Bagaimana melindungi informasi di Microsoft Word. Cara Menghapus Data Pribadi Tersembunyi dari Dokumen Microsoft Office

Dokumen dan file yang dibuat oleh program yang berbeda secara tidak kentara membawa beberapa hal informasi dalam properti. Itu bisa saja data pribadi, yang saat berada di komputer Anda, tidak ada yang terlalu memperhatikannya. Tetapi jika Anda memutuskan untuk membagikan file ini kepada siapa pun melalui Internet atau menggunakan flashdisk, disarankan untuk memeriksa dan menghapus yang tidak diperlukan data dari properti file.

Apa ini informasi pribadi, yang mungkin ada dalam file? Semua informasi di properti file dapat dianggap pribadi. Bagaimanapun, file ini dibuat di komputer Anda, dan Anda memberinya nama mengajukan atau memberikan informasi tambahan, seperti komentar. Ini dapat berupa: nama penulis, tanggal modifikasi file, tag dan kata kunci. Nama program yang membuat file, tanggal pembelian, hak cipta dan banyak lagi.

Paling sering, pengguna mentransfer ke orang lain file dokumen dan gambar dan menghapus data pribadi di properti file dalam hal ini tidak akan berlebihan.

Pilih yang mana data HAI mengajukan pergi dan yang mana menghapus mungkin menggunakan Penjelajah Windows, di properti file. Untuk melakukan ini, klik kanan pada file yang dipilih dan pilih “Properti” di menu konteks. Di jendela properti, buka tab "Detail".

Di sinilah semua tambahan tersembunyi berada. data dan tergantung pada jenisnya mengajukan di sini Anda dapat melihat daftar berbagai informasi yang cukup baik tentang dokumen tersebut. Tinjau daftarnya dan tentukan yang mana data Anda tidak ingin berbagi dokumen ini dengan siapa pun.

Omong-omong, informasi tentang mengajukan tidak hanya itu mungkin menghapus, tetapi tambahkan juga langsung di jendela properti. Namun, tidak semuanya. Untuk mengedit properti yang tersedia, klik tombol di seberang item di bagian “Nilai”. Bidang pengeditan kecil akan muncul.

Jika diperlukan pemindahan tidak dapat diedit data, di bawah jendela properti Klik "Hapus properti dan informasi pribadi".

Sebuah jendela akan terbuka dengan formulir pengeditan, di mana Anda harus memilih “Hapus properti berikut untuk file ini.”

Saat berbagi salinan elektronik dokumen Office tertentu dengan klien atau kolega, kami menyarankan Anda meninjau dokumen untuk mencari informasi tersembunyi atau pribadi. Anda dapat menghapus informasi tersembunyi ini sebelum membagikan dokumen kepada orang lain. Fitur Pemeriksa Dokumen di Word, Excel, PowerPoint, atau Visio membantu Anda menemukan dan menghapus informasi tersembunyi dan informasi pribadi dalam dokumen yang ingin Anda bagikan.

Informasi tersembunyi mungkin termasuk:

data tersembunyi atau informasi pribadi yang mungkin tidak disediakan dalam dokumen Word

Data Excel ditambahkan ke buku kerja ketika bekerja bersama dengan orang lain

Data tersembunyi dan informasi pribadi di PowerPoint yang mungkin disimpan dalam presentasi atau metadatanya.

informasi dokumen dan properti file di Visio Drawings

Catatan: Kecuali Anda mengirimkan dokumen Anda ke Microsoft, kami tidak akan melihat data apa pun darinya.

Artikel ini menjelaskan tipe data yang biasanya disimpan dalam dokumen Office sehingga Anda bisa memilih apa yang akan disimpan dan apa yang akan dihapus dalam dokumen atau metadata. Untuk beberapa informasi yang tidak bisa dihapus oleh Pemeriksa Dokumen, lihat tabel yang mengarah ke informasi selengkapnya tentang Word, Excel, dan PowerPoint.

Salinan elektronik dokumen Word yang ingin Anda bagikan dengan klien atau kolega sering kali berisi data tersembunyi atau informasi pribadi yang disimpan dalam dokumen itu sendiri atau di properti atau metadata dokumen.

Nasihat: Jika Anda hanya ingin melewatkan catatan pengetikan, buka mengajukan _gt_ Segel, Pilih Cetak semua halaman dan hapus centang koreksi cetak.

Dokumen Word mungkin berisi jenis informasi tersembunyi dan pribadi berikut ini:

Catatan, koreksi untuk koreksi rekaman, versi, dan catatan tulisan tangan Jika Anda berkolaborasi dengan pengguna lain untuk membuat dokumen, dokumen tersebut mungkin berisi item seperti revisi dengan revisi, komentar, catatan tulisan tangan, dan versi. Informasi ini memungkinkan orang lain melihat nama orang yang mengerjakan dokumen, komentar dari peninjau, dan perubahan yang dilakukan pada dokumen, yang mungkin tidak diperlukan untuk kolaborasi di luar grup.

Properti dokumen dan metadata: Informasi tentang dokumen, seperti Penulis, Subjek, dan Judul. Properti dokumen juga menyertakan informasi yang dikelola secara otomatis oleh program Office, seperti nama orang yang terakhir menyimpan dokumen dan tanggal pembuatan dokumen. Jika Anda menggunakan fitur tertentu, dokumen tersebut mungkin juga berisi informasi pribadi tambahan, seperti header email, informasi pengiriman dan verifikasi, rute, dan nama templat.

Header dan footer Lapisan bawah dalam dokumen Word mungkin berisi informasi di header dan footer. Alternatifnya, Anda bisa menambahkan tanda air ke dokumen Word Anda.

Teks tersembunyi Dokumen Word mungkin berisi teks yang diformat sebagai teks tersembunyi. Jika Anda tidak mengetahui apakah suatu dokumen berisi teks tersembunyi, Anda bisa menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk menemukannya.

Properti Server Dokumen Jika dokumen disimpan ke lokasi di server manajemen dokumen, seperti situs ruang kerja dokumen atau pustaka yang dibuat di Windows SharePoint Services, dokumen tersebut mungkin berisi properti dokumen tambahan atau informasi yang terkait dengan lokasi server tersebut.

Data XML khusus. Dokumen bisa berisi data XML khusus yang tidak ditampilkan dalam dokumen itu sendiri. Data XML ini dapat dideteksi dan dihapus menggunakan Document Inspector.

menggunakan Pemeriksa Dokumen

Gunakan Pemeriksa Dokumen untuk menemukan dan menghapus data tersembunyi dan pribadi Dokumen kata. Masuk akal untuk menjalankan Pemeriksa Dokumen sebelum membagikan salinan elektronik dokumen Word, seperti lampiran email.

Temukan dan hapus Pemeriksa Dokumen di dokumen Word

Di Word, Pemeriksa Dokumen menyertakan beberapa modul berbeda yang memungkinkan Anda menemukan dan menghapus informasi tersembunyi dan pribadi khusus untuk dokumen Word. Daftar berbagai jenis Data tersembunyi atau pribadi yang dapat ditemukan dan dihapus dari dokumen Word menggunakan Pemeriksa Dokumen ditunjukkan pada tabel di bawah.

Catatan:

Inspektur	Menemukan dan menghapus
Catatan, koreksi, versi Catatan: Di Word Starter 2010, Pemeriksa Dokumen hanya menghapus versi dan catatan.	Catatan Bendera mode tambalan Informasi versi dokumen Catatan tulisan tangan
Properti dokumen dan data pribadi	Biasa saja, Statistik Dan Yang lain kotak dialog Properti Dokumen Header email Dokumentasikan rute Properti Server Dokumen Informasi jenis konten Nama belakang Nama templat
Header dan footer serta tanda air	Informasi header dokumen Informasi dalam header dan footer dokumen "tanda air"
Teks tersembunyi	Teks diformat sebagai tersembunyi (opsi font tersedia di kotak dialog huruf) Catatan: Pemeriksa ini tidak dapat mendeteksi teks yang disembunyikan oleh metode lain (misalnya, teks putih dengan latar belakang putih).
Data XML Khusus	Data XML khusus yang dapat disimpan dalam dokumen
Konten yang tidak terlihat	Catatan: Pemeriksa ini tidak menemukan objek yang tertutup oleh objek lain.

Saat berbagi salinan elektronik buku kerja Excel, pastikan Anda menampilkan buku kerja sebagai data tersembunyi atau informasi pribadi yang mungkin disimpan di buku kerja itu sendiri atau di properti dokumennya (metadata).

Menggunakan Pemeriksa Dokumen di Excel, Anda dapat menemukan dan menghapus data tersembunyi dan pribadi.

Catatan: Meskipun Anda bisa menghapus informasi tersembunyi dan pribadi dari buku kerja yang telah Anda bagikan dengan orang lain, jika buku kerja Excel disimpan sebagai dibagikan, Anda tidak bisa menghapus catatan, catatan, properti dokumen, atau informasi pribadi darinya. Untuk menghapus data ini dari buku kerja bersama, pertama-tama salin dan batalkan pembagiannya.

Menemukan dan menghapus data tersembunyi dan pribadi

Anda bisa menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk menghapus data tersembunyi dan pribadi dari buku kerja Excel. Masuk akal untuk menjalankan Pemeriksa Dokumen sebelum membagikan salinan elektronik buku, misalnya sebagai lampiran pada pesan email.

Jenis data tersembunyi dan pribadi di Excel

Di bawah ini tercantum beberapa item yang mungkin menjadi sumber data tersembunyi dan pribadi di buku kerja Excel.

Catatan dan catatan tulisan tangan. Jika sebuah buku dibuat bersama orang lain, mungkin berisi catatan dan catatan tulisan tangan. Informasi ini memungkinkan orang lain melihat nama orang yang berkontribusi pada buku tersebut, melihat komentar pengulas, dan melihat perubahan yang dilakukan pada buku tersebut.

Properti dokumen dan data pribadi Properti metadata atau dokumen di Excel, seperti di aplikasi Office lainnya, termasuk informasi penulis, subjek, dan judul. Office secara otomatis menyimpan nama orang yang terakhir menyimpan buku kerja, tanggal pembuatan dokumen, dan lokasi dokumen (Excel 2013 atau lebih baru). Informasi tambahan (PII) mungkin tersedia, seperti header email, informasi pengiriman, informasi penelusuran, rute, properti printer (seperti jalur printer dan rahasia pencetakan aman), dan informasi jalur file untuk penerbitan. Halaman web.

Header dan footer. Buku kerja Excel bisa berisi data di header dan footer.

Baris, kolom, dan lembar tersembunyi. Baris, kolom, dan seluruh lembar dapat disembunyikan di dalam buku. Saat Anda mendistribusikan salinan buku kerja yang berisi baris, kolom, atau lembar tersembunyi, orang lain bisa menampilkannya dan menampilkan data di dalamnya.

Properti server dokumen. Buku kerja yang disimpan ke server manajemen dokumen, seperti situs ruang kerja dokumen atau pustaka Windows SharePoint Services, mungkin berisi properti dokumen tambahan atau informasi lokasi server.

Data XML khusus. Buku kerja Excel bisa berisi data XML kustom yang tidak ditampilkan dalam dokumen itu sendiri. Data XML ini dapat dideteksi dan dihapus menggunakan Document Inspector.

Konten yang tidak terlihat. Buku mungkin berisi objek yang diformat sebagai tidak terlihat.

File atau objek yang disematkan. Buku kerja bisa memiliki file yang disematkan (seperti dokumen Office atau file teks) atau objek yang disematkan (seperti bagan atau persamaan) yang berisi data yang tidak terlihat.

Makro berdasarkan kode VBA. Buku kerja mungkin berisi makro, modul VBA, kontrol COM dan ActiveX, formulir pengguna, atau fungsi yang ditentukan pengguna yang mungkin berisi data tersembunyi.

Item dengan data cache. Buku kerja mungkin memiliki data cache dari PivotTable, PivotChart, Pemotong, Garis Waktu, dan Rumus Kubus yang mungkin tidak muncul.

Survei Excel Excel mungkin menyembunyikan pertanyaan survei di buku kerja yang dimasukkan di Excel Online dan disimpan di buku kerja namun tidak terlihat di buku kerja.

Skrip Manajer Skrip. Buku kerja dapat memiliki skrip yang ditentukan menggunakan Manajer Skrip. Mereka mungkin berisi data cache atau tersembunyi.

Filter. Buku kerja mungkin memiliki filter otomatis atau filter tabel aktif, yang mungkin menyebabkan data cache atau tersembunyi disimpan di buku kerja.

Nama tersembunyi. Mungkin ada nama-nama tersembunyi di dalam buku, yang bisa menjadi sumber data tersembunyi.

Temukan dan hapus Pemeriksa Dokumen di dokumen Excel

Pemeriksa Dokumen menampilkan item yang ditemukan yang mungkin berisi data tersembunyi atau pribadi terkait dengan buku kerja Excel. Tabel berikut mencantumkan tipe data yang bisa Anda hapus dari buku kerja menggunakan Pemeriksa Dokumen.

Catatan:

Tidak semua fitur Excel l yang tercantum dalam tabel didukung Microsoft Excel Pemula 2010.

Jika organisasi Anda telah menambahkan modul khusus ke Pemeriksa Dokumen, tipe data tambahan mungkin ditemukan.

	Pemeriksa dokumen menemukan dan menghapus
Catatan	Catatan Catatan tulisan tangan Catatan: Di Excel Starter 2010, Pemeriksa Dokumen hanya menghapus catatan.
Properti dokumen dan data pribadi	Properti dokumen, termasuk informasi tab Biasa saja, Statistik Dan Yang lain kotak dialog Properti Dokumen (Excel 2013 dan versi yang lebih baru). Saat memilih tim hapus semuanya lokasi dokumen saat ini akan dihapus dari file. Itu ditambahkan saat menyimpan hanya setelah menutup dan membuka kembali Excel 2013 atau lebih baru. Header Email Dokumentasikan rute Data dikirim untuk verifikasi Properti Server Dokumen Detail Kebijakan Manajemen Dokumen Informasi jenis konten Nama belakang Informasi jalur printer Catatan Naskah Catatan untuk nama dan nama tabel tertentu Koneksi data eksternal tidak aktif
Header dan footer	Informasi header lembar Informasi dalam catatan lembar
Baris dan kolom tersembunyi	Garis tersembunyi Kolom data tersembunyi Catatan: Jika buku kerja memiliki kolom tersembunyi yang tidak berisi data dan terletak di antara kolom yang berisi data, kolom kosong tersembunyi tersebut juga akan terdeteksi dan dihapus. Jika baris atau kolom tersembunyi di buku kerja berisi data, menghapusnya mungkin mengubah hasil rumus yang terdapat di buku kerja. Jika Anda tidak mengetahui data apa yang terdapat dalam baris atau kolom tersembunyi, tutup Pemeriksa Dokumen, tampilkan baris dan kolom tersembunyi, lalu lihat kontennya. Pemeriksa tidak menemukan bentuk, bagan, kontrol, objek dan kontrol Microsoft ActiveX, gambar, atau grafik SmartArt yang mungkin terdapat dalam kolom tersembunyi. Baris atau kolom tersembunyi tidak dihapus jika merupakan bagian dari tabel atau header daftar atau tabel pivot. Baris dan kolom tersebut menjadi terlihat.
Lembaran tersembunyi	Lembaran tersembunyi Catatan: Jika lembar tersembunyi dalam buku kerja berisi data, menghapusnya dapat mengubah hasil penghitungan rumus yang terdapat dalam buku kerja. Jika Anda tidak mengetahui data apa yang terdapat dalam lembar tersembunyi, tutup Pemeriksa Dokumen, tampilkan lembar tersembunyi, lalu lihat isinya.
Data XML Khusus	Data XML khusus yang bisa disimpan di buku kerja
Konten yang tidak terlihat	Objek diformat sebagai tidak terlihat Catatan: Pemeriksa Dokumen tidak mendeteksi objek yang tersumbat oleh objek lain.

Pemeriksa Dokumen menemukan item berikut ini yang mungkin berisi data yang tidak terlihat di buku kerja. Dia tidak dapat menghapusnya, karena hal ini dapat menyebabkan buku tersebut tidak berfungsi dengan benar. Anda dapat meninjau setiap item yang ditemukan dan memutuskan apakah akan menghapusnya secara manual atau menggantinya dengan item tanpa data tersembunyi, seperti gambar statis.

	Temuan pemeriksa dokumen
	sel lembaran; objek seperti kotak teks atau bentuk; judul grafik; seri data bagan.
File atau objek yang disematkan	bitmap; Objek dokumen Visio; Objek dokumen Word; teks OpenDocument.
Makro berdasarkan kode VBA	Modul makro atau VBA yang bisa berisi data tersembunyi di buku kerja. Ini termasuk: makro, termasuk lembar makro Excel 4.0 (XLM); modul VBA; Kontrol COM atau ActiveX. Formulir kustom, termasuk formulir Excel 5.0 fungsi khusus.
Komponen intelijen bisnis dengan data cache	Komponen intelijen bisnis yang mungkin berisi data cache yang disimpan dalam buku kerja, termasuk data tak terlihat. Pemeriksa Dokumen memeriksa item berikut, yang mungkin berisi cache ringkasan, cache irisan, atau cache rumus kubus: tabel pivot dan diagram pivot; irisan dan garis waktu; rumus kubus.
Survei Excel	Pertanyaan survei Excel yang dibuat di Excel Online dan disimpan di buku kerja namun tidak terlihat di buku kerja.
Skrip Manajer Skrip	Skrip yang ditentukan menggunakan Manajer Skrip dan bisa menyebabkan data cache atau tersembunyi disimpan di buku kerja.
Filter	Filter yang mungkin menyebabkan data cache atau tersembunyi disimpan di buku kerja. Pemeriksa Dokumen memeriksa filter otomatis dan filter tabel yang diterapkan pada data.
Nama tersembunyi	Nama tersembunyi yang mungkin menjadi sumber data tersembunyi di buku kerja.

Anda dapat menemukan dan menghapus informasi tersembunyi dalam presentasi PowerPoint menggunakan Pemeriksa Dokumen.

Nasihat: Jika Anda hanya ingin menghindari mengetik catatan, buka tab mengajukan _gt_ Segel, klik pada slide berdasarkan ukuran seluruh halaman dan hapus centang mencetak catatan.

Menemukan dan menghapus data tersembunyi dan pribadi

Jenis data tersembunyi dan pribadi

Data tersembunyi mungkin terdiri dari data yang ditambahkan PowerPoint untuk memungkinkan kolaborasi pembuatan presentasi dengan orang lain. Ini mungkin juga berisi informasi yang sengaja Anda tetapkan sebagai informasi tersembunyi.

Presentasi PowerPoint mungkin berisi jenis informasi tersembunyi dan pribadi berikut ini:

Catatan dan catatan tulisan tangan Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain untuk membuat presentasi, presentasi Anda mungkin berisi elemen seperti catatan dan anotasi tulisan tangan. Informasi ini memungkinkan pengguna lain melihat perubahan yang dilakukan dan nama orang yang mengerjakan presentasi, serta komentar dari reviewer.

Data pelacakan tambalan. Saat Anda berkolaborasi pada dokumen bersama yang disimpan di awan, PowerPoint 2016 untuk Office 365 melacak siapa yang membuat perubahan pada dokumen dan kapan.

Properti dokumen dan data pribadi. Properti dokumen (metadata) mencakup informasi presentasi seperti nama penulis, subjek, dan judul. Mereka juga berisi informasi yang disimpan secara otomatis oleh program Office, seperti nama orang yang terakhir menyimpan dokumen dan tanggal pembuatan dokumen. Jika Anda menggunakan fitur tertentu, dokumen mungkin juga berisi informasi pribadi tambahan, seperti header email, informasi pengiriman tinjauan, rute dokumen, jalur printer, dan informasi jalur file untuk menerbitkan halaman web.

Konten tak terlihat di slide. Presentasi mungkin berisi objek yang diformat sebagai tidak dapat ditampilkan.

Konten di luar slide. Presentasi PowerPoint mungkin berisi objek yang tidak muncul karena dipindahkan dari slide. Benda-benda tersebut dapat berupa prasasti, gambar, elemen grafis dan tabel.

Catatan untuk presentasi. Bagian catatan presentasi PowerPoint mungkin berisi teks yang mungkin tidak ingin Anda bagikan dengan orang lain, terutama jika catatan tersebut dibuat hanya untuk penyaji.

Properti server dokumen. Jika presentasi disimpan ke server manajemen dokumen, seperti situs web Ruang Kerja Dokumen atau pustaka Windows SharePoint Services, presentasi tersebut mungkin berisi properti tambahan atau informasi lokasi server.

Data XML khusus. Presentasi bisa berisi data XML khusus yang tidak ditampilkan dalam dokumen itu sendiri. Mereka dapat dideteksi dan dihapus menggunakan Pemeriksa Dokumen.

Informasi yang ditemukan dan dihapus oleh Pemeriksa Dokumen

Pemeriksa Dokumen di PowerPoint menyertakan beberapa modul berbeda yang memungkinkan Anda menemukan dan menghapus informasi tersembunyi dan pribadi khusus untuk presentasi PowerPoint. Untuk daftar berbagai tipe data tersembunyi dan pribadi yang dapat dihapus dari presentasi menggunakan Pemeriksa Dokumen, lihat tabel di bawah.

Jika organisasi Anda telah menambahkan modul tambahan ke Pemeriksa Dokumen, Anda dapat memeriksa jenis informasi lain dalam presentasi Anda.

Inspektur	Menemukan dan menghapus
Catatan	Catatan Catatan tulisan tangan
Properti dokumen dan data pribadi	Properti dokumen, termasuk informasi tab Biasa saja, Statistik Dan Yang lain kotak dialog Properti Dokumen Header Email Dokumentasikan rute Data dikirim untuk verifikasi Properti Server Dokumen Detail Kebijakan Manajemen Dokumen Informasi jenis konten Jalur ke file untuk menerbitkan halaman web
Ubah data pelacakan	Data tentang siapa dan kapan file tersebut diubah. Fitur ini hanya tersedia bagi pelanggan Office 365 yang merupakan bagian dari program Office Insider. Jika Anda memiliki langganan Office 365, pastikan Anda memiliki Office versi terbaru.
Konten tak terlihat di slide	Objek diformat sebagai tidak dapat ditampilkan Inspektur ini tidak mendeteksi objek yang tersumbat oleh objek lain.
Konten di luar slide	Konten atau objek yang tidak muncul dalam presentasi karena letaknya di luar area slide Koleksi gambar Gambar-gambar Pemeriksa Dokumen tidak mendeteksi atau menghapus objek dengan efek animasi yang tidak ada pada slide.
Catatan presentasi	Teks ditambahkan ke bagian catatan presentasi Pemeriksa Dokumen tidak menghapus gambar yang ditambahkan ke bagian catatan.
Data XML Khusus	Data XML khusus yang dapat disimpan dalam presentasi

Informasi yang ditemukan oleh Pemeriksa Dokumen tetapi tidak dapat dihapus

Pemeriksa Dokumen menemukan item berikut yang mungkin berisi data yang tidak terlihat dalam presentasi. Dia tidak dapat menghapusnya, karena hal ini dapat menyebabkan presentasi tidak berfungsi dengan baik. Anda dapat meninjau setiap item yang ditemukan dan memutuskan apakah akan menghapusnya secara manual atau menggantinya dengan item tanpa data tersembunyi, seperti gambar statis.

	Temuan pemeriksa dokumen
File atau objek yang disematkan	File yang disematkan (seperti dokumen Office atau file teks) atau objek yang disematkan (seperti bagan atau persamaan) yang mungkin berisi data yang tidak terlihat. Berikut beberapa contoh tipe objek: bitmap; objek Microsoft Equation 3.0; Objek bagan Microsoft Graph; Objek presentasi PowerPoint; Objek dokumen Visio; Objek dokumen Word; teks OpenDocument.
Makro atau kode VBA	Modul makro atau VBA yang mungkin berisi data tersembunyi. Ini termasuk: modul VBA; Kontrol COM atau ActiveX.

Pemeriksa dokumen dan data pribadi

Data pelacakan untuk perbaikan yang diperkenalkan di PowerPoint 2016 build 8403 untuk anggota program penilaian awal Office 365 adalah contoh keterbatasan yang melekat pada Pemeriksa Dokumen. Misalnya, Martha dan Regina berkolaborasi pada Presentasi A di Office 365. Data pelacakan revisi (yaitu, nama pengguna dan waktu edit) ditambahkan ke presentasi. Jika Gleb kemudian membuka Presentasi A di PowerPoint 2013 dan menjalankan Pemeriksa Dokumen untuk menghapus data pribadi, Pemeriksa di versi PowerPoint tersebut tidak akan bisa menemukan dan menghapus data pelacakan revisi yang ditambahkan ke presentasi di versi PowerPoint yang lebih baru (Office 365) itu Regina dan Martha. Untuk menghapus data ini, Gleb perlu memutakhirkan ke versi terbaru PowerPoint dan kemudian meluncurkan Pemeriksa Dokumen.

Anda bisa menghapus informasi tersembunyi di Visio dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan di aplikasi Office lainnya. Sebelum membagikan salinan gambar Visio Anda dengan orang lain, Anda mungkin perlu menghapus data tertentu dari gambar dan propertinya.

Anda dapat dengan mudah menghapus informasi pribadi berikut di Visio:

Catatan disisipkan pada halaman dokumen

Nama dan inisial pengulas serta koreksi yang dilakukannya

Jalur ke kumpulan elemen

Jalur ke templat dan nama filenya

Catatan: Jika dokumen diterbitkan di server bersama, saat Anda membukanya, informasi tentang siapa yang membukanya dan nama komputer tempat file disimpan akan ditampilkan. Untuk melindungi data ini, batasi akses ke dokumen hanya kepada orang yang Anda percayai.

Anda dapat menemukan dan menghapus informasi tersembunyi di presentasi Visio dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

Di menu Mengajukan klik Hapus informasi tersembunyi.

Jika Anda menggunakan Visio premium 2010 atau lebih baru, Anda akan menemukan perintah ini di bawah Mengajukan > Intelijen > Hapus data pribadi.

Buka tabnya Informasi pribadi.

Centang kotaknya Hapus elemen berikut dari dokumen.

Nasihat: Centang kotaknya Peringatkan jika data ini dimasukkan kembali jika Anda ingin menerima peringatan saat mencoba memasukkan kembali data pribadi.

Untuk menghapus data sensitif dari sumber eksternal, pilih kotak centang Hapus data dari sumber eksternal yang disimpan dalam dokumen saat ini.

Catatan: kotak centang ini Bukan Memungkinkan Anda menghapus data yang terkait dengan suatu bentuk. Ini menghapus sumber data dari skema, namun jika data darinya sudah ada dalam skema, maka harus dihapus secara manual.

Masukan

Artikel ini telah diperbarui 8 Januari 2019 g.sebagai hasil catatan Anda. Jika Anda merasa artikel ini bermanfaat, dan terutama jika tidak, silakan gunakan kontrol umpan balik di bawah ini untuk memberi kami beberapa saran yang membangun.

Keamanan data pribadi perlu mendapat perhatian khusus, karena sejak tahun lalu pembuat undang-undang telah memperketat tanggung jawab pemberi kerja atas kegagalan memenuhi kewajiban untuk melindunginya. Dalam artikel ini kami akan memberi tahu Anda apa yang dianggap sebagai data pribadi, kewajiban apa yang ditetapkan bagi pemberi kerja untuk melindunginya, dan bagaimana mengatur pencatatan dan penyimpanan data pribadi karyawan dengan benar.

Sistematisasikan atau perbarui pengetahuan Anda, dapatkan keterampilan praktis dan temukan jawaban atas pertanyaan Anda di Sekolah Akuntansi. Kursus dikembangkan dengan mempertimbangkan standar profesional “Akuntan”.

Majikan, ketika mempekerjakan seorang karyawan, harus meminta darinya informasi tertentu yang diperlukan dalam kerangka undang-undang ketenagakerjaan, perpajakan dan akuntansi. 152-FZ tanggal 27 Juli 2006 “Tentang Data Pribadi” mewajibkan pemberi kerja, yang dalam hal ini adalah operator data pribadi dan memprosesnya, untuk menjamin keamanan informasi ini.

Data apa yang bersifat pribadi?

Data pribadi adalah segala informasi yang secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan subjek data pribadi - yang diidentifikasi atau ditentukan kepada seorang individu(Pasal 3 Hukum Federal tanggal 27 Juli 2006 No. 152-FZ “Tentang Data Pribadi”, selanjutnya disebut Undang-Undang Data Pribadi).

Data pribadi umum mencakup informasi berikut:

• Nama lengkap;
• Tanggal dan Tempat Lahir;
• alamat (tempat pendaftaran);
• pendidikan, profesi;
• gambar seseorang (rekaman foto dan video), yang memungkinkan identifikasi dan digunakan untuk tujuan ini oleh operator (Penjelasan Roskomnadzor tanggal 30 Agustus 2013 “Tentang masalah pengklasifikasian gambar foto dan video, data sidik jari dan informasi lainnya sebagai data pribadi biometrik dan fitur pemrosesannya ");
• Status keluarga, kehadiran anak, ikatan keluarga;
• fakta biografi dan sebelumnya aktivitas kerja(tempat kerja, catatan kriminal, dinas militer, bekerja di posisi terpilih, pelayanan publik dan sebagainya.);
• posisi keuangan. Informasi tentang upah juga merupakan data pribadi (surat Roskomnadzor tertanggal 07.02.2014 No. 08KM-3681);
• kualitas bisnis dan pribadi lainnya yang bersifat evaluatif;
• informasi lain yang dapat mengidentifikasi seseorang.

Selain itu, UU Data Pribadi menyebutkan:

• data pribadi khusus (mengenai ras, kebangsaan, pandangan politik, keyakinan agama atau filosofi, status kesehatan, kehidupan intim). Secara umum, pemrosesan data ini tidak diperbolehkan. Pengecualian - kasus yang diatur dalam Bagian 2 Pasal 10 Undang-Undang Data Pribadi;
• data pribadi biometrik (mencirikan fisiologis dan fitur biologis seseorang, atas dasar itulah kepribadiannya dapat diidentifikasi). Untuk memproses informasi tersebut, diperlukan persetujuan dari subjek data pribadi. Pengecualian adalah kasus-kasus yang ditetapkan oleh Bagian 2 Seni. 11 UU Data Pribadi.

Pemberi kerja berhak menerima dan hanya menggunakan informasi yang menjadi ciri warga negara sebagai pihak dalam kontrak kerja (misalnya, informasi tentang status sosial dan properti seseorang tidak relevan dengan proses kerjanya). Informasi ini terkandung dalam dokumen-dokumen berikut yang diserahkan oleh karyawan pada saat perekrutan:

• di paspor atau dokumen identitas lainnya;
• buku kerja;
• dokumen tentang pendaftaran militer, pendidikan, komposisi keluarga;
• surat keterangan penghasilan dari tempat kerja sebelumnya;
• formulir lamaran yang diisi selama bekerja;
• kartu pribadi karyawan (form T-2);
• akta nikah, kelahiran anak;
• sertifikat medis dan sebagainya.

Majikan menyimpan salinan dokumen yang terdaftar, kecuali kuesioner, buku kerja, dan kartu pribadi.

Pemrosesan data pribadi

Pemrosesan data pribadi - setiap tindakan (operasi) atau serangkaian tindakan (operasi) yang dilakukan menggunakan alat otomatisasi atau tanpa menggunakan alat tersebut dengan data pribadi, termasuk pengumpulan, pencatatan, sistematisasi, akumulasi, penyimpanan, klarifikasi (memperbarui, mengubah), ekstraksi, penggunaan, transfer (distribusi, penyediaan, akses), depersonalisasi, pemblokiran, penghapusan, pemusnahan data (Pasal 3 UU Data Pribadi).

Undang-undang Data Pribadi mewajibkan pemberi kerja untuk mematuhi persyaratan tertentu untuk pemrosesan data ini. Misalnya, pengolahan data pribadi hanya dilakukan dengan persetujuan karyawan (Pasal 1, Pasal 6, Pasal 9 UU Data Pribadi). Untuk menghindari perselisihan hukum, sebaiknya persetujuan ini dibuat secara tertulis. Aturan yang sama berlaku untuk pelamar.

Dalam beberapa kasus, bentuk persetujuan tertulis secara tegas diatur oleh undang-undang (Bagian 4 Pasal 9 Undang-Undang Data Pribadi). Misalnya, persetujuan tertulis dari karyawan untuk pemrosesan data pribadinya diperlukan:

1) setelah menerima data pribadi karyawan dari pihak ketiga (klausul 3 pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Tetapi dalam hal ini, karyawan harus diberitahu terlebih dahulu tentang hal ini dan persetujuan tertulisnya harus diperoleh (klausul 3 pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Pemberitahuan tersebut harus menunjukkan (klausul 3 Pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia):

• tujuan memperoleh data pribadi pegawai dari pihak ketiga;
• sumber informasi yang dituju (orang yang datanya akan diminta);
• metode memperoleh data, sifatnya;
• konsekuensi yang mungkin terjadi penolakan pemberi kerja untuk memperoleh data pribadi pekerja dari pihak ketiga. Jika seorang karyawan menolak untuk mengetahui pemberitahuan dugaan penerimaan data pribadinya dari orang lain, disarankan untuk membuat tindakan yang sesuai.

Jika karyawan berubah pikiran, ia berhak membatalkan persetujuan pemrosesan data pribadi kapan saja (Bagian 2 Pasal 9 Undang-Undang Data Pribadi).

Dalam situasi seperti ini, pemrosesan data pribadi karyawan secara terus-menerus tanpa persetujuannya dimungkinkan jika ada alasan yang kuat. Mereka tercantum dalam ayat 2 - 11 Bagian 1 Pasal 6, Bagian 2 Pasal 10, Bagian 2 Pasal 11 UU Data Pribadi (Bagian 2 Pasal 9 UU Data Pribadi).

Majikan tidak berhak meminta informasi tertentu (yang tidak terkait dengan tujuan yang tercantum dalam paragraf 1 Pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia) dari pihak ketiga, meskipun karyawan setuju.

2) ketika mentransfer data pribadi karyawan ke pihak ketiga, kecuali jika hal ini diperlukan untuk mencegah ancaman terhadap kehidupan dan kesehatan karyawan (paragraf 2 pasal 88 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

3) untuk memproses kategori khusus data pribadi karyawan yang terkait langsung dengan masalah hubungan kerja (klausul 4 pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia, klausa 1 bagian 2 pasal 10 Undang-Undang Data Pribadi). Data ini mencakup informasi tentang ras, kebangsaan, pandangan politik, keyakinan agama dan filosofi, kesehatan, dan kehidupan intim.

Jika seorang karyawan tidak mampu, persetujuan tertulis untuk pemrosesan datanya diberikan oleh perwakilan hukumnya (orang tua, wali) (Bagian 6 Pasal 9 Undang-Undang Data Pribadi). Dan dalam hal seorang pekerja meninggal dunia, persetujuan tersebut diberikan oleh ahli warisnya, kecuali jika diterima dari pekerja itu sendiri semasa hidupnya (Bagian 7, Pasal 9 Undang-Undang Data Pribadi).

Tidak semua kasus memerlukan persetujuan karyawan terhadap pemrosesan data pribadi. Misalnya data diterima (klausul 2 bagian 1 pasal 6 ayat 2.3 bagian 2 pasal 10 UU Data Pribadi ayat 1 Penjelasan Roskomnadzor):

1. dari dokumen (informasi) yang disampaikan pada akhir kontrak kerja;
2. berdasarkan hasil pemeriksaan kesehatan pendahuluan wajib mengenai kondisi kesehatan (Pasal 69 Kode Perburuhan Federasi Rusia, klausul 3 Penjelasan Roskomnadzor tertanggal 14 Desember 2012 “Masalah yang berkaitan dengan pemrosesan data pribadi karyawan , pelamar untuk posisi yang kosong, serta orang-orang dalam cadangan personel” , selanjutnya - Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012);
3. sejauh ditentukan oleh formulir terpadu No. T-2, termasuk data pribadi kerabat dekat, dan dalam kasus lain yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia (menerima tunjangan, memperoleh akses ke rahasia negara, mengeluarkan tunjangan sosial) (klausul 2 Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012);
4. dari agen perekrutan yang bertindak atas nama pelamar (ayat 12 ayat 5 Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012);
5. dari pelamar yang memposting resume-nya sendiri di Internet, sehingga tersedia untuk kalangan orang yang tidak terbatas (klausul 10, bagian 1, pasal 6 Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 152-FZ, paragraf 12, klausul 5 Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012 ).

Majikan, dengan persetujuan pekerja, dapat mempercayakan pengolahan data pribadinya kepada orang lain (bagian 3 pasal 6 UU Data Pribadi ayat 2 ayat 5 Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012) . Namun pada saat yang sama, pemberi kerjalah yang bertanggung jawab kepada pekerja atas tindakan orang tersebut (Bagian 5 Pasal 6 Undang-Undang Data Pribadi).

Di Kontur.School: perubahan undang-undang, fitur akuntansi dan akuntansi pajak, pelaporan, gaji dan personel, transaksi tunai.

Organisasi akuntansi dan penyimpanan data pribadi

Majikan harus memastikan perlindungan data pribadi karyawan dari penggunaan yang melanggar hukum atau kehilangan atas biaya sendiri (Klausul 7, Pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Mari kita analisis langkah demi langkah tindakan pemberi kerja dalam mencatat dan menyimpan data pribadi di organisasi.

Langkah 1. Majikan harus mengeluarkan undang-undang lokal yang akan mengatur penyimpanan dan penggunaan data pribadi. Tindakan semacam itu biasanya merupakan Peraturan tentang Data Pribadi Karyawan, yang dengannya karyawan harus mengetahui tanda tangannya (klausul 8, pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Karyawan harus memahami Peraturan Data Pribadi, serta peraturan lokal lainnya, sebelum menandatangani kontrak kerja (Pasal 68 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Biasakan karyawan dengan dokumen tersebut dengan mengirimkannya melalui surel Ini tidak mungkin, ini tidak dianggap sebagai pengenalan tanda tangan. Jika tidak ada tanda tangan karyawan, pemberi kerja tidak akan dapat membuktikan bahwa karyawan tersebut mengetahui dokumen tersebut.

Pernyataan tentang data pribadi, seperti warga lokal lainnya tindakan normatif, dikeluarkan dan disetujui dengan perintah, yang ditandatangani oleh pimpinan organisasi atau orang lain yang berwenang.

Dalam hal inspeksi suatu organisasi, otoritas inspeksi dapat meminta dokumen ini dan memeriksa apakah karyawan mengetahuinya. Tidak adanya dokumen semacam itu atau kegagalan karyawan untuk memahaminya mungkin menjadi alasan untuk meminta pertanggungjawaban pemberi kerja sesuai dengan Bagian 1 Pasal 5.27 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia, dan jika pelanggaran serupa terjadi lagi. - berdasarkan Bagian 2 Pasal 5.27 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia. Kesimpulan ini juga dikonfirmasi praktik peradilan(Resolusi Layanan Antimonopoli Federal Distrik Moskow tanggal 26 Oktober 2006 No. KA-A40/10220-06 No. A40-20745/06-148-194).

Langkah 2. Majikan menyetujui dokumen yang berisi daftar data pribadi yang digunakan dalam kegiatan organisasi. Dokumen ini mencakup semua informasi yang diberikan karyawan secara tertulis tentang dirinya ketika melamar pekerjaan, serta yang digunakan di masa depan ketika menyiapkan dokumentasi personalia.

Selain itu, daftar tersebut harus memuat dokumen yang berisi informasi tentang karyawan yang diserahkan organisasi ke berbagai badan pemerintah (inspektorat pajak dan ketenagakerjaan, otoritas statistik).

Langkah 3. Majikan harus, berdasarkan perintah, menunjuk mereka yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan data pribadi dan mereka yang bertanggung jawab untuk memastikan keamanan data pribadi. Tanggung jawab ini dapat berupa orang tertentu atau departemen. Dalam kasus terakhir, kepala unit tersebut memikul tanggung jawab pribadi. Perintah ini harus menjadi perhatian semua karyawan yang disebutkan di dalamnya, yang harus ditegaskan dengan tanda tangan mereka.

Langkah 4. Dalam hal pemeriksaan, untuk menghindari perselisihan dengan pemeriksa, sebaiknya siapkan dokumen-dokumen sebagai berikut:

• pernyataan dari karyawan mengenai persetujuan pemrosesan data pribadi;
• log data pribadi, penerbitan dan transfernya ke orang lain dan perwakilan dari berbagai organisasi, badan pemerintah;
• log pemeriksaan ketersediaan dokumen yang berisi data pribadi karyawan.

Langkah 5. Atas perintah pimpinan organisasi, tetapkan daftar tempat penyimpanan dokumentasi yang merupakan pembawa data pribadi karyawan, serta daftar tindakan yang diperlukan untuk memastikan keamanan data pribadi, prosedur adopsi mereka. Segala dokumen yang memuat data pribadi pegawai, seperti arsip pribadi, lemari arsip, jurnal akuntansi, hendaknya disimpan dalam lemari yang dilengkapi peralatan khusus atau brankas yang dikunci dan disegel. Catatan kerja karyawan harus disimpan di brankas yang terpisah dari arsip pribadi.

Mari kita simpulkan

• apakah persetujuan untuk pemrosesan data pribadi telah diperoleh dari seluruh karyawan;
• apakah karyawan memahami peraturan setempat yang menetapkan prosedur pemrosesan data tersebut, serta hak dan tanggung jawab mereka di bidang ini;
• apakah data pribadi disimpan dan dilindungi dengan benar;
• apakah dokumentasi pemrosesannya mematuhi persyaratan hukum, dll.

Tidak ada keraguan bahwa informasi rahasia dan rahasia perlu dilindungi. Sepanjang keberadaannya, umat manusia telah menemukan berbagai metode yang dapat mencegah atau setidaknya mempersulit akses terhadap informasi ini, serta sistem enkripsi. Pada abad ke-20, teknologi digital baru untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengirimkan informasi muncul. Sistem komputer telah memungkinkan untuk mengetik, mengedit, memeriksa ejaan dan ejaan, mengubah dan mengirimkan informasi ke dalamnya dalam format elektronik, dapat dimengerti oleh hampir semua komputer. Mulai saat ini, masalah kerahasiaan dan perlindungan informasi pribadi menjadi sangat relevan. Peretas, mata-mata industri, pesaing, dan pihak-pihak yang tidak berkepentingan terus mengembangkan cara-cara baru untuk mendapatkan akses terhadap informasi individu dan perusahaan.

Sebagian besar produk perangkat lunak di pasaran saat ini menyimpan informasi yang disebut metadata dalam file yang sama dengan interaksi dan pertukaran pengguna, dan yang digunakan oleh pengguna untuk memelihara riwayat pengeditan file dan untuk membantu dalam pencarian dan pengambilan informasi dari file. Contoh umum metadata adalah nama dan nama belakang penulisnya, informasi perusahaan, nama komputer, dukungan versi dokumen, berbagai informasi tersembunyi, dll., yang disimpan bersama dokumen. Metadata ini juga digunakan untuk menguniversalkan prosedur penyimpanan semua informasi tentang suatu file di satu lokasi yang telah ditentukan.

Pada saat yang sama, sebagian besar informasi rahasia ini disimpan seolah-olah secara default, terkadang dengan cara yang tidak diketahui oleh pengguna dan di tempat serta bentuk yang tidak diketahui olehnya. Bukan rahasia lagi bahwa pengaturan yang tampaknya tidak berbahaya sekalipun produk perangkat lunak dapat menyimpan informasi yang akan mengingatkan pengguna tetap kepada pemilik produk atau perusahaannya. Contohnya adalah editor teks Word dari Microsoft atau aplikasi perangkat lunak lain yang dapat digunakan dokumen elektronik dan memungkinkan Anda menyimpan versi dokumen berbeda dalam file yang sama menggunakan mode berbeda. Mari kita pertimbangkan kasus sederhana namun sangat umum. Katakanlah pembaca kita, sebagai kepala departemen pemasaran, menghabiskan beberapa minggu bekerja dengan timnya untuk membuat dokumen yang menjelaskan karakteristik perkembangan terkini. Pada saat yang sama, direncanakan untuk mengirimkan dokumen ini ke departemen penjualan untuk memulai kampanye pemasaran baru. Pada menit terakhir, keputusan diambil untuk menghapus beberapa karakteristik dari deskripsi produk untuk tujuan verifikasi dan klarifikasi tambahan. Namun, diketahui bahwa ciri-ciri tersebut pasti akan dimasukkan dalam versi final dokumen pemasaran produk ini. Tanpa memperhitungkan fakta bahwa dukungan versi diaktifkan untuk dokumen ini dan setiap perubahan, termasuk versi baru dengan ciri-ciri yang dihilangkan akan disimpan dalam sebuah file, dokumen ini telah mendapat distribusi terluas. Katakanlah setelah mengirim surat dengan file yang ditentukan ke departemen penjualan, surat itu dikirim ke pesaing. Yang terakhir, setelah melihat berbagai versi dokumen, akan dapat dengan mudah menilai level Anda saat ini dan hasil yang diharapkan, serta menyampaikan informasi secara tepat waktu kepada pengembangnya. Selain itu, properti dokumen dapat memuat nama dan alamat email pembuat dokumen, sehingga dianggap secara sukarela memberikan dokumen tersebut untuk digunakan oleh pesaing.

Bagaimana cara mengatur perlindungan informasi pribadi dan melindunginya dari akses yang tidak diinginkan? Kami akan mencoba menjawab pertanyaan ini di artikel ini. Kami juga akan melihat tempat-tempat dalam dokumen di mana metadata dapat disimpan, dan menjelaskan cara-cara untuk menghapus data ini, sehingga melindungi dokumen tersebut. Sebelum memulai bisnis, kami mencatat bahwa objek pengujian dalam artikel ini adalah versi bahasa Inggris dari editor teks terkenal dan populer Microsoft Word - Word 2000 dan Word 2002 - yang disertakan dalam paket Microsoft Office. Perlu ditekankan bahwa, terlepas dari kesamaan dan kesinambungan versi editor ini, keduanya masih memiliki beberapa perbedaan dalam fungsinya. Ini adalah hal pertama yang patut diperhatikan bagi pembaca yang akan langsung duduk di depan komputer pribadinya.

Cara mengakses informasi pribadi

Mari kita mulai dengan hal yang paling sederhana - kami akan menunjukkan cara mendapatkan informasi pribadi tanpa trik khusus apa pun. Ini dilakukan dengan menggunakan satu fitur di Microsoft Word yang memungkinkan Anda melihat teks tanpa memformatnya. Ternyata fitur ini bisa digunakan untuk melihat metadata yang terkait dengan dokumen tertentu. Siapa pun dapat mengakses data ini. Untuk melakukan ini, Anda perlu:

1. Luncurkan editor Microsoft Word.
2. Di item menu utama File, klik Buka.
3. Pada dialog yang muncul, di bagian Jenis file, atur Pulihkan Teks dari File Apa Pun, pilih dokumen Microsoft Word dan klik tombol Buka.

Ini akan membuka dokumen yang belum diformat, jika dilihat dengan cermat, Anda dapat dengan mudah menemukan informasi yang berisi nama penulis dokumen dan jalur di mana Anda dapat menemukan dokumen yang disimpan.

Mengingat semua hal di atas, kami menyarankan sebelum membagikan dokumen dengan pengguna lain, tinjau informasi tersembunyi untuk memutuskan apakah layak membiarkannya dalam dokumen ini untuk dilihat publik. Misalnya, dengan memilih Lacak Perubahan dari menu Alat utama di Microsoft Word, diikuti oleh Versi dari menu File, atau dengan memilih Izinkan Penyimpanan Cepat menggunakan kotak centang di submenu Opsi pada menu Alat, Anda dapat melacak informasi apa pun yang tersembunyi atau terhapus yang berpotensi tetap ada dalam dokumen yang diedit.

Seperti yang Anda lihat, mengakses informasi pribadi cukup sederhana. Tentu saja, muncul pertanyaan yang masuk akal tentang metode apa yang ada untuk melindungi informasi rahasia dari pengintaian. Di bawah ini, pembaca akan disajikan beberapa teknik yang paling umum.

Menghapus data pribadi dari dokumen

Versi editor Word saat ini memberi pengguna kemungkinan terluas untuk bekerja dengan data pribadi, mulai dari manual dan diakhiri dengan metode penghapusan informasi yang dapat diprogram. Karena kenyataan bahwa dalam artikel ini kami tidak menyentuh masalah penulisan program khusus, kami akan fokus pada metode paling sederhana yang dapat diakses oleh banyak pembaca.

Pertama-tama, Anda perlu memastikan bahwa beberapa informasi pribadi telah dihapus saat menyimpan dokumen. Untuk melakukan ini, Anda perlu melakukan hal berikut:

1. Di menu utama Word, pilih Alat, dan di dalamnya ada submenu Opsi. Pada dialog yang muncul, buka tab Keamanan.
2. Di bagian Opsi privasi, aktifkan kotak centang Hapus informasi pribadi dari file ini saat disimpan dan tekan tombol OK.
3. Simpan dokumennya.

Dalam kasus ini, misalnya, informasi pribadi berikut akan dihapus dari dokumen:

• properti file: penulis, manajer, perusahaan dan nama orang yang menyimpan dokumen versi terbaru;
• nama pengguna yang terkait dengan komentar dan melacak perubahan;
• nama Disimpan oleh diganti dengan Penulis;
• header pesan email, yang dihasilkan oleh tombol E-mail pada toolbar.

Perlu ditekankan bahwa operasi ini tidak diinstal secara default di editor Word. Dan bahkan jika tanda seperti itu disetel, itu hanya akan berlaku untuk jendela dokumen yang sedang diaktifkan. Oleh karena itu, mode ini harus diatur untuk setiap dokumen secara terpisah.

Cara lain yang patut mendapat perhatian adalah cara manual dalam menghapus informasi pribadi. Properti dokumen (dalam struktur file) menyimpan informasi tentang dokumen itu sendiri: nama file dokumen, lokasi penyimpanannya, tanggal pembuatan, dan atribut file lainnya. Namun, properti dokumen juga dapat menyimpan metadata lain, seperti nama penulis, nama perusahaan, dan editor dokumen. Anda dapat menghapus informasi ini secara manual dari properti dokumen menggunakan urutan tindakan berikut:

1. Buka dokumen di editor Word.
2. Di bagian menu utama File, pilih Properti.
3. Dalam dialog multi-halaman yang muncul, setiap tab Ringkasan, Statistik, Isi dan Kustom mungkin berisi informasi rahasia. Untuk menghapus informasi yang tidak perlu atau tidak diinginkan, Anda harus memilihnya dan menghapusnya menggunakan tombol DELETE.

Tentu saja, prosedur di atas dapat diotomatisasi dan diprogram, menjadikan proses ini cepat dan nyaman. Namun, penjelasan tentang prinsip-prinsip pemrograman di Word berada di luar cakupan artikel ini dan kami merujuk pembaca ke literatur khusus.

Di mana informasinya disembunyikan?

Aturan dasar yang memandu orang-orang praktis adalah: “Ukur dua kali, potong sekali.” Prinsip penting ini dapat berhasil diterapkan dalam bekerja dengan dokumen. Haruskah Anda selalu terburu-buru memberikan informasi pribadi? Di mana informasi tersembunyi disimpan? Cara apa yang ada untuk melihat informasi tersembunyi? Pertanyaan-pertanyaan ini akan dijawab di bagian ini.

Informasi tersembunyi dapat ditemukan di fungsi lacak perubahan dan fungsi komentar, yang sebagian besar merupakan fungsi layanan untuk editor Microsoft Word. Mereka memungkinkan Anda untuk menyimpan informasi perantara tentang pemformatan, penyisipan teks, penghapusan, komentar, dll., dengan kata lain, mereka dapat digunakan secara aktif dalam proses pengerjaan dokumen oleh satu atau lebih penulis. Dalam hal ini, dengan memilih mode pemutaran untuk semua fungsi layanan, Anda dapat melihat semua perubahan yang dilakukan dengan nama pembuatnya. Ini dilakukan dengan menggunakan item menu Tampilkan.

Perlu diingat bahwa saat mengerjakan dokumen apa pun, disarankan untuk mematuhi dua aturan sederhana. Aturan pertama adalah sebelum menghapus informasi apa pun, ada baiknya untuk mencetak dokumen yang telah diedit beserta komentarnya. Dengan demikian, informasi ini dapat ditambahkan ke versi dokumen yang baru kapan saja. Untuk memvisualisasikan perubahan atau komentar, Anda perlu memilih Markup di menu utama Tampilan.

Aturan kedua terutama menyangkut mereka yang lupa memantau keberadaan informasi pendukung dalam dokumen yang mereka kirim atau transmisikan. Untuk pengguna seperti itu, terdapat penganalisis otomatis untuk keberadaan mode lacak perubahan yang diaktifkan, yang akan mengeluarkan peringatan tentang adanya informasi pengeditan dalam dokumen ketika mereka mencoba mencetaknya, menyimpannya, atau mengirimkannya melalui email dari Penyunting kata. Untuk mengaktifkan mode ini, di bagian menu utama Alat pada kotak dialog Opsi, Anda perlu memilih tab Keamanan dan menggunakan kotak centang untuk mengatur mode ke Peringatkan sebelum mencetak, menyimpan, atau mengirim file yang berisi perubahan terlacak atau komentar ( beras. 1). Jadi, arti dari aturan kedua: selalu aktifkan penganalisis perubahan lacak.

Tempat kedua di mana informasi rahasia dapat disimpan adalah mode teks tersembunyi Microsoft Word. Mode ini memungkinkan Anda menampilkan atau menyembunyikan teks tertentu menggunakan prosedur pemformatan karakter khusus yang membuatnya tidak terlihat. Misalnya, saat mengedit teks dalam mode teks tersembunyi (teks tersembunyi adalah karakter khusus yang tidak ditampilkan dalam file dokumen), Anda dapat membuat beberapa catatan sendiri. Untuk melihat teks tersembunyi, di bagian menu utama Alat, pilih item Opsi, dan di tab Lihat, pilih mode Teks tersembunyi di bagian Tanda pemformatan ( beras. 2).

Hal ini menyebabkan Word menandai teks tersembunyi dengan garis bawah putus-putus. Sayangnya, pengembang editor tidak menyediakan penganalisis otomatis untuk teks tersembunyi di dokumen. Namun, ada prosedur yang sangat sederhana untuk menghapusnya dari badan dokumen saat mencetak. Untuk melakukannya, pilih item Opsi di bagian menu utama Alat, lalu tab Cetak dan aktifkan kotak centang Teks tersembunyi di bagian Sertakan dengan area dokumen. Dalam kasus lainnya, Anda harus menghapus teks secara manual.

Sumber ketiga dari kebocoran informasi yang tidak diinginkan mungkin adalah versi dokumen sebelumnya yang tidak terhapuskan. Editor Word menyediakan kemampuan untuk menyimpan beberapa versi dokumen dalam file yang sama. Versi ini ada dalam file sebagai teks tersembunyi dan dapat dihapus sesuai kebutuhan. Mereka tersedia untuk semua pengguna, dan tetap ada dalam dokumen, meskipun disimpan dalam format berbeda. Oleh karena itu, versi tersebut harus dihapus tepat waktu, dan ada beberapa cara untuk melakukannya.

Metode pertama melibatkan menyimpan versi dokumen sebelumnya. Dalam hal ini, versi saat ini disimpan sebagai dokumen terpisah. Untuk melakukan ini, pilih Versi di menu File utama. Kemudian pilih versi dokumen yang ingin Anda simpan sebagai file terpisah. Selanjutnya, tekan tombol Buka dan pilih Simpan Sebagai di menu File utama. Pada dialog yang muncul, atur nama file dan tekan tombol Simpan.

Metode kedua adalah menghapus versi yang tidak diinginkan dari dokumen, yang memerlukan langkah-langkah berikut. Di menu utama File, pilih item Versi, lalu pilih versi dokumen yang ingin Anda hapus (untuk memilih lebih dari satu versi, Anda harus menahan tombol Ctrl). Selanjutnya Anda perlu mengklik tombol Hapus.

Penjaga diam atas informasi tersembunyi

Banyak pembaca mungkin tidak menyadari bahwa beberapa prosedur di Word menyimpan metadata secara default. Dan mereka tentu tidak menyadari bahwa memblokir prosedur ini memungkinkan penghapusan metadata yang tidak diinginkan dari dokumen. Mari kita bicarakan ini lebih detail.

Pertama, mari kita lihat metode untuk menyimpan dokumen dengan cepat. Perhatikan bahwa ini berfungsi jika kotak centang Izinkan penyimpanan cepat dicentang. Namun, tidak semua orang tahu bahwa jika Anda membuka dokumen yang telah diedit dalam mode ini sebagai file teks, mungkin berisi informasi yang sebelumnya dihapus dari dokumen. Hal ini terjadi karena mode Simpan Cepat menambahkan perubahan Anda ke akhir dokumen, tanpa memperhitungkan perubahan apa pun (termasuk informasi yang dihapus) yang dibuat pada dokumen itu sendiri. Oleh karena itu, untuk menghapus sepenuhnya informasi yang terhapus dari dokumen, Anda harus menonaktifkan mode penyimpanan cepat. Untuk melakukan ini, di menu utama Word Anda perlu memilih Alat, lalu bagian Opsi dan dialog Simpan ( beras. 3).

Kedua, mari kita lihat prosedur penggabungan dokumen. Saat membandingkan dan menggabungkan dokumen, Word menggunakan angka yang dihasilkan secara acak untuk memudahkan pelacakan dokumen terkait di masa mendatang. Meskipun angka-angka ini tersembunyi, angka-angka ini berpotensi digunakan untuk menunjukkan bahwa dokumen memiliki sumber yang sama. Untuk berhenti menyimpan nomor acak selama proses penggabungan dokumen, Anda harus melakukan hal berikut:

1. Di menu Alat, jalankan perintah Opsi. Dalam dialog multi-halaman yang muncul, pilih dialog Keamanan.
2. Nonaktifkan kotak centang Simpan nomor acak untuk meningkatkan akurasi penggabungan.

Namun, perlu dicatat bahwa Anda harus membayar untuk kerahasiaan - hasil penggabungan dokumen tidak akan optimal: editor Word akan kesulitan menentukan jumlah dokumen terkait.

Pengetahuan adalah kekuatan

Setiap orang yang membaca artikel ini pasti akan mempunyai pendapat tersendiri mengenai masalah keamanan informasi komputer pribadi dan setiap orang akan bebas mengambil keputusannya sendiri. Anda dapat mengikuti aturan ini dan tidak menyimpan informasi, namun Anda dapat kehilangannya jika Anda tidak melakukan upaya apa pun. Artikel tersebut paling banyak mengulas cara sederhana mencegah kebocoran informasi. Selain itu, seperti disebutkan di atas, ada sejumlah program untuk mengatasi banyak masalah yang disebutkan di atas, yang tentunya akan sangat menyederhanakan prosedur untuk memeriksa konten data yang tidak diinginkan dalam dokumen. Namun, ini adalah topik untuk artikel lain. Sebagai kesimpulan, saya ingin mencatat bahwa dengan melindungi informasi pribadi, Anda tidak hanya dapat melindungi bisnis, pengetahuan, dan pengalaman Anda, tetapi juga memberikan penolakan tegas kepada orang yang tidak jujur.

KomputerPress 10"2002