Zgodna elektronska arhiva za osiguravajuće društvo. "ingosstrakh" je razvio ed "thesis" Karakteristike izbora elektronskog sistema upravljanja dokumentima za osiguravajuću kompaniju

Karakteristike izbora sistema elektronskog upravljanja dokumentima za osiguravajuću kompaniju

Karakteristike izbora sistema elektronskog upravljanja dokumentima za osiguravajuću kompaniju

Glavne karakteristike rada osiguravajućih društava su:
. Značajan obim papirologije, rad sa dokumentima različite vrste;
. Potreba za ispunjavanjem finansijskih obaveza prema klijentima u slučaju osiguranog slučaja;
. Aktivna interakcija sa podizvođačima radi procjene gubitaka u slučaju osiguranog slučaja i moguće likvidacije njegovih posljedica;
. Održavanje velikih baza podataka klijenata;
. Dostupnost geografski raspoređene mreže poslovnica;
. Putna priroda posla agenata;
. Potreba za novim alatima za promociju usluga osiguranja.
Shodno tome, sistem elektronskog upravljanja dokumentima implementiran u osiguravajućoj organizaciji mora rješavati ove probleme što efikasnije. Zato najbolji program za automatizaciju ureda u industriji osiguranja je sveobuhvatna ECM platforma, funkcionalnost koji su prilagođeni specifičnostima industrije.
Primjer takvog sistema je industrijska publikacija bb Workspace Insurans Service, koju su predložili programeri kompanije Double Bee (Moskva).
Prednosti industrijskog rješenja Usluge osiguranja
. Puna funkcionalnost za obradu različite vrste dokumentacija, prisustvo velike biblioteke standardnih dokumenata;
. Ugrađeni moduli za budžetiranje, CRM, HR i upravljanje vremenom;
. Implementacija savremene AIDCAS marketinške strategije promocije zasnovane na radu sa klijentima uzimajući u obzir njihove potrebe;
. Jednostavna implementacija i brzo učenje od strane zaposlenih;
. Praktično nula administracija;
. Integracija sa MS Office paketom uredskih programa i moćnom 1C računovodstvenom platformom;
. Ugrađeni alati za skeniranje dokumenata za njihovu naknadnu registraciju i obradu;
. Prilika za rad u daljinski pristup i poštanski agent;
. Brzo skaliranje zasnovano na univerzalnim korisničkim licencama.
Dakle, automatizacija toka dokumenata osiguravajućeg društva korištenjem programa bb workspace Insurans Service značajno smanjuje troškove poslovanja i omogućava efikasnije korištenje specijalističke radne snage.

Prednosti modernog sistema bb radnog prostora

Osnovna pravila toka dokumenata

U IC "Ingosstrakh".

Kupac

Osiguravajuća kompanija Ingosstrakh osnovana je 16. novembra 1947. godine. Danas je to univerzalni osiguravač federalnom nivou, jedan od lidera na domaćem tržištu osiguranja. Usluge SPAO Ingosstrakh dostupne su širom Rusije zahvaljujući širokoj regionalnoj mreži, uključujući 83 filijale. Osim toga, kompanije s učešćem kapitala Ingosstrakha i predstavništva osiguravača posluju u inostranstvu.

Situacija

U fazi odabira elektronskog sistema za upravljanje dokumentima za Ingosstrakh, bilo je važno pronaći alat koji bi omogućio obradu oko 1.500 dokumenata dnevno i automatizaciju rada 6.000 zaposlenih. Posebna pažnja je posvećena performansama sistema i velikoj brzini njegovog rada, kao i mogućnosti razvoja EDMS-a u sopstvenoj režiji ili uz pomoć trećih organizacija, pri čemu ne zavisi od dobavljača. Kompanija je morala da koristi različite elektronske potpise u svom radu, pa je sistem koji je stekao morao da ima licence FSB Rusije za razvoj i distribuciju softver, zaštićeni enkripcijskim (kriptografskim) sredstvima. Istovremeno, dobavljač EDMS-a je morao osigurati implementaciju sistema u kratkom roku.

Rješenje

Stručnjaci osiguravajućih kuća proučili su sisteme dostupne na tržištu i odabrali dva koja su ispunjavala sve zahtjeve. Nakon čega su izvedeni komparativna analiza, te je donesena odluka da se implementira TEZA dokument i sistem upravljanja zadacima. Jedna od bitnih prednosti odabranog sistema bio je potpuno funkcionalan web klijent koji omogućava rad sa bilo kojeg uređaja, bez obzira na to gdje se zaposlenik trenutno nalazi.

Prošireno izdanje sistema THESIS, koje je nabavila osiguravajuća kuća, ima široku funkcionalnost, koja omogućava rješavanje ne samo klasičnih kancelarijskih poslova, već i modificiranje EDMS-a tako da odgovara jedinstvenim procesima organizacije, kao i njegovu integraciju sa drugi sistemi. Instalacija i konfiguracija EDMS RADA na serverskoj opremi osiguravajućeg društva izvršena je daljinski iu kratkom roku. Zatim specijalisti tehnička podrška Holmont, programer EDMS-a, sproveo je obuku na licu mjesta za sistem administratore i njegove ključne korisnike.

Rezultat

TEZIS sistem upravljanja dokumentima i zadacima pomogao je u automatizaciji rada sa dolaznom i odlaznom korespondencijom, pojednostavio odobravanje dokumenata i organizaciju sastanaka. U EDMS-u je implementiran proces prenosa tenderske dokumentacije, finalizirani izvještaji o sudskoj korespondenciji, te je omogućeno korištenje elektronskog certifikata e-Token za elektronski potpis.

Zahvaljujući širokim mogućnostima integracionog dijela THESIS-a, stručnjaci Ingosstrakha uspostavili su proces za automatsko dodavanje dolazne sudske korespondencije iz EDMS-a u automatizirani informacioni sistem, što je omogućilo praćenje svih sudskih poziva i obavještenja, proceduralnih i sudskih dokumenata koji dolaze u kompanija.

Kompanija planira dalji razvoj TESIS sistema. Zahtjevi za odobravanje naloga će biti implementirani u EDMS i biće izvršene izmjene mobilna verzija. Trenutno je u toku rad na integraciji sa automatizovanim informacioni sistem, što vam omogućava da formirate izvještavanje menadžmenta i koristiti sistem za protok dokumenata osoblja.

Aktivna upotreba sistema unutar kompanije bila je podsticaj za skaliranje EDMS TEZE. Osiguravajuća kompanija Ingosstrakh stekla je licence za neograničen broj priključaka. Od oktobra 2017. godine u sistemu je registrovano oko 6.000 korisnika i kreirano je više od 430.000 dokumenata.

"Finansijski menadžment u osiguravajućem društvu", 2007, N 4
ELEKTRONSKI TOK DOKUMENTA U DRUŠTVU ZA OSIGURANJE
Rad svakog osiguravajućeg društva danas je nemoguć bez upotrebe automatizovanih kompjuterskih sistema. Tradicionalni papirni dokumentotok zamjenjuje se elektronskim, budući da prvi više ne ispunjava poslovne zahtjeve i ne može osigurati brzinu obrade podataka. Ovaj članak opisuje prednosti elektronskog upravljanja dokumentima i algoritme za njegovo korištenje.
Elektronsko upravljanje dokumentima za poslovanje
Tema automatizacije dokumenata za kompanije postaje sve popularnija. Tržište automatizovanih sistema za upravljanje dokumentima stabilno raste u poslednjih nekoliko godina. Mnoge kompanije, uvodeći elektronsko upravljanje dokumentima, očekuju da će dobiti još jedno kompjutersko čudo koje će smanjiti troškove, povećati transparentnost i kontrolu, te ubrzati proces obrade. Ali u većini slučajeva se čudo ne dogodi, a dokument u elektronskom obliku i dalje ostaje dokument koji se mora pripremiti, urediti, dogovoriti, pročitati, izvršiti, kontrolisati, po istim procedurama koje su rađene sa papirnim dokumentima. Broj zaposlenih koji rade sa dokumentima se ne smanjuje, a smanjenje vremena obrade, ako do toga zaista i dođe, nadoknađuje se vremenom utrošenim na prevođenje dokumenta u elektronski pogled. Međutim, postoje oblasti poslovanja u kojima upotreba sistema za elektronsko upravljanje dokumentima može imati značajan efekat. Prije svega, to se odnosi na ona područja u kojima je obim pohranjenih i obrađenih dokumenata značajan, a brzina pretraživanja i pristupa informacijama može dati kompanijama konkurentsku prednost.
Osiguranje je oblast poslovanja u kojoj se obrađuje veliki broj dokumenata razne vrste: ugovori, polise osiguranja, prijave, uvjerenja, ljekarska uvjerenja, dokumenti o pravu svojine, rezultati pregleda i drugi dokumenti, čiji broj varijanti za prosječno osiguravajuće društvo prelazi stotinu. Svi ovi dokumenti su formirani u kartoteke, dosijei čine tomove koji se nalaze u arhivi, čiji se pristup vrši u trenutku nastanka osiguranih slučajeva, promjenom uslova ugovora, na kraju njegovog važenja i u drugim slučajevima. slučajevima. Što je osiguravajuće društvo veće, to je veća raznolikost programa osiguranja koje nudi i raznovrsnija dokumentacija arhive.
U nastojanju da dopre do što većeg broja klijenata, osiguravajuća kuća otvara agencije u drugim regijama i gradovima, rješavajući pitanja organizovanja distribuirane arhive ili probleme transporta dokumenata do centrale. Rad sa velikim količinama dokumenata u osiguravajućoj kući je dio njenog poslovanja, tako da rješavanje problema obrade dokumenata zapravo može poboljšati efikasnost kompanije, brzinu i kvalitetu usluge klijentima.
Izgradnja elektronskih arhiva i automatizacija procesa obrade dokumenata po pravilu se odvijaju na osnovu specijalizovanih sistema, koji se zajednički nazivaju „Enterprise Content Management Systems (ECM)“. Ova klasa sistema uključuje industrijske platforme koje imaju niz svojstava, u rasponu od mogućnosti pohranjivanja velikih količina dokumenata u nekoliko distribuiranih skladišnih objekata koji se nalaze u različitim gradovima ili čak zemljama, do mogućnosti simulacije procesa obrade dokumenata i njihove integracije s e-poštom. , web stranice i druge sisteme. Upotreba ovakvih sistema opravdana je u slučajevima kada se radi o velikim količinama informacija, organizovanju pouzdanog skladištenja i obezbeđivanju brzog pristupa informacijama.
Korištenje elektronske arhive
Ako neadekvatno koristite elektronsku arhivu, možete je pretvoriti u dodatno opterećenje koje zahtijeva nepotrebne troškove održavanja. Kada se pravilno koristi, pretvara se u sredstvo za povećanje poslovne efikasnosti. Ispod je lista nekih od mogućnosti koje osiguravajuća kuća dobija kada koristi elektronsku arhivu:
- svi dokumenti klijenata i ugovornih strana su skenirani i uredno pohranjeni u elektronskom obliku;
- pristup dokumentima je moguć (u skladu sa pravima pristupa) iz bilo koje udaljene agencije, uključujući i putem interneta;
- dokumentacija je grupisana prema ugovorima o osiguranju, izvođačima, slučajevima osiguranja u skladu sa potrebama sektora društva;
- moguće je otvaranje svih ugovora o osiguranju za klijenta od interesa;
- moguć je pregled svih dokumenata za dati ugovor o osiguranju, uključujući i sve verzije dokumenata ako su u njima izvršene izmjene;
- moguće je otvoriti sve osigurane slučajeve po ugovoru o osiguranju od interesa, uključujući svu dokumentaciju za svaki osigurani slučaj;
- moguće je pronaći dokumente o svim programima osiguranja u kojima je klijent učestvovao, bez obzira da li su ugovori sklopljeni sa samim osiguranikom (individualno osiguranje) ili sa kompanijama u kojima je to lice radilo (privredno osiguranje);
- prilikom procene rizika prilikom preuzimanja, moguće je dobiti informacije o svim ugovorima o osiguranju za datog klijenta;
- moguće je vidjeti sva obavještenja i pisma koja su poslana klijentu tokom čitave istorije ugovora o osiguranju;
- za svaki ugovor o osiguranju dostupna je istorija svih promjena uslova ugovora u obliku zasebnih verzija dokumenata;
- iz datoteke o osiguranom slučaju možete prijeći na datoteku polise osiguranja iz koje možete pristupiti svim datotekama o osiguranim slučajevima za dati ugovor o osiguranju.
Svi arhivski dokumenti su elektronske slike dobijene iz originalnih dokumenata, što garantuje pouzdanost informacija. Dokumenti se mogu pohraniti u prepoznatom obliku, koji omogućava pretraživanje ne samo po pojedinim detaljima dokumenta, već i po bilo kojoj kombinaciji riječi direktno u tekstu dokumenta. Pretraga i pristup dokumentima se obavlja u roku od nekoliko sekundi.
Dokumenti mogu doći u kompaniju iz različitih izvora (agencije za osiguranje, brokeri, ugovorne strane) u različitim konfiguracijama (različitim, u setovima po klijentu, u paketima po vrsti ugovora). Neki dokumenti se mogu primiti elektronskim putem.
Većina dokumenata se kreira u samoj kompaniji. Za svaki slučaj može se koristiti jedinstveni mehanizam za stavljanje dokumenata u elektronsku arhivu. U nastavku se razmatra nekoliko glavnih metoda.
Sinhronizacija sa sistemom osiguranja kompanije
Podaci o polisi osiguranja zaposleni u kompaniji unose u specijalizovani sistem osiguranja. Na zahtjev korisnika ili prema rasporedu, sistem osiguranja se sinhronizuje sa elektronskom arhivom. Kartice polisa osiguranja kreiraju se u elektronskoj arhivi i sadrže podatke dobijene od sistema osiguranja. Ako kartica polise osiguranja već postoji i od sistema osiguranja je zaprimljen zahtjev za ažuriranje podataka o polisi, kreira se nova verzija dokumenta u elektronskoj arhivi. Stari detalji o politici se zadržavaju.
Prijem dokumenata od teritorijalnih agencija
Agencije su komunikacijskim kanalima povezane sa centralom. Skeneri su instalirani u agencijama. Kako dokumenti stignu, osoblje agencije skenira dokumente. Dokumenti automatski ulaze u elektronsku arhivu i stavljaju se u dosije odgovarajućeg ugovora o osiguranju ili u kartoteku osiguranog slučaja.
Brzo stavljanje dokumenata u arhivu odmah nakon što ih agencije zaprime omogućava stručnjacima kompanije da odmah započnu njihovu obradu. To značajno ubrzava cikluse izdavanja polisa osiguranja i donošenja odluka o plaćanju osiguranja.
Ručno postavljanje dokumenata od strane zaposlenih
Zaposleni u kompaniji koji imaju pristup arhivi sa pravom dopune, dokumente primljene u elektronskom obliku stavljaju „prevlačeći“ iz e-pošte ili iz foldera na svom računaru.
Uvoz dokumenata iz drugih sistema
Ukoliko preduzeće ima sisteme koji automatski kreiraju dokumente za klijente (obaveštenja, informativna pisma i sl.), konfiguriše se procedura za uvoz ovih dokumenata u elektronsku arhivu. Dokumenti se automatski uključuju u dosije odgovarajućeg ugovora o osiguranju.
Strim skeniranje i prepoznavanje dokumenata
Dokumenti koje osiguravajuće društvo primi u kompletima po ugovorima o korporativnom osiguranju, kao što su potvrde o bankovnom osiguranju, mogu se automatski staviti u elektronsku arhivu pomoću skenera za strimovanje visokih performansi. Nakon skeniranja, detalji i sadržaj dokumenata se prepoznaju i identifikuju se atributi. Ovo vam omogućava da dokumente u arhivu složite na organizovan način po klijentima i odgovarajućim ugovorima o osiguranju.
Postavljanje mehanizama za postavljanje dokumenata u elektronsku arhivu omogućava vam da automatski kreirate strukturu skladištenja dokumenata u skladu s pravilima ugrađenim u sistem. Kreiranje fascikli u strukturi arhive vrši se potpuno bez učešća korisnika.
Podrška za specijalizovane radne stanice
Rad sa dokumentima u nekim slučajevima zahteva organizaciju specijalizovanih korisničkih radnih stanica. Najupečatljiviji primjeri su poslovi stručnjaka za pregled aviona i osiguranje.
Procedura jet skrininga, koja se sastoji od provjere podataka prijave za osiguranje unesenih u sistem osiguranja sa originalnim dokumentom, može biti učinkovita samo ako je pogodnost elektroničke provjere detalja veća od uobičajene verifikacije papirnih dokumenata. Upotreba specijalizovanih 21-inčnih monitora i režima podeljenog prikaza omogućava vam da organizujete proceduru usklađivanja sa maksimalnom pogodnošću za korisnike. Ovaj način rada dijeli ekran na dva dijela. Jedan dio sadrži A4 stranicu dokumenta u prirodnoj veličini. Drugi dio prikazuje detalje dokumenta koji zahtijevaju verifikaciju. Svi podaci za verifikaciju nalaze se na ekranu monitora zaposlenog.
U ovom režimu, stručnjaci za osiguranje imaju pristup dodatnim opcijama koje im omogućavaju da popune ponderisane koeficijente neophodne za procenu rizika. Organiziranje radnih mjesta stručnjaka na ovaj način omogućava vam da se odmaknete od rada s papirnim dokumentima i u potpunosti pređete na rad s dokumentima u elektronskom obliku.
Dodatne funkcije sistema,
podrška poslovnih procesa
Prilikom rada sa ugovorima o osiguranju, stručnjaci moraju pratiti status polisa osiguranja. Za postupak preuzimanja može postojati više od deset takvih uslova: provjera detalja, preuzimanje osiguranja, zahtjev za dodatnim informacijama, ljekarski pregled, nedostatak novca, zahtjev za odobrenje sume osiguranja, odbijanje izdavanja police, spremnost za izdavanje politika itd. Statusi politike su podržani pomoću mehanizama životnog ciklusa dokumenta. Postavljanje određenih procedura omogućava zaposlenima da prate koje politike su u određenom statusu i koje politike zahtijevaju dalju obradu. Zaposleni na svojim radnim mjestima prate status dokumenata i, kako dokumenti prelaze u određene statuse, vrše dalju obradu dokumenata.
Dodatna prednost elektronske obrade dokumenata je što sistem podržava poslovne procese. U ovom slučaju više nisu zaposleni ti koji prate status dokumenata, već sistem automatski prenosi dokument sa zaposlenog na zaposlenog u skladu sa navedenom procedurom obrade dokumenata. Ovo vam omogućava da dodatno smanjite ciklus obrade dokumenata i poboljšate indikatore kao što je vrijeme izdavanja politike.
Revizija, izvještavanje, kontrola
Važan element obrade dokumenata je procedura izvještavanja i kontrole. Pogodni alati za izvještavanje su konfigurisani da primaju agregirane podatke u obliku tabela u Excel formatu. Ovo omogućava korisnicima da kopiraju prijavljene brojke u zbirne izvještaje ili ih koriste za dalje proračune.
Sistem izveštavanja se takođe koristi za kontrolu:
- dokumenti koji su u određenim stanjima životnog ciklusa duže od broja dana propisanih propisima;
- dokumenti za koje ne postoje originali;
- dokumente unesene u sistem od strane određene agencije;
- radna disciplina za rad sa aplikacijama;
- polise koje nisu dostavljene ugovaraču police itd.
pristup Internetu
Sve je više obavezan atribut korporativnih sistema mogućnost pružanja informacija klijentu putem Interneta. Ova funkcija vam omogućava da smanjite vrijeme klijenta za pristup informacijama i poboljšate kvalitet pružanja informacija.
Korišćenje alata za upravljanje sadržajem preduzeća kao dela korporativnog informacionog sistema kompanije olakšava objavljivanje informacija na korporativnoj web stranici. To može biti ili automatsko objavljivanje vijesti koje se prenose klijentima u obliku obavještenja i informativnih pisama, ili organizacija online pristupa za klijente njihovim ugovorima o ličnom osiguranju. Online pristup klijentima pruža mogućnost praćenja statusa polisa osiguranja i odluka o uplatama osiguranja, prenosa traženih informacija zaposlenima u kompaniji, slanja zahtjeva za izmjenu ugovora o osiguranju i drugih informacija koje zahtijevaju brzu komunikaciju.
Efekti upotrebe
Sumirajući navedeno, možemo uočiti sljedeće efekte korištenja elektronske arhive u osiguravajućem društvu:
- optimizacija rada specijalista;
- otklanjanje mogućnosti gubitka dokumenata;
- ubrzanje ciklusa izdavanja polisa osiguranja;
- ubrzanje ciklusa donošenja odluka o plaćanju osiguranja;
- ubrzanje odgovora stručnjaka call centra na zahtjeve kupaca;
- povećanje stepena informisanosti i otvorenosti kompanije prema klijentima;
- kontrola obrade i prolaska dokumenata.
Analizirajući efekte korištenja elektronske arhive i automatizacije dokumenata u osiguravajućem društvu, sa sigurnošću možemo reći da korištenje sistema za upravljanje dokumentima u poslovanju osiguranja donosi opipljive ekonomske koristi i konkurentske prednosti. Godišnji rast obima obrađenih informacija uskoro će učiniti rad bez ovih alata jednostavno nezamislivim.
O.M.Pašin
Šef
sistemska rješenja
"KORUS Consulting"
Potpisano za pečat
10.12.2007

Marina Khudomyasova, student grupe 302, specijalnost "Osiguranje"

Izvještaj sa naučno-praktične konferencije "XXI vek - vek informacionih tehnologija"

Skinuti:

Pregled:

Državni budžet obrazovne ustanove srednje stručno obrazovanje moskovske regije "Kolomenski agrarni koledž"

ORGANIZACIJA ELEKTRONSKOG TOKA DOKUMENTA U DRUŠTVU ZA OSIGURANJE

Kolomna 2014

Uvod

Osiguranje je oblast poslovanja u kojoj se obrađuje veliki broj dokumenata raznih vrsta: ugovori, polise osiguranja, prijave, potvrde, ljekarska uvjerenja, dokumenti o vlasništvu nad imovinom, rezultati pregleda i drugi dokumenti čiji je broj vrsta za prosečno osiguravajuće društvo prelazi stotinu. Svi ovi dokumenti su formirani u kartoteke, dosijei čine tomove koji se nalaze u arhivi, čiji se pristup vrši u trenutku nastanka osiguranih slučajeva, promjenom uslova ugovora, na kraju njegovog važenja i u drugim slučajevima. slučajevima. Što je osiguravajuće društvo veće, to je veća raznolikost programa osiguranja koje nudi i raznovrsnija dokumentacija arhive.

U nastojanju da dopre do što većeg broja klijenata, osiguravajuća kuća otvara agencije u drugim regijama i gradovima, rješavajući pitanja organizovanja distribuirane arhive ili probleme transporta dokumenata do centrale. Rad sa velikim količinama dokumenata u osiguravajućoj kući je dio njenog poslovanja, tako da rješavanje problema obrade dokumenata zapravo može poboljšati efikasnost kompanije, brzinu i kvalitetu usluge klijentima.

Izgradnja elektronskih arhiva i automatizacija procesa obrade dokumenata po pravilu se odvijaju na osnovu specijalizovanih sistema, koji se zajednički nazivaju „Enterprise Content Management Systems (ECM)“. Ova klasa sistema uključuje industrijske platforme koje imaju niz svojstava, u rasponu od mogućnosti skladištenja velikih količina dokumenata u nekoliko distribuiranih skladišnih objekata koji se nalaze u različitim gradovima ili čak zemljama, do mogućnosti simulacije procesa obrade dokumenata i njihove integracije sa e-mailom, web stranice i druge sisteme. Upotreba ovakvih sistema opravdana je u slučajevima kada se radi o velikim količinama informacija, organizovanju pouzdanog skladištenja i obezbeđivanju brzog pristupa informacijama.

IN savremeni svet Rad svakog osiguravajućeg društva je nemoguć bez upotrebe informaciono-komunikacionih tehnologija. Tradicionalni papirni dokumentotok zamjenjuje se elektronskim, budući da prvi više ne ispunjava poslovne zahtjeve i ne može osigurati brzinu obrade podataka. Predstavljeni izvještaj opisuje problem organizacija elektronskog upravljanja dokumentima i algoritmi rada prilikom njegovog korišćenja.

Relevantnost ovog problema u U poslednje vreme postaje veoma važno, jer u uslovima žestoke konkurencije upravo automatizacija toka dokumenata omogućava ubrzanje rada različitih sektora osiguravajućeg društva i donošenje važnih operativnih i strateških odluka.

Svrha izvještaja je da se identifikuju prednosti korištenja elektronskog upravljanja dokumentima u osiguravajućim društvima.

Osnovni cilj izvještaja je proučavanje i sistematizacija materijala o korištenju sistema elektronskog upravljanja dokumentima od strane osiguravajućeg društva Soglasie.

Glavni dio

1. Mobilna rješenja za agente osiguranja

Jedna od strateških inicijativa osiguravajućih društava je jačanje maloprodaje kroz razvoj mreže agenata. Prilikom intenziviranja rada sa agentskim prodajnim kanalom, osiguravači se suočavaju sa nizom problema. Jedan od njih je da je tarifni sistem u osiguravajućim društvima toliko složen i višestruk da je agentu prilično teško raditi s njim na papiru, a to ne odgovara prirodi njegovog posla: prodavac prije svega mora prodati , i ne zamarati se papirologijom .

Moderna kompanija uspeh postiže stvaranjem novih vrednosti u radu i sa „spoljnim klijentom“ i sa „internim klijentom“, koji je za osiguravača agent. Stoga osiguravatelji opremaju prodajnu mrežu „elektronskim pomoćnicima“, i to ne samo premium kalkulatorom, već uređajima za razmjenu informacija sa kompanijom. Agentu daju mogućnost da daljinski obavi kompletnu proceduru za zaključivanje ugovora o osiguranju: dodijeli broj police osiguranja, prenese kompaniji podatke o objektu osiguranja i vlasniku, zapisnik o pregledu automobila, njegove fotografije itd. , kao i brzo i tačno utvrditi iznos premije, blagovremeno prijaviti brojeve korištenih polisa i potvrda i sl. To omogućava agentu da bude manje "vezan" za ured kompanije i da se što više približi lokaciji klijenta.

Kompanija je, pak, zainteresovana ne samo za jačanje lojalnosti agenta kroz stvaranje atraktivnih uslova, već i za povećanje nivoa informacione sigurnosti u postupku sklapanja ugovora o osiguranju. Prilikom izdavanja polise osiguranja u rukopisnoj formi postoji određeni ciklus u kojem postoje značajni vremenski periodi od pojave polise od strane klijenta do pojave iste polise u računovodstvenom sistemu osiguravača. Međutim, savremena konkurentska situacija (konkurencija na nivou kvaliteta usluge) zahteva da usluga bude trenutna i da počne sa radom čim je klijent osiguran. Ali u stvarnosti, u nekim kompanijama proces registracije novog ugovora traje 1,5-2 mjeseca. Mobilna rješenja za agente osiguranja pružaju mogućnost online prijenosa informacija o zaključenom ugovoru o osiguranju u opću bazu podataka osiguravajućeg društva,” i na taj način eliminiše vremenski razmak između trenutka sklapanja ugovora o osiguranju i otvaranja opcija usluge.

Klijent koji se opslužuje upotrebom nove tehnologije dobija značajne prednosti, koje se ne sastoje samo od ubrzane ponude i tarifiranja. Naime, svi servisi (kol centar, služba tehničke podrške i sl.) su obavezni da unesu broj police osiguranja u sistem i dok se broj ne unese, klijent za njih ne postoji. Odnosno, u stvari, programi usluga počinju raditi tek kada osiguravač sazna za postojanje takvog klijenta. Registracija ugovora u sistemu putem mobilnih rješenja za agente osiguranja omogućava vam da ovaj problem riješite za 1-2 minute. Vrijeme za potpuno izvršenje ugovora prilikom korištenja ovog uređaja Potrebno je 6-7 minuta za CASCO ugovor i 4-5 minuta za ugovor o autoodgovornosti.

Osiguravač, osim što štedi vrijeme prilikom pribavljanja informacija o policama koje agent prodaje, ima koristi i od činjenice da to pomaže u sprječavanju prijevara u osiguranju: kada agent primi premiju na policu, klijent vjeruje da je osiguran , a osiguravač nema polisu, nema premiju, nema informacija dok mu klijent ne dođe sa gubitkom. Fotografisanje objekta na mobilnih uređaja takođe povećava kontrolu, budući da je agentu uskraćena mogućnost da osigura već oštećeni automobil.

Jedno od glavnih pitanja je i zaštita informacija: posebna pažnja se poklanja zaštiti ličnih podataka klijenata, kako u fazi unosa informacija, tako iu fazi njihove obrade.

Mobilna kancelarija osiguranja omogućava agentu osiguranja da sačuva i brzo pronađe informacije o klijentu, događajima vezanim za njihovu uslugu, vodi i čuva elektronsku korespondenciju, a ne zaboravi na datume isteka ugovora i druge važne događaje.

U osiguravajućem društvu CONSENT automatizacija aktivnosti je organizovana korišćenjem specijalizovanog sistema upravljanja bazom podatakaDiasoft i elektronski sistemi za upravljanje dokumentima (EDMS).

Ugovori o osiguranju se sklapaju ne samo direktno u poslovnici osiguravajućeg društva, već i na lokaciji objekta osiguranja, tj.agent osiguranja radi na daljinu. Jednom postignutosaglasnost za zaključivanje ugovora, elektronska verzija polise osiguranja se unosi u Diasoft sistem pomoću EDMS-a i ugovor se momentalno registruje.

Primjer. Kada sam obavljao praksu, osiguravač se obratio kompaniji Soglasie sa zahtjevom da osigura svoj automobil Renault-Duster od rizika krađe i štete (CASCO osiguranje), zajedno sa agentom osiguranja sam otišao kod njega kod njega prebivališta. Agent je u svom radu koristio komplet Mobile Office koji je uključivao laptop, mobilni štampač i USB modem za komunikaciju sa Diasoft bazom podataka.

Obračun premije osiguranja, registracija prijave i polisa osiguranjaUradio sam to u programu 1C: osiguranje. Elektronske verzijedokumenti su poslani u centralu, nakon registracije u ugovorni sistem, osiguranik je dobio polisu odštampanu na mobilnom štampaču. Za pregled automobila, fotografisanje i sklapanje ugovora trebalo je oko 20 minuta.

Prednost ovog načina sklapanja ugovora je trenutna registracija polise osiguranja u bazi podataka kompanije.

Inače, u programu 1C: osiguranje provizija posrednika u osiguranju (njegova nadnica) se automatski izračunava kada unesete polisu osiguranja u bazu podataka.

1. Elektronsko upravljanje dokumentima

u finansijskim i analitičkim aktivnostima kompanije

Nakon stupanja na snagu, svaki ugovor postaje predmet računovodstva, uključujući i računovodstvo. Uključuje ulazne uplate (računovodstvo), plan njihovog prijema kontroliše on (odjel osiguranja), njegovi uslovi su neophodni odjelu za namirenje šteta u slučaju osiguranog slučaja, itd. Ali, na ovaj ili onaj način, tok dokumenata prelazi na finansijski i analitički nivo.

Nadalje, ove informacije u sažetom obliku su od interesa za top menadžere kompanije za operativnu analizu aktivnosti u različitim aspektima (po klijentima, po regijama, po odgovornim izvršiocima, itd.).

Najviši nivo je blok strateškog planiranja i upravljanja. To su zadaci kreiranja budžeta, analize aktivnosti u kontekstu proizvoda osiguranja i obračuna tarifa.

Kada se informacije u bazi podataka akumuliraju, kompanija dostiže najviši nivo automatizacije. Za top menadžere je moguće riješiti probleme upravljačkog računovodstva, analize i planiranja. Na primjer, za svaki ugovor automatski se izračunavaju pokazatelji profitabilnosti (iznos primljene premije, iznos plaćanja po aktima osiguranja, iznosi primljeni od društava za reosiguranje, itd.).

Menadžer ima mogućnost da odredi planirane godišnje prihode za regionalne odjele prodaje. Prodajni odjeli, pak, na osnovu ovih podataka izračunavaju svoj portfelj osiguranja i dobijaju pokazatelje profitabilnosti.

Pored toga, prati se i sprovođenje budžeta kompanije. Formira se po filijalama i odjeljenjima i ide u sjedište na konsolidaciju i odobrenje.

Odobreni budžet se vraća odeljenjima na izvršenje. Realizacija budžeta se prati korišćenjem tzv. "gotovinski" metod u kontekstu svake divizije. Činjenica odstupanja se prati i može se analizirati.

1. Automatizacija toka dokumenata

prilikom izmirenja gubitaka

Osnovni poslovni proces osiguravajućeg društva je izmirenje gubitaka nakon nastupanja osiguranog slučaja. Ako zamislite ovaj proces korak po korak, na primjer, prilikom osiguranja vozila od štete, možete shvatiti koliko dokumenata treba popuniti, kroz koliko ureda proći da bi se slučaj na kraju zatvorio.

Zamislimo ovaj proces kao niz faza:

• Popunjavanje prijave za osigurani slučaj;
• Obezbjeđenje od strane osiguranika svih neophodna dokumenta, kojim se potvrđuje pravo osiguranika/korisnika vlasništva nad objektom osiguranja, kao i pravo na isplatu osiguranja (kopije pasoša vozila, potvrde o registraciji vozila, kupona za tehnički pregled, punomoćja, ugovora o kupoprodaji imovine, kopija polise osiguranja, potvrde o uplati naredne premije osiguranja i sl.);
• Upućivanje na interno ili nezavisno ispitivanje nastale štete;
• Obezbjeđivanje svih potrebnih dokumenata od strane osiguranika koji potvrđuju činjenicu događaja koji je doveo do oštećenja imovine osiguranika (potvrde saobraćajne policije, Ministarstva unutrašnjih poslova, Ministarstva za vanredne situacije, zdravstvenih ustanova itd.) ;
• Pružanje rezultata procjene štete;
• Donošenje odluke o isplati osigurane naknade, odnosno o načinu namirenja štete osiguranika;
• Izvršavanje isplate obeštećenja osiguranja, obračun ove isplate ili obavljanje međusobnih obračuna sa servisom i obezbjeđivanje/računovodstvo/koordiniranje obračuna troškova restauratorskih popravki;
• Zatvaranje slučaja namirenja gubitka.

Ovaj redoslijed je sličan i za druge vrste osiguranja – na primjer, životno osiguranje: razlikuju se samo setovi dokumenata i krug osoba koje kontrolišu proces njihovog obezbjeđivanja i donošenja odluka o slučaju. Proces namirenja gubitaka se obično odvija uzastopno.

Tokom njega se donose sljedeće odluke:

• O otvaranju predmeta za namirenje gubitka;
• O vršenju pregleda oštećenja;
• O odsustvu lažnih radnji;
• O kompletnosti obezbjeđenja dokumenata za namirenje gubitaka;
• O pozitivnoj odluci u izmirenju gubitka i načinu namirenja;
• O povećanju iznosa štete kada se otkrije skriveno oštećenje (za vozilo) ili kada se promijeni obračun popravke itd.;
• O zatvaranju slučaja.

U svakoj fazi prijave duž rute, radi donošenja adekvatne odluke, potreban je pristup kompletnom paketu dokumenata u vezi sa štetom, uključujući kopiju ugovora/polise osiguranja, koja se mora odmah nakon potpisuje ga klijent. Jer Osiguravajuća društvačesto imaju geografski raspoređenu strukturu, obezbeđujući kompletan set dokumenti o predmetu u svakoj fazi odobravanja dobijaju poseban značaj: to eliminiše mogućnost prevare od strane klijenta ili agenta osiguranja, kao i osigurava efikasnost razmatranja slučaja.

U osiguravajućem društvu CONSENT automatizacija toka dokumenata procesa namirenja šteta se odvija na sljedeći način:

Specijalista osiguravajuće kuće poziva klijenta iz elektronskog reda.

Zatim osiguranik, zajedno sa zaposlenikom osiguravajućeg društva, popunjava prijavu za osigurani slučaj, specijalista provjerava da li su dostavljeni dokumenti usklađeni sa podacima i potpunost.Svi ovi dokumenti se skeniraju i unose u bazu podataka, u folder klijenta itd.Nakon čega se izrađuje Potvrda o prijemu-prijenos dokumenata o najavljenom događaju. Zatim se izdaje uputnica za pregled vozila i nezavisni stručnjak pregleda vozilo i sastavlja zapisnik o pregledu vozila.

Nakon što su svi dokumenti završeni, možete početi raditi sa informativnim programima, posebno morate registrirati deklarirani događaj u Diasoft sistemu.

Po završetku registracije aplikacije u Diasoftu, specijalista osiguravajućeg društva počinje ispunjavati EDMS u vezi sa stvaranjem gubitka.

Nakon popunjavanja EDMS-a, slučaj plaćanja se prenosi u fazu odjeljenja za ispitivanje, gdje se rješava pitanje popravke automobila ili isplate naknade za osiguranje.

Na generirani slučaj plaćanjabroj telefona povezanklijent koji prima SMS poruke o statusu osiguravajućeg slučaja.

EDMS vam omogućava da jasno pratite fazu u kojoj se nalazi određeni slučaj namirenja štete, vidite one za koje je isteklo vrijeme za prelazak u sljedeći status i obavijestite nadležne izvršioce.

Takođe se sastavljaju standardne liste dokumenata neophodnih za sprovođenje procesa namirenja gubitaka. A budući da se skenirane kopije dokumenata stavljaju direktno u bazu podataka Diasofta, nakon podnošenja prijave na razmatranje komisiji, sve informacije postaju dostupne za donošenje odluke o poravnanju ili odbijanju. Sukladno tome, sistem će vam omogućiti da prenesete aplikaciju u računovodstvo radi plaćanja ili da generirate obavještenje klijentu o odbijanju. Također je moguće pokrenuti postupak regresije.

Zaključak

Ispitivanjem sistema za organizovanje elektronskog upravljanja dokumentima u osiguravajućoj kući Soglasie možemo zaključiti da elektronsko upravljanje dokumentima:

1. ispunjava zahtjeve savremenog osiguranja i osigurava brzu obradu podataka;
2. omogućava vam da ubrzate rad različitih odjela osiguravajućeg društva;
3. omogućava donošenje važnih operativnih i strateških odluka na vrijeme;
4. omogućava agentu da daljinski završi čitavu proceduru za zaključivanje ugovora o osiguranju;
5. pomaže u sprječavanju prijevara u osiguranju;
6. doprinosi rješavanju problema upravljačkog računovodstva, analize i planiranja;
7. omogućava vam da jasno pratite fazu u kojoj se nalazi određeni slučaj namirenja gubitka, vidite one za koje je isteklo vrijeme za prelazak na sljedeći status i obavijestite nadležne izvršioce.

Bibliografija

1. Federalni zakon Ruske Federacije od 27. novembra 1992. N 4015-1 „O organizaciji poslova osiguranja u Ruska Federacija(sa naknadnim izmjenama i dopunama).
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. Osiguranje: udžbenik / S.V.Ermasov, N.B.Ermasova. – M.: Više obrazovanje, 2008. – 317 str.
3. Mikheeva E.V. Informacione tehnologije u profesionalnoj delatnosti ekonomista i računovođa: udžbenik. pomoć studentima institucije prof. obrazovanje / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasova. – M.: „Akademija“, 2013. – 240 str.
4. Mikheeva E.V. Radionica o informacionim tehnologijama u profesionalnoj delatnosti ekonomista i računovođa: udžbenik. pomoć studentima institucije prof. obrazovanje / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasova. – M.: „Akademija“, 2014. – 352 str.
5. Mikheeva E.V. Informacione tehnologije u profesionalnoj delatnosti: udžbenik. pomoć studentima institucije prof. obrazovanje / E.V. Mikheeva. – M.: „Akademija“, 2013. – 384 str.
6. Osiguranje: udžbenik / ur. L.A.Orlanyuk-Malitskaya, S.Yu.Yanova. – M.: Izdavačka kuća Yurayt; Izdavačka kuća Jurayt, 2011. - 643 str.
7. SC "Saglasnost". http: //www.soglasie.ru
8. Elektronski časopis “O prevarama u osiguranju”http://i-news.narod.ru/criminal.html

Ivan Nagornov, stručnjak kompanijeDIRECTUM-M

Da biste izbjegli gore navedene poteškoće savremeni sistemi elektronsko upravljanje dokumentima (ECM sistemi) omogućavaju upotrebu mehanizama integracije i barkodiranja. Da biste to učinili, potrebno je pravilno organizirati proces obrade dokumenata i pretvaranja u elektronički oblik. Ovaj članak predstavlja materijale zasnovane na pravo iskustvo DIRECTUM kompanija.

U nastavku ću dati primjer organizacije procesa unosa dokumenata. Svi dokumenti primljeni od klijenata (na primjer, CASCO ugovor sa povezanim dokumentima) označeni su bar kodom koji sadrži jedinstveni broj dokumenta (ID) i vrstu ovog dokumenta. Ponekad kompanije žele staviti bar kod na skup dokumenata radi jednostavnosti; to je također moguće, ali tada nestaje mogućnost automatske kontrole kompletnosti dokumenata, kao i automatskog evidentiranja stvarne lokacije originalnih dokumenata uklonjenih iz papirne arhive. Dokumente možete označiti bar kodom Različiti putevi:

● lijepljenje naljepnice sa bar kodom na dokument. U ovom slučaju, pretpostavlja se da se naljepnice mogu odštampati na licu mjesta pomoću štampača naljepnica ili unaprijed odštampati (na rolne);

● štampanje bar kodova direktno na dokumente koristeći obično štampač, ako ima slobodnog prostora na prednjoj ili zadnjoj strani dokumenta;

● štampanje posebnog lista sa bar kodom;

● početno štampanje bar koda zajedno sa oblikom dokumenata, kao što je CASCO politika.

Integracija računovodstvenog sistema osiguravajućeg društva iECM sistemi pružaju dodatne pogodnosti. Nakon što su svi dokumenti označeni bar kodovima, zaposleni u osiguravajućoj kući na isti način kao i uvijek unose podatke o ugovoru o osiguranju ili osiguranom slučaju u računovodstveni sistem osiguravajućeg društva. Zatim se dio podataka koje unese zaposlenik automatski prenosi u sistem za čuvanje elektronskih slika dokumenata osiguranja (ECM sistem). Da biste to uradili, potrebna su vam samo dva dodatna pritiska na dugme: prvi - u sistemu računovodstva osiguranja za početak prenosa unesenih podataka, drugi - na skener bar kodova kada ih čitate sa dokumenata (skener bar kodova izgleda slično kao skener bar kodova u trgovini prodavnice). Nakon gore navedenih koraka, svi potrebni podaci se pojavljuju u elektronskoj arhivi dokumenata osiguranja, uključujući jedinstveni broj dokumenta kodiran u barkodu.

Zatim, na stanici za skeniranje dokumenata, odgovorni službenik skenira dokumente na običnom skeneru, koji dokumente pohranjuje u posebnu fasciklu, iz koje servis sistema za skladištenje dokumenata DIRECTUM osiguranja preuzima datoteke i, koristeći ih bar kodom, dijeli u zasebne dokumente. , prilaže odgovarajućim karticama koje su automatski popunjene iz računovodstvenog sistema. Tako, bez upotrebe ručnog rada, dokumenti sa skenera automatski ulaze u elektronsku arhivu dokumentacije osiguranja sa popunjenim detaljima u karticama. Štaviše, vreme/datum skeniranja dokumenta i odeljenje/ime zaposlenog u skeniranju takođe mogu biti automatski zabeleženi.

Zatim, skenirani dokument ide u posebnu fasciklu za zaposlenog odgovornog za verifikaciju skeniranih dokumenata. Osoba odgovorna za verifikaciju proverava kvalitet skeniranih dokumenata i, ako je nezadovoljavajući, može ponovo poslati dokument nazad u stanicu za skeniranje.

Unošenje prvobitno nepapirnih dokumenata u arhivu, na primjer, elektronskih fotografija sa mjesta nesreće, može se izvršiti nakon unosa svih papirnih dokumenata, također jednim klikom na dugme “fotografije”. Oni će biti sačuvani kao dokument na više stranica i lako se mogu uporediti, na primjer, sa fotografijama automobila prije osiguranja.

Tako se formira arhiva dokumenata osiguranja čiji se dokumenti mogu otvoriti iz računovodstvenog sistema osiguranja pritiskom na dugme (za to se mogu koristiti različiti mehanizmi integracije poput com objekata ili web servisa). Sada se bilo koji dokument klijenta može brzo pronaći. Ako je potrebno, zaposleni mogu dobiti razne podsjetnike, na primjer, o isteku ugovora ili o nekompletnosti bilo kojeg paketa dokumenata. Korištenje barkod skenera također olakšava život arhivisti ako je potrebno evidentirati zapljenu i vraćanje originalnih dokumenata u papirnu arhivu - da biste to učinili, potrebno je samo skenirati bar kod dokumenta koji se izdaje/vraća i naznačiti da kome se izdaje i na koliko dugo.

Kada kompanija ima prikladnu elektronsku arhivu dokumentacije osiguranja, već možete razmišljati o automatizaciji raznih poslovnih procesa, na primjer, rješavanja šteta. U tom slučaju će proces izmirenja gubitaka biti transparentan za rukovodioce i zaposlene, a samim tim i za klijente, odnosno moći će se vidjeti ko ima i u kojoj fazi je proces razmatranja zahtjeva klijenta. U proces odobravanja moguće je uključiti i „stalne izvođače“, kao što su nezavisni stručnjaci i stanice za popravku i održavanje, da im se omogući pristup dokumentima putem web interfejsa ili da se učitaju na poseban portal. Također možete voditi registar tipičnih šteta kako biste prikupljali statistiku i preduzimali kontrolne radnje uzimajući u obzir ove statistike itd. Dalji razvoj sistema mogao bi biti prikupljanje ne samo dokumenata, već i „slučajeva“ za analizu različitih slučajeva osiguranja.