Tahapan utama persiapan dan keikutsertaan perusahaan dalam pameran (pameran)

Keikutsertaan suatu perusahaan dalam suatu pekan raya atau pameran tertentu memerlukan biaya tertentu dan pada akhirnya tidak hanya memberikan hasil positif, tetapi juga menimbulkan kerugian, atau bahkan menimbulkan opini negatif terhadap perusahaan dan produknya. Untuk mencegah hal terakhir ini terjadi, sejumlah keputusan manajemen perlu hati-hati dibenarkan, yang implementasinya harus menjamin partisipasi efektif dalam pekerjaan setiap pekan raya atau pameran tertentu.

Pertama-tama, perlu dicari solusi yang tepat untuk masalah-masalah utama berikut:

Menentukan kelayakan partisipasi perusahaan dalam pameran atau pameran tertentu;

Menyediakan pelatihan berkualitas untuk berpartisipasi dalam pekan raya atau pameran yang dipilih;

Mengatur pekerjaan staf pameran atau pameran pada tingkat yang tepat;

Ringkaslah hasil partisipasi dalam acara tertentu dan kembangkan solusi pemasaran yang tepat.

Secara umum, persiapan dan partisipasi dalam pameran dan pameran dapat direpresentasikan sebagai suatu proses yang meliputi tahapan berikut (Gbr. 9.1).

Beras. 9.1. Tahapan utama persiapan dan keikutsertaan perusahaan dalam pameran (pameran)

Panggung mengambil keputusan tentang keikutsertaan perusahaan dalam pameran (pameran) dibagi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut :

1. Menentukan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam pameran (pameran).

Dasar tujuan keikutsertaan suatu perusahaan dalam pekerjaan yang adil (pameran) adalah untuk menjamin keefektifan aktivitas kewirausahaan dalam jangka panjang. Sasaran ini dan pencapaiannya harus disubordinasikan pada sasaran-sasaran di tingkat yang lebih rendah, khususnya sasaran penerapan bauran pemasaran.

2. Pemilihan pameran (fair) di mana perusahaan akan berpartisipasi.

Untuk memilih pameran (pameran) yang tepat untuk diikuti, suatu perusahaan harus melakukan riset pemasaran.

3. Memilih cara untuk berpartisipasi dalam pameran (pameran).

Ada yang berikut ini formulir partisipasi dalam pameran (fair):

Partisipasi individu dalam pendirian pribadi;

Partisipasi bersama dalam pendirian kolektif;

Tur bisnis.

4. Penentuan dana untuk keikutsertaan dalam pameran (pameran).

Dana yang dialokasikan oleh perusahaan untuk berpartisipasi dalam pameran atau pameran tertentu harus tepat dan cukup untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pada tahap persiapan perlu disusun rencana kerja yang menguraikan semua jenis kegiatan dalam urutan waktu yang jelas dan memperhatikan waktu pelaksanaannya. Penting juga untuk memberi tahu panitia penyelenggara pameran (pameran) tentang partisipasi perusahaan di dalamnya dengan mengajukan permohonan yang sesuai.

Tahapan keikutsertaan dalam pameran (pameran) adalah periode paling intens dan bertanggung jawab.

Peran khusus dalam menjamin keberhasilan keikutsertaan perusahaan dalam suatu pameran (pameran) adalah milik staf stand dan stand.

Berdiri - Ini adalah gambar mini dari perusahaan yang memamerkan.

Stand ini memiliki tiga fungsi bagian:

- ruang pameran;

Tempat perundingan;

Ruang utilitas.

Berikut ini dibedakan: jenis stand:

A) berdiri terletak di dalam ruangan:

Berdiri berjajar;

dudukan sudut;

Kepala berdiri;

Blok berdiri;

B) stand yang terletak di udara terbuka.

Standist – Mereka adalah karyawan yang bekerja di area pameran publik, di stand perusahaan.

Pada tahap merangkum hasil keikutsertaan dalam pameran (pameran) perusahaan menentukan efektivitasnya.

Utama alasan kegagalan partisipasi dalam pekerjaan kegiatan individu adalah:

Tujuan partisipasi perusahaan dalam pekan raya atau pameran tidak dirumuskan dengan jelas. Hal ini biasa terjadi pada sekitar 40% perusahaan peserta pameran;

Eksposisi perusahaan tidak disajikan dan dirancang pada tingkat yang tepat;

Calon pengunjung pameran atau pameran tidak mengetahui partisipasi perusahaan dalam acara ini. Sekitar 80% perusahaan peserta pameran tidak mempromosikan eksposisi mereka sebelum dimulainya pameran atau pameran;

Personel perusahaan pameran tidak dilatih pada tingkat yang tepat. Penelitian menunjukkan, lebih dari separuh peserta pameran tidak melatih personel yang bekerja di pameran atau pameran;

Selama pekan raya atau pameran, kurang perhatian diberikan pada riset pemasaran terhadap permasalahan yang ada;

Analisa mengenai partisipasi perusahaan dalam penyelenggaraan setiap pekan raya atau pameran tertentu tidak cukup dibuktikan. Pada saat yang sama, penelitian yang sedang berlangsung menunjukkan bahwa hanya satu dari lima perusahaan yang menggunakan hasil analisis tersebut dalam pekerjaan selanjutnya.

Pekerjaan pekerjaan di pameran lowongan pekerjaan di pameran di Moskow. Lowongan kerja di pameran dari majikan langsung di Moskow iklan lowongan kerja di pameran Moskow, lowongan kerja agen perekrutan di Moskow, mencari pekerjaan kerja di pameran melalui agen perekrutan dan dari majikan langsung, lowongan kerja di pameran dengan dan tanpa pekerjaan pengalaman. Situs web untuk iklan tentang pekerjaan paruh waktu dan pekerjaan Avito Moscow lowongan kerja bekerja di pameran dari pemberi kerja langsung.

Bekerja di Moskow bekerja di pameran

Pekerjaan situs web Avito Moscow bekerja lowongan baru bekerja di pameran. Di situs web kami, Anda dapat menemukan pekerjaan bergaji tinggi di sebuah pameran. Cari pekerjaan di pameran di Moskow, lihat lowongan di situs kerja kami - agregator lowongan di Moskow.

Lowongan Avito Moskow

Pekerjaan, bekerja di pameran di situs web di Moskow, lowongan, bekerja di pameran dari pemberi kerja langsung di Moskow. Pekerjaan di Moskow tanpa pengalaman kerja dan pekerjaan bergaji tinggi dengan pengalaman kerja. Lowongan kerja di pameran untuk wanita.

Agar partisipasi dalam pameran (fair) lebih banyak cara yang efektif komunikasi pemasaran, perusahaan harus merencanakan partisipasinya dengan cermat dan bekerja dalam acara pameran.

Proses keikutsertaan suatu perusahaan dalam pameran dapat dibagi menjadi beberapa tahapan yang saling terkait dan saling bergantung.

1. Pengambilan keputusan mendasar untuk mengikuti acara pameran dengan sendirinya menunjukkan bahwa perusahaan telah mencapai tingkat tertentu dalam bidang kegiatannya. Hal ini terutama disebabkan oleh fakta bahwa pameran adalah tempat untuk mendemonstrasikan praktik terbaik. Hal ini tidak mungkin membantu perusahaan yang menawarkan produk usang dengan kualitas rendah. Pada saat yang sama, partisipasi dalam pameran memerlukan investasi besar, yang tidak semua perusahaan mampu membelinya.

2. Kegiatan pameran harus secara jelas mendefinisikan kebutuhan untuk mencapai tujuan pemasaran utama perusahaan. Ini mungkin termasuk:

presentasi perusahaan dan produknya;

studi tentang pasar penjualan;

mencari pasar baru;

perluasan jumlah klien;

pengenalan produk baru ke pasar;

menentukan kemungkinan permintaan akan produk baru;

mencari mitra bisnis baru;

mempelajari penawaran pesaing;

memposisikan produk Anda relatif terhadap layanan pesaing;

pembentukan citra perusahaan yang baik;

penjualan langsung produk dan penutupan kontrak./1/

3. Untuk mencapai tujuan ini dan kemungkinan tujuan lainnya, pilihan pameran tertentu di mana perusahaan akan berpartisipasi sangatlah menentukan. Menentukan pilihan ini cukup sulit, jika hanya karena banyaknya acara pameran yang diadakan setiap tahunnya. Solusi efektif untuk masalah ini difasilitasi oleh analisis menyeluruh dari sudut pandang kepentingan dan kemampuan perusahaan dari aspek-aspek berikut:

komposisi numerik dan kualitatif peserta dan pengunjung;

tingkat aktivitas bisnis(jumlah dan total volume kontrak yang diselesaikan) pada pameran terakhir. Dalam hal ini, perlu untuk memperhitungkan kemungkinan distorsi yang disengaja dan tidak disengaja dari data yang dipublikasikan;

kemungkinan menyediakan ruang dan layanan pameran;

syarat keikutsertaan dalam pameran;

menyusun rancangan perkiraan keikutsertaan perusahaan dalam pameran dan mempelajari apakah biayanya sesuai dengan kemampuan perusahaan;

solusi akhir dari pertanyaan: partisipasi dalam pameran mana yang paling efektif dalam mencapai tujuan Anda. /1/

4. Setelah pilihan dibuat untuk pameran tertentu, periode persiapan dan pengorganisasian dimulai. Pertama-tama, perusahaan perjalanan memberi tahu panitia penyelenggara pameran tentang partisipasinya dengan mengajukan aplikasi yang sesuai. Sejalan dengan itu, sejumlah permasalahan organisasi sedang diselesaikan, seperti:

pengembangan konsep dan ruang lingkup keikutsertaan perusahaan dalam pameran;

menyusun daftar produk yang dipamerkan;

seleksi dan pelatihan personel (komersial, layanan, staf stand, penerjemah);

pemilihan calon perantara (agen) yang menyediakan layanan untuk memastikan partisipasi dalam pameran;

menentukan ukuran ruang pameran yang dibutuhkan dan volume berbagai sumber daya material dan keuangan;

pengembangan rencana tematik eksposisi (stand pameran);

membuat kesepakatan dengan panitia penyelenggara, mentransfer rencana stand pameran, serta pemesanannya Peralatan yang diperlukan dan layanan./1/

Setelah masalah-masalah ini diselesaikan, perkiraan akhir untuk partisipasi perusahaan dalam pameran dapat dikembangkan. Rata-rata, pengeluaran perusahaan besar untuk berpartisipasi dalam acara pameran mencapai 15-30% dari seluruh dana yang dikeluarkan untuk komunikasi pemasaran. Struktur biaya khas untuk partisipasi perusahaan dalam sebuah pameran adalah sebagai berikut.

5. Setelah pembukaan resmi pameran, tahap paling intens dan penting dimulai - pengerjaan selama fungsinya. Peran khusus dalam menjamin keberhasilan kegiatan pameran adalah milik staf stand – karyawan yang bekerja di area pameran publik, di stand perusahaan. Disarankan agar kepala departemen pemasaran atau perusahaan hadir di stand selama pameran. Biasanya diketahui sebelumnya (satu atau dua hari sebelumnya) bahwa pameran akan dikunjungi oleh tamu-tamu penting, delegasi asing, perwakilan pers atau televisi (Anda dapat menanyakan hal ini kepada panitia penyelenggara pameran). Pada hari-hari seperti itu, kehadiran seorang manajer di stand dapat memfasilitasi penyelesaian kontrak dan liputan kegiatan perusahaan di media atau televisi. Manajer tidak boleh memberikan instruksi yang “berharga” kepada staf stan di hadapan pengunjung, juga tidak dapat diterima mengadakan pertemuan untuk meningkatkan pekerjaan di stan di hadapan pengunjung. Hal terbaik yang dapat dilakukan seorang manajer adalah mengamati dan menarik kesimpulan yang tepat: berapa banyak ruang pameran yang benar-benar dibutuhkan untuk pameran jenis ini, layanan apa yang paling banyak diminati, bagaimana mengatur pekerjaan di stand di lain waktu. Selain itu, pimpinan perusahaan dapat mengunjungi stand pameran lainnya. Ini akan membantu untuk menangkap tren perkembangan kondisi pasar, mengevaluasi aktivitas pesaing, dan memperjelas posisi Anda sendiri dan posisi perusahaan.

6. Setelah pameran berakhir dan eksposisi dibongkar, harus dilakukan analisis terhadap hasil keikutsertaan perusahaan dalam pameran.

Hasil pameran dapat dibagi menjadi 2 kelompok:

organisasi dan komersial./1/

Dalam melaksanakan hasil organisasi, jurnal yang disimpan selama persiapan dan penyelenggaraan pameran dapat sangat membantu. Analisis ini dapat sangat terbantu dengan jawaban atas pertanyaan dari semua orang yang terlibat dalam persiapan dan penyelenggaraan pameran:

Apakah lokasi stand yang dipilih berhasil?

Apakah luas stand sesuai dengan jumlah pameran dan tugas yang diberikan?

Ketidaknyamanan apa yang Anda alami saat bekerja?

Apa saja yang perlu Anda pesan dari panitia penyelenggara di antara layanan dan perlengkapan tambahan?

Layanan dan peralatan apa yang dapat Anda lakukan tanpanya? /1/

Daftar pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dilanjutkan tergantung pada spesifikasi pameran, tujuan partisipasi di dalamnya, karakteristik produk yang ditawarkan, dll.

Hasil komersial berhubungan dengan indikator objektif (jumlah pengunjung yang mengunjungi pameran perusahaan; volume kontrak yang diselesaikan; jumlah materi informasi iklan yang didistribusikan, dll.).

Keikutsertaan perusahaan pariwisata dalam pameran dapat dibagi menjadi beberapa tahapan yang saling terkait dan saling bergantung:

• 1. Pengambilan keputusan mendasar tentang keikutsertaan dalam acara pameran.
• 2. Menentukan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam acara pameran.
• 3. Memilih pameran tertentu dimana perusahaan akan berpartisipasi.
• 4. Masa persiapan dan organisasi.
• 5. Bekerja selama berlangsungnya pameran.
• 6. Analisis hasil keikutsertaan perusahaan dalam pameran.

Mengambil keputusan mendasar untuk berpartisipasi dalam acara pameran dengan sendirinya menunjukkan bahwa perusahaan perjalanan telah mencapai, tingkat tertentu dalam bidang kegiatannya. Hal ini terutama disebabkan oleh fakta bahwa pameran adalah tempat untuk mendemonstrasikan praktik terbaik. Hal ini tidak mungkin membantu perusahaan yang menawarkan produk wisata usang dan berkualitas rendah. Pada saat yang sama, partisipasi dalam pameran memerlukan investasi yang signifikan, yang tidak semua perusahaan pariwisata mampu membelinya.

Kegiatan pameran harus secara jelas mendefinisikan kebutuhan untuk mencapai tujuan pemasaran utama usaha pariwisata. Ini mungkin termasuk:

• *representasi perusahaan dan produknya;
• *studi tentang pasar penjualan;
• *mencari pasar baru;
• *memperluas jumlah klien;
• *pengenalan produk baru ke pasar;
• * penentuan kemungkinan permintaan produk baru;
• *mencari mitra bisnis baru;
• *mempelajari penawaran pesaing;
• * memposisikan produk Anda relatif terhadap pesaing;
• *pembentukan citra perusahaan yang baik;
• *penjualan langsung produk dan kesimpulan kontrak.

Untuk mencapai hasil yang diinginkan, bersamaan dengan penetapan tujuan, perlu ditetapkan parameter masing-masing tujuan secara terpisah, yaitu:

• *konten (misalnya, pengenalan sederhana atau kesimpulan langsung dari suatu kontrak);
• *skala (tingkat implementasi yang diinginkan, misalnya, peningkatan kontak dengan pengunjung baru sebesar 25% dibandingkan partisipasi sebelumnya);
• *durasi tindakan (periode di mana tujuan harus dicapai).

Klarifikasi setiap tujuan tersebut membantu menentukan cara untuk mencapainya, dan juga memfasilitasi pemantauan hasil partisipasi perusahaan pariwisata dalam pameran.

Untuk mencapai tujuan ini dan kemungkinan tujuan lainnya, faktor penentunya adalah pilihan pameran tertentu di mana perusahaan perjalanan akan berpartisipasi. Menentukan pilihan ini tidaklah mudah, karena banyaknya acara pameran yang diadakan setiap tahunnya. Solusi efektif untuk masalah ini difasilitasi oleh analisis menyeluruh dari sudut pandang kepentingan dan kemampuan perusahaan pariwisata terhadap keadaan berikut:

• *waktu dan tempat pameran;
• *otoritas pameran;
• *komposisi numerik dan kualitatif peserta dan pengunjung;
• *tingkat aktivitas bisnis (jumlah dan total volume kontrak yang diselesaikan) pada pameran terakhir. Dalam hal ini, perlu untuk memperhitungkan kemungkinan distorsi yang disengaja dan tidak disengaja dari data yang dipublikasikan;
• *kemungkinan menyediakan ruang dan layanan pameran;
• *kondisi partisipasi dalam pameran;
• *menyusun rancangan perkiraan keikutsertaan perusahaan dalam pameran dan mempelajari apakah biayanya sesuai dengan kemampuan perusahaan.

Analisis keadaan ini mengarah pada keputusan akhir mengenai pertanyaan partisipasi dalam pameran mana yang paling efektif dalam mencapai tujuan Anda.

Perusahaan dapat mengambil bagian dalam pameran dan pameran serta acara serupa lainnya cara yang berbeda: di dalam negeri atau internasional, sebagai peserta pameran perorangan atau sebagai bagian dari partisipasi kelompok (misalnya, stand nasional kolektif). Metode persiapan, pengorganisasian, anggaran biaya, dan seringkali hasil akhir bergantung pada metode partisipasi.

Pengalaman menunjukkan bahwa di pameran dan bazar di luar negeri, karya yang paling efektif adalah di stand kolektif nasional, yang secara maksimal menarik calon mitra dan klien. Lebih rasional bekerja sama dengan penyelenggara pameran terpadu, yang melakukan negosiasi dengan penyelenggara, memperoleh materi informasi dari katalog awal, dll.

Di sebagian besar pameran, luas stan minimum adalah 9-12 m2, dan untuk pekerjaan penuh, cukup 4-6 m2, yang hanya dapat dipesan di stan kolektif. Dalam hal ini, perusahaan yang mengkonsolidasi menanggung risiko dan biaya pengorganisasian pembayaran di muka untuk ruang pameran, sehingga membebaskan perusahaan peserta pameran dari hal ini. Penting juga bagi perusahaan pameran untuk mengatur persiapan karya peserta pamerannya pada malam sebelum pameran. Oleh karena itu, peserta stand kolektif tidak mengeluarkan tenaga tambahan untuk pekerjaan persiapan.

Meskipun partisipasi kolektif dalam pameran mempunyai banyak manfaat, bagi perusahaan pariwisata tertentu hal ini mempunyai sejumlah manfaat aspek negatif, yang utama adalah:

• *kurangnya perwujudan individualitas peserta pameran;
• *melemahnya rasa tanggung jawab (persiapan tidak lengkap);
• *efek relaksasi pada pengembangan inisiatif partisipasi mandiri di masa depan;
• *akumulasi pengalaman organisasi yang tidak memadai dalam berpartisipasi dalam acara pameran.

Namun, terlepas dari sisi positif dan negatifnya, tidak dapat dipungkiri kontribusi signifikan dari kolektif tribun nasional (asalkan diorganisir secara profesional) dalam mempromosikan produk pariwisata nasional dan mengangkat citra negara.

Setelah pilihan dibuat untuk mendukung pameran tertentu, periode persiapan dan pengorganisasian dimulai. Pertama-tama, perusahaan perjalanan mengajukan permohonan yang sesuai, sehingga memberi tahu panitia penyelenggara pameran tentang partisipasinya di dalamnya. Sejalan dengan ini, sejumlah masalah organisasi sedang diselesaikan:

• *pengembangan konsep dan ruang lingkup keikutsertaan perusahaan dalam pameran;
• *menyusun daftar produk yang dipamerkan;
• *seleksi dan pelatihan personel (komersial, layanan, staf stand, penerjemah);
• *pengembangan rencana untuk pekerjaan komersial, periklanan dan acara protokol;
• *pemilihan kemungkinan perantara (agen) yang menyediakan layanan untuk memastikan partisipasi dalam pameran;
• *menentukan ukuran ruang pameran yang dibutuhkan dan volume berbagai sumber daya material dan keuangan;
• *pemilihan dan produksi materi periklanan dan informasi;
• *pengembangan rencana tematik eksposisi (stand pameran);
• *menyimpulkan kesepakatan dengan panitia penyelenggara, mentransfer rencana stand pameran dan memesan peralatan dan layanan yang diperlukan.

Setelah masalah-masalah ini diselesaikan, perkiraan akhir untuk partisipasi perusahaan dalam pameran dapat dikembangkan. Rata-rata, pengeluaran perusahaan besar untuk berpartisipasi dalam acara pameran mencapai 15-30% dari seluruh dana yang dihabiskan untuk komunikasi pemasaran. Struktur biaya khas untuk partisipasi perusahaan dalam sebuah pameran terlihat seperti ini:

Pada tahap persiapan sangat penting diberikan untuk iklan partisipasi, yang menyediakan:

• *pencantuman perusahaan dalam katalog resmi pameran (pameran), yang karenanya perlu mengisi aplikasi khusus tepat waktu;
• *publikasi di majalah yang ditujukan untuk kelompok sasaran pengunjung;
• *pendistribusian faks dan surat dengan undangan untuk mengunjungi stand ke perusahaan-perusahaan yang ingin dihubungi oleh perusahaan perjalanan tersebut.

Kesan yang baik dibuat dengan mengirimkan undangan individu atau kartu undangan yang dipersonalisasi kepada mitra dan klien yang berminat. Harus hati-hati dalam menulis nama, gelar dan alamat mereka yang diundang. Apabila tamunya termasuk pejabat, sebaiknya disertai surat undangan tersendiri. Tiket masuk yang diberikan kepada peserta pameran oleh penyelenggara pameran sangat dihargai. Hal ini dijelaskan tidak hanya oleh fakta bahwa mereka yang menerimanya dibebaskan dari biaya masuk, tetapi juga oleh fakta bahwa sikap yang sesuai dari peserta pameran yang mengirimkan tiket tersebut dianggap oleh para tamu sebagai tanda perhatian khusus kepada mereka.

Sama pentingnya untuk merencanakan terlebih dahulu presentasi, konferensi pers, dan meja bundar Anda sendiri, termasuk dalam program acara paralel pameran.

Mengingat prosedur persiapan pameran memakan waktu yang cukup lama (20 hingga 52 minggu), maka sangat penting untuk menyusun jadwal kegiatan dengan definisi tenggat waktu yang jelas.

Tanpa jadwal seperti itu, mustahil untuk mengoordinasikan tindakan individu, memantau pelaksanaannya, dan membuat perubahan yang diperlukan secara tepat waktu.

Setelah pembukaan resmi pameran, tahap paling intens dan penting dimulai - pengerjaan selama fungsinya. Peran khusus dalam menjamin keberhasilan kegiatan pameran adalah milik staf stand – karyawan yang bekerja di area pameran publik, di stand perusahaan (untuk lebih jelasnya lihat paragraf 9.4). Kebetulan satu spesialis dialokasikan untuk bekerja di stand. Penghematan seperti itu harus dibayar mahal: begitu dia pergi tempat kerja ketika calon klien dan mitra bisnis lewat - ke pesaing. Setidaknya dua spesialis harus bekerja di stand tersebut. Ekstrem lainnya adalah ketika beberapa orang dari sebuah perusahaan datang ke pameran, yang karyanya tidak direncanakan atau diatur sebelumnya.

Disarankan agar pimpinan perusahaan perjalanan hadir di stand selama pameran. Jika kehadiran tidak memungkinkan sepanjang hari kerja, disarankan untuk memasang jadwal hari dan jam kerja bagi manajer di stand.

Biasanya diketahui sebelumnya (satu atau dua hari sebelumnya) bahwa pameran akan dikunjungi oleh tamu-tamu penting, delegasi asing, perwakilan pers atau televisi (Anda dapat menanyakan hal ini kepada panitia penyelenggara pameran). Pada hari-hari seperti itu, kehadiran seorang manajer di stan dapat berkontribusi pada penyelesaian kontrak yang menguntungkan, liputan kegiatan perusahaan di media atau televisi.

Pengelola tidak boleh memarahi atau memberikan barang berharga di hadapan pengunjung. instruksi kepada operator stand, juga tidak diperbolehkan mengadakan pertemuan untuk meningkatkan pekerjaan di stand selama pameran, di hadapan pengunjung.

Hal terbaik yang dapat dilakukan seorang manajer adalah mengamati dan menarik kesimpulan yang tepat: berapa banyak ruang pameran yang benar-benar dibutuhkan untuk pameran jenis ini, layanan apa yang paling banyak diminati, bagaimana mengatur pekerjaan di stand di lain waktu, spesialis mana yang paling banyak? cocok untuk bekerja selama pameran.

Selain itu, pimpinan perusahaan perjalanan dapat mengunjungi stand pameran lainnya. Ini akan membantu untuk menangkap tren perkembangan kondisi pasar, mengevaluasi aktivitas pesaing, dan memperjelas posisi Anda sendiri dan posisi perusahaan.

Setelah pameran berakhir dan eksposisi dibongkar, harus dilakukan analisis terhadap hasil keikutsertaan perusahaan dalam pameran.

Hasil pameran dapat dibagi menjadi dua kelompok:

• *organisasi;
• *komersial.

Saat merangkum hasil organisasi, jurnal dapat sangat membantu, yang direkomendasikan untuk disimpan selama persiapan dan penyelenggaraan pameran. Analisis ini dapat sangat terbantu dengan jawaban semua pihak yang terlibat dalam persiapan dan penyelenggaraan pameran atas pertanyaan-pertanyaan berikut:

• *Apakah lokasi dan tata letak stand berhasil dipilih?
• *Apakah area stand sesuai dengan jumlah pameran dan tugas yang ditetapkan?
• *Ketidaknyamanan apa yang Anda temui selama bekerja?
• *Layanan dan perlengkapan apa yang harus dipesan tambahan dari panitia penyelenggara?
• *Layanan dan peralatan apa yang dapat Anda lakukan tanpanya?

Daftar pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dilanjutkan tergantung pada spesifikasi pameran, tujuan partisipasi di dalamnya, karakteristik produk yang ditawarkan, dll.

Hasil komersial berhubungan dengan indikator objektif (jumlah pengunjung yang mengunjungi pameran perusahaan; volume kontrak yang diselesaikan; jumlah materi iklan dan informasi yang didistribusikan, dll.).

Menyimpulkan hasil organisasi dan komersial memungkinkan kita menarik kesimpulan tertentu mengenai efektivitas partisipasi dalam pameran. Sayangnya, tidak ada metode untuk mengukur hasil yang berlaku untuk semua kasus partisipasi dan juga diterima secara universal. Kita hanya dapat menentukan sejauh mana setiap tujuan partisipasi telah tercapai secara individual.

Salah satu kesalahan paling umum dalam menyimpulkan hasil keikutsertaan dalam sebuah pameran adalah peserta pameran langsung menarik kesimpulan setelah pameran ditutup. Hal ini mengabaikan kemungkinan untuk menyelesaikan apa yang disebut perjanjian pasca-pameran. Pamerannya? masih hidup? ada beberapa bulan setelah penutupannya, di mana dalam jangka waktu tersebut beberapa kontak yang awalnya tampak kecil dapat berkembang menjadi hubungan komersial berskala besar, dan sebaliknya.

Tingkat pencapaian tujuan yang kurang memuaskan hendaknya tidak dijadikan alasan untuk kecewa, melainkan menjadi landasan untuk mengkaji secara mendalam penyebab dan kondisi yang menyebabkannya.

Agar partisipasi dalam pameran menjadi sarana komunikasi pemasaran yang paling efektif, perusahaan perjalanan harus merencanakan partisipasinya dan bekerja pada acara tersebut dengan perhatian khusus.

Keikutsertaan suatu usaha pariwisata dalam pameran dapat dibagi menjadi beberapa tahapan yang saling berkaitan dan saling bergantung:

Membuat keputusan mendasar tentang partisipasi dalam acara pameran

Menentukan tujuan keikutsertaan dalam pameran

Memilih pameran tertentu

Periode persiapan dan organisasi

Bekerja selama pameran

Analisis hasil keikutsertaan perusahaan dalam pameran

Dengan jawaban positif atas pertanyaan ikut atau tidaknya acara tersebut, maka keikutsertaan perusahaan dalam proses pameran pun dimulai. Keputusan yang salah sering kali menentukan kegagalan, meskipun stafnya bekerja sangat profesional. Untuk menghindari hal ini, Anda harus: pertama, mengetahui dengan jelas apa yang dapat Anda peroleh dari paparan; kedua, menganalisis secara detail baik kondisi eksternal maupun internal.

Pengambilan keputusan mendasar untuk mengikuti pameran itu sendiri menunjukkan bahwa perusahaan telah mencapai tingkat tertentu dalam bidang kegiatannya, apalagi keikutsertaan dalam pameran memerlukan investasi dana yang besar, yang tidak semua perusahaan pariwisata mampu membelinya.

Kegiatan perusahaan dalam pameran harus secara jelas mendefinisikan kebutuhan untuk mencapai tujuan pemasaran utama, yang dapat meliputi:

Presentasi perusahaan dan produknya

Kemampuan untuk menjangkau audiens target

Meningkatkan kesadaran konsumen yang ada dan calon konsumen

Mengidentifikasi dan merangsang kebutuhan pelanggan.

Memperluas jumlah klien

Mempelajari pasar penjualan dan mencari pasar baru

Pengenalan produk baru ke pasar dan penentuan kemungkinan permintaan produk baru

Cari mitra bisnis baru

Mempelajari penawaran pesaing

Memposisikan produk Anda relatif terhadap pesaing

Pembentukan citra perusahaan yang baik

Penjualan langsung produk dan kesimpulan kontrak

Untuk mencapai hasil yang diinginkan untuk setiap tujuan, perlu ditetapkan skalanya, yaitu. tingkat implementasi tujuan yang diinginkan (misalnya: peningkatan kontak dengan pengunjung baru sebesar 25% dibandingkan acara sebelumnya), serta durasi tujuan – periode di mana tujuan harus dicapai.

Klarifikasi tujuan membantu menentukan cara untuk mencapainya dan memudahkan pengendalian hasil partisipasi dalam pameran.

Analisis pasar mencakup parameter berikut:

kualitas dan volume produk;

ketersediaan dana dan sumber daya manusia yang memadai;

kemampuan menyediakan ruang pameran yang diperlukan;

perilaku pesaing utama;

situasi politik dan ekonomi, dll.

Pada saat yang sama, jawaban positif terhadap pertanyaan apakah akan berpartisipasi atau tidak sama sekali ditentukan oleh dua faktor: eksponensial (tren partisipasi dalam pameran dan pekan raya) perusahaan di industri tempat perusahaan Anda beroperasi ( misalnya, perusahaan bahan baku tidak terlalu eksponensial) dan aktivitas pameran para pesaing.

Untuk memilih acara pameran tertentu, partisipasi yang paling efektif untuk mencapai tujuan pemasaran yang telah ditentukan sebelumnya, perlu dilakukan analisis menyeluruh dari sudut pandang kepentingan dan kemampuan perusahaan dalam keadaan berikut:

Waktu dan tempat pameran

Komposisi numerik dan kualitatif peserta dan pengunjung

Tingkat aktivitas bisnis (jumlah dan total volume kontrak yang diselesaikan) pada pameran terakhir

Peluang untuk menyediakan ruang dan layanan pameran

Ketentuan partisipasi dalam pameran

Kesesuaian perkiraan biaya keikutsertaan dalam pameran ini dengan kemampuan perusahaan

Pengalaman menunjukkan bahwa tidak semua pengusaha kami telah mengembangkan hierarki yang benar dari kriteria ini untuk menilai peluang eksponensial sebuah pameran (fair). Banyak di antara mereka yang terutama mementingkan masalah biaya partisipasi atau prestise, sementara isu-isu ini hanya isu sekunder.

Orientasi konsumen mengasumsikan bahwa informasi utama yang perlu diperoleh tentang pameran yang akan datang adalah informasi kualitatif dan kuantitatif tentang pengunjung, serta peserta pameran (di antaranya perhatian khusus harus diberikan kepada perusahaan pesaing)

Data-data ini memerlukan verifikasi yang paling hati-hati, karena kemungkinan besar pihak penyelenggara akan mencoba untuk hanya sekedar angan-angan saja. Untuk menghindarinya, sebaiknya kumpulkan sebanyak-banyaknya informasi lengkap tentang penyelenggara (apalagi jika acara tersebut baru pertama kali diadakan) dan dinamika perkembangan pameran itu sendiri (misalnya, apakah jumlah pesertanya bertambah atau tidak dari tahun ke tahun).

Banyak perusahaan berpartisipasi dalam pameran, seperti yang mereka katakan, “on the fly” (kemarin saya menerima undangan melalui faks - hari ini saya sudah berada di pameran). Hal ini tentu saja mengarah pada segala macam “tusukan”.

Rencana partisipasi dalam pameran harus dikembangkan oleh departemen periklanan (atau departemen lain yang bertanggung jawab pada sektor pekerjaan ini) setidaknya selama satu tahun. Dan persiapan untuk acara-acara utama, yang tidak mungkin untuk tidak diikuti, harus dilakukan jauh-jauh hari dan sistematis. (Pengecualian di sini mungkin adalah pameran baru.)

Metode persiapan, pengorganisasian, anggaran pengeluaran, dan seringkali hasil akhir dari partisipasi dalam pameran bergantung pada metode atau bentuk partisipasi: perusahaan pariwisata dapat bertindak sebagai peserta pameran independen atau sebagai bagian dari partisipasi kelompok.

Pengalaman menunjukkan bahwa pada pameran dan pekan raya luar negeri, partisipasi kelompok paling efektif, yaitu. bekerja di stand kolektif nasional yang mampu menarik perhatian calon mitra dan klien sebanyak mungkin.

Bekerja di stand kolektif membebaskan perusahaan peserta pameran dari sebagian pekerjaan persiapan, karena penyelenggara pameran tunggal - perusahaan konsolidasi - melakukan negosiasi dengan penyelenggara pameran, memperoleh bahan informasi, katalog awal, serta risiko dan biaya. mengatur pembayaran di muka untuk ruang pameran.

Terlepas dari keuntungan serius dari partisipasi kolektif dalam pameran, bagi perusahaan perjalanan tertentu hal ini juga memiliki sejumlah aspek negatif:

Manifestasi individualitas peserta pameran tidak memadai

Melemahnya rasa tanggung jawab pribadi terhadap hasil pameran bagi perusahaan

Akumulasi pengalaman organisasi yang tidak memadai dalam partisipasi dalam pameran dan melemahnya inisiatif sendiri

Oleh karena itu, sebelum memutuskan bentuk keikutsertaan dalam suatu acara pameran, perlu hati-hati mempertimbangkan semua pro dan kontra bagi perusahaan, dengan mempertimbangkan situasi spesifik.

Namun demikian, kontribusi yang signifikan dari stand-stand nasional kolektif dalam mempromosikan produk pariwisata nasional dan dalam meningkatkan citra negara/daerah/destinasi tidak perlu diragukan lagi, asalkan pengerjaan stand-stand tersebut diselenggarakan secara profesional.

Setelah mengidentifikasi pameran tertentu, perusahaan memulai kegiatan organisasi dan persiapan, yang selain mengajukan permohonan partisipasi dalam pameran, juga mencakup penyelesaian masalah organisasi berikut:

Perkembangan konsep dan ruang lingkup keikutsertaan perusahaan dalam pameran

Menyusun daftar produk yang dipamerkan

Seleksi dan pelatihan personel komersial dan jasa, staf stand, penerjemah, dll.

Penentuan ukuran ruang pameran yang dibutuhkan dan volume berbagai sumber daya material dan keuangan

Pengembangan rencana tematik untuk pameran - mis. stan pameran

Menyelesaikan kesepakatan dengan panitia penyelenggara pameran dan mentransfer ke dalamnya rencana stan pameran dan pesanan peralatan dan layanan yang diperlukan.

Setelah menyelesaikan masalah di atas, perkiraan akhir untuk partisipasi perusahaan dalam pameran dapat dikembangkan. Rata-rata, pengeluaran perusahaan besar untuk berpartisipasi dalam acara pameran adalah 15 - 30% dari seluruh dana yang dialokasikan untuk periklanan dan komunikasi pemasaran. Struktur biaya khas untuk partisipasi dalam pameran ditunjukkan pada Gambar. 2.

Beras. 2.

Pada tahap persiapan, partisipasi periklanan sangat penting, yang meliputi kegiatan seperti:

Pencantuman suatu perusahaan dalam katalog resmi suatu pameran/pekan raya - untuk tujuan ini permohonan khusus harus diajukan

Publikasi dalam majalah yang ditujukan untuk kelompok sasaran pengunjung

Distribusi undangan individu dan kartu undangan yang dipersonalisasi kepada mitra dan klien yang berminat. Tiket masuk yang diberikan kepada peserta pameran oleh penyelenggara pameran menciptakan kesan yang sangat baik sebagai tanda perhatian khusus kepada para tamu

Sama pentingnya untuk merencanakan terlebih dahulu presentasi, konferensi pers, dan meja bundar Anda sendiri, termasuk dalam program acara paralel pameran.

Mengingat prosedur persiapan pameran memakan waktu yang cukup lama - dari 20 hingga 52 minggu, maka sangat penting untuk menyusun jadwal kegiatan dengan definisi yang jelas tentang waktu setiap acara. Jadwal seperti itu sangat diperlukan untuk memastikan koordinasi tindakan individu, memantau pelaksanaannya dan perubahan tepat waktu, yang menjadi tidak mungkin jika semua persiapan pameran dibiarkan hingga menit-menit terakhir.

Setelah pembukaan resmi pameran, tahap paling penting dan intens dimulai - pekerjaan sebenarnya selama berlangsungnya pameran. Peran eksklusif dalam menjamin keberhasilan kegiatan pameran adalah milik staf stand – karyawan yang bekerja di area pameran publik, di stand perusahaan. Pekerjaan staf dan manajer perusahaan perjalanan di pameran dibahas lebih rinci dalam paragraf berikut.