Şirkətin yarmarkaların (sərgilərin) işində hazırlanmasının və iştirakının əsas mərhələləri

Müəssisənin konkret yarmarka və ya sərginin işində iştirakı müəyyən xərclər tələb edir və sonda nəinki müsbət nəticə verə bilər, hətta müəyyən itkilər də verə bilər, hətta şirkət və onun məhsulu haqqında mənfi rəy yarada bilər. Sonuncunun qarşısını almaq üçün bir sıra idarəetmə qərarlarını diqqətlə əsaslandırmaq lazımdır, onların həyata keçirilməsi hər bir konkret yarmarkanın və ya sərginin işində səmərəli iştirakını təmin etməlidir.

İlk növbədə, aşağıdakı əsas problemlərə əsaslanan həllər tapmaq lazımdır:

Şirkətin konkret yarmarkada və ya sərgidə iştirakının məqsədəuyğunluğunu müəyyən etmək;

təmin etmək keyfiyyətli təlim seçilmiş yarmarkada və ya sərgidə iştirak etmək;

Yarmarka və ya sərgi heyətinin işini lazımi səviyyədə təşkil etmək;

Müəyyən bir tədbirdə iştirakı ümumiləşdirin və müvafiq marketinq həlləri hazırlayın.

Ümumiyyətlə, yarmarka və sərgilərin hazırlanması və işində iştirak aşağıdakı mərhələləri özündə birləşdirən proses kimi təqdim edilə bilər (Şəkil 9.1).

düyü. 9.1. Şirkətin yarmarkaların (sərgilərin) işində hazırlanmasının və iştirakının əsas mərhələləri

Mərhələ şirkətin yarmarkanın (sərginin) işində iştirakı barədə qərar qəbul etmək aşağıdakı mərhələlərə bölünür :

1. Firmanın yarmarka (sərgi) işində iştirak məqsədlərinin müəyyən edilməsi.

Əsas məqsədşirkətin yarmarka (sərgi) işində effektiv iştirakını təmin etməkdir sahibkarlıq fəaliyyəti uzun müddətli. Bu məqsəd və ona nail olmaq daha aşağı səviyyənin məqsədinə, xüsusən də marketinq kompleksinin həyata keçirilməsi məqsədinə tabe olmalıdır.

2. Müəssisənin iştirak edəcəyi sərginin (yarmarkanın) seçilməsi.

İştirak üçün düzgün yarmarka (sərgi) seçmək üçün şirkət marketinq araşdırması aparmalıdır.

3. Yarmarkada (sərgidə) iştirak etmək üsulunun seçilməsi.

Aşağıdakılar var formaları sərgidə (yarmarkada) iştirak:

Fərdi stenddə fərdi iştirak;

Kollektiv stenddə birgə iştirak;

Biznes turu.

4. Yarmarkada (sərgidə) iştirak üçün vəsaitin müəyyən edilməsi.

Müəyyən bir yarmarkanın və ya sərginin işində iştirak etmək üçün firma tərəfindən ayrılan vəsait əsaslandırılmış və müəyyən edilmiş məqsədlərə çatmaq üçün kifayət olmalıdır.

Aktiv hazırlıq mərhələsi bütün fəaliyyətləri aydın vaxt ardıcıllığı ilə müəyyən edən və onların həyata keçirilməsi vaxtını nəzərə alan iş planı tərtib etmək lazımdır. Həmçinin müvafiq ərizə verməklə sərginin (yarmarkanın) təşkilat komitəsinə müəssisənin orada iştirakı barədə məlumat vermək lazımdır.

Yarmarkanın (sərgi) işində iştirak mərhələsiən gərgin və məsuliyyətli dövrdür.

Yarmarkanın (sərginin) işində şirkətin iştirakından uğur qazanmasında stend və stend baxıcılarının xüsusi rolu var.

Dayanmaq - sərgidə iştirak edən şirkətin miniatür şəklidir.

Stend üç funksiyalıdır hissələri:

- sərgi sahəsi;

Danışıqlar üçün yerlər;

Kommunal otaqlar.

Aşağıdakılar var stend növləri:

A)-də yerləşir qapalı:

Bir sıra durun;

künc stend;

baş dayağı;

blok stend;

b) açıq stendlər.

Standerlər - bunlar ekspozisiyanın ictimai sahəsində, müəssisənin stendində çalışan işçilərdir.

Aktiv yarmarkada (sərgidə) iştirakın nəticələrinin yekunlaşdırılması mərhələsi firma onun effektivliyini müəyyən edir.

Əsas uğursuz iştirakın səbəbləri Fərdi fəaliyyətlərin işində:

Yarmarka və ya sərginin işində firmaların iştirak məqsədləri kifayət qədər konkret şəkildə tərtib olunmamışdır. Bu, sərgidə iştirak edən şirkətlərin təxminən 40%-i üçün xarakterikdir;

Şirkətin ekspozisiyası lazımi səviyyədə təqdim olunmayıb və tərtib edilməyib;

Yarmarkanın və ya sərginin potensial ziyarətçiləri şirkətin bu tədbirin işində iştirakından xəbərsiz idilər. Sərgidə iştirak edən firmaların təxminən 80%-i yarmarka və ya sərgi başlamazdan əvvəl öz ekspozisiyasını təbliğ etmir;

Sərgi iştirakçılarının firmalarının işçi heyəti lazımi qaydada öyrədilməyib. Tədqiqatlar göstərir ki, bütün sərgi iştirakçılarının yarıdan çoxu yarmarka və ya sərgilərdə çalışan işçilər üçün təlim keçmir;

Yarmarka və ya sərgilər zamanı mövcud problemlərin marketinq araşdırmalarına lazımi diqqət yetirilmir;

Şirkətin hər bir konkret yarmarka və ya sərginin işində iştirakının təhlili kifayət qədər əsaslandırılmayıb. Eyni zamanda, davam edən tədqiqatlar göstərir ki, hər beş firmadan yalnız biri öz sonrakı işlərində belə təhlilin nəticələrindən istifadə edir.

Sərgidə iş işləri Moskvadakı sərgidə vakansiyalar işləyir. Moskvada birbaşa işəgötürəndən sərgidə iş elanları Moskva sərgisində işləyir, Moskvada işə qəbul agentliklərinin vakansiyaları, işə qəbul agentlikləri vasitəsilə və birbaşa işəgötürənlərdən sərgidə iş axtarır, sərgidə işlə və işsiz işləyir təcrübə. Part-time iş və iş haqqında elanlar saytı Avito Moskva vakansiyaları sərgidə birbaşa işəgötürənlərdən işləyir.

Moskvada iş sərgidə işləyir

Sayt işi Avito Moskva işi sərgidə təzə vakansiyalar işləyir. Saytımızda siz sərgidə yüksək maaşlı iş tapa bilərsiniz. Moskvada bir sərgidə iş axtarın, iş saytımızda vakansiyalara baxın - Moskvada vakansiyaların toplayıcısı.

Avito işləri Moskva

Sərgidə iş Moskvadakı saytda, vakansiyalar sərgidə birbaşa işəgötürənlər Moskvadan işləyir. Moskvada iş təcrübəsi olmayan və iş təcrübəsi ilə yüksək maaşlı vakansiyalar. Sərgidə qadınlar üçün vakansiyalar işləyir.

Sərgidə (yarmarkada) iştirakın daha çox olması üçün təsirli vasitədir marketinq kommunikasiyalarında şirkət sərgi tədbirlərində iştirakını və işini diqqətlə planlaşdırmalıdır.

Şirkətin sərgilərin işində iştirak prosesini şərti olaraq bir-biri ilə əlaqəli və bir-birindən asılı olan bir sıra mərhələlərə bölmək olar.

1. Sərgi tədbirlərində iştirakla bağlı fundamental qərarın qəbul edilməsi özlüyündə şirkətin öz fəaliyyət sahəsində müəyyən səviyyəyə çatmasından xəbər verir. Bu, ilk növbədə, sərginin qabaqcıl təcrübələrin nümayişi məkanı olması ilə bağlıdır. Köhnəlmiş keyfiyyətsiz məhsullar təklif edən bir şirkətə kömək etmək çətin deyil. Eyni zamanda, sərgidə iştirak üçün hər bir şirkətin ödəyə bilməyəcəyi əhəmiyyətli investisiyalar tələb olunur.

2. Sərgi fəaliyyəti müəssisənin əsas marketinq məqsədlərinə nail olmaq ehtiyacı ilə aydın şəkildə müəyyən edilməlidir. Bunlar ola bilər:

şirkətin və onun məhsullarının təmsil olunması;

bazar araşdırması;

yeni bazarlar axtarmaq;

müştərilərin sayının genişləndirilməsi;

yeni məhsulun bazara çıxarılması;

yeni məhsula mümkün tələbin müəyyən edilməsi;

yeni iş ortaqlarının axtarışı;

rəqiblərin təklifini öyrənmək;

öz məhsullarının rəqiblərin xidmətlərinə nisbətən yerləşdirilməsi;

şirkətin əlverişli imicinin formalaşdırılması;

məhsulların birbaşa satışı və müqavilələrin bağlanması./1/

3. Bu və digər mümkün məqsədlərə nail olmaq üçün şirkətin iştirak edəcəyi konkret sərginin seçimi həlledicidir. Hər il çoxlu sayda sərgi tədbirləri keçirildiyi üçün bu seçimi etmək olduqca çətindir. Bu məsələnin səmərəli həllinə müəssisənin maraqları və imkanları baxımından aşağıdakı aspektlərin hərtərəfli təhlili kömək edir:

iştirakçıların və ziyarətçilərin sayı və keyfiyyəti;

səviyyə biznes fəaliyyəti(bağlanmış müqavilələrin sayı və ümumi həcmi) sonuncu sərgidə. Eyni zamanda, dərc edilmiş məlumatların qəsdən və qəsdən mümkün təhriflərini nəzərə almaq lazımdır;

sərgi sahəsi və xidmətlərin təmin edilməsi imkanı;

sərgidə iştirak şərtləri;

şirkətin sərgidə iştirakının smeta layihəsinin işlənib hazırlanması və xərclərin şirkətin imkanlarına uyğunluğunun öyrənilməsi;

sualın yekun həlli: qarşıya qoyulan məqsədlərə çatmaq üçün sərgilərdən hansında iştirak daha effektivdir./1/

4. Müəyyən bir sərginin xeyrinə seçim edildikdən sonra hazırlıq və təşkilati dövr başlayır. Turist şirkəti ilk növbədə müvafiq ərizə təqdim etməklə sərginin təşkilat komitəsinə sərgidə iştirakı barədə məlumat verir. Bununla paralel olaraq bir sıra təşkilati məsələlər də həll olunur, məsələn:

şirkətin sərgidə iştirakının konsepsiyasının və həcminin işlənib hazırlanması;

sərgilənən məhsulların siyahısını tərtib etmək;

kadrların seçilməsi və təlimi (kommersiya, xidmət, stend baxıcıları, tərcüməçilər);

sərgidə iştirakın təmin edilməsində xidmət göstərən mümkün vasitəçinin (agentin) seçilməsi;

tələb olunan sərgi sahəsinin ölçüsünün və müxtəlif maddi və maliyyə resurslarının həcminin müəyyən edilməsi;

ekspozisiyanın (sərgi stendi) tematik planının işlənib hazırlanması;

təşkilat komitəsi ilə müqavilənin bağlanması, sərgi stendi planının ona verilməsi, habelə zəruri avadanlıq və xidmətlər./1/

Bu məsələləri həll etdikdən sonra şirkətin sərgidə iştirakına dair yekun smeta hazırlamaq mümkün olur. Sərgi tədbirlərində iştirak etmək üçün iri şirkətlərin xərcləri orta hesabla marketinq kommunikasiyalarına sərf olunan bütün vəsaitin 15-30%-ni təşkil edir. Bir şirkətin sərgidə iştirakı üçün tipik xərc strukturu aşağıdakı kimidir.

5. Sərginin rəsmi açılışından sonra ən gərgin və həlledici mərhələ başlayır - onun istismarı zamanı iş. Sərgi fəaliyyətində uğurun təmin edilməsində xüsusi rol stend iştirakçılarına - ekspozisiyanın ictimai ərazisində, şirkətin stendində çalışan işçilərə məxsusdur. Sərgi zamanı stenddə marketinq şöbəsinin və ya şirkətin rəhbərinin olması arzu edilir. Adətən sərgiyə yüksək vəzifəli qonaqların, xarici nümayəndə heyətlərinin, mətbuat və ya televiziya nümayəndələrinin (bu barədə sərginin təşkilat komitəsindən məlumat almaq olar) gəlməsi əvvəlcədən (bir-iki gün əvvəl) məlum olur. Belə günlərdə stenddə menecerin olması müqavilələrin bağlanmasına, şirkətin fəaliyyətinin mətbuatda və ya televiziyada işıqlandırılmasına töhfə verə bilər. Menecer ziyarətçilərin yanında stend xidmətçilərinə “dəyərli” göstərişlər verməməli, ziyarətçilərin iştirakı ilə stenddə işin yaxşılaşdırılması ilə bağlı iclasların keçirilməsi də yolverilməzdir. Menecerin edə biləcəyi ən yaxşı şey müşahidə etmək və düzgün nəticə çıxarmaqdır: bu tip sərgilər üçün həqiqətən nə qədər sərgi sahəsi lazımdır, hansı xidmətlərə daha çox tələbat var, növbəti dəfə stenddə işi necə təşkil etmək olar. Bundan əlavə, şirkət rəhbəri digər sərgi stendlərinə də baş çəkə bilər. Bu, bazar şəraitinin inkişaf tendensiyalarını tutmağa, rəqiblərin fəaliyyətini qiymətləndirməyə, öz mövqeyini və şirkətin mövqeyini aydınlaşdırmağa kömək edəcəkdir.

6. Sərgi başa çatdıqdan, ekspozisiyanın sökülməsindən sonra şirkətin sərgidə iştirakının nəticələrinin təhlili mütləq aparılmalıdır.

Sərginin nəticələrini şərti olaraq 2 qrupa bölmək olar:

təşkilati və kommersiya./1/

Təşkilati nəticələrin aparılması zamanı sərginin hazırlanması və işlənməsi zamanı saxlanılan jurnal çox kömək edə bilər. Sərginin hazırlanmasında və keçirilməsində iştirak edən hər kəsin suallarını cavablandırmaq belə bir təhlilə əhəmiyyətli dərəcədə kömək edə bilər:

stend üçün seçilən yer uğurlu oldu?

Stend sahəsi eksponatların sayına və qarşıya qoyulan vəzifələrə uyğun idimi?

İşləyərkən hansı narahatlıqla qarşılaşdınız?

əlavə xidmətlər və avadanlıqlar arasında təşkilat komitəsinə nə sifariş verilməlidir?

Hansı xidmətlər və avadanlıqlar olmadan edə bilərsiniz? /1/

Sərginin xüsusiyyətlərindən, orada iştirak məqsədindən, təklif olunan məhsulların xüsusiyyətlərindən və s. asılı olaraq belə sualların siyahısını davam etdirmək olar.

Kommersiya nəticələri obyektiv göstəricilərə (şirkətin ekspozisiyasına baxan ziyarətçilərin sayı, bağlanmış müqavilələrin həcmi, paylanmış reklam xarakterli məlumat materiallarının sayı və s.) aiddir.

Səyahət şirkətinin sərgilərin işində iştirakı şərti olaraq bir-biri ilə əlaqəli və bir-birindən asılı olan bir sıra mərhələlərə bölünə bilər:

• 1. Sərgi tədbirlərində iştirakla bağlı fundamental qərarın qəbul edilməsi.
• 2. Sərgi aksiyalarında firmanın iştirakının məqsədlərinin müəyyən edilməsi.
• 3. Şirkətin iştirak edəcəyi konkret sərginin seçilməsi.
• 4. Hazırlıq və təşkilati dövr.
• 5. Sərginin fəaliyyət göstərdiyi müddətdə iş.
• 6. Şirkətin sərgidə iştirakının nəticələrinin təhlili.

Sərgi tədbirlərində iştirak etmək üçün fundamental qərarın qəbul edilməsi özlüyündə bir turizm şirkətinin nailiyyətini göstərir, müəyyən səviyyəöz fəaliyyət sahələrində. Bu, ilk növbədə, sərginin qabaqcıl təcrübələrin nümayişi məkanı olması ilə bağlıdır. Köhnəlmiş keyfiyyətsiz turizm məhsulları təklif edən şirkətə kömək etmək çətin deyil. Eyni zamanda, sərgidə iştirak hər bir turizm müəssisəsinin ödəyə bilməyəcəyi əhəmiyyətli investisiyalar tələb edir.

Sərgi fəaliyyəti turizm müəssisəsinin əsas marketinq məqsədlərinə nail olmaq ehtiyacı ilə aydın şəkildə müəyyən edilməlidir. Bunlar ola bilər:

• *şirkətin və onun məhsullarının təmsil olunması;
• * satış bazarlarının öyrənilməsi;
• *yeni bazarların axtarışı;
• * müştərilərin sayının genişləndirilməsi;
• * yeni məhsulun bazara çıxarılması;
• * yeni məhsula mümkün tələbatın müəyyən edilməsi;
• *yeni biznes partnyorlarının axtarışı;
• * rəqiblərin təklifinin öyrənilməsi;
• * məhsullarının rəqiblərə nisbətən yerləşdirilməsi;
• * şirkətin əlverişli imicinin formalaşdırılması;
• *Məhsulların birbaşa marketinqi və müqavilələrin bağlanması.

İstənilən nəticəyə nail olmaq üçün, məqsədlərin müəyyənləşdirilməsi ilə paralel olaraq, onların hər birinin parametrlərini ayrıca təyin etmək lazımdır, yəni:

• *məzmun (məsələn, sadə tanışlıq və ya müqavilənin birbaşa bağlanması);
• *miqyas (onun həyata keçirilməsinin arzu olunan dərəcəsi, məsələn, əvvəlki iştirakla müqayisədə yeni ziyarətçilərlə əlaqələrin 25% artması);
• * fəaliyyət müddəti (məqsədin əldə edilməli olduğu dövr).

Hər bir məqsədin belə aydınlaşdırılması ona nail olmaq vasitələrini dəqiqləşdirməyə kömək edir, həmçinin turizm şirkətinin sərgidə iştirakının nəticələrinə nəzarəti asanlaşdırır.

Bu və digər mümkün məqsədlərə nail olmaq üçün turizm şirkətinin iştirak edəcəyi konkret sərginin seçimi həlledicidir. Hər il çoxlu sayda sərgi tədbirləri keçirildiyi üçün bu seçimi etmək asan deyil. Bu məsələnin effektiv həlli aşağıdakı halların turizm müəssisəsinin maraqları və imkanları baxımından hərtərəfli təhlili ilə asanlaşdırılır:

• *sərginin vaxtı və yeri;
• * sərginin səlahiyyəti;
• *iştirakçıların və ziyarətçilərin ədədi və keyfiyyət tərkibi;
• *son sərgidə biznes fəaliyyətinin səviyyəsi (bağlanmış müqavilələrin sayı və ümumi həcmi). Eyni zamanda, dərc edilmiş məlumatların qəsdən və qəsdən mümkün təhriflərini nəzərə almaq lazımdır;
• *sərgi sahəsi və xidmətləri təmin etmək imkanları;
• * sərgidə iştirak şərtləri;
• *şirkətin sərgidə iştirakının smeta layihəsinin işlənib hazırlanması və xərclərin şirkətin imkanlarına uyğunluğunun öyrənilməsi.

Bu halların təhlili qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olmaq üçün sərgilərdən hansında iştirakın daha effektiv olduğuna dair sualın yekun qərarına gətirib çıxarır.

Şirkət yarmarka və sərgilərdə və digər bu kimi tədbirlərdə iştirak edə bilər fərqli yollar: ölkə daxilində və ya xaricdə, fərdi eksponent kimi və ya qrup iştirakının bir hissəsi kimi (məsələn, kollektiv milli stend). İştirak üsulu hazırlıq üsullarını, təşkili, büdcəni və çox vaxt yekun nəticəni müəyyən edir.

Təcrübə göstərir ki, xarici sərgi və yarmarkalarda potensial partnyorları və müştəriləri maksimum cəlb edən kollektiv milli stendlərdə ən səmərəli iş aparılır. Vahid ekspozisiyaların təşkilatçıları ilə işləmək daha məqsədəuyğundur, onlar təşkilatçılarla danışıqlar aparır, ilkin kataloqlardan məlumat materialları alırlar və s.

Əksər sərgilərdə stendlərin minimum sahəsi 9-12 m 2 təşkil edir və tam iş üçün 4-6 m 2 kifayətdir ki, bu da yalnız kollektiv stenddə sifariş verilə bilər. Eyni zamanda, konsolidasiya edən şirkət sərgi sahəsi üçün avans ödənişinin təşkili riskini və xərclərini öz üzərinə götürərək, sərgidə iştirak edən şirkətləri bundan azad edir. Sərgi şirkətinin sərgi ərəfəsində öz eksponentlərinin işinin hazırlanmasını təşkil etməsi də vacibdir. Ona görə də kollektiv stend iştirakçıları hazırlıq işlərinə əlavə səy sərf etmirlər.

Sərgilərdə kollektiv iştirakın ciddi üstünlüklərinə baxmayaraq, müəyyən bir turizm şirkəti üçün bir sıra üstünlüklərə malikdir mənfi cəhətləri, əsas olanlar:

• *sərgi iştirakçısının fərdiliyinin qeyri-kafi təzahürü;
• * məsuliyyət hissinin zəifləməsi (natamam hazırlıq);
• *gələcəkdə öz-özünə iştirak təşəbbüslərinin inkişafına rahatlaşdırıcı təsir;
• *Sərgi tədbirlərində iştirakla bağlı təşkilatçılıq təcrübəsinin kifayət qədər toplanmaması.

Buna baxmayaraq, müsbət və mənfi cəhətlərindən asılı olmayaraq, kollektiv milli stendlərin (bir şərtlə ki, peşəkar şəkildə təşkil olunsa) milli turizm məhsulunun təbliğinə və ölkənin imicinin yüksəldilməsinə mühüm töhfəsi şübhəsizdir.

Müəyyən bir sərginin lehinə seçim edildikdən sonra hazırlıq və təşkilati dövr başlayır. İlk növbədə, turizm şirkəti müvafiq ərizə təqdim edir və bu ərizədə sərginin təşkilat komitəsinə sərgidə iştirakı barədə məlumat verilir. Bununla paralel olaraq bir sıra təşkilati məsələlər həll olunur:

• *şirkətin sərgidə iştirak konsepsiyasının və əhatə dairəsinin işlənib hazırlanması;
• * sərgilənən məhsulların siyahısının tərtib edilməsi;
• *kadrların seçimi və təlimi (kommersiya, xidmət, stend baxıcıları, tərcüməçilər);
• *kommersiya işlərinin, reklam və protokol tədbirlərinin planlarının işlənib hazırlanması;
• *sərgidə iştirakın təmin edilməsində xidmət göstərən mümkün vasitəçinin (agentin) seçilməsi;
• *tələb olunan sərgi sahəsinin ölçüsünün və müxtəlif maddi və maliyyə resurslarının həcminin müəyyən edilməsi;
• * reklam və informasiya materiallarının seçilməsi və istehsalı;
• *ekspozisiyanın (sərgi stendi) tematik planının işlənib hazırlanması;
• * təşkilat komitəsi ilə müqavilənin bağlanması, sərgi stendi planının təhvil verilməsi və ona lazımi avadanlıq və xidmətlər üçün sifariş.

Bu məsələləri həll etdikdən sonra şirkətin sərgidə iştirakına dair yekun smeta hazırlamaq mümkün olur. Sərgilərdə iştirak etmək üçün iri şirkətlərin dəyəri orta hesabla marketinq kommunikasiyalarına sərf olunan bütün vəsaitlərin 15-30%-ni təşkil edir. Bir firmanın sərgidə iştirakı üçün tipik xərc strukturu belə görünür:

Hazırlıq mərhələsində böyük əhəmiyyət kəsb edir aşağıdakıları nəzərdə tutan iştirak elanına əlavə olunur:

• * şirkətin sərginin (yarmarkanın) rəsmi kataloquna daxil edilməsi, bunun üçün vaxtında xüsusi müraciətin verilməsi;
• * ziyarətçilərin hədəf qruplarına yönəlmiş dövri nəşrlərdə nəşrlər;
• * stendi ziyarət etmək dəvəti ilə faks və məktubların səyahət şirkətinin maraqlandığı şirkətlərə paylanması.

Tərəfdaşlara və maraqlı müştərilərə fərdi dəvətnamələr və ya nominal dəvətnamələr göndərməklə xoş təəssürat yaranır. Dəvət olunanların adlarını, adlarını və ünvanlarını yazarkən diqqətli olmaq lazımdır. Qonaqlar arasında rəsmi şəxslər varsa, dəvəti ayrıca məktubla müşayiət etmək məsləhətdir. Sərgi rəhbərliyi tərəfindən sərgi iştirakçılarına təqdim olunan giriş biletləri xüsusilə qiymətləndirilir. Bu, təkcə onları alanların giriş pulundan azad edilməsi ilə deyil, həm də bileti göndərən sərgi iştirakçısının müvafiq jestinin qonaqlar tərəfindən onlara xüsusi diqqətin təzahürü kimi qiymətləndirilməsi ilə izah olunur.

Öz təqdimatlarınızı, mətbuat konfranslarınızı, “dəyirmi masa”larınızı əvvəlcədən planlaşdırmaq, o cümlədən sərginin əlavə tədbirlər proqramına daxil etmək də eyni dərəcədə vacibdir.

Sərgiyə hazırlıq prosedurunun əhəmiyyətli bir müddət (20 həftədən 52 həftəyə qədər) tələb olunduğunu nəzərə alaraq, son tarixlərin dəqiq müəyyən edilməsi ilə fəaliyyət cədvəlinin hazırlanması vacibdir.

Belə cədvəllər olmadan ayrı-ayrı hərəkətləri əlaqələndirmək, onların icrasına nəzarət etmək, lazımi dəyişiklikləri vaxtında etmək mümkün deyil.

Sərginin rəsmi açılışından sonra ən gərgin və həlledici mərhələ başlayır - onun istismarı zamanı iş. Sərgi fəaliyyətində uğurun təmin edilməsində xüsusi rol stend iştirakçılarına - ekspozisiyanın ictimai ərazisində, şirkətin stendində çalışan işçilərə məxsusdur (ətraflı məlumat üçün 9.4-cü paraqrafa baxın). Elə olur ki, stenddə işləmək üçün bir mütəxəssis ayrılır. Belə qənaət baha başa gəlir: gedən kimi iş yeri potensial müştərilər və biznes partnyorları yanlarından keçərkən -- rəqibə. Stenddə ən azı iki mütəxəssis işləməlidir. Digər ifrat isə şirkətdən sərgiyə işləri əvvəlcədən planlaşdırılmayan və təşkil olunmayan bir neçə nəfərin gəlməsidir.

Sərgi zamanı stenddə turizm agentliyinin rəhbərinin olması arzu edilir. Bütün iş günü ərzində iştirak etmək mümkün olmadıqda, stenddə menecerlərin iş günləri və saatları cədvəlinin yerləşdirilməsi tövsiyə olunur.

Adətən sərgiyə yüksək vəzifəli qonaqların, xarici nümayəndə heyətlərinin, mətbuat və ya televiziya nümayəndələrinin (bu barədə sərginin təşkilat komitəsindən məlumat almaq olar) gəlməsi əvvəlcədən (bir-iki gün əvvəl) məlum olur. Belə günlərdə menecerin stenddə olması gəlirli müqavilələrin bağlanmasına, şirkətin fəaliyyətinin mətbuatda və ya televiziyada işıqlandırılmasına töhfə verə bilər.

Baş danlamamalı, verməməli?Dəyərli? stend iştirakçılarına göstəriş verildiyi halda, sərgi zamanı ziyarətçilərin iştirakı ilə stenddə işin təkmilləşdirilməsi ilə bağlı görüşlərin keçirilməsi də qəbuledilməzdir.

Menecerin edə biləcəyi ən yaxşı şey müşahidə etmək və düzgün nəticə çıxarmaqdır: bu tip sərgilər üçün həqiqətən nə qədər sərgi sahəsi lazımdır, hansı xidmətlərə daha çox tələbat var, növbəti dəfə stenddə işi necə təşkil etmək, mütəxəssislərdən hansı sərgi zamanı işləmək üçün ən uyğundur.

Bundan əlavə, turizm şirkətinin rəhbəri digər sərgi stendlərinə də baş çəkə bilər. Bu, bazar şəraitinin inkişaf tendensiyalarını tutmağa, rəqiblərin fəaliyyətini qiymətləndirməyə, öz mövqeyini və şirkətin mövqeyini aydınlaşdırmağa kömək edəcəkdir.

Sərgi başa çatdıqdan və ekspozisiyanın sökülməsindən sonra şirkətin sərgidə iştirakının nəticələrinin təhlili mütləq aparılmalıdır.

Sərginin nəticələrini iki qrupa bölmək olar:

• * təşkilati;
• *kommersiya.

Təşkilati nəticələrə yekun vurarkən, sərginin hazırlanması və işlənməsi zamanı saxlanması tövsiyə olunan jurnal böyük kömək edə bilər. Sərginin hazırlanmasında və keçirilməsində iştirak edən bütün şəxslərin aşağıdakı suallara cavabları belə təhlilə çox kömək edə bilər:

• *Stendin yeri və onun tərtibatı düzgün seçilibmi?
• *Stendin sahəsi eksponatların sayına və qarşıya qoyulan vəzifələrə uyğun idimi?
• *İşlədiyiniz zaman hansı çətinliklərlə üzləşdiniz?
• *Təşkilat Komitəsindən əlavə olaraq hansı xidmətlər və avadanlıqlar sifariş edilməli idi?
• *Hansı xidmətlər və avadanlıqlar olmadan edə bilərsiniz?

Sərginin xüsusiyyətlərindən, orada iştirak məqsədindən, təklif olunan məhsulların xüsusiyyətlərindən və s. asılı olaraq belə sualların siyahısını davam etdirmək olar.

Kommersiya nəticələri obyektiv göstəricilərə (şirkətin ekspozisiyasına baxan ziyarətçilərin sayı, bağlanmış müqavilələrin həcmi, paylanmış reklam və informasiya materiallarının sayı və s.) aiddir.

Təşkilati və kommersiya nəticələrinin yekunlaşdırılması sərgidə iştirakın səmərəliliyi ilə bağlı müəyyən nəticələr çıxarmağa imkan verir. Təəssüf ki, bütün iştiraklara aid olan və hamı tərəfindən qəbul edilən nəticələri ölçmək üçün heç bir yol yoxdur. Yalnız hər bir iştirak məqsədinə nə dərəcədə nail olunduğunu müəyyən etmək mümkündür.

Sərgidə iştirakın nəticələrini yekunlaşdırarkən ən çox yayılmış səhvlərdən biri sərgi iştirakçılarının nəticələrinin ekspozisiya bağlandıqdan dərhal sonra verilməsidir. Bu, sərgidən sonra qondarma müqavilələrin bağlanması imkanlarına məhəl qoymur. Sərgi yaşayır? bağlandıqdan bir neçə ay sonra, ilkin olaraq əhəmiyyətsiz görünən bəzi təmaslar geniş miqyaslı kommersiya münasibətlərinə çevrilə bilər və əksinə.

Məqsədlərə çatmağın qeyri-qənaətbəxş dərəcəsi məyusluğa səbəb olmamalı, buna səbəb olan səbəblərin və şərtlərin dərindən öyrənilməsi üçün başlanğıc meydançası olmalıdır.

Sərgidə iştirakın marketinq kommunikasiyasının ən təsirli vasitəsinə çevrilməsi üçün turizm şirkəti öz iştirakını planlaşdırmalı və tədbirdə xüsusi diqqətlə işləməlidir.

Turizm müəssisəsinin sərgidə iştirakını bir-biri ilə əlaqəli və bir-birindən asılı olan bir neçə mərhələyə bölmək olar:

Sərgi tədbirlərində iştirakla bağlı fundamental qərarın qəbul edilməsi

Sərgidə iştirak məqsədlərinin müəyyən edilməsi

Xüsusi bir sərginin seçilməsi

Hazırlıq və təşkilati dövr

Sərgi zamanı iş

Şirkətin sərgidə iştirakının nəticələrinin təhlili

Tədbirdə iştirak edib-etməmək sualına müsbət cavab verildikdə şirkətin sərgi prosesində iştirakı başlayır. Yanlış qərar, işçilərin yüksək peşəkar işinə baxmayaraq, tez-tez uğursuzluğu əvvəlcədən müəyyənləşdirir. Bunun qarşısını almaq üçün aşağıdakıları etməlisiniz: birincisi, məruz qalmadan nə əldə edə biləcəyinizi aydın şəkildə bilməlisiniz; ikincisi, həm xarici, həm də daxili konyukturanı ətraflı təhlil etmək.

Sərgidə iştirakla bağlı fundamental qərarın qəbul edilməsi özlüyündə şirkətin öz fəaliyyət sahəsində müəyyən səviyyəyə çatmasından xəbər verir, üstəlik, sərgidə iştirak hər bir turizm müəssisəsinin ödəyə bilməyəcəyi ciddi investisiyalar tələb edir.

Şirkətin sərgidəki fəaliyyəti əsas marketinq məqsədlərinə nail olmaq ehtiyacı ilə aydın şəkildə müəyyən edilməlidir, bunlar:

Şirkətin və onun məhsullarının təqdimatı

Hədəf auditoriyasına çatmaq bacarığı

Mövcud və potensial istehlakçıların məlumatlılıq səviyyəsinin artırılması

Müştəri ehtiyaclarının müəyyən edilməsi və stimullaşdırılması.

Müştərilərin sayının genişləndirilməsi

Bazar araşdırması və yeni bazarların axtarışı

Yeni məhsulun bazara çıxarılması və yeni məhsula mümkün tələbin müəyyən edilməsi

Yeni biznes tərəfdaşları axtarın

Rəqiblərin təkliflərini öyrənmək

Məhsullarınızı rəqiblərə nisbətən yerləşdirmək

Şirkətin əlverişli imicinin formalaşdırılması

Məhsulların birbaşa marketinqi və müqavilələrin bağlanması

Məqsədlərin hər biri üçün istənilən nəticəyə nail olmaq üçün miqyası təyin etmək lazımdır, yəni. məqsədə çatmağın arzu olunan dərəcəsi (məsələn: əvvəlki hadisə ilə müqayisədə yeni ziyarətçilər ilə əlaqələrin 25% artması), həmçinin məqsədin müddəti - məqsədə çatmalı olduğu dövr.

Məqsədin aydınlaşdırılması ona nail olmaq üçün vasitələrin dəqiqləşdirilməsinə kömək edir və sərgidə iştirakın nəticələrinə nəzarəti asanlaşdırır.

Bazar təhlili aşağıdakı parametrləri əhatə edir:

məhsulların keyfiyyəti və həcmi;

vəsaitlərin və müvafiq insan resurslarının mövcudluğu;

zəruri ekspozisiya sahəsini təmin etmək imkanı;

əsas rəqiblərin davranışı;

siyasi və iqtisadi vəziyyət və s.

Eyni zamanda, iştirak edib-etməmək sualına müsbət cavab iki amil ilə əvvəlcədən müəyyən edilir: şirkətinizin fəaliyyət göstərdiyi sənayedəki müəssisələrin eksponensiallığı (sərgi və yarmarkalarda iştirak etmək meyli). məsələn, xammal müəssisələri xüsusilə eksponent deyil) və rəqiblərin sərgi fəaliyyəti.

İştirakı əvvəllər müəyyən edilmiş marketinq məqsədlərinə çatmaq üçün ən təsirli olan xüsusi bir sərgi tədbirini seçmək üçün müəssisənin maraqları və imkanları baxımından aşağıdakı halların hərtərəfli təhlilini aparmaq lazımdır:

Sərginin vaxtı və yeri

İştirakçıların və ziyarətçilərin say və keyfiyyət tərkibi

Son sərgidə işgüzar fəallığın səviyyəsi (bağlanmış müqavilələrin sayı və ümumi həcmi).

Sərgi sahəsinin və xidmətlərin təmin edilməsi imkanları

Sərgidə iştirak şərtləri

Bu sərgidə iştirakın təxmini xərclərinin şirkətin imkanlarına uyğunluğu

Təcrübə göstərir ki, heç də bütün sahibkarlarımız sərginin (yarmarkanın) eksponensial imkanlarını qiymətləndirmək üçün bu meyarların düzgün iyerarxiyasını tərtib etməyiblər. Onların bir çoxu ilk növbədə iştirakın dəyəri və ya prestijlə maraqlanır, ikinci dərəcəlidir.

İstehlakçıya istiqamətləndirmə, qarşıdan gələn sərgi haqqında əldə edilməli olan əsas məlumatın ziyarətçilər, eləcə də sərgi iştirakçıları (onların arasında rəqabət aparan firmalara xüsusi diqqət yetirilməlidir) haqqında keyfiyyət və kəmiyyət məlumatı olduğunu nəzərdə tutur.

Bu məlumatların ən diqqətli yoxlamaya ehtiyacı var, çünki təşkilatçılar arzulamağa çalışacaqlar. Bunun qarşısını almaq üçün mümkün qədər çox yığın tam məlumat təşkilatçılar (xüsusilə aksiya ilk dəfə keçirilirsə) və sərginin özünün inkişaf dinamikası (məsələn, iştirakçıların sayının ildən-ilə artıb-artmaması) haqqında.

Bir çox firmalar sərgilərdə, necə deyərlər, “təkərlərdə” iştirak edirlər (dünən faksla dəvət almışam – bu gün artıq sərgidəyəm). Bu, təbii olaraq hər cür “deşilmələrə” gətirib çıxarır.

Sərgilərdə iştirak planı ən azı bir il ərzində reklam şöbəsi (və ya bu iş sektoruna cavabdeh olan digər şöbə) tərəfindən hazırlanmalıdır. İştirak etməmək mümkün olmayan əsas tədbirlərə hazırlıq isə vaxtından əvvəl və sistemli şəkildə aparılmalıdır. (Burada yeganə istisna yeni məruzələrdir.)

Hazırlanma üsulları, təşkili, xərclər büdcəsi və çox vaxt sərgidə iştirakın yekun nəticəsi iştirak metodundan və ya formasından asılıdır: turizm müəssisəsi müstəqil eksponent kimi və ya qrup iştirakının bir hissəsi kimi çıxış edə bilər.

Təcrübə göstərir ki, xarici sərgi və yarmarkalarda qrupların iştirakı ən effektivdir; potensial tərəfdaşların və müştərilərin diqqətini maksimum dərəcədə cəlb edən kollektiv milli stendlərdə işləmək.

Kollektiv stenddə işləmək sərgi şirkətlərini hazırlıq işlərinin bir hissəsindən azad edir, çünki vahid ekspozisiyanın təşkilatçısı - konsolidasiya edən şirkət sərginin təşkilatçıları ilə danışıqlar aparır, informasiya materialları, ilkin kataloqlar əldə edir, habelə risk riskini artırır. və sərgi sahəsi üçün avans ödənişinin təşkili xərcləri.

Sərgilərdə kollektiv iştirakın ciddi üstünlüklərinə baxmayaraq, müəyyən bir turizm şirkəti üçün bunun bir sıra mənfi cəhətləri də var:

Sərgi iştirakçısının şəxsiyyətinin nümayiş etdirilməməsi

Şirkət üçün sərginin nəticələrinə görə məsuliyyət hissinin zəifləməsi

Sərgilərdə iştirakda təşkilatçılıq təcrübəsinin kifayət qədər toplanmaması və şəxsi təşəbbüsün zəifləməsi

Beləliklə, sərgi tədbirində iştirak formasına qərar verməzdən əvvəl, konkret vəziyyəti nəzərə alaraq, müəssisə üçün bütün müsbət və mənfi cəhətləri diqqətlə ölçmək lazımdır.

Buna baxmayaraq, kollektiv milli stendlərin milli turizm məhsulunun təbliğində və ölkənin/regonun/təyinatın imicinin yüksəldilməsində mühüm töhfəsi şübhəsizdir, bir şərtlə ki, bu stendlər peşəkar şəkildə təşkil olunsun.

Müəyyən bir sərgi müəyyən edildikdən sonra şirkət sərgidə iştirak üçün ərizə verməklə yanaşı, aşağıdakı təşkilati məsələlərin həllini özündə əks etdirən təşkilati və hazırlıq işlərinə başlayır:

Şirkətin sərgidə iştirakının konsepsiyası və əhatə dairəsinin hazırlanması

Sərgi olunan məhsulların siyahısını tərtib etmək

Ticarət, xidmət işçilərinin, stend xidmətçilərinin, tərcüməçilərin və s. seçimi və təlimi.

Tələb olunan sərgi sahəsinin ölçüsünün və müxtəlif maddi və maliyyə resurslarının həcminin müəyyən edilməsi

Ekspozisiya üçün tematik planın hazırlanması - yəni. sərgi stendi

Sərginin təşkilat komitəsi ilə müqavilənin bağlanması və sərgi stendinin planının və lazımi avadanlıq və xidmətlər üçün sifarişin ona ötürülməsi.

Yuxarıda göstərilən məsələləri həll etdikdən sonra şirkətin sərgidə iştirakının yekun smetasını hazırlamaq mümkün olur. Orta hesabla iri şirkətlərin sərgi tədbirlərində iştirak xərcləri reklam və marketinq kommunikasiyalarına ayrılan bütün vəsaitin 15-30%-ni təşkil edir. Sərgidə iştirak üçün tipik xərc strukturu Şəkildə göstərilmişdir. 2.

düyü. 2.

Hazırlıq mərhələsində aşağıdakı kimi fəaliyyətləri nəzərdə tutan iştirakın reklamına böyük əhəmiyyət verilir:

Şirkətin sərginin/yarmarkanın rəsmi kataloquna daxil edilməsi - bunun üçün xüsusi müraciət edilir

Hədəf ziyarətçi qruplarına yönəlmiş dövri nəşrlərdə nəşrlər

Fərdi dəvətnamələrin və nominal dəvətnamələrin tərəfdaşlara və maraqlı müştərilərə paylanması. Sərgi administrasiyası tərəfindən sərgi iştirakçılarına təqdim olunan giriş biletləri qonaqlara xüsusi diqqətin təzahürü kimi xüsusilə xoş təəssürat yaradır.

Öz təqdimatlarınızı, mətbuat konfranslarınızı, dəyirmi masalarınızı əvvəlcədən planlaşdırmaq, o cümlədən sərginin əlavə tədbirlər proqramına daxil etmək də eyni dərəcədə vacibdir.

Sərgiyə hazırlıq prosedurunun əhəmiyyətli bir müddət - 20 həftədən 52 həftəyə qədər çəkdiyini nəzərə alsaq, hər bir tədbirin vaxtının dəqiq müəyyən edilməsi ilə fəaliyyət cədvəlinin hazırlanması son dərəcə vacibdir. Bu cür cədvəllər fərdi hərəkətlərin əlaqələndirilməsini təmin etmək, onların icrasına nəzarət etmək və vaxtında dəyişikliklər etmək üçün əvəzolunmazdır, əgər sərgi üçün bütün hazırlıqları son ana qədər tərk etsəniz, bu, qeyri-mümkün olur.

Sərginin rəsmi açılışından sonra ən məsuliyyətli və gərgin mərhələ başlayır - sərginin istismarı zamanı işin özü. Sərgi fəaliyyətində uğurun təmin edilməsində müstəsna rol stend iştirakçılarına - ekspozisiyanın ictimai ərazisində, şirkətin stendində çalışan işçilərə məxsusdur. Səyahət şirkətinin işçi heyətinin və menecerlərinin sərgidəki işindən sonrakı paraqraflarda daha ətraflı bəhs edilir.