ขั้นตอนหลักของการเตรียมการและการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในงานแสดงสินค้า (นิทรรศการ)

การมีส่วนร่วมของ บริษัท ในงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการเฉพาะนั้นต้องการค่าใช้จ่ายบางอย่างและในท้ายที่สุดไม่เพียง แต่ให้ผลลัพธ์ในเชิงบวก แต่ยังนำมาซึ่งความสูญเสียหรือแม้แต่สร้างความคิดเห็นเชิงลบเกี่ยวกับ บริษัท และผลิตภัณฑ์ เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งหลัง จำเป็นต้องยืนยันการตัดสินใจของฝ่ายบริหารอย่างระมัดระวัง การนำไปปฏิบัติควรรับประกันการมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพในงานของงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการเฉพาะแต่ละงาน

ก่อนอื่น จำเป็นต้องหาวิธีแก้ไขปัญหาหลักดังต่อไปนี้:

กำหนดความเหมาะสมของการเข้าร่วมของ บริษัท ในงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการเฉพาะ

จัดเตรียม การฝึกอบรมที่มีคุณภาพเพื่อเข้าร่วมงานหรือนิทรรศการที่เลือก

ในระดับที่เหมาะสม จัดระเบียบการทำงานของเจ้าหน้าที่ของงานหรือนิทรรศการ

สรุปการเข้าร่วมในเหตุการณ์เฉพาะและพัฒนาโซลูชันทางการตลาดที่เหมาะสม

โดยทั่วไป การเตรียมการและการมีส่วนร่วมในงานแสดงสินค้าและนิทรรศการสามารถแสดงเป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนต่อไปนี้ (รูปที่ 9.1)

ข้าว. 9.1. ขั้นตอนหลักของการเตรียมการและการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในงานแสดงสินค้า (นิทรรศการ)

เวที การตัดสินใจเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในงานนิทรรศการ (นิทรรศการ)แบ่งเป็นระยะต่างๆ ดังต่อไปนี้ :

1. ความหมายของวัตถุประสงค์ของการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในงานนิทรรศการ (นิทรรศการ)

ขั้นพื้นฐาน เป้าหมายการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในการทำงานของงาน (นิทรรศการ) เพื่อให้มีประสิทธิภาพ กิจกรรมผู้ประกอบการในระยะยาว. เป้าหมายนี้และความสำเร็จควรรองลงมาจากเป้าหมายระดับล่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป้าหมายของการนำส่วนประสมทางการตลาดไปใช้

2. การเลือกนิทรรศการ (ยุติธรรม) ที่องค์กรจะเข้าร่วม

ในการเลือกงาน (นิทรรศการ) ที่เหมาะสมสำหรับการเข้าร่วม บริษัทควรทำการวิจัยการตลาด

3. การเลือกวิธีการเข้าร่วมงาน (นิทรรศการ)

มีดังต่อไปนี้ แบบฟอร์มการเข้าร่วมในนิทรรศการ (งาน):

การมีส่วนร่วมส่วนบุคคลในจุดยืนส่วนตัว

การมีส่วนร่วมร่วมกันที่จุดรวม;

ทัวร์ธุรกิจ.

4. การกำหนดเงินทุนสำหรับการเข้าร่วมงาน (นิทรรศการ)

เงินทุนที่จัดสรรโดยบริษัทสำหรับการมีส่วนร่วมในงานของงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการเฉพาะนั้นจะต้องสมเหตุสมผลและเพียงพอที่จะบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้

บน ขั้นตอนการเตรียมการมีความจำเป็นต้องจัดทำแผนงานที่กำหนดกิจกรรมทั้งหมดในลำดับเวลาที่ชัดเจนและคำนึงถึงเวลาในการดำเนินการ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องแจ้งให้คณะกรรมการจัดงานนิทรรศการ (ยุติธรรม) ทราบเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมขององค์กรโดยส่งใบสมัครที่เหมาะสม

เวทีการมีส่วนร่วมในงานของงาน (นิทรรศการ)เป็นช่วงที่เครียดและมีความรับผิดชอบที่สุด

บทบาทพิเศษในการประกันความสำเร็จจากการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในงานแสดงสินค้า (นิทรรศการ) เป็นของผู้เข้าร่วมยืนและยืน

ยืน -เป็นภาพขนาดย่อของบริษัทที่จัดแสดง

ขาตั้งมีสามฟังก์ชัน ชิ้นส่วน:

- พื้นที่จัดแสดง;

สถานที่สำหรับการเจรจา

ห้องเอนกประสงค์.

มีดังต่อไปนี้ ประเภทขาตั้ง:

ก)ตั้งอยู่ใน ในบ้าน:

ยืนเป็นแถว;

ขาตั้งมุม

หัวยืน;

ขาตั้งบล็อก

ข)ยืนกลางแจ้ง

สแตนเดอร์ -เหล่านี้เป็นพนักงานที่ทำงานในพื้นที่สาธารณะของนิทรรศการที่จุดยืนขององค์กร

บน เวทีสรุปผลการเข้าร่วมงาน (นิทรรศการ)บริษัทกำหนดประสิทธิภาพ

หลัก สาเหตุของการมีส่วนร่วมไม่สำเร็จในการทำงานของแต่ละกิจกรรมคือ:

เป้าหมายของการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการนั้นไม่ได้กำหนดไว้อย่างเฉพาะเจาะจงเพียงพอ ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับประมาณ 40% ของบริษัทที่จัดแสดง

การแสดงออกของบริษัทไม่ได้ถูกนำเสนอและออกแบบในระดับที่เหมาะสม

ผู้เยี่ยมชมงานหรือนิทรรศการที่มีศักยภาพไม่ทราบถึงการมีส่วนร่วมของบริษัทในงานของงานนี้ ประมาณ 80% ของบริษัทที่จัดแสดงสินค้าไม่ประชาสัมพันธ์งานแสดงสินค้าของตนก่อนเริ่มงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการ

พนักงานของบริษัทผู้เข้าร่วมงานไม่ได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสม การศึกษาแสดงให้เห็นว่ามากกว่าครึ่งหนึ่งของผู้แสดงสินค้าทั้งหมดไม่ได้จัดการฝึกอบรมให้กับบุคลากรที่ทำงานในงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการ

ความสนใจไม่เพียงพอระหว่างงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการจะจ่ายให้กับการวิจัยทางการตลาดเกี่ยวกับปัญหาที่มีอยู่

การวิเคราะห์การมีส่วนร่วมของบริษัทในงานของงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการแต่ละงานนั้นไม่ได้รับการพิสูจน์อย่างเพียงพอ ในขณะเดียวกัน การศึกษาที่กำลังดำเนินอยู่แสดงให้เห็นว่ามีบริษัทเพียงหนึ่งในห้าเท่านั้นที่ใช้ผลการวิเคราะห์ดังกล่าวในงานที่ตามมา

ทำงานที่นิทรรศการ ตำแหน่งงานว่าง ทำงานที่นิทรรศการในมอสโก งานว่างในนิทรรศการจากนายจ้างโดยตรงในมอสโก โฆษณางานทำงานในนิทรรศการมอสโก, ตำแหน่งงานว่างของหน่วยงานจัดหางานในมอสโก, หางาน งานในนิทรรศการผ่านตัวแทนจัดหางานและจากนายจ้างโดยตรง, ตำแหน่งงานว่างทำงานในนิทรรศการที่มีและไม่มีงานทำ ประสบการณ์. เว็บไซต์ประกาศเกี่ยวกับงานนอกเวลาและงาน ตำแหน่งงานว่าง Avito Moscow ทำงานที่นิทรรศการจากนายจ้างโดยตรง

ทำงานในมอสโกทำงานที่นิทรรศการ

ไซต์งาน Avito Moscow ทำงาน ตำแหน่งงานว่างใหม่ ทำงานที่นิทรรศการ บนเว็บไซต์ของเราคุณสามารถค้นหางานที่ได้รับค่าตอบแทนสูงได้ที่นิทรรศการ หางานที่นิทรรศการในมอสโก ดูตำแหน่งงานว่างในไซต์งานของเรา - ผู้รวบรวมตำแหน่งงานว่างในมอสโก

Avito งานมอสโก

ทำงานที่นิทรรศการบนเว็บไซต์ในมอสโก ตำแหน่งงานว่างทำงานในนิทรรศการจากนายจ้างโดยตรงของมอสโก ตำแหน่งงานว่างในมอสโกโดยไม่มีประสบการณ์การทำงานและได้รับค่าตอบแทนสูงจากประสบการณ์การทำงาน ตำแหน่งงานว่างทำงานในนิทรรศการสำหรับผู้หญิง

เพื่อให้มีส่วนร่วมในงานแสดงสินค้า (ออกร้าน) มากขึ้น เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพการสื่อสารการตลาด บริษัท จะต้องวางแผนการเข้าร่วมและทำงานในกิจกรรมนิทรรศการอย่างรอบคอบ

กระบวนการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในการจัดนิทรรศการสามารถแบ่งตามเงื่อนไขออกเป็นหลายขั้นตอนที่สัมพันธ์กันและพึ่งพาซึ่งกันและกัน

1. การยอมรับการตัดสินใจขั้นพื้นฐานในการเข้าร่วมในกิจกรรมการจัดนิทรรศการในตัวมันเอง บ่งชี้ว่าบริษัทได้บรรลุถึงระดับหนึ่งในสาขากิจกรรมของตนแล้ว สาเหตุหลักมาจากการที่นิทรรศการเป็นสถานที่สำหรับแสดงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ไม่น่าจะช่วยให้บริษัทนำเสนอผลิตภัณฑ์คุณภาพต่ำที่ล้าสมัยได้ ในขณะเดียวกัน การเข้าร่วมในนิทรรศการจำเป็นต้องมีการลงทุนจำนวนมาก ซึ่งไม่ใช่ทุกบริษัทที่สามารถจ่ายได้

2. กิจกรรมนิทรรศการต้องกำหนดอย่างชัดเจนโดยต้องบรรลุเป้าหมายทางการตลาดหลักขององค์กร สิ่งเหล่านี้อาจเป็น:

การเป็นตัวแทนของบริษัทและผลิตภัณฑ์ของบริษัท

การวิจัยทางการตลาด;

ค้นหาตลาดใหม่

การขยายจำนวนลูกค้า

การแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่สู่ตลาด

การกำหนดความต้องการที่เป็นไปได้สำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่

ค้นหาพันธมิตรทางธุรกิจรายใหม่

ศึกษาข้อเสนอของคู่แข่ง

การวางตำแหน่งผลิตภัณฑ์ของตนเทียบกับบริการของคู่แข่ง

การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัท

การขายสินค้าโดยตรงและการทำสัญญา/1/

3. เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้และเป้าหมายอื่นๆ ที่เป็นไปได้ การเลือกนิทรรศการเฉพาะที่บริษัทจะเข้าร่วมนั้นถือเป็นการตัดสินใจ การเลือกนี้ค่อนข้างยากหากเพียงเพราะมีการจัดงานนิทรรศการจำนวนมากทุกปี การแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพของปัญหานี้ได้รับการอำนวยความสะดวกโดยการวิเคราะห์อย่างละเอียดจากมุมมองของความสนใจและความสามารถขององค์กรในประเด็นต่อไปนี้:

จำนวนและคุณภาพของผู้เข้าร่วมและผู้เยี่ยมชม

ระดับ กิจกรรมทางธุรกิจ(จำนวนและปริมาณรวมของสัญญาที่สรุปได้) ในนิทรรศการครั้งล่าสุด ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องคำนึงถึงการบิดเบือนข้อมูลที่เผยแพร่ทั้งโดยตั้งใจและไม่ได้ตั้งใจ

ความเป็นไปได้ในการจัดหาพื้นที่จัดแสดงนิทรรศการและบริการ

เงื่อนไขการเข้าร่วมนิทรรศการ

การพัฒนาร่างประมาณการสำหรับการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในนิทรรศการและการศึกษาความสอดคล้องของต้นทุนกับความสามารถของ บริษัท

คำตอบสุดท้ายของคำถาม: การเข้าร่วมนิทรรศการใดมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้/1/

4. หลังจากเลือกนิทรรศการเฉพาะแล้ว ระยะเวลาเตรียมการและการจัดองค์กรจะเริ่มขึ้น ก่อนอื่น บริษัท ท่องเที่ยวแจ้งคณะกรรมการจัดงานนิทรรศการเกี่ยวกับการเข้าร่วมโดยส่งใบสมัครที่เหมาะสม ควบคู่ไปกับสิ่งนี้ ปัญหาขององค์กรจำนวนหนึ่งกำลังได้รับการแก้ไข เช่น:

การพัฒนาแนวคิดและขอบเขตของการมีส่วนร่วมของบริษัทในการจัดนิทรรศการ

การรวบรวมรายชื่อผลิตภัณฑ์ที่จัดแสดง;

การคัดเลือกและการฝึกอบรมบุคลากร (เชิงพาณิชย์, บริการ, พนักงานประจำร้าน, นักแปล);

การเลือกตัวกลาง (ตัวแทน) ที่เป็นไปได้ในการให้บริการเพื่อสร้างความมั่นใจในการเข้าร่วมนิทรรศการ

การกำหนดขนาดของพื้นที่จัดแสดงที่ต้องการและปริมาณของวัสดุและทรัพยากรทางการเงินต่างๆ

การพัฒนาแผนเฉพาะเรื่องของนิทรรศการ (นิทรรศการ);

ข้อสรุปของข้อตกลงกับคณะกรรมการจัดงานโอนแผนการจัดนิทรรศการไปพร้อมกับคำสั่ง อุปกรณ์ที่จำเป็นและบริการ./1/

หลังจากแก้ไขปัญหาเหล่านี้แล้ว ก็เป็นไปได้ที่จะพัฒนาการประเมินขั้นสุดท้ายสำหรับการมีส่วนร่วมของบริษัทในนิทรรศการ โดยเฉลี่ยแล้ว ค่าใช้จ่ายของบริษัทขนาดใหญ่ในการเข้าร่วมงานนิทรรศการอยู่ที่ 15-30% ของเงินทุนทั้งหมดที่ใช้ในการสื่อสารการตลาด โครงสร้างต้นทุนทั่วไปสำหรับการเข้าร่วมนิทรรศการของบริษัทมีดังนี้

5. หลังจากเปิดนิทรรศการอย่างเป็นทางการแล้ว ขั้นตอนที่เข้มข้นและสำคัญที่สุดเริ่มต้นขึ้น - ทำงานระหว่างดำเนินการ บทบาทพิเศษในการประกันความสำเร็จในกิจกรรมนิทรรศการเป็นของผู้เข้าร่วมประชุม - พนักงานที่ทำงานในพื้นที่สาธารณะของนิทรรศการที่บูธของ บริษัท เป็นที่พึงปรารถนาที่หัวหน้าฝ่ายการตลาดหรือบริษัทจะอยู่ที่บูธระหว่างการจัดนิทรรศการ โดยปกติแล้วจะทราบล่วงหน้า (ล่วงหน้าหนึ่งหรือสองวัน) ว่านิทรรศการจะมีแขกผู้มีเกียรติ คณะผู้แทนจากต่างประเทศ ตัวแทนสื่อมวลชนหรือโทรทัศน์มาเยี่ยมชมนิทรรศการ (สามารถสอบถามได้ที่คณะกรรมการจัดงานนิทรรศการ) ในวันดังกล่าว การปรากฏตัวของผู้จัดการที่บูธสามารถนำไปสู่การสรุปสัญญา การรายงานข่าวกิจกรรมของบริษัทในสื่อหรือโทรทัศน์ ผู้จัดการต้องไม่ให้คำแนะนำที่ "มีค่า" แก่ผู้เข้าร่วมงานต่อหน้าผู้มาเยี่ยม นอกจากนี้ การประชุมเพื่อปรับปรุงงานที่บูธต่อหน้าผู้มาเยี่ยมก็เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้เช่นกัน สิ่งที่ดีที่สุดที่ผู้จัดการสามารถทำได้คือการสังเกตและสรุปผลที่ถูกต้อง: การจัดนิทรรศการประเภทนี้จำเป็นต้องใช้พื้นที่จัดแสดงเท่าใด บริการใดเป็นที่ต้องการมากที่สุด วิธีจัดระเบียบงานที่บูธในครั้งต่อไป นอกจากนี้หัวหน้าของ บริษัท สามารถเยี่ยมชมนิทรรศการอื่น ๆ สิ่งนี้จะช่วยจับแนวโน้มในการพัฒนาสภาวะตลาด ประเมินกิจกรรมของคู่แข่ง ชี้แจงตำแหน่งของคุณเองและตำแหน่งของบริษัท

6. หลังจากเสร็จสิ้นการจัดนิทรรศการ การรื้อนิทรรศการ การวิเคราะห์ผลการเข้าร่วมของบริษัทในการจัดนิทรรศการจะต้องดำเนินการโดยไม่ล้มเหลว

ผลลัพธ์ของนิทรรศการสามารถแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มตามเงื่อนไข:

องค์กรและเชิงพาณิชย์./1/

เมื่อจัดทำผลลัพธ์ขององค์กร นิตยสารที่เก็บไว้ระหว่างการเตรียมการและการทำงานของนิทรรศการสามารถช่วยได้มาก การตอบคำถามของทุกคนที่มีส่วนร่วมในการจัดเตรียมและจัดนิทรรศการสามารถช่วยวิเคราะห์ดังกล่าวได้อย่างมาก:

การเลือกที่นั่งประสบความสำเร็จหรือไม่?

พื้นที่บูธสอดคล้องกับจำนวนการจัดแสดงและงานที่กำหนดหรือไม่?

คุณประสบความไม่สะดวกอะไรบ้างขณะทำงาน

สิ่งที่ควรสั่งซื้อจากคณะกรรมการจัดงานระหว่างบริการและอุปกรณ์เพิ่มเติม?

บริการและอุปกรณ์ใดที่คุณสามารถทำได้หากไม่มี /1/

รายการคำถามดังกล่าวสามารถดำเนินการต่อได้ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของนิทรรศการ วัตถุประสงค์ของการเข้าร่วม คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ ฯลฯ

ผลลัพธ์เชิงพาณิชย์หมายถึงตัวบ่งชี้วัตถุประสงค์ (จำนวนผู้เข้าชมที่ดูนิทรรศการของบริษัท ปริมาณสัญญาที่สรุปได้ จำนวนสื่อข้อมูลส่งเสริมการขายที่แจกจ่าย ฯลฯ)

การมีส่วนร่วมของ บริษัท ท่องเที่ยวในงานนิทรรศการสามารถแบ่งตามเงื่อนไขออกเป็นหลายขั้นตอนที่สัมพันธ์กันและพึ่งพากัน:

• 1. การตัดสินใจขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับการเข้าร่วมในกิจกรรมนิทรรศการ
• 2. คำจำกัดความของวัตถุประสงค์ของการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในการดำเนินการจัดนิทรรศการ
• 3. การคัดเลือกนิทรรศการเฉพาะที่บริษัทจะเข้าร่วม
• 4. ระยะเวลาเตรียมการและการจัดองค์กร
• 5. ทำงานระหว่างการทำงานของนิทรรศการ
• 6. การวิเคราะห์ผลการเข้าร่วมของ บริษัท ในการจัดนิทรรศการ

การยอมรับการตัดสินใจขั้นพื้นฐานในการเข้าร่วมในกิจกรรมนิทรรศการในตัวมันเองบ่งบอกถึงความสำเร็จของบริษัทท่องเที่ยว ระดับหนึ่งในสาขากิจกรรมของพวกเขา สาเหตุหลักมาจากการที่นิทรรศการเป็นสถานที่สำหรับแสดงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ไม่น่าจะช่วยบริษัทที่นำเสนอผลิตภัณฑ์การท่องเที่ยวคุณภาพต่ำที่ล้าสมัยได้ ในขณะเดียวกันการเข้าร่วมในนิทรรศการนั้นต้องการการลงทุนจำนวนมากซึ่งไม่ใช่ทุกองค์กรท่องเที่ยวที่สามารถจ่ายได้

กิจกรรมนิทรรศการควรกำหนดอย่างชัดเจนโดยความต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางการตลาดหลักขององค์กรท่องเที่ยว สิ่งเหล่านี้อาจเป็น:

• *เป็นตัวแทนของบริษัทและผลิตภัณฑ์ของบริษัท;
• * การศึกษาตลาดการขาย
• * ค้นหาตลาดใหม่
• * การขยายจำนวนลูกค้า
• * การแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่สู่ตลาด
• * การกำหนดความต้องการที่เป็นไปได้สำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่
• * ค้นหาพันธมิตรทางธุรกิจใหม่
• * ศึกษาข้อเสนอของคู่แข่ง
• * การวางตำแหน่งผลิตภัณฑ์ของตนเทียบกับคู่แข่ง
• * การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของ บริษัท
• *การตลาดโดยตรงของผลิตภัณฑ์และการสรุปสัญญา

เพื่อให้บรรลุผลตามที่ต้องการ จำเป็นต้องกำหนดพารามิเตอร์ของแต่ละเป้าหมายแยกจากกันควบคู่ไปกับการกำหนดเป้าหมาย กล่าวคือ:

• *เนื้อหา (เช่น การทำความรู้จักกันง่ายๆ หรือการสรุปสัญญาโดยตรง)
• *มาตราส่วน (ระดับที่ต้องการของการใช้งาน เช่น เพิ่มการติดต่อกับผู้เยี่ยมชมรายใหม่ 25% เมื่อเทียบกับการมีส่วนร่วมครั้งก่อน)
• * ระยะเวลาของการดำเนินการ (ระยะเวลาที่ต้องบรรลุเป้าหมาย)

การชี้แจงแต่ละเป้าหมายดังกล่าวช่วยในการระบุวิธีการบรรลุเป้าหมายและยังอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบผลลัพธ์ของการมีส่วนร่วมของ บริษัท ท่องเที่ยวในการจัดนิทรรศการ

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้และเป้าหมายอื่นๆ ที่เป็นไปได้ การเลือกนิทรรศการเฉพาะที่บริษัทท่องเที่ยวจะเข้าร่วมนั้นถือเป็นการตัดสินใจ การเลือกนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายหากเพียงเพราะมีงานนิทรรศการจำนวนมากที่จัดขึ้นทุกปี การแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพสำหรับปัญหานี้ได้รับการอำนวยความสะดวกโดยการวิเคราะห์อย่างละเอียดจากมุมมองของความสนใจและความสามารถขององค์กรท่องเที่ยวในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• *เวลาและสถานที่จัดนิทรรศการ
• * อำนาจของนิทรรศการ;
• * องค์ประกอบเชิงตัวเลขและคุณภาพของผู้เข้าร่วมและผู้เยี่ยมชม;
• *ระดับของกิจกรรมทางธุรกิจ (จำนวนและปริมาณรวมของสัญญาที่สรุปได้) ที่นิทรรศการครั้งล่าสุด ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องคำนึงถึงการบิดเบือนข้อมูลที่เผยแพร่ทั้งโดยตั้งใจและไม่ได้ตั้งใจ
• *โอกาสในการจัดหาพื้นที่จัดแสดงนิทรรศการและบริการต่างๆ
• * เงื่อนไขการเข้าร่วมนิทรรศการ;
• * การพัฒนาร่างประมาณการสำหรับการมีส่วนร่วมของ บริษัท ในการจัดนิทรรศการและการศึกษาความสอดคล้องของต้นทุนกับความสามารถของ บริษัท

การวิเคราะห์สถานการณ์เหล่านี้นำไปสู่การตัดสินใจขั้นสุดท้ายของคำถาม การเข้าร่วมในนิทรรศการใดมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้

บริษัทสามารถมีส่วนร่วมในงานแสดงสินค้าและนิทรรศการและกิจกรรมอื่นที่คล้ายคลึงกัน วิธีทางที่แตกต่าง: ภายในประเทศหรือต่างประเทศ ในฐานะผู้แสดงสินค้ารายบุคคลหรือเป็นส่วนหนึ่งของการมีส่วนร่วมของกลุ่ม (เช่น บูธระดับประเทศแบบรวม) วิธีการมีส่วนร่วมกำหนดวิธีการเตรียมการ องค์กร งบประมาณ และมักเป็นผลลัพธ์สุดท้าย

ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าในงานแสดงสินค้าและงานแสดงสินค้าต่างประเทศ งานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคืองานแสดงสินค้าในระดับชาติโดยรวม ซึ่งจะดึงดูดคู่ค้าที่มีศักยภาพและลูกค้าได้สูงสุด การทำงานกับผู้จัดงานนิทรรศการแบบรวมศูนย์ที่ดำเนินการเจรจากับผู้จัดงานรับเอกสารข้อมูลจากแคตตาล็อกเบื้องต้นและอื่น ๆ นั้นมีเหตุผลมากกว่า

ในนิทรรศการส่วนใหญ่พื้นที่บูธขั้นต่ำคือ 9-12 ม. 2 และสำหรับงานเต็มรูปแบบ 4-6 ม. 2 ก็เพียงพอแล้วซึ่งสามารถสั่งซื้อได้ที่บูธรวมเท่านั้น ในขณะเดียวกัน บริษัทที่ควบรวมกิจการจะรับความเสี่ยงและค่าใช้จ่ายในการจัดเตรียมการชำระเงินล่วงหน้าสำหรับพื้นที่จัดแสดงนิทรรศการ ทำให้บริษัทที่จัดแสดงไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย สิ่งสำคัญคือ บริษัท จัดแสดงนิทรรศการต้องจัดเตรียมงานของผู้แสดงสินค้าในวันจัดนิทรรศการ ดังนั้นผู้เข้าร่วมของจุดยืนร่วมกันจึงไม่ใช้ความพยายามเพิ่มเติมในการเตรียมงาน

แม้จะมีข้อได้เปรียบอย่างมากของการมีส่วนร่วมในการจัดนิทรรศการ แต่สำหรับ บริษัท ท่องเที่ยวแห่งใดแห่งหนึ่งก็มีจำนวนมาก ด้านลบหลักคือ:

• *การแสดงตัวตนของผู้แสดงสินค้าไม่เพียงพอ;
• * ลดความรับผิดชอบ (การเตรียมการไม่สมบูรณ์);
• * ผ่อนคลายผลในการพัฒนาความคิดริเริ่มการมีส่วนร่วมของตนเองในอนาคต;
• * การสะสมประสบการณ์ขององค์กรไม่เพียงพอในการเข้าร่วมกิจกรรมนิทรรศการ

อย่างไรก็ตาม โดยไม่คำนึงถึงแง่บวกและลบ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการสนับสนุนที่สำคัญของจุดยืนระดับชาติโดยรวม (หากมีการจัดระเบียบอย่างมืออาชีพ) ต่อการส่งเสริมผลิตภัณฑ์การท่องเที่ยวระดับชาติและเพื่อยกระดับภาพลักษณ์ของประเทศ

หลังจากเลือกนิทรรศการเฉพาะแล้ว ระยะเวลาเตรียมการและการจัดองค์กรจะเริ่มขึ้น ประการแรก บริษัท ท่องเที่ยวส่งใบสมัครที่เหมาะสมซึ่งแจ้งให้คณะกรรมการจัดงานนิทรรศการทราบเกี่ยวกับการเข้าร่วม ควบคู่ไปกับสิ่งนี้ ปัญหาขององค์กรจำนวนหนึ่งกำลังได้รับการแก้ไข:

• * การพัฒนาแนวคิดและขอบเขตของการมีส่วนร่วมของบริษัทในการจัดนิทรรศการ;
• * จัดทำรายการผลิตภัณฑ์ที่จัดแสดง;
• *การคัดเลือกและฝึกอบรมบุคลากร (เชิงพาณิชย์, บริการ, พนักงานประจำบูธ, นักแปล);
• *การพัฒนาแผนสำหรับงานเชิงพาณิชย์ การโฆษณา และพิธีสาร;
• *การเลือกตัวกลางที่เป็นไปได้ (ตัวแทน) ที่ให้บริการเพื่อสร้างความมั่นใจในการเข้าร่วมนิทรรศการ
• *การกำหนดขนาดของพื้นที่จัดแสดงที่ต้องการและปริมาณของวัสดุและทรัพยากรทางการเงินต่างๆ
• * การเลือกและการผลิตสื่อโฆษณาและสารสนเทศ
• * การพัฒนาแผนเฉพาะเรื่องของนิทรรศการ (นิทรรศการ);
• * สรุปข้อตกลงกับคณะกรรมการจัดงาน โอนแผนจัดแสดงนิทรรศการและสั่งซื้ออุปกรณ์และบริการที่จำเป็น

หลังจากแก้ไขปัญหาเหล่านี้แล้ว ก็เป็นไปได้ที่จะพัฒนาการประเมินขั้นสุดท้ายสำหรับการมีส่วนร่วมของบริษัทในนิทรรศการ โดยเฉลี่ยแล้ว ค่าใช้จ่ายของบริษัทขนาดใหญ่ในการเข้าร่วมนิทรรศการอยู่ที่ 15 - 30% ของเงินทุนทั้งหมดที่ใช้ไปกับการสื่อสารการตลาด โครงสร้างต้นทุนทั่วไปสำหรับการเข้าร่วมนิทรรศการของบริษัทมีลักษณะดังนี้:

ในขั้นเตรียมการ ความสำคัญอย่างยิ่งแนบมากับโฆษณาการเข้าร่วมซึ่งมีไว้สำหรับ:

• * การรวม บริษัท ไว้ในแคตตาล็อกอย่างเป็นทางการของนิทรรศการ (งาน) ซึ่งจำเป็นต้องออกแอปพลิเคชันพิเศษในเวลาที่เหมาะสม
• * สิ่งพิมพ์ในวารสารที่กำหนดเป้าหมายไปยังกลุ่มเป้าหมายของผู้เข้าชม;
• * การแจกจ่ายโทรสารและจดหมายพร้อมคำเชิญให้เยี่ยมชมบูธให้กับ บริษัท ที่ติดต่อกับ บริษัท ท่องเที่ยวที่สนใจ

สร้างความประทับใจที่ดีโดยการส่งบัตรเชิญหรือการ์ดเชิญไปยังคู่ค้าและลูกค้าที่สนใจ ต้องระมัดระวังในการเขียนชื่อ ตำแหน่ง และที่อยู่ของผู้รับเชิญ หากแขกรวมถึงเจ้าหน้าที่ ขอแนะนำให้แนบจดหมายเชิญไปพร้อมกับจดหมายแยกต่างหาก บัตรผ่านประตูที่จัดให้แก่ผู้เข้าร่วมงานโดยฝ่ายบริหารงานนิทรรศการนั้นมีมูลค่าเป็นพิเศษ สิ่งนี้อธิบายได้ไม่เพียง แต่โดยข้อเท็จจริงที่ว่าผู้ที่ได้รับพวกเขาได้รับการยกเว้นค่าธรรมเนียมแรกเข้า แต่ยังรวมถึงข้อเท็จจริงที่ว่าท่าทางที่สอดคล้องกันของผู้เข้าร่วมงานที่ส่งบัตรผ่านนั้นถือว่าแขกเป็นการแสดงความสนใจเป็นพิเศษต่อพวกเขา

การวางแผนการนำเสนอของคุณเอง การแถลงข่าว "โต๊ะกลม" ล่วงหน้าก็มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากัน รวมถึงในโปรแกรมกิจกรรมเสริมของนิทรรศการด้วย

เมื่อพิจารณาว่าขั้นตอนการเตรียมการสำหรับนิทรรศการใช้ระยะเวลามาก (ตั้งแต่ 20 ถึง 52 สัปดาห์) จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดทำตารางกิจกรรมพร้อมกำหนดเส้นตายที่ชัดเจน

หากไม่มีกำหนดการดังกล่าว จะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะประสานการดำเนินการแต่ละรายการ ติดตามการนำไปใช้ และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในเวลาที่เหมาะสม

หลังจากเปิดนิทรรศการอย่างเป็นทางการแล้ว ขั้นตอนที่เข้มข้นและสำคัญที่สุดก็เริ่มต้นขึ้น นั่นคืองานระหว่างดำเนินการ บทบาทพิเศษในการประกันความสำเร็จในกิจกรรมนิทรรศการเป็นของผู้เข้าร่วมประชุม - พนักงานที่ทำงานในพื้นที่สาธารณะของนิทรรศการที่บูธของ บริษัท (สำหรับรายละเอียดโปรดดูย่อหน้าที่ 9.4) มันเกิดขึ้นที่ผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งได้รับการจัดสรรให้ทำงานที่บูธ การออมดังกล่าวมีค่าใช้จ่ายสูง: ทันทีที่เขาจากไป สถานที่ทำงานขณะที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและพันธมิตรทางธุรกิจเดินผ่านไปยังคู่แข่ง ผู้เชี่ยวชาญอย่างน้อยสองคนต้องทำงานที่แท่นวาง อีกประการหนึ่งคือเมื่อหลายคนจากบริษัทมาที่งานนิทรรศการซึ่งงานนั้นไม่ได้วางแผนและจัดไว้ล่วงหน้า

เป็นที่พึงปรารถนาที่หัวหน้าหน่วยงานการท่องเที่ยวจะอยู่ที่บูธระหว่างการจัดนิทรรศการ หากไม่สามารถแสดงตัวได้ตลอดทั้งวัน ขอแนะนำให้จัดตารางวันและชั่วโมงการทำงานสำหรับผู้จัดการที่ยืน

โดยปกติแล้วจะทราบล่วงหน้า (ล่วงหน้าหนึ่งหรือสองวัน) ว่านิทรรศการจะมีแขกผู้มีเกียรติ คณะผู้แทนจากต่างประเทศ ตัวแทนสื่อมวลชนหรือโทรทัศน์มาเยี่ยมชมนิทรรศการ (สามารถสอบถามได้ที่คณะกรรมการจัดงานนิทรรศการ) ในวันดังกล่าว การปรากฏตัวของผู้จัดการที่บูธสามารถนำไปสู่การสรุปสัญญาที่ร่ำรวย การรายงานข่าวกิจกรรมของบริษัทในสื่อหรือโทรทัศน์

หัวหน้าไม่ควรดุหรือให้ ?ของมีค่า? คำแนะนำสำหรับผู้เข้าร่วมยืน นอกจากนี้ การประชุมเพื่อการปรับปรุงงานที่บูธระหว่างนิทรรศการต่อหน้าผู้เข้าชมยังเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

สิ่งที่ดีที่สุดที่ผู้จัดการสามารถทำได้คือการสังเกตและสรุปผลที่ถูกต้อง: พื้นที่จัดแสดงนิทรรศการที่จำเป็นจริงๆ สำหรับการจัดนิทรรศการประเภทนี้ บริการใดที่เป็นที่ต้องการมากที่สุด วิธีจัดการงานที่บูธในครั้งต่อไป ผู้เชี่ยวชาญคนไหน เหมาะที่สุดสำหรับการทำงานในช่วงนิทรรศการ

นอกจากนี้หัวหน้าของ บริษัท ท่องเที่ยวสามารถเยี่ยมชมนิทรรศการอื่น ๆ สิ่งนี้จะช่วยจับแนวโน้มในการพัฒนาสภาวะตลาด ประเมินกิจกรรมของคู่แข่ง ชี้แจงตำแหน่งของคุณเองและตำแหน่งของบริษัท

หลังจากเสร็จสิ้นการจัดนิทรรศการและการรื้อนิทรรศการแล้ว จะต้องทำการวิเคราะห์ผลการเข้าร่วมของบริษัทในนิทรรศการโดยไม่ล้มเหลว

แบ่งผลงานนิทรรศการออกเป็น 2 กลุ่ม ได้แก่

• * องค์กร;
• *ทางการค้า.

เมื่อสรุปผลลัพธ์ขององค์กร นิตยสารสามารถช่วยได้มาก ซึ่งแนะนำให้เก็บไว้ในระหว่างการเตรียมการและการทำงานของนิทรรศการ การวิเคราะห์ดังกล่าวสามารถช่วยได้อย่างมากจากคำตอบของทุกคนที่มีส่วนร่วมในการจัดเตรียมและจัดนิทรรศการสำหรับคำถามต่อไปนี้:

• *สถานที่สำหรับขาตั้งและเลย์เอาต์ถูกเลือกมาอย่างดีหรือไม่?
• *พื้นที่บูธตรงกับจำนวนนิทรรศการและงานที่กำหนดหรือไม่?
• * คุณพบความไม่สะดวกอะไรบ้างขณะทำงาน?
• *บริการและอุปกรณ์ใดที่ควรสั่งซื้อเพิ่มเติมจากคณะกรรมการจัดงาน?
• *บริการและอุปกรณ์ใดที่คุณสามารถทำได้หากไม่มี

รายการคำถามดังกล่าวสามารถดำเนินการต่อได้ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของนิทรรศการ วัตถุประสงค์ของการเข้าร่วม คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ ฯลฯ

ผลลัพธ์เชิงพาณิชย์เกี่ยวข้องกับตัวบ่งชี้วัตถุประสงค์ (จำนวนผู้เข้าชมที่ดูนิทรรศการของบริษัท ปริมาณสัญญาที่สรุปได้ จำนวนสื่อโฆษณาและข้อมูลที่แจกจ่าย ฯลฯ)

การสรุปผลลัพธ์ขององค์กรและเชิงพาณิชย์ช่วยให้เราสามารถสรุปผลบางประการเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการเข้าร่วมในนิทรรศการ น่าเสียดายที่ไม่มีวิธีวัดผลลัพธ์ที่ใช้กับการมีส่วนร่วมทั้งหมดและเป็นที่ยอมรับในระดับสากล เป็นไปได้ที่จะกำหนดขอบเขตที่บรรลุวัตถุประสงค์การมีส่วนร่วมแต่ละรายการเท่านั้น

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการสรุปผลของการเข้าร่วมในนิทรรศการ คือ การสรุปของผู้แสดงสินค้าจะทำทันทีหลังจากปิดนิทรรศการ สิ่งนี้เพิกเฉยต่อความเป็นไปได้ในการสรุปข้อตกลงหลังการจัดนิทรรศการ นิทรรศการ ?ชีวิต? หลายเดือนหลังจากการปิด ในระหว่างนั้นการติดต่อที่ดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญในตอนแรกอาจพัฒนาเป็นความสัมพันธ์เชิงพาณิชย์ขนาดใหญ่ และในทางกลับกัน

ระดับความสำเร็จของเป้าหมายที่ไม่น่าพอใจไม่ควรเป็นสาเหตุของความผิดหวัง แต่เป็นฐานยิงจรวดสำหรับการศึกษาเชิงลึกเกี่ยวกับสาเหตุและเงื่อนไขที่ทำให้เกิดความผิดหวัง

เพื่อให้การมีส่วนร่วมในนิทรรศการเป็นวิธีการสื่อสารการตลาดที่มีประสิทธิภาพสูงสุด บริษัทท่องเที่ยวต้องวางแผนการมีส่วนร่วมและทำงานในเหตุการณ์ด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ

การมีส่วนร่วมขององค์กรท่องเที่ยวในนิทรรศการสามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอนที่เกี่ยวข้องและพึ่งพากัน:

การตัดสินใจขั้นพื้นฐานในการเข้าร่วมในกิจกรรมนิทรรศการ

การกำหนดเป้าหมายของการเข้าร่วมนิทรรศการ

การเลือกนิทรรศการเฉพาะ

ระยะเวลาเตรียมการและการจัดองค์กร

ทำงานระหว่างการจัดนิทรรศการ

การวิเคราะห์ผลการเข้าร่วมนิทรรศการของบริษัท

ด้วยคำตอบที่เป็นบวกสำหรับคำถาม จะเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วมในเหตุการณ์ การมีส่วนร่วมของบริษัทในกระบวนการจัดนิทรรศการจะเริ่มต้นขึ้น การตัดสินใจที่ผิดพลาดมักจะกำหนดความล้มเหลวไว้ล่วงหน้า แม้ว่าพนักงานจะทำงานอย่างมืออาชีพก็ตาม เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณควร: ประการแรก รู้อย่างชัดเจนว่าคุณจะได้อะไรจากการเปิดรับแสง ประการที่สองเพื่อวิเคราะห์อย่างละเอียดทั้งความเชื่อมโยงภายนอกและภายใน

การตัดสินใจขั้นพื้นฐานที่จะเข้าร่วมในนิทรรศการนั้นบ่งชี้ว่าบริษัทได้มาถึงระดับหนึ่งในกิจกรรมของตนแล้ว ยิ่งกว่านั้น การเข้าร่วมในนิทรรศการนั้นต้องการการลงทุนจำนวนมาก ซึ่งไม่ใช่ทุกองค์กรท่องเที่ยวที่สามารถจ่ายได้

กิจกรรมของ บริษัท ในงานนิทรรศการควรกำหนดอย่างชัดเจนโดยความจำเป็นในการบรรลุเป้าหมายทางการตลาดหลัก ซึ่งสามารถ:

การนำเสนอของบริษัทและผลิตภัณฑ์ของบริษัท

ความสามารถในการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย

เพิ่มระดับการรับรู้ของผู้บริโภคที่มีอยู่และที่มีศักยภาพ

การระบุและกระตุ้นความต้องการของลูกค้า

การขยายจำนวนลูกค้า

การวิจัยตลาดและค้นหาตลาดใหม่

การแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่สู่ตลาดและกำหนดความต้องการที่เป็นไปได้สำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่

ค้นหาพันธมิตรทางธุรกิจรายใหม่

ศึกษาข้อเสนอของคู่แข่ง

วางตำแหน่งผลิตภัณฑ์ของคุณเทียบกับคู่แข่ง

การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัท

การตลาดโดยตรงของผลิตภัณฑ์และการทำสัญญา

เพื่อให้บรรลุผลที่ต้องการสำหรับแต่ละเป้าหมาย จำเป็นต้องกำหนดมาตราส่วน เช่น ระดับความสำเร็จของเป้าหมายที่ต้องการ (ตัวอย่างเช่น: การติดต่อกับผู้เยี่ยมชมใหม่เพิ่มขึ้น 25% เมื่อเทียบกับเหตุการณ์ก่อนหน้า) รวมถึงระยะเวลาของเป้าหมาย - ช่วงเวลาที่ต้องบรรลุเป้าหมาย

การชี้แจงเป้าหมายช่วยในการระบุวิธีการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและทำให้ง่ายต่อการควบคุมผลลัพธ์ของการเข้าร่วมในนิทรรศการ

การวิเคราะห์ตลาดประกอบด้วยพารามิเตอร์ต่อไปนี้:

คุณภาพและปริมาณของผลิตภัณฑ์

ความพร้อมของเงินทุนและทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสม

ความเป็นไปได้ในการจัดหาพื้นที่จัดแสดงที่จำเป็น

พฤติกรรมของคู่แข่งขันหลัก

สถานการณ์ทางการเมืองและเศรษฐกิจ เป็นต้น

ในขณะเดียวกัน คำตอบในเชิงบวกสำหรับคำถามที่ว่าจะเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วมเลยนั้นถูกกำหนดโดยปัจจัยสองประการ: ความเป็นเอกโพเนนเชียล (แนวโน้มที่จะเข้าร่วมในนิทรรศการและงานแสดงสินค้า) ขององค์กรในอุตสาหกรรมที่บริษัทของคุณดำเนินการอยู่ (สำหรับ ตัวอย่างเช่น กิจการด้านวัตถุดิบไม่ได้ทวีคูณเป็นพิเศษ) และกิจกรรมการจัดนิทรรศการของคู่แข่ง

ในการเลือกงานนิทรรศการเฉพาะ การเข้าร่วมที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการบรรลุเป้าหมายทางการตลาดที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ จำเป็นต้องทำการวิเคราะห์อย่างละเอียดถี่ถ้วนเกี่ยวกับสถานการณ์ต่อไปนี้จากมุมมองของความสนใจและความสามารถขององค์กร:

เวลาและสถานที่จัดนิทรรศการ

องค์ประกอบเชิงตัวเลขและเชิงคุณภาพของผู้เข้าร่วมและผู้เยี่ยมชม

ระดับของกิจกรรมทางธุรกิจ (จำนวนและปริมาณรวมของสัญญาที่สรุปได้) ที่นิทรรศการครั้งล่าสุด

ความเป็นไปได้ในการให้บริการพื้นที่จัดแสดงและการบริการ

เงื่อนไขการเข้าร่วมนิทรรศการ

ความสอดคล้องของค่าใช้จ่ายโดยประมาณของการเข้าร่วมในนิทรรศการนี้กับความสามารถของบริษัท

ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าผู้ประกอบการของเราไม่ได้พัฒนาลำดับชั้นที่ถูกต้องของเกณฑ์เหล่านี้สำหรับการประเมินโอกาสทวีคูณของนิทรรศการ (ยุติธรรม) หลายคนเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในการมีส่วนร่วมหรือศักดิ์ศรีเป็นหลักในขณะที่เป็นเรื่องรอง

การปฐมนิเทศผู้บริโภคหมายความว่าข้อมูลหลักที่ต้องได้รับเกี่ยวกับนิทรรศการที่จะเกิดขึ้นคือข้อมูลเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณเกี่ยวกับผู้เข้าชมงานรวมถึงผู้แสดงสินค้า (ซึ่งควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ บริษัท คู่แข่ง)

ข้อมูลเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบอย่างรอบคอบที่สุด เนื่องจากมีโอกาสสูงที่ผู้จัดงานจะพยายามคิดปรารถนา เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้รวบรวมให้ได้มากที่สุด ข้อมูลเต็มเกี่ยวกับผู้จัดงาน (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการดำเนินการเป็นครั้งแรก) และพลวัตของการพัฒนานิทรรศการเอง (เช่น จำนวนผู้เข้าร่วมเพิ่มขึ้นหรือไม่ทุกปี)

บริษัทหลายแห่งเข้าร่วมในนิทรรศการอย่างที่พวกเขาพูดว่า "ติดล้อ" (เมื่อวานฉันได้รับคำเชิญทางโทรสาร - วันนี้ฉันอยู่ที่นิทรรศการแล้ว) สิ่งนี้นำไปสู่การ "เจาะ" ทุกประเภทโดยธรรมชาติ

แผนสำหรับการเข้าร่วมในงานแสดงสินค้าจะต้องได้รับการพัฒนาโดยแผนกโฆษณา (หรือแผนกอื่น ๆ ที่รับผิดชอบในภาคส่วนงานนี้) เป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งปี และการเตรียมตัวสำหรับกิจกรรมหลักซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะไม่เข้าร่วมจะต้องดำเนินการล่วงหน้าและเป็นระบบ (ข้อยกเว้นประการเดียวที่นี่คือการรับแสงใหม่)

วิธีการจัดเตรียม องค์กร งบประมาณค่าใช้จ่าย และผลลัพธ์สุดท้ายของการเข้าร่วมนิทรรศการมักขึ้นอยู่กับวิธีการหรือรูปแบบการมีส่วนร่วม: องค์กรท่องเที่ยวสามารถทำหน้าที่เป็นผู้แสดงสินค้าอิสระหรือเป็นส่วนหนึ่งของการมีส่วนร่วมของกลุ่ม

ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าการมีส่วนร่วมของกลุ่มมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการจัดนิทรรศการและงานแสดงสินค้าต่างประเทศ ทำงานในพื้นที่ระดับชาติโดยรวมที่ดึงดูดความสนใจของคู่ค้าและลูกค้าที่มีศักยภาพสูงสุด

การทำงานในบูธรวมทำให้บริษัทที่จัดแสดงงานเป็นอิสระจากส่วนหนึ่งของการเตรียมงาน เนื่องจากผู้จัดงานนิทรรศการเดียว - บริษัทที่ควบรวมกิจการ - ดำเนินการเจรจากับผู้จัดงานนิทรรศการ ขอรับเอกสารข้อมูล แคตตาล็อกเบื้องต้น ตลอดจนความเสี่ยง และค่าใช้จ่ายในการจัดงานชำระค่าพื้นที่แสดงสินค้าล่วงหน้า

แม้จะมีข้อได้เปรียบที่ร้ายแรงของการมีส่วนร่วมในการจัดนิทรรศการ แต่สำหรับบริษัทท่องเที่ยวบางแห่ง ก็ยังมีด้านลบหลายประการ:

ขาดการแสดงบุคลิกภาพของผู้แสดงสินค้า

ความรู้สึกรับผิดชอบต่อตนเองต่อผลงานการจัดนิทรรศการของบริษัทอ่อนแอลง

การสะสมประสบการณ์ขององค์กรไม่เพียงพอในการเข้าร่วมนิทรรศการและการริเริ่มของตนเองอ่อนแอลง

ดังนั้น ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกรูปแบบการเข้าร่วมในนิทรรศการ จำเป็นต้องชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียทั้งหมดสำหรับองค์กรอย่างรอบคอบ โดยคำนึงถึงสถานการณ์เฉพาะ

อย่างไรก็ตาม ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการสนับสนุนที่สำคัญของอัฒจันทร์ระดับประเทศโดยรวมในการส่งเสริมผลิตภัณฑ์การท่องเที่ยวระดับชาติและในการยกระดับภาพลักษณ์ของประเทศ / ภูมิภาค / จุดหมายปลายทาง โดยมีเงื่อนไขว่าอัฒจันทร์เหล่านี้ได้รับการจัดระเบียบอย่างมืออาชีพ

หลังจากกำหนดนิทรรศการเฉพาะแล้ว บริษัท จะเริ่มกิจกรรมขององค์กรและการเตรียมการซึ่งนอกเหนือจากการส่งใบสมัครเพื่อเข้าร่วมในนิทรรศการแล้ว ยังรวมถึงการแก้ปัญหาขององค์กรดังต่อไปนี้:

การพัฒนาแนวคิดและขอบเขตของการมีส่วนร่วมของบริษัทในการจัดนิทรรศการ

วาดรายการผลิตภัณฑ์ที่จัดแสดง

การคัดเลือกและฝึกอบรมเชิงพาณิชย์ พนักงานบริการ พนักงานประจำร้าน นักแปล ฯลฯ

การกำหนดขนาดของพื้นที่จัดแสดงที่ต้องการและปริมาณของวัสดุและทรัพยากรทางการเงินต่างๆ

การพัฒนาแผนเฉพาะเรื่องสำหรับนิทรรศการ - เช่น ขาตั้งนิทรรศการ

สรุปข้อตกลงกับคณะกรรมการจัดงานนิทรรศการและโอนแผนของบูธนิทรรศการและคำสั่งสำหรับอุปกรณ์และบริการที่จำเป็น

หลังจากแก้ไขปัญหาข้างต้นแล้ว จะสามารถพัฒนาประมาณการขั้นสุดท้ายสำหรับการมีส่วนร่วมของบริษัทในนิทรรศการได้ โดยเฉลี่ยแล้ว ค่าใช้จ่ายของบริษัทขนาดใหญ่สำหรับการเข้าร่วมในกิจกรรมนิทรรศการอยู่ที่ 15 - 30% ของเงินทุนทั้งหมดที่จัดสรรสำหรับการโฆษณาและการสื่อสารการตลาด โครงสร้างต้นทุนทั่วไปสำหรับการเข้าร่วมนิทรรศการแสดงในรูปที่ 2.

ข้าว. 2.

ในขั้นเตรียมการมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการโฆษณาการมีส่วนร่วมซึ่งมีไว้สำหรับกิจกรรมต่าง ๆ เช่น:

การรวม บริษัท ไว้ในแคตตาล็อกอย่างเป็นทางการของนิทรรศการ / งานแสดงสินค้า - มีแอปพลิเคชันพิเศษสำหรับสิ่งนี้

สิ่งพิมพ์ในวารสารมุ่งเป้าผู้เข้าชมกลุ่มเป้าหมาย

การแจกจ่ายบัตรเชิญส่วนบุคคลและบัตรเชิญที่ระบุให้กับคู่ค้าและลูกค้าที่สนใจ บัตรผ่านเข้าที่จัดให้แก่ผู้เข้าร่วมงานโดยฝ่ายบริหารงานนิทรรศการสร้างความประทับใจที่ดีเป็นพิเศษในฐานะการแสดงความสนใจเป็นพิเศษต่อแขก

การวางแผนการนำเสนอ งานแถลงข่าว โต๊ะกลมของคุณเองล่วงหน้าก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน รวมถึงในโปรแกรมกิจกรรมเสริมของนิทรรศการด้วย

เมื่อพิจารณาว่าขั้นตอนการเตรียมการสำหรับนิทรรศการใช้ระยะเวลาที่สำคัญ - ตั้งแต่ 20 ถึง 52 สัปดาห์ การพัฒนาตารางกิจกรรมโดยให้คำจำกัดความที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาของแต่ละงานเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง กำหนดการดังกล่าวขาดไม่ได้ในการสร้างความมั่นใจในการประสานงานของการดำเนินการแต่ละรายการ ติดตามการนำไปใช้งาน และทำการเปลี่ยนแปลงในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งจะเป็นไปไม่ได้หากคุณปล่อยให้การเตรียมการทั้งหมดสำหรับการจัดนิทรรศการเป็นช่วงเวลาสุดท้าย

หลังจากเปิดนิทรรศการอย่างเป็นทางการแล้ว เวทีที่มีความรับผิดชอบและตึงเครียดที่สุดก็เริ่มต้นขึ้น นั่นคืองานระหว่างการดำเนินงานของนิทรรศการ บทบาทที่โดดเด่นในการประกันความสำเร็จในกิจกรรมนิทรรศการเป็นของผู้เข้าร่วมประชุม - พนักงานที่ทำงานในพื้นที่สาธารณะของนิทรรศการที่บูธของบริษัท งานของพนักงานและผู้จัดการของบริษัทท่องเที่ยวในนิทรรศการจะกล่าวถึงในรายละเอียดเพิ่มเติมในย่อหน้าต่อไปนี้