Kes ja kuidas dokumente kodus hoiab. Kuidas dokumente mugavalt kodus hoida? Paberihoidik

Perekonna ajaloo korrashoidmine tähendab selle talletamist teatud reeglite järgi. Selles artiklis kirjeldame lühidalt 5 lihtsat sammu, mis aitavad teil oma dokumentide ja fotode "perearhiivi" korrastada ning tagada, et leiate vajaduse korral lihtsalt vajaliku eseme.

1. samm. Koguge kõik ühte kohta

Enne ajaloo või perekonna arhiivi arhiveerimise alustamist peate tuvastama üsna avara koha (ruumi). Siin saate koos koguda kõike, mida otsite. See aitab teil näha kõiki asju korraga ja mitte tormata mööda maja seda või teist dokumenti, fotoalbumit, suveniiri vms otsima. Sel juhul peaksite järgima reeglit: kui asjad asetatakse teatud ümbrikesse, kastidesse või kaustad, hoidke need esmalt seal, kus nad algselt on. Kuigi mõned neist kastidest, ümbrikud ja kaustad täideti ilma igasuguse organiseerimiseta, oli enamik neist kindlasti täidetud mingil eesmärgil. Näiteks sisaldab ümbrik fotosid teatud kuupäevast, kohast, sündmusest vms.

Niisiis, esimene samm on tutvuda iga ümbriku, kausta ja karbi sisuga. Enamikul juhtudel puutute suure tõenäosusega kokku juhtumiga, kus asjad lagunevad ilma igasuguse süsteemita. Ja teie ülesanne on nüüd see kaos välja selgitada ja määrata tulevane asjade kataloogimise salvestussüsteem.

2. toiming: skannige dokumente ja fotosid. Tehke märkmeid, korraldage asju tüübi järgi

Grupeeri fotod, dokumendid, asjad nende tüübi, kuupäeva jms järgi. Järjesta need enda määratud järjekorras. Tehke kohe märkmed, millisesse "hunnikusse" kogutakse. Nüüd saate alustada fotode ja dokumentide skannimist.

Dokumentide ja fotode skannimisel asetage nende skaneeringud kohe oma arvuti vastavatesse kaustadesse, järgides rangelt nende kaustade "hierarhiat". Nimetage jagatud kaust "Perearhiiv" ja looge selle sees hierarhiapuu.

Samm 3. Valige asjade hoiustamiseks kastid, kaustad ja organiseerijad

Oluline samm on sorteeritud esemete paigutamiseks õiget tüüpi kastide ja kaustade valimine.

Soovitatav on koguda fotosid albumitesse sõltuvalt fotode suurusest ja järgida rangelt aktsepteeritud reegleid: teemade, kuupäevade, objekti vanuse jne järgi.

Olulised halvas seisukorras paberdokumendid tuleks lamineerida, nii säilivad need kauem kui toimik. Aga kui see pole võimalik, pange need läbipaistvasse viili koos tavalise kuiva paberilehega, pigistage õhk välja ja asetage failid kõva kaust.
Vana paberraha hoitakse ka puhta ja kuiva paberilehega, üks arve faili kohta. Seal on failid poole väiksemad kui tavalisel lehel. Raamatupidajad kasutavad neid tavaliselt pangaväljavõtete jaoks.

Väga hea koht dokumentide ja fotode hoidmiseks on spetsiaalsed kapid või karbid. Hoiukastid peaksid olema tugevad, tiheda kaanega, erineva suurusega erineva suurusega esemete jaoks.

Niiskuse vältimiseks asetage karpide sisse silikageelipakendid. Paberkandjal perearhiivi jaoks on niiskus ja kuivus vaenlased number üks. Teie jaoks eriti väärtuslikud esemed tuleks hoida seifides.

4. samm: valige koht, kuhu kavatsete oma asjad panna

Nüüd, kui olete oma asjad sorteerinud ja pannud need vastavatesse kastidesse, albumitesse jne, peaksite mõtlema, kuhu neid hoida. Peamine prioriteet peaks olema asjade ohutus. Järgige järgmisi ladustamisreegleid:

Vältige panipaiku, nagu külm pööning ja maja niiske kelder;
ärge asetage asjadega kappe veetorude või vihmapüstikute lähedusse;
Ärge hoidke midagi kütmata garaažis või kuurides.

5. samm: perekonna arhiiv – jagage dokumente ja asju teiste pereliikmetega

Kuna te ei soovi, et teie või teie lähedased peaksid teie tõeliselt titaanlikku tööd uuesti kordama, tehke kahte olulist asja:

Pildistage enamikku salvestusobjekte ja jagage fotosid teiste pereliikmetega;
looge kõigi arvutis olevate üksuste kohta ühine andmebaas. Selleks sobivad standardprogrammid Excel, Access ja teised.

Salvesta

Head päeva kõigile! Täna on meie teemaks dokumentide hoidmine majas: kuidas ja kus neid säilitada, kui kaua peate säilitama tšekke, kviitungeid, lepinguid ja palju muud. Loodan, et see on teile huvitav ja saate hõlpsalt oma kodustes dokumentides ja paberites asjad korda seada. Olen koostanud: kontrollnimekirja dokumentide sorteerimiseks, lingid korraldajate juurde dokumentide hoidmiseks ja mitu fotot ideedega. Alustame?

Mis juhtub, kui dokumentide hoidmine majas on korraldamata?

Esiteks, mõelgem, miks meil seda vaja on? Mis mõtet on kulutada terve päev korteris dokumentide hoidmise korraldamisele. Ja see: saate lahti järgmistest "kahjulikest asjadest", mis ahmivad teie aega, energiat ja korda majas. Ja pole vaja rääkida sellise eesmärgi saavutamisest nagu korra tagamine majas lõplikult.

Seega säästame end majas dokumentide hoidmise õigesti korraldades:

Pikad paaniliselt vajaliku dokumendi otsimised, kui nende vabastamiseni või saatmiseni on jäänud minuteid;
Meie lähedaste pealetungist: jäljed mehe kohvist, laste joonistustest ja lemmikloomade hammastest;
Meie riiulite ja töölaudade risustamisest.

Lisaks peame dokumentide hoidmise korraldamisel hoolitsema selle eest, et eriti olulistest paberitest oleks hädaolukorras koopiad tehtud ja need ka võõraste pilkude eest varjatud.

Ma ei hakka neid siin loetlema, et mitte meelitada neid oma ellu. (Ma olen nii ebausklik ja usun, et mõtted on materiaalsed, seega peate olema ettevaatlik, mida ütlete või kirjutate).

1. samm. Hinnake katastroofi ulatust

Kas alustame?

Koguge kokku kõik (KÕIK) olemasolevad dokumendid teie ees olevas majas.
Hinnake oma kaustade ja failide tähelepanuta jätmise astet.
Praegu jagage need kahte kategooriasse: kehtivad ja aegunud. !

Minu põhitöö on juriidilise veebisaidi pidamine ja kodanike abistamine advokaadi leidmisel. Ja kas teate, mis põhiprobleem takistab enamusel oma õigusi kohtus kaitsta? Kaotatud paberid ja pleekivad kviitungid. Kas teate seda nippi, mida poed kasutavad kviitungite printimiseks paberile, mis kahe kuu jooksul pleekib, nii et te ei saa garantiid kasutada? Seetõttu palun tehke kallite ostude kviitungitest ja garantiikaartidest koopiad, ükskõik kui laisk sa ka poleks.

Niisiis, tegime ülevaate sellest, mis meie kappides toimub. Liigume edasi.

2. samm: sortige

Niisiis sorteerime ülejäänud dokumendid eesmärgi järgi:

Tähtis, isiklikud dokumendid (pass, TIN, SNILS, ID) säilitatakse alaliselt;
Samuti tuleks omandidokumente säilitada tähtajatult;
Maksedokumendid ja maksekviitungid – säilitamine 3 aastat;
Dokumente transpordiks säilitame kuni auto müümiseni;
Ostudokumendid (tšekid, kupongid) - neid saab hoida garantii kehtivuse ajal või kuni edasise edasimüügini;
laenudokumendid;
Dokumendid lapsele. Eriti kui laps on väike, siis valmista kaust paberite kiireks võtmiseks (sünnitunnistus ja muud populaarsemad paberid).

Selles etapis tehke endale kõige olulisematest dokumentidest koopia ja pange need ÜHTE kausta. Sorteerige originaalid eesmärgi järgi või teile mugavamal viisil. Võib jagada pereliikmete vahel.

Kui hakkasin huvi tundma minimalismi ideede vastu ja hakkasin oma kodu korrastama, oli dokumentide sorteerimine ja säilitamise korraldamine minu jaoks üks olulisemaid punkte.

Samm 2.2. Dokumentide tühjendamine

Ma koostasin järgmise loendi dokumentidest ja paberitest, mis on aeg ära visata, et töölaud kõigest ebavajalikust puhastada:

Visiitkaardid (kandsin kõik vajalikud kontaktid oma telefoni, mis salvestab kõik pilve);
Tšekid ja kviitungid, mille aegumistähtaeg on ammu möödas;
Üürilepingud korteritele, milles ma varem elasin;
Isikuandmete muutumisest teavitavad kirjad;
Vanad kirjad, postkaardid, ümbrikud. Ma ei ole nii sentimentaalne inimene, et neid üle vaataks ja digiteerisin jällegi väärtuslikumad ning salvestasin arvutisse. Lisaks kolin varsti ära ja need ei mahtunud minu tohutusse segadusse.
Dokumendi mustandid, kahjustatud koopiad.

Lisaks usun, et selles etapis saate alustada arvuti puhastamist.

Samm 3. Valige dokumentide salvestamise meetod ja koht

Ma ei hakka siin palju kirjeldama. Ma lihtsalt ütlen teile, milliseid ideid ma leidsin majas dokumentide hoidmiseks.

Kaustad dokumentide hoidmiseks, portfelli kaustad. Iga kausta saab liigitada oma paberikategooria alla;

Dokumendikategooriate esiletõstmiseks saate kasutada värviliste kleepmärkmete ja kaustade süsteemi. Vahel tehakse vaheseintega suuremahulisi riiuleid, aga ma arvan, et meie väikesed korterid ei saa seda endale lubada.

Papist jagajatega dokumentide hoiukarp.

Ikea spetsiaalsed karbid riiulitele.

Järgmisena otsustame hoiukoha üle.

Minu jaoks on oluline, et isiklikud dokumendid ei oleks ligipääsetavad võõrastele, külalistele ja erinevatele remondimeestele.

Kõige sagedamini näen dokumente hoiustamas ülaosas või vastupidi madalaimas riiulis või sahtlis. Kui teil on väikesed lapsed, siis need ülemised on ikka paremad. Ja dokumente ei saa hoida niiskes või päikesepaistelises kohas, soojustamata rõdudel ja nõukogude ajal ehitatud majade poolkorrusel (jälle niiskuse tõttu).

Nagu öeldakse: ilma paberita oled sa lollakas. Seetõttu hoitakse igas majas mitmesuguseid dokumente - alates teenuste tasumise kviitungitest kuni omandiõigust kinnitavate sertifikaatideni. Selles artiklis püüdsin välja mõelda, kuidas hoida olulisi pabereid ilma ruumi kahjustamata.

Ükskõik, kuidas me ka ei üritaks ebavajalikest dokumentidest õigel ajal vabaneda, ikka tuleb pidevalt mingisuguseid väljavõtteid, garantiikaarte, tšekke, teatisi ning ilma kindla järjekorrata läheks paberikogus skoorist maha. Seega vaja dokumentide säilitamise süsteem, mis võimaldab:

Olulisi dokumente mugav hoida
Vabanege ebavajalike paberite mägedest
Vältige nende kaotust.

Oluliste dokumentide salvestamine tüübi järgi

Selleks, et mõista, kuidas ja mida on meil parem säilitada ja korraldada, kaaluge mitu dokumentide klassifikatsiooni, kellega saame koostööd teha. Üks nendest klassifikaatoritest jagab kõik dokumendid temaatiliselt.

Perekond(passid, tunnistused, testamendid)
Kinnisvara ja transport(dokumendid korteri, telefon, elekter, maja, suvila, auto kohta)
Haridus(tunnistused, diplomid, tunnistused)
Töö(lepingud, pensionisäästud, lepingud, tööraamatud)
Ravim(väljavõtted, uuringud, kindlustus)
Garantiikaardid ja kontrollib
muud(teenuslepingud, kindlustusjuhtumid).

Iga kaust saab jagada elanike kaupa korter, kui dokumente on tõesti palju ja nii on mugavam.

Pikaajalise säilitamise dokumendid

Seal on olulised dokumendid mida peame kogu elu hoidma, kuid on pabereid, mis Võite selle paari kuu pärast minema visata, kuna see pole vajalik. Olenevalt sellest tuleb teatud kaustu sagedamini läbi sorteerida, et mittevajalikest asjadest lahti saada.

Dokumendid, mida peaksite alati säilitama(abielutunnistus ja muud perekonna dokumendid, sünnitunnistus, diplomid, tunnistused, tunnistused ja tunnistused, eksamidokumendid, haigla väljavõtted, testamendid, notariaalselt kinnitatud paberid, pensionidokumendid).
Dokumendid, mida tuleb säilitada seni, kuni olete omanik või kuni need kehtivad(dokumendid kinnisvara, auto, eriti tähtsate ja kallite ostude kohta; kõik tööga seotud dokumendid tuleb säilitada kuni pensionini)

Väärtesemete ostuarved Parim on hoida neid seni, kuni need teile kuuluvad. Varguse, õnnetuse või looduse kapriiside korral on need dokumendid tõendiks hüvitise saamiseks. Samuti on soovitatav pildistada eriti väärtuslikke esemeid. ja salvestage neist pilt.

Dokumentatsioon,mida tuleb säilitada kauem kui aasta(mõned garantiid, sertifikaadid, tšekid, meditsiinilised dokumendid, väljavõtted)
Dokumendid, mis võib säilitada kuni aasta(garantiid, sertifikaadid, tšekid, mõned lepingud).

Dokumentide säilitamise süsteem kasutussageduse järgi

Dokumendid, mida kasutate harva, saab eraldi voltida ja teise kohta panna, et need käepärast ei tuleks.

Paberid, mis vaja 2-5 korda aastas(meditsiinilised dokumendid, kindlustus)
Dokumendid, mis vaja vähem kui kord aastas(garantiid, lepingud)
Dokumendid, mis peaks alati käepärast olema(passid, auto dokumendid).

Dokumentide järjekorda seadmine: Salvesta vs. viska minema

Seega saate luua umbes 4 kausta ja panna igasse kausta veel 2 dokumentide jaoks, mida säilitatakse kauem kui aasta ja lühiajaliseks säilitamiseks. Lühiajaliseks säilitamiseks mõeldud kaustu saab paar korda aastas välja sorteerida ja kõik mittevajaliku välja visata.

Mängige ohutult

Loomulikult on kõige parem säilitada kõige olulisemad dokumendid, nagu omandiõigused, sünnitunnistused ja passid spetsiaalses tulekindlas karbis. Kui sellist asja pole ja selle loomine ei tundu vajalik, saate olulisi dokumente lihtsalt salvestada kuivas, puhtas kohas kättesaamatuks neile, kes saavad nendega midagi teha.

Vihje: Skaneerige või pildistage kõik olulised paberid ja salvestage igaks juhuks koopiad pilve.

Salvestage dokumente stiilselt

Kui hoiate dokumente avatud kohas, saate neile osta stiilseid pehmeid või kõvasid kaustu. Oleme noor pere, nii et meil pole veel palju pabereid. Omal ajal laosime neid puidust alustel, siis ostsime IKEAst kõvast papist. Nii on meil lihtsam vajalike paberiteni jõuda ja selline dokumentide hoiusüsteem ei kahjusta meie korteri kujundust.

Kõigi paberite hoidmiseks vajasime 4 alust. Igas on veel 2-3 kausta.

Praegused dokumendid mis peaks käepärast olema (lähituleviku lepingud, passid, teated)
Kinnisvara dokumendid ja sellega seotud paberid haridust.
Meditsiinilised dokumendid, kindlustus.
Käendajad ja lepingud.

Kõik muu on edukalt salvestatud elektrooniline.

Samuti saate dokumentide hoidmise korraldamiseks osta kontoritarvete poest plastikust kausta, mille sees on failid. Need võivad sisaldada 10 kuni 100 faili. Kui dokumente on palju, võib kaustu olla mitu.

Ärge kogunege ja tühjendage

Kord aastas peaks vaata üle dokumentidega kaustad ja viska need minema kõike, mis pole asjakohane. Kui tunnete muret, et paberitest, mida soovite ära visata, võib siiski kasu olla, pange need ühte kausta ja keldrisse.

Loodan, et nõuanded olid kasulikud. Varsti mu lemmikteema: .

Kas teil on spetsiaalne süsteem oluliste peredokumentide hoidmiseks?

On palju olukordi, kus me kasutame kindlustuspoliise, sertifikaate ja sertifikaate. Seetõttu on inimesed sunnitud dokumente kodus hoidma, et vajalikud paberid käepärast oleks. Aga kuidas seda õigesti teha, et midagi ei läheks kaduma ega rikutuks?

Milliseid dokumente on vaja säilitada?

Igal kaasaegsel inimesel on igaks juhuks palju paberitükke. Kuid mitte igaüks neist pole väärt säilitamist.

Siin on nimekiri dokumentidest, mis teil kodus peavad olema:

Nimekiri avaneb passide ja muude perekonna dokumentidega. Näiteks testamendid, tunnistused.
Sertifikaadid, volikirjad, kviitungid ja muu kinnisvara ja transpordiga seonduv.
Diplomid, diplomid, tunnistused, hariduse olemasolu kinnitavad tunnistused.
Kutsetegevusega seotud paberid: tööraamatud, kokkulepped, lepingud.
Uuringutulemused, meditsiinipoliitika ja kaardid.
Garantiikaardid, kodumasinate ja mööbli kviitungid.
Maksudega seotud paberid.

Eraldi saate valida elektroonilisi dokumente või lihtsalt andmeid digitaalses vormingus. Reeglina vastavad need ühele ülaltoodud punktidest ja kuuluvad ka ladustamisele.

Kui kaua tuleb pabereid säilitada?

Dokumente saab jagada hoiuaja järgi. See sõltub iga konkreetse kooriku kehtivusajast.

Alaline. Sellised paberid peaksid alati käepärast olema. Need on abielutunnistused, sünnitunnistused, haridust kinnitavad diplomid, meditsiinilised andmed, notari poolt kinnitatud andmed, testamendid, pensionitunnistused.
Pikaajaline. Kinnisvara, autode ja kallite asjade dokumendid. Nende hulka kuuluvad ka erialased paberid. Siin saate määrata ka tšekid ja kviitungid. See on midagi, mida säilitatakse pikka aega ja mis jääb teatud aja jooksul asjakohaseks.
Lühiajaline. Arstide, juristide ja õpetajate teenuste tõendeid on soovitatav säilitada kolm aastat. Kommunaalteenuste lepingud ja väljavõtted eeldavad sama perioodi.
Kasutu. Võid kohe ära visata mittevajalikud õppe- ja infomaterjalid, põhjalikult läbi õpitud asjade juhised, arvutuslehed jms.

Eraldi võime märkida vabatahtlikud dokumendid, millel on aga nende omaniku jaoks suur tähtsus. Nende hulka kuuluvad isiklikud päevikud, märkmed, fotod ja muud mälestusesemed. Tavaliselt kestavad sellised asjad ka kaua.

Seetõttu on soovitav ära visata kõik, mida hetkel ei kasutata ja millest ei saa tulevikus kasu olla. Korra hoidmiseks tuleb regulaarselt prügikaste puhastada ja kogunenud prügist vabaneda, samal ajal sorteerides välja tõeliselt olulised dokumendid.

Reeglina hoitakse enamikus kodudes pabereid standardvarustuses.

Esiteks sorteeritakse dokumendid valdkondade järgi: kodu, töö, arst ja muud.
Seejärel pannakse need allkirjastatud kaustadesse, mis kindlasti hoiab ära paberitesse eksimise.
Saadud komplektid asetatakse eraldi kasti või kotti. Muide, mugavuse huvides tehakse "konteineri" sisse sageli vaheseinad, et vältida kaustade segunemist. Samas tuleb jälgida, et hoiukoht oleks lastele ja loomadele kättesaamatu, kuid paikneks kasutamiseks mugavalt.

Sageli kasutatavad isiklikud dokumendid on hea mõte eraldi hoida. Teie pass, arstikaart, maksumaksja identifitseerimisnumber (TIN) ja pensionitunnistus mahuvad mugavalt lukuga suletud kilekottidesse. Sellised pakendid on õhukindlad ja hoiavad sisu ideaalses korras, vältides näiteks märjaks saamist. Samas tuleks tervisega seotud dokumente hoida võimalikult ligipääsetavalt – et mitte aega raisata, kui neid hädasti vaja läheb.

Alati on hea mõte omada kodus oluliste paberite koopiaid. Juhtumeid on igasuguseid ja selline reserv võib ettenägematus olukorras hädast välja aidata.

Eriti olulised dokumendid saab panna seifi. Kaasaegne turg pakub suurt valikut laoruume, nii et iga ostja saab valida endale sobiva. Kuid dokumente on parem hoida seifis, mitte plastkaustades – tulekahju korral sulab neid koostav materjal kiiremini kui paber.

Mittetriviaalsed viisid dokumentide säilitamiseks

Kas kirjeldus tundub igav? Pole probleemi! Paberite hoidmiseks on huvitavamaid ja mugavamaid viise.

- Korraldaja tahvel. Sellise seadme jaoks on palju võimalusi. Kõige lihtsamal kujul on see paneel, mille külge kinnitatakse nuppudega paberid. Keerulisemates versioonides võivad tahvlil olla väikesed sahtlid ja rippkinnitused.

- Mini kummut. See on täpselt samasugune kui tavaline kummut, kuid palju väiksem. Selles on väga mugav dokumente hoida. Erinevatesse lahtritesse sorteerituna ei lähe need kunagi kaduma! Kummuti sahtlid võivad olla erineva suurusega: väikesed väikeste paberitükkide jaoks, suured jooniste jaoks.

- Rippkast. Lihtsalt väike kast või korv, mis on seinale kinnitatud nagu postkast. Sellises, esikusse paigutatud asjas on mugav hoiustada toodud kirju ja kviitungeid.

- Ümbriku tasku. Sarnane eelmisele variandile, kuid see pole kast, vaid ümbrik. Saate kinnitada lauale, külmkapile, kapile. Võimaldab salvestada ajutiselt vajalikke dokumente ilma väärtuslikku ruumi võtmata.

- Prügikorv. Ei, mitte prügi – spetsiaalne, ladustamiseks. Lauale või kappi asetatuna võib sellel olla mitu sektsiooni. Lihtne, odav, kuid tõhus viis dokumentide salvestamiseks.

- Sageli kasutatavaid pabereid saab hoida portfelli kaustas. Sellel on kandesang. See on disainitud nii, et selles olevad dokumendid ei kortsuks. Tavaliselt mõeldud A4 paberi jaoks. Selleks, et mitte raisata aega vajalike koorikute otsimisele, võite vajadusel lihtsalt portfelli kausta haarata ja asja ajada.

Kasutame digitehnoloogiat

Ravimite, seadmete ja kontoritehnika juhised võtavad palju ruumi. Elektrooniliselt on neid palju lihtsam säilitada. Selleks tuleb Internetist leida sama info ja võrrelda seda materjaliallikas leiduvaga, et tagada selle identsus. Saate lihtsalt juhistest foto teha ja salvestada need oma arvuti kausta. Peate lihtsalt viimase valima nii, et te seda kogemata ei kustutaks. Parem on kirjutada saadud failide teine koopia välisele andmekandjale, näiteks mälukaardile, või saata see pilvesalvestusse.

Igaks juhuks saate skannida ka teisi dokumente. Kuid siis peaksite muretsema elektroonilise süsteemi turvalisuse pärast võimaliku häkkerirünnaku eest. Kellelegi ei meeldi Internetis isikuandmete lekkimine.

Muide, arvuti või mobiiltelefoni kasutamine on mugav paberite aegumiskuupäevade jälgimiseks. Piisab lihtsalt vajalike kuupäevade sisestamisest “kalendrisse”, et elektrooniline seade teataks konkreetse maakoore kehtivusaja lõppemisest. Siis jääb üle vaid tarbetust paberist lahti saada.

Peamine reegel dokumentide kodus hoidmisel on ehk lihtne: hoolikas ja regulaarne töö majapidamispaberitega on võti, et vajalik dokument ei läheks kõige olulisemal hetkel kaduma.

Kõiki dokumente ei tasu säilitada. Kuid on palju pabereid, mis peaksid igaühel meist kaasas olema. Neid tuleb hoida turvalises ja eraldatud, kuid üsna kergesti ligipääsetavas kohas. Saate teha dokumentidest elektroonilisi ja tavalisi koopiaid – tõenäoliselt on need kasulikud. Igal juhul aitab hoolikas hoiustamine ja paberite hoolikas sorteerimine neid turvaliselt hoida.

Tõhus puhastamine hõlmab vaid kahte olulist sammu:

vabaneda sellest, mida te ei vaja, ja otsustage, kus hoida seda, mida vajate.

Marie Kondo

Otsustame kohe, kellele artikkel on adresseeritud. See on mõeldud eelkõige neile, kellel on kogunenud palju erinevaid pabereid, kviitungeid, brošüüre ja muud sarnast. Igat masti muusikud, poeedid, ajakirjanikud ja disainerid loevad ja ei kurda erinevate lehtede mägesid vaadates. Kes veel küsib endalt küsimusi: kuidas dokumente säilitada? kus dokumente hoida? Teen ettepaneku nendega (mägedega) lõplikult tegeleda. Artikkel sellest, kuidas asju korda seada, kuhu dokumente hoida ja üldiselt millegi süstematiseerimisest.

1. osa

Kui keegi ei tea, siis siin elus ei juhtu midagi asjata. Isegi kui see on juhuslik üllatus. Ühe pealtnäha kõleda asjaoluga, nii väikese episoodiga, kaasneb mõnikord saatuslike sündmuste ahel. See juhtus ka minuga. Niisiis.

Kaotasin kõrghariduse diplomi. Ma ei mäleta, millal, kus ja mis asjaoludel teda viimati nägin. Mitu aastat ei uhku ma sellega kuskil, töötan ühes kohas, mind ei valita kuhugi. Sellest on väljavõte, on koopiad, on notari kinnitatud koopia. Diplomit pole. Kuu aega tagasi vaatasin spetsiaalselt kõik oma paberid läbi ja ei leidnud neid. Aga panin asjad korda (nagu mulle siis tundus). Teisel päeval, kui mulle jõudis kohale, et olen ta igaveseks kaotanud, olin väga ärritunud. Ärev, nagu oleks ta midagi väga tähtsat tegemata unustanud. Ja seda mõjuval põhjusel, nagu selgus. Seejärel järgnes sündmusteahel, mis sai selle oopuse kirjutamise põhjuseks.

Kõrvalepõike nr 1. Ebaloogiline.

Kuna olen huvitatud tekstide kirjutamisest ja külastan mõnikord vabakutseliste vahetusi, kus nägin artiklit pealkirjaga "Soovitused dokumentide säilitamiseks". Midagi klõpsas mu peas. Ma arvan, et see on just see, mida ma vajan. Kuna toetan seda imelist noortele (ja mitte nii noortele) koduperenaistele mõeldud saiti, otsustasin, et artikkel, kuidas dokumente õigesti säilitada, pole siin üleliigne.

Artikli kuulutus oli standardne: see tõotas olla informatiivne ja huvitav, intrigeeriv loogilisteks lõikudeks jaotatud kirjaoskaja teksti olemasoluga. Olude poolt üles soojendatud ostjana ostsin selle ära. Artikkel oli odav. Kes asjaga kursis ei ole, siis artikli täisteksti saab lugeda alles peale maksmist, mida tegin minutiga.

Tekst ise üllatas mind alguses. Otsene kirjaoskamatus eksisteeris koos täieliku jamaga. Ausalt öeldes ei ole ma selline inimene, kes elab illusioonide vangistuses, tean inimestest palju ja töö personalivaliku vallas on mind päästnud roosade prillide eest. Kuid isegi mina ei teadnud, et siin said inimesed selliseid asju "tõugata". Põhimõtteliselt oleks võimalik kogu tekst siia paigutada, uskuge mind, see on seda väärt. Kuid ma ei kasuta seda üle ja rõõmustan teid vaid mõne fraasiga. "Tihti peavad inimesed dokumenti otsides vajalikke pabereid kaua otsima." Ei saa eitada, et kui proovite seda leida, peate otsima. "Vaja on ka väikseid ümbrikukujulisi kaustu ja augustajaid." Lahe. Kui need olid lihtsalt "augulöögid", siis otsustasin, et see on lihtsalt kirjaviga, kuid mitu! "Järgmisena on see veelgi lihtsam – lihtsalt lööge augud ja torgake ümbrikud läbi." “Lisaks saab tänu ümbrike kujule lihtsalt vajalikud paberid välja tõmmata. Pole vaja pulka rõngast välja tõmmata. Kommentaarid puuduvad. Ja kokkuvõtteks: "Hea võimalus on hoida dokumente sugulaste juures." Nõuanne on kahtlane, ma ei tea, kui palju inimesi on valmis seda kasutama.

Ostsin selle naljaka artikli sentide eest, kuid rõõm oli kakskümmend dollarit, mitte vähem.

Retriit nr 2. Loogiline.

Seega, kuna sellisel kujul artikli postitamine oleks teie, kallid lugejad, lugupidamatuse tipp, otsustasin ise teemast aru saada ja artikli kirjutada. Asjaga viivitamata avasin samal päeval Google'i otsingumootori ja sisestasin fraasi "Kuidas dokumente säilitada". Olin üle ujutatud igasuguste nõuannete, videote ja fotode küllusega. Olles kulutanud ülevaatele umbes kaks tundi, tahan teile öelda järgmist: Internet on kohutav asi, kõik varastavad üksteise eest, mitte ainult teemad ja fotod, peaaegu kõikjal toimub pidev odav ümberkirjutamine. Ja see on kohutav. Muide, leidsin ostetud teksti, ehkki adekvaatsemas versioonis, veel kolmelt saidilt. Ma ei tea, kes keda lõi.

Rohkem või vähem huvitavad selleteemalised saidid ja ajaveebid said alguse Google’is palju kaugemal esireast. Tea seda (!). Mõned neist isegi meeldisid mulle. Näiteks see http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Kohe on näha, et sellega tegeleb särav, aus ja loominguline inimene. Nimi on Masha. Kuid mulle tundus, et enamik paberite säilitamise teemalisi artikleid on oma olemuselt peamiselt motiveerivad. Aga see on ka hea.

Retriit nr 3. Isiklik.

Kui läheduses on kaks poodi, millest ühes on moekad, ilusad riided ja suured allahindlused ning teises kontoritarvete pood, siis lähen esimesena teise. Sest ma jumaldan kontoritarvete pood, bürootarvete pood s. Paberist hing. Seda selleks, et teha selgeks, kus mul kodus nii palju kontoritarbeid on. Kuid vaatamata sellele olid mu paberid, sealhulgas dokumendid, kuigi need olid alati ühes kohas ja tundusid olevat isegi sorteeritud, ei olnud mõnikord lihtne vajalikku kiiresti leida. Saatus otsustas mulle õppetunni anda ja juba kahe päeva pärast tegin seda, mida oleksin pidanud juba ammu tegema.

Lisaks kirjutan vahel artikleid kohalikesse ajalehtedesse, nii et linnatrükikojal on ammu oma inimene, sealt on mul hunnik lõigatud väikese suurusega isekleepe (need on pakkides seal prügikastis), mida ma igal pool kasutan. Ma ei tea, kuidas inimesed ilma nendeta elavad.

Kõigest eelnevast lähtudes otsustasin kirjutada selle üsna monumentaalse teose. See pole lihtsalt ülevaade. Püüdsin siin mitte ainult kõike kokku võtta, vaid tuua sisse ka palju oma isiklikku kogemust ja süvendasin seda emotsionaalsete vahetükkidega. Loodan, et artikkel leiab vastukaja nii neilt, kes paberite rohkuse tõttu “valget tuld ei näe”, ei tea, kust alustada ja kuhu kandideerida, kui ka neilt, kes soovivad leida mõnda dokumenti või lihtsalt paberitükk väärtusliku teabega nende töölaudade, kappide ja kastide sügavuses. Muidugi pole kõigele allpool kirjutatule autoriõigusi vaja, kuid uskuge mind, te ei leia midagi sellist kusagilt. Nii et mine edasi.

Peamised etapid tellimise teel

Sa ei saa kunagi oma maja korda,

kui poolikult koristad.

Marie Kondo

Hinnake katastroofi ulatust

Kõigepealt tuleb leida pind, kuhu kõik paberid ära mahuvad. Kindlasti läheb vaja lauda või võib-olla rohkem kui ühte või taburette, sobib ka diivan või ehk oleks parem istuda põrandal. Samuti hinnake, kui kaua võib sõelumistöö aega võtta. Kui mõistad, et ühe hooga analüüsiga valmis ei saa, on parem sündmus ajastada. Ja kõige olulisem tingimus on, et keegi ei segaks.

Igasugused paberid - hunnikus!

Asetage ettevalmistatud platvormile korraga kõik planeeritud. Näiteks kui fotode või retseptidega on kõik korras, jätke need sinna ja ärge puudutage neid. Milleks teha lisatööd!

Retriit nr 3 Emotsionaalne.

Oh tüdrukud, teil on vedanud. Noh, keegi ei oska sellest paremini kirjutada kui mina. Miks? Targemad ei raiska oma aega paberite säilitamise (mõelge: oskusteabe) kirjeldamisele, samas kui ülejäänutel pole lihtsalt piisavalt pabereid, et midagi kasulikku pakkuda. Ühesõnaga, loe edasi.

Ausalt öeldes, kui ma poleks seda nädal varem lugenud ja vaadanud (ja milline pealkiri!), poleks ma nii mastaapset üritust alustanud. Ja sellel artiklil poleks kindlasti alust. Marie oma bestselleris välja pakutud lähenemine ärile, põhimõtted ja meetodid leidsid mu hinges elavat vastukaja. Kuigi tunnistan, pole ma kunagi koristamisest kinnisideeks olnud ja nüüd ei saa ma aru erineva kaliibriga perfektsionistidest, kes oma nooruslikku energiat nii igavate asjade peale raiskavad. Aga ma austan ja armastan korda.

Niisiis, Marie kirjutab: "Puhastamine on eriline kord elus toimuv sündmus." Kummaline ja mitte vähem vastuoluline väide. Jaapanlaste jaoks on ilmselt asjad veidi teisiti. Kui majas elab rohkem kui kaks inimest, siis on tõenäoline, et kõik ei pea kinni rangetest reeglitest. Kuid selle nimel on vaja pingutada. Kord ja lõplikult panen kõik oma kohale ja siis jääb üle vaid kõik oma kohale panna.

Raske uskuda, aga see koristamine sai minu jaoks tõeliseks puhkuseks ja kindlasti pole ma kunagi varem asju nii korda seadnud. Võin võrrelda oma meeleseisundit 31. detsembril ülestõusmispühadeks või uueks aastaks valmistumisega. Igal juhul täidab tulevase puhkuse rõõmus tunne hinge ja loote ilma väsimust tundmata. Jah, ma ei öelnud, et see kõik juhtus grupi Scorpions surematu loomingu taustal. "Armastus, armastus hoiab meid elus," on Klaus Meine öelnud juba aastaid, mis tõlkes tähendab "armastus, armastus hoiab meid elus." Sõnastagem ümber: kord ja ainult kord päästab meie elu.