একটি বীমা কোম্পানির জন্য সুবিধাজনক ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার. "ingosstrakh" মোতায়েন ED "থিসিস" একটি বীমা কোম্পানির জন্য একটি ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম বেছে নেওয়ার বৈশিষ্ট্য

একটি বীমা কোম্পানির জন্য একটি ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম নির্বাচন করার বৈশিষ্ট্য

একটি বীমা কোম্পানির জন্য একটি ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম নির্বাচন করার বৈশিষ্ট্য

বীমা কোম্পানিগুলির কাজের প্রধান বৈশিষ্ট্যগুলি হল:
. কাগজপত্র উল্লেখযোগ্য পরিমাণ, নথি সঙ্গে কাজ বিভিন্ন ধরনের;
. বীমাকৃত ইভেন্টের ক্ষেত্রে গ্রাহকদের আর্থিক বাধ্যবাধকতা পূরণ করার প্রয়োজন;
. একটি বীমাকৃত ইভেন্টের ক্ষেত্রে ক্ষতির মূল্যায়ন এবং এর পরিণতিগুলির সম্ভাব্য নির্মূলের জন্য উপ-কন্ট্রাক্টরদের সাথে সক্রিয় মিথস্ক্রিয়া;
. বড় গ্রাহক ডাটাবেস বজায় রাখা;
. শাখাগুলির একটি ভৌগলিকভাবে বিতরণ করা নেটওয়ার্কের প্রাপ্যতা;
. এজেন্টদের কাজের ভ্রমণ প্রকৃতি;
. বীমা সেবা প্রচারের জন্য নতুন সরঞ্জামের প্রয়োজন।
তদনুসারে, বীমা সংস্থায় বাস্তবায়িত ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের যতটা সম্ভব দক্ষতার সাথে এই সমস্যাগুলি সমাধান করা উচিত। এই কারণে সেরা প্রোগ্রামবীমা ক্ষেত্রে অফিসের কাজের অটোমেশনের জন্য একটি ব্যাপক ECM প্ল্যাটফর্ম, কার্যকারিতাযা শিল্পের বিশেষত্বের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়া হয়।
এই ধরনের একটি সিস্টেমের উদাহরণ হল শিল্প প্রকাশনা বিবি ওয়ার্কস্পেস ইন্স্যুরেন্স সার্ভিস, ডবল বি কোম্পানির (মস্কো) বিকাশকারীদের দ্বারা প্রস্তাবিত।
বীমা সেবা শিল্প সমাধান সুবিধা
. প্রক্রিয়াকরণের জন্য সম্পূর্ণ কার্যকারিতা বিভিন্ন ধরনেরডকুমেন্টেশন, স্ট্যান্ডার্ড নথির একটি বড় লাইব্রেরির উপস্থিতি;
. অন্তর্নির্মিত বাজেট, CRM, HR এবং সময় ব্যবস্থাপনা মডিউল;
. ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করার উপর ভিত্তি করে, তাদের চাহিদা বিবেচনায় নিয়ে একটি আধুনিক AIDCAS বিপণন প্রচার কৌশল বাস্তবায়ন;
. কর্মীদের দ্বারা সহজ বাস্তবায়ন এবং দ্রুত উন্নয়ন;
. কার্যত শূন্য প্রশাসন;
. এমএস অফিস এবং শক্তিশালী 1C অ্যাকাউন্টিং প্ল্যাটফর্মের সাথে একীকরণ;
. তাদের পরবর্তী নিবন্ধন এবং প্রক্রিয়াকরণের জন্য অন্তর্নির্মিত নথি স্ক্যানিং সরঞ্জাম;
. এ কাজ করার সুযোগ দূরবর্তী প্রবেশাধিকারএবং ডাক এজেন্ট
. ইউনিভার্সাল ইউজার লাইসেন্সের উপর ভিত্তি করে দ্রুত স্কেলিং।
সুতরাং, বিবি ওয়ার্কস্পেস ইন্স্যুরেন্স সার্ভিস প্রোগ্রামের সাহায্যে একটি বীমা কোম্পানির নথির প্রবাহ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবসা করার খরচ উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করে এবং বিশেষজ্ঞদের শ্রমকে আরও যুক্তিযুক্তভাবে ব্যবহার করা সম্ভব করে তোলে।

ফ্যাশনেবল বিবি ওয়ার্কস্পেস সিস্টেমের সুবিধা

কর্মপ্রবাহের প্রাথমিক নিয়ম

IC "Ingosstrakh" এ।

ক্রেতা

বীমা কোম্পানি "Ingosstrakh" 16 নভেম্বর, 1947 সালে প্রতিষ্ঠিত হয়েছিল। আজ এটি একটি সর্বজনীন বীমাকারী ফেডারেল স্তর, গার্হস্থ্য বীমা বাজার নেতাদের এক. SPAO Ingosstrakh-এর পরিষেবাগুলি রাশিয়া জুড়ে উপলব্ধ একটি বিস্তৃত আঞ্চলিক নেটওয়ার্কের জন্য ধন্যবাদ, যার মধ্যে 83টি শাখা রয়েছে। এছাড়াও, Ingosstrakh এর রাজধানী এবং বীমাকারীর প্রতিনিধি অফিসের অংশগ্রহণ সহ কোম্পানিগুলি বিদেশে কাজ করে।

অবস্থা

Ingosstrakh-এর জন্য একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বেছে নেওয়ার পর্যায়ে, এমন একটি টুল খুঁজে বের করা গুরুত্বপূর্ণ ছিল যা প্রতিদিন প্রায় 1,500 নথি প্রক্রিয়াকরণ এবং 6,000 কর্মচারীর কাজ স্বয়ংক্রিয় করার অনুমতি দেবে। সিস্টেমের কর্মক্ষমতা এবং এর ক্রিয়াকলাপের উচ্চ গতির উপর বিশেষ মনোযোগ দেওয়া হয়েছিল, সেইসাথে নিজের বা তৃতীয় পক্ষের সংস্থাগুলির সাহায্যে EDMS বিকাশ করার ক্ষমতা, যার ফলে বিক্রেতার উপর নির্ভরশীল না হয়। কোম্পানিটিকে তার কাজে বিভিন্ন বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর ব্যবহার করতে হবে, তাই অর্জিত সিস্টেমের বিকাশ এবং বিতরণের জন্য রাশিয়ার এফএসবি থেকে লাইসেন্স থাকতে হবে। সফটওয়্যারএনক্রিপশন (ক্রিপ্টোগ্রাফিক) মাধ্যমে সুরক্ষিত। একই সময়ে, ইডিএমএস সরবরাহকারীকে স্বল্প সময়ের মধ্যে সিস্টেমটি বাস্তবায়ন নিশ্চিত করতে হয়েছিল।

সমাধান

বীমা কোম্পানির বিশেষজ্ঞরা বাজারে উপলব্ধ সিস্টেমগুলি অধ্যয়ন করেছেন এবং সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণকারী দুটি নির্বাচন করেছেন৷ পরে তাদের আটক করা হয় তুলনামূলক বিশ্লেষণ, এবং TEZIS ডকুমেন্ট এবং টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম চালু করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল। নির্বাচিত সিস্টেমের একটি গুরুত্বপূর্ণ সুবিধা ছিল একটি সম্পূর্ণ কার্যকরী ওয়েব ক্লায়েন্ট যা আপনাকে যে কোনও ডিভাইস থেকে কাজ করতে দেয়, কর্মচারী বর্তমানে যেখানেই থাকুক না কেন।

TEZIS সিস্টেমের বর্ধিত সংস্করণ, যা বীমা কোম্পানি দ্বারা কেনা হয়েছিল, এর একটি বিস্তৃত কার্যকারিতা রয়েছে যা আপনাকে কেবল ক্লাসিক্যাল অফিসের কাজগুলিই সমাধান করতে দেয় না, তবে সংস্থার অনন্য প্রক্রিয়াগুলির জন্য EDMS সংশোধন করার পাশাপাশি এটিকে সংহত করতে দেয়। অন্যান্য সিস্টেমের সাথে। বীমা কোম্পানির সার্ভার সরঞ্জামে EDMS TEZIS এর ইনস্টলেশন এবং কনফিগারেশন দূরবর্তীভাবে এবং অল্প সময়ের মধ্যে সম্পন্ন করা হয়েছিল। তারপর বিশেষজ্ঞরা কারিগরি সহযোগিতা EDMS-এর বিকাশকারী Holmont, সিস্টেম অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এবং এর মূল ব্যবহারকারীদের জন্য মুখোমুখি প্রশিক্ষণ পরিচালনা করে।

ফলাফল

TEZIS ডকুমেন্ট এবং টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আগত এবং বহির্গামী চিঠিপত্রের সাথে কাজকে স্বয়ংক্রিয় করতে সাহায্য করেছে, নথিগুলির সমন্বয় এবং মিটিংগুলির সংগঠনকে সরল করেছে। ইডিএস-এ দরপত্রের নথিপত্র স্থানান্তরের প্রক্রিয়া বাস্তবায়িত হয়েছিল, আদালতের চিঠিপত্রের প্রতিবেদনগুলি চূড়ান্ত করা হয়েছিল এবং ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরের জন্য ই-টোকেন ইলেকট্রনিক শংসাপত্র ব্যবহার করা সম্ভব হয়েছিল।

TEZIS ইন্টিগ্রেশন অংশের বিস্তৃত সম্ভাবনার জন্য ধন্যবাদ, Ingosstrakh বিশেষজ্ঞরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে EDMS থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনকামিং কোর্টের চিঠিপত্র যুক্ত করার প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় তথ্য সিস্টেমে সেট আপ করেছেন, যার ফলে প্রাপ্ত সমস্ত সাবপোনা এবং নোটিশ, প্রক্রিয়াগত এবং বিচারিক নথি ট্র্যাক করা সম্ভব হয়েছে। প্রতিষ্ঠান.

কোম্পানিটি TEZIS সিস্টেমকে আরও উন্নত করার পরিকল্পনা করছে। আদেশের সমন্বয়ের জন্য প্রয়োজনীয়তাগুলি EDMS-এ প্রয়োগ করা হবে এবং একটি পরিবর্তন করা হবে মোবাইল ভার্সন. বর্তমানে, অটোমেটেডের সাথে একীভূত করার কাজ চলছে তথ্য পদ্ধতি, যা আপনাকে তৈরি করতে দেয় ব্যবস্থাপনা রিপোর্টিংএবং কর্মীদের কর্মপ্রবাহের জন্য সিস্টেম ব্যবহার করুন।

কোম্পানির মধ্যে সিস্টেমের সক্রিয় ব্যবহার TEZIS EDMS-এর স্কেলিং এর জন্য প্রেরণা ছিল। Ingosstrakh ইন্স্যুরেন্স কোম্পানি সীমাহীন সংখ্যক সংযোগের জন্য লাইসেন্স অর্জন করেছে। অক্টোবর 2017 পর্যন্ত, সিস্টেমে প্রায় 6,000 নিবন্ধিত ব্যবহারকারী এবং 430,000 টির বেশি নথি তৈরি করা হয়েছে।

"একটি বীমা কোম্পানিতে আর্থিক ব্যবস্থাপনা", 2007, N 4
একটি বীমা কোম্পানিতে ইলেকট্রনিক নথির প্রবাহ
স্বয়ংক্রিয় কম্পিউটার সিস্টেমের ব্যবহার ছাড়া আজ যেকোনো বীমা কোম্পানির কাজ অসম্ভব। ঐতিহ্যগত কাগজের নথি ব্যবস্থাপনা ইলেকট্রনিক দ্বারা প্রতিস্থাপিত হচ্ছে, যেহেতু আগেরটি আর ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে না এবং ডেটা প্রক্রিয়াকরণের গতি নিশ্চিত করতে পারে না। এই নিবন্ধটি ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার সুবিধা সম্পর্কে কথা বলে, এটি ব্যবহার করার সময় কাজ অ্যালগরিদম।
ব্যবসার জন্য ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা
কোম্পানির কর্মপ্রবাহ স্বয়ংক্রিয়করণের বিষয়টি আরও বেশি জনপ্রিয় হয়ে উঠছে। গত কয়েক বছর ধরে, স্বয়ংক্রিয় নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের বাজার ক্রমাগত বৃদ্ধি পাচ্ছে। অনেক কোম্পানি, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রবর্তন করে, আরেকটি কম্পিউটার অলৌকিক প্রাপ্তির আশা করে যা খরচ কমাবে, স্বচ্ছতা এবং পরিচালনাযোগ্যতা বৃদ্ধি করবে এবং প্রক্রিয়াকরণ প্রক্রিয়াকে ত্বরান্বিত করবে। তবে বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই, একটি অলৌকিক ঘটনা ঘটে না এবং ইলেকট্রনিক আকারে একটি নথি এখনও এমন একটি নথি যা কাগজের নথিগুলির সাথে পরিচালিত একই পদ্ধতিগুলি অনুসরণ করে প্রস্তুত, সম্পাদনা, অনুমোদিত, পড়া, কার্যকর করা, নিয়ন্ত্রণ করা প্রয়োজন। নথিগুলির সাথে কাজ করা কর্মচারীর সংখ্যা হ্রাস করা হয় না, এবং প্রক্রিয়াকরণের সময় হ্রাস, যদি এটি ঘটে থাকে তবে নথিটি অনুবাদ করার সময় ব্যয় করা সময় দ্বারা অফসেট করা হয় ইলেকট্রনিক ফর্ম. যাইহোক, ব্যবসার এমন কিছু ক্ষেত্র রয়েছে যেখানে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ব্যবহার উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলতে পারে। প্রথমত, এটি সেইসব ক্ষেত্রে প্রযোজ্য যেখানে সংরক্ষিত এবং প্রক্রিয়াকৃত নথির পরিমাণ উল্লেখযোগ্য এবং তথ্য অনুসন্ধান এবং অ্যাক্সেসের গতি কোম্পানিগুলিকে প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা দিতে পারে।
বীমা হল একটি ব্যবসায়িক ক্ষেত্র যেখানে প্রচুর সংখ্যক নথি প্রক্রিয়া করা হয় বিভিন্ন ধরণের: চুক্তি, বীমা নীতি, বিবৃতি, শংসাপত্র, চিকিৎসা শংসাপত্র, সম্পত্তির মালিকানার অধিকারের নথি, পরীক্ষার ফলাফল এবং অন্যান্য নথি, যার বৈচিত্র্যের সংখ্যা একটি গড় বীমা কোম্পানির জন্য একশো ছাড়িয়ে যায়। এই সমস্ত নথিগুলি ফাইলগুলিতে গঠিত হয়, ফাইলগুলি সংরক্ষণাগারে রাখা ভলিউম, যেখানে প্রবেশাধিকার বীমাকৃত ইভেন্টগুলির সংঘটনের সময় সম্পাদিত হয়, চুক্তির শর্তাদি পরিবর্তনের সাথে সাথে, এর বৈধতার মেয়াদ শেষে এবং অন্যান্য ক্ষেত্রে . বীমা কোম্পানী যত বৃহত্তর হবে, তত বেশি বৈচিত্র্যময় বীমা প্রোগ্রাম অফার করে এবং আরও ভিন্নধর্মী ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণাগার রয়েছে।
যতটা সম্ভব গ্রাহকদের কভার করার প্রয়াসে, বীমা কোম্পানি অন্যান্য অঞ্চল এবং শহরে এজেন্সি খোলে, বিতরণ করা সংরক্ষণাগারগুলি সংগঠিত করার সমস্যা বা কেন্দ্রীয় অফিসে নথি পরিবহনের সমস্যা সমাধান করে। একটি বীমা কোম্পানিতে প্রচুর পরিমাণে নথি নিয়ে কাজ করা তার ক্রিয়াকলাপের অংশ, তাই নথি প্রক্রিয়াকরণের সমস্যাগুলি সমাধান করা আসলে কোম্পানির দক্ষতা, গ্রাহক পরিষেবার গতি এবং গুণমান বৃদ্ধি করতে পারে।
ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার নির্মাণ এবং নথি প্রক্রিয়াকরণ প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তা, একটি নিয়ম হিসাবে, বিশেষ সিস্টেমের ভিত্তিতে পরিচালিত হয়, যা সাধারণ নাম "এন্টারপ্রাইজ কনটেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (ECM)" বহন করে। এই শ্রেণীর সিস্টেমে এমন শিল্প প্ল্যাটফর্মগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যার অনেকগুলি বৈশিষ্ট্য রয়েছে, বিভিন্ন শহরে বা এমনকি দেশে অবস্থিত বেশ কয়েকটি বিতরণ স্টোরেজে প্রচুর পরিমাণে নথি সংরক্ষণ করার ক্ষমতা থেকে শুরু করে নথি প্রক্রিয়াকরণ প্রক্রিয়াগুলি মডেল করার সম্ভাবনা এবং ই-এর সাথে তাদের একীকরণ। মেল, ওয়েবসাইট এবং অন্যান্য সিস্টেম। এই ধরনের সিস্টেমের ব্যবহার ন্যায্য হয় যখন এটি প্রচুর পরিমাণে তথ্য আসে, নির্ভরযোগ্য স্টোরেজ সংগঠিত করে এবং তথ্যে দ্রুত অ্যাক্সেস প্রদান করে।
ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার ব্যবহার করে
আপনি যদি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারটি অযৌক্তিকভাবে ব্যবহার করেন তবে আপনি এটিকে একটি অতিরিক্ত লোডে পরিণত করতে পারেন যার জন্য অপ্রয়োজনীয় রক্ষণাবেক্ষণ খরচ প্রয়োজন। সঠিক প্রয়োগের সাথে, এটি ব্যবসায়িক দক্ষতা বৃদ্ধির একটি উপায়ে পরিণত হয়। নীচে একটি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার ব্যবহার করার সময় একটি বীমা কোম্পানি যে সুযোগগুলি পায় তার একটি তালিকা রয়েছে:
- ক্লায়েন্ট এবং ঠিকাদারদের সমস্ত নথি স্ক্যান করা হয় এবং একটি সুশৃঙ্খল পদ্ধতিতে, ইলেকট্রনিক আকারে সংরক্ষণ করা হয়;
- ইন্টারনেটের মাধ্যমে সহ যেকোন দূরবর্তী সংস্থা থেকে নথিগুলিতে অ্যাক্সেস সম্ভব (অ্যাক্সেসের অধিকার অনুসারে);
- নথিগুলি বীমা চুক্তি, ঠিকাদার, কোম্পানির বিভাগের চাহিদা অনুসারে বীমাকৃত ঘটনাগুলির কেস দ্বারা গোষ্ঠীভুক্ত করা হয়;
- আগ্রহের ক্লায়েন্টের জন্য সমস্ত বীমা চুক্তি খোলা সম্ভব;
- একটি প্রদত্ত বীমা চুক্তির অধীনে সমস্ত নথি, নথিগুলির সমস্ত সংস্করণ সহ, যদি সেগুলিতে পরিবর্তন করা হয়;
- প্রতিটি বীমাকৃত ইভেন্টের জন্য সমস্ত নথি সহ সুদের বীমা চুক্তির অধীনে সমস্ত বীমাকৃত ইভেন্ট খোলা সম্ভব;
- সমস্ত বীমা প্রোগ্রামের নথিগুলি খুঁজে পাওয়া সম্ভব যেখানে ক্লায়েন্ট অংশ নিয়েছিল, চুক্তিগুলি বীমাকৃত নিজের (ব্যক্তিগত বীমা) বা এই ব্যক্তি যে সংস্থাগুলিতে কাজ করেছিল (কর্পোরেট বীমা) সাথে চুক্তিগুলি করা হয়েছিল কিনা তা নির্বিশেষে;
- আন্ডাররাইটিংয়ের সময় ঝুঁকি মূল্যায়ন করার সময়, প্রদত্ত ক্লায়েন্টের জন্য সমস্ত বীমা চুক্তি সম্পর্কে তথ্য পাওয়া সম্ভব;
- বীমা চুক্তির রক্ষণাবেক্ষণের পুরো ইতিহাসের জন্য ক্লায়েন্টকে পাঠানো সমস্ত বিজ্ঞপ্তি এবং চিঠি দেখার সুযোগ রয়েছে;
- প্রতিটি বীমা চুক্তির জন্য, চুক্তির শর্তাবলীতে সমস্ত পরিবর্তনের ইতিহাস নথির পৃথক সংস্করণের আকারে উপলব্ধ;
- আপনি একটি বীমাকৃত ইভেন্টের ক্ষেত্রে থেকে একটি বীমা পলিসির ক্ষেত্রে যেতে পারেন, যেখান থেকে আপনি এই বীমা চুক্তির বীমাকৃত ঘটনাগুলির সমস্ত ক্ষেত্রে অ্যাক্সেস পেতে পারেন৷
সমস্ত আর্কাইভ নথি হল আসল নথি থেকে প্রাপ্ত ইলেকট্রনিক ছবি, যা তথ্যের নির্ভুলতার নিশ্চয়তা দেয়। নথিগুলি একটি স্বীকৃত আকারে সংরক্ষণ করা যেতে পারে, যা শুধুমাত্র নথির স্বতন্ত্র বিবরণের জন্য নয়, নথির পাঠ্যে সরাসরি শব্দের সংমিশ্রণের জন্যও অনুসন্ধান প্রদান করে। অনুসন্ধান এবং নথি অ্যাক্সেস কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে বাহিত হয়.
নথিগুলি বিভিন্ন উত্স (বীমা সংস্থা, দালাল, ঠিকাদার) থেকে বিভিন্ন কনফিগারেশনে (বিজাতীয়, ক্লায়েন্টের জন্য সেটে, চুক্তির প্রকার অনুসারে প্যাকেজে) কোম্পানিতে আসতে পারে। কিছু নথি বৈদ্যুতিন আকারে আসতে পারে।
বেশিরভাগ নথি কোম্পানিতে তৈরি করা হয়। প্রতিটি ক্ষেত্রে, একটি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারে নথি রাখার জন্য একটি অনন্য প্রক্রিয়া ব্যবহার করা যেতে পারে। নিচে কিছু প্রধান উপায় দেওয়া হল।
কোম্পানির বীমা সিস্টেমের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজেশন
বীমা পলিসি ডেটা কোম্পানির কর্মচারীদের দ্বারা একটি বিশেষ বীমা ব্যবস্থায় প্রবেশ করানো হয়। ব্যবহারকারীর অনুরোধে বা সময়সূচী অনুসারে, বীমা সিস্টেমটি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করা হয়। বীমা ব্যবস্থা থেকে প্রাপ্ত বিশদ সহ বীমা পলিসি কার্ডগুলি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারে তৈরি করা হয়। যদি একটি বীমা পলিসি কার্ড ইতিমধ্যেই বিদ্যমান থাকে এবং পলিসির বিশদ আপডেট করার জন্য বীমা সিস্টেম থেকে একটি অনুরোধ গৃহীত হয়, তাহলে নথিটির একটি নতুন সংস্করণ ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারে তৈরি করা হয়। পুরানো নীতি বিবরণ রাখা হয়.
আঞ্চলিক সংস্থাগুলি থেকে নথি প্রাপ্ত করা
এজেন্সিগুলি কেন্দ্রীয় অফিসের সাথে যোগাযোগের মাধ্যমে সংযুক্ত থাকে। সংস্থাগুলি স্ক্যানার ইনস্টল করে। নথি প্রাপ্ত হওয়ার সাথে সাথে সংস্থার কর্মীরা নথিগুলি স্ক্যান করে। নথিগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বৈদ্যুতিন সংরক্ষণাগারে প্রবেশ করা হয় এবং প্রাসঙ্গিক বীমা চুক্তি বা বীমাকৃত ইভেন্ট ফাইলের ফাইলে স্থাপন করা হয়।
এজেন্সিগুলির দ্বারা প্রাপ্ত হওয়ার পরপরই আর্কাইভে নথিগুলির তাত্ক্ষণিক স্থান নির্ধারণ কোম্পানির বিশেষজ্ঞদের অবিলম্বে সেগুলি প্রক্রিয়াকরণ শুরু করতে দেয়৷ এটি বীমা পলিসি জারি করার এবং বীমা প্রদানের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার চক্রে একটি উল্লেখযোগ্য ত্বরণ দেয়।
কর্মীদের দ্বারা ম্যানুয়ালি নথি স্থাপন করা
কোম্পানীর কর্মচারীদের যারা সংরক্ষণাগারে প্রবেশাধিকার আছে তারা ইলেকট্রনিক আকারে তাদের দ্বারা প্রাপ্ত নথিগুলিকে পুনঃপূরণ অধিকারের সাথে রাখে, তাদের ই-মেইল বা তাদের কম্পিউটারের একটি ফোল্ডার থেকে "টেনে আনুন এবং ফেলে দিন"।
অন্যান্য সিস্টেম থেকে নথি আমদানি করুন
যদি কোম্পানির এমন সিস্টেম থাকে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রাহকদের জন্য নথি তৈরি করে (বিজ্ঞপ্তি, তথ্য চিঠি, ইত্যাদি), এই নথিগুলিকে একটি বৈদ্যুতিন সংরক্ষণাগারে আমদানি করার পদ্ধতি সেট আপ করা হয়। নথিগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রাসঙ্গিক বীমা চুক্তির ফাইলে পড়ে।
স্ট্রিম স্ক্যানিং এবং নথি স্বীকৃতি
কর্পোরেট বীমা চুক্তির অধীনে বীমা কোম্পানীর দ্বারা প্রাপ্ত নথিগুলি, যেমন ব্যাঙ্ক বীমা শংসাপত্রগুলি, উচ্চ-পারফরম্যান্স স্ট্রিমিং স্ক্যানার ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি বৈদ্যুতিন সংরক্ষণাগারে স্থাপন করা যেতে পারে। স্ক্যান করার পরে, নথির বিবরণ এবং বিষয়বস্তু স্বীকৃত হয় এবং গুণাবলী চিহ্নিত করা হয়। এটি ক্লায়েন্ট এবং সংশ্লিষ্ট বীমা চুক্তি অনুসারে একটি সুশৃঙ্খলভাবে সংরক্ষণাগারে নথি স্থাপন করা সম্ভব করে তোলে।
একটি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারে নথি রাখার জন্য প্রক্রিয়াগুলি সেট আপ করা আপনাকে সিস্টেমে নির্ধারিত নিয়ম অনুসারে নথি সংরক্ষণের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি কাঠামো তৈরি করতে দেয়। সংরক্ষণাগার কাঠামোতে ফোল্ডার তৈরি সম্পূর্ণরূপে ব্যবহারকারীর হস্তক্ষেপ ছাড়াই সম্পন্ন হয়।
বিশেষ ওয়ার্কস্টেশনের জন্য সমর্থন
কিছু ক্ষেত্রে নথিগুলির সাথে কাজ করার জন্য বিশেষ ব্যবহারকারী ওয়ার্কস্টেশনগুলির সংগঠন প্রয়োজন। সবচেয়ে আকর্ষণীয় উদাহরণ হল জেট স্ক্রীনিং এবং আন্ডাররাইটিং বিশেষজ্ঞদের কাজ।
জেট স্ক্রিনিং পদ্ধতি, যা মূল নথির সাথে বীমা ব্যবস্থায় প্রবেশ করা বীমা আবেদনের বিশদ পরীক্ষা করে, শুধুমাত্র তখনই কার্যকর হতে পারে যখন ইলেকট্রনিক আকারে বিশদ যাচাইয়ের সুবিধা কাগজের নথির স্বাভাবিক যাচাইয়ের চেয়ে বেশি হয়। বিশেষায়িত 21-ইঞ্চি মনিটর এবং স্প্লিট-ভিউ মোডের ব্যবহার আপনাকে ব্যবহারকারীদের জন্য সর্বাধিক সুবিধার সাথে যাচাইকরণ পদ্ধতিটি সংগঠিত করতে দেয়। এই মোড স্ক্রীনকে দুটি ভাগে বিভক্ত করে। একটি অংশে একটি পূর্ণ আকারের A4 নথির পৃষ্ঠা রয়েছে। অন্য অংশটি নথির বিবরণ প্রদর্শন করে যার জন্য যাচাইকরণ প্রয়োজন। যাচাইকরণের জন্য সমস্ত ডেটা কর্মচারীর মনিটরের স্ক্রিনে রয়েছে।
এই মোডে আন্ডাররাইটিং বিশেষজ্ঞদের কাছে ঝুঁকি মূল্যায়নের জন্য প্রয়োজনীয় ওজন সহগ পূরণ করার জন্য অতিরিক্ত বিকল্প রয়েছে। এইভাবে বিশেষজ্ঞদের কর্মক্ষেত্রের সংগঠন আপনাকে কাগজের নথিগুলির সাথে কাজ করা থেকে দূরে যেতে এবং ইলেকট্রনিক আকারে নথিগুলির সাথে কাজ করার জন্য সম্পূর্ণভাবে স্যুইচ করতে দেয়।
সিস্টেমের অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্য
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সমর্থন
বীমা চুক্তির সাথে কাজ করার সময়, বিশেষজ্ঞদের বীমা পলিসির অবস্থা ট্র্যাক করতে হবে। আন্ডাররাইটিং পদ্ধতির জন্য, এই ধরনের এক ডজনেরও বেশি শর্ত থাকতে পারে: বিশদ চেক করা, আন্ডাররাইটিং, অতিরিক্ত তথ্যের অনুরোধ করা, ডাক্তারি পরীক্ষা, অর্থের অভাব, বীমাকৃত অর্থের অনুমোদনের জন্য অনুরোধ, একটি পলিসি ইস্যু করতে অস্বীকার করা, একটি পলিসি জারি করার প্রস্তুতি , ইত্যাদি নথির জীবনচক্র প্রক্রিয়া ব্যবহার করে নীতির অবস্থা সমর্থিত। নির্দিষ্ট পদ্ধতি সেট আপ করা কর্মচারীদের ট্র্যাক করার অনুমতি দেয় কোন নীতিগুলি একটি নির্দিষ্ট স্থিতিতে রয়েছে, কোন নীতিগুলির আরও প্রক্রিয়াকরণের প্রয়োজন। কর্মচারীরা তাদের কর্মক্ষেত্রে নথিগুলির স্থিতি নিরীক্ষণ করে এবং নথিগুলি নির্দিষ্ট স্থিতিতে যাওয়ার সাথে সাথে নথিগুলির আরও প্রক্রিয়াকরণ করে।
ইলেকট্রনিক আকারে নথি প্রক্রিয়াকরণের একটি অতিরিক্ত সুবিধা হল সিস্টেম দ্বারা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির সমর্থন। এই ক্ষেত্রে, এটি আর কর্মচারী নয় যারা নথিগুলির স্থিতি ট্র্যাক করে, তবে সিস্টেমটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথিটিকে কর্মচারী থেকে কর্মচারীতে নির্দিষ্ট নথি প্রক্রিয়াকরণ পদ্ধতি অনুসারে স্থানান্তর করে। এটি আপনাকে নথিগুলির প্রক্রিয়াকরণ চক্রকে আরও কমাতে এবং নীতি জারি করার সময় হিসাবে এই জাতীয় সূচকগুলিকে উন্নত করতে দেয়।
নিরীক্ষা, রিপোর্টিং, নিয়ন্ত্রণ
নথি প্রক্রিয়াকরণের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান হল রিপোর্টিং এবং নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি। সুবিধাজনক রিপোর্টিং সরঞ্জামগুলি এক্সেল ফর্ম্যাটে টেবিলের আকারে সমষ্টিগত ডেটা গ্রহণ করার জন্য কনফিগার করা হয়েছে। এটি ব্যবহারকারীদের সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনে রিপোর্ট করা পরিসংখ্যান কপি করতে বা আরও গণনার জন্য ব্যবহার করতে দেয়।
রিপোর্টিং সিস্টেমটি নিয়ন্ত্রণ করতেও ব্যবহৃত হয়:
- দস্তাবেজগুলি যেগুলি জীবনচক্রের নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে প্রবিধান দ্বারা নির্দিষ্ট দিনের সংখ্যার চেয়ে বেশি;
- নথি যার জন্য কোন মূল নেই;
- একটি নির্দিষ্ট সংস্থা দ্বারা সিস্টেমে প্রবেশ করা নথি;
- অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে কাজ করার ক্ষেত্রে নির্বাহী শৃঙ্খলা;
- পলিসি ধারককে প্রদান করা হয়নি, ইত্যাদি
ইন্টারনেট সুবিধা
ক্রমবর্ধমানভাবে, কর্পোরেট সিস্টেমের একটি বাধ্যতামূলক বৈশিষ্ট্য হল ইন্টারনেটের মাধ্যমে ক্লায়েন্টের কাছে তথ্য উপস্থাপন করার ক্ষমতা। এই সম্ভাবনা ক্লায়েন্টদের তথ্য অ্যাক্সেসের সময় কমাতে এবং তথ্য বিধানের মান উন্নত করতে দেয়।
কোম্পানির কর্পোরেট তথ্য ব্যবস্থার অংশ হিসাবে কর্পোরেট বিষয়বস্তু পরিচালনার সরঞ্জামগুলির ব্যবহার কর্পোরেট ওয়েবসাইটে তথ্য স্থাপনকে সহজ করে তোলে। এটি হয় সংবাদ তথ্যের স্বয়ংক্রিয় প্রকাশনা হতে পারে যা গ্রাহকদের কাছে বিজ্ঞপ্তি এবং তথ্য পত্রের আকারে প্রেরণ করা হয়, অথবা গ্রাহকদের তাদের ব্যক্তিগত বীমা চুক্তিতে অনলাইন অ্যাক্সেসের সংস্থান হতে পারে। অনলাইন অ্যাক্সেস গ্রাহকদের বীমা পলিসির স্থিতি এবং বীমা প্রদানের সিদ্ধান্তগুলি ট্র্যাক করতে, কোম্পানির কর্মচারীদের কাছে অনুরোধকৃত তথ্য স্থানান্তর করতে, বীমা চুক্তিতে পরিবর্তনের জন্য আবেদনপত্র পাঠাতে এবং দ্রুত যোগাযোগের প্রয়োজন অন্যান্য তথ্যের অনুমতি দেয়।
ব্যবহারের প্রভাব
উপরের সংক্ষিপ্তসারে, আমরা একটি বীমা কোম্পানিতে ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার ব্যবহার থেকে নিম্নলিখিত প্রভাবগুলি নোট করতে পারি:
- বিশেষজ্ঞদের কাজের অপ্টিমাইজেশন;
- নথি হারানোর সম্ভাবনা বাদ দেওয়া;
- বীমা পলিসি প্রদানের চক্রকে ত্বরান্বিত করা;
- বীমা প্রদানের বিষয়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণের চক্রকে ত্বরান্বিত করা;
- গ্রাহকের অনুরোধে কল-সেন্টার বিশেষজ্ঞদের প্রতিক্রিয়া ত্বরান্বিত করা;
- গ্রাহকদের কাছে কোম্পানির তথ্য সামগ্রী এবং উন্মুক্ততার ডিগ্রি বৃদ্ধি;
- নথি প্রক্রিয়াকরণ এবং উত্তরণ নিয়ন্ত্রণ।
একটি বীমা কোম্পানিতে ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার এবং স্বয়ংক্রিয় নথি ব্যবস্থাপনা ব্যবহারের প্রভাব বিশ্লেষণ করে, আমরা আত্মবিশ্বাসের সাথে বলতে পারি যে বীমা ব্যবসায় নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের ব্যবহার বাস্তব অর্থনৈতিক সুবিধা এবং প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা নিয়ে আসে। প্রক্রিয়াকৃত তথ্যের আয়তনের বার্ষিক বৃদ্ধি শীঘ্রই এই সরঞ্জামগুলি ছাড়া কাজকে অকল্পনীয় করে তুলবে।
ওএম পশিন
প্রধান
সিস্টেম সমাধান
"KORUS পরামর্শ"
মুদ্রণের জন্য স্বাক্ষরিত
10.12.2007

খুদোম্যাসোভা মেরিনা গ্রুপ 302 এর ছাত্রী, বিশেষত্ব "বীমা ব্যবসা"

বৈজ্ঞানিক এবং ব্যবহারিক সম্মেলনে রিপোর্ট "XXI শতাব্দী - তথ্য প্রযুক্তির শতাব্দী"

ডাউনলোড করুন:

পূর্বরূপ:

রাজ্য বাজেট শিক্ষা প্রতিষ্ঠানমস্কো অঞ্চলের মাধ্যমিক বৃত্তিমূলক শিক্ষা "কোলোমেনস্কি কৃষি কলেজ"

একটি বীমা কোম্পানীতে ইলেকট্রনিক নথির প্রবাহের সংস্থান

কলোমনা 2014

ভূমিকা

বীমা একটি ব্যবসায়িক ক্ষেত্র যেখানে বিভিন্ন ধরণের নথিগুলির একটি বড় সংখ্যা প্রক্রিয়া করা হয়: চুক্তি, বীমা নীতি, আবেদন, শংসাপত্র, চিকিৎসা শংসাপত্র, সম্পত্তির মালিকানার অধিকারের নথি, পরীক্ষার ফলাফল এবং অন্যান্য নথি, যার বিভিন্ন ধরণের সংখ্যা একটি গড় বীমা কোম্পানির জন্য একশ ছাড়িয়ে যায়। এই সমস্ত নথিগুলি ফাইলগুলিতে গঠিত হয়, ফাইলগুলি সংরক্ষণাগারে রাখা ভলিউম, যেখানে প্রবেশাধিকার বীমাকৃত ইভেন্টগুলির সংঘটনের সময় সম্পাদিত হয়, চুক্তির শর্তাদি পরিবর্তনের সাথে সাথে, এর বৈধতার মেয়াদ শেষে এবং অন্যান্য ক্ষেত্রে . বীমা কোম্পানী যত বৃহত্তর হবে, তত বেশি বৈচিত্র্যময় বীমা প্রোগ্রাম অফার করে এবং আরও ভিন্নধর্মী ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণাগার রয়েছে।

যতটা সম্ভব গ্রাহকদের কভার করার প্রয়াসে, বীমা কোম্পানি অন্যান্য অঞ্চল এবং শহরে এজেন্সি খোলে, বিতরণ করা সংরক্ষণাগারগুলি সংগঠিত করার সমস্যা বা কেন্দ্রীয় অফিসে নথি পরিবহনের সমস্যা সমাধান করে। একটি বীমা কোম্পানিতে প্রচুর পরিমাণে নথি নিয়ে কাজ করা তার ক্রিয়াকলাপের অংশ, তাই নথি প্রক্রিয়াকরণের সমস্যাগুলি সমাধান করা আসলে কোম্পানির দক্ষতা, গ্রাহক পরিষেবার গতি এবং গুণমান বৃদ্ধি করতে পারে।

ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার নির্মাণ এবং নথি প্রক্রিয়াকরণ প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তা, একটি নিয়ম হিসাবে, বিশেষ সিস্টেমের ভিত্তিতে পরিচালিত হয়, যা সাধারণ নাম "এন্টারপ্রাইজ কনটেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (ECM)" বহন করে। এই শ্রেণীর সিস্টেমে এমন শিল্প প্ল্যাটফর্মগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যেগুলির অনেকগুলি বৈশিষ্ট্য রয়েছে, বিভিন্ন শহরে বা এমনকি দেশে অবস্থিত বেশ কয়েকটি বিতরণ স্টোরেজে প্রচুর পরিমাণে নথি সংরক্ষণ করার ক্ষমতা থেকে শুরু করে নথি প্রক্রিয়াকরণ প্রক্রিয়াগুলি মডেল করার সম্ভাবনা এবং এর সাথে তাদের একীকরণ। ইমেইল, ওয়েবসাইট এবং অন্যান্য সিস্টেম। এই ধরনের সিস্টেমের ব্যবহার ন্যায্য হয় যখন এটি প্রচুর পরিমাণে তথ্য আসে, নির্ভরযোগ্য স্টোরেজ সংগঠিত করে এবং তথ্যে দ্রুত অ্যাক্সেস প্রদান করে।

ভিতরে আধুনিক বিশ্বতথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির ব্যবহার ছাড়া যেকোনো বীমা কোম্পানির কাজ অসম্ভব। ঐতিহ্যগত কাগজের নথি ব্যবস্থাপনা ইলেকট্রনিক দ্বারা প্রতিস্থাপিত হচ্ছে, যেহেতু আগেরটি আর ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে না এবং ডেটা প্রক্রিয়াকরণের গতি নিশ্চিত করতে পারে না। উপস্থাপিত প্রতিবেদনে বর্ণনা করা হয়েছেসমস্যা এটি ব্যবহার করার সময় ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা এবং কাজের অ্যালগরিদমগুলির সংগঠন।

এই সমস্যার প্রাসঙ্গিকতা সম্প্রতিঅত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে, কারণ তীব্র প্রতিযোগিতার পরিস্থিতিতে, এটি কর্মপ্রবাহের স্বয়ংক্রিয়তা যা বীমা কোম্পানির বিভিন্ন বিভাগের কাজকে ত্বরান্বিত করা সম্ভব করে এবং আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ অপারেশনাল এবং কৌশলগত সিদ্ধান্ত নিতে দেয়।

প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য বীমা কোম্পানিগুলিতে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা ব্যবহারের সুবিধাগুলি চিহ্নিত করা।

রিপোর্টের মূল উদ্দেশ্য হল ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বীমা কোম্পানী "সম্মতি" দ্বারা ব্যবহৃত উপকরণগুলি অধ্যয়ন এবং পদ্ধতিগত করা।

প্রধান অংশ

1. বীমা এজেন্টদের জন্য মোবাইল সমাধান

বীমা কোম্পানিগুলোর একটি কৌশলগত উদ্যোগ শক্তিশালী করা খুচরা বিক্রয়একটি এজেন্ট নেটওয়ার্কের বিকাশের মাধ্যমে। এজেন্সি বিক্রয় চ্যানেলের সাথে কাজ তীব্রতর করা, বীমাকারীরা বিভিন্ন সমস্যার সম্মুখীন হয়। তাদের মধ্যে একটি হল যে বীমা কোম্পানিগুলিতে মূল্য নির্ধারণের ব্যবস্থা এতটাই জটিল এবং বহুমুখী যে একজন এজেন্টের পক্ষে এটির সাথে কাগজে কাজ করা বেশ কঠিন এবং এটি তার কাজের প্রকৃতির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ নয়: বিক্রেতাকে অবশ্যই প্রথমে বিক্রি করতে হবে , এবং কাগজের টুকরা দিয়ে বেহালা না.

একটি আধুনিক কোম্পানী "বহিরাগত ক্লায়েন্ট" এবং "অভ্যন্তরীণ ক্লায়েন্ট" উভয়ের সাথেই কাজের ক্ষেত্রে নতুন মান তৈরি করে সাফল্য অর্জন করে, যা একটি বীমাকারীর এজেন্ট। অতএব, বীমাকারীরা বিক্রয় নেটওয়ার্ককে "ইলেক্ট্রনিক সহকারী" দিয়ে সজ্জিত করে, এবং শুধুমাত্র একটি প্রিমিয়াম ক্যালকুলেটর নয়, কোম্পানির সাথে তথ্য বিনিময়ের জন্য ডিভাইসগুলি। তারা এজেন্টকে একটি বীমা চুক্তি শেষ করার জন্য সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটি দূরবর্তীভাবে সম্পূর্ণ করার সুযোগ দেয়: বীমা পলিসিতে একটি নম্বর বরাদ্দ করুন, বীমা বস্তু এবং মালিক সম্পর্কে কোম্পানির ডেটা স্থানান্তর করুন, যানবাহন পরিদর্শন শংসাপত্র, এর ফটোগ্রাফ ইত্যাদি। সেইসাথে দ্রুত এবং নির্ভুলভাবে প্রিমিয়ামের পরিমাণ নির্ধারণ করুন, অবিলম্বে পলিসি এবং রসিদগুলির ব্যবহৃত ফর্মগুলির সংখ্যার রিপোর্ট করুন। এটি এজেন্টকে কোম্পানির অফিসে কম "সংযুক্ত" হতে এবং ক্লায়েন্টের অবস্থানের যতটা সম্ভব কাছাকাছি যেতে দেয়।

কোম্পানী, পরিবর্তে, আকর্ষণীয় শর্ত তৈরির মাধ্যমে এজেন্টের আনুগত্যকে শক্তিশালী করতেই নয়, বীমা চুক্তিগুলি সমাপ্ত করার পদ্ধতির তথ্য সুরক্ষার স্তর বৃদ্ধিতেও আগ্রহী। হস্তলিখিত আকারে একটি বীমা পলিসি ইস্যু করার সময়, একটি নির্দিষ্ট চক্র থাকে যেখানে ক্লায়েন্টের সাথে পলিসির উপস্থিতি এবং বীমাকারীর অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে একই পলিসির উপস্থিতির মধ্যে উল্লেখযোগ্য সময় থাকে। যাইহোক, বর্তমান প্রতিযোগিতামূলক পরিস্থিতির (পরিষেবার মানের স্তরে প্রতিযোগিতা) পরিষেবাটি তাত্ক্ষণিক হওয়া প্রয়োজন, ক্লায়েন্ট বীমা করার সাথে সাথে কাজ করা শুরু করে। কিন্তু বাস্তবে, কিছু কোম্পানিতে, একটি নতুন চুক্তি নিবন্ধনের প্রক্রিয়া 1.5-2 মাস সময় নেয়। বীমা এজেন্টদের জন্য মোবাইল সমাধানগুলি বীমা কোম্পানির সাধারণ ডাটাবেসে সমাপ্ত বীমা চুক্তি সম্পর্কে তথ্য অনলাইনে স্থানান্তর করার ক্ষমতা প্রদান করে এবং এর ফলে এজেন্ট বীমা চুক্তিটি শেষ করার মুহুর্ত এবং পরিষেবা বিকল্পগুলি খোলার মুহুর্তের মধ্যে সময়ের ব্যবধান দূর করে।

নতুন প্রযুক্তির দ্বারা পরিবেশিত একটি ক্লায়েন্ট উল্লেখযোগ্য সুবিধা পায়, যার মধ্যে শুধুমাত্র ত্বরিত উদ্ধৃতি এবং বিলিং অন্তর্ভুক্ত নয়। প্রকৃতপক্ষে, সমস্ত পরিষেবা বিভাগ (কল সেন্টার, প্রযুক্তিগত সহায়তা পরিষেবা, ইত্যাদি) সিস্টেমে বীমা পলিসি নম্বর প্রবেশ করাতে জড়িত, এবং নম্বরটি প্রবেশ করা না হওয়া পর্যন্ত ক্লায়েন্ট তাদের জন্য বিদ্যমান থাকে না। অর্থাৎ, প্রকৃতপক্ষে, পরিষেবা প্রোগ্রামগুলি তখনই কাজ শুরু করে যখন বীমাকারী এই জাতীয় ক্লায়েন্টের অস্তিত্ব সম্পর্কে জানতে পারে। বীমা এজেন্টদের জন্য মোবাইল সমাধানের মাধ্যমে সিস্টেমে চুক্তির নিবন্ধন আপনাকে 1-2 মিনিটের মধ্যে এই সমস্যাটি সমাধান করতে দেয়। ব্যবহার করার সময় চুক্তির সম্পূর্ণ বাস্তবায়নের সময় এই যন্ত্রটিএকটি CASCO চুক্তির জন্য 6-7 মিনিট এবং একটি OSAGO চুক্তির জন্য 4-5 মিনিট সময় লাগবে৷

বীমাকারী, এজেন্টের দ্বারা বিক্রি করা পলিসির তথ্য পাওয়ার সময় সময় বাঁচানোর পাশাপাশি, এতেও জয়ী হয় যে এটি বীমা জালিয়াতি প্রতিরোধ করতে সহায়তা করে: যখন এজেন্ট পলিসির প্রিমিয়াম গ্রহণ করে, তখন ক্লায়েন্ট বিশ্বাস করে যে তিনি বীমাকৃত, এবং বীমাকারীর কোনো পলিসি নেই, প্রিমিয়ামও নেই বা কোনো তথ্য নেই যতক্ষণ না ক্লায়েন্ট তার কাছে ক্ষতি নিয়ে আসে। উপর একটি বস্তুর ছবি তোলা মোবাইল ডিভাইসএছাড়াও নিয়ন্ত্রণ বাড়ায়, যেহেতু এজেন্ট ইতিমধ্যেই ভাঙা গাড়ির বীমা করার সুযোগ হারায়।

প্রধান সমস্যাগুলির মধ্যে একটি হল তথ্যের সুরক্ষা: তথ্য প্রবেশের পর্যায়ে এবং প্রক্রিয়াকরণের পর্যায়ে গ্রাহকদের ব্যক্তিগত ডেটা সুরক্ষার জন্য বিশেষ মনোযোগ দেওয়া হয়।

একটি মোবাইল বীমা অফিস একটি বীমা এজেন্টকে একটি ক্লায়েন্টের তথ্য সংরক্ষণ এবং দ্রুত খুঁজে পেতে, তাদের পরিষেবা সম্পর্কিত ইভেন্টগুলি, ইলেকট্রনিক চিঠিপত্র বজায় রাখতে এবং সংরক্ষণ করতে দেয়, চুক্তির মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ ঘটনাগুলি সম্পর্কে ভুলবেন না।

বীমা কোম্পানির সম্মতিতে, একটি বিশেষ ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করে কার্যক্রমের স্বয়ংক্রিয়তা সংগঠিত হয়Diasoft এবং ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EDMS)।

বীমা চুক্তিগুলি সরাসরি বীমা কোম্পানির অফিসে নয়, বীমা বস্তুর অবস্থানেও সমাপ্ত হয়, যেমনবীমা এজেন্ট দূর থেকে কাজ করে। এটা পৌঁছানোর পরেচুক্তির উপসংহারে সম্মতি, বীমা পলিসির বৈদ্যুতিন সংস্করণটি EDMS ব্যবহার করে Diasoft সিস্টেমে প্রবেশ করানো হয় এবং চুক্তিটি অবিলম্বে নিবন্ধিত হয়।

উদাহরণ। আমার ইন্টার্নশিপ চলাকালীন, একজন বিমাধারী তার Renault-Duster গাড়িটি চুরি এবং ক্ষতির (CASCO বীমা) ঝুঁকির বিরুদ্ধে বিমা করার অনুরোধের সাথে কনসেন্ট কোম্পানির সাথে যোগাযোগ করেছিলেন, আমি, এক বীমা এজেন্টের সাথে, তার আবাসস্থলে গিয়েছিলাম। এজেন্ট তার কাজে মোবাইল অফিস কিট ব্যবহার করেছিল, যার মধ্যে একটি ল্যাপটপ, একটি মোবাইল প্রিন্টার এবং একটি USB মডেম ছিল ডায়াসফ্ট ডাটাবেসের সাথে যোগাযোগের জন্য।

বীমা প্রিমিয়ামের হিসাব, ​​আবেদন এবং বীমা পলিসি সম্পাদনআমি প্রোগ্রাম 1C তৈরি করা হয়েছিল: বীমা. ইলেকট্রনিক সংস্করণনথিগুলি হেড অফিসে পাঠানো হয়েছিল, চুক্তি পদ্ধতিতে নিবন্ধনের পরে, পলিসি হোল্ডার একটি মোবাইল প্রিন্টারে মুদ্রিত একটি পলিসি পেয়েছিলেন। গাড়িটি পরিদর্শন করতে, এটির ছবি তুলতে এবং চুক্তিটি শেষ করতে প্রায় 20 মিনিট সময় লেগেছিল।

একটি চুক্তি শেষ করার এই পদ্ধতির সুবিধা হল কোম্পানির ডাটাবেসে একটি বীমা পলিসির তাত্ক্ষণিক নিবন্ধন৷

যাইহোক, 1C প্রোগ্রামে: বীমা, একটি বীমা মধ্যস্থতাকারীর কমিশন (তার বেতন) ডাটাবেসে বীমা পলিসি প্রবেশ করার সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করা হয়।

1. ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা

কোম্পানির আর্থিক এবং বিশ্লেষণাত্মক কার্যক্রমে

কার্যকর হওয়ার পরে, প্রতিটি চুক্তি অ্যাকাউন্টিং সহ অ্যাকাউন্টিংয়ের একটি বস্তু হয়ে ওঠে। এতে ইনকামিং পেমেন্ট (অ্যাকাউন্টিং) অন্তর্ভুক্ত থাকে, এটি তাদের রসিদের (বীমা বিভাগ) পরিকল্পনা নিয়ন্ত্রণ করে, বীমাকৃত ইভেন্টের ক্ষেত্রে ক্ষতি নিষ্পত্তি বিভাগের জন্য এর শর্তাবলী প্রয়োজনীয়। কিন্তু, একভাবে বা অন্যভাবে, নথির প্রবাহ আর্থিক এবং বিশ্লেষণাত্মক স্তরে চলে যায়।

আরও, সাধারণীকৃত আকারে এই তথ্যটি বিভিন্ন দিক (ক্লায়েন্টদের দ্বারা, অঞ্চল অনুসারে, দায়িত্বশীল নির্বাহীদের দ্বারা, ইত্যাদি) কার্যক্রমের অপারেশনাল বিশ্লেষণের জন্য কোম্পানির শীর্ষ পরিচালকদের আগ্রহের বিষয়।

শীর্ষ স্তর হল কৌশলগত পরিকল্পনা ও ব্যবস্থাপনার ব্লক। এগুলি হল একটি বাজেট তৈরি করা, বীমা পণ্যের প্রেক্ষাপটে কার্যকলাপ বিশ্লেষণ করা এবং শুল্ক গণনা করা।

যখন ডাটাবেসের তথ্য জমা হয়, তখন কোম্পানির অটোমেশনের শীর্ষ স্তর শুরু হয়। শীর্ষ পরিচালকদের জন্য, ব্যবস্থাপনা অ্যাকাউন্টিং, বিশ্লেষণ এবং পরিকল্পনার সমস্যাগুলি সমাধান করা সম্ভব। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি চুক্তির জন্য লাভজনকতার সূচকগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করা হয় (প্রাপ্ত প্রিমিয়ামের পরিমাণ, বীমা আইনের অধীনে অর্থপ্রদানের পরিমাণ, পুনর্বীমা সংস্থাগুলি থেকে প্রাপ্ত পরিমাণ ইত্যাদি)।

ম্যানেজার আঞ্চলিক বিক্রয় বিভাগের জন্য পরিকল্পিত বার্ষিক রাজস্ব নির্ধারণ করার সুযোগ আছে. বিক্রয় বিভাগ, ঘুরে, এই তথ্যের ভিত্তিতে তাদের বীমা পোর্টফোলিও গণনা করে এবং লাভের সূচকগুলি গ্রহণ করে।

এ ছাড়া কোম্পানির বাজেটের বাস্তবায়ন পর্যবেক্ষণ করা হয়। এটি শাখা এবং বিভাগে গঠিত হয়, একত্রীকরণ এবং অনুমোদনের জন্য প্রধান কার্যালয়ে যায়।

অনুমোদিত বাজেট বাস্তবায়নের জন্য ইউনিটগুলিতে ফেরত দেওয়া হয়। বাজেট বাস্তবায়ন তথাকথিত তদারকি করা হয়। প্রতিটি বিভাগের প্রসঙ্গে "নগদ" পদ্ধতি। বিচ্যুতির ঘটনা ট্র্যাক করা হয় এবং বিশ্লেষণ করা যায়।

1. ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন

লোকসান নিষ্পত্তি করার সময়

একটি বীমা কোম্পানির প্রধান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া হল একটি বীমাকৃত ঘটনা সংঘটিত হওয়ার পরে ক্ষতির নিষ্পত্তি। যদি আমরা এই প্রক্রিয়াটিকে পর্যায়ক্রমে কল্পনা করি, উদাহরণস্বরূপ, ক্ষতির বিরুদ্ধে একটি গাড়ির বীমা করার সময়, তাহলে আমরা বুঝতে পারি যে কতগুলি নথি পূরণ করতে হবে, শেষ পর্যন্ত মামলাটি বন্ধ করার জন্য কতগুলি অফিসের মধ্য দিয়ে যেতে হবে।

আমরা এই প্রক্রিয়াটিকে ধাপগুলির একটি ক্রম আকারে উপস্থাপন করি:

• একটি বীমাকৃত ঘটনা সংঘটনের জন্য একটি আবেদন পূরণ;
• সকলের বীমাকৃত দ্বারা বিধান প্রয়োজনীয় কাগজপত্রবীমার বস্তুর সম্পত্তির বীমাকৃত/উপভোগীর অধিকার নিশ্চিত করা, সেইসাথে বীমা প্রদানের অধিকার (গাড়ির পাসপোর্টের কপি, গাড়ির নিবন্ধন শংসাপত্র, প্রযুক্তিগত পরিদর্শন কুপন, পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি, সম্পত্তি ক্রয় এবং বিক্রয় চুক্তি, বীমা পলিসির অনুলিপি, পরবর্তী বীমা প্রিমিয়াম প্রদানের রসিদ ইত্যাদি)
• সৃষ্ট ক্ষতির অভ্যন্তরীণ বা স্বাধীন পরীক্ষার জন্য রেফারেল;
• বীমাকৃতদের সম্পত্তির ক্ষতির কারণ হওয়ার ঘটনাটির সত্যতা নিশ্চিত করে এমন সমস্ত প্রয়োজনীয় নথির বীমাকৃতদের দ্বারা বিধান (ট্রাফিক পুলিশ থেকে শংসাপত্র, অভ্যন্তরীণ বিষয়ক মন্ত্রনালয়, জরুরী পরিস্থিতি মন্ত্রনালয় থেকে, চিকিৎসা প্রতিষ্ঠান ইত্যাদি থেকে ।);
• ক্ষতি মূল্যায়নের ফলাফল প্রদান;
• বীমা ক্ষতিপূরণ প্রদানের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া, বা বীমাকৃতের ক্ষতি নিষ্পত্তির পদ্ধতি সম্পর্কে;
• বীমা ক্ষতিপূরণ প্রদান করা, এই অর্থ প্রদানের জন্য অ্যাকাউন্টিং করা, বা পরিষেবা স্টেশনগুলির সাথে পারস্পরিক মীমাংসা করা এবং পুনরুদ্ধার মেরামতের খরচের অনুমান প্রদান / অ্যাকাউন্টিং / সম্মত হওয়া;
• ক্ষতিপূরণের জন্য মামলা বন্ধ করা।

এই ক্রমটি অন্যান্য ধরণের বীমার জন্য অনুরূপ - উদাহরণস্বরূপ, জীবন বীমা: শুধুমাত্র প্রদত্ত নথির সেট এবং সেগুলি সরবরাহ করার প্রক্রিয়া এবং মামলার সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রণকারী ব্যক্তিদের বৃত্ত আলাদা। ক্ষতি সমন্বয় প্রক্রিয়া সাধারণত ক্রমানুসারে ঘটে।

এটি চলাকালীন, নিম্নলিখিত সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়:

• ক্ষতির নিষ্পত্তির জন্য একটি মামলা খোলার উপর;
• ক্ষতির পরীক্ষায়;
• প্রতারণামূলক কর্মের কাঠামোর অনুপস্থিতি সম্পর্কে;
• ক্ষতির নিষ্পত্তির জন্য নথির বিধানের সম্পূর্ণতার উপর;
• ক্ষতির নিষ্পত্তি এবং নিষ্পত্তির পদ্ধতিতে একটি ইতিবাচক সিদ্ধান্তে;
• লুকানো ক্ষতি (গাড়ির জন্য) সনাক্তকরণের পরে ক্ষতির পরিমাণ বৃদ্ধির উপর বা মেরামতের খরচের পরিবর্তনের উপর, ইত্যাদি;
• মামলা বন্ধের বিষয়ে ড.

রুট বরাবর আবেদনের প্রতিটি পর্যায়ে, একটি পর্যাপ্ত সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য, ক্ষতি সংক্রান্ত নথিগুলির সম্পূর্ণ প্যাকেজ অ্যাক্সেস করা প্রয়োজন, যার মধ্যে বীমা চুক্তি/পলিসির একটি অনুলিপি রয়েছে, যা স্বাক্ষর হওয়ার সাথে সাথে সিস্টেমে প্রবেশ করা উচিত। ক্লায়েন্ট দ্বারা। কারণ বীমা কোম্পানিপ্রায়শই ভৌগলিকভাবে বিতরণ করা কাঠামো থাকে, প্রদান করে সম্পূর্ণ সেটঅনুমোদনের প্রতিটি পর্যায়ে মামলার নথিগুলি বিশেষ গুরুত্বপূর্ণ: এটি আপনাকে ক্লায়েন্ট বা বীমা এজেন্টের পক্ষ থেকে জালিয়াতির সম্ভাবনা বাদ দেওয়ার পাশাপাশি মামলার তত্পরতা নিশ্চিত করতে দেয়।

বীমা কোম্পানির সম্মতিতে, ক্ষতি নিষ্পত্তি প্রক্রিয়ার কর্মপ্রবাহের স্বয়ংক্রিয়তা নিম্নরূপ ঘটে:

একজন বীমা কোম্পানির বিশেষজ্ঞ একটি ইলেকট্রনিক সারি থেকে একজন ক্লায়েন্টকে কল করেন।

তারপরে পলিসিধারক, বীমা কোম্পানির একজন কর্মচারীর সাথে, একটি বীমাকৃত ইভেন্টের জন্য একটি আবেদন পূরণ করেন, বিশেষজ্ঞ ডেটা এবং সম্পূর্ণতার সাথে সম্মতির জন্য জমা দেওয়া নথিগুলি পরীক্ষা করে।এই সমস্ত নথি স্ক্যান করা হয় এবং ডাটাবেসে প্রবেশ করা হয়, ক্লায়েন্টের ফোল্ডারে,যার পরে গ্রহণযোগ্যতা শংসাপত্র প্রস্তুত করা হয়- ঘোষিত ইভেন্টে নথি স্থানান্তর। আরও, গাড়ির পরিদর্শনের জন্য একটি রেফারেল জারি করা হয় এবং একজন স্বাধীন বিশেষজ্ঞ গাড়িটি পরিদর্শন করেন, গাড়ির পরিদর্শনের একটি আইন তৈরি করেন।

সমস্ত নথি সম্পূর্ণ হওয়ার পরে, আপনি তথ্য প্রোগ্রামগুলির সাথে কাজ শুরু করতে পারেন, বিশেষত, আপনাকে ডায়সফ্ট সিস্টেমে ঘোষিত ইভেন্টটি নিবন্ধন করতে হবে।

ডায়সফ্টে আবেদনের নিবন্ধন সম্পন্ন করার পরে, বীমা কোম্পানির বিশেষজ্ঞ ক্ষতি তৈরির শর্তে EDMS পূরণ করতে এগিয়ে যান।

ইডিএস পূরণ করার পরে, অর্থপ্রদানের মামলাটি পরীক্ষা বিভাগের পর্যায়ে স্থানান্তরিত হয়, যেখানে গাড়ি মেরামত বা বীমা ক্ষতিপূরণ প্রদানের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।

গঠিত পেমেন্ট ক্ষেত্রেসংযুক্ত ফোন নম্বরক্লায়েন্ট যে এসএমএস পায় - বীমাকৃত ইভেন্টের অবস্থা সম্পর্কে বার্তা।

EDMS আপনাকে একটি নির্দিষ্ট ক্ষতির নিষ্পত্তি মামলার পর্যায়টি স্পষ্টভাবে ট্র্যাক করতে দেয়, যেগুলির জন্য পরবর্তী স্থিতিতে স্থানান্তর শেষ হয়েছে সেগুলি দেখতে এবং দায়ী নির্বাহকদের জানাতে দেয়৷

দাবি নিষ্পত্তি প্রক্রিয়া পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় নথিগুলির স্ট্যান্ডার্ড তালিকাও সংকলিত হয়। এবং যেহেতু নথিগুলির স্ক্যান করা কপিগুলি সরাসরি ডায়াসফ্ট ডাটাবেসে রাখা হয়, আবেদনটি কমিশনের বিবেচনার জন্য জমা দেওয়ার পরে, নিষ্পত্তি বা প্রত্যাখ্যানের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য সমস্ত তথ্য উপলব্ধ থাকে। তদনুসারে, সিস্টেম আপনাকে অর্থপ্রদানের জন্য অ্যাকাউন্টিং বিভাগে আবেদনটি স্থানান্তর করতে বা প্রত্যাখ্যান সম্পর্কে ক্লায়েন্টকে একটি নোটিশ তৈরি করার অনুমতি দেবে। রিগ্রেশন পদ্ধতি শুরু করাও সম্ভব।

উপসংহার

বীমা কোম্পানীর সম্মতিতে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সংগঠিত করার সিস্টেম বিবেচনা করে, আমরা এই সিদ্ধান্তে পৌঁছাতে পারি যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা:

1. আধুনিক বীমা ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে এবং ডেটা প্রক্রিয়াকরণের গতি নিশ্চিত করে;
2. আপনাকে বীমা কোম্পানির বিভিন্ন বিভাগের কাজের গতি বাড়ানোর অনুমতি দেয়;
3. আপনাকে সময়মত গুরুত্বপূর্ণ অপারেশনাল এবং কৌশলগত সিদ্ধান্ত নিতে দেয়;
4. এজেন্টকে একটি বীমা চুক্তি করার জন্য সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটি দূরবর্তীভাবে সম্পূর্ণ করার অনুমতি দেয়;
5. বীমা জালিয়াতি প্রতিরোধে অবদান রাখে;
6. ব্যবস্থাপনা অ্যাকাউন্টিং, বিশ্লেষণ এবং পরিকল্পনার সমস্যা সমাধানে অবদান রাখে;
7. আপনাকে একটি নির্দিষ্ট ক্ষতি নিষ্পত্তি মামলার পর্যায়টি স্পষ্টভাবে ট্র্যাক করার অনুমতি দেয়, যেগুলির জন্য পরবর্তী স্থিতিতে স্থানান্তরটি শেষ হয়ে গেছে তা দেখতে এবং দায়ী নির্বাহকদের জানাতে।

গ্রন্থপঞ্জি

1. রাশিয়ান ফেডারেশনের ফেডারেল আইন 27 নভেম্বর, 1992 N 4015-1 "বিমা ব্যবসার সংগঠনের উপর রাশিয়ান ফেডারেশন(পরবর্তী পরিবর্তন এবং সংযোজন সহ)।
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. বীমা: পাঠ্যপুস্তক / S.V. Ermasov, N.B. Ermasova. - এম.: উচ্চ শিক্ষা, 2008। - 317 পি।
3. মিখিভা ই.ভি. একজন অর্থনীতিবিদ এবং হিসাবরক্ষকের পেশাগত ক্রিয়াকলাপে তথ্য প্রযুক্তি: পাঠ্যপুস্তক। ছাত্রদের জন্য ভাতা। মাঝারি প্রতিষ্ঠান। অধ্যাপক শিক্ষা / ই.ভি. মিখিভা, ইইউ। তারাসোভা। - এম।: "একাডেমি", 2013। - 240 পি।
4. মিখিভা ই.ভি. একজন অর্থনীতিবিদ এবং হিসাবরক্ষকের পেশাগত ক্রিয়াকলাপে তথ্য প্রযুক্তির উপর কর্মশালা: পাঠ্যপুস্তক। ছাত্রদের জন্য ভাতা। মাঝারি প্রতিষ্ঠান। অধ্যাপক শিক্ষা / ই.ভি. মিখিভা, ইইউ। তারাসোভা। - এম।: "একাডেমি", 2014। - 352 পি।
5. মিখিভা ই.ভি. পেশাদার কার্যকলাপে তথ্য প্রযুক্তি: পাঠ্যপুস্তক। ছাত্রদের জন্য ভাতা। মাঝারি প্রতিষ্ঠান। অধ্যাপক শিক্ষা / ই.ভি. মিখিভ। - এম।: "একাডেমি", 2013। - 384 পি।
6. বীমা: পাঠ্যপুস্তক/সম্পাদনা। L.A. Orlanyuk-Malitskaya, S.Yu. Yanova. - এম।: ইউরাইট পাবলিশিং হাউস; আইডি Yurayt, 2011. - 643s।
7. SC "সম্মতি"। http: //www.soglasie.ru
8. ইলেকট্রনিক জার্নাল "বীমা জালিয়াতির উপর"http://i-news.narod.ru/criminal.html

ইভান নাগরনভ, কোম্পানি বিশেষজ্ঞনির্দেশনা-এম

উপরের অসুবিধাগুলি কাটিয়ে উঠতে আধুনিক সিস্টেমইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট (ECM-সিস্টেম) ইন্টিগ্রেশন এবং বারকোডিং মেকানিজম ব্যবহারের অনুমতি দেয়। এটি করার জন্য, নথিগুলি প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়াটি সঠিকভাবে সংগঠিত করা, তাদের ইলেকট্রনিক আকারে রূপান্তর করা প্রয়োজন। এই নিবন্ধটি উপর ভিত্তি করে উপকরণ উপস্থাপন বাস্তব অভিজ্ঞতাকোম্পানি DIRECTUM.

নীচে আমি নথি প্রবেশের প্রক্রিয়া সংগঠিত করার একটি উদাহরণ দেব। ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে প্রাপ্ত সমস্ত নথি (উদাহরণস্বরূপ, সম্পর্কিত নথিগুলির সাথে একটি CASCO চুক্তি) একটি অনন্য নথি নম্বর (আইডি) এবং এই নথির ধরন সহ একটি বারকোড যুক্ত করা হয়৷ কখনও কখনও সংস্থাগুলি সরলতার জন্য নথিগুলির একটি সেটে বারকোড রাখতে চায়, এটিও সম্ভব, তবে তারপরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথিগুলির সম্পূর্ণতা নিয়ন্ত্রণ করার ক্ষমতা অদৃশ্য হয়ে যায়, পাশাপাশি কাগজ সংরক্ষণাগার থেকে সরানো মূল নথিগুলির প্রকৃত অবস্থান স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঠিক করে। . আপনি একটি বারকোড দিয়ে নথি চিহ্নিত করতে পারেন ভিন্ন পথ:

● নথিতে একটি বারকোড সহ একটি লেবেল আটকানো৷ এই ক্ষেত্রে, এটি অনুমান করা হয় যে লেবেলগুলি একটি লেবেল প্রিন্টার ব্যবহার করে বা প্রি-প্রিন্ট করা (রোলগুলিতে) ব্যবহার করে প্রিন্ট করা যেতে পারে;

● নথির সামনে বা পিছনে ফাঁকা জায়গা থাকলে একটি প্রচলিত প্রিন্টার ব্যবহার করে সরাসরি নথিতে বারকোড প্রিন্ট করা;

● একটি বারকোড সহ একটি পৃথক শীট মুদ্রণ;

● নথির ফর্ম সহ একটি বারকোডের প্রাথমিক মুদ্রণ, যেমন, উদাহরণস্বরূপ, একটি CASCO নীতি৷

বীমা কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের একীকরণ এবংECM-সিস্টেম অতিরিক্ত সুবিধা প্রদান করে।সমস্ত নথি বারকোড দিয়ে চিহ্নিত করার পরে, বীমা কোম্পানির কর্মীরা বীমা চুক্তি বা বীমাকৃত ইভেন্টের ডেটা বীমা কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে প্রবেশ করে যেভাবে তারা সবসময় করেছিল। আরও, কর্মচারী দ্বারা প্রবেশ করা ডেটার অংশ স্বয়ংক্রিয়ভাবে বীমা নথির ইলেকট্রনিক চিত্রগুলির জন্য স্টোরেজ সিস্টেমে স্থানান্তরিত হয় (ECM-সিস্টেম)। এর জন্য কেবলমাত্র দুটি অতিরিক্ত বোতাম টিপতে হবে: প্রথমটি - প্রবেশ করা ডেটা স্থানান্তর শুরু করার জন্য বীমা অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে, দ্বিতীয়টি - বারকোড স্ক্যানারে যখন নথিগুলি থেকে সেগুলি পড়ার সময় (বারকোড স্ক্যানারটি মুদি দোকানে বারকোড স্ক্যানারের মতো দেখায়)। উপরের ক্রিয়াগুলির পরে, সমস্ত প্রয়োজনীয় ডেটা বারকোডে এনকোড করা একটি অনন্য নথি নম্বর সহ বীমা নথিগুলির বৈদ্যুতিন সংরক্ষণাগারে উপস্থিত হয়।

তারপরে, নথি স্ক্যানিং স্টেশনে, দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা একটি প্রচলিত স্ক্যানারে নথিগুলি স্ক্যান করেন যা নথিগুলিকে একটি বিশেষ ফোল্ডারে সংরক্ষণ করে, যেখান থেকে DIRECTUM বীমা ডকুমেন্টেশন স্টোরেজ সিস্টেম পরিষেবা ফাইলগুলি নেয় এবং বারকোড দ্বারা পৃথক নথিতে ভাগ করে, সংযুক্ত করে। এটি সংশ্লিষ্ট কার্ডগুলিতে যা অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা হয়েছিল। এইভাবে, কায়িক শ্রমের ব্যবহার ছাড়াই, স্ক্যানার থেকে নথিগুলি কার্ডগুলিতে পূর্ণ বিবরণ সহ বীমা ডকুমেন্টেশনের ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রবেশ করে। তাছাড়া, নথি স্ক্যান করার সময়\তারিখ এবং স্ক্যানিং কর্মচারীর বিভাগ\নামও স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড করা যেতে পারে।

আরও স্ক্যান করা নথিটি স্ক্যান করা নথি যাচাইয়ের জন্য দায়ী কর্মচারীর কাছে একটি বিশেষ ফোল্ডারে যায়। যাচাইকরণের জন্য দায়ী ব্যক্তি স্ক্যান করা নথিগুলির গুণমান পরীক্ষা করে এবং যদি এটি অসন্তুষ্ট হয়, তাহলে তিনি নথিটি আবার স্ক্যানিং স্টেশনে ফেরত পাঠাতে পারেন।

নথিগুলির সংরক্ষণাগারে প্রবেশ করা যা মূলত নন-কাগজ ছিল, উদাহরণস্বরূপ, দুর্ঘটনার দৃশ্য থেকে ইলেকট্রনিক ফটোগ্রাফ, "ফটো" বোতামে একক ক্লিকের মাধ্যমে সমস্ত কাগজের নথি প্রবেশ করার পরেও করা যেতে পারে। এগুলি একটি বহু-পৃষ্ঠার নথি হিসাবে সংরক্ষণ করা হবে এবং সহজেই গাড়ির প্রাক-বীমা ফটোগুলির সাথে তুলনা করা যেতে পারে।

এইভাবে, বীমা নথিগুলির একটি সংরক্ষণাগার তৈরি করা হয়, যার নথিগুলি একটি বোতামের ক্লিকে বীমা অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম থেকে খোলা যেতে পারে (এর জন্য, বিভিন্ন ইন্টিগ্রেশন মেকানিজম ব্যবহার করা যেতে পারে, যেমন কম-অবজেক্ট বা ওয়েব পরিষেবা)। এখন ক্লায়েন্টের যেকোনো ডকুমেন্ট দ্রুত পাওয়া যাবে। প্রয়োজনে, কর্মচারীরা বিভিন্ন অনুস্মারক পেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, চুক্তির মেয়াদ শেষ হওয়ার বিষয়ে, বা নথির যে কোনও প্যাকেজের অসম্পূর্ণতা সম্পর্কে। একটি বারকোড স্ক্যানার ব্যবহার আর্কাইভিস্টের জীবনকে আরও সহজ করে তোলে যদি কাগজের সংরক্ষণাগারে মূল নথিগুলি প্রত্যাহার এবং ফেরত রেকর্ড করার প্রয়োজন হয় - এর জন্য, আপনাকে শুধুমাত্র জারি করা / ফেরত দেওয়া নথির বারকোড স্ক্যান করতে হবে এবং নির্দেশ করতে হবে কাকে এটি জারি করা হয় এবং কি পরিমাণে।

কোম্পানির বীমা ডকুমেন্টেশনের একটি সুবিধাজনক বৈদ্যুতিন সংরক্ষণাগার থাকার পরে, আপনি ইতিমধ্যে বিভিন্ন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করার বিষয়ে চিন্তা করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, দাবি নিষ্পত্তি। এই ক্ষেত্রে, ব্যবস্থাপক এবং কর্মচারীদের জন্য ক্ষতি নিষ্পত্তির প্রক্রিয়াটি স্বচ্ছ হবে এবং সেই অনুযায়ী, ক্লায়েন্টদের, অর্থাৎ, ক্লায়েন্টের আবেদন বিবেচনা করার প্রক্রিয়াটি কে এবং কোন পর্যায়ে রয়েছে তা দেখা সম্ভব হবে। একটি ওয়েব ইন্টারফেসের মাধ্যমে নথিগুলিতে অ্যাক্সেস প্রদান করে, অথবা একটি বিশেষ পোর্টালে আপলোড করার মাধ্যমে স্বাধীন বিশেষজ্ঞ এবং মেরামত ও রক্ষণাবেক্ষণ স্টেশনগুলির মতো অনুমোদন প্রক্রিয়ায় "স্থায়ী প্রতিপক্ষ" অন্তর্ভুক্ত করা সম্ভব। পরিসংখ্যান সংগ্রহ করতে এবং এই পরিসংখ্যান ইত্যাদির উপর ভিত্তি করে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য সাধারণ ক্ষতির একটি রেজিস্টার বজায় রাখাও সম্ভব। সিস্টেমের আরও উন্নয়ন শুধুমাত্র নথির সংগ্রহ নয়, বিভিন্ন বীমাকৃত ঘটনাগুলির বিশ্লেষণের জন্য "কেস"ও হতে পারে।