Interakció a jegyző és a szervezet jogi szolgálata között. Ki felelős az irodai munkáért az osztályon és a szervezet egészén belül? Az irodai munkáért felelős személyek sorrendje

Hol indul egy cég? Egyesek azt mondják - az ötlettől, valaki - a regisztrációtól, valaki - a rendezőtől. És ez így van. A hivatalos cégalapításhoz be kell jegyezni. És az első parancs, amit az igazgató aláír, az az igazgató felvételére vonatkozó parancs. Valaki felvételéhez rendelkeznie kell jóváhagyott személyzeti ütemtervvel (minta letöltése), valamint aláírt munkaszerződéssel (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke). Kiderül, hogy a főigazgató felvételével egyidejűleg ki kell jelölni valakit, aki felelős a személyi nyilvántartások vezetéséért.

Milyen feladatokat lát el egy HR szakember?

A HR szakember nagyon szükséges személy a cég számára. Számos fontos kérdésre terjed ki, különösen:

Kidolgozza és végrehajtja a személyzeti politikát a vállalatnál.
Szervez (elkészíti és jóváhagyja, felelős a személyi dokumentumok tárolásáért, ellenőrzi az egyes alkalmazottak személyi aktájának elérhetőségét, kidolgozza a munkaügyi szabályzatokra és a vállalati belső szabályzatokra vonatkozó helyi előírásokat és még sok más).
Biztosítja a szervezetet a szükséges személyzettel.
Részt vesz a személyzet képzésében, fejlesztésében, motiválásában és szakmai fejlesztésében.
Részt vesz a személyi állomány szakmai kvalitásainak felmérésében, kinyilvánítja a pótlás szükségességét,.
Tanulmányozza a munkaerőpiacot, figyelemmel kíséri a különböző szakemberek fizetési szintjét.
Részt vesz a munkafegyelem ellenőrzésében, és intézkedéseket tesz annak javítására.
Ismeri a Munka Törvénykönyvét, és minden szabályt és törvényt betartva szervezi meg a munkát.
Felelős a HR jelentéskészítésért.

A személyzeti iratkezelésért felelős személy kinevezésének eljárása

Gyakran előfordul, hogy a cég működésének megkezdésekor nincs HR osztályvezető. Ebben az esetben a szervezet vezetője elrendelheti, hogy a személyi nyilvántartások vezetéséért felelős személyt jelöljön ki saját magának vagy a vállalat más alkalmazottjának. Az iratvezetésért felelős személyt minden esetben a szervezet vezetőjének utasítására jelöli ki. A munkajogban nincs jóváhagyott forma az ilyen végzésnek, de ajánlunk egy hozzávetőleges példát.

A megrendelésben meg kell határozni, hogy az adott munkavállaló mely dokumentumokért személyesen felelős.

Általános szabály, hogy az ilyen munkavállalót megbízzák a személyzeti megrendelések naplójának, a munkaszerződések naplójának, a személyes ügyek naplójának, az alkalmazottak üzleti utakra való távozásának, érkezésének naplójának vezetésével és az utazási bizonyítványok feljegyzésével.

A megbízásban meg kell határozni a munkavállaló fizetésének összegét is a kijelölt funkció ellátásáért.

A dokumentum végén hivatkozni kell a munkavállalóval kötött munkaszerződésre (vagy annak mellékletére).

Ezenkívül megrendelés szükséges a munkakönyvek tárolásáért, rögzítéséért és karbantartásáért felelős személy kijelölésére. Lehet ugyanaz vagy egy másik személy. Ilyen munkavállaló távolléte alatt a helyi szabályozás kijelöl egy alkalmazottat, akit ideiglenesen megbíznak ezzel a feladattal. A munkakönyveket az átvételi és átadási aktus szerint kell egyik személytől a másikhoz átadni.

Egy nagyvállalatnál a személyzeti iratkezelés összetett és többlépcsős folyamat. Ennek megszervezéséhez célszerű egy speciális személyzeti egység.

Az Orosz Föderáció Állami Vámbizottsága
Az Orosz Föderáció északnyugati vámhivatala
SZENTPÉTERVÁRI VÁM

Az irodai munkáért felelősök kinevezéséről
a pétervári vámosok részlegeiben

Az Oroszországi Állami Vámbizottság 1996. február 12-i, N 78. számú rendeletével összhangban a dokumentáció támogatásának és a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésének további javítása érdekében a szentpétervári vámhivatalok részlegeiben

Rendelek:

1. Az irodai munkáért és a levéltárakért felelős tisztviselők kinevezése a vámállomásokon és osztályokon (1., 2. melléklet).

2. A vámhivatalok és osztályok vezetőinek biztosítaniuk kell:

- osztályaikon az irodai munka és az irattári munka megszervezése az „Utasítások a szentpétervári vámhivatali irodai munkához” előírásai szerint;

- 1999. február 10. előtt, szabvány alapján (lásd a 3. függeléket), az Orosz Föderáció Állami Vámbizottságának 1998. február 16-án kelt N 80 „Az eljárási szabályzat jóváhagyásáról szóló rendeletével összhangban az Orosz Föderáció vámhatósága alkalmazottjának munkaköri leírásának kidolgozásáért és jóváhagyásáért”, kidolgozza és az előírt módon megállapodik, és jóváhagyja a vámügyi vezetővel az egységben az irodai és irattári munkáért felelős alkalmazottak munkaköri leírását;

- haladéktalanul tájékoztatni a Dokumentációs Támogató Osztályt (továbbiakban DSO) az irodai munkáért felelős tisztségviselők összetételében bekövetkezett változásokról.

3. Az osztályokon az irodai munkáért és az irattári munkáért felelős tisztviselők munkájának módszertani felügyeletét az ODO-ra (Varlamov S.A.) kell bízni. Az irodai munkáért felelős tisztviselők képzésének és képzettségének javítása érdekében folytassák szakmai gyakorlatukat az ODO-ban, tartsanak velük negyedévente szemináriumokat.

4. Kijelöli a jelen rendelet 1. számú mellékletében felsorolt tisztviselőket, akik az osztályokon felelősek a vámbélyegző nyomtatványok rögzítéséért, használatáért és tárolásáért.

6. A jelen rendelet végrehajtásának ellenőrzését V. I. Frolov személyügyi szolgálati osztályvezető-helyettes végzi.

Vámhivatal vezetője
Vámszolgálat vezérőrnagya
V.G. Eremenko

A megrendelés 1. számú melléklete. Irodai munkákért felel az osztályokon

1. számú melléklet
a rendelésre
99/06/01 N 8


		Munka megnevezése	Személyi szám

	Pavlenko E.B.	Ved. ellenőr
	Zavyalova E.A.	ellenőr
L/s ellenőrzés	Arbidan T.Yu.	Ved. ellenőr
		Művészet. ellenőr
	Sevastyanova T.I.	Művészet. nyomozó
	Sokolova L.F.	Művészet. ellenőr
	Smirnova E.N.	ellenőr
	Suvorin Yu.F.	tanszékvezető
	Mezeneva S.V.	Művészet. ellenőr
	Petrova O.N.	Művészet. ellenőr
	Besedina T.V.	ellenőr
	Kulikova V.P.	Ved. ellenőr
	Nikolaev O.N.	ellenőr
	Morozova L.A.	ellenőr
	Lovtsova I.N.	ellenőr
	Efimova M.K.	Művészet. ellenőr
	Zmoglyad G.V.	Művészet. ellenőr
	Gnoeva A.I.	Művészet. ellenőr
	Gusarov B.N.	kezdet osztály
	Panfilov V.I.	Ch. ellenőr
O. vám. Biztonság	Andreeva V.P.	Ved. ellenőr
	Ivanova I.P.	Művészet. ellenőr
	Zhukova E.B.	Ch. ellenőr
	Kalembet P.I.	Művészet. ellenőr
OTOiTK 1. sz	Vasziljeva O.A.	ellenőr
t/p Juzsnij	Chistyakova S.A.	Művészet. ellenőr
t/p Északi	Petrova O.V.	ellenőr
t/p Észak-Ny	Buganova S.Yu.	Művészet. ellenőr
t/p Dél-Ny	Filippov V.V.	ellenőr
	Vorobey O.M.	Művészet. ellenőr
Klemátisz. t/n	Kazak T.V.	Művészet. ellenőr
	Voitenko N.A.	Ved. ellenőr
	Tatarchuk L.N.	Művészet. ellenőr
	Bazylevich I.A.	ellenőr
OTOiTK 2. sz	Mochalova E.V.	Ved. ellenőr
	Ozerova M.G.	ellenőr
	Stekolnikova G.V.	ellenőr
OTOiTK 3. sz	Kalinina T.R.	ellenőr
Kirishi t/p	Kuzmicheva T.N.	Ved. ellenőr
	Gromova M.N.	Művészet. ellenőr
	Artemjeva S.V.	ellenőr
Gatchina t/p	Ioutsen N.L.	Művészet. ellenőr
Luzsszkij t/p	Smirnov S.E.	Művészet. ellenőr
Volhovszkij t/p	Matrosova E.G.	ellenőr
Vsevolozhsk t/p	Bogachkova O.A.	ellenőr
	Golovanova I.V.	Ch. ellenőr
	Odintsova E.K.	Művészet. ellenőr
	Petrova E.A.	ellenőr

Az ODO vezetője
vámkapitány
S. A. Varlamov

A megrendelés 2. számú melléklete. Felelős az osztályok archívumáért

2. függelék
a rendelésre
99/06/01 N 8


A szerkezeti felosztások neve		Munka megnevezése	Személyi szám

	Pavlenko E.B.	Ved. ellenőr
	Zavyalova E.A.	ellenőr
L/s ellenőrzés	Arbidan T.Yu.	Ved. ellenőr
		Művészet. ellenőr
	Sevastyanova T.I.	Művészet. nyomozó
	Sokolova L.F.	Művészet. ellenőr
	Smirnova E.N.	ellenőr
	Suvorin Yu.F.	tanszékvezető
	Magazova L.P.	ellenőr
	Mezeneva S.V.	Művészet. ellenőr
	Petrova O.N.	Művészet. ellenőr
	Besedina T.V.	ellenőr
	Glushkova Yu.G.	Művészet. ellenőr
	Nikolaev O.N.	ellenőr
	Buyanova O.	ellenőr
	Lovtsova I.N.	ellenőr
	Efimova M.K.	Művészet. ellenőr
	Zmoglyad G.V.	Művészet. ellenőr
	Gnoeva A.I.	Művészet. ellenőr
	Gusarov B.N.	kezdet osztály
	Panfilov V.I.	Ch. ellenőr
O. vám. Biztonság	Andreeva V.N.	Ved. ellenőr
	Tolstikova S.A.	ellenőr
	Zhukova E.B.	Ch. ellenőr
	Kalembet N.I.	Művészet. ellenőr
OTOiTK 1. sz	Marusina M.G.	ellenőr
t/p Juzsnij	Grebennik O.Yu.	ellenőr
t/p Északi	Dobrodeev A.M.	ellenőr
t/p Észak-Ny	Strashenko I.E.	ellenőr
t/p Dél-Ny	Filippov V.V.	ellenőr
	Vorobey O.M.	Művészet. ellenőr
Klemátisz. t/n	Zhuravleva S.M.	ellenőr
	Voitenko N.A.	Ved. ellenőr
	Tatarchuk L.N.	Művészet. ellenőr
	Bazylevich I.A.	ellenőr
OTOiTK 2. sz	Gavrilin A.P.	Ch. ellenőr
	Solodyankin M.A.	ellenőr
	Stekolnikova G.V.	ellenőr
OTOiTK 3. sz	Gorbacsova G.I.	Művészet. ellenőr
Kirishi t/p	Kuzmicheva T.N.	Ved. ellenőr
	Gromova M.N.	Művészet. ellenőr
	Artemjeva S.V.	ellenőr
Gatchina t/p	Ioutsen N.L.	Művészet. ellenőr
Luzsszkij t/p	Smirnov S.E.	Művészet. ellenőr
Volhovszkij t/p	Matrosova E.G.	ellenőr
Vsevolozhsk t/p	Bogachkova O.A.	ellenőr
	Golovanova I.V.	Művészet. ellenőr
	Zykova Yu.A.	Ch. ellenőr
	Odintsova E.K.	Művészet. ellenőr
	Petrova E.A.	ellenőr

Az ODO vezetője
vámkapitány
S. A. Varlamov

A megrendelés 3. számú melléklete. Az irodai és irattári munkáért felelős személy hozzávetőleges munkaköri feladatai a vámhivatal szerkezeti részlegeiben

3. függelék
a rendelésre
99/06/01 N 8

1. Általános rendelkezések

1.1. A vámhivatal szerkezeti egységében az iratkezelésért és az irattári munkáért felelős ellenőrt a szerkezeti egység vezetőjének javaslatára vámrendelet jelöli ki.

1.2. A szerkezeti egységben az irodai és irattári munkáért felelős felügyelőt tevékenysége során az Orosz Föderáció Állami Vámbizottságának, az Északnyugati Vámhivatalnak, a vámhatóságnak a rendeletei és utasításai, a Dokumentációs Támogatási Osztály szabályzata, a szabványok irányítják. a vámhivatalban (vámpostán) végzett irodai és irattári munkára vonatkozó utasítások, valamint valós munkaköri feladatok.

1.3. Az ellenőr közvetlenül a szerkezeti egység vezetőjének, módszertanilag - a dokumentációt támogató osztály vezetőjének van alárendelve.

2. Főbb feladatok és felelősségek

2.1. Az irodai munkáért és az irattári munkavégzésért felelős fő feladata a könyvelés helyességének biztosítása, a dokumentumok időben történő átadása a szerkezeti egység és az előadók vezetői részére, a dokumentumok áthaladásának és a dokumentációba való visszajuttatásának ellenőrzése. támogatási osztály, valamint az egység archívuma munkájának megszervezése.

2.2. E feladat elvégzéséhez az irodai és irattári munkáért felelős személynek:

- ismerje a szentpétervári vámhivatali irodai munkára vonatkozó utasítások követelményeit;

- átvételi elismervény ellenében átvenni a beérkező leveleket a dokumentációt támogató osztálytól;

- benyújtani regisztrációra a dokumentációt támogató osztálynak a részleg alkalmazottai által közvetlenül más szervezetektől kapott dokumentumokat;

- a beérkezett levelezést áttekinteni és megfontolás céljából a szerkezeti egység vezetőjének vagy közvetlenül a vállalkozónak benyújtani a vámügyi vezető állásfoglalása szerint, a szükséges feljegyzések megtételével a regisztrációs naplóban vagy nyilvántartásokban;

- a szerkezeti egység vezetőjének állásfoglalását a naplóba átvezetni és a dokumentumot átvétel ellenében végrehajtásra benyújtani;

- nyilvántartást vezetni az irat szerkezeti egységen belüli végrehajtótól végrehajtóig történő mozgásáról;

- megismerteti a szerkezeti egység dolgozóit tájékoztató jellegű dokumentumokkal;

- figyelemmel kíséri a dokumentumok teljesítésének határidejét;

- jelenteni a dokumentációt támogató osztálynak az ellenőrzés alá vont dokumentumokon szereplő előadók nevét;

- rendszeresen emlékeztetni az előadóművészeket a dokumentumok teljesítésének határidejére;

- intézkedni a végrehajtott dokumentumok ellenőrzés alóli időben történő eltávolításáról, vagy a dokumentum-végrehajtási határidő meghosszabbításáról;

- ellenőrzi a végrehajtott dokumentumok végrehajtásának helyességét (vízumok rendelkezésre állása, ügyszámok nómenklatúra szerint, végrehajtási jelek stb.);

- a bizonylat lebonyolítására vonatkozó információkat átadni a naplónak, és a bizonylatot átadni a dokumentációt támogató osztály ellenőrzést végző vezető felügyelőjének;

- az osztályon a vámbélyegző nyomtatványok felhasználásának és tárolásának elszámolását, ellenőrzését végezni;

- a lebonyolított dokumentumokat a szerkezeti egység iratjegyzékének megfelelően aktákká alakítani;

- nyilvántartást vezetni és a tárolásra átvett tokok teljes biztonságáról gondoskodni;

- ellenőrizni az irattári helyiségekben az iratok biztonságának biztosításához szükséges feltételek betartását;

- tájékoztatni a szervezeti egység vezetőjét az irattári dokumentumok összetételéről és tartalmáról, az előírt módon iratokat, iratokat vagy iratmásolatokat kiadni, teljesíteni a szervezetektől érkező kéréseket, állampolgári kérelmeket;

- nyilvántartást vezetni az irattárban tárolt dokumentumok felhasználásáról;

- figyelemmel kíséri a dokumentumokkal való munkavégzés szabályainak betartását az osztályon:

- előkészíti egy szerkezeti egység iratait a vámlevéltárba történő beszállításra, kézbesítési jegyzékeket készít az állandó és ideiglenes (10 év feletti) megőrzési ügyiratokhoz, intézkedik az iratok, a lejárt megőrzési idővel rendelkező iratok megsemmisítésre történő kiosztásáról;

- javaslatokat készíteni egy szerkezeti egység esetlistájának módosítására, kiegészítésére, és megfontolásra benyújtani a dokumentációt támogató osztályhoz.

Az ODO vezetője
vámkapitány
S. A. Varlamov

A dokumentum szövegét az alábbiak szerint ellenőrizzük:
hivatalos hírlevél

Az irodai munkavégzésért felelős személy kijelölésére két esetben születik megbízás: ha a szervezetben megnőtt a dokumentumok mennyisége és a titkár már nem tud megbirkózni vele, vagy ha a cégnek egyáltalán nincs titkára, hanem olyan személyre van szükség, aki a dokumentumokat feldolgozza. A cikkben két mintát talál a felelős személy kinevezésére vonatkozó megbízásról és az azokhoz kapcsolódó megjegyzésekről.

Rendelet az irodai munkavégzésért felelős személy kijelöléséről: általános tájékoztató

Az ilyen megrendelés mindig szabad formában készül. A lényeg az, hogy jelezzék, hogy konkrétan kit, mikor és milyen felelősséget jelölnek ki. A megrendelés főszereplőjét - a felelős alkalmazottat - meg kell ismerni jelen dokumentummal.

Arról sem árt, ha van információnk arról, hogy mit kell tenni, ha a végzés által kijelölt személy megbetegszik, vagy üzleti útra indul, vagyis pótolni kell a rövid távú távollét idejére.

Ha egy szervezet azt tervezi, hogy egy alkalmazottat további feladatokért fizet, akkor a pótlék összege ebben a sorrendben nem írható be. A pótlék összege a munkavállaló személyes adatai. Ezért a személyzeti tisztnek egy második utasítást kell készítenie „Személyi juttatás megállapításáról” vagy „Az elvégzett munka mennyiségének növeléséről”. Ezért kérem, ne essen zavarba: az irodai munkavégzésért felelős személy kinevezésére vonatkozó utasítás az. A mennyiség növelésére vagy növelésére vonatkozó parancs az.

A legjobb, ha a munkavállaló új feladatait belefoglalja a munkaköri leírásába. Ha a cég nem rendelkezik munkaköri leírással, akkor azokat közvetlenül a megrendelésben (lásd az első példát) vagy az irodai munkautasításban (második példa) lehet feltüntetni.

Az irodai munkavégzésért felelős személy kinevezésére vonatkozó utasítás olyan parancs, amelynek relevanciáját rendszeresen ellenőrizni kell. Az illetékest előléptethetik, lemondhatnak, vagy hosszú távú szabadságra mennek, és akkor hozzá kell járulniuk. Például, ha áthelyezés (előléptetés) történt, akkor ez a személy valószínűleg nem viszi magával régi feladatait az új pozícióba. Nagy valószínűséggel az veszi át őket, aki a helyére jön. Ha a rendelést nem módosítják időben, akkor kiderül, hogy nem létező munkavállalónak írták.

Válasz: A személyi nyilvántartás vezetéséért felelős személy kijelölésére vonatkozó végzési kötelezettséget jogszabály nem írja elő, de célszerű ilyen végzést kiadni, ha a személyi nyilvántartás vezetési kötelezettsége nincs rögzítve bármely munkaszerződésben (munkaköri leírásban). a szervezet alkalmazottja.

Indoklás: A jelenlegi munkaügyi jogszabályok nem terjednek ki a „személyi iratkezelés” fogalmára. A gyakorlatban magában foglalja mind a különböző személyi okmányok (munkaszerződések, megbízások, úti okmányok stb.) elkészítését, mind a vonatkozó naplók (munkafüzetek mozgását rögzítő könyvek és az azokban lévő betétlapok, valamint nyugta- és kiadási könyv) kitöltését. munkanyilvántartási nyomtatványok és az abban található beillesztések naplója a személyzeti megbízásokról, munkaszerződések naplója stb.

A személyi nyilvántartást vezető személy kijelölésére vonatkozó végzési kötelezettséget jogszabály nem írja elő. Eközben bizonyos személyi dokumentumok kitöltéséhez el kell helyezni a személyzeti szolgálat alkalmazottjának aláírását (például a munkavállaló személyi igazolványának kitöltéséhez).

A munkavállaló feladatait, ideértve a személyi iratok kezelésével kapcsolatos feladatokat is, munkaszerződésében (munkaköri leírásban) rögzítheti.

A fentiek figyelembe vételével úgy gondoljuk, hogy amennyiben a szervezet bármely munkavállalójának munkaszerződése (munkaköri leírása) rendelkezik személyi nyilvántartás-vezetési kötelezettségről, akkor nem kell személyi nyilvántartás vezetésére vonatkozó utasítást kiadni, mivel a meghatározott munkavállaló a személyi nyilvántartás vezetési kötelezettségét írja elő. ilyen feltétel alapján tudjon dokumentumokat kitölteni.

Ellenkező esetben tanácsos ilyen utasítást kiadni, hogy egy adott munkavállalóhoz hozzárendelje a megfelelő hatásköröket, és ennek alapján külön személyi dokumentumokat töltsön ki.

Ugyanakkor a munkafüzetek karbantartására és tárolására, a munkafüzet-nyomtatványok előállítására és a munkáltatók részére történő átadására vonatkozó szabályok 45. pontja értelmében (az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i N 225 rendeletével jóváhagyva) a felelősség A munkakönyvek vezetése, tárolása, rögzítése és kiadása a munkáltató rendelkezése alapján erre felhatalmazott személyre hárul. Így a munkafüzetek karbantartásáért, tárolásáért, rögzítéséért és kiadásáért felelős személy kijelölését is el kell rendelni.

Ugyanakkor nincs jogszabályi korlátja annak, hogy a személyi nyilvántartás vezetéséről szóló rendeletben megjelöljék a munkakönyvek vezetésének, tárolásának, nyilvántartásának és kiadásának kötelezettségét. Így véleményünk szerint a megjelölt két végzés helyett egy is kiadható.

Szükséges-e a személyi nyilvántartások vezetéséért felelős személy kinevezéséről szóló végzés? Milyen következményei lehetnek ennek a rendnek a szervezetben való hiányának?

Minden szervezetben idővel különféle papírok, dokumentumok és akták halmozódnak fel, amelyekből később archívum alakul ki. A rendben tartás érdekében felelős személyt neveznek ki.

Hogyan lehet archívumot karbantartani

Nincsenek szigorúan meghatározott szabványok a kereskedelmi vállalkozások archívumainak törvényi szinten történő kezelésére. Ez azt jelenti, hogy az egyes társaságok vezetőségének joga van önállóan kidolgozni ezeket a követelményeket, amelyeket aztán a helyi szabályozási csomag tartalmaz. Ezekkel összhangban történik az archívum felügyelete.

Az archívumban tárolt dokumentumokat rendszeresen (legalább ötévente egyszer, lehetőleg évente) ellenőrizni kell. Az elavult, aktualitásukat vesztetteket megsemmisíteni kell - erre a törvény külön eljárást ír elő. A többit továbbra is archiváljuk, amíg a tárolási idejük is le nem jár.

Az archív helyiségnek rendelkeznie kell bizonyos hőmérséklettel és páratartalommal. Teljesen elfogadhatatlan, hogy az archív dokumentumok napfénynek legyenek kitéve (ezáltal kifakulnak és megromlik).

Itt is szigorúan szükséges a tűzbiztonság fenntartása - az archívum teljes egészében gyúlékony tárgyakból áll.

Kit kell felelősségre vonni?

Az irattár kezeléséért felelős alkalmazottként főszabály szerint a cégtitkár, HR-szakember vagy könyvelő kerül kijelölésre.

De ha a szervezet nagyon nagy, akkor a személyzeti táblázatba külön pozíciót lehet bevezetni, amelynek utasításai szerint a szakember fő felelőssége a levéltári ügyek és maga az archívum karbantartása lesz.

Milyen feladatok tartoznak az archívumért felelős munkatárs feladatkörébe?

Mindenekelőtt az archívumért felelős alkalmazottnak rögzítenie kell az általa átvett összes dokumentumot. Kötelező részletes leltározás tárgyát képezik (név, lapszám stb.). Az ügyeket is meg kell fogalmaznia és mappákba kell helyeznie a cégvezetés által meghatározott sorrendben. Ellenőrzi a papírok tárolásának idejét is, és ha valakinek szüksége van irattári dokumentumra, azt kiállítja, de szigorúan aláírás ellenében és csak további visszaküldés feltételével.

Ki jelöli ki az archívumért felelős személyt

Az archívumért felelős alkalmazottat általában a vállalat igazgatója jelöli ki. Ehhez megfelelő megbízást ad ki, amelyben feltünteti a munkavállaló beosztását és teljes nevét, valamint a rábízott feladatokat.

A rendképzés jellemzői, általános szempontok

Ha Ön az archívumért felelős alkalmazott kinevezésére vonatkozó megbízás elkészítésével megbízott, és még soha nem találkozott ilyen dokumentummal, használja az alábbi tippeket. Nézze meg a példát - figyelembe véve, különösebb nehézség nélkül létrehozhatja saját űrlapját.

Mielőtt részletesen megértenénk ezt a konkrét rendeletet, néhány általános információról beszélünk, amelyek minden ilyen közigazgatási aktusra vonatkoznak.

Először is, ha egy szervezet számviteli politikájában szerepel egy rendelési sablon, akkor a bizonylatot a típusának megfelelően kell elkészíteni. De ha nincs ilyen sablon, akkor nem számít - a jogszabályok szempontjából bármilyen formában elkészítheti a megrendelést, ez teljesen elfogadható.

Másodszor, minden megrendelést valamilyen módon indokolni kell. Indoklásként általában feltüntetik a bizonylat létrehozásának tényleges okát (jelen esetben gyártási igény lehet). Ezenkívül a végzés kiadása mindig valamin alapul - leggyakrabban valamilyen jogalkotási aktusra, normára vagy belső dokumentumra való hivatkozás, például belső feljegyzés.

Harmadszor, a megbízás megírható manuálisan vagy gépelve is, azonban elektronikus változat alkalmazása esetén a dokumentumot a megalakítás után ki kell nyomtatni - erre azért van szükség, hogy azt az igazgató vagy a feladatkörét ellátó munkavállaló autogramjával igazolhassa. . Továbbá, ha egy vállalkozásnál megszokott, hogy a belső papírok hitelesítésére pecsétet használnak, a megrendelést le kell pecsételni.

És végül, negyedszer, a dokumentumot egy eredeti példányban kell elkészíteni.

A megrendelésről feljegyzést kell készíteni egy speciális számviteli naplóba, amelyet mindig a vállalkozás titkára vagy más felelős alkalmazott vezet.

Parancsminta az archívumért felelős személy kijelölésére

Az archívumért felelős munkatárs kijelölésének rendje felépítését és tartalmát tekintve nem túl bonyolult, így a kialakítása nem okozhat különösebb nehézséget.

A dokumentum elejére fel kell írni a cég nevét, valamint magának a dokumentumnak a nevét.
Ezután a megrendeléshez sorszámot rendelnek, és feltüntetik az elkészítésének dátumát és helyét.
Ezt követően jön az űrlap fő része. Itt mindenekelőtt az alapot és az indoklást kell feltüntetni, fel kell tüntetni, hogy milyen célból nevezték ki a felelőst. Ezután fel van tüntetve, hogy pontosan kit bíztak meg ezzel a küldetéssel: feltüntetik az alkalmazott beosztását, teljes nevét és azt a dátumot, amelytől kezdve az archívumért való felelősség átszáll rá. Ezután meg kell jelölni, hogy a munkavállalónak mely dokumentumokban, előírásokban, törvényi cikkekben kell a tevékenységében vezérelnie. És végül kineveznek egy alkalmazottat a vállalkozásnak, aki felelős ennek a megbízásnak a végrehajtásáért (ez lehet maga az igazgató, egyik helyettese vagy például a személyzeti osztály vezetője).
A dokumentumot a szervezet vezetője és az irattári felelősséggel megbízott beosztottja írja alá (aláírásával igazolja, hogy ismeri a rendet, és nincs ellene új funkciók ellátása).

Rendelet az irodai munkavégzésért felelős személy kijelöléséről

Rendelet az irodai munkavégzésért felelős személy kijelöléséről: általános tájékoztató

Ha egy szervezet azt tervezi, hogy egy alkalmazottat további feladatokért fizet, akkor a pótlék összege ebben a sorrendben nem írható be. A pótlék összege a munkavállaló személyes adatai. Ezért a személyzeti tisztnek egy második utasítást kell készítenie „Személyi juttatás megállapításáról” vagy „Az elvégzett munka mennyiségének növeléséről”. Ezért kérem, ne keverje össze: az irodai munkáért felelős személy kinevezésére vonatkozó utasítás a fő tevékenységre vonatkozó utasítás. A mennyiség növelésére vagy növelésére vonatkozó megbízás a személyzetre vonatkozó megrendelés.

Az irodai munkavégzésért felelős személy kinevezésére vonatkozó utasítás olyan parancs, amelynek relevanciáját rendszeresen ellenőrizni kell. A felelős előléptethető, kiléphet, vagy hosszú távú szabadságra megy, majd módosítani kell a végzést. Például, ha áthelyezés (előléptetés) történt, akkor ez a személy valószínűleg nem viszi magával régi feladatait az új pozícióba. Nagy valószínűséggel az veszi át őket, aki a helyére jön. Ha a rendelést nem módosítják időben, akkor kiderül, hogy nem létező munkavállalónak írták.

thebestsecretary.ru

Hogyan jelöljünk ki valakit az archívum karbantartásáért?

Kérdések és válaszok a témában

Mondja meg, lehet-e olyan végzést kiadni, amely kijelöl valakit az irattár fenntartásáért, és a munka mennyiségének növelésére pótlékot állapítanak meg, például a fizetés 25%-át? Hogyan lehet ezt helyesen megfogalmazni ebben a sorrendben? vagy további munkát végez a pozícióért? Helyes-e beírni a végzésbe, hogy az archívum kezelésével kapcsolatos további felelősségekért többletdíjat állapítanak meg?

Igen, az archívumért felelős személy kijelöléséről szóló végzés kiadható.

Ne hagyja ki: jelentős változások a HR-ben

Amelyet ebben a hónapban fogadtak el és lépett hatályba.

Valamiért felelős személyt rendeléssel lehet kijelölni.

Ugyanakkor az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 60. cikke értelmében tilos a munkavállalót a munkaszerződésben nem rögzített munka elvégzésére kötelezni.

Ha a többletmunka túlmutat a munkavállaló funkcionális feladatai körén, akkor a többletmunkát is pótlólagosan kell fizetni: részmunkaidőben vagy részmunkaidőben, ha a létszámtáblázatban a munkakörért felelős személynek van beosztása. levéltár.

Egyéb esetekben az irattár vezetéséért felelős személy feladatait a munkavállaló munkaköri leírása tartalmazza a Ptk. 72 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.

Ha ezt a funkcionalitást a munkaköri leírás eredetileg előírta, akkor a felelős személy munkájának elvégzéséért többek között a munkavállaló fizetését kapja, és nem jogosult további fizetésre.

Ha a munkavállaló munkaszerződése új kötelezettségeket tartalmaz, akkor a munka mennyiségének növekedése miatt lehetőség van a fizetésének felülvizsgálatára, vagy a munka intenzitásának növelésére vagy a munka volumenének növelésére kiegészítő kifizetés (prémium) megállapítására. munka.

Részletek a Személyzeti Rendszer anyagaiban:

Űrlapok: Rendelet a szervezet archívumába történő továbbításhoz szükséges személyi dokumentumok elkészítésével foglalkozó alkalmazott kinevezéséről

Alfa Korlátolt Felelősségű Társaság

26. számú RENDELÉS
a személyi dokumentumok elkészítéséért felelős alkalmazott kijelöléséről
a szervezet archívumába történő átvitelre

Moszkva 2015.10.15

Az Irattári Szabályzatnak megfelelően az iratok rendszerezése, ill
biztosítva a biztonságukat

Népszerű kérdések

Rendelje hozzá az Alpha személyzeti dokumentumok előkészítését az átadáshoz
HR osztály vezetőjének archív tárháza E.E. Gromov.

Parancs az archívum szervezéséről a vállalkozásnál

Idővel minden olyan cég, amely nemrég kezdte meg működését, nagy mennyiségű dokumentációt halmozhat fel, amelyet valahol tárolni kell. Ilyen célokra speciális levéltári osztályokat hoznak létre, amelyek szervezetét ebben a cikkben tárgyaljuk.

Az alábbi cikkből megtudhatja:

hogyan van megszervezve az archívum a vállalkozásnál, és milyen szabályokat kell betartani;

hogyan adják ki a vállalatnál az archívum szervezésére vonatkozó utasítást, és milyen információk jelennek meg benne;

milyen ellenőrzéseket kell elvégezni az irattári megbízás aláírása előtt;

aki felelősnek jelölhető ki a dokumentáció figyelemmel kísérésére szolgáló archívum létrehozása érdekében.

Az archívum szervezése a vállalkozásnál

Egy vállalatnál irattári részleg tervezésekor figyelembe kell venni, hogy bizonyos feltételek mellett a dokumentumok hosszú távú tárolását meg kell valósítani. Erre a célra külön helyiséget osztanak ki, amelyben szükséges:

Ne hagyja ki: a hónap fő anyaga a Munkaügyi Minisztérium és Rostrud vezető szakembereitől

A személyzeti rendszerből származó személyzeti rendelések enciklopédiája.

tartsa fenn a levegő páratartalmának és hőmérsékletének elfogadható szintjét;

korlátozza harmadik felek hozzáférését;

szekrények és polcok felszerelése;

kompetensen megszervezni a szabad hely felhasználását.

Élelmezési szolgáltató létesítményekben, élelmiszerraktárban, valamint tűzveszélyes és vegyi anyagokkal foglalkozó szervezetekben tilos dokumentumokat tárolni. Az archívum nem helyezhető el benzinkutak, parkolók vagy más potenciálisan veszélyes hely közelében.

Az irattári helyiségnek saját szellőzővel kell rendelkeznie, és nem lehet benne csövek vagy egyéb kommunikációs elemek. A légkondicionáló rendszereket is számos szabály betartásával kell megtervezni:

a levegő visszakeringetésének árfolyama 2-3;
a hőmérsékleti és páratartalmi feltételeknek stabilnak kell lenniük, hirtelen változások nélkül;
Biztosítani kell a stabil és állandó levegőtisztítást az agresszív szennyeződésektől és portól.

A tűzveszély minimalizálása érdekében az archív tárolót is javasolt védeni az elektromos fűtőberendezések és egyéb, véletlen tüzet okozható tárgyak használatától. Vagyis a berendezés működését úgy kell megszervezni, hogy a véletlenül ráeső papír ne váljon olyan katalizátorrá, amely meggyújtja az összes zárt helyen tárolt dokumentációt.

Megrendelés kiadása archívum szervezéséről a vállalkozásnál

Térjünk át a levéltári tárolás dokumentálására.

Kezdjük azzal, hogy a legmegfelelőbb helyiség kiválasztása után a vállalkozás vezetője külön kiad rendelés, amely a dokumentumtárolási részleg létrehozásának megkezdését szabályozza. A szervezetek vezetőinek teljesen biztosnak kell lenniük abban, hogy a tervezett archívum megfelel a szigorú modern követelményeknek a tűz- és műszaki biztonság területén (ebből a célból speciális ellenőrzéseket végeznek, amelyekről az alábbiakban lesz szó).

Az igazgatói utasítás a naplóban rögzítésre kerül, majd az archívum létrehozásáért felelős munkatársak megismerkednek vele. A munkavállalónak alá kell írnia, hogy a megbízás végrehajtásáért felelősséget vállal.

A megrendelésben a cégvezetőnek az alábbi adatokat kell feltüntetnie:

mely pillanattól lép hatályba ez a rendelet;

melyik beosztottat jelölték ki az archívum létrehozásáért;

milyen időkereten belül kell véglegesen megalakulni az osztály;

milyen felelősség várható, ha az archívumot a tűzbiztonsági és egészségügyi előírások megsértésével alakítják ki.

Általában az igazgatónak joga van minden fontos pontot tisztázni abban a sorrendben, amelyet szükségesnek tart a beosztottjainak közvetíteni.

Milyen ellenőrzéseket kell elvégezni az irattári tároló elhelyezésére vonatkozó megbízás aláírása előtt?

A kiválasztott helyiségek alkalmasságát a jövőbeni archívum számára speciális ellenőrző szervek - az egészségügyi és járványügyi állomás és az Állami Tűzoltóság képviselői - elemzik. A cégnél tett látogatás során a képzett szakemberek felmérik az állami szabványoknak és normáknak való megfelelés szintjét, majd írásos határozatot adnak ki, amelyben egyetértenek az adott helyiség használatának ésszerűségével, vagy tisztázzák azokat a pontokat, amelyeket még az előtt meg kell oldani. a projekt utolsó szakasza.

Ki jelölhető ki felelősnek a dokumentáció ellenőrzésére szolgáló archívum létrehozása érdekében?

A cégvezető személyesen választja ki a levéltári dokumentációért felelős állampolgárt, aki levéltárosként kap munkát. Feladatai közé tartozik a levéltár általános szervezése, valamint a nyomtatványok átvétele és kiadása. A leendő irattárosnak a kinevezése előtt oktatáson és gyakorlaton kell részt vennie annak megállapítása érdekében, hogy az illető rendelkezik-e elegendő tapasztalattal és tudással ahhoz, hogy garantálja a vállalkozás fontos aktusainak és belső dokumentumainak szakszerű tárolását.