje: Sadašnje radno zakonodavstvo ne pokriva pojam „vođenje kadrovske evidencije“. U praksi to uključuje kako izradu raznih kadrovskih dokumenata (ugovora o radu, naloga, putnih isprava i sl.) tako i popunjavanje odgovarajućih dnevnika (knjige za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka u njima te knjiga primitaka i izdataka). za vođenje obrazaca radne knjižice i uložaka u nju; dnevnik radnika koji odlaze na službeni put; dnevnik naloga za osoblje, dnevnik ugovora o radu itd.).
Obveza izdavanja naloga za imenovanje odgovorne osobe za vođenje kadrovske evidencije nije zakonom utvrđena. U međuvremenu, za ispunjavanje određenih kadrovskih dokumenata potrebno je staviti potpis zaposlenika kadrovske službe (na primjer, ispuniti osobnu karticu zaposlenika).
Odgovornosti zaposlenika, uključujući i one koje se odnose na vođenje kadrovske evidencije, mogu se utvrditi njegovim ugovorom o radu (opis poslova).
Uzimajući u obzir navedeno, smatramo da ako ugovor o radu (opis poslova) bilo kojeg zaposlenika organizacije predviđa obvezu vođenja kadrovske evidencije, nema potrebe izdavati nalog za vođenje kadrovske evidencije, budući da će navedeni zaposlenik moći ispuniti dokumente na temelju takvog stanja.
U suprotnom, preporučljivo je izdati takav nalog kako bi se dodijelile odgovarajuće ovlasti određenom zaposleniku i na temelju toga ispunili zasebne kadrovske dokumente.
Istodobno, u skladu s člankom 45. Pravila za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo davanje poslodavcima (odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. N 225), odgovornost Za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica zadužena je posebno ovlaštena osoba koju nalogom odredi poslodavac. Tako treba izdati i nalog za imenovanje osobe odgovorne za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica.
Istodobno, nema zakonskih ograničenja da se u naredbi o vođenju kadrovske evidencije navede obveza vođenja, čuvanja, evidentiranja i izdavanja radnih knjižica. Dakle, po našem mišljenju, umjesto dvije navedene naredbe može se izdati jedna.
Je li potrebno izdati naredbu o imenovanju odgovorne osobe za vođenje kadrovske evidencije? Koje su posljedice nepostojanja ovog reda u organizaciji?
U svakoj se organizaciji s vremenom gomilaju razne vrste papira, dokumenata i spisa od kojih se kasnije formira arhiva. Za njegovo održavanje u redu imenuje se odgovorna osoba.
Kako održavati arhivu
Na zakonodavnoj razini ne postoje strogo definirani standardi za čuvanje arhivske građe u gospodarskim poduzećima. To znači da uprava svake tvrtke ima pravo samostalno razviti te zahtjeve, koji se zatim uključuju u paket lokalnih propisa. U skladu s njima provodi se nadzor nad arhivom.
Redovito (najmanje jednom u pet godina, a najbolje jednom godišnje) potrebno je provjeravati dokumente pohranjene u arhivu. Oni koji su zastarjeli i izgubili su važnost podliježu zbrinjavanju - za to je zakonom utvrđen poseban postupak. Ostali se nastavljaju arhivirati dok i njima ne istekne rok čuvanja.
Arhivska prostorija mora imati određenu temperaturu i vlažnost. Apsolutno je nedopustivo da arhivski dokumenti budu izloženi sunčevoj svjetlosti (zbog toga će izblijedjeti i propasti).
Ovdje je također strogo potrebno održavati sigurnost od požara - arhiva se sastoji isključivo od zapaljivih predmeta.
Tko bi trebao biti odgovoran?
Za vođenje arhive u pravilu se imenuje tajnik društva, kadrovik ili računovođa.
Ali ako je organizacija vrlo velika, tada se u raspored osoblja može uvesti zasebno radno mjesto, prema čijoj će uputi glavna odgovornost stručnjaka biti održavanje arhivskih poslova i samog arhiva.
Koji su poslovi uključeni u poslove djelatnika odgovornog za arhiv?
Prije svega, zaposlenik odgovoran za arhiv mora evidentirati sve dokumente koje arhiv primi. Podliježu obveznom detaljnom popisu (naziv, broj listova i sl.). Također mora formulirati predmete i staviti ih u mape određenim redoslijedom, koji utvrđuje uprava tvrtke. Također kontrolira rok čuvanja papira, a ako nekome zatreba neki arhivski dokument, izdaje ga, ali strogo uz potpis i samo uz uvjet daljnjeg vraćanja.
Tko imenuje odgovornu osobu za arhivu
U pravilu, zaposlenika koji će biti odgovoran za arhivu imenuje direktor poduzeća. Da bi to učinio, izdaje odgovarajući nalog, u kojem se navodi položaj i puno ime zaposlenika, kao i zadaci koji su mu dodijeljeni.
Značajke formiranja naloga, opće točke
Ako ste zaduženi za izradu naloga za imenovanje djelatnika odgovornog za arhivu, a nikada prije niste naišli na takav dokument, poslužite se dolje navedenim savjetima. Pogledajte primjer - uzimajući ga u obzir, moći ćete stvoriti vlastiti obrazac bez većih poteškoća.
Prije detaljnijeg razumijevanja ove specifične naredbe, govorit ćemo o nekim općim informacijama koje se odnose na sve takve upravne akte.
Bilješka o nalogu mora se napraviti u posebnom knjigovodstvenom dnevniku, koji uvijek vodi tajnik poduzeća ili drugi odgovorni zaposlenik.
Uzorak naloga za imenovanje odgovorne osobe za arhiv
Po svojoj strukturi i sadržaju, naredba o određivanju službenika odgovornog za arhivu nije toliko komplicirana, pa ne bi trebalo biti posebnih poteškoća u njenom sastavljanju.
- Na početku dokumenta upisuje se naziv firme, kao i naziv samog dokumenta.
- Zatim se nalogu dodjeljuje broj i naznačuje datum i mjesto njegove izrade.
- Nakon toga dolazi glavni dio obrasca. Prije svega, ovdje je uključena osnova i obrazloženje, navedeno je za koje se svrhe imenuje odgovorna osoba. Zatim je naznačeno kome je točno povjerena ova misija: naznačeno je radno mjesto, puno ime zaposlenika i datum od kojeg odgovornost za arhivu prelazi na njega. Zatim biste trebali navesti kojim dokumentima, propisima i zakonskim člancima se zaposlenik mora voditi u svojim aktivnostima. I na kraju, imenuje se zaposlenik poduzeća koji je odgovoran za izvršenje ovog naloga (to može biti sam direktor, jedan od njegovih zamjenika ili, na primjer, voditelj kadrovske službe).
- Dokument potpisuje čelnik organizacije i njegov podređeni, kojemu je povjerena odgovornost za arhiv (potonji svojim potpisom potvrđuje da je upoznat s nalogom i da nema ništa protiv obavljanja novih funkcija).
Naredba o imenovanju odgovorne osobe za uredske poslove
Nalog za imenovanje osobe odgovorne za uredske poslove izrađuje se u dva slučaja: ako je u organizaciji narastao obim dokumenata i tajnica se više ne može nositi s tim ili ako tvrtka uopće nema tajnika, već osoba koja će obrađivati dokumente je prijeko potrebna. U članku ćete pronaći dva uzorka naloga za imenovanje odgovorne osobe i komentare na iste.
Naredba o imenovanju osobe odgovorne za uredske poslove: opći podaci
Takav nalog uvijek se sastavlja u slobodnom obliku. Glavno je naznačiti tko je konkretno, kada i kakva odgovornost dodijeljena. Glavni lik naloga - odgovorni zaposlenik - mora biti upoznat s ovim dokumentom.
Neće škoditi ni informacija o tome što učiniti ako se osoba imenovana nalogom razboli ili ode na službeni put, odnosno osigurati zamjenu za vrijeme kratkotrajne odsutnosti.
Ako organizacija planira platiti zaposlenika za dodatne dužnosti, tada se iznos dodatne isplate ne može napisati u ovom nalogu. Iznos dodatne uplate je osobni podatak zaposlenika. Stoga će kadrovski službenik morati pripremiti drugu naredbu „O utvrđivanju osobnog dodatka“ ili „O povećanju opsega obavljenog posla“. Stoga molimo da ne bude zabune: naredba o imenovanju odgovorne osobe za uredske poslove je naredba za glavnu djelatnost. Nalog za povećanje ili povećanje obujma je nalog za osoblje.
Najbolje je uključiti nove odgovornosti zaposlenika u njegov opis posla. Ako tvrtka nema opise poslova, oni se mogu navesti direktno u nalogu (vidi prvi primjer) ili u uredskim uputama za rad (drugi primjer).
Naredba o imenovanju odgovorne osobe za uredske poslove je naredba koju je potrebno redovito kontrolirati s obzirom na relevantnost. Odgovorna osoba može biti promaknuta, dati ostavku ili otići na dugotrajni dopust, a tada će se morati mijenjati red. Na primjer, ako je došlo do premještaja (promaknuća), tada ta osoba vjerojatno neće ponijeti svoje stare odgovornosti sa sobom na novu poziciju. Najvjerojatnije će ih preuzeti onaj tko dođe na njegovo mjesto. Ako se nalog ne promijeni na vrijeme, ispostavit će se da je napisan za nepostojećeg djelatnika.
thebestsecretary.ru
Kako imenovati nekoga odgovornog za vođenje arhive?
Pitanja i odgovori na temu
Recite mi, je li moguće izdati naredbu kojom se imenuje odgovorna osoba za održavanje arhive i utvrđuje dodatno plaćanje za povećanje količine rada, na primjer, 25% plaće? Kako to ispravno formulirati u ovom redoslijedu? ili će to biti dodatni posao za tu poziciju? Je li ispravno u nalogu napisati da postoji doplata za dodatne obveze vođenja arhive?
Da, može se izdati naredba o imenovanju odgovorne osobe za arhivu.
Ne propustite: velike promjene u HR-u
Koji je usvojen i stupio na snagu ovog mjeseca.
Naredbom se može imenovati odgovorna osoba za nešto.
Istovremeno, sukladno čl. 60 Zakona o radu Ruske Federacije, zabranjeno je zahtijevati od zaposlenika da obavlja posao koji nije predviđen ugovorom o radu.
Ako dopunski rad izlazi iz okvira funkcionalnih obveza radnika, tada se dopunski rad mora i dodatno platiti: kao nepuno radno vrijeme ili nepuno radno vrijeme ako u rasporedu postoji radno mjesto za osobu odgovornu za arhiva.
U ostalim slučajevima, poslovi osobe odgovorne za vođenje arhive uključeni su u opis poslova zaposlenika u skladu s čl. 72 Zakon o radu Ruske Federacije.
Ako je takva funkcija inicijalno bila predviđena opisom poslova, tada za obavljanje poslova odgovorne osobe, između ostalog, zaposlenik prima svoju plaću i nema pravo na dodatnu naknadu.
Ako su zaposleniku u ugovor o radu uvrštene nove obveze, tada mu je, zbog povećanja opsega posla, moguća revizija plaće ili utvrđivanje dodatka (bonusa) za povećanje intenziteta rada ili povećanje opsega rada. raditi.
Pojedinosti u materijalima Kadrovskog sustava:
Obrasci: Naredba o imenovanju zaposlenika odgovornog za pripremu kadrovskih dokumenata za prijenos u arhivu organizacije
Društvo s ograničenom odgovornošću "Alfa"
NAREDBA br.26
o imenovanju djelatnika odgovornog za izradu kadrovskih dokumenata
radi prijenosa u arhivu organizacije
Moskva 15.10.2015
Sukladno Pravilniku o arhivu, radi sistematizacije dokumenata i
osiguravajući njihovu sigurnost
Popularna pitanja
arhivska pohrana voditelja odjela za ljudske resurse E.E. Gromov.
Naredba o organiziranju arhive u poduzeću
S vremenom se u svakoj tvrtki koja je nedavno počela s radom može nakupiti velika količina dokumentacije koju treba negdje pohraniti. U tu svrhu stvaraju se posebni arhivski odjeli o čijoj će organizaciji biti riječi u ovom članku.
Iz članka u nastavku naučit ćete:
Organizacija arhive u poduzeću
Prilikom planiranja arhivskog odjela u poduzeću potrebno je uzeti u obzir da se dugotrajno skladištenje dokumenata mora odvijati pod određenim uvjetima. U tu svrhu dodijeljena je zasebna soba u kojoj je potrebno:
Ne propustite: glavni materijal mjeseca od vodećih stručnjaka Ministarstva rada i Rostruda
Enciklopedija kadrovskih naredbi iz Kadrovskog sustava.
Zabranjeno je pohranjivanje dokumenata u objektima koji pružaju usluge prehrane, skladištima hrane i organizacijama koje rade s materijalima opasnim od požara i kemijskim tvarima. Arhivu nije dopušteno držati u blizini benzinskih postaja, parkirališta ili drugih potencijalno opasnih točaka.
Arhivska prostorija mora imati vlastitu ventilaciju i ne smije imati cijevi ili druge komunikacijske elemente. Sustavi klimatizacije također moraju biti projektirani u skladu s nizom pravila:
- recirkulacija zraka ima stupanj izmjene 2-3;
- uvjeti temperature i vlažnosti moraju biti stabilni, bez naglih promjena;
- Potrebno je osigurati stabilno i stalno pročišćavanje zraka od agresivnih nečistoća i prašine.
Kako bi se rizik od požara sveo na najmanju moguću mjeru, preporuča se također zaštititi arhivsko skladište od uporabe električnih grijaćih uređaja i drugih predmeta koji mogu uzrokovati slučajni požar. Drugim riječima, rad opreme mora biti organiziran tako da papir koji slučajno padne na nju ne postane katalizator koji zapali svu dokumentaciju pohranjenu u zatvorenom prostoru.
Izdavanje naloga o organiziranju arhive u poduzeću
Prijeđimo na dokumentiranje arhivske pohrane.
Trebali bismo početi s činjenicom da nakon odabira najprikladnijeg prostora, voditelj poduzeća izdaje poseban narudžba, kojim se uređuje početak stvaranja odjela za pohranu dokumentacije. Menadžeri organizacija moraju biti potpuno sigurni da planirana arhiva ispunjava stroge suvremene zahtjeve u području zaštite od požara i tehničke sigurnosti (u tu svrhu provode se posebne provjere, o kojima će biti riječi u nastavku).
Naredba ravnatelja upisuje se u dnevnik, nakon čega se s njom upoznaju djelatnici odgovorni za stvaranje arhive. Zaposlenik je dužan potpisati da je suglasan preuzeti odgovornost za izvršenje naloga.
U nalogu voditelj tvrtke mora navesti sljedeće podatke:
Općenito, ravnatelj ima pravo razjasniti sve važne točke u nalogu koje smatra potrebnim prenijeti svojim podređenima.
Koje provjere je potrebno izvršiti prije potpisivanja naloga za smještaj arhivskog prostora?
Prikladnost odabranog prostora za budući arhiv analiziraju posebna inspekcijska tijela - predstavnici sanitarno-epidemiološke stanice i Državnog vatrogasnog inspektorata. Tijekom posjeta tvrtki, kvalificirani stručnjaci procjenjuju razinu usklađenosti s državnim standardima i normama, nakon čega izdaju pismenu odluku, u kojoj se slažu s racionalnošću korištenja ovog određenog prostora ili razjašnjavaju točke koje je potrebno riješiti prije završnoj fazi projekta.
Tko se može imenovati odgovornim za izradu arhive za praćenje dokumentacije?
Voditelj poduzeća osobno odabire građanina odgovornog za arhivsku dokumentaciju, koji dobiva posao arhivista. Njegove odgovornosti uključuju opću organizaciju arhiva te prihvaćanje i izdavanje obrazaca. Budući arhivist će prije imenovanja na radno mjesto morati proći instrukcije i pripravnički staž kako bi se utvrdilo ima li osoba dovoljno iskustva i znanja da jamči kompetentno čuvanje važnih akata i internih dokumenata poduzeća.
