Menghapus data tersembunyi dan pribadi saat memeriksa dokumen, presentasi, atau buku. Fitur Pemeriksa Dokumen baru untuk Excel, PowerPoint, dan Word

Tidak ada keraguan bahwa informasi rahasia dan rahasia perlu dilindungi. Sepanjang keberadaannya, umat manusia telah menciptakan berbagai cara, yang dapat mencegah atau setidaknya mempersulit akses terhadap informasi ini, serta sistem enkripsi. Pada abad ke-20, teknologi digital baru untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengirimkan informasi muncul. Sistem komputer telah memungkinkan untuk mengetik, mengedit, memeriksa ejaan dan ejaan, mengubah dan mengirimkan informasi ke dalamnya dalam format elektronik, dapat dimengerti oleh hampir semua komputer. Mulai saat ini, masalah kerahasiaan dan perlindungan informasi pribadi menjadi sangat relevan. Peretas, mata-mata industri, pesaing, dan pihak-pihak yang tidak berkepentingan terus mengembangkan cara-cara baru untuk mendapatkan akses terhadap informasi individu dan perusahaan.

Sebagian besar produk perangkat lunak di pasaran saat ini menyimpan informasi yang disebut metadata dalam file yang sama dengan interaksi dan pertukaran pengguna, dan yang digunakan oleh pengguna untuk memelihara riwayat pengeditan file dan untuk membantu dalam pencarian dan pengambilan informasi dari file. Contoh umum metadata adalah nama dan nama belakang penulisnya, informasi perusahaan, nama komputer, dukungan versi dokumen, berbagai informasi tersembunyi, dll., yang disimpan bersama dokumen. Metadata ini juga digunakan untuk menguniversalkan prosedur penyimpanan semua informasi tentang suatu file di satu lokasi yang telah ditentukan.

Pada saat yang sama, sebagian besar informasi rahasia ini disimpan seolah-olah secara default, terkadang dengan cara yang tidak diketahui oleh pengguna dan di tempat serta bentuk yang tidak diketahui olehnya. Bukan rahasia lagi bahwa pengaturan yang tampaknya tidak berbahaya sekalipun produk perangkat lunak dapat menyimpan informasi yang akan mengingatkan pengguna tetap kepada pemilik produk atau perusahaannya. Contohnya adalah editor teks Word dari Microsoft atau aplikasi perangkat lunak lain yang dapat digunakan dokumen elektronik dan memungkinkan Anda menyimpan versi dokumen berbeda dalam file yang sama menggunakan mode berbeda. Mari kita pertimbangkan kasus sederhana namun sangat umum. Katakanlah pembaca kita, sebagai kepala departemen pemasaran, menghabiskan beberapa minggu bekerja dengan timnya untuk membuat dokumen yang menjelaskan karakteristik perkembangan terkini. Pada saat yang sama, direncanakan untuk mengirimkan dokumen ini ke departemen penjualan untuk memulai kampanye pemasaran baru. Pada menit terakhir, keputusan diambil untuk menghapus beberapa karakteristik dari deskripsi produk untuk tujuan verifikasi dan klarifikasi tambahan. Namun, diketahui bahwa ciri-ciri tersebut pasti akan dimasukkan dalam versi final dokumen pemasaran produk ini. Tanpa memperhitungkan fakta bahwa dukungan versi diaktifkan untuk dokumen ini dan setiap perubahan, termasuk versi baru dengan ciri-ciri yang dihilangkan akan disimpan dalam sebuah file, dokumen ini telah mendapat distribusi terluas. Katakanlah setelah mengirim surat dengan file yang ditentukan ke departemen penjualan, surat itu dikirim ke pesaing. Yang terakhir, setelah melihat berbagai versi dokumen, akan dapat dengan mudah menilai level Anda saat ini dan hasil yang diharapkan, serta menyampaikan informasi secara tepat waktu kepada pengembangnya. Selain itu, properti dokumen dapat memuat nama dan alamat email pembuat dokumen, sehingga dianggap secara sukarela memberikan dokumen tersebut untuk digunakan oleh pesaing.

Bagaimana cara mengatur perlindungan informasi pribadi dan melindunginya dari akses yang tidak diinginkan? Kami akan mencoba menjawab pertanyaan ini di artikel ini. Kami juga akan melihat tempat-tempat dalam dokumen di mana metadata dapat disimpan, dan menjelaskan cara-cara untuk menghapus data ini, sehingga melindungi dokumen tersebut. Sebelum memulai bisnis, kami mencatat bahwa objek pengujian dalam artikel ini adalah versi bahasa Inggris dari editor teks terkenal dan populer Microsoft Word - Word 2000 dan Word 2002 - yang disertakan dalam paket Microsoft Office. Perlu ditekankan bahwa, terlepas dari kesamaan dan kesinambungan versi editor ini, keduanya masih memiliki beberapa perbedaan dalam fungsinya. Ini adalah hal pertama yang patut diperhatikan bagi pembaca yang akan langsung duduk di depan komputer pribadinya.

Cara mengakses informasi pribadi

Mari kita mulai dengan hal yang paling sederhana - kami akan menunjukkan cara mendapatkan informasi pribadi tanpa trik khusus apa pun. Ini dilakukan dengan menggunakan satu fitur di Microsoft Word yang memungkinkan Anda melihat teks tanpa memformatnya. Ternyata fitur ini bisa digunakan untuk melihat metadata yang terkait dengan dokumen tertentu. Siapa pun dapat mengakses data ini. Untuk melakukan ini, Anda perlu:

1. Luncurkan editor Microsoft Word.
2. Di item menu utama File, klik Buka.
3. Pada dialog yang muncul, di bagian Jenis file, atur Pulihkan Teks dari File Apa Pun, pilih dokumen Microsoft Word dan klik tombol Buka.

Ini akan membuka dokumen yang belum diformat, jika dilihat dengan cermat, Anda dapat dengan mudah menemukan informasi yang berisi nama penulis dokumen dan jalur di mana Anda dapat menemukan dokumen yang disimpan.

Mengingat semua hal di atas, kami menyarankan sebelum membagikan dokumen dengan pengguna lain, tinjau informasi tersembunyi untuk memutuskan apakah layak membiarkannya dalam dokumen ini untuk dilihat publik. Misalnya, dengan memilih Lacak Perubahan dari menu Alat utama di Microsoft Word, diikuti oleh Versi dari menu File, atau dengan memilih Izinkan Penyimpanan Cepat menggunakan kotak centang di submenu Opsi pada menu Alat, Anda dapat melacak informasi apa pun yang tersembunyi atau terhapus yang berpotensi tetap ada dalam dokumen yang diedit.

Seperti yang Anda lihat, mengakses informasi pribadi cukup sederhana. Tentu saja, muncul pertanyaan yang masuk akal tentang metode apa yang ada untuk melindungi informasi rahasia dari pengintaian. Di bawah ini, pembaca akan disajikan beberapa teknik yang paling umum.

Menghapus data pribadi dari dokumen

Versi editor Word saat ini memberi pengguna kemungkinan terluas untuk bekerja dengan data pribadi, mulai dari manual dan diakhiri dengan metode penghapusan informasi yang dapat diprogram. Karena kenyataan bahwa dalam artikel ini kami tidak menyentuh masalah penulisan program khusus, kami akan fokus pada metode paling sederhana yang dapat diakses oleh banyak pembaca.

Pertama-tama, Anda perlu memastikan bahwa beberapa informasi pribadi telah dihapus saat menyimpan dokumen. Untuk melakukan ini, Anda perlu melakukan hal berikut:

1. Di menu utama Word, pilih Alat, dan di dalamnya ada submenu Opsi. Pada dialog yang muncul, buka tab Keamanan.
2. Di bagian Opsi privasi, aktifkan kotak centang Hapus informasi pribadi dari file ini saat disimpan dan tekan tombol OK.
3. Simpan dokumennya.

Dalam kasus ini, misalnya, informasi pribadi berikut akan dihapus dari dokumen:

• properti file: penulis, manajer, perusahaan dan nama orang yang menyimpan dokumen versi terbaru;
• nama pengguna yang terkait dengan komentar dan melacak perubahan;
• nama Disimpan oleh diganti dengan Penulis;
• header pesan email, yang dihasilkan oleh tombol E-mail pada toolbar.

Perlu ditekankan bahwa operasi ini tidak diinstal secara default di editor Word. Dan bahkan jika tanda seperti itu disetel, itu hanya akan berlaku untuk jendela dokumen yang sedang diaktifkan. Oleh karena itu, mode ini harus diatur untuk setiap dokumen secara terpisah.

Cara lain yang patut mendapat perhatian adalah cara manual dalam menghapus informasi pribadi. Properti dokumen (dalam struktur file) menyimpan informasi tentang dokumen itu sendiri: nama file dokumen, lokasi penyimpanannya, tanggal pembuatan, dan atribut file lainnya. Namun, properti dokumen juga dapat menyimpan metadata lain, seperti nama penulis, nama perusahaan, dan editor dokumen. Anda dapat menghapus informasi ini secara manual dari properti dokumen menggunakan urutan tindakan berikut:

1. Buka dokumen di editor Word.
2. Di bagian menu utama File, pilih Properti.
3. Dalam dialog multi-halaman yang muncul, setiap tab Ringkasan, Statistik, Isi dan Kustom mungkin berisi informasi rahasia. Untuk menghapus informasi yang tidak perlu atau tidak diinginkan, Anda harus memilihnya dan menghapusnya menggunakan tombol DELETE.

Tentu saja, prosedur di atas dapat diotomatisasi dan diprogram, menjadikan proses ini cepat dan nyaman. Namun, penjelasan tentang prinsip-prinsip pemrograman di Word berada di luar cakupan artikel ini dan kami merujuk pembaca ke literatur khusus.

Di mana informasinya disembunyikan?

Aturan dasar yang memandu orang-orang praktis adalah: “Ukur dua kali, potong sekali.” Prinsip penting ini dapat berhasil diterapkan dalam bekerja dengan dokumen. Haruskah Anda selalu terburu-buru memberikan informasi pribadi? Di mana informasi tersembunyi disimpan? Cara apa yang ada untuk melihat informasi tersembunyi? Pertanyaan-pertanyaan ini akan dijawab di bagian ini.

Informasi tersembunyi dapat ditemukan di fungsi lacak perubahan dan fungsi komentar, yang sebagian besar merupakan fungsi layanan untuk editor Microsoft Word. Mereka memungkinkan Anda untuk menyimpan informasi perantara tentang pemformatan, penyisipan teks, penghapusan, komentar, dll., dengan kata lain, mereka dapat digunakan secara aktif dalam proses pengerjaan dokumen oleh satu atau lebih penulis. Dalam hal ini, dengan memilih mode pemutaran untuk semua fungsi layanan, Anda dapat melihat semua perubahan yang dilakukan dengan nama pembuatnya. Ini dilakukan dengan menggunakan item menu Tampilkan.

Perlu diingat bahwa saat mengerjakan dokumen apa pun, disarankan untuk mematuhi dua aturan sederhana. Aturan pertama adalah sebelum menghapus informasi apa pun, ada baiknya untuk mencetak dokumen yang telah diedit beserta komentarnya. Dengan demikian, informasi ini dapat ditambahkan ke versi dokumen yang baru kapan saja. Untuk memvisualisasikan perubahan atau komentar, Anda perlu memilih Markup di menu utama Tampilan.

Aturan kedua terutama menyangkut mereka yang lupa memantau keberadaan informasi pendukung dalam dokumen yang mereka kirim atau transmisikan. Untuk pengguna seperti itu, disediakan penganalisis otomatis keberadaan mode lacak perubahan, yang akan mengeluarkan peringatan tentang adanya informasi pengeditan dalam dokumen ketika mereka mencoba mencetak, menyimpannya, atau mengirimkannya melalui email. surel dari editor Word. Untuk mengaktifkan mode ini, di bagian menu utama Alat di kotak dialog Opsi, Anda perlu memilih tab Keamanan dan menggunakan kotak centang untuk mengatur Peringatkan sebelum mencetak, menyimpan, atau mengirim file yang berisi mode perubahan terlacak atau komentar (Gbr. .1). Jadi, arti dari aturan kedua: selalu aktifkan penganalisis perubahan lacak.

Tempat kedua di mana informasi rahasia dapat disimpan adalah mode teks tersembunyi Microsoft Word. Mode ini memungkinkan Anda menampilkan atau menyembunyikan teks tertentu menggunakan prosedur pemformatan karakter khusus yang membuatnya tidak terlihat. Misalnya, saat mengedit teks dalam mode teks tersembunyi (teks tersembunyi adalah karakter khusus yang tidak ditampilkan dalam file dokumen), Anda dapat membuat beberapa catatan sendiri. Untuk melihat teks tersembunyi, di bagian menu utama Alat, pilih item Opsi, dan di tab Lihat, pilih mode Teks tersembunyi di bagian Tanda pemformatan (Gbr. 2).

Hal ini menyebabkan Word menandai teks tersembunyi dengan garis bawah putus-putus. Sayangnya, pengembang editor tidak menyediakan penganalisis otomatis untuk teks tersembunyi di dokumen. Namun, ada prosedur yang sangat sederhana untuk menghapusnya dari badan dokumen saat mencetak. Untuk melakukannya, pilih item Opsi di bagian menu utama Alat, lalu tab Cetak dan aktifkan kotak centang Teks tersembunyi di bagian Sertakan dengan area dokumen. Dalam kasus lainnya, Anda harus menghapus teks secara manual.

Sumber ketiga dari kebocoran informasi yang tidak diinginkan mungkin adalah versi dokumen sebelumnya yang tidak terhapuskan. Editor Word menyediakan kemampuan untuk menyimpan beberapa versi dokumen dalam file yang sama. Versi ini ada dalam file sebagai teks tersembunyi dan dapat dihapus sesuai kebutuhan. Mereka tersedia untuk semua pengguna, dan tetap ada dalam dokumen, meskipun disimpan dalam format berbeda. Oleh karena itu, versi tersebut harus dihapus tepat waktu, dan ada beberapa cara untuk melakukannya.

Metode pertama melibatkan menyimpan versi dokumen sebelumnya. Dalam hal ini, versi saat ini disimpan sebagai dokumen terpisah. Untuk melakukan ini, pilih Versi di menu File utama. Kemudian pilih versi dokumen yang ingin Anda simpan sebagai file terpisah. Selanjutnya, tekan tombol Buka dan pilih Simpan Sebagai di menu File utama. Pada dialog yang muncul, atur nama file dan tekan tombol Simpan.

Metode kedua adalah menghapus versi yang tidak diinginkan dari dokumen, yang memerlukan langkah-langkah berikut. Di menu utama File, pilih item Versi, lalu pilih versi dokumen yang ingin Anda hapus (untuk memilih lebih dari satu versi, Anda harus menahan tombol Ctrl). Selanjutnya Anda perlu mengklik tombol Hapus.

Penjaga diam atas informasi tersembunyi

Banyak pembaca mungkin tidak menyadari bahwa beberapa prosedur di Word menyimpan metadata secara default. Dan mereka tentu tidak menyadari bahwa memblokir prosedur ini memungkinkan penghapusan metadata yang tidak diinginkan dari dokumen. Mari kita bicarakan ini lebih detail.

Pertama, mari kita lihat metode untuk menyimpan dokumen dengan cepat. Perhatikan bahwa ini berfungsi jika kotak centang Izinkan penyimpanan cepat dicentang. Namun, tidak semua orang tahu bahwa jika Anda membuka dokumen yang telah diedit dalam mode ini sebagai file teks, mungkin berisi informasi yang sebelumnya dihapus dari dokumen. Hal ini terjadi karena mode Simpan Cepat menambahkan perubahan Anda ke akhir dokumen, tanpa memperhitungkan perubahan apa pun (termasuk informasi yang dihapus) yang dibuat pada dokumen itu sendiri. Oleh karena itu, untuk menghapus sepenuhnya informasi yang terhapus dari dokumen, Anda harus menonaktifkan mode penyimpanan cepat. Untuk melakukan ini, di menu utama Word, pilih Alat, lalu bagian Opsi dan dialog Simpan (Gbr. 3).

Kedua, mari kita lihat prosedur penggabungan dokumen. Saat membandingkan dan menggabungkan Dokumen kata menggunakan nomor yang dihasilkan secara acak untuk memudahkan pelacakan dokumen yang relevan di masa mendatang. Meskipun angka-angka ini tersembunyi, angka-angka ini berpotensi digunakan untuk menunjukkan bahwa dokumen memiliki sumber yang sama. Untuk berhenti menyimpan nomor acak selama proses penggabungan dokumen, Anda harus melakukan hal berikut:

1. Di menu Alat, jalankan perintah Opsi. Dalam dialog multi-halaman yang muncul, pilih dialog Keamanan.
2. Nonaktifkan kotak centang Simpan nomor acak untuk meningkatkan akurasi penggabungan.

Namun, perlu dicatat bahwa Anda harus membayar untuk kerahasiaan - hasil penggabungan dokumen tidak akan optimal: editor Word akan kesulitan menentukan jumlah dokumen terkait.

Pengetahuan adalah kekuatan

Setiap orang yang membaca artikel ini pasti akan mempunyai pendapat tersendiri mengenai masalah keamanan informasi komputer pribadi dan setiap orang akan bebas mengambil keputusannya sendiri. Anda dapat mengikuti aturan ini dan tidak menyimpan informasi, namun Anda dapat kehilangannya jika Anda tidak melakukan upaya apa pun. Artikel tersebut paling banyak mengulas cara sederhana mencegah kebocoran informasi. Selain itu, seperti disebutkan di atas, ada sejumlah program untuk mengatasi banyak masalah yang disebutkan di atas, yang tentunya akan sangat menyederhanakan prosedur untuk memeriksa konten data yang tidak diinginkan dalam dokumen. Namun, ini adalah topik untuk artikel lain. Sebagai kesimpulan, saya ingin mencatat bahwa dengan melindungi informasi pribadi, Anda tidak hanya dapat melindungi bisnis, pengetahuan, dan pengalaman Anda, tetapi juga memberikan penolakan tegas kepada orang yang tidak jujur.

KomputerPress 10"2002

Cara termudah untuk mengetahui ekor karyawan atau mahasiswa ceroboh yang telah melakukan outsourcing laporan atau tugas kuliahnya adalah dengan melihat penulis atau rekan penulis dokumen tersebut. Informasi ini disimpan bersama dengan metadata file lainnya dan nantinya dapat dilihat oleh siapa saja. Masalah ini menjadi sangat sensitif jika pelaku sebenarnya adalah orang yang dikenal oleh inspektur: pegawai di perusahaan yang sama atau mahasiswa dari jurusan yang sama. Tentu saja, kebohongan bertingkat akan menemukan jalan keluar dari situasi tersebut, namun seolah-olah tidak akan terungkap nantinya. Perhatikan pengguna dokumen terkait di sudut kanan bawah

Tentu saja itu adalah contoh yang dangkal, tetapi di situlah orang biasanya ditusuk.

Informasi apa yang bisa dibocorkan?

Bantuan resmi Microsoft menjelaskan apa yang dapat menimbulkan potensi ancaman terhadap reputasi Anda. Saya akan memberikan ringkasannya di sini:

• Jejak kehadiran pengguna lain, serta indikasi pengeditan yang mereka lakukan dan komentar yang mereka tambahkan jika Anda ikut menulis dokumen tersebut.
• Perubahan warna informasi yang terdapat pada header, footer, dan watermark.
• Tersembunyi Teks kata, objek PowerPoint yang tidak terlihat, baris, kolom, dan lembar Excel yang tersembunyi.
• Konten di luar area slide PowerPoint.
• Properti dokumen tambahan dan metadata lainnya, seperti informasi jalur printer atau header email.

Pemeriksa dokumen

"Pemeriksa Dokumen" adalah alat yang berguna untuk memeriksa file untuk informasi yang tidak diinginkan. Nyaman bagi pengirim dan penerima dokumen. Yang perlu Anda lakukan adalah pergi ke “Detail” dan menjalankan pemeriksaan. Beberapa klik dan lima detik akan mengungkapkan semua seluk beluknya.

Pelaksana tinggal klik hapus, dan pemeriksa dapat memeriksa dokumen berdasarkan bukti yang ada.

Larangan menyimpan data pribadi

Alat Detail memungkinkan Anda melihat dan mengubah properti dokumen penting, sehingga mempersiapkannya kolaborasi, pengarsipan atau pengiriman melalui email. Alat ini menyediakan akses ke beberapa perintah yang akan dibahas lebih rinci nanti di teks buku ini, namun di sini kami hanya akan menjelaskan secara singkat tujuannya.

Properti

Sisi kanan jendela Detail. Setiap dokumen, selain isinya, membawa banyak informasi tentang siapa yang membuatnya, apa topiknya, dan dapat diklasifikasikan ke dalam kategori apa. Selain itu, dokumen tersebut mencakup kata kunci, mencirikan isi dokumen, catatan, dll. Semua informasi ini membantu sistem manajemen dokumen otomatis atau pengguna mengatur, mengurutkan, dan mencari dokumen yang diperlukan. Untuk itu, saya menyarankan Anda untuk tidak malas dan mengisi kolom yang sesuai. Semakin cerdas Anda mengisinya, semakin mudah pengerjaan dokumen tersebut.

Mempersiapkan akses publik

Pemeriksa dokumen- perintah ini membuka jendela Document Inspector. Beberapa informasi pribadi dan informasi tentang komputer Anda dimasukkan ke dalam dokumen secara otomatis tanpa Anda sadari. Misalnya, nama pengguna yang Anda gunakan untuk membuat dokumen akan terkandung dalam dokumen terlepas dari apakah Anda mengisi kolom properti atau tidak. Jika Anda mencetak dokumen atau bahkan mempratinjaunya, jalur lengkap ke printer lokal atau jaringan tertanam dalam dokumen. Jika Anda menyisipkan ilustrasi ke dalam dokumen, jalur ke ilustrasi tersebut juga disimpan di dokumen. Jika Anda mengirim dokumen ke milis jumlah yang besar orang yang berbeda, Anda mungkin tidak menyukai gagasan bahwa informasi tersebut tersedia tanpa sepengetahuan Anda. Pemeriksa Dokumen mencari data tersembunyi dalam dokumen, menyajikannya kepada Anda, dan mengizinkan Anda menghapusnya
mereka dari buku kerja Excel.

Periksa aksesibilitas- memungkinkan Anda mengevaluasi seberapa nyaman bagi pengguna penyandang disabilitas untuk menggunakan dokumen-dokumen ini.

Pemeriksaan kompatibilitas- tim memeriksa apakah itu mungkin dokumen ini buka di versi Excel yang lebih lama tanpa membuat perubahan apa pun.

Lindungi buku itu

Alat ini memungkinkan Anda menerapkan pembatasan pada kemampuan mengubah dan mengedit konten dan struktur buku.

Enkripsi dengan kata sandi- dokumen dienkripsi sehingga Anda hanya dapat melihat isinya setelah memasukkan kata sandi. Saat mengenkripsi buku dengan kata sandi, berhati-hatilah dengan huruf dan tata letak keyboard saat ini, jika tidak, Anda berisiko kehilangan akses ke buku Anda sendiri.

Batasi izin untuk pengguna- perintah ini biasanya hanya tersedia untuk penulis dokumen dan pengguna jaringan perusahaan atau Internet. Ini menggunakan server manajemen hak pengguna. Ini bisa berupa server Microsoft gratis atau server perusahaan. Setiap kali pengguna mencoba membuka dokumen, permintaan dikirim ke server dan mengembalikan properti untuk pengguna tersebut, khususnya informasi tentang apa yang dapat dia lihat di dokumen yang dia buka dan apa yang harus disembunyikan darinya. Saat Anda mencoba menjalankan perintah ini, Anda akan diminta untuk mendaftar ke server Microsoft. Jika Anda tertarik untuk melihat cara kerja pembatasan, ikuti prosedur ini, daftarkan beberapa pengguna dengan hak berbeda dan uji perintah ini.

Menambahkan tanda tangan digital - perintah ini menambahkan kode tak kasat mata ke dokumen, menggantikan tanda tangan biasa. Bacalah dengan cermat apa yang ditulis oleh wizard pembuatan tanda tangan untuk Anda. Jika Anda membuat tanda tangan pribadi, maka dengan bantuannya hanya Anda secara pribadi dan hanya di komputer ini yang dapat memastikan bahwa dokumen Anda belum diganti. Jika Anda ingin membuat tanda tangan yang akan “dikenali” oleh organisasi eksternal, Anda harus menggunakan layanan layanan jaringan khusus.

Tandai sebagai final- setelah menjalankan perintah ini, tidak mungkin membuat perubahan pada dokumen.

Lindungi sheet saat ini- menggunakan alat ini Anda dapat menentukan elemen lembar mana yang dapat diubah oleh pengguna lain, dan mana yang dilindungi dan tidak dapat diubah.

Lindungi struktur buku- Melarang mengubah struktur buku (menambah atau menghilangkan lembaran).

Versi

Memungkinkan Anda melihat dan memulihkan versi draf dari file yang belum disimpan atau menghapus versi draf yang tidak diperlukan lagi.

Dokumen dan file yang dibuat oleh program yang berbeda secara tidak kentara membawa beberapa hal informasi dalam properti. Itu bisa saja data pribadi, yang saat berada di komputer Anda, tidak ada yang terlalu memperhatikannya. Tetapi jika Anda memutuskan untuk membagikan file ini kepada siapa pun melalui Internet atau menggunakan flashdisk, disarankan untuk memeriksa dan menghapus yang tidak perlu data dari properti file.

Apa ini informasi pribadi, yang mungkin ada dalam file? Semua informasi di properti file dapat dianggap pribadi. Bagaimanapun, file ini dibuat di komputer Anda, dan Anda memberinya nama mengajukan atau memberikan informasi tambahan, seperti komentar. Ini dapat berupa: nama penulis, tanggal file diubah, tag dan kata kunci. Nama program yang membuat file, tanggal pembelian, hak cipta dan banyak lagi.

Paling sering, pengguna mentransfer ke orang lain file dokumen dan gambar dan menghapus data pribadi di properti file dalam hal ini tidak akan berlebihan.

Pilih yang mana data HAI mengajukan pergi dan yang mana menghapus mungkin menggunakan Penjelajah Windows, di properti file. Untuk melakukan ini, klik kanan pada file yang dipilih dan pilih “Properti” di menu konteks. Di jendela properti, buka tab "Detail".

Di sinilah semua tambahan tersembunyi berada. data dan tergantung pada jenisnya mengajukan di sini Anda dapat melihat daftar berbagai informasi yang cukup baik tentang dokumen tersebut. Tinjau daftarnya dan tentukan yang mana data Anda tidak ingin berbagi dokumen ini dengan siapa pun.

Omong-omong, informasi tentang mengajukan tidak hanya itu mungkin menghapus, tetapi tambahkan juga langsung di jendela properti. Namun, tidak semuanya. Untuk mengedit properti yang tersedia, klik tombol di seberang item di bagian “Nilai”. Bidang pengeditan kecil akan muncul.

Jika diperlukan pemindahan tidak dapat diedit data, di bawah jendela properti Klik "Hapus properti dan informasi pribadi".

Sebuah jendela akan terbuka dengan formulir pengeditan, di mana Anda harus memilih “Hapus properti berikut untuk file ini.”

Keamanan data pribadi perlu mendapat perhatian khusus, karena sejak tahun lalu pembuat undang-undang telah memperketat tanggung jawab pemberi kerja atas kegagalan memenuhi kewajiban untuk melindunginya. Dalam artikel ini kami akan memberi tahu Anda apa yang dianggap sebagai data pribadi, kewajiban apa yang ditetapkan bagi pemberi kerja untuk melindunginya, dan bagaimana mengatur pencatatan dan penyimpanan data pribadi karyawan dengan benar.

Sistematisasikan atau perbarui pengetahuan Anda, dapatkan keterampilan praktis dan temukan jawaban atas pertanyaan Anda di Sekolah Akuntansi. Kursus dikembangkan dengan mempertimbangkan standar profesional “Akuntan”.

Majikan, ketika mempekerjakan seorang karyawan, harus meminta darinya informasi tertentu yang diperlukan dalam kerangka undang-undang ketenagakerjaan, perpajakan dan akuntansi. 152-FZ tanggal 27 Juli 2006 “Tentang Data Pribadi” mewajibkan pemberi kerja, yang dalam hal ini adalah operator data pribadi dan memprosesnya, untuk menjamin keamanan informasi ini.

Data apa yang bersifat pribadi?

Data pribadi adalah segala informasi yang secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan subjek data pribadi - yang diidentifikasi atau ditentukan kepada seorang individu(Pasal 3 Hukum Federal tanggal 27 Juli 2006 No. 152-FZ “Tentang Data Pribadi”, selanjutnya disebut Undang-Undang Data Pribadi).

Data pribadi umum mencakup informasi berikut:

• Nama lengkap;
• Tanggal dan Tempat Lahir;
• alamat (tempat pendaftaran);
• pendidikan, profesi;
• gambar seseorang (rekaman foto dan video), yang memungkinkan identifikasi dan digunakan untuk tujuan ini oleh operator (Penjelasan Roskomnadzor tanggal 30 Agustus 2013 “Tentang masalah pengklasifikasian gambar foto dan video, data sidik jari dan informasi lainnya sebagai data pribadi biometrik dan fitur pemrosesannya ");
• Status keluarga, kehadiran anak, ikatan keluarga;
• fakta biografi dan sebelumnya aktivitas kerja(tempat kerja, catatan kriminal, dinas militer, bekerja di posisi terpilih, pelayanan publik dan sebagainya.);
• posisi keuangan. Informasi pengupahan juga merupakan data pribadi (surat Roskomnadzor tertanggal 07.02.2014 No. 08KM-3681);
• kualitas bisnis dan pribadi lainnya yang bersifat evaluatif;
• informasi lain yang dapat mengidentifikasi seseorang.

Selain itu, UU Data Pribadi menyebutkan:

• data pribadi khusus (mengenai ras, kebangsaan, pandangan politik, keyakinan agama atau filosofi, status kesehatan, kehidupan intim). Secara umum, pemrosesan data ini tidak diperbolehkan. Pengecualian - kasus yang diatur dalam Bagian 2 Pasal 10 Undang-Undang Data Pribadi;
• data pribadi biometrik (mencirikan fisiologis dan fitur biologis seseorang, atas dasar itulah kepribadiannya dapat diidentifikasi). Untuk memproses informasi tersebut, diperlukan persetujuan dari subjek data pribadi. Pengecualian adalah kasus-kasus yang ditetapkan oleh Bagian 2 Seni. 11 UU Data Pribadi.

Majikan berhak menerima dan menggunakan hanya informasi yang menjadi ciri warga negara sebagai pihak kontrak kerja(misalnya, informasi tentang status sosial dan harta benda seseorang tidak relevan dengan proses pekerjaannya). Informasi ini terkandung dalam dokumen-dokumen berikut yang diserahkan oleh karyawan pada saat perekrutan:

• di paspor atau dokumen identitas lainnya;
• buku kerja;
• dokumen tentang pendaftaran militer, pendidikan, komposisi keluarga;
• surat keterangan penghasilan dari tempat kerja sebelumnya;
• formulir lamaran yang diisi selama bekerja;
• kartu pribadi karyawan (form T-2);
• akta nikah, kelahiran anak;
• sertifikat medis dan sebagainya.

Majikan menyimpan salinan dokumen yang terdaftar, kecuali kuesioner, buku kerja, dan kartu pribadi.

Pemrosesan data pribadi

Pemrosesan data pribadi - setiap tindakan (operasi) atau serangkaian tindakan (operasi) yang dilakukan menggunakan alat otomatisasi atau tanpa menggunakan alat tersebut dengan data pribadi, termasuk pengumpulan, pencatatan, sistematisasi, akumulasi, penyimpanan, klarifikasi (memperbarui, mengubah), ekstraksi, penggunaan, transfer (distribusi, penyediaan, akses), depersonalisasi, pemblokiran, penghapusan, pemusnahan data (Pasal 3 UU Data Pribadi).

Undang-undang Data Pribadi mewajibkan pemberi kerja untuk mematuhi persyaratan tertentu untuk pemrosesan data ini. Misalnya, pengolahan data pribadi hanya dilakukan dengan persetujuan karyawan (Pasal 1, Pasal 6, Pasal 9 UU Data Pribadi). Untuk menghindari perselisihan hukum, sebaiknya persetujuan ini dibuat secara tertulis. Aturan yang sama berlaku untuk pelamar.

Dalam beberapa kasus, bentuk persetujuan tertulis secara tegas diatur oleh undang-undang (Bagian 4 Pasal 9 Undang-Undang Data Pribadi). Misalnya, persetujuan tertulis dari karyawan untuk pemrosesan data pribadinya diperlukan:

1) setelah menerima data pribadi karyawan dari pihak ketiga (klausul 3 pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Tetapi dalam hal ini, karyawan harus diberitahu terlebih dahulu tentang hal ini dan persetujuan tertulisnya harus diperoleh (klausul 3 pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Pemberitahuan tersebut harus menunjukkan (klausul 3 Pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia):

• tujuan memperoleh data pribadi pegawai dari pihak ketiga;
• sumber informasi yang dituju (orang yang datanya akan diminta);
• metode memperoleh data, sifatnya;
• konsekuensi yang mungkin terjadi penolakan pemberi kerja untuk memperoleh data pribadi pekerja dari pihak ketiga. Jika seorang karyawan menolak untuk mengetahui pemberitahuan dugaan penerimaan data pribadinya dari orang lain, disarankan untuk membuat tindakan yang sesuai.

Jika karyawan berubah pikiran, ia berhak membatalkan persetujuan pemrosesan data pribadi kapan saja (Bagian 2 Pasal 9 Undang-Undang Data Pribadi).

Dalam situasi seperti ini, pemrosesan data pribadi karyawan secara terus-menerus tanpa persetujuannya dimungkinkan jika ada alasan yang kuat. Mereka tercantum dalam ayat 2 - 11 Bagian 1 Pasal 6, Bagian 2 Pasal 10, Bagian 2 Pasal 11 UU Data Pribadi (Bagian 2 Pasal 9 UU Data Pribadi).

Majikan tidak berhak meminta informasi tertentu (yang tidak terkait dengan tujuan yang tercantum dalam paragraf 1 Pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia) dari pihak ketiga, meskipun karyawan setuju.

2) ketika mentransfer data pribadi karyawan ke pihak ketiga, kecuali jika hal ini diperlukan untuk mencegah ancaman terhadap kehidupan dan kesehatan karyawan (paragraf 2 pasal 88 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

3) untuk memproses kategori khusus data pribadi karyawan yang terkait langsung dengan masalah hubungan kerja (klausul 4 pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia, klausa 1 bagian 2 pasal 10 Undang-Undang Data Pribadi). Data ini mencakup informasi tentang ras, kebangsaan, pandangan politik, keyakinan agama dan filosofi, kesehatan, dan kehidupan intim.

Jika seorang karyawan tidak mampu, persetujuan tertulis untuk pemrosesan datanya diberikan oleh perwakilan hukumnya (orang tua, wali) (Bagian 6 Pasal 9 Undang-Undang Data Pribadi). Dan dalam hal seorang pekerja meninggal dunia, persetujuan tersebut diberikan oleh ahli warisnya, kecuali jika diterima dari pekerja itu sendiri semasa hidupnya (Bagian 7, Pasal 9 Undang-Undang Data Pribadi).

Tidak semua kasus memerlukan persetujuan karyawan terhadap pemrosesan data pribadi. Misalnya data diterima (klausul 2 bagian 1 pasal 6 ayat 2.3 bagian 2 pasal 10 UU Data Pribadi ayat 1 Penjelasan Roskomnadzor):

1. dari dokumen (informasi) yang disampaikan pada akhir kontrak kerja;
2. berdasarkan hasil pemeriksaan kesehatan pendahuluan wajib mengenai kondisi kesehatan (Pasal 69 Kode Perburuhan Federasi Rusia, klausul 3 Penjelasan Roskomnadzor tertanggal 14 Desember 2012 “Masalah yang berkaitan dengan pemrosesan data pribadi karyawan , pelamar untuk posisi yang kosong, serta orang-orang dalam cadangan personel” , selanjutnya - Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012);
3. sejauh ditentukan oleh formulir terpadu No. T-2, termasuk data pribadi kerabat dekat, dan dalam kasus lain yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia (menerima tunjangan, memperoleh akses ke rahasia negara, mengeluarkan tunjangan sosial) (klausul 2 Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012);
4. dari agen perekrutan yang bertindak atas nama pelamar (ayat 12 ayat 5 Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012);
5. dari pelamar yang memposting resume-nya sendiri di Internet, sehingga tersedia untuk kalangan orang yang tidak terbatas (klausul 10, bagian 1, pasal 6 Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 152-FZ, paragraf 12, klausul 5 Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012 ).

Majikan, dengan persetujuan pekerja, dapat mempercayakan pengolahan data pribadinya kepada orang lain (bagian 3 pasal 6 UU Data Pribadi ayat 2 ayat 5 Penjelasan Roskomnadzor tanggal 14 Desember 2012) . Namun pada saat yang sama, pemberi kerjalah yang bertanggung jawab kepada pekerja atas tindakan orang tersebut (Bagian 5 Pasal 6 Undang-Undang Data Pribadi).

Di Kontur.School: perubahan undang-undang, fitur akuntansi dan akuntansi pajak, pelaporan, gaji dan personel, transaksi tunai.

Organisasi akuntansi dan penyimpanan data pribadi

Majikan harus memastikan perlindungan data pribadi karyawan dari penggunaan yang melanggar hukum atau kehilangan atas biaya sendiri (Klausul 7, Pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Mari kita analisis langkah demi langkah tindakan pemberi kerja dalam mencatat dan menyimpan data pribadi di organisasi.

Langkah 1. Majikan harus mengeluarkan undang-undang lokal yang akan mengatur penyimpanan dan penggunaan data pribadi. Tindakan semacam itu biasanya merupakan Peraturan tentang Data Pribadi Karyawan, yang dengannya karyawan harus mengetahui tanda tangannya (klausul 8, pasal 86 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Karyawan harus memahami Peraturan Data Pribadi, serta peraturan lokal lainnya, sebelum menandatangani kontrak kerja (Pasal 68 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Tidak mungkin untuk membiasakan seorang karyawan dengan suatu dokumen dengan mengirimkannya melalui email, ini tidak akan dianggap sebagai pengenalan dengan tanda tangan. Jika tidak ada tanda tangan karyawan, pemberi kerja tidak akan dapat membuktikan bahwa karyawan tersebut mengetahui dokumen tersebut.

Pernyataan tentang data pribadi, seperti warga lokal lainnya tindakan normatif, dikeluarkan dan disetujui dengan perintah, yang ditandatangani oleh pimpinan organisasi atau orang lain yang berwenang.

Dalam hal inspeksi suatu organisasi, otoritas inspeksi dapat meminta dokumen ini dan memeriksa apakah karyawan mengetahuinya. Tidak adanya dokumen semacam itu atau kegagalan karyawan untuk memahaminya mungkin menjadi alasan untuk meminta pertanggungjawaban pemberi kerja sesuai dengan Bagian 1 Pasal 5.27 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia, dan jika pelanggaran serupa terjadi lagi. - berdasarkan Bagian 2 Pasal 5.27 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia. Kesimpulan ini juga dikonfirmasi praktik peradilan(Resolusi Layanan Antimonopoli Federal Distrik Moskow tanggal 26 Oktober 2006 No. KA-A40/10220-06 No. A40-20745/06-148-194).

Langkah 2. Majikan menyetujui dokumen yang berisi daftar data pribadi yang digunakan dalam kegiatan organisasi. Dokumen ini mencakup semua informasi yang diberikan karyawan secara tertulis tentang dirinya ketika melamar pekerjaan, serta yang digunakan di masa depan ketika menyiapkan dokumentasi personalia.

Selain itu, daftar tersebut harus memuat dokumen yang berisi informasi tentang karyawan yang diserahkan organisasi ke berbagai badan pemerintah (inspektorat pajak dan ketenagakerjaan, otoritas statistik).

Langkah 3. Majikan harus, berdasarkan perintah, menunjuk mereka yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan data pribadi dan mereka yang bertanggung jawab untuk memastikan keamanan data pribadi. Tanggung jawab ini dapat berupa orang tertentu atau departemen. Dalam kasus terakhir, kepala unit tersebut memikul tanggung jawab pribadi. Perintah ini harus menjadi perhatian semua karyawan yang disebutkan di dalamnya, yang harus ditegaskan dengan tanda tangan mereka.

Langkah 4. Dalam hal pemeriksaan, untuk menghindari perselisihan dengan pemeriksa, sebaiknya siapkan dokumen-dokumen sebagai berikut:

• pernyataan dari karyawan mengenai persetujuan pemrosesan data pribadi;
• log data pribadi, penerbitan dan transfernya ke orang lain dan perwakilan dari berbagai organisasi, badan pemerintah;
• log pemeriksaan ketersediaan dokumen yang berisi data pribadi karyawan.

Langkah 5. Atas perintah pimpinan organisasi, tetapkan daftar tempat penyimpanan dokumentasi yang merupakan pembawa data pribadi karyawan, serta daftar tindakan yang diperlukan untuk memastikan keamanan data pribadi, prosedur adopsi mereka. Segala dokumen yang memuat data pribadi pegawai, seperti arsip pribadi, lemari arsip, jurnal akuntansi, hendaknya disimpan dalam lemari yang dilengkapi peralatan khusus atau brankas yang dikunci dan disegel. Catatan kerja karyawan harus disimpan di brankas yang terpisah dari arsip pribadi.

Mari kita simpulkan

• apakah persetujuan untuk pemrosesan data pribadi telah diperoleh dari seluruh karyawan;
• apakah karyawan memahami peraturan setempat yang menetapkan prosedur pemrosesan data tersebut, serta hak dan tanggung jawab mereka di bidang ini;
• apakah data pribadi disimpan dan dilindungi dengan benar;
• apakah dokumentasi pemrosesannya mematuhi persyaratan hukum, dll.