Saan nagsisimula ang isang kumpanya? Ang ilan ay sasabihin - mula sa ideya, isang tao - mula sa pagpaparehistro, isang tao - mula sa direktor. At tama iyan. Upang opisyal na magtatag ng isang kumpanya, dapat itong nakarehistro. At ang unang utos na pipirmahan ng direktor ay ang utos na kumuha ng direktor. Upang kumuha ng isang tao, dapat kang magkaroon ng isang aprubadong iskedyul ng staffing (mag-download ng sample), pati na rin ang isang pinirmahang kontrata sa pagtatrabaho (Artikulo 57 ng Labor Code ng Russian Federation). Lumalabas na kasabay ng pagkuha ng pangkalahatang direktor, kinakailangan na magtalaga ng isang taong responsable sa pagpapanatili ng mga talaan ng tauhan.
Anong mga function ang ginagawa ng isang HR specialist?
Ang isang espesyalista sa HR ay isang napakahalagang tao para sa kumpanya. Sinasaklaw nito ang maraming mahahalagang isyu, lalo na:
- Bumubuo at nagpapatupad ng mga patakaran sa tauhan sa kumpanya.
- Nag-oorganisa (gumuhit at nag-aapruba, may pananagutan sa pag-imbak ng mga dokumento ng tauhan, kinokontrol ang pagkakaroon ng personal na file ng bawat empleyado, bubuo ng mga lokal na regulasyon tungkol sa mga regulasyon sa paggawa at mga panuntunan sa panloob na kumpanya, at marami pang iba).
- Nagbibigay sa organisasyon ng mga kinakailangang tauhan.
- Nakikilahok sa pagsasanay, pagpapaunlad, pagganyak, at propesyonal na pagpapaunlad ng mga tauhan.
- Nakikilahok sa pagtatasa ng mga propesyonal na katangian ng mga tauhan, ipinapahayag ang pangangailangan para sa kapalit,.
- Pinag-aaralan ang merkado ng paggawa, sinusubaybayan ang antas ng pagbabayad ng iba't ibang mga espesyalista.
- Nakikilahok sa pagsubaybay sa disiplina sa paggawa at gumagawa ng mga hakbang upang mapabuti ito.
- Alam ang Labor Code at nag-oorganisa ng trabaho alinsunod sa lahat ng tuntunin at batas.
- Responsable para sa pag-uulat ng tauhan.
Ang pamamaraan para sa paghirang ng isang taong responsable para sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan
Madalas na nangyayari na sa oras na magsimulang gumana ang kumpanya ay walang pinuno ng departamento ng HR. Sa kasong ito, ang pinuno ng organisasyon ay maaaring mag-isyu ng isang utos upang humirang ng isang taong responsable para sa pagpapanatili ng mga talaan ng tauhan sa kanyang sarili o sa ibang empleyado ng kumpanya. Sa anumang kaso, ang taong responsable sa pag-iingat ng rekord ay hinirang sa pamamagitan ng utos ng pinuno ng organisasyon. Walang inaprubahang anyo ng naturang kautusan sa batas sa paggawa, ngunit nag-aalok kami sa iyo ng tinatayang halimbawa.
Kinakailangang tukuyin sa pagkakasunud-sunod kung aling mga partikular na dokumento ang personal na responsable ng tinukoy na empleyado.
Bilang isang patakaran, ang naturang empleyado ay ipinagkatiwala sa pagpapanatili ng isang log ng mga order para sa mga tauhan, isang log ng mga kontrata sa pagtatrabaho, isang log ng mga personal na gawain, isang log ng pag-alis ng mga empleyado sa mga paglalakbay sa negosyo, pagdating at paggawa ng mga tala sa mga sertipiko ng paglalakbay.
Gayundin sa pagkakasunud-sunod na kinakailangan upang tukuyin ang halaga ng suweldo ng empleyado para sa pagsasagawa ng nakatalagang function.
Sa dulo ng dokumento ay dapat mayroong reference sa kontrata sa pagtatrabaho (o annex dito) kasama ng empleyadong ito.
Bilang karagdagan, ang isang utos ay kinakailangan upang magtalaga ng isang taong responsable para sa pag-iimbak, pag-record at pagpapanatili ng mga libro ng trabaho. Ito ay maaaring pareho o ibang tao. Sa panahon ng kawalan ng naturang empleyado, ang mga lokal na regulasyon ay nagtatalaga ng isang empleyado na pansamantalang itinalaga sa responsibilidad na ito. Ang mga libro ng trabaho ay dapat ilipat mula sa isang tao patungo sa isa pa ayon sa pagkilos ng pagtanggap at paglipat.
Sa isang malaking kumpanya, ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay isang kumplikado at maraming yugto na proseso. Upang maisaayos ito, ipinapayong magkaroon ng isang espesyal na yunit ng kawani.
Komite ng Customs ng Estado ng Russian Federation
North-West Customs Administration ng Russian Federation
ST. PETERSBURG CUSTOMS
Sa paghirang ng mga responsable para sa trabaho sa opisina
sa mga dibisyon ng mga kaugalian ng St
Alinsunod sa utos ng State Customs Committee ng Russia N 78 ng Pebrero 12, 1996, upang higit pang mapabuti ang suporta sa dokumentasyon at kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento sa mga dibisyon ng kaugalian ng St.
order ako:
1. Magtalaga ng mga opisyal na responsable para sa trabaho sa opisina at mga archive sa mga post at departamento ng customs (Mga Appendice 1, 2).
2. Dapat tiyakin ng mga pinuno ng mga post at departamento ng customs:
- sa kanilang mga departamento, pag-aayos ng trabaho sa opisina at ang gawain ng archive alinsunod sa mga kinakailangan ng "Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa St. Petersburg Customs";
- bago ang Pebrero 10, 1999, sa batayan ng isang pamantayan (tingnan ang Appendix 3), alinsunod sa utos ng State Customs Committee ng Russian Federation na may petsang Pebrero 16, 1998 N 80 "Sa pag-apruba ng Mga Regulasyon sa pamamaraan para sa pagbuo at pag-apruba ng paglalarawan ng trabaho para sa isang empleyado ng awtoridad ng customs ng Russian Federation", bumuo at sumang-ayon sa inireseta na paraan at aprubahan kasama ng pinuno ng customs ang mga paglalarawan ng trabaho para sa mga empleyado na responsable para sa trabaho sa opisina at archive sa departamento;
- agad na ipaalam sa Documentation Support Department (mula rito ay tinutukoy bilang DSO) tungkol sa lahat ng pagbabago sa komposisyon ng mga opisyal na responsable para sa trabaho sa opisina.
3. Ang metodolohikal na pangangasiwa ng gawain ng mga opisyal na responsable para sa gawaing pang-opisina at gawaing pag-archive sa mga departamento ay dapat ipagkatiwala sa ODO (Varlamov S.A.). Upang mapabuti ang pagsasanay at mga kwalipikasyon ng mga opisyal na responsable para sa trabaho sa opisina, ipagpatuloy ang kanilang internship sa ODO, magsagawa ng mga quarterly seminar sa kanila.
4. Italaga ang mga opisyal na nakalista sa Appendix 1 ng kautusang ito upang maging responsable sa mga departamento para sa pagtatala, paggamit at pag-iimbak ng mga form ng customs stamp.
6. Ang kontrol sa pagpapatupad ng utos na ito ay isinasagawa ng Deputy Head of Customs para sa Personnel Service V.I.
Pinuno ng Customs
Major General ng Customs Service
V.G Eremenko
Appendix 1 sa order. Responsable para sa trabaho sa opisina sa mga departamento
Annex 1
sa utos
napetsahan 01/06/99 N 8
Titulo sa trabaho | Personal na numero |
||
Pavlenko E.B. | Ved. inspektor | ||
Zavyalova E.A. | inspektor | ||
L/s inspeksyon | Arbidan T.Yu. | Ved. inspektor | |
Art. inspektor | |||
Sevastyanova T.I. | Art. tiktik | ||
Sokolova L.F. | Art. inspektor | ||
Smirnova E.N. | inspektor | ||
Suvorin Yu.F. | pinuno ng departamento | ||
Mezeneva S.V. | Art. inspektor | ||
Petrova O.N. | Art. inspektor | ||
Besedina T.V. | inspektor | ||
Kulikova V.P. | Ved. inspektor | ||
Nikolaev O.N. | inspektor | ||
Morozova L.A. | inspektor | ||
Lovtsova I.N. | inspektor | ||
Efimova M.K. | Art. inspektor | ||
Zimoglyad G.V. | Art. inspektor | ||
Gnoeva A.I. | Art. inspektor | ||
Gusarov B.N. | simula departamento | ||
Panfilov V.I. | Ch. inspektor | ||
O. kaugalian. seguridad | Andreeva V.P. | Ved. inspektor | |
Ivanova I.P. | Art. inspektor | ||
Zhukova E.B. | Ch. inspektor | ||
Kalembet P.I. | Art. inspektor | ||
OTOiTK No. 1 | Vasilyeva O.A. | inspektor | |
t/p Yuzhny | Chistyakova S.A. | Art. inspektor | |
t/p Hilaga | Petrova O.V. | inspektor | |
t/p Hilagang-Kanluran | Buganova S.Yu. | Art. inspektor | |
t/p Timog-Kanluran | Filippov V.V. | inspektor | |
Vorobey O.M. | Art. inspektor | ||
Clematis. t/n | Kazak T.V. | Art. inspektor | |
Voitenko N.A. | Ved. inspektor | ||
Tatarchuk L.N. | Art. inspektor | ||
Bazylevich I.A. | inspektor | ||
OTOiTK No. 2 | Mochalova E.V. | Ved. inspektor | |
Ozerova M.G. | inspektor | ||
Stekolnikova G.V. | inspektor | ||
OTOiTK No. 3 | Kalinina T.R. | inspektor | |
Kirishi t/p | Kuzmicheva T.N. | Ved. inspektor | |
Gromova M.N. | Art. inspektor | ||
Artemyeva S.V. | inspektor | ||
Gatchina t/p | Ioutsen N.L. | Art. inspektor | |
Luzhsky t/p | Smirnov S.E. | Art. inspektor | |
Volkhovsky t/p | Matrosova E.G. | inspektor | |
Vsevolozhsk t/p | Bogachkova O.A. | inspektor | |
Golovanova I.V. | Ch. inspektor | ||
Odintsova E.K. | Art. inspektor | ||
Petrova E.A. | inspektor |
Pinuno ng ODO
kapitan ng customs
S.A. Varlamov
Appendix 2 sa order. Responsable para sa mga archive sa mga departamento
Appendix 2
sa utos
napetsahan 01/06/99 N 8
Pangalan ng mga dibisyon ng istruktura | Titulo sa trabaho | Personal na numero |
|
Pavlenko E.B. | Ved. inspektor | ||
Zavyalova E.A. | inspektor | ||
L/s inspeksyon | Arbidan T.Yu. | Ved. inspektor | |
Art. inspektor | |||
Sevastyanova T.I. | Art. tiktik | ||
Sokolova L.F. | Art. inspektor | ||
Smirnova E.N. | inspektor | ||
Suvorin Yu.F. | pinuno ng departamento | ||
Magazova L.P. | inspektor | ||
Mezeneva S.V. | Art. inspektor | ||
Petrova O.N. | Art. inspektor | ||
Besedina T.V. | inspektor | ||
Glushkova Yu.G. | Art. inspektor | ||
Nikolaev O.N. | inspektor | ||
Buyanova O. | inspektor | ||
Lovtsova I.N. | inspektor | ||
Efimova M.K. | Art. inspektor | ||
Zimoglyad G.V. | Art. inspektor | ||
Gnoeva A.I. | Art. inspektor | ||
Gusarov B.N. | simula departamento | ||
Panfilov V.I. | Ch. inspektor | ||
O. kaugalian. seguridad | Andreeva V.N. | Ved. inspektor | |
Tolstikova S.A. | inspektor | ||
Zhukova E.B. | Ch. inspektor | ||
Kalembet N.I. | Art. inspektor | ||
OTOiTK No. 1 | Marusina M.G. | inspektor | |
t/p Yuzhny | Grebennik O.Yu. | inspektor | |
t/p Hilaga | Dobrodeev A.M. | inspektor | |
t/p Hilagang-Kanluran | Strashenko I.E. | inspektor | |
t/p Timog-Kanluran | Filippov V.V. | inspektor | |
Vorobey O.M. | Art. inspektor | ||
Clematis. t/n | Zhuravleva S.M. | inspektor | |
Voitenko N.A. | Ved. inspektor | ||
Tatarchuk L.N. | Art. inspektor | ||
Bazylevich I.A. | inspektor | ||
OTOiTK No. 2 | Gavrilin A.P. | Ch. inspektor | |
Solodyankin M.A. | inspektor | ||
Stekolnikova G.V. | inspektor | ||
OTOiTK No. 3 | Gorbacheva G.I. | Art. inspektor | |
Kirishi t/p | Kuzmicheva T.N. | Ved. inspektor | |
Gromova M.N. | Art. inspektor | ||
Artemyeva S.V. | inspektor | ||
Gatchina t/p | Ioutsen N.L. | Art. inspektor | |
Luzhsky t/p | Smirnov S.E. | Art. inspektor | |
Volkhovsky t/p | Matrosova E.G. | inspektor | |
Vsevolozhsk t/p | Bogachkova O.A. | inspektor | |
Golovanova I.V. | Art. inspektor | ||
Zykova Yu.A. | Ch. inspektor | ||
Odintsova E.K. | Art. inspektor | ||
Petrova E.A. | inspektor |
Pinuno ng ODO
kapitan ng customs
S.A. Varlamov
Appendix 3 sa order. Tinatayang mga responsibilidad sa trabaho ng taong responsable para sa trabaho sa opisina at gawaing archive sa mga istrukturang dibisyon ng customs
Appendix 3
sa utos
napetsahan 01/06/99 N 8
1. Pangkalahatang Probisyon
1.1. Ang inspektor na responsable para sa pag-iingat ng rekord at gawaing pag-archive sa isang istrukturang yunit ng tanggapan ng customs ay hinirang ng isang utos ng customs sa rekomendasyon ng pinuno ng yunit ng istruktura.
1.2. Ang inspektor na responsable para sa trabaho sa opisina at gawaing archive sa isang istrukturang yunit ay ginagabayan sa kanyang mga aktibidad sa pamamagitan ng mga utos at tagubilin ng State Customs Committee ng Russian Federation, North-West Customs Administration, customs, Regulations on the Documentation Support Department, pamantayan. mga tagubilin para sa trabaho sa opisina at gawaing archive sa customs (sa customs post), pati na rin ang mga tunay na responsibilidad sa trabaho.
1.3. Ang inspektor ay direktang nasasakop sa pinuno ng yunit ng istruktura, sa pamamaraan - sa pinuno ng departamento ng suporta sa dokumentasyon.
2. Pangunahing gawain at responsibilidad
2.1. Ang pangunahing gawain ng taong responsable para sa trabaho sa opisina at ang gawain ng archive ay upang matiyak ang kawastuhan ng accounting, napapanahong paglipat ng mga dokumento sa pamamahala ng yunit ng istruktura at mga tagapalabas, kontrol sa pagpasa ng mga dokumento at ang kanilang pagbabalik sa dokumentasyon departamento ng suporta, at organisasyon ng gawain ng archive ng yunit.
2.2. Upang maisagawa ang gawaing ito, ang taong responsable para sa gawaing opisina at gawaing archive ay dapat:
- alamin ang mga kinakailangan ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga kaugalian ng St. Petersburg;
- tumanggap ng mga papasok na sulat mula sa departamento ng suporta sa dokumentasyon laban sa resibo;
- isumite para sa pagpaparehistro sa mga dokumento ng departamento ng suporta sa dokumentasyon na natanggap ng mga empleyado ng departamento nang direkta mula sa ibang mga organisasyon;
- suriin ang natanggap na sulat at isumite ito para sa pagsasaalang-alang sa pinuno ng yunit ng istruktura o direkta sa kontratista alinsunod sa resolusyon ng pinuno ng customs sa paggawa ng mga kinakailangang tala sa journal ng pagpaparehistro o mga rehistro;
- ilipat ang resolusyon ng pinuno ng pinuno ng yunit ng istruktura sa journal at isumite ang dokumento para sa pagpapatupad laban sa pagtanggap;
- panatilihin ang mga rekord ng paggalaw ng isang dokumento mula sa tagapagpatupad patungo sa tagapagpatupad sa loob ng yunit ng istruktura;
- pamilyar sa mga empleyado ng yunit ng istruktura na may mga dokumento ng isang likas na impormasyon;
- subaybayan ang mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento;
- iulat sa departamento ng suporta sa dokumentasyon ang mga pangalan ng mga gumaganap sa mga dokumentong nasa ilalim ng kontrol;
- pana-panahong paalalahanan ang mga tagapalabas tungkol sa mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento;
- magsagawa ng mga hakbang upang napapanahong alisin ang mga naisagawang dokumento mula sa kontrol o pahabain ang deadline para sa pagpapatupad ng dokumento;
- suriin ang kawastuhan ng pagpapatupad ng mga naisagawang dokumento (availability ng mga visa, mga numero ng kaso ayon sa nomenclature, mga marka ng pagpapatupad, atbp.);
- ilipat ang impormasyon tungkol sa pagpapatupad ng dokumento sa journal at ilipat ang dokumento sa senior inspector ng departamento ng suporta sa dokumentasyon na nagsasagawa ng kontrol;
- magsagawa ng accounting at kontrol sa paggamit at pag-iimbak ng mga form ng customs stamp sa departamento;
- bumalangkas ng mga naisagawang dokumento sa mga file alinsunod sa listahan ng mga file ng yunit ng istruktura;
- panatilihin ang mga rekord at tiyakin ang kumpletong kaligtasan ng mga kaso na tinanggap para sa imbakan;
- subaybayan ang pagsunod sa mga lugar ng archive sa mga kondisyon na kinakailangan upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento;
- ipaalam sa pinuno ng isang yunit ng istruktura tungkol sa komposisyon at nilalaman ng mga dokumento ng archive, mga file ng isyu, mga dokumento o mga kopya ng mga dokumento sa inireseta na paraan, tuparin ang mga kahilingan mula sa mga organisasyon, mga aplikasyon mula sa mga mamamayan;
- panatilihin ang mga talaan ng paggamit ng mga dokumentong nakaimbak sa archive;
- subaybayan ang pagsunod sa mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa departamento:
- ihanda ang mga file ng isang yunit ng istruktura para sa paghahatid sa archive ng customs, gumuhit ng mga listahan ng paghahatid para sa permanenteng at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga file ng imbakan, kumilos sa paglalaan para sa pagkasira ng mga dokumento at mga file na may nag-expire na mga panahon ng imbakan;
- maghanda ng mga panukala para sa mga pagbabago at pagdaragdag sa listahan ng mga kaso ng isang yunit ng istruktura at isumite ito para sa pagsasaalang-alang sa departamento ng suporta sa dokumentasyon.
Pinuno ng ODO
kapitan ng customs
S.A. Varlamov
Ang teksto ng dokumento ay napatunayan ayon sa:
opisyal na newsletter
Ang isang utos na humirang ng isang taong responsable para sa trabaho sa opisina ay nilikha sa dalawang mga kaso: kung ang dami ng mga dokumento ay lumago sa organisasyon at ang kalihim ay hindi na makayanan ito, o kung ang kumpanya ay walang kalihim, ngunit isang taong magpoproseso ng mga dokumento ay lubhang kailangan. Sa artikulo ay makakahanap ka ng dalawang sample ng mga order para sa appointment ng isang responsableng tao at mga komento sa kanila.
Order sa appointment ng isang taong responsable para sa trabaho sa opisina: pangkalahatang impormasyon
Ang ganitong order ay palaging iginuhit sa libreng anyo. Ang pangunahing bagay ay upang ipahiwatig kung sino ang partikular, kailan at anong uri ng responsibilidad ang itinalaga. Ang pangunahing katangian ng order - ang responsableng empleyado - ay dapat na pamilyar sa dokumentong ito.
Hindi rin masasaktan na magkaroon ng impormasyon tungkol sa kung ano ang gagawin kung ang taong hinirang ng utos ay magkasakit o pumunta sa isang business trip, iyon ay, magbigay ng kapalit para sa mga panahon ng panandaliang pagliban.
Kung plano ng isang organisasyon na bayaran ang isang empleyado para sa mga karagdagang tungkulin, kung gayon ang halaga ng karagdagang bayad ay hindi maaaring isulat sa order na ito. Ang halaga ng karagdagang bayad ay ang personal na data ng empleyado. Samakatuwid, ang opisyal ng tauhan ay kailangang maghanda ng pangalawang utos "Sa pagtatatag ng personal na allowance" o "Sa pagtaas ng dami ng trabahong ginawa." Samakatuwid, mangyaring huwag malito: ang isang utos na humirang ng isang taong responsable para sa trabaho sa opisina ay. Ang isang order para sa pagtaas o pagtaas ng volume ay.
Pinakamabuting isama ang mga bagong responsibilidad ng empleyado sa paglalarawan ng kanyang trabaho. Kung ang kumpanya ay walang mga paglalarawan ng trabaho, maaari silang direktang ilista sa pagkakasunud-sunod (tingnan ang unang halimbawa) o sa mga tagubilin sa trabaho sa opisina (pangalawang halimbawa).
Ang isang utos na humirang ng isang taong responsable para sa trabaho sa opisina ay isang utos na kailangang regular na subaybayan para sa kaugnayan. Ang taong kinauukulan ay maaaring ma-promote, magbitiw sa tungkulin o pumunta sa pangmatagalang bakasyon, at pagkatapos ay kailangan nilang mag-ambag. Halimbawa, kung ang isang paglipat (promosyon) ay naganap, kung gayon ang taong ito ay malamang na hindi dalhin ang kanyang mga lumang responsibilidad sa kanya sa bagong posisyon. Malamang, sila ang kukunin ng darating na papalit sa kanya. Kung ang order ay hindi nabago sa oras, lalabas na ito ay isinulat para sa isang hindi umiiral na empleyado.
Sagot: Ang obligasyong mag-isyu ng utos para magtalaga ng taong responsable sa pagsasagawa ng mga rekord ng tauhan ay hindi itinatag ng batas, ngunit ipinapayong mag-isyu ng naturang utos kung ang obligasyon na mapanatili ang mga talaan ng tauhan ay hindi itinatag sa kontrata sa pagtatrabaho (paglalarawan sa trabaho) ng alinmang empleyado ng organisasyon.
katwiran: Ang kasalukuyang batas sa paggawa ay hindi sumasaklaw sa konsepto ng "pamamahala ng mga rekord ng tauhan". Sa pagsasagawa, kabilang dito ang parehong paghahanda ng iba't ibang mga dokumento ng tauhan (mga kontrata sa pagtatrabaho, mga order, mga dokumento sa paglalakbay, atbp.) at ang pagpuno ng mga nauugnay na journal (mga aklat para sa pagtatala ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit sa mga ito at isang libro ng resibo at paggasta para sa accounting para sa mga form ng rekord ng trabaho at mga pagsingit sa loob nito;
Ang obligasyong mag-isyu ng utos para magtalaga ng taong responsable sa pagsasagawa ng mga rekord ng tauhan ay hindi itinatag ng batas. Samantala, upang punan ang ilang mga dokumento ng tauhan, kinakailangang idikit ang pirma ng isang empleyado ng serbisyo ng tauhan (halimbawa, upang punan ang personal na kard ng empleyado).
Ang mga responsibilidad ng isang empleyado, kabilang ang mga nauugnay sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan, ay maaaring maitatag sa kanyang kontrata sa pagtatrabaho (paglalarawan sa trabaho).
Isinasaalang-alang ang nasa itaas, naniniwala kami na kung ang kontrata sa pagtatrabaho (paglalarawan sa trabaho) ng sinumang empleyado ng organisasyon ay nagbibigay ng obligasyon na magsagawa ng mga rekord ng tauhan, hindi na kailangang mag-isyu ng isang utos upang magsagawa ng mga rekord ng tauhan, dahil ang tinukoy na empleyado ay magagawang punan ang mga dokumento batay sa naturang kondisyon.
Kung hindi man, ipinapayong mag-isyu ng naturang kautusan upang maitalaga ang naaangkop na mga kapangyarihan sa isang partikular na empleyado at, sa batayan na ito, punan ang hiwalay na mga dokumento ng tauhan.
Kasabay nito, alinsunod sa sugnay 45 ng Mga Panuntunan para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng mga libro ng trabaho, paggawa ng mga form ng work book at pagbibigay ng mga ito sa mga employer (naaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 16, 2003 N 225), responsibilidad para sa pagpapanatili, pag-iimbak, pag-record at pag-isyu ng mga libro ng trabaho ay nakasalalay sa isang espesyal na awtorisadong tao na hinirang sa pamamagitan ng utos ng employer. Kaya, ang isang kautusan ay dapat ding maglabas upang magtalaga ng isang taong responsable para sa pagpapanatili, pag-iimbak, pag-record at pag-isyu ng mga libro ng trabaho.
Kasabay nito, walang mga legal na paghihigpit para sa pagpapahiwatig sa utos sa pagsasagawa ng mga talaan ng mga tauhan ng obligasyon na mapanatili, mag-imbak, magtala at mag-isyu ng mga libro sa trabaho. Kaya, sa aming opinyon, sa halip na ang dalawang ipinahiwatig na mga order, ang isa ay maaaring maibigay.
Kailangan bang maglabas ng utos na humirang ng isang taong responsable sa pagsasagawa ng mga rekord ng tauhan? Ano ang mga kahihinatnan ng kawalan ng kaayusang ito sa organisasyon?
Sa bawat organisasyon, sa paglipas ng panahon, iba't ibang uri ng papel, dokumento, at file ang naipon, kung saan nabuo ang isang archive. Upang mapanatili itong maayos, isang responsableng tao ang itinalaga.
Paano mapanatili ang isang archive
Walang mahigpit na tinukoy na mga pamantayan para sa pagpapanatili ng mga archive sa mga komersyal na negosyo sa antas ng pambatasan. Nangangahulugan ito na ang pamamahala ng bawat kumpanya ay may karapatan na independiyenteng bumuo ng mga kinakailangang ito, na pagkatapos ay kasama sa pakete ng mga lokal na regulasyon. Ito ay alinsunod sa kanila na ang pangangasiwa ng archive ay isinasagawa.
Regular (hindi bababa sa isang beses bawat limang taon, at mas mabuti taun-taon) ang mga dokumentong nakaimbak sa archive ay dapat suriin. Ang mga hindi na napapanahon at nawala ang kanilang kaugnayan ay napapailalim sa pagtatapon - isang espesyal na pamamaraan ang itinatag para dito ng batas. Ang iba ay patuloy na ina-archive hanggang sa mag-expire din ang kanilang storage period.
Ang silid ng archive ay dapat magkaroon ng isang tiyak na temperatura at halumigmig. Ito ay ganap na hindi katanggap-tanggap para sa mga dokumento ng archival na malantad sa sikat ng araw (sila ay maglalaho at masisira bilang isang resulta).
Ito rin ay mahigpit na kinakailangan upang mapanatili ang kaligtasan ng sunog dito - ang archive ay ganap na binubuo ng mga nasusunog na bagay.
Sino ang dapat managot?
Bilang isang patakaran, ang sekretarya ng kumpanya, espesyalista sa HR o accountant ay hinirang bilang empleyado na responsable para sa pagpapanatili ng archive.
Ngunit kung ang organisasyon ay napakalaki, kung gayon ang isang hiwalay na posisyon ay maaaring ipakilala sa talahanayan ng mga tauhan, ayon sa mga tagubilin kung saan ang pangunahing responsibilidad ng espesyalista ay ang pagpapanatili ng mga gawain sa archival at ang archive mismo.
Anong mga gawain ang kasama sa mga pag-andar ng empleyado na responsable para sa archive?
Una sa lahat, ang empleyado na responsable para sa archive ay dapat itala ang lahat ng mga dokumento na natanggap nito. Napapailalim sila sa isang mandatoryong detalyadong imbentaryo (pangalan, bilang ng mga sheet, atbp.). Dapat din siyang magbalangkas ng mga kaso at ilagay ang mga ito sa mga folder sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod, na itinatag ng administrasyon ng kumpanya. Kinokontrol din niya ang panahon ng pag-iimbak ng mga papeles, at kung sinuman ang nangangailangan ng isang dokumento ng archival, ibibigay niya ito, ngunit mahigpit na laban sa lagda at sa kondisyon lamang ng karagdagang pagbabalik.
Sino ang nagtatalaga ng taong responsable para sa archive
Karaniwan, ang empleyado na magiging responsable para sa archive ay hinirang ng direktor ng negosyo. Upang gawin ito, nag-isyu siya ng kaukulang order, na nagpapahiwatig ng posisyon at buong pangalan ng empleyado, pati na rin ang mga gawain na itinalaga sa kanya.
Mga tampok ng pagbuo ng order, pangkalahatang mga punto
Kung ikaw ay naatasang gumawa ng isang utos upang magtalaga ng isang empleyado na responsable para sa archive, at hindi ka pa nakatagpo ng ganoong dokumento bago, gamitin ang mga tip sa ibaba. Tingnan ang halimbawa - isinasaalang-alang ito, magagawa mong lumikha ng iyong sariling form nang walang labis na kahirapan.
Bago magbigay ng isang detalyadong pag-unawa sa partikular na pagkakasunud-sunod na ito, pag-uusapan natin ang tungkol sa ilang pangkalahatang impormasyon na naaangkop sa lahat ng naturang administratibong gawain.
Ang isang tala tungkol sa order ay dapat isama sa isang espesyal na journal ng accounting, na palaging itinatago ng kalihim ng negosyo o iba pang responsableng empleyado.
Sample order para sa paghirang ng isang taong responsable para sa archive
Sa mga tuntunin ng istraktura at nilalaman nito, ang utos na humirang ng isang empleyado na responsable para sa archive ay hindi gaanong kumplikado, kaya hindi dapat magkaroon ng anumang partikular na paghihirap sa pagbuo nito.
- Sa simula ng dokumento, nakasulat ang pangalan ng kumpanya, pati na rin ang pangalan ng dokumento mismo.
- Susunod, ang order ay itinalaga ng isang numero at ang petsa at lugar ng paghahanda nito ay ipinahiwatig.
- Pagkatapos nito ay dumating ang pangunahing bahagi ng form. Una sa lahat, ang batayan at katwiran ay kasama dito, ito ay nabanggit para sa kung anong mga layunin ang itinalaga ang responsableng tao. Susunod, ipinahiwatig kung sino ang eksaktong ipinagkatiwala sa misyong ito: ang posisyon, buong pangalan ng empleyado, at ang petsa kung saan ipinapasa sa kanya ang responsibilidad para sa archive. Pagkatapos ay dapat mong ipahiwatig kung aling mga dokumento, regulasyon at mga artikulo ng batas ang dapat gabayan ng empleyado sa kanyang mga aktibidad. At sa wakas, ang isang empleyado ng negosyo ay hinirang na responsable para sa pagpapatupad ng utos na ito (maaaring ito mismo ang direktor, isa sa kanyang mga kinatawan o, halimbawa, ang pinuno ng departamento ng tauhan).
- Ang dokumento ay nilagdaan ng pinuno ng organisasyon at ng kanyang subordinate, na pinagkatiwalaan ng responsibilidad para sa archive (kasama ang kanyang pirma, ang huli ay nagpapatunay na siya ay pamilyar sa utos at walang laban sa pagganap ng mga bagong pag-andar).
Order sa appointment ng isang taong responsable para sa trabaho sa opisina
Ang isang utos na humirang ng isang taong responsable para sa trabaho sa opisina ay nilikha sa dalawang mga kaso: kung ang dami ng mga dokumento ay lumago sa organisasyon at ang kalihim ay hindi na makayanan ito, o kung ang kumpanya ay walang kalihim, ngunit isang taong magpoproseso ng mga dokumento ay lubhang kailangan. Sa artikulo ay makakahanap ka ng dalawang sample ng mga order para sa appointment ng isang responsableng tao at mga komento sa kanila.
Order sa appointment ng isang taong responsable para sa trabaho sa opisina: pangkalahatang impormasyon
Ang ganitong order ay palaging iginuhit sa libreng anyo. Ang pangunahing bagay ay upang ipahiwatig kung sino ang partikular, kailan at anong uri ng responsibilidad ang itinalaga. Ang pangunahing katangian ng order - ang responsableng empleyado - ay dapat na pamilyar sa dokumentong ito.
Hindi rin masasaktan na magkaroon ng impormasyon tungkol sa kung ano ang gagawin kung ang taong hinirang ng utos ay magkasakit o pumunta sa isang business trip, iyon ay, magbigay ng kapalit para sa mga panahon ng panandaliang pagliban.
Kung plano ng isang organisasyon na bayaran ang isang empleyado para sa mga karagdagang tungkulin, kung gayon ang halaga ng karagdagang bayad ay hindi maaaring isulat sa order na ito. Ang halaga ng karagdagang bayad ay ang personal na data ng empleyado. Samakatuwid, ang opisyal ng tauhan ay kailangang maghanda ng pangalawang utos "Sa pagtatatag ng personal na allowance" o "Sa pagtaas ng dami ng trabahong ginawa." Samakatuwid, mangyaring huwag malito: ang isang utos na humirang ng isang taong responsable para sa trabaho sa opisina ay isang utos para sa pangunahing aktibidad. Ang isang order para sa pagtaas o pagtaas ng volume ay isang order para sa mga tauhan.
Pinakamabuting isama ang mga bagong responsibilidad ng empleyado sa paglalarawan ng kanyang trabaho. Kung ang kumpanya ay walang mga paglalarawan ng trabaho, maaari silang direktang ilista sa pagkakasunud-sunod (tingnan ang unang halimbawa) o sa mga tagubilin sa trabaho sa opisina (pangalawang halimbawa).
Ang isang utos na humirang ng isang taong responsable para sa trabaho sa opisina ay isang utos na kailangang regular na subaybayan para sa kaugnayan. Ang taong kinauukulan ay maaaring ma-promote, magbitiw sa tungkulin o pumunta sa pangmatagalang bakasyon, at pagkatapos ay kailangang gumawa ng mga pagbabago sa utos. Halimbawa, kung ang isang paglipat (promosyon) ay naganap, kung gayon ang taong ito ay malamang na hindi dalhin ang kanyang mga lumang responsibilidad sa kanya sa bagong posisyon. Malamang, sila ang kukunin ng darating na papalit sa kanya. Kung ang order ay hindi binago sa oras, ito ay lumabas na ito ay isinulat para sa isang hindi umiiral na empleyado.
thebestsecretary.ru
Paano maghirang ng isang taong responsable sa pagpapanatili ng archive?
Mga tanong at sagot sa paksa
Sabihin mo sa akin, posible bang mag-isyu ng isang order na humirang ng isang taong responsable sa pagpapanatili ng archive at pagtatatag ng karagdagang bayad para sa pagtaas ng halaga ng trabaho, halimbawa, 25% ng suweldo? Paano ito bumalangkas nang tama sa pagkakasunud-sunod na ito? o gagawa ba ito ng karagdagang trabaho para sa posisyon? Tama bang isulat sa pagkakasunud-sunod na mayroong karagdagang bayad para sa karagdagang mga responsibilidad para sa pagpapanatili ng isang archive?
Oo, maaaring maglabas ng utos na nagtatalaga ng isang taong responsable para sa archive.
Huwag palampasin: malalaking pagbabago sa HR
Na pinagtibay at ipinatupad ngayong buwan.
Ang isang taong responsable para sa isang bagay ay maaaring italaga sa pamamagitan ng utos.
Kasabay nito, alinsunod sa Art. 60 ng Labor Code ng Russian Federation, ipinagbabawal na hilingin sa isang empleyado na magsagawa ng trabaho na hindi itinakda ng kontrata sa pagtatrabaho.
Kung ang karagdagang trabaho ay lumampas sa saklaw ng mga responsibilidad sa pagganap ng empleyado, kung gayon ang karagdagang trabaho ay dapat ding bayaran bilang karagdagan: bilang isang part-time na trabaho o part-time na trabaho kung mayroong isang posisyon sa talahanayan ng mga kawani para sa isang taong responsable para sa mga archive.
Sa ibang mga kaso, ang mga tungkulin ng taong responsable sa pagpapanatili ng archive ay kasama sa paglalarawan ng trabaho ng empleyado alinsunod sa Art. 72 Labor Code ng Russian Federation.
Kung ang naturang pag-andar ay unang ibinigay para sa paglalarawan ng trabaho, kung gayon para sa pagsasagawa ng gawain ng taong responsable, bukod sa iba pang mga bagay, natatanggap ng empleyado ang kanyang suweldo at hindi karapat-dapat sa karagdagang pagbabayad.
Kung ang mga bagong responsibilidad ay kasama sa kontrata sa pagtatrabaho ng empleyado, kung gayon, dahil sa pagtaas ng dami ng trabaho, posible na baguhin ang kanyang suweldo o magtatag ng karagdagang bayad (bonus) para sa pagtaas ng intensity ng trabaho o pagtaas ng dami ng trabaho.
Mga detalye sa mga materyales ng Personnel System:
Mga Form: Order sa appointment ng isang empleyado na responsable para sa paghahanda ng mga dokumento ng tauhan para sa paglipat sa archive ng organisasyon
Limited Liability Company "Alpha"
ORDER No. 26
sa appointment ng isang empleyado na responsable para sa paghahanda ng mga dokumento ng tauhan
para sa paglipat sa archive ng organisasyon
Moscow 10/15/2015
Alinsunod sa Mga Regulasyon sa Archive, upang ma-systematize ang mga dokumento at
tinitiyak ang kanilang kaligtasan
Mga sikat na tanong
imbakan ng archival ng pinuno ng departamento ng HR E.E. Gromov.
Order sa pag-aayos ng isang archive sa enterprise
Sa paglipas ng panahon, ang bawat kumpanya na kamakailan ay nagsimulang gumana ay maaaring makaipon ng isang malaking halaga ng dokumentasyon na kailangang itago sa isang lugar. Para sa mga naturang layunin, nilikha ang mga espesyal na departamento ng archival, ang samahan kung saan tatalakayin sa artikulong ito.
Mula sa artikulo sa ibaba matututunan mo:
Organisasyon ng archive sa enterprise
Kapag nagpaplano ng isang departamento ng archive sa isang negosyo, kinakailangang isaalang-alang na ang pangmatagalang imbakan ng mga dokumento ay dapat maganap sa ilalim ng ilang mga kundisyon. Para sa layuning ito, ang isang hiwalay na silid ay inilalaan, kung saan kinakailangan:
Huwag palampasin: ang pangunahing materyal ng buwan mula sa mga nangungunang espesyalista ng Ministry of Labor at Rostrud
Encyclopedia ng mga order ng tauhan mula sa Personnel System.
Ang mga dokumento ay ipinagbabawal na itago sa mga establisyimento na nagbibigay ng mga serbisyo sa pagkain, mga bodega ng pagkain at mga organisasyong nagtatrabaho sa mga mapanganib na sunog at mga kemikal na materyales. Ang archive ay hindi pinapayagan na matatagpuan malapit sa mga istasyon ng gasolina, paradahan o anumang iba pang potensyal na mapanganib na mga punto.
Ang silid ng archive ay dapat maglaman ng sarili nitong bentilasyon at walang mga tubo o iba pang elemento ng komunikasyon. Ang mga air conditioning system ay dapat ding idisenyo alinsunod sa ilang mga patakaran:
- air recirculation ay may exchange rate ng 2-3;
- ang mga kondisyon ng temperatura at halumigmig ay dapat na matatag, nang walang biglaang pagbabago;
- Ito ay kinakailangan upang matiyak ang matatag at pare-pareho ang paglilinis ng hangin mula sa mga agresibong impurities at alikabok.
Upang mabawasan ang panganib ng sunog, inirerekomenda din na protektahan ang imbakan ng archive mula sa paggamit ng mga de-koryenteng kagamitan sa pag-init at iba pang mga bagay na maaaring magdulot ng hindi sinasadyang sunog. Sa madaling salita, ang pagpapatakbo ng kagamitan ay dapat na organisado upang ang papel na hindi sinasadyang mahulog dito ay hindi maging isang katalista na nag-aapoy sa lahat ng dokumentasyong nakaimbak sa loob ng bahay.
Pag-isyu ng isang order sa pag-aayos ng isang archive sa enterprise
Lumipat tayo sa pagdodokumento ng imbakan ng archival.
Dapat tayong magsimula sa katotohanan na pagkatapos pumili ng pinaka-angkop na lugar, ang pinuno ng negosyo ay naglalabas ng isang espesyal utos, na kumokontrol sa simula ng paglikha ng isang departamento ng imbakan ng dokumentasyon. Ang mga tagapamahala ng mga organisasyon ay dapat na ganap na tiwala na ang nakaplanong archive ay nakakatugon sa mahigpit na modernong mga kinakailangan sa larangan ng sunog at teknikal na kaligtasan (para sa layuning ito, ang mga espesyal na pagsusuri ay isinasagawa, na tatalakayin sa ibaba).
Ang utos ng direktor ay naitala sa journal, pagkatapos nito ang mga empleyado na responsable sa paglikha ng archive ay naging pamilyar dito. Kinakailangang pumirma ang empleyado bilang tanda na sumasang-ayon siyang tanggapin ang responsibilidad para sa pagpapatupad ng utos.
Sa pagkakasunud-sunod, dapat ipahiwatig ng pinuno ng kumpanya ang sumusunod na impormasyon:
Sa pangkalahatan, ang direktor ay may karapatan na linawin ang anumang mahahalagang punto sa pagkakasunud-sunod na itinuturing niyang kinakailangan upang ihatid sa kanyang mga nasasakupan.
Anong mga tseke ang dapat kumpletuhin bago pumirma sa isang order para sa paglalagay ng isang pasilidad ng imbakan ng archive?
Ang pagiging angkop ng mga napiling lugar para sa hinaharap na archive ay sinusuri ng mga espesyal na katawan ng inspeksyon - mga kinatawan ng sanitary at epidemiological station at ng State Fire Inspectorate. Sa isang pagbisita sa kumpanya, tinatasa ng mga kwalipikadong espesyalista ang antas ng pagsunod sa mga pamantayan at pamantayan ng estado, pagkatapos nito ay naglalabas sila ng isang nakasulat na desisyon, kung saan sumasang-ayon sila sa katwiran ng paggamit ng partikular na lugar na ito o linawin ang mga punto na kailangang malutas bago ang huling yugto ng proyekto.
Sino ang maaaring italagang responsable sa pagkakasunud-sunod na lumikha ng isang archive para sa pagsubaybay sa dokumentasyon?
Personal na pinipili ng pinuno ng kumpanya ang mamamayan na responsable para sa dokumentasyon ng archival, na nakakakuha ng trabaho bilang isang archivist. Kasama sa kanyang mga responsibilidad ang pangkalahatang organisasyon ng archive at ang pagtanggap at pagpapalabas ng mga form. Bago italaga sa posisyon, ang hinaharap na archivist ay kailangang sumailalim sa pagtuturo at internship upang matukoy kung ang tao ay may sapat na karanasan at kaalaman upang magarantiya ang karampatang pag-iimbak ng mga mahahalagang gawain at panloob na mga dokumento ng negosyo.
