Ettevõtte ettevalmistamise ja messide (näituste) töös osalemise peamised etapid

Ettevõtte osalemine konkreetse messi või näituse töös nõuab teatud kulutusi ja võib lõppkokkuvõttes anda mitte ainult positiivse tulemuse, vaid tuua kaasa ka mõningaid kahjusid või isegi tekitada negatiivse arvamuse ettevõtte ja selle toote kohta. Viimase vältimiseks on vaja hoolikalt põhjendada mitmeid juhtimisotsuseid, mille elluviimine peaks tagama tõhusa osalemise iga konkreetse messi või näituse töös.

Kõigepealt on vaja leida põhilised lahendused järgmistele põhiprobleemidele:

Määrata kindlaks ettevõtte osalemise otstarbekus konkreetsel messil või näitusel;

Pakkuda kvaliteetset koolitust osaleda valitud messil või näitusel;

Korraldage sobival tasemel messi või näituse töötajate tööd;

Tehke kokkuvõte konkreetsel üritusel osalemisest ja töötage välja sobivad turunduslahendused.

Üldiselt võib messide ja näituste ettevalmistamist ja töös osalemist kujutada protsessina, mis sisaldab järgmisi samme (joonis 9.1).

Riis. 9.1. Ettevõtte ettevalmistamise ja messide (näituste) töös osalemise peamised etapid

Lava otsuse tegemine ettevõtte osalemise kohta messi (näituse) töös jagatud järgmisteks etappideks :

1. Ettevõtte messitööl (näitusel) osalemise eesmärkide määratlemine.

Põhiline eesmärk ettevõtte osalemine messi (näituse) töös on tagada tulemuslik ettevõtlustegevus pikas perspektiivis. See eesmärk ja selle saavutamine peaksid olema allutatud madalama taseme eesmärgile, eelkõige turundusmiksi rakendamise eesmärgile.

2. Näituse (messi) valik, millel ettevõte osaleb.

Osalemiseks õige messi (näituse) valimiseks peaks ettevõte läbi viima turundusuuringu.

3. Messil (näitusel) osalemise viisi valimine.

Seal on järgmised vormid osalemine näitusel (messil):

Individuaalne osalemine isiklikul stendil;

Ühine osalemine kollektiivstendil;

Ärireis.

4. Rahaliste vahendite määramine messil (näitusel) osalemiseks.

Büroo poolt konkreetse messi või näituse töös osalemiseks eraldatavad vahendid peavad olema mõistlikud ja piisavad sõnastatud eesmärkide saavutamiseks.

Peal ettevalmistusetapp on vaja koostada tööplaan, mis määratleb kõik tegevused selges ajalises järjestuses ja arvestades nende elluviimise aega. Ettevõtte osalemisest sellel on vaja teavitada ka näituse (messi) korraldustoimkonda, esitades vastavasisulise avalduse

Messi töös osalemise etapp (näitus) on kõige stressirohkem ja vastutusrikkam periood.

Eriline roll edu tagamisel ettevõtte osalemisest messi (näituse) töös on stendil ja stenditeenindajatel.

Seisma - see on eksponeeriva ettevõtte miniatuurne pilt.

Stendil on kolm funktsionaalset osad:

- näituseala;

Läbirääkimiste kohad;

Majapidamisruumid.

Seal on järgmised stendi tüübid:

A) asub asukohaga toas:

Seisa reas;

nurgaalus;

pea püsti;

Plokkide alus;

b) välistendid.

Seisjad - need on töötajad, kes töötavad ekspositsiooni avalikul alal, ettevõtte stendis.

Peal messil (näitusel) osalemise tulemuste kokkuvõtte etapp ettevõte määrab selle tõhususe.

Peamine ebaõnnestunud osalemise põhjusedüksikute tegevuste töös on:

Ettevõtete messi või näituse töös osalemise eesmärgid ei ole piisavalt konkreetselt sõnastatud. See on tüüpiline umbes 40% näitusel osalevatest ettevõtetest;

Ettevõtte ekspositsioon ei ole nõuetekohasel tasemel esitletud ja kujundatud;

Potentsiaalsed messi või näituse külastajad ei olnud teadlikud ettevõtte osalemisest selle ürituse töös. Umbes 80% eksponeerivatest ettevõtetest ei reklaami oma ekspositsiooni enne messi või näituse algust;

Eksponentfirmade töötajad ei ole korralikult koolitatud. Uuringud näitavad, et enam kui pooled eksponentidest ei paku messidel või näitustel töötavatele töötajatele koolitust;

Messide või näituste ajal ei pöörata piisavalt tähelepanu olemasolevate probleemide turundusuuringutele;

Ettevõtte osalemise analüüs iga konkreetse messi või näituse töös ei ole piisavalt põhjendatud. Samal ajal näitavad käimasolevad uuringud, et ainult üks viiest ettevõttest kasutab sellise analüüsi tulemusi oma edasises töös.

Tööd näitusel vabad tööd Moskva näitusel. Vaba töö näitusel otse tööandjalt Moskvas töökuulutused tööd näitusel Moskva, värbamisagentuuride vabad töökohad Moskvas, näitusel töö otsimine värbamisagentuuride kaudu ja otseste tööandjate käest, vabad töökohad näitusel töökogemusega ja ilma. Osalise tööajaga töö ja töökuulutuste sait Avito Moskva tööpakkumised töötavad näitusel otsestelt tööandjatelt.

Töö Moskvas töötab näitusel

Saiditöö Avito Moskva töö värsked vabad töökohad näitusel. Meie saidilt leiate näituselt kõrgelt tasustatud tööd. Otsige tööd Moskvas näitusel, vaadake vabu töökohti meie töökohal - Moskva vabade töökohtade koondaja.

Avito töökohad Moskvas

Tööd näitusel Moskvas kohapeal, vabad töökohad näitusel otse tööandjatelt Moskvas. Vabad töökohad Moskvas ilma töökogemuseta ja kõrgelt tasustatud töökogemusega. Vabad töökohad näitusel naistele.

Et näitusel (messil) osalemine oleks rohkem tõhus vahend turunduskommunikatsiooni, peab ettevõte hoolikalt planeerima oma osalemist ja tööd näituseüritustel.

Ettevõtte näituste töös osalemise protsessi võib tinglikult jagada mitmeks omavahel seotud ja üksteisest sõltuvaks etapiks.

1. Näituseüritustel osalemise põhimõttelise otsuse vastuvõtmine iseenesest viitab sellele, et ettevõte on jõudnud oma tegevusvaldkonnas teatud tasemele. Seda eelkõige seetõttu, et näitus on parimate praktikate demonstreerimise koht. Aegunud madala kvaliteediga tooteid pakkuvat ettevõtet see tõenäoliselt ei aita. Samas nõuab näitusel osalemine märkimisväärseid investeeringuid, mida iga ettevõte endale lubada ei saa.

2. Näitusetegevus peab olema selgelt määratletud vajadusega saavutada ettevõtte peamised turunduseesmärgid. Need võivad olla:

ettevõtte ja selle toodete esindamine;

turu uuring;

uute turgude otsimine;

klientide arvu suurendamine;

uue toote turule toomine;

võimaliku nõudluse kindlaksmääramine uue toote järele;

uute äripartnerite otsimine;

konkurentide pakkumise uurimine;

oma toodete positsioneerimine võrreldes konkurentide teenustega;

ettevõtte soodsa kuvandi kujundamine;

toodete otsemüük ja lepingute sõlmimine./1/

3. Nende ja muude võimalike eesmärkide saavutamiseks on määravaks konkreetse näituse valik, millel ettevõte osaleb. Selle valiku tegemine on üsna keeruline, kasvõi seetõttu, et igal aastal korraldatakse tohutul hulgal näitusi. Selle probleemi tõhusale lahendamisele aitab kaasa põhjalik analüüs ettevõtte huvide ja võimaluste seisukohalt järgmiste aspektide osas:

osalejate ja külastajate arv ja kvaliteet;

tasemel äritegevus(sõlmitud lepingute arv ja kogumaht) viimasel näitusel. Samas on vaja arvestada avaldatud andmete võimaliku tahtliku ja tahtmatu moonutamisega;

näitusepinna ja -teenuste pakkumise võimalus;

näitusel osalemise tingimused;

ettevõtte näitusel osalemise kalkulatsiooni projekti väljatöötamine ja kulude vastavuse uurimine ettevõtte võimalustele;

küsimuse lõpplahendus: osalemine, millisel näitusel on seatud eesmärkide saavutamisel kõige tulemuslikum./1/

4. Pärast valiku tegemist konkreetse näituse kasuks algab ettevalmistus- ja korraldusperiood. Esmalt teavitab turismifirma näituse korraldustoimkonda sellel osalemisest, esitades vastava avalduse. Paralleelselt sellega tegeletakse mitmete organisatsiooniliste probleemidega, näiteks:

ettevõtte näitusel osalemise kontseptsiooni ja ulatuse väljatöötamine;

eksponeeritud toodete nimekirja koostamine;

personali valik ja koolitamine (äri-, teenindus-, stenditeenindajad, tõlkijad);

võimaliku vahendaja (agendi) valik näitusel osalemise tagamisel;

vajaliku näitusepinna suuruse ning erinevate materiaalsete ja rahaliste vahendite mahu määramine;

ekspositsiooni (näitusestendi) teemaplaneeringu väljatöötamine;

lepingu sõlmimine korraldustoimkonnaga, näitusestendi plaani üleandmine talle, samuti tellimus vajalik varustus ja teenused./1/

Pärast nende küsimuste lahendamist on võimalik välja töötada lõplik hinnang ettevõtte osalemise kohta näitusel. Keskmiselt on suurettevõtete kulu näituseüritustel osalemiseks 15-30% kõigist turunduskommunikatsioonile kulutatud vahenditest. Ettevõtte näitusel osalemise tüüpiline kulustruktuur on järgmine.

5. Pärast näituse ametlikku avamist algab kõige intensiivsem ja otsustavam etapp - töö selle toimimise ajal. Eriline roll näitusetegevuse edu tagamisel on stendipidajatel – ekspositsiooni avalikus alal, ettevõtte stendis töötavatel töötajatel. Soovitav on, et näituse ajal viibiks stendil turundusosakonna või ettevõtte juht. Tavaliselt saab ette (päev-kaks ette) teada, et näitust külastavad kõrged külalised, välisdelegatsioonid, ajakirjanduse või televisiooni esindajad (seda saab küsida näituse korraldustoimkonnast). Sellistel päevadel võib juhi kohalolek stendil kaasa aidata lepingute sõlmimisele, ettevõtte tegevuse kajastamisele ajakirjanduses või televisioonis. Juhataja ei tohi anda stenditeenindajatele külastajate juuresolekul “väärtuslikke” juhiseid, samuti on vastuvõetamatu stendi töö parandamise koosolekute pidamine külastajate juuresolekul. Parim, mida juht teha saab, on jälgida ja teha õiged järeldused: kui palju näitusepinda seda tüüpi näituste jaoks tegelikult vaja on, milliste teenuste järele on kõige suurem nõudlus, kuidas järgmisel korral stendis tööd korraldada. Lisaks on ettevõtte juhil võimalik külastada teisi näitusestendide. See aitab tabada suundumusi turutingimuste arengus, hinnata konkurentide tegevust, selgitada enda ja ettevõtte positsiooni.

6. Peale näituse valmimist, ekspositsiooni demonteerimist, tuleb teha tõrgeteta analüüs ettevõtte näitusel osalemise tulemuste kohta.

Näituse tulemused võib tinglikult jagada kahte rühma:

organisatsiooniline ja äriline./1/

Korraldustulemuste läbiviimisel võib suureks abiks olla ajakiri, mida hoiti näituse ettevalmistamise ja töö käigus. Kõigi näituse ettevalmistamisel ja läbiviimisel osalenute küsimustele vastamine võib sellisele analüüsile oluliselt kaasa aidata:

kas valitud koht stendiks õnnestus?

Kas boksi ala vastas eksponaatide arvule ja püstitatud ülesannetele?

Milliseid ebamugavusi kogesite töötamise ajal?

mida tuleks korraldustoimkonnalt lisateenuste ja varustuse hulgast tellida?

Milliste teenuste ja seadmeteta saaksite hakkama? /1/

Selliste küsimuste loetelu võib jätkata olenevalt näituse spetsiifikast, sellel osalemise eesmärgist, pakutavate toodete omadustest jne.

Kaubanduslikud tulemused viitavad objektiivsetele näitajatele (ettevõtte ekspositsiooni vaadanud külastajate arv, sõlmitud lepingute maht, levitatud reklaaminfomaterjalide arv jne).

Reisifirma osalemise näituste töös võib tinglikult jagada mitmeks omavahel seotud ja üksteisest sõltuvaks etapiks:

• 1. Põhimõttelise otsuse tegemine näituseüritustel osalemise kohta.
• 2. Ettevõtte näitusetegevuses osalemise eesmärkide määratlemine.
• 3. Konkreetse näituse valik, millel ettevõte osaleb.
• 4. Ettevalmistav ja korralduslik periood.
• 5. Töö näituse toimimise ajal.
• 6. Ettevõtte näitusel osalemise tulemuste analüüs.

Näitusüritustel osalemise põhimõttelise otsuse vastuvõtmine viitab juba iseenesest reisifirma saavutustele, teatud tase oma tegevusvaldkonnas. Seda eelkõige seetõttu, et näitus on parimate praktikate demonstreerimise koht. Aegunud madala kvaliteediga turismitooteid pakkuvat ettevõtet see tõenäoliselt ei aita. Samas nõuab näitusel osalemine märkimisväärseid investeeringuid, mida iga turismiettevõte endale lubada ei saa.

Näitusetegevus peaks olema selgelt määratletud vajadusega saavutada turismiettevõtte peamised turunduseesmärgid. Need võivad olla:

• *ettevõtte ja selle toodete esindus;
• * müügiturgude uurimine;
• *uute turgude otsimine;
• * klientide arvu suurendamine;
• * uue toote turule toomine;
• * võimaliku nõudluse väljaselgitamine uue toote järele;
• *uute äripartnerite otsimine;
• * konkurentide pakkumise uurimine;
• * oma toodete positsioneerimine võrreldes konkurentidega;
• * ettevõtte soodsa kuvandi kujundamine;
• *Toodete otseturundus ja lepingute sõlmimine.

Soovitud tulemuse saavutamiseks on vaja paralleelselt eesmärkide määratlemisega määrata nende igaühe parameetrid eraldi, nimelt:

• *sisu (näiteks lihtne tutvumine või vahetu lepingu sõlmimine);
• *mastaap (soovitav teostusaste, näiteks kontaktide kasv uute külastajatega 25% võrreldes varasema osalemisega);
• * toime kestus (periood, mille jooksul tuleb eesmärk saavutada).

Iga eesmärgi selline selgitamine aitab täpsustada selle saavutamise vahendeid ning hõlbustab ka reisifirma näitusel osalemise tulemuste jälgimist.

Nende ja muude võimalike eesmärkide saavutamiseks on määravaks konkreetse näituse valik, millel reisiseltskond osaleb. Selle valiku tegemine pole lihtne, kasvõi seetõttu, et igal aastal korraldatakse tohutult palju näitusi. Selle probleemi tõhusale lahendamisele aitab kaasa põhjalik analüüs turismiettevõtte huvide ja võimaluste seisukohast järgmistel asjaoludel:

• *näituse toimumise aeg ja koht;
• * näituse autoriteet;
• *osalejate ja külastajate arvuline ja kvalitatiivne koosseis;
• *äritegevuse tase (sõlmitud lepingute arv ja kogumaht) viimasel näitusel. Samas on vaja arvestada avaldatud andmete võimaliku tahtliku ja tahtmatu moonutamisega;
• *võimalusi pakkuda näitusepinda ja teenuseid;
• * näitusel osalemise tingimused;
• *ettevõtte näitusel osalemise kalkulatsiooni projekti koostamine ja kulude vastavuse uurimine ettevõtte võimalustele.

Nende asjaolude analüüs viib küsimuse lõpliku otsuseni, millisel näitusel osalemine on seatud eesmärkide saavutamisel kõige tõhusam.

Ettevõte saab osaleda messidel ja näitustel ning muudel sarnastel üritustel erinevatel viisidel: riigisiseselt või välismaal, üksikeksponentina või grupiosaluse osana (näiteks kollektiivne riiklik stend). Osalemisviis määrab ettevalmistusmeetodid, korralduse, eelarve ja sageli ka lõpptulemuse.

Kogemus näitab, et välisnäitustel ja messidel töötab kõige tõhusamalt kollektiivsed rahvusstendid, mis meelitavad maksimaalselt potentsiaalseid koostööpartnereid ja kliente. Ratsionaalsem on teha koostööd ühtsete ekspositsioonide korraldajatega, kes võtavad korraldajatega ette läbirääkimisi, hangivad infomaterjale eelkataloogidest jne.

Enamikel näitustel on boksi minimaalne pindala 9-12 m 2 ja täisväärtuslikuks tööks piisab 4-6 m 2 -st, mida saab tellida vaid kollektiivstendilt. Ühtlasi võtab konsolideeriv ettevõte enda kanda näitusepinna ettemaksu korraldamise riski ja kulud, vabastades sellest eksponeerivad ettevõtted. Samuti on oluline, et näitusefirma korraldaks näituse eelõhtul oma eksponentide tööde ettevalmistamise. Seetõttu ei kuluta kollektiivstendil osalejad ettevalmistustöödele lisapingutusi.

Vaatamata näitustel kollektiivse osalemise tõsistele eelistele on sellel konkreetse reisifirma jaoks mitmeid eeliseid negatiivsed aspektid, millest peamised on:

• *eksponenti individuaalsuse ebapiisav avaldumine;
• * vastutustunde nõrgenemine (puudulik ettevalmistus);
• *lõõgastav mõju omaosalusalgatuste arengule tulevikus;
• *Ebapiisav korralduskogemuse kogumine näituseüritustel osalemisel.

Vaatamata positiivsetele ja negatiivsetele külgedele ei ole aga kahtlust kollektiivsete rahvusstendide (eeldusel, et need on professionaalselt korraldatud) oluline panus rahvusliku turismitoote edendamisse ja riigi maine tõstmisse.

Pärast valiku tegemist konkreetse näituse kasuks algab ettevalmistus- ja korraldusperiood. Kõigepealt esitab reisifirma vastava avalduse, mis teavitab näituse korraldustoimkonda oma osalemisest sellel. Paralleelselt sellega tegeletakse mitmete organisatsiooniliste probleemidega:

• *ettevõtte näitusel osalemise kontseptsiooni ja ulatuse väljatöötamine;
• * eksponeeritud toodete nimekirja koostamine;
• *personali valik ja koolitamine (äri-, teenindus-, stenditeenindajad, tõlkijad);
• *kommertstöö, reklaami- ja protokolliürituste plaanide väljatöötamine;
• *näitusel osalemise tagamisel teenust osutava võimaliku vahendaja (agendi) valik;
• *vajaliku näitusepinna suuruse ning erinevate materiaalsete ja rahaliste vahendite mahu määramine;
• * reklaam- ja infomaterjalide valik ja valmistamine;
• *ekspositsiooni (näitusestendi) teemaplaneeringu väljatöötamine;
• * korraldustoimkonnaga lepingu sõlmimine, näitusestendi plaani üleandmine ning vajaliku tehnika ja teenuste tellimine sellele.

Pärast nende küsimuste lahendamist on võimalik välja töötada lõplik hinnang ettevõtte osalemise kohta näitusel. Keskmiselt on suurettevõtete maksumus näitustel osalemiseks 15–30% kõigist turunduskommunikatsioonile kulutatud vahenditest. Ettevõtte näitusel osalemise tüüpiline kulustruktuur näeb välja umbes selline:

Ettevalmistavas etapis suur tähtsus on lisatud osaluskuulutusele, mis näeb ette:

• * ettevõtte kandmine näituse (messi) ametlikku kataloogi, mille kohta on vaja õigeaegselt väljastada eritaotlus;
• * publikatsioonid perioodikas, mis on suunatud külastajate sihtrühmadele;
• * stendi külastamise kutsega fakside ja kirjade jagamine ettevõtetele, kelle kontaktidel reisifirma on huvitatud.

Soodsa mulje jätab individuaalsete kutsete või nimeliste kutsekaartide saatmine partneritele ja huvitatud klientidele. Kutsutute nimede, ametinimetuste ja aadresside kirjutamisel tuleb olla ettevaatlik. Kui külaliste hulgas on ametnikke, on soovitav lisada kutsele eraldi kiri. Eriti hinnatud on messi administratsiooni poolt eksponentidele väljastatud sissepääsupiletid. See ei ole seletatav mitte ainult sellega, et need, kes need said, on vabastatud sissepääsutasust, vaid ka sellega, et pääsme saatnud eksponendi vastavat žesti peavad külalised nende vastu suunatud erilise tähelepanu ilminguks.

Sama oluline on oma ettekanded, pressikonverentsid, "ümarlauad" ette planeerida, kaasates need näituse kõrvalürituste programmi.

Arvestades, et näituse ettevalmistamise protseduur võtab palju aega (20 kuni 52 nädalat), on hädavajalik välja töötada tegevuste ajakava, milles on selgelt määratletud tähtajad.

Ilma selliste ajakavadeta on võimatu üksikuid tegevusi koordineerida, nende elluviimist jälgida ja vajalikke muudatusi õigeaegselt teha.

Pärast näituse ametlikku avamist algab kõige pingelisem ja otsustavam etapp - töö selle toimimise ajal. Eriline roll näitusetegevuse õnnestumise tagamisel on stendipidajatel – töötajatel, kes töötavad ekspositsiooni avalikul alal, ettevõtte stendis (vt täpsemalt punkt 9.4). Juhtub, et stendile määratakse tööle üks spetsialist. Selline kokkuhoid on kulukas: niipea, kui ta lahkub töökoht kui potentsiaalsed kliendid ja äripartnerid lähevad mööda -- konkurendi juurde. Stendil peab töötama vähemalt kaks spetsialisti. Teine äärmus on see, kui ettevõttest tuleb näitusele mitu inimest, kelle tööd pole ette planeeritud ja organiseeritud.

Soovitav on, et näituse ajal viibiks stendil reisibüroo juht. Kui terve tööpäeva jooksul ei ole võimalik kohal olla, on soovitatav stendile paigutada juhtide päevade ja tundide graafik.

Tavaliselt saab ette (päev-kaks ette) teada, et näitust külastavad kõrged külalised, välisdelegatsioonid, ajakirjanduse või televisiooni esindajad (seda saab küsida näituse korraldustoimkonnast). Sellistel päevadel võib juhi kohalolek stendil kaasa aidata tulusate lepingute sõlmimisele, ettevõtte tegevuse kajastamisele ajakirjanduses või televisioonis.

Pea ei tohi noomida ega anda?Väärtuslik? juhised stenditeenijatele, samuti on vastuvõetamatu korraldada näituse ajal stendil külastajate juuresolekul koosolekuid töö parandamiseks.

Parim, mida juht teha saab, on jälgida ja teha õiged järeldused: kui palju näitusepinda seda tüüpi näituste jaoks tegelikult vaja on, milliste teenuste järele on kõige rohkem nõudlust, kuidas järgmisel korral stendis tööd korraldada, milline spetsialistidest on näituse ajal töötamiseks sobivaim.

Lisaks on reisifirma juhil võimalik külastada teisi näitusestendide. See aitab tabada suundumusi turutingimuste arengus, hinnata konkurentide tegevust, selgitada enda ja ettevõtte positsiooni.

Pärast näituse valmimist ja ekspositsiooni demonteerimist tuleb tõrgeteta teha analüüs ettevõtte näitusel osalemise tulemuste kohta.

Näituse tulemused võib jagada kahte rühma:

• * korralduslik;
• *kaubanduslik.

Korraldustulemuste kokkuvõttel võib suureks abiks olla ajakiri, mida soovitatakse näituse ettevalmistamise ja töötamise ajal alles hoida. Sellisele analüüsile aitavad palju kaasa kõikide näituse ettevalmistamisel ja läbiviimisel osalenute vastused järgmistele küsimustele:

• *Kas stendi koht ja paigutus olid hästi valitud?
• *Kas boksi ala vastas eksponaatide arvule ja püstitatud ülesannetele?
• *Milliseid ebamugavusi kogesite töötamise ajal?
• *Milliseid teenuseid ja varustust oleks tulnud korralduskomiteelt lisaks tellida?
• *Milliste teenuste ja seadmeteta saaksite hakkama?

Selliste küsimuste loetelu võib jätkata olenevalt näituse spetsiifikast, sellel osalemise eesmärgist, pakutavate toodete omadustest jne.

Kaubanduslikud tulemused on seotud objektiivsete näitajatega (ettevõtte ekspositsiooni vaadanud külastajate arv, sõlmitud lepingute maht, levitatud reklaam- ja infomaterjalide arv jne).

Organisatsiooniliste ja äriliste tulemuste kokkuvõte võimaldab teha teatud järeldusi näitusel osalemise tõhususe kohta. Kahjuks ei ole võimalik mõõta tulemusi, mis kehtivad kõigi osaluste kohta ja mis on üldtunnustatud. Iga osalemiseesmärgi saavutamise ulatust saab määrata vaid individuaalselt.

Üks levinumaid vigu näitusel osalemise tulemuste summeerimisel on see, et eksponentide järeldused tehakse kohe pärast ekspositsiooni sulgemist. Sellega eiratakse nn näitusejärgsete lepingute sõlmimise võimalust. Näitus, elud? mitu kuud pärast selle sulgemist, mille jooksul mõnest esialgu tühisena näivast kontaktist võib kujuneda ulatuslik ärisuhe ja vastupidi.

Eesmärkide ebarahuldav saavutamise tase ei tohiks olla pettumuse põhjuseks, vaid stardiplatvorm selle põhjustanud põhjuste ja tingimuste süvendamiseks.

Et näitusel osalemine oleks kõige tõhusam turunduskommunikatsiooni vahend, peab reisifirma oma osalemist ja üritusel töötamist eriti hoolikalt planeerima.

Turismiettevõtte osalemise näitusel võib jagada mitmeks omavahel seotud ja üksteisest sõltuvaks etapiks:

Põhimõttelise otsuse tegemine näituseüritustel osalemise kohta

Näitusel osalemise eesmärkide kindlaksmääramine

Konkreetse näituse valimine

Ettevalmistav ja korralduslik periood

Töö näituse ajal

Ettevõtte näitusel osalemise tulemuste analüüs

Positiivse vastusega küsimusele, kas osaleda või mitte osaleda üritusel, algab ettevõtte osalemine näituseprotsessis. Vale otsus määrab sageli ebaõnnestumise, hoolimata personali kõrgetasemelisest tööst. Selle vältimiseks peaksite: esiteks selgelt teadma, mida saate kokkupuutest saada; teiseks analüüsida üksikasjalikult nii välist kui ka sisemist konjunktuuri.

Näitusel osalemise põhimõttelise otsuse tegemine iseenesest viitab sellele, et ettevõte on jõudnud oma tegevusvaldkonnas teatud tasemele, pealegi nõuab näitusel osalemine märkimisväärseid investeeringuid, mida iga turismiettevõte endale lubada ei saa.

Ettevõtte tegevus näitusel peaks olema selgelt määratletud vajadusega saavutada peamised turunduseesmärgid, milleks võivad olla:

Ettevõtte ja selle toodete tutvustus

Võimalus jõuda sihtrühmani

Olemasolevate ja potentsiaalsete tarbijate teadlikkuse tõstmine

Kliendi vajaduste tuvastamine ja stimuleerimine.

Klientide arvu laiendamine

Turu-uuringud ja uute turgude otsimine

Uue toote turule toomine ja võimaliku nõudluse määramine uue toote järele

Otsige uusi äripartnereid

Konkurentide pakkumise uurimine

Oma toodete positsioneerimine võrreldes konkurentidega

Ettevõttest soodsa kuvandi kujundamine

Toodete otseturundus ja lepingute sõlmimine

Soovitud tulemuse saavutamiseks iga eesmärgi puhul on vaja paika panna skaala, s.t. eesmärgi saavutamise soovitud aste (näiteks: kontaktide arvu suurenemine uute külastajatega 25% võrreldes eelmise sündmusega), samuti eesmärgi kestus - periood, mille jooksul eesmärk tuleb saavutada.

Eesmärgi täpsustamine aitab täpsustada vahendeid selle saavutamiseks ning hõlbustab näitusel osalemise tulemuste kontrolli.

Turuanalüüs sisaldab järgmisi parameetreid:

toodete kvaliteet ja maht;

rahaliste vahendite ja asjakohaste inimressursside olemasolu;

vajaliku ekspositsioonipinna tagamise võimalus;

peamiste konkurentide käitumine;

poliitiline ja majanduslik olukord jne.

Samal ajal määravad positiivse vastuse küsimusele, kas osaleda või üldse mitte osaleda, kaks tegurit: ettevõtete eksponentsiaalsus (kalduvus näitustel ja messidel osaleda) selles valdkonnas, kus teie ettevõte tegutseb (näiteks tooraineettevõtted ei ole eriti eksponentsiaalsed) ja konkurentide näituseaktiivsus.

Konkreetse näituseürituse valimiseks, millel osalemine on eelnevalt määratletud turunduseesmärkide saavutamiseks kõige tõhusam, on vaja ettevõtte huvide ja võimaluste seisukohast põhjalikult analüüsida järgmisi asjaolusid:

Näituse toimumise aeg ja koht

Osalejate ja külastajate arvuline ja kvalitatiivne koosseis

Äritegevuse tase (sõlmitud lepingute arv ja kogumaht) viimasel näitusel

Näitusepinna ja -teenuste pakkumise võimalused

Näitusel osalemise tingimused

Sellel näitusel osalemise hinnanguliste kulude vastavus ettevõtte võimalustele

Kogemus näitab, et kõigil meie ettevõtjatel ei ole näituse (messi) eksponentsiaalsete võimaluste hindamiseks välja kujunenud nende kriteeriumide õige hierarhia. Paljud neist on peamiselt seotud osalemiskulude või prestiižiga, samas kui need on teisejärgulised.

Tarbijale orienteerumine tähendab, et peamiseks teabeks, mida eelseisva näituse kohta tuleb hankida, on kvalitatiivne ja kvantitatiivne teave külastajate, aga ka eksponentide kohta (mille hulgas tuleks erilist tähelepanu pöörata konkureerivatele ettevõtetele).

Need andmed vajavad kõige hoolikamat kontrolli, kuna on väga tõenäoline, et korraldajad püüavad soovmõtlemist. Selle vältimiseks koguge nii palju kui võimalik täielik teave korraldajatest (eriti kui aktsioon toimub esimest korda) ja näituse enda arengu dünaamikast (näiteks kas osalejate arv aasta-aastalt kasvab või mitte).

Paljud ettevõtted osalevad näitustel, nagu öeldakse, "ratastel" (eile sain faksi teel kutse - täna olen juba näitusel). See toob loomulikult kaasa igasuguseid "torkeid".

Ekspositsioonidel osalemise kava peab välja töötama reklaamiosakond (või muu selle töövaldkonna eest vastutav osakond) vähemalt aastaks. Ja põhiüritusteks, millest ei saa mitte osa võtta, tuleb valmistuda aegsasti ja süstemaatiliselt. (Ainus erand on siin uued säritused.)

Ettevalmistusmeetodid, korraldus, kulueelarve ja sageli näitusel osalemise lõpptulemus sõltuvad osalemisviisist või -vormist: turismiettevõte võib tegutseda iseseisva eksponendina või osana grupis osalemisest.

Kogemus näitab, et kõige tõhusam on rühmade osalemine välisnäitustel ja messidel; tööd kollektiivsetel rahvusstendidel, mis köidavad maksimaalselt potentsiaalsete koostööpartnerite ja klientide tähelepanu.

Kollektiivsel stendil töötamine vabastab eksponeerivad ettevõtted osast ettevalmistustöödest, kuna ühe ekspositsiooni korraldaja - koondav ettevõte - võtab näituse korraldajatega läbirääkimisi, hankides infomaterjale, eelkatalooge, samuti näitusepinna ettemaksu korraldamise riski ja kulusid.

Vaatamata näitustel kollektiivse osalemise tõsistele eelistele on sellel konkreetse reisifirma jaoks ka mitmeid negatiivseid külgi:

Eksponenti isiksuse eksponeerimise puudumine

Näituse tulemuste eest vastutustunde nõrgenemine ettevõtte jaoks

Näitustel osalemise korralduskogemuse ebapiisav kogumine ja omaalgatusvõime nõrgenemine

Seega tuleb enne näituseüritusel osalemise vormi üle otsustamist hoolikalt kaaluda kõiki ettevõtte poolt- ja vastuargumente, võttes arvesse konkreetset olukorda.

Sellegipoolest pole kahtlust kollektiivsete riiklike stendide olulises panuses rahvusliku turismitoote propageerimisel ja riigi/regiooni/sihtkoha maine tõstmisel eeldusel, et need stendid on professionaalselt organiseeritud.

Pärast konkreetse näituse kindlaksmääramist alustab ettevõte korraldus- ja ettevalmistustegevust, mis hõlmab lisaks näitusel osalemise avalduse esitamisele ka järgmiste korralduslike küsimuste lahendamist:

Ettevõtte näitusel osalemise kontseptsiooni ja ulatuse väljatöötamine

Eksponeeritud toodete nimekirja koostamine

Kaubandus-, teenindus-, stenditeenindajate, tõlkijate jne valik ja koolitamine.

Vajaliku näitusepinna suuruse ning erinevate materiaalsete ja rahaliste vahendite mahu määramine

Ekspositsiooni teemaplaneeringu väljatöötamine - s.o. näituse stend

Lepingu sõlmimine näituse korraldustoimkonnaga ja sellele üleandmine näitusestendi plaani ning vajaliku tehnika ja teenuste tellimise kohta.

Pärast ülaltoodud küsimuste lahendamist on võimalik välja töötada lõplik hinnang ettevõtte osalemiseks näitusel. Keskmiselt moodustavad suurettevõtete kulud näituseüritustel osalemiseks 15 - 30% kõigist reklaami- ja turunduskommunikatsiooniks eraldatud vahenditest. Näitusel osalemise tüüpiline kulustruktuur on näidatud joonisel fig. 2.

Riis. 2.

Ettevalmistavas etapis omistatakse suurt tähtsust osalemise reklaamile, mis näeb ette selliseid tegevusi nagu:

Ettevõtte kandmine näituse/messi ametlikku kataloogi – selleks tehakse spetsiaalne taotlus

Külastajate sihtrühmadele suunatud publikatsioonid perioodikas

Individuaalsete kutsete ja nimeliste kutsekaartide jagamine partneritele ja huvitatud klientidele. Näituse administratsiooni poolt eksponentidele väljastatud sissepääsupiletid jätavad külalistele erilist tähelepanu

Sama oluline on oma ettekanded, pressikonverentsid, ümarlauad ette planeerida, kaasates need näituse kõrvalürituste programmi.

Arvestades, et näituse ettevalmistamise protseduur võtab palju aega - 20 kuni 52 nädalat, on äärmiselt oluline koostada tegevuste ajakava, milles on selgelt määratletud iga sündmuse toimumise aeg. Sellised graafikud on hädavajalikud üksikute tegevuste koordineerimise tagamiseks, nende elluviimise jälgimiseks ja õigeaegseks muudatuste tegemiseks, mis muutub võimatuks, kui jätta kõik näituse ettevalmistused viimasele hetkele.

Pärast näituse ametlikku avamist algab kõige vastutusrikkam ja stressirohkem etapp - töö ise näituse toimimise ajal. Erakordne roll näitusetegevuse edu tagamisel on stenditeenindajatel – ekspositsiooni avalikul alal, ettevõtte stendi juures töötavatel töötajatel. Reisifirma töötajate ja juhtide tööst näitusel räägitakse lähemalt järgmistes lõikudes.