Mugav elektrooniline arhiiv kindlustusseltsile. "ingosstrakh" juurutas ED "lõputöö" Kindlustusseltsi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valiku omadused

Kindlustusseltsi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimise omadused

Kindlustusseltsi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimise omadused

Kindlustusseltside töö põhijooned on järgmised:
. Märkimisväärne hulk paberimajandust, töö dokumentidega erinevad tüübid;
. Vajadus täita rahalisi kohustusi klientide ees kindlustusjuhtumi korral;
. Aktiivne suhtlus alltöövõtjatega, et hinnata kahjusid kindlustusjuhtumi korral ja selle tagajärgede võimalikku likvideerimist;
. suurte klientide andmebaaside pidamine;
. Geograafiliselt hajutatud filiaalide võrgu olemasolu;
. Agentide töö reisimine;
. Vajadus uute vahendite järele kindlustusteenuste edendamiseks.
Sellest lähtuvalt peaks kindlustusorganisatsioonis rakendatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem need probleemid võimalikult tõhusalt lahendama. Sellepärast parim programm kindlustusvaldkonna kontoritöö automatiseerimiseks on terviklik ECM-platvorm, funktsionaalsus mis on kohandatud tööstusharu spetsiifikale.
Sellise süsteemi näide on ettevõtte Double B (Moskva) arendajate pakutud tööstusväljaanne bb tööala Insurans Service.
Kindlustusteenuste sektori lahenduse eelised
. Töötlemise täielik funktsionaalsus erinevad tüübid dokumentatsioon, suure standarddokumentide raamatukogu olemasolu;
. Sisseehitatud eelarvestamise, CRM-i, personali- ja ajajuhtimise moodulid;
. Kaasaegse AIDCAS turunduse edendamise strateegia elluviimine, mis põhineb tööl klientidega, arvestades nende vajadusi;
. Lihtne juurutamine ja kiire arendus töötajate poolt;
. Peaaegu null haldust;
. Integratsioon MS Office'i ja võimsa 1C raamatupidamisplatvormiga;
. Sisseehitatud dokumentide skaneerimise tööriistad nende hilisemaks registreerimiseks ja töötlemiseks;
. Võimalus sisse töötada kaugjuurdepääs ja postiagent
. Kiire skaleerimine universaalsetel kasutajalitsentsidel.
Seega vähendab kindlustusseltsi dokumendivoo automatiseerimine bb workspace Insurans Service programmi abil oluliselt asjaajamise kulusid ning võimaldab ratsionaalsemalt kasutada spetsialistide tööjõudu.

Moodsa bb-tööruumi süsteemi eelised

Töövoo põhireeglid

IC-s "Ingosstrakh".

Klient

Kindlustusselts "Ingosstrakh" asutati 16. novembril 1947. aastal. Täna on see universaalne kindlustusandja föderaalne tasand, üks kodumaise kindlustusturu liidreid. SPAO Ingosstrakhi teenused on saadaval kogu Venemaal tänu laiale piirkondlikule võrgustikule, mis hõlmab 83 filiaali. Lisaks tegutsevad välismaal Ingosstrahhi kapitali osalusega ettevõtted ja kindlustusandja esindused.

Olukord

Ingosstrakhi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimise etapis oli oluline leida tööriist, mis võimaldaks töödelda umbes 1500 dokumenti päevas ja automatiseerida 6000 töötaja tööd. Erilist tähelepanu pöörati süsteemi jõudlusele ja selle kiirele töökiirusele, samuti võimalusele arendada EDMS-i iseseisvalt või kolmandate osapoolte organisatsioonide abiga, olles seega müüjast sõltumata. Ettevõte pidi oma töös kasutama erinevaid elektroonilisi allkirju, mistõttu pidi omandatud süsteemil olema Venemaa FSB litsentsid arendamiseks ja levitamiseks. tarkvara kaitstud krüpteerimise (krüptograafiliste) vahenditega. Samas pidi EDMS-i tarnija tagama süsteemi juurutamise lühikese ajaga.

Lahendus

Kindlustusfirma spetsialistid uurisid turul saadaolevaid süsteeme ja valisid välja kaks, mis vastasid kõikidele nõuetele. Pärast seda peeti neid võrdlev analüüs, ning otsustati kasutusele võtta dokumendi- ja ülesannete haldussüsteem TEZIS. Valitud süsteemi üheks oluliseks eeliseks oli täisfunktsionaalne veebiklient, mis võimaldab töötada mis tahes seadmest, sõltumata sellest, kus töötaja parasjagu asub.

Kindlustusseltsi poolt ostetud süsteemi TEZIS laiendatud versioonil on lai funktsionaalsus, mis võimaldab lahendada mitte ainult klassikalisi kontoritöö ülesandeid, vaid ka muuta EDMS-i organisatsiooni ainulaadsete protsesside jaoks, samuti integreerida seda. teiste süsteemidega. EDMS TEZISe paigaldamine ja seadistamine kindlustusseltsi serveriseadmetele toimus eemalt ja lühikese ajaga. Siis spetsialistid tehniline abi EDMS-i arendaja Holmont viis läbi näost näkku koolituse süsteemiadministraatoritele ja selle võtmekasutajatele.

Tulemus

Dokumendi- ja ülesannete haldussüsteem TEZIS aitas automatiseerida tööd sissetuleva ja väljamineva kirjavahetusega, lihtsustas dokumentide kooskõlastamist ja koosolekute korraldamist. EDS-is rakendati pakkumisdokumentide üleandmise protsess, viimistleti kohtuliku kirjavahetuse aruanded ning sai võimalikuks e-Token elektroonilise sertifikaadi kasutamine elektrooniliseks allkirjastamiseks.

Tänu TEZISe integratsiooniosa laiadele võimalustele seadsid Ingosstrakhi spetsialistid EDMS-ist sissetuleva kohtuliku kirjavahetuse automaatse lisamise protsessi automatiseeritud infosüsteemi, mis võimaldas jälgida kõiki kohtukutse ja teateid, menetlus- ja kohtudokumente, mille sai EDMS. ettevõte.

Ettevõte plaanib TEZISe süsteemi edasi arendada. EDMS-is juurutatakse tellimuste kooskõlastamise nõuded ja tehakse muudatus mobiiliversioon. Praegu käib töö automatiseeritud süsteemiga integreerimiseks infosüsteem, mis võimaldab teil luua juhtkonna aruandlus ja kasutada süsteemi personali töövoo jaoks.

Süsteemi aktiivne kasutamine ettevõttes oli tõuke TEZIS EDMS-i skaleerimisele. Ingosstrakh Insurance Company omandas litsentsid piiramatu arvu ühenduste jaoks. 2017. aasta oktoobri seisuga on süsteemil umbes 6000 registreeritud kasutajat ja loodud üle 430 000 dokumendi.

"Finantsjuhtimine kindlustusseltsis", 2007, N 4
ELEKTROONILINE DOKUMENTIDE HALDUS KINDLUSTUSET
Ühegi kindlustusseltsi töö on tänapäeval võimatu ilma automatiseeritud arvutisüsteemide kasutamiseta. Traditsiooniline paberkandjal dokumendihaldus asendub elektroonilisega, kuna esimene ei vasta enam äritegevuse nõuetele ega suuda tagada andmetöötluse kiirust. See artikkel räägib elektroonilise dokumendihalduse eelistest, tööalgoritmidest selle kasutamisel.
Elektrooniline dokumendihaldus ettevõtlusele
Üha populaarsemaks muutub ettevõtete töövoo automatiseerimise teema. Viimase paari aasta jooksul on automatiseeritud dokumendihaldussüsteemide turg pidevalt kasvanud. Paljud ettevõtted, kes võtavad kasutusele elektroonilise dokumendihalduse, loodavad saada järjekordset arvutiimet, mis vähendab kulusid, suurendab läbipaistvust ja juhitavust ning kiirendab töötlemisprotsessi. Kuid enamasti imet ei juhtu ja elektroonilisel kujul olev dokument on ikkagi dokument, mis vajab ettevalmistamist, toimetamist, kinnitamist, lugemist, täitmist, kontrollimist, järgides samu protseduure, mida tehti paberdokumentidega. Dokumentidega töötavate töötajate arv ei vähene ja töötlemisaja lühenemine, kui see juhtub, kompenseeritakse dokumendi tõlkimisele kulunud ajaga. elektrooniline vorm. Siiski on ärivaldkondi, kus elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutamine võib oluliselt mõjutada. Eelkõige puudutab see neid valdkondi, kus säilitatavate ja töödeldavate dokumentide mahud on märkimisväärsed ning info otsimise ja ligipääsu kiirus võib anda ettevõtetele konkurentsieelise.
Kindlustus on ärivaldkond, kus töödeldakse suurt hulka dokumente mitmesugused: lepingud, kindlustuspoliisid, väljavõtted, tõendid, arstitõendid, dokumendid vara omamise õiguse kohta, uuringutulemused ja muud dokumendid, mille sortide arv keskmise kindlustusseltsi jaoks ületab saja. Kõik need dokumendid vormistatakse toimikuteks, toimikud on arhiivi paigutatud köited, millele juurdepääs toimub kindlustusjuhtumi toimumise hetkel, lepingutingimuste muutumisel, selle kehtivusaja lõppemisel ja muudel juhtudel. . Mida suurem on kindlustusselts, seda suuremat valikut kindlustusprogramme see pakub ja seda heterogeensemad dokumendiarhiivid on.
Püüdes katta võimalikult palju kliente, avab kindlustusselts esindused teistes piirkondades ja linnades, lahendades hajutatud arhiivide korrastamise või dokumentide keskkontorisse toimetamise probleemid. Töötamine suurte dokumentidega kindlustusseltsis on osa tema tegevusest, seega võib dokumentide menetlemise probleemide lahendamine reaalselt tõsta ettevõtte efektiivsust, klienditeeninduse kiirust ja kvaliteeti.
Elektrooniliste arhiivide ehitamine ja dokumenditöötlusprotsesside automatiseerimine toimub reeglina spetsialiseeritud süsteemide baasil, mis kannavad üldnimetust "Ettevõtte sisuhaldussüsteem (ECM)". Sellesse süsteemide klassi kuuluvad tööstuslikud platvormid, millel on mitmeid omadusi, alates võimalusest salvestada suuri dokumente mitmes hajutatud hoidlas, mis asuvad erinevates linnades või isegi riikides, kuni võimaluseni modelleerida dokumenditöötlusprotsesse ja nende integreerimist e- post, veebisaidid ja muud süsteemid. Selliste süsteemide kasutamine on õigustatud suurte teabemahtude, usaldusväärse salvestusruumi korraldamise ja teabele kiire juurdepääsu tagamiseks.
Elektroonilise arhiivi kasutamine
Kui kasutate elektroonilist arhiivi ebaotstarbekalt, saate selle muuta lisakoormuseks, mis nõuab tarbetuid hoolduskulusid. Nõuetekohase rakendamise korral muutub see vahendiks ettevõtte tõhususe suurendamiseks. Allpool on loetletud mõned võimalused, mida kindlustusselts elektroonilise arhiivi kasutamisel saab:
- kõik tellijate ja töövõtjate dokumendid skaneeritakse ja säilitatakse nõuetekohaselt, elektroonilisel kujul;
- juurdepääs dokumentidele on võimalik (vastavalt juurdepääsuõigustele) igast kaugasutusest, sealhulgas Interneti kaudu;
- dokumendid on grupeeritud kindlustuslepingute, töövõtjate, kindlustusjuhtumite juhtumite kaupa vastavalt ettevõtte allüksuste vajadustele;
- huvipakkuvale kliendile on võimalik avada kõik kindlustuslepingud;
- on võimalik vaadata kõiki antud kindlustuslepingu dokumente, sealhulgas dokumentide kõiki versioone, kui neis tehti muudatusi;
- huvipakkuva kindlustuslepingu alusel on võimalik avada kõik kindlustusjuhtumid, sealhulgas kõik dokumendid iga kindlustusjuhtumi kohta;
- on võimalik leida dokumente kõigi kindlustusprogrammide kohta, milles klient osales, sõltumata sellest, kas lepingud on sõlmitud kindlustatu endaga (üksikkindlustus) või äriühingutega, kus see isik töötas (ettevõtte kindlustus);
- riskide hindamisel kindlustuslepingu sõlmimise käigus on võimalik saada teavet antud kliendi kõigi kindlustuslepingute kohta;
- on võimalus näha kõiki kliendile saadetud teateid ja kirju kogu kindlustuslepingu hooldusaja jooksul;
- iga kindlustuslepingu kohta on kõigi lepingutingimuste muudatuste ajalugu saadaval eraldi dokumentide versioonidena;
- saab kindlustusjuhtumilt üle minna kindlustuspoliisi juhtumile, kust pääseb ligi kõikidele käesoleva kindlustuslepingu kindlustusjuhtumite juhtumitele.
Kõik arhiividokumendid on originaaldokumentidest saadud elektroonilised kujutised, mis garanteerivad teabe õigsuse. Dokumente saab salvestada tunnustatud kujul, mis võimaldab otsida mitte ainult dokumendi üksikasju, vaid ka mis tahes sõnakombinatsiooni otse dokumendi tekstis. Dokumentide otsimine ja neile juurdepääs toimub mõne sekundi jooksul.
Dokumendid võivad tulla ettevõttesse erinevatest allikatest (kindlustusagentuurid, maaklerid, töövõtjad) erinevas koosseisus (heterogeensed, kliendile komplektidena, lepingutüüpide kaupa pakettidena). Mõned dokumendid võivad olla elektroonilisel kujul.
Enamik dokumente luuakse ettevõttes endas. Iga juhtumi puhul saab kasutada ainulaadset mehhanismi dokumentide paigutamiseks elektroonilisse arhiivi. Allpool on toodud mõned peamised viisid.
Sünkroniseerimine ettevõtte kindlustussüsteemiga
Kindlustuspoliisi andmed sisestavad ettevõtte töötajad spetsiaalsesse kindlustussüsteemi. Kasutaja soovil või graafiku alusel sünkroniseeritakse kindlustussüsteem elektroonilise arhiiviga. Elektroonilises arhiivis luuakse kindlustuspoliisikaardid, mis sisaldavad kindlustussüsteemist saadud andmeid. Kui kindlustuspoliisikaart on juba olemas ja kindlustussüsteemist on laekunud taotlus poliisi andmete uuendamiseks, luuakse elektroonilises arhiivis dokumendist uus versioon. Vanad poliitika üksikasjad jäetakse alles.
Dokumentide hankimine territoriaalsetest asutustest
Asutused on keskkontoriga ühendatud sidekanalite kaudu. Agentuurid paigaldavad skannereid. Dokumentide kättesaamisel skaneerivad agentuuri töötajad dokumendid. Dokumendid sisestatakse automaatselt elektroonilisse arhiivi ja paigutatakse vastava kindlustuslepingu või kindlustusjuhtumi toimikusse.
Dokumentide viivitamatu paigutamine arhiivi kohe pärast nende kättesaamist asutustesse võimaldab ettevõtte spetsialistidel neid koheselt menetlema hakata. See kiirendab oluliselt kindlustuspoliiside väljastamise ja kindlustusmaksete osas otsuste tegemise tsüklit.
Dokumentide paigutamine töötajate poolt käsitsi
Ettevõtte töötajad, kellel on täiendamisõigusega juurdepääs arhiivile, paigutavad neile saabunud dokumendid elektroonilisel kujul, "pukseerivad" need e-postist või arvuti kaustast.
Importige dokumente teistest süsteemidest
Kui ettevõttes on süsteemid, mis loovad klientidele automaatselt dokumente (teatised, infokirjad jms), on paika pandud nende dokumentide elektroonilisse arhiivi importimise kord. Dokumendid langevad automaatselt vastava kindlustuslepingu toimikusse.
Voogskannimine ja dokumendituvastus
Ettevõtte kindlustuslepingute alusel komplektidena kindlustusseltsile laekunud dokumendid, näiteks pangakindlustussertifikaadid, saab suure jõudlusega voogedastusskannerite abil automaatselt elektroonilisse arhiivi paigutada. Pärast skannimist tuvastatakse dokumentide üksikasjad ja sisu ning tuvastatakse atribuudid. See võimaldab paigutada dokumente arhiivi korrastatult vastavalt klientidele ja vastavatele kindlustuslepingutele.
Dokumentide elektroonilisse arhiivi paigutamise mehhanismide seadistamine võimaldab automaatselt luua dokumentide säilitamise struktuuri vastavalt süsteemis sätestatud reeglitele. Kaustade loomine arhiivistruktuuris toimub täiesti ilma kasutaja sekkumiseta.
Spetsiaalsete tööjaamade tugi
Dokumentidega töötamine nõuab mõnel juhul spetsiaalsete kasutajate tööjaamade korraldamist. Ilmekamad näited on reaktiivlennukite sõelumis- ja kindlustusspetsialistide töökohad.
Jet-sõeluuringu protseduur, mis seisneb kindlustussüsteemi sisestatud kindlustustaotluse andmete kontrollimises originaaldokumendiga, saab olla efektiivne vaid juhul, kui andmete elektroonilisel kujul kontrollimise mugavus kaalub üles tavapärase paberdokumentide kontrollimise. Spetsiaalsete 21-tolliste monitoride ja jagatud vaate režiimi kasutamine võimaldab teil kontrollimisprotseduuri kasutajatele maksimaalselt mugavalt korraldada. See režiim jagab ekraani kaheks osaks. Üks osa sisaldab täissuuruses A4 dokumendilehte. Teises osas kuvatakse kontrollimist vajavad dokumendi üksikasjad. Kõik kontrollimiseks vajalikud andmed on töötaja monitori ekraanil.
Selle režiimi kindlustusspetsialistidel on riskihindamiseks vajalike kaalukoefitsientide täitmiseks täiendavad võimalused. Spetsialistide töökohtade selline korraldus võimaldab paberdokumentidega töötamisest eemalduda ja täielikult üle minna elektroonilisel kujul dokumentidega töötamisele.
Süsteemi lisafunktsioonid
äriprotsesside tugi
Kindlustuslepingutega töötades peavad spetsialistid jälgima kindlustuspoliiside olekut. Kindlustusprotseduuri puhul võib selliseid tingimusi olla rohkem kui tosin: andmete kontrollimine, kindlustus, lisateabe küsimine, arstlik läbivaatus, rahapuudus, kindlustussumma kinnitamise taotlus, poliisi väljastamisest keeldumine, poliisi väljastamisest keeldumine , jne. Poliitikaolekuid toetatakse dokumentide elutsükli mehhanismide abil. Teatud protseduuride seadistamine võimaldab töötajatel jälgida, millised poliitikad on konkreetses olekus ja millised poliitikad vajavad edasist töötlemist. Töötajad oma töökohal jälgivad dokumentide seisu ja kui dokumendid liiguvad teatud staatustesse, viivad läbi dokumentide edasist menetlemist.
Dokumentide elektroonilisel kujul töötlemise lisaeelis on äriprotsesside toetamine süsteemi poolt. Sel juhul ei jälgi enam töötajad dokumentide olekut, vaid süsteem edastab dokumendi automaatselt töötajalt töötajale vastavalt määratud dokumenditöötluskorrale. See võimaldab veelgi vähendada dokumentide töötlemistsüklit ja parandada selliseid näitajaid nagu poliisi väljastamise aeg.
Audit, aruandlus, kontroll
Dokumentide töötlemise oluline element on aruandlus- ja kontrolliprotseduur. Mugavad aruandlustööriistad on konfigureeritud koondandmete vastuvõtmiseks tabelite kujul Exceli vormingus. See võimaldab kasutajatel kopeerida esitatud arvandmeid koondaruannetesse või kasutada neid edasiste arvutuste tegemiseks.
Aruandlussüsteemi kasutatakse ka kontrollimiseks:
- dokumendid, mis on teatud elutsükli olekus kauem kui eeskirjadega määratud päevade arv;
- dokumendid, mille originaalid puuduvad;
- teatud asutuse poolt süsteemi sisestatud dokumendid;
- täidesaatev distsipliin rakendustega töötamisel;
- poliisid ei ole kindlustusvõtjale kätte toimetatud jne.
internetiühendus
Üha enam on ettevõtte süsteemide kohustuslik atribuut võimalus esitada kliendile teavet Interneti kaudu. See võimalus võimaldab lühendada klientide teabele juurdepääsu aega ja parandada teabe edastamise kvaliteeti.
Ettevõtte sisuhaldustööriistade kasutamine ettevõtte ettevõtte infosüsteemi osana lihtsustab teabe paigutamist ettevõtte veebisaidile. See võib olla kas teadete ja infokirjadena klientidele edastatava uudisteabe automaatne avaldamine või klientidele veebipõhise juurdepääsu korraldamine nende isikukindlustuslepingutele. Veebijuurdepääs võimaldab klientidel jälgida kindlustuspoliiside olekut ja otsuseid kindlustusmaksete kohta, edastada nõutud andmed ettevõtte töötajatele, saata kindlustuslepingute muutmise avaldusi ja muud kiiret suhtlemist vajavat infot.
Kasutamise mõjud
Ülaltoodut kokku võttes võime märkida järgmisi kindlustusseltsis elektrooniliste arhiivide kasutamise mõjusid:
- spetsialistide töö optimeerimine;
- dokumentide kaotamise võimaluse välistamine;
- kindlustuspoliiside väljastamise tsükli kiirendamine;
- kindlustusmaksete otsustustsükli kiirendamine;
- kõnekeskuse spetsialistide klientide päringutele vastamise kiirendamine;
- ettevõtte infosisu ja klientidele avatuse suurendamine;
- dokumentide töötlemise ja läbimise kontroll.
Analüüsides elektrooniliste arhiivide kasutamise ja dokumendihalduse automatiseerimise mõjusid kindlustusseltsis, võime kindlalt väita, et dokumendihaldussüsteemide kasutamine kindlustusäris toob käegakatsutavat majanduslikku kasu ja konkurentsieeliseid. Töödeldava teabe mahu aastane kasv muudab töö ilma nende tööriistadeta peagi lihtsalt mõeldamatuks.
O. M. Pašin
Juht
süsteemsed lahendused
"KORUS Consulting"
Allkirjastatud trükkimiseks
10.12.2007

Khudomyasova Marina õpilane rühmast 302, eriala "Kindlustusäri"

Ettekanne teadus- ja praktilisel konverentsil "XXI sajand – infotehnoloogia sajand"

Lae alla:

Eelvaade:

riigieelarveline haridusasutus Moskva piirkonna "Kolomensky Agraar College" keskeriharidus

ELEKTROONILISTE DOKUMENTIDE VOOLU KORRALDAMINE KINDLUSTUSETTEVÕTES

Kolomna 2014

Sissejuhatus

Kindlustus on ärivaldkond, kus töödeldakse suurt hulka erinevat tüüpi dokumente: lepinguid, kindlustuspoliise, avaldusi, tõendeid, arstitõendeid, vara omamise õiguse dokumente, uuringutulemusi ja muid dokumente, mille sortide arv. keskmise kindlustusseltsi jaoks ületab saja. Kõik need dokumendid vormistatakse toimikuteks, toimikud on arhiivi paigutatud köited, millele juurdepääs toimub kindlustusjuhtumi toimumise hetkel, lepingutingimuste muutumisel, selle kehtivusaja lõppemisel ja muudel juhtudel. . Mida suurem on kindlustusselts, seda suuremat valikut kindlustusprogramme see pakub ja seda heterogeensemad dokumendiarhiivid on.

Püüdes katta võimalikult palju kliente, avab kindlustusselts esindused teistes piirkondades ja linnades, lahendades hajutatud arhiivide korrastamise või dokumentide keskkontorisse toimetamise probleemid. Töötamine suurte dokumentidega kindlustusseltsis on osa tema tegevusest, seega võib dokumentide menetlemise probleemide lahendamine reaalselt tõsta ettevõtte efektiivsust, klienditeeninduse kiirust ja kvaliteeti.

Elektrooniliste arhiivide ehitamine ja dokumenditöötlusprotsesside automatiseerimine toimub reeglina spetsialiseeritud süsteemide baasil, mis kannavad üldnimetust "Ettevõtte sisuhaldussüsteem (ECM)". Sellesse süsteemide klassi kuuluvad tööstuslikud platvormid, millel on palju omadusi, alates võimalusest salvestada suuri dokumente erinevates linnades või isegi riikides asuvatesse hajutatud hoidlasse kuni võimaluseni modelleerida dokumenditöötlusprotsesse ja nende integreerimist email, veebisaite ja muid süsteeme. Selliste süsteemide kasutamine on õigustatud suurte teabemahtude, usaldusväärse salvestusruumi korraldamise ja teabele kiire juurdepääsu tagamiseks.

IN kaasaegne maailm Iga kindlustusseltsi töö on võimatu ilma info- ja kommunikatsioonitehnoloogiat kasutamata. Traditsiooniline paberkandjal dokumendihaldus asendub elektroonilisega, kuna esimene ei vasta enam äritegevuse nõuetele ega suuda tagada andmetöötluse kiirust. Esitatud aruandes kirjeldatakse probleem elektroonilise dokumendihalduse ja tööalgoritmide korraldamine selle kasutamisel.

Selle probleemi asjakohasus aastal Hiljuti muutub väga oluliseks, sest karmi konkurentsi tingimustes võimaldab just töövoo automatiseerimine kiirendada kindlustusseltsi erinevate osakondade tööd ning teha olulisi operatiivseid ja strateegilisi otsuseid.

Aruande eesmärk on välja selgitada elektroonilise dokumendihalduse kasutamise eelised kindlustusseltsides.

Aruande põhieesmärk on uurida ja süstematiseerida elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kindlustusseltsi "Consent" kasutatavaid materjale.

Põhiosa

1. Mobiilsed lahendused kindlustusagentidele

Kindlustusseltside üks strateegilisi algatusi on tugevdada Jaemüügi agentide võrgustiku arendamise kaudu. Tihenev töö agentuuri müügikanaliga seisavad kindlustusandjad silmitsi mitmete probleemidega. Üks neist on see, et kindlustusseltside hinnasüsteem on nii keeruline ja mitmetahuline, et agendil on sellega üsna raske paberil töötada ning see ei vasta tema töö iseloomule: müüja peab ennekõike müüma. ja mitte paberitükkidega askeldada.

Kaasaegne ettevõte saavutab edu, luues töös uusi väärtusi nii „väliskliendi“ kui ka „sisekliendiga“, kes on kindlustusandja agendiks. Seetõttu varustavad kindlustusandjad müügivõrgu "elektrooniliste assistentidega" ja mitte ainult lisatasukalkulaatoriga, vaid seadmetega teabe vahetamiseks ettevõttega. Need annavad agendile võimaluse distantsilt läbida kogu kindlustuslepingu sõlmimise protseduur: määrata kindlustuspoliisile number, kanda ettevõttele andmed kindlustusobjekti ja omaniku kohta, sõiduki ülevaatustunnistus, selle fotod jne, samuti kiiresti ja täpselt määrata kindlustusmakse summa, teatada kiiresti kasutatud poliiside ja kviitungite vormide numbrid jne. See võimaldab agendil olla vähem "kinnitatud" ettevõtte kontori külge ja pääseda kliendi asukohale võimalikult lähedale.

Ettevõte on omakorda huvitatud mitte ainult agendi lojaalsuse tugevdamisest atraktiivsete tingimuste loomise kaudu, vaid ka kindlustuslepingute sõlmimise protseduuri infoturbe taseme tõstmisest. Käsitsi kirjutatud kindlustuspoliisi vormistamisel on teatud tsükkel, mille jooksul poliisi kliendi juurde ilmumise ja sama poliisi kindlustusandja raamatupidamissüsteemi ilmumise vahele jääb märkimisväärne ajavahemik. Praegune konkurentsiolukord (konkurents teenuse kvaliteedi tasemel) eeldab aga, et teenus oleks hetkeline, hakkaks tegutsema kohe, kui klient on kindlustatud. Kuid tegelikkuses võtab mõnes ettevõttes uue lepingu registreerimise protsess aega 1,5-2 kuud. Kindlustusagendi mobiilsed lahendused võimaldavad edastada sõlmitud kindlustuslepingu kohta info internetis kindlustusseltsi üldandmebaasi ning seeläbi kõrvaldada ajavahe agendi kindlustuslepingu sõlmimise hetkest kuni teenindusvõimaluste avanemiseni.

Uue tehnoloogiaga teenindatav klient saab märkimisväärseid eeliseid, mis ei hõlma ainult kiirendatud hinnapakkumist ja arveldamist. Tegelikult on kindlustuspoliisi numbri sisestamisega süsteemi kaasatud kõik teenindusosakonnad (kõnekeskus, tehnilise toe teenistus jne) ning kuni numbri sisestamiseni pole nende jaoks klienti olemas. See tähendab, et tegelikult hakkavad teenindusprogrammid tööle alles siis, kui kindlustusandja saab sellise kliendi olemasolust teada. Lepingu registreerimine süsteemis läbi kindlustusagentide mobiilsete lahenduste võimaldab teil selle probleemi lahendada 1-2 minutiga. Lepingu täieliku täitmise aeg kasutamisel see seade KASKO lepingu puhul kulub 6-7 minutit ja OSAGO lepingu puhul 4-5 minutit.

Kindlustusandja võidab lisaks aja säästmisele agendi poolt müüdud poliiside kohta info saamisel ka sellega, et aitab ära hoida kindlustuspettusi: kui poliisi preemia laekub agendile, usub klient, et ta on kindlustatud, ja kindlustusandjal pole ei poliisi ega kindlustusmakset ega infot enne kui klient tuleb tema juurde kahjuga. Objekti pildistamine peal mobiilseadmed suurendab ka kontrolli, kuna agent kaotab võimaluse kindlustada juba purunenud auto.

Üks põhiküsimusi on ka teabe kaitse: erilist tähelepanu pööratakse klientide isikuandmete kaitsele nii teabe sisestamise kui ka töötlemise etapis.

Mobiilne kindlustuskontor võimaldab kindlustusagendil salvestada ja kiiresti leida infot kliendi, tema teenusega seotud sündmuste kohta, pidada ja säilitada elektroonilist kirjavahetust, unustada lepingute lõppemise kuupäevi ja muid olulisi sündmusi.

Kindlustusseltsis CONSENT on tegevuste automatiseerimine korraldatud spetsiaalse andmebaasihaldussüsteemi abilDiasoft ja elektroonilised dokumendihaldussüsteemid (EDMS).

Kindlustuslepingud sõlmitakse mitte ainult otse kindlustusseltsi kontoris, vaid ka kindlustusobjekti asukohas, s.o.kindlustusagent töötab eemalt. Pärast seda, kui see on saavutatudnõusolekut lepingu sõlmimiseks sisestatakse kindlustuspoliisi elektrooniline versioon EDMS-i abil Diasofti süsteemi ning leping registreeritakse koheselt.

Näide. Minu praktika ajal pöördus Consent firma poole kindlustatu sooviga kindlustada tema sõiduauto Renault-Duster Varguse ja Kahju riskide vastu (KASKO kindlustus), läksin koos kindlustusagendiga tema juurde tema elukohta. Agent kasutas oma töös Mobile Office'i komplekti, mis sisaldas Diasofti andmebaasiga suhtlemiseks sülearvutit, mobiilset printerit ja USB-modemit.

Kindlustusmakse arvutamine, avalduse ja kindlustuspoliisi vormistamineMind tehti programmis 1C: Kindlustus. Elektroonilised versiooniddokumendid saadeti peakontorisse, peale lepingusüsteemis registreerimist sai kindlustusvõtja mobiilsele printerile prinditud poliisi. Auto ülevaatamiseks, pildistamiseks ja lepingu sõlmimiseks kulus ca 20 minutit.

Selle lepingu sõlmimise meetodi eeliseks on kindlustuspoliisi kohene registreerimine ettevõtte andmebaasis.

Muide, programmis 1C: Kindlustus kindlustusvahendaja vahendustasu (tema palk) arvutatakse automaatselt kindlustuspoliisi andmebaasi sisestamisel.

1. Elektrooniline dokumendihaldus

ettevõtte finants- ja analüütilises tegevuses

Pärast jõustumist muutub iga leping raamatupidamise, sh raamatupidamise objektiks. See sisaldab laekuvaid makseid (raamatupidamine), kontrollib nende laekumise plaani (kindlustusosakond), selle tingimused on vajalikud kahjude lahendamise osakonnale kindlustusjuhtumi korral jne. Kuid nii või teisiti liigub dokumendivoog finants- ja analüütilisele tasandile.

Lisaks pakub see teave üldistatud kujul huvi ettevõtte tippjuhtidele tegevuste operatiivseks analüüsiks erinevates aspektides (klientide, piirkondade, vastutavate juhtide jne poolt).

Tipptase on strateegilise planeerimise ja juhtimise plokk. Nendeks ülesanneteks on eelarve koostamine, tegevuste analüüsimine kindlustustoodete kontekstis ja tariifide arvutamine.

Andmebaasi info kogumisel algab ettevõtte automatiseerimise tipptase. Tippjuhtidel on võimalik lahendada juhtimisarvestuse, analüüsi ja planeerimise probleeme. Näiteks arvutatakse iga lepingu kohta automaatselt tasuvusnäitajad (laekunud kindlustusmakse suurus, kindlustusaktide alusel väljamaksete suurus, edasikindlustusseltsidelt saadud summad jne).

Juhil on võimalus määrata piirkondlikele müügiosakondadele planeeritav aasta tulu. Müügiosakonnad omakorda arvutavad nende andmete põhjal välja oma kindlustusportfelli ja saavad tasuvusnäitajad.

Lisaks jälgitakse ettevõtte eelarve täitmist. See moodustatakse filiaalides ja osakondades, läheb peakontorisse konsolideerimiseks ja kinnitamiseks.

Kinnitatud eelarve tagastatakse üksustele täitmiseks. Eelarve täitmist jälgib nn. "sularaha" meetod iga jaotuse kontekstis. Hälbe fakti jälgitakse ja seda saab analüüsida.

1. Töövoo automatiseerimine

kahjude tasaarveldamisel

Kindlustusseltsi põhitegevuseks on kahjude tasumine pärast kindlustusjuhtumi toimumist. Kui seda protsessi ette kujutada etapiviisiliselt, näiteks sõiduki kahjustuste vastu kindlustades, siis saame aru, kui palju dokumente tuleb täita, mitu bürood läbida, et juhtum lõpuks lõpetada.

Esitame seda protsessi etappide jada kujul:

• Avalduse täitmine kindlustusjuhtumi toimumise kohta;
• Kõigi kindlustatute pakkumine vajalikud dokumendid kinnitab kindlustatu/varasoodustuse saaja õigust kindlustusobjektile, samuti kindlustusmakse saamise õigust (sõiduki passi koopiad, sõiduki registreerimistunnistus, tehnoülevaatuse kupong, volikiri, vara ostu-müügileping, kindlustuspoliisi koopia, kviitungid järgmise kindlustusmakse tasumise kohta jne)
• Suunamine tekitatud kahju sisemiseks või sõltumatuks kontrolliks;
• Kindlustatu esitab kõik vajalikud dokumendid, mis kinnitavad kindlustatu vara kahjustamise põhjustanud sündmuse fakti (tõendid liikluspolitseilt, siseministeeriumilt, eriolukordade ministeeriumilt, meditsiiniasutustelt jne .);
• Kahjude hindamise tulemuste esitamine;
• Kindlustushüvitise maksmise või kindlustatu kahju hüvitamise viisi otsustamine;
• Kindlustushüvitise väljamaksmine, selle makse arvestamine või teenindusjaamadega vastastikuste arvelduste tegemine ja taastamisremondi maksumuse kalkulatsioonide esitamine / arvestus / kokkuleppimine;
• Juhtumi lõpetamine kahju hüvitamiseks.

Sarnane on see järjestus ka teiste kindlustusliikide – näiteks elukindlustuse puhul: erinevad ainult esitatavate dokumentide komplektid ja isikute ring, kes kontrollib nende esitamise ja juhtumi kohta otsuse tegemise protsessi. Kahjude korrigeerimise protsess toimub tavaliselt järjestikku.

Selle käigus tehakse järgmised otsused:

• kahju hüvitamise asja algatamise kohta;
• Kahjustuse kontrollimise kohta;
• Pettuste struktuuri puudumisest;
• kahju hüvitamise dokumentide esitamise täielikkuse kohta;
• Positiivse otsuse kohta kahju hüvitamisel ja arveldusviisil;
• Kahjusumma suurenemisel varjatud kahjustuste avastamisel (sõidukil) või remondikulu muutumisel vms;
• Juhtumi lõpetamise kohta.

Taotluse igas etapis marsruudil on adekvaatse otsuse tegemiseks vajalik juurdepääs kogu kahju käsitlevate dokumentide paketile, sealhulgas kindlustuslepingu/poliisi koopiale, mis peaks sisenema süsteemi kohe pärast selle allkirjastamist. kliendi poolt. Sest Kindlustusfirmad on sageli geograafiliselt hajutatud struktuuriga, pakkudes täielik komplekt Erilise tähtsusega on juhtumit käsitlevad dokumendid igas kinnitamisetapis: see võimaldab välistada kliendi või kindlustusagendi pettuse võimaluse ning tagada juhtumi kiire menetlemise.

Kindlustusseltsis CONSENT toimub kahjude lahendamise protsessi töövoo automatiseerimine järgmiselt:

Kindlustusfirma spetsialist helistab kliendile elektroonilisest järjekorrast.

Seejärel täidab kindlustusvõtja koos kindlustusseltsi töötajaga kindlustusjuhtumi avalduse, spetsialist kontrollib esitatud dokumentide andmete vastavust ja täielikkust.Kõik need dokumendid skaneeritakse ja sisestatakse andmebaasi, kliendi kausta,mille järel koostatakse vastuvõtuakt- deklareeritud sündmuse dokumentide üleandmine. Edasi väljastatakse saatekiri sõiduki ülevaatuseks ning sõltumatu ekspert vaatab auto üle, vormistab sõiduki ülevaatuse akti.

Kui kõik dokumendid on täidetud, võite alustada tööd teabeprogrammidega, eriti peate registreerima deklareeritud sündmuse Diasofti süsteemis.

Pärast avalduse registreerimist Diasoftis asub kindlustusseltsi spetsialist kahju tekitamise mõttes EDMS-i täitma.

Peale EDS-i täitmist suunatakse maksejuhtum ekspertiisiosakonna staadiumisse, kus otsustatakse auto remondi või kindlustushüvitise maksmise küsimus.

Moodustatud maksejuhtumileühendatud telefoninumberSMS-i saanud klient – ​​teated kindlustusjuhtumi seisu kohta.

EDMS võimaldab selgelt jälgida konkreetse kahju hüvitamise juhtumi etappi, näha neid, mille puhul üleminek järgmisse staatusesse on hilinenud, ja teavitada vastutavaid täitjaid.

Samuti koostatakse nõuete lahendamise protsessi läbiviimiseks vajalike dokumentide standardnimekirjad. Ja kuna dokumentide skaneeritud koopiad paigutatakse otse Diasofti andmebaasi, on pärast taotluse komisjonile läbivaatamiseks esitamist kogu teave arveldus- või keeldumisotsuse tegemiseks saadaval. Sellest lähtuvalt võimaldab süsteem teil avalduse maksete tegemiseks raamatupidamisosakonda üle kanda või koostada kliendile teatise keeldumise kohta. Samuti on võimalik initsialiseerida regressiooniprotseduuri.

Järeldus

Arvestades elektroonilise dokumendihalduse korraldamise süsteemi kindlustusseltsis Consent, võime järeldada, et elektrooniline dokumendihaldus:

1. vastab kaasaegse kindlustusäri nõuetele ja tagab andmetöötluse kiiruse;
2. võimaldab kiirendada kindlustusseltsi erinevate osakondade tööd;
3. võimaldab teha olulisi operatiivseid ja strateegilisi otsuseid õigeaegselt;
4. võimaldab agendil distantsilt läbida kogu kindlustuslepingu sõlmimise protseduuri;
5. aitab kaasa kindlustuspettuste ennetamisele;
6. aitab kaasa juhtimisarvestuse, analüüsi ja planeerimise probleemide lahendamisele;
7. võimaldab selgelt jälgida konkreetse kahju hüvitamise juhtumi etappi, näha neid, mille puhul üleminek järgmisse staatusesse on hilinenud, ja teavitada vastutavaid täitjaid.

Bibliograafia

1. Vene Föderatsiooni 27. novembri 1992. aasta föderaalseadus N 4015-1 "Kindlustustegevuse korraldamise kohta Eestis Venemaa Föderatsioon(koos hilisemate muudatuste ja täiendustega).
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. Kindlustus: õpik / S.V. Ermasov, N.B. Ermasova. – M.: Kõrgharidus, 2008. - 317lk.
3. Mikheeva E.V. Infotehnoloogia majandusteadlase ja raamatupidaja kutsetegevuses: õpik. toetus õpilastele. keskmised institutsioonid. prof. haridus / E.V. Mikheeva, E. Yu. Tarassov. - M .: "Akadeemia", 2013. - 240 lk.
4. Mikheeva E.V. infotehnoloogia töötuba majandusteadlase ja raamatupidaja kutsetegevuses: õpik. toetus õpilastele. keskmised institutsioonid. prof. haridus / E.V. Mikheeva, E. Yu. Tarassov. - M .: "Akadeemia", 2014. - 352 lk.
5. Mikheeva E.V. Infotehnoloogiad kutsetegevuses: õpik. toetus õpilastele. keskmised institutsioonid. prof. haridus / E.V. Mihhejev. - M .: "Akadeemia", 2013. - 384 lk.
6. Kindlustus: õpik / toim. L.A. Orlanjuk-Malitskaja, S.Yu. Yanova. - M .: kirjastus Yurayt; ID Yurayt, 2011. - 643s.
7. SC "Nõusolek". http: //www.soglasie.ru
8. Elektrooniline ajakiri "Kindlustuspettuste kohta"http://i-news.narod.ru/criminal.html

Ivan Nagornov, ettevõtte ekspertDIRECTUM-M

Ülaltoodud raskuste ületamiseks kaasaegsed süsteemid elektrooniline dokumendihaldus (ECM-süsteemid) võimaldab kasutada integreerimis- ja vöötkoodi mehhanisme. Selleks on vaja korralikult korraldada dokumentide töötlemise protsess, teisendades need elektrooniliseks vormiks. See artikkel tutvustab materjale, mis põhinevad tõeline kogemus ettevõte DIRECTUM.

Allpool toon näite dokumentide sisestamise protsessi korraldamisest. Kõik klientidelt saadud dokumendid (näiteks KASKO leping koos sellega seotud dokumentidega) on kinnitatud vöötkoodiga, mis sisaldab unikaalset dokumendinumbrit (ID) ja selle dokumendi tüüpi. Mõnikord soovivad ettevõtted lihtsuse huvides panna dokumentide komplektile vöötkoodi, see on ka võimalik, kuid siis kaob võimalus automaatselt kontrollida dokumentide täielikkust, samuti automaatselt fikseerida paberarhiivist eemaldatud originaaldokumentide tegelik asukoht. . Dokumente saab märkida vöötkoodiga erinevatel viisidel:

● vöötkoodiga sildi kleepimine dokumendile. Sel juhul eeldatakse, et silte saab trükkida kohapeal etiketiprinteri abil või eeltrükkida (rullidele);

● vöötkoodide printimine otse dokumentidele tavalise printeriga, kui dokumendi esi- või tagaküljel on vaba ruumi;

● eraldi lehe printimine vöötkoodiga;

● vöötkoodi esialgne printimine koos teatud vormidega dokumentidega, nagu näiteks KASKO poliis.

Kindlustusseltsi raamatupidamissüsteemi integreerimine jaECM-süsteem pakub täiendavaid eeliseid. Pärast kõigi dokumentide vöötkoodiga märgistamist sisestavad kindlustusseltside töötajad kindlustuslepingu või kindlustusjuhtumi andmed kindlustusseltsi raamatupidamissüsteemi samamoodi nagu alati. Lisaks kantakse osa töötaja sisestatud andmetest automaatselt üle kindlustusdokumentide elektrooniliste kujutiste salvestussüsteemi (ECM-süsteem). Selleks on vaja vaid kahte täiendavat nupuvajutust: esimene - kindlustusarvestussüsteemis, et alustada sisestatud andmete edastamist, teine ​​- vöötkoodiskanneriga nende lugemisel dokumentidest (vöötkoodiskanner näeb välja sarnane toidupoodide vöötkoodiskanneritega). Pärast ülaltoodud toiminguid ilmuvad kindlustusdokumentide elektroonilisse arhiivi kõik vajalikud andmed, sealhulgas vöötkoodi kodeeritud unikaalne dokumendinumber.

Seejärel skannib vastutav ametnik dokumendiskaneerimisjaamas dokumendid tavalisel skanneril, mis salvestab dokumendid spetsiaalsesse kausta, kust DIRECTUM kindlustusdokumentide hoiustamissüsteemi teenus failid võtab ja vöötkoodi järgi eraldi dokumentideks jagades lisab. see vastavatele kaartidele, mis täideti automaatselt raamatupidamissüsteemist. Seega, ilma käsitsitööd kasutamata, sisenevad skannerist dokumendid automaatselt kindlustusdokumentide elektroonilisse arhiivi koos kaartidel täidetud andmetega. Lisaks saab automaatselt salvestada ka dokumendi skaneerimise kellaaja\kuupäeva ja skanniva töötaja osakonna\nime.

Edasi jõuab skannitud dokument spetsiaalsesse kausta skaneeritud dokumentide kontrollimise eest vastutavale töötajale. Kontrollimise eest vastutav isik kontrollib skaneeritud dokumentide kvaliteeti ja kui see ei ole rahuldav, saab ta dokumendi uuesti skaneerimisjaama tagasi saata.

Algselt mittepaberkandjal dokumentide, näiteks elektrooniliste fotode avariipaigast sisestamise arhiivi saab teostada pärast kõigi paberdokumentide sisestamist ka ühe nupuvajutusega “fotod”. Need salvestatakse mitmeleheküljelise dokumendina ja neid saab hõlpsasti võrrelda näiteks auto kindlustuseelsete fotodega.

Nii moodustub kindlustusdokumentide arhiiv, mille dokumente saab kindlustusarvestussüsteemist ühe nupuvajutusega avada (selleks saab kasutada erinevaid integreerimismehhanisme, näiteks com-objekte või veebiteenuseid). Nüüd on kõik kliendi dokumendid kiiresti leitavad. Vajadusel võivad töötajad saada erinevaid meeldetuletusi, näiteks lepingute lõppemise või mõne dokumendipaketi mittetäielikkuse kohta. Vöötkoodiskanneri kasutamine teeb arhiivitöötaja elu lihtsamaks ka siis, kui on vaja fikseerida originaaldokumentide väljavõtmine ja tagastamine paberarhiivi – selleks tuleb vaid skaneerida väljastatud/tagastatud dokumendi vöötkood ja märkida kellele see välja antakse ja millises ulatuses.

Pärast seda, kui ettevõttel on mugav elektrooniline kindlustusdokumentide arhiiv, saab juba mõelda erinevate äriprotsesside automatiseerimisele, näiteks kahjude lahendamisele. Sel juhul on kahjude lahendamise protsess juhtide ja töötajate ning vastavalt ka klientide jaoks läbipaistev ehk siis on võimalik näha, kes ja millises etapis on kliendi avalduse läbivaatamise protsess. Kinnitusprotsessi on võimalik kaasata "alalisi vastaspooli", nagu sõltumatud eksperdid ning remondi- ja hooldusjaamad, võimaldades neile juurdepääsu dokumentidele veebiliidese kaudu või laadides need üles spetsiaalsesse portaali. Samuti on võimalik pidada tüüpiliste kahjude registrit, et koguda statistikat ja teha selle statistika alusel kontrolltoiminguid jne. Süsteemi edasiarenduseks võib olla mitte ainult dokumentide, vaid ka "juhtumite" kogumine erinevate kindlustusjuhtumite analüüsimiseks.