เอกสารและไฟล์ที่สร้างโดยโปรแกรมต่าง ๆ นั้นมีบางส่วนอยู่ด้วย ข้อมูลในคุณสมบัติ. มันสามารถเป็นได้ ข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งในขณะที่พวกเขาอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ก็ไม่มีใครสนใจพวกเขามากนัก แต่ถ้าคุณตัดสินใจแชร์ไฟล์นี้กับใครก็ตามผ่านทาง อินเทอร์เน็ตหรือใช้แฟลชไดรฟ์แนะนำให้ตรวจสอบและลบโดยไม่จำเป็น ข้อมูลจากคุณสมบัติไฟล์.
นี่คืออะไร ข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งอาจมีอยู่ ในไฟล์? ข้อมูลทั้งหมด ในคุณสมบัติของไฟล์ถือเป็นเรื่องส่วนตัวได้ ท้ายที่สุดแล้ว ไฟล์นี้ถูกสร้างขึ้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณและคุณตั้งชื่อให้กับมัน ไฟล์หรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมเช่นความคิดเห็น สิ่งเหล่านี้อาจเป็น: ชื่อผู้สร้าง วันที่แก้ไขไฟล์ แท็ก และ คำหลัก. ชื่อโปรแกรมที่สร้างไฟล์ วันที่ซื้อ ลิขสิทธิ์ และอื่นๆ อีกมากมาย
ส่วนใหญ่แล้วผู้ใช้จะถ่ายโอนไปยังบุคคลอื่น ไฟล์เอกสารและรูปภาพและ การลบข้อมูลส่วนบุคคลในคุณสมบัติไฟล์ในกรณีนี้มันจะไม่ฟุ่มเฟือย
เลือกอันไหน ข้อมูลโอ ไฟล์ออกไปและอันไหน ลบเป็นไปได้โดยใช้ วินโดวส์เอ็กซ์พลอเรอร์, ในคุณสมบัติของไฟล์. โดยคลิกขวาที่ไฟล์ที่เลือกแล้วเลือก "คุณสมบัติ" ในเมนูบริบท ในหน้าต่างคุณสมบัติ ไปที่แท็บ "รายละเอียด"
นี่คือที่ซึ่งความพิเศษที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดตั้งอยู่ ข้อมูลและขึ้นอยู่กับประเภท ไฟล์ที่นี่คุณสามารถดูรายการข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารได้ค่อนข้างดี ตรวจสอบรายการและพิจารณาว่ารายการใด ข้อมูลคุณคงไม่ต้องการแชร์เอกสารนี้กับใครเลย
โดยวิธีการข้อมูลเกี่ยวกับ ไฟล์ไม่เพียงแต่เป็นไปได้เท่านั้น ลบแต่ยังเพิ่มลงในหน้าต่างคุณสมบัติโดยตรงด้วย แต่ก็ไม่ใช่ทุกจุด หากต้องการแก้ไขคุณสมบัติที่มีอยู่ ให้คลิกปุ่มตรงข้ามรายการในส่วน "มูลค่า" ช่องแก้ไขเล็กๆ จะปรากฏขึ้น
ในกรณีที่จำเป็น การกำจัดไม่สามารถแก้ไขได้ ข้อมูล, ใต้หน้าต่าง คุณสมบัติคลิก "ลบคุณสมบัติและข้อมูลส่วนบุคคล"
หน้าต่างจะเปิดขึ้นพร้อมแบบฟอร์มการแก้ไข โดยคุณต้องเลือก “ลบคุณสมบัติต่อไปนี้สำหรับไฟล์นี้”
เมื่อแชร์สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Office บางอย่างกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบเอกสารเพื่อหาข้อมูลส่วนบุคคลหรือที่ซ่อนอยู่ คุณสามารถลบข้อมูลที่ซ่อนไว้นี้ก่อนที่จะแชร์เอกสารกับผู้อื่นได้ ฟีเจอร์ตัวตรวจสอบเอกสารใน Word, Excel, PowerPoint หรือ Visio ช่วยให้คุณค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารที่คุณวางแผนจะแชร์
ข้อมูลที่ซ่อนอยู่อาจรวมถึง:
ข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่อาจไม่มีให้ในเอกสาร Word
ข้อมูล Excel จะถูกเพิ่มลงในสมุดงานเมื่อ ทำงานร่วมกันกับคนอื่น
ข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลใน PowerPoint ที่อาจจัดเก็บไว้ในงานนำเสนอหรือในข้อมูลเมตา
ข้อมูลเอกสารและคุณสมบัติไฟล์ใน Visio Drawings
บันทึก:เว้นแต่คุณจะส่งเอกสารของคุณไปยัง Microsoft เราจะไม่เห็นข้อมูลใดๆ จากเอกสารนั้น
บทความนี้จะอธิบายชนิดของข้อมูลที่โดยทั่วไปจะถูกจัดเก็บไว้ในเอกสาร Office เพื่อให้คุณสามารถเลือกสิ่งที่จะเก็บและสิ่งที่จะลบในเอกสารหรือข้อมูลเมตา สำหรับข้อมูลบางอย่างที่ตัวตรวจสอบเอกสารไม่สามารถเอาออกได้ ให้ดูตารางที่นำไปสู่ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Word, Excel และ PowerPoint
สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Word ที่คุณต้องการแชร์กับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานมักจะมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดเก็บไว้ในเอกสารนั้นเองหรือในคุณสมบัติของเอกสารหรือข้อมูลเมตา
คำแนะนำ:หากคุณเพียงต้องการข้ามการพิมพ์บันทึก ให้ไปที่ ไฟล์ _gt_ ผนึก, เลือก พิมพ์ทุกหน้าและยกเลิกการเลือก การแก้ไขการพิมพ์.
เอกสาร Word อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่ประเภทต่อไปนี้:
หมายเหตุ การแก้ไขสำหรับการแก้ไขที่บันทึกไว้ เวอร์ชัน และบันทึกที่เขียนด้วยลายมือหากคุณทำงานร่วมกับผู้ใช้รายอื่นเพื่อสร้างเอกสาร เอกสารนั้นอาจมีรายการต่างๆ เช่น การแก้ไขที่มีการแก้ไข ความคิดเห็น บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ และเวอร์ชัน ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้อื่นเห็นชื่อบุคคลที่ทำงานในเอกสาร ความคิดเห็นจากผู้ตรวจสอบ และการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสาร ซึ่งอาจไม่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันภายนอกกลุ่ม
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลเมตา: ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร เช่น ผู้แต่ง หัวเรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสมบัติเอกสารยังรวมถึงข้อมูลที่โปรแกรม Office ดูแลรักษาโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารครั้งล่าสุด และวันที่สร้างเอกสาร หากคุณใช้คุณสมบัติบางอย่าง เอกสารอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลเพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการส่งและการตรวจสอบ เส้นทาง และชื่อเทมเพลต
ส่วนหัวและส่วนท้ายส่วนล่างในเอกสาร Word อาจมีข้อมูลในส่วนหัวและส่วนท้าย หรือคุณสามารถเพิ่มลายน้ำลงในเอกสาร Word ของคุณได้
ข้อความที่ซ่อนอยู่เอกสาร Word อาจมีข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อนอยู่ หากคุณไม่ทราบว่าเอกสารมีข้อความที่ซ่อนอยู่หรือไม่ คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อค้นหาได้
คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสารถ้าเอกสารถูกบันทึกไปยังตำแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารหรือไลบรารีที่สร้างขึ้นใน Windows SharePoint Services เอกสารอาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์นั้น
ข้อมูล XML แบบกำหนดเองเอกสารสามารถมีข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่ไม่ได้แสดงในเอกสารนั้นเอง ข้อมูล XML นี้สามารถตรวจพบและลบออกได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
ใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อค้นหาและลบข้อมูลส่วนตัวและที่ซ่อนอยู่ เอกสารเวิร์ด. เป็นการเหมาะสมที่จะเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารก่อนที่จะแบ่งปันสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Word เช่น ไฟล์แนบในอีเมล
ค้นหาและลบตัวตรวจสอบเอกสารในเอกสาร Word
ใน Word ตัวตรวจสอบเอกสารจะมีโมดูลต่างๆ มากมายที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลที่ซ่อนไว้สำหรับเอกสาร Word ได้โดยเฉพาะ รายการ หลากหลายชนิดข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถค้นพบและลบออกจากเอกสาร Word โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสารจะแสดงอยู่ในตารางด้านล่าง
หมายเหตุ:
สารวัตร | ค้นหาและลบออก |
|---|---|
|
หมายเหตุ การแก้ไข เวอร์ชัน บันทึก:ใน Word Starter 2010 ตัวตรวจสอบเอกสารจะลบเฉพาะเวอร์ชันและบันทึกย่อเท่านั้น |
หมายเหตุ แฟล็กโหมดแพทช์ ข้อมูลเวอร์ชันเอกสาร บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ |
|
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล |
เป็นเรื่องธรรมดา, สถิติและ คนอื่นกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร ส่วนหัวของอีเมล เส้นทางเอกสาร คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสาร ข้อมูลประเภทเนื้อหา ชื่อผู้ใช้ ชื่อเทมเพลต |
|
ส่วนหัวและส่วนท้ายและลายน้ำ |
ข้อมูลส่วนหัวของเอกสาร ข้อมูลในส่วนหัวและส่วนท้ายของเอกสาร “รอยน้ำ” |
|
ข้อความที่ซ่อนอยู่ |
ข้อความจัดรูปแบบเป็นซ่อน (ตัวเลือกแบบอักษรที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบ แบบอักษร) บันทึก:ตัวตรวจสอบนี้ไม่สามารถตรวจพบข้อความที่ถูกซ่อนโดยวิธีอื่น (เช่น ข้อความสีขาวบนพื้นหลังสีขาว) |
|
ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง |
ข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่สามารถจัดเก็บไว้ในเอกสาร |
|
เนื้อหาที่มองไม่เห็น |
บันทึก:ตัวตรวจสอบนี้ไม่พบวัตถุที่ถูกบดบังโดยวัตถุอื่น |
เมื่อแชร์สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของสมุดงาน Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณดูสมุดงานเป็นข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่อาจจัดเก็บไว้ในสมุดงานหรือในคุณสมบัติของเอกสาร (ข้อมูลเมตา)
การใช้ตัวตรวจสอบเอกสารใน Excel คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลส่วนตัวและที่ซ่อนอยู่ได้
บันทึก:แม้ว่าคุณจะสามารถเอาข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเวิร์กบุ๊กที่คุณแชร์กับผู้อื่นได้ ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ถูกบันทึกเป็นแบบแชร์ คุณจะไม่สามารถเอาบันทึกย่อ บันทึกย่อ คุณสมบัติเอกสาร หรือข้อมูลส่วนบุคคลออกจากสมุดงานได้ หากต้องการลบข้อมูลนี้ออกจากเวิร์กบุ๊กที่แชร์ ให้คัดลอกและเลิกแชร์ก่อน
ค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่
คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อลบข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนตัวออกจากสมุดงาน Excel เป็นการเหมาะสมที่จะเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารก่อนที่จะแชร์สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของหนังสือ เช่น ไฟล์แนบในข้อความอีเมล
ประเภทของข้อมูลที่ซ่อนและเป็นส่วนตัวใน Excel
รายการด้านล่างนี้คือบางรายการที่อาจเป็นแหล่งที่มาของข้อมูลส่วนบุคคลที่ซ่อนอยู่ในสมุดงาน Excel
บันทึกย่อและบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือหากหนังสือถูกสร้างขึ้นร่วมกับผู้อื่น หนังสือนั้นอาจมีบันทึกย่อและบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้อื่นเห็นชื่อของผู้ที่มีส่วนร่วมในหนังสือเล่มนี้ ดูความคิดเห็นของผู้วิจารณ์ และดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับหนังสือ
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคลคุณสมบัติข้อมูลเมตาหรือเอกสารใน Excel เช่นเดียวกับในแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ รวมถึงข้อมูลผู้เขียน หัวข้อ และชื่อเรื่อง Office จะบันทึกชื่อของบุคคลที่บันทึกเวิร์กบุ๊กครั้งล่าสุด วันที่สร้างเอกสาร และตำแหน่งของเอกสาร (Excel 2013 หรือใหม่กว่า) โดยอัตโนมัติ อาจมีข้อมูลเพิ่มเติม (PII) เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการเรียกดู เส้นทาง คุณสมบัติเครื่องพิมพ์ (เช่น เส้นทางเครื่องพิมพ์และความลับในการพิมพ์ที่ปลอดภัย) และข้อมูลเส้นทางไฟล์สำหรับการเผยแพร่ หน้าเว็บ.
ส่วนหัวและส่วนท้ายเวิร์กบุ๊ก Excel สามารถมีข้อมูลในส่วนหัวและส่วนท้ายได้
แถว คอลัมน์ และชีตที่ซ่อนอยู่สามารถซ่อนแถว คอลัมน์ และทั้งแผ่นงานในหนังสือได้ เมื่อคุณแจกจ่ายสำเนาของเวิร์กบุ๊กที่มีแถว คอลัมน์ หรือแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ บุคคลอื่นสามารถแสดงและดูข้อมูลที่มีอยู่ได้
คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสารเวิร์กบุ๊กที่บันทึกลงในเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารหรือไลบรารี Windows SharePoint Services อาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์
ข้อมูล XML แบบกำหนดเองเวิร์กบุ๊ก Excel สามารถมีข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่ไม่แสดงในเอกสารได้ ข้อมูล XML นี้สามารถตรวจพบและลบออกได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
เนื้อหาที่มองไม่เห็นหนังสืออาจมีวัตถุที่ถูกจัดรูปแบบเป็นมองไม่เห็น
ไฟล์หรือวัตถุที่ฝังไว้เวิร์กบุ๊กสามารถมีไฟล์ฝังตัว (เช่น เอกสาร Office หรือไฟล์ข้อความ) หรือวัตถุฝังตัว (เช่น แผนภูมิหรือสมการ) ที่มีข้อมูลที่มองไม่เห็น
มาโครที่ใช้โค้ด VBAสมุดงานอาจมีแมโคร โมดูล VBA ตัวควบคุม COM และ ActiveX แบบฟอร์มผู้ใช้ หรือฟังก์ชันที่ผู้ใช้กำหนดซึ่งอาจมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่
รายการที่มีข้อมูลแคชเวิร์กบุ๊กอาจมีข้อมูลที่แคชไว้จาก PivotTables, PivotCharts, Slicers, Timelines และ Cube Formulas ที่อาจไม่ปรากฏขึ้น
แบบสำรวจ Excel Excel อาจซ่อนคำถามแบบสำรวจในเวิร์กบุ๊กที่ป้อนใน Excel Online และบันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊ก แต่ไม่ปรากฏในเวิร์กบุ๊ก
สคริปต์ตัวจัดการสคริปต์สมุดงานสามารถมีสคริปต์ที่กำหนดโดยใช้ตัวจัดการสคริปต์ อาจมีข้อมูลที่แคชหรือซ่อนไว้
ตัวกรองสมุดงานอาจมีตัวกรองอัตโนมัติหรือตัวกรองตารางที่ใช้งานอยู่ ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลที่แคชหรือซ่อนไว้ถูกจัดเก็บไว้ในสมุดงาน
ชื่อที่ซ่อนอยู่อาจมีชื่อที่ซ่อนอยู่ในหนังสือซึ่งอาจเป็นแหล่งข้อมูลที่ซ่อนอยู่ได้
ค้นหาและลบตัวตรวจสอบเอกสารในเอกสาร Excel
ตัวตรวจสอบเอกสารจะแสดงรายการที่พบซึ่งอาจมีการซ่อนหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับสมุดงาน Excel ตารางต่อไปนี้แสดงประเภทของข้อมูลที่คุณสามารถลบออกจากเวิร์กบุ๊กได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
หมายเหตุ:
ฟีเจอร์ของ Excel l บางรายการในตารางไม่ได้รับการรองรับ ไมโครซอฟต์ เอ็กเซลเริ่มต้นปี 2010
หากองค์กรของคุณเพิ่มโมดูลแบบกำหนดเองลงในตัวตรวจสอบเอกสาร อาจมีการค้นพบข้อมูลเพิ่มเติมประเภทต่างๆ
|
ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและลบ |
|
|---|---|
|
หมายเหตุ |
หมายเหตุ บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ บันทึก:ใน Excel Starter 2010 ตัวตรวจสอบเอกสารจะลบเฉพาะบันทึกย่อเท่านั้น |
|
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล |
คุณสมบัติเอกสาร รวมถึงข้อมูลแท็บ เป็นเรื่องธรรมดา, สถิติและ คนอื่นกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร (Excel 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า) เมื่อเลือกทีมแล้ว ลบทุกอย่างตำแหน่งเอกสารปัจจุบันจะถูกลบออกจากไฟล์ จะถูกเพิ่มเมื่อบันทึกเฉพาะหลังจากปิดและเปิด Excel 2013 หรือใหม่กว่าเท่านั้น ส่วนหัวของอีเมล เส้นทางเอกสาร ข้อมูลที่ส่งไปเพื่อตรวจสอบ คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสาร รายละเอียดนโยบายการจัดการเอกสาร ข้อมูลประเภทเนื้อหา ชื่อผู้ใช้ ข้อมูลเส้นทางเครื่องพิมพ์ หมายเหตุสคริปต์ หมายเหตุสำหรับชื่อเฉพาะและชื่อตาราง การเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกที่ไม่ได้ใช้งาน |
|
ส่วนหัวและส่วนท้าย |
ข้อมูลส่วนหัวของแผ่นงาน ข้อมูลในบันทึกย่อแผ่น |
|
แถวและคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ |
เส้นที่ซ่อนอยู่ คอลัมน์ข้อมูลที่ซ่อนอยู่ หมายเหตุ: |
|
แผ่นที่ซ่อนอยู่ |
แผ่นที่ซ่อนอยู่ บันทึก:หากแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ในสมุดงานมีข้อมูล การลบออกอาจเปลี่ยนแปลงผลการคำนวณของสูตรที่มีอยู่ในสมุดงาน หากคุณไม่ทราบว่ามีข้อมูลใดบ้างที่อยู่ในแผ่นงานที่ซ่อน ให้ปิดตัวตรวจสอบเอกสาร เลิกซ่อนแผ่นงานที่ซ่อน แล้วดูเนื้อหาในแผ่นงานนั้น |
|
ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง |
ข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่สามารถจัดเก็บไว้ในสมุดงาน |
|
เนื้อหาที่มองไม่เห็น |
วัตถุจัดรูปแบบเป็นมองไม่เห็น บันทึก:ตัวตรวจสอบเอกสารตรวจไม่พบวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นบดบัง |
ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหารายการต่อไปนี้ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่ปรากฏในเวิร์กบุ๊ก เขาไม่สามารถลบออกได้ เนื่องจากอาจทำให้หนังสือทำงานไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบแต่ละรายการที่พบและตัดสินใจว่าจะลบออกด้วยตนเองหรือแทนที่ด้วยรายการโดยไม่มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ เช่น รูปภาพนิ่ง
|
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารพบว่า |
|
|---|---|
เซลล์แผ่น; |
|
|
ไฟล์หรือวัตถุที่ฝังไว้ |
บิตแมป; วัตถุเอกสาร Visio วัตถุเอกสาร Word ส่งข้อความ OpenDocument |
|
มาโครที่ใช้โค้ด VBA |
แมโครหรือโมดูล VBA ที่สามารถมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในสมุดงาน ซึ่งรวมถึง: มาโคร รวมถึงแผ่นงานแมโคร Excel 4.0 (XLM); โมดูล VBA; ตัวควบคุม COM หรือ ActiveX แบบฟอร์มแบบกำหนดเอง รวมถึงแบบฟอร์ม Excel 5.0 ฟังก์ชั่นที่กำหนดเอง |
|
ส่วนประกอบระบบธุรกิจอัจฉริยะพร้อมข้อมูลที่แคชไว้ |
ส่วนประกอบระบบธุรกิจอัจฉริยะที่อาจมีข้อมูลแคชที่จัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊ก รวมถึงข้อมูลที่มองไม่เห็น ตัวตรวจสอบเอกสารจะตรวจสอบรายการต่อไปนี้ ซึ่งอาจมีแคชสรุป แคชชิ้น หรือแคชสูตรลูกบาศก์: ตารางเดือยและแผนภูมิเดือย ชิ้นและไทม์ไลน์ สูตรลูกบาศก์ |
|
แบบสำรวจ Excel |
คำถามแบบสำรวจ Excel ที่สร้างขึ้นใน Excel Online และบันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊กแต่จะไม่ปรากฏในเวิร์กบุ๊ก |
|
สคริปต์ตัวจัดการสคริปต์ |
สคริปต์ที่ถูกกำหนดโดยใช้ตัวจัดการสคริปต์และอาจทำให้ข้อมูลที่แคชหรือซ่อนไว้ถูกจัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊ก |
|
ตัวกรอง |
ตัวกรองที่อาจทำให้ข้อมูลที่แคชหรือซ่อนไว้ถูกจัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊ก ตัวตรวจสอบเอกสารจะตรวจสอบตัวกรองอัตโนมัติและตัวกรองตารางที่ใช้กับข้อมูล |
|
ชื่อที่ซ่อนอยู่ |
ชื่อที่ซ่อนอยู่ซึ่งอาจเป็นแหล่งที่มาของข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเวิร์กบุ๊ก |
คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในงานนำเสนอ PowerPoint ได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
คำแนะนำ:หากคุณเพียงต้องการหลีกเลี่ยงการพิมพ์บันทึก ให้เปิดแท็บ ไฟล์ _gt_ ผนึกให้คลิกที่สไลด์ขนาดต่างๆ ทั้งหน้าและยกเลิกการเลือก พิมพ์บันทึกย่อ.
ค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่
ประเภทของข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อมูลที่ซ่อนอาจประกอบด้วยข้อมูลที่ PowerPoint เพิ่มเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันในการสร้างงานนำเสนอกับผู้อื่นได้ นอกจากนี้ยังอาจมีข้อมูลที่คุณตั้งใจกำหนดให้ซ่อนอยู่
งานนำเสนอ PowerPoint อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่ประเภทต่อไปนี้:
บันทึกย่อและบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือหากคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างงานนำเสนอ งานนำเสนอของคุณอาจมีองค์ประกอบต่างๆ เช่น บันทึกย่อและคำอธิบายประกอบที่เขียนด้วยลายมือ ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ใช้รายอื่นสามารถดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำและชื่อของบุคคลที่ทำงานในการนำเสนอ ตลอดจนความคิดเห็นจากผู้ตรวจสอบ
ข้อมูลการติดตามแพทช์เมื่อคุณทำงานร่วมกันบนเอกสารที่แชร์ซึ่งจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ PowerPoint 2016 สำหรับ Office 365 จะติดตามว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารและเมื่อใด
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคลคุณสมบัติเอกสาร (เมตาดาต้า) รวมถึงข้อมูลการนำเสนอ เช่น ชื่อผู้เขียน หัวเรื่อง และชื่อเรื่อง นอกจากนี้ยังมีข้อมูลที่โปรแกรม Office บันทึกโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารครั้งล่าสุด และวันที่สร้างเอกสาร หากคุณใช้คุณสมบัติบางอย่าง เอกสารอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลเพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวอีเมล ข้อมูลการส่งบทวิจารณ์ เส้นทางของเอกสาร เส้นทางเครื่องพิมพ์ และข้อมูลเส้นทางของไฟล์สำหรับการเผยแพร่หน้าเว็บ
เนื้อหาที่มองไม่เห็นบนสไลด์งานนำเสนออาจมีวัตถุที่อยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถแสดงได้
เนื้อหานอกสไลด์งานนำเสนอ PowerPoint อาจมีวัตถุที่ไม่ปรากฏเนื่องจากถูกย้ายออกจากสไลด์ วัตถุดังกล่าวอาจเป็นจารึก รูปภาพ องค์ประกอบกราฟิก และตาราง
หมายเหตุสำหรับการนำเสนอส่วนบันทึกย่อของงานนำเสนอ PowerPoint อาจมีข้อความที่คุณอาจไม่ต้องการแชร์กับผู้อื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบันทึกย่อนั้นถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้นำเสนอเท่านั้น
คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสารถ้างานนำเสนอถูกบันทึกลงในเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น เว็บไซต์ Document Workspace หรือไลบรารี Windows SharePoint Services งานนำเสนอนั้นอาจมีคุณสมบัติเพิ่มเติมหรือข้อมูลตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์
ข้อมูล XML แบบกำหนดเองงานนำเสนออาจมีข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่ไม่ได้แสดงในเอกสาร สามารถตรวจจับและลบออกได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและลบ
ตัวตรวจสอบเอกสารใน PowerPoint มีโมดูลต่างๆ มากมายที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ซ่อนไว้สำหรับงานนำเสนอ PowerPoint ได้โดยเฉพาะ สำหรับรายการข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่ประเภทต่างๆ ที่สามารถลบออกจากงานนำเสนอได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร โปรดดูตารางด้านล่าง
หากองค์กรของคุณเพิ่มโมดูลเพิ่มเติมในตัวตรวจสอบเอกสาร คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลประเภทอื่นๆ ในงานนำเสนอของคุณได้
สารวัตร | ค้นหาและลบออก |
|---|---|
|
หมายเหตุ |
หมายเหตุ บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ |
|
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล |
คุณสมบัติเอกสาร รวมถึงข้อมูลแท็บ เป็นเรื่องธรรมดา, สถิติและ คนอื่นกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร ส่วนหัวของอีเมล เส้นทางเอกสาร ข้อมูลที่ส่งไปเพื่อตรวจสอบ คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสาร รายละเอียดนโยบายการจัดการเอกสาร ข้อมูลประเภทเนื้อหา เส้นทางไปยังไฟล์สำหรับการเผยแพร่หน้าเว็บ |
|
เปลี่ยนข้อมูลการติดตาม |
ข้อมูลเกี่ยวกับใครและเวลาที่ไฟล์ถูกแก้ไข ฟีเจอร์นี้มีให้เฉพาะสมาชิก Office 365 ที่เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรม Office Insider เท่านั้น หากคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี Office เวอร์ชันล่าสุด |
|
เนื้อหาที่มองไม่เห็นบนสไลด์ |
ออบเจ็กต์จัดรูปแบบเป็นไม่สามารถแสดงได้ ตัวตรวจสอบนี้ตรวจไม่พบวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นบดบัง |
|
เนื้อหานอกสไลด์ |
เนื้อหาหรือวัตถุที่ไม่ปรากฏในงานนำเสนอเนื่องจากอยู่นอกพื้นที่สไลด์ |
|
บันทึกการนำเสนอ |
เพิ่มข้อความในส่วนบันทึกการนำเสนอ ตัวตรวจสอบเอกสารจะไม่ลบรูปภาพที่เพิ่มลงในส่วนบันทึกย่อ |
|
ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง |
ข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่สามารถจัดเก็บไว้ในงานนำเสนอ |
ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาแต่ไม่สามารถลบออกได้
ตัวตรวจสอบเอกสารจะค้นหารายการต่อไปนี้ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถมองเห็นได้ในงานนำเสนอ เขาไม่สามารถลบออกได้ เนื่องจากอาจทำให้การนำเสนอทำงานไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบแต่ละรายการที่พบและตัดสินใจว่าจะลบออกด้วยตนเองหรือแทนที่ด้วยรายการโดยไม่มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ เช่น รูปภาพนิ่ง
|
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารพบว่า |
|
|---|---|
|
ไฟล์หรือวัตถุที่ฝังไว้ |
ไฟล์ฝังตัว (เช่น เอกสาร Office หรือไฟล์ข้อความ) หรือวัตถุฝังตัว (เช่น แผนภูมิหรือสมการ) ที่อาจมีข้อมูลที่มองไม่เห็น นี่คือตัวอย่างบางส่วนของประเภทออบเจ็กต์: บิตแมป; วัตถุ Microsoft สมการ 3.0; วัตถุแผนภูมิ Microsoft Graph; วัตถุการนำเสนอ PowerPoint; วัตถุเอกสาร Visio วัตถุเอกสาร Word ส่งข้อความ OpenDocument |
|
มาโครหรือโค้ด VBA |
แมโครหรือโมดูล VBA ที่อาจมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ ซึ่งรวมถึง:
|
เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล
การติดตามข้อมูลสำหรับการแก้ไขที่นำมาใช้ใน PowerPoint 2016 รุ่น 8403 สำหรับสมาชิกของโปรแกรม การประเมินเบื้องต้น Office 365 เป็นตัวอย่างของข้อจำกัดที่มีอยู่ในตัวตรวจสอบเอกสาร ตัวอย่างเช่น สมมติว่า Martha และ Regina กำลังทำงานร่วมกันในการนำเสนอ A ใน Office 365 ข้อมูลการติดตามการแก้ไข (นั่นคือ ชื่อผู้ใช้และเวลาที่แก้ไข) จะถูกเพิ่มลงในงานนำเสนอ หาก Gleb เปิดการนำเสนอ A ใน PowerPoint 2013 ในเวลาต่อมา และเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อลบข้อมูลส่วนบุคคล ผู้ตรวจสอบใน PowerPoint เวอร์ชันนั้นจะไม่สามารถค้นหาและลบข้อมูลการติดตามการแก้ไขที่เพิ่มลงในงานนำเสนอใน PowerPoint เวอร์ชันใหม่กว่า (Office 365) เรจิน่าและมาร์ธา หากต้องการลบข้อมูลนี้ Gleb จะต้องไปที่ รุ่นล่าสุด PowerPoint แล้วเปิดตัวตรวจสอบเอกสาร
คุณสามารถลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ใน Visio ได้เช่นเดียวกับที่คุณทำในแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ ก่อนที่คุณจะแชร์สำเนาของรูปวาด Visio ของคุณกับผู้อื่น คุณอาจต้องลบข้อมูลบางอย่างออกจากรูปวาดและคุณสมบัติของรูปวาด
คุณสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้ใน Visio ได้อย่างง่ายดาย:
หมายเหตุแทรกอยู่ในหน้าเอกสาร
ชื่อและชื่อย่อของผู้ตรวจสอบและการแก้ไขที่พวกเขาทำ
เส้นทางไปยังชุดองค์ประกอบ
เส้นทางไปยังเทมเพลตและชื่อไฟล์
บันทึก:หากมีการเผยแพร่เอกสารบนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกัน เมื่อคุณเปิดเอกสารนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่เปิดเอกสารและชื่อของคอมพิวเตอร์ที่เก็บไฟล์ไว้จะปรากฏขึ้น เพื่อปกป้องข้อมูลนี้ ให้จำกัดการเข้าถึงเอกสารเฉพาะบุคคลที่คุณไว้วางใจเท่านั้น
คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในงานนำเสนอ Visio ได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
ในเมนู ไฟล์คลิก ลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่.
หากคุณใช้ Visio premium 2010 หรือใหม่กว่า คุณจะพบคำสั่งนี้ด้านล่าง ไฟล์ > ปัญญา > ลบข้อมูลส่วนบุคคล.
เปิดแท็บ ข้อมูลส่วนบุคคล.
ทำเครื่องหมายในช่อง ลบองค์ประกอบต่อไปนี้ออกจากเอกสาร.
คำแนะนำ:ทำเครื่องหมายในช่อง เตือนหากข้อมูลนี้ถูกแทรกอีกครั้งหากคุณต้องการรับคำเตือนเมื่อคุณพยายามแทรกข้อมูลส่วนบุคคลอีกครั้ง
หากต้องการลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกจากแหล่งภายนอก ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย ลบข้อมูลจากแหล่งภายนอกที่เก็บไว้ในเอกสารปัจจุบัน.
บันทึก:ช่องทำเครื่องหมายนี้ ไม่ช่วยให้คุณสามารถลบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรูปร่างได้ โดยจะลบแหล่งข้อมูลออกจากสคีมา แต่หากข้อมูลจากแหล่งข้อมูลมีอยู่แล้วในสคีมา จะต้องลบออกด้วยตนเอง
ข้อเสนอแนะ
บทความนี้ได้รับการปรับปรุงแล้ว 8 มกราคม 2019 g. อันเป็นผลมาจากบันทึกย่อของคุณ หากคุณพบว่าบทความนี้มีประโยชน์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่พบว่ามีประโยชน์ โปรดใช้ตัวควบคุมคำติชมด้านล่างเพื่อให้คำแนะนำเชิงสร้างสรรค์แก่เรา
ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลเนื่องจากตั้งแต่ปีที่แล้วผู้บัญญัติกฎหมายได้เพิ่มความรับผิดให้กับนายจ้างมากขึ้นเนื่องจากไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพันในการปกป้องข้อมูลดังกล่าว ในบทความนี้ เราจะบอกคุณว่าอะไรคือข้อมูลส่วนบุคคล นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการปกป้องข้อมูลดังกล่าว และวิธีการจัดระเบียบการบันทึกและการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานอย่างถูกต้อง
จัดระบบหรืออัปเดตความรู้ของคุณ เพิ่มทักษะการปฏิบัติ และค้นหาคำตอบสำหรับคำถามของคุณ ที่โรงเรียนการบัญชี หลักสูตรนี้ได้รับการพัฒนาโดยคำนึงถึงมาตรฐานวิชาชีพ “นักบัญชี”
นายจ้างเมื่อจ้างลูกจ้างจะต้องขอข้อมูลบางอย่างจากเขาที่จำเป็นภายใต้กรอบของกฎหมายแรงงานภาษีและการบัญชี กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 152-FZ ลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 “เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล” กำหนดให้นายจ้างซึ่งในกรณีนี้คือผู้ดำเนินการข้อมูลส่วนบุคคลและประมวลผลข้อมูลนั้น จะต้องรับรองความปลอดภัยของข้อมูลนี้
ข้อมูลใดที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคล?
ข้อมูลส่วนบุคคลคือข้อมูลใด ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงหรือโดยอ้อมกับเรื่องของข้อมูลส่วนบุคคล - ระบุหรือกำหนด ให้กับบุคคล(ข้อ 3 กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 152-FZ “เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล” ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล)
ข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไปประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อเต็ม;
- วันที่และสถานที่เกิด;
- ที่อยู่ (สถานที่ลงทะเบียน);
- การศึกษา วิชาชีพ;
- รูปภาพของบุคคล (ภาพถ่ายและวิดีโอ) ซึ่งช่วยให้สามารถระบุตัวตนและใช้เพื่อจุดประสงค์นี้โดยผู้ปฏิบัติงาน (คำอธิบายของ Roskomnadzor ลงวันที่ 30 สิงหาคม 2556 “ในประเด็นการจำแนกภาพถ่ายและวิดีโอข้อมูลลายนิ้วมือและข้อมูลอื่น ๆ ตาม ข้อมูลส่วนตัวไบโอเมตริกซ์และคุณสมบัติของการประมวลผล ");
- สถานะครอบครัวการปรากฏตัวของเด็ก ความผูกพันในครอบครัว
- ข้อเท็จจริงชีวประวัติและก่อนหน้า กิจกรรมการทำงาน(สถานที่ทำงาน ประวัติอาชญากรรม การรับราชการทหาร งานในตำแหน่งที่ได้รับเลือก บริการสาธารณะและอื่น ๆ.);
- ฐานะทางการเงิน ข้อมูลเกี่ยวกับ ค่าจ้างยังเป็นข้อมูลส่วนบุคคลด้วย (จดหมายของ Roskomnadzor ลงวันที่ 02/07/2557 ฉบับที่ 08KM-3681)
- ธุรกิจและคุณสมบัติส่วนบุคคลอื่น ๆ ที่มีการประเมินโดยธรรมชาติ
- ข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจระบุตัวบุคคลได้
นอกจากนี้ กฎหมายข้อมูลส่วนบุคคลยังได้กล่าวถึง:
- ข้อมูลส่วนบุคคลพิเศษ (เกี่ยวกับเชื้อชาติ สัญชาติ มุมมองทางการเมือง ความเชื่อทางศาสนาหรือปรัชญา สถานะสุขภาพ ชีวิตที่ใกล้ชิด). ตามกฎทั่วไป การประมวลผลข้อมูลนี้ไม่ได้รับอนุญาต ข้อยกเว้น - กรณีต่างๆ ที่ระบุไว้ในส่วนที่ 2 ของมาตรา 10 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล
- ข้อมูลส่วนบุคคลไบโอเมตริกซ์ (ลักษณะทางสรีรวิทยาและ คุณสมบัติทางชีวภาพบุคคลตามที่สามารถระบุบุคลิกภาพได้) ในการประมวลผลข้อมูลดังกล่าว จำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ข้อยกเว้นคือกรณีที่กำหนดโดยส่วนที่ 2 ของศิลปะ มาตรา 11 แห่งกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล
นายจ้างมีสิทธิที่จะรับและใช้เฉพาะข้อมูลที่ระบุลักษณะของพลเมืองในฐานะคู่สัญญาในสัญญาจ้างงาน (เช่นข้อมูลเกี่ยวกับสถานะทางสังคมและทรัพย์สินของบุคคลไม่เกี่ยวข้องกับกระบวนการแรงงานของเขา) ข้อมูลนี้มีอยู่ในเอกสารต่อไปนี้ที่พนักงานนำเสนอเมื่อสมัครงาน:
- ในหนังสือเดินทางหรือเอกสารประจำตัวอื่น ๆ
- สมุดงาน
- เอกสารเกี่ยวกับการจดทะเบียนทหาร การศึกษา การจัดองค์ประกอบครอบครัว
- หนังสือรับรองรายได้จากสถานที่ทำงานเดิม
- แบบฟอร์มใบสมัครที่กรอกระหว่างการจ้างงาน
- บัตรประจำตัวพนักงาน (แบบฟอร์ม T-2)
- ทะเบียนสมรส, การเกิดบุตร;
- ใบรับรองแพทย์และอื่น ๆ.
นายจ้างเก็บสำเนาเอกสารที่ระบุไว้ ยกเว้นแบบสอบถาม สมุดงาน และบัตรประจำตัว
การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล - การกระทำ (การดำเนินการ) หรือชุดการดำเนินการ (การดำเนินการ) ใด ๆ ที่ดำเนินการโดยใช้เครื่องมืออัตโนมัติหรือไม่ใช้เครื่องมือดังกล่าวกับข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงการรวบรวม การบันทึก การจัดระบบ การสะสม การจัดเก็บ การชี้แจง (การอัปเดต การเปลี่ยนแปลง) การสกัด การใช้ การถ่ายโอน (การแจกจ่าย การจัดเตรียม การเข้าถึง) การลดความเป็นส่วนบุคคล การบล็อก การลบ การทำลายข้อมูล (มาตรา 3 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล)
กฎหมายข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดให้นายจ้างปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการสำหรับการประมวลผลข้อมูลนี้ ตัวอย่างเช่น การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลจะดำเนินการโดยได้รับความยินยอมจากพนักงานเท่านั้น (ข้อ 1 มาตรา 6 มาตรา 9 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล) เพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาททางกฎหมาย จะเป็นการดีกว่าหากความยินยอมนี้เป็นลายลักษณ์อักษร กฎเดียวกันนี้ใช้กับผู้สมัคร
ในบางกรณี กฎหมายกำหนดรูปแบบความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรไว้อย่างชัดแจ้ง (ส่วนที่ 4 ของมาตรา 9 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล) ตัวอย่างเช่น ต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของเขา:
1) เมื่อได้รับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานจากบุคคลที่สาม (ข้อ 3 ของมาตรา 86 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) แต่ในกรณีนี้พนักงานจะต้องได้รับแจ้งล่วงหน้าและต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร (มาตรา 3 ของมาตรา 86 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
การแจ้งเตือนจะต้องระบุ (ข้อ 3 ของมาตรา 86 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย):
- วัตถุประสงค์ในการรับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานจากบุคคลที่สาม
- แหล่งข้อมูลที่ต้องการ (บุคคลที่จะได้รับการร้องขอข้อมูล)
- วิธีการรับข้อมูลลักษณะของพวกเขา
- ผลที่ตามมาที่เป็นไปได้การปฏิเสธที่จะให้นายจ้างรับข้อมูลส่วนบุคคลของลูกจ้างจากบุคคลที่สาม หากพนักงานปฏิเสธที่จะทำความคุ้นเคยกับการแจ้งเตือนการรับข้อมูลส่วนบุคคลของเขาจากบุคคลอื่น ขอแนะนำให้จัดทำการกระทำที่เหมาะสม
หากพนักงานเปลี่ยนใจ เขามีสิทธิ์เพิกถอนความยินยอมในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลได้ตลอดเวลา (ส่วนที่ 2 ของมาตรา 9 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล)
ในสถานการณ์เช่นนี้ การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานอย่างต่อเนื่องโดยไม่ได้รับความยินยอมจากเขาสามารถทำได้หากมีเหตุผลที่น่าสนใจ มีการระบุไว้ในวรรค 2 - 11 ของส่วนที่ 1 ของมาตรา 6, ส่วนที่ 2 ของมาตรา 10, ส่วนที่ 2 ของมาตรา 11 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล (ส่วนที่ 2 ของมาตรา 9 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล)
นายจ้างไม่มีสิทธิ์ขอข้อมูลบางอย่าง (ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ในวรรค 1 ของมาตรา 86 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) จากบุคคลที่สามแม้ว่าลูกจ้างจะยินยอมก็ตาม
2) เมื่อถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไปยังบุคคลที่สาม ยกเว้นในกรณีที่จำเป็นเพื่อป้องกันภัยคุกคามต่อชีวิตและสุขภาพของพนักงาน (วรรค 2 ของมาตรา 88 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
3) สำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานประเภทพิเศษที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับปัญหาแรงงานสัมพันธ์ (ข้อ 4 ของข้อ 86 ของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียข้อ 1 ของส่วนที่ 2 ของข้อ 10 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล) ข้อมูลนี้รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับเชื้อชาติ สัญชาติ มุมมองทางการเมือง ความเชื่อทางศาสนาและปรัชญา สุขภาพ และชีวิตส่วนตัว
หากพนักงานไร้ความสามารถ ตัวแทนทางกฎหมาย (พ่อแม่ ผู้ปกครอง) จะได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรให้ประมวลผลข้อมูลของเขา (ส่วนที่ 6 ของมาตรา 9 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล) และในกรณีที่ลูกจ้างเสียชีวิต ทายาทจะออกความยินยอมดังกล่าว เว้นแต่จะได้รับจากลูกจ้างเองในช่วงชีวิตของเขา (ส่วนที่ 7 มาตรา 9 แห่งกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล)
ไม่ใช่ในทุกกรณีที่ต้องได้รับความยินยอมจากพนักงานในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ตัวอย่างเช่นหากได้รับข้อมูล (ข้อ 2 ส่วนที่ 1 มาตรา 6 วรรค 2.3 ส่วนที่ 2 มาตรา 10 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล วรรค 1 ของคำอธิบายของ Roskomnadzor):
- จากเอกสาร (ข้อมูล) ที่นำเสนอเมื่อสรุปสัญญาจ้างงาน
- ขึ้นอยู่กับผลการตรวจสุขภาพเบื้องต้นบังคับเกี่ยวกับสภาวะสุขภาพ (มาตรา 69 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียข้อ 3 ของคำอธิบายของ Roskomnadzor ลงวันที่ 14 ธันวาคม 2555 “ ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ผู้สมัครตำแหน่งว่างตลอดจนบุคคลในการสำรองบุคลากร” ต่อไปนี้ - คำอธิบายของ Roskomnadzor ลงวันที่ 14 ธันวาคม 2555)
- ตามขอบเขตที่กำหนดไว้ในแบบฟอร์มรวมหมายเลข T-2 รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลของญาติสนิทและในกรณีอื่น ๆ ที่จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย (การรับค่าเลี้ยงดูการเข้าถึงความลับของรัฐการออกผลประโยชน์ทางสังคม) (ข้อ 2 คำอธิบายของ Roskomnadzor ลงวันที่ 14.12.2555);
- จากหน่วยงานจัดหางานที่ทำหน้าที่ในนามของผู้สมัคร (วรรค 12 วรรค 5 ของคำอธิบายของ Roskomnadzor ลงวันที่ 14 ธันวาคม 2555)
- จากผู้สมัครที่โพสต์ประวัติส่วนตัวของเขาบนอินเทอร์เน็ตทำให้ผู้คนเข้าถึงได้ไม่ จำกัด (ข้อ 10 ตอนที่ 1 บทความ 6 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 หมายเลข 152-FZ วรรค 12 ข้อ 5 ของคำอธิบายของ Roskomnadzor เมื่อวันที่ 14 ธันวาคม 2555 ).
นายจ้างโดยได้รับความยินยอมจากลูกจ้างสามารถมอบหมายให้บุคคลอื่นประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของเขาได้ (ส่วนที่ 3 ของข้อ 6 ของกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคลวรรค 2 ของวรรค 5 ของคำอธิบายของ Roskomnadzor ลงวันที่ 14 ธันวาคม 2555) . แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นนายจ้างที่ต้องรับผิดชอบต่อลูกจ้างในการกระทำของบุคคลที่ระบุ (ส่วนที่ 5 มาตรา 6 แห่งกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคล)
ที่ Kontur.School: การเปลี่ยนแปลงกฎหมาย คุณลักษณะของการบัญชี และ การบัญชีภาษี,การรายงาน,เงินเดือนและบุคลากร,ธุรกรรมเงินสด
การจัดระบบบัญชีและการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล
นายจ้างจะต้องรับรองการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานจากการใช้โดยผิดกฎหมายหรือการสูญเสียด้วยค่าใช้จ่ายของตนเอง (ข้อ 7 มาตรา 86 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
ให้เราวิเคราะห์การดำเนินการของนายจ้างในการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กรทีละขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1. นายจ้างจะต้องออกกฎหมายท้องถิ่นที่จะควบคุมการจัดเก็บและการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล การกระทำดังกล่าวมักจะเป็นข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานซึ่งพนักงานจะต้องทำความคุ้นเคยกับลายเซ็นของพวกเขา (ข้อ 8 ของมาตรา 86 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) พนักงานต้องทำความคุ้นเคยกับข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลตลอดจนข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ ก่อนที่จะลงนามในสัญญาจ้างงาน (มาตรา 68 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ให้พนักงานทำความคุ้นเคยกับเอกสารโดยส่งผ่านทาง อีเมลเป็นไปไม่ได้ ซึ่งจะไม่ถือเป็นความคุ้นเคยกับลายเซ็น ในกรณีที่ไม่มีลายเซ็นของลูกจ้าง นายจ้างจะไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าลูกจ้างคุ้นเคยกับเอกสารนี้
คำชี้แจงเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลเช่นเดียวกับท้องถิ่นอื่นๆ การกระทำเชิงบรรทัดฐานออกและอนุมัติตามคำสั่งซึ่งลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือผู้มีอำนาจอื่น
ในกรณีของการตรวจสอบองค์กร หน่วยงานตรวจสอบอาจขอเอกสารนี้และตรวจสอบว่าพนักงานคุ้นเคยกับเอกสารนี้หรือไม่ การไม่มีเอกสารดังกล่าวหรือความล้มเหลวของพนักงานในการทำความคุ้นเคยอาจเป็นเหตุให้นายจ้างต้องรับผิดตามส่วนที่ 1 ของข้อ 5.27 ของประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย และหากมีการละเมิดที่คล้ายกันเกิดขึ้นอีกครั้ง - ภายใต้ส่วนที่ 2 ของข้อ 5.27 ของประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย ข้อสรุปนี้ก็ได้รับการยืนยันเช่นกัน การพิจารณาคดี(มติของ Federal Antimonopoly Service of the Moscow District ลงวันที่ 26 ตุลาคม 2549 เลขที่ KA-A40/10220-06 เลขที่ A40-20745/06-148-194)
ขั้นตอนที่ 2. นายจ้างอนุมัติเอกสารที่มีรายการข้อมูลส่วนบุคคลที่ใช้ในกิจกรรมขององค์กร เอกสารนี้ประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดที่พนักงานจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับตัวเองเมื่อสมัครงานตลอดจนข้อมูลที่ใช้ในอนาคตเมื่อเตรียมเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร
นอกจากนี้ รายการจะต้องมีเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่องค์กรส่งไปยังหน่วยงานของรัฐต่างๆ (สำนักงานตรวจภาษีและแรงงาน, หน่วยงานทางสถิติ)
ขั้นตอนที่ 3. นายจ้างจะต้องแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคลและผู้รับผิดชอบในการรับรองความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลตามคำสั่ง ความรับผิดชอบนี้สามารถเป็นได้ทั้งเฉพาะบุคคลหรือแผนก ในกรณีหลังนี้ หัวหน้าหน่วยดังกล่าวจะต้องรับผิดชอบส่วนบุคคล คำสั่งนี้จะต้องได้รับความสนใจจากพนักงานทุกคนที่ระบุไว้ซึ่งจะต้องได้รับการยืนยันด้วยลายเซ็นของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 4. ในกรณีการตรวจสอบเพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทกับผู้ตรวจสอบควรเตรียมเอกสารดังต่อไปนี้:
- คำแถลงของพนักงานเกี่ยวกับการยินยอมให้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
- บันทึกข้อมูลส่วนบุคคล การออกและถ่ายโอนไปยังบุคคลอื่นและตัวแทนขององค์กรต่างๆ หน่วยงานของรัฐ
- บันทึกการตรวจสอบความพร้อมของเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
ขั้นตอนที่ 5. ตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรให้จัดทำรายชื่อสถานที่จัดเก็บเอกสารที่เป็นผู้ให้บริการข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานตลอดจนรายการมาตรการที่จำเป็นเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลขั้นตอนในการนำไปใช้ เอกสารทั้งหมดที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เช่น ไฟล์ส่วนตัว ตู้เก็บเอกสาร วารสารการบัญชี ควรเก็บไว้ในตู้ที่มีอุปกรณ์พิเศษหรือตู้นิรภัยที่ล็อคและปิดผนึก บันทึกการทำงานของพนักงานควรเก็บไว้ในที่ปลอดภัยแยกต่างหากจากไฟล์ส่วนบุคคล
มาสรุปกัน
- ไม่ว่าจะได้รับความยินยอมในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลจากพนักงานทุกคนหรือไม่
- เป็นพนักงานที่คุ้นเคยกับกฎระเบียบท้องถิ่นที่กำหนดขั้นตอนในการประมวลผลข้อมูลดังกล่าว และสิทธิและความรับผิดชอบของพวกเขาในพื้นที่นี้
- ข้อมูลส่วนบุคคลได้รับการจัดเก็บและป้องกันอย่างเหมาะสมหรือไม่
- เอกสารเกี่ยวกับการประมวลผลเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรือไม่ ฯลฯ
ไม่ต้องสงสัยเลยว่าข้อมูลที่เป็นความลับจำเป็นต้องได้รับการปกป้อง มนุษยชาติได้ประดิษฐ์คิดค้นขึ้นมาตลอดการดำรงอยู่ของมัน วิธีต่างๆซึ่งสามารถป้องกันหรืออย่างน้อยก็ทำให้การเข้าถึงข้อมูลนี้ซับซ้อนขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ เช่นเดียวกับระบบการเข้ารหัส ในศตวรรษที่ 20 มีเทคโนโลยีดิจิทัลใหม่สำหรับการสะสมจัดเก็บและส่งข้อมูลปรากฏขึ้น ระบบคอมพิวเตอร์ทำให้สามารถพิมพ์ แก้ไข ตรวจสอบการสะกดและการสะกดคำ แปลงและส่งข้อมูลเข้าไปได้ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสามารถเข้าใจได้กับคอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่อง นับจากนี้เป็นต้นไป ปัญหาการรักษาความลับและการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ แฮกเกอร์ สายลับในอุตสาหกรรม คู่แข่ง และผู้ประสงค์ร้ายอื่นๆ กำลังพัฒนาวิธีการใหม่ๆ ในการเข้าถึงข้อมูลของบุคคลและบริษัทอย่างต่อเนื่อง
ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ในตลาดปัจจุบันจัดเก็บข้อมูลที่เรียกว่าเมทาดาทาไว้ในไฟล์เดียวกับที่ผู้ใช้โต้ตอบและแลกเปลี่ยน ซึ่งใช้โดยผู้ใช้เพื่อรักษาประวัติการแก้ไขไฟล์และเพื่อช่วยในการค้นหาและเรียกข้อมูลจากไฟล์ ตัวอย่างทั่วไปของข้อมูลเมตา ได้แก่ ชื่อและนามสกุลของผู้เขียน ข้อมูลบริษัท ชื่อคอมพิวเตอร์ เวอร์ชันที่สนับสนุนของเอกสาร ข้อมูลที่ซ่อนอยู่ต่างๆ ฯลฯ ที่จัดเก็บไว้ในเอกสาร ข้อมูลเมตานี้ยังใช้เพื่อทำให้ขั้นตอนในการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับไฟล์เป็นสากลในตำแหน่งที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่เดียว
ในขณะเดียวกัน ข้อมูลที่เป็นความลับส่วนใหญ่นี้จะถูกจัดเก็บเสมือนเป็นค่าเริ่มต้น บางครั้งในลักษณะที่ผู้ใช้ไม่รู้จัก และในสถานที่และรูปแบบที่ผู้ใช้ไม่รู้จัก ไม่มีความลับแม้แต่การตั้งค่าที่ดูเหมือนจะไม่เป็นอันตรายก็ตาม ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์อาจจัดเก็บข้อมูลที่จะแจ้งเตือนผู้ใช้อย่างต่อเนื่องถึงเจ้าของผลิตภัณฑ์หรือบริษัทของเขา ตัวอย่างจะเป็นโปรแกรมแก้ไขข้อความ Word จาก Microsoft หรือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่ใช้งานได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และช่วยให้คุณสามารถบันทึกเอกสารเวอร์ชันต่างๆ ในไฟล์เดียวกันโดยใช้โหมดที่แตกต่างกัน ลองพิจารณากรณีที่เรียบง่ายแต่เป็นเรื่องปกติมาก สมมติว่าผู้อ่านของเราซึ่งเป็นหัวหน้าฝ่ายการตลาดใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการทำงานร่วมกับทีมของเขาเพื่อสร้างเอกสารที่อธิบายลักษณะของการพัฒนาล่าสุด ขณะเดียวกันก็มีแผนที่จะส่งเอกสารนี้ไปยังฝ่ายขายเพื่อเริ่มแคมเปญการตลาดใหม่ ในนาทีสุดท้าย มีการตัดสินใจลบคุณลักษณะหลายประการออกจากคำอธิบายผลิตภัณฑ์เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบและชี้แจงเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม เป็นที่ทราบกันว่าคุณลักษณะเหล่านี้จะรวมอยู่ในเอกสารทางการตลาดฉบับสุดท้ายของผลิตภัณฑ์นี้อย่างแน่นอน โดยไม่คำนึงถึงความจริงที่ว่ามีการเปิดใช้งานการสนับสนุนการกำหนดเวอร์ชันสำหรับเอกสารนี้และทุกการเปลี่ยนแปลงรวมถึง เวอร์ชั่นใหม่เมื่อคุณสมบัติถูกลบออกจะถูกบันทึกไว้ในไฟล์ เอกสารนี้ได้รับการเผยแพร่ที่กว้างที่สุด สมมติว่าหลังจากส่งจดหมายพร้อมไฟล์ที่ระบุไปยังฝ่ายขายแล้วมันก็ไปหาคู่แข่ง หลังนี้เมื่อดูเอกสารเวอร์ชันต่างๆ แล้ว จะสามารถประเมินระดับปัจจุบันและผลลัพธ์ที่คาดหวังของคุณได้อย่างง่ายดาย ตลอดจนถ่ายทอดข้อมูลให้กับนักพัฒนาได้ทันท่วงที นอกจากนี้คุณสมบัติของเอกสารอาจมีชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้เขียนเอกสารจึงจะถือว่าเขาสมัครใจจัดเตรียมเอกสารให้คู่แข่งใช้งาน
จะจัดระเบียบการปกป้องข้อมูลส่วนตัวและป้องกันการเข้าถึงที่ไม่พึงประสงค์ได้อย่างไร? เราจะพยายามตอบคำถามนี้ในบทความนี้ นอกจากนี้เรายังจะดูที่ต่างๆ ในเอกสารที่สามารถจัดเก็บข้อมูลเมตาได้ และอธิบายวิธีการลบข้อมูลนี้ เพื่อปกป้องเอกสาร ก่อนที่จะลงมือทำธุรกิจ เราทราบว่าออบเจ็กต์ทดสอบในบทความนี้คือโปรแกรมแก้ไขข้อความ Microsoft Word - Word 2000 และ Word 2002 ที่รู้จักกันดีและเป็นที่นิยมเวอร์ชันภาษาอังกฤษซึ่งรวมอยู่ในแพ็คเกจ Microsoft Office ควรเน้นย้ำว่าแม้จะมีความเหมือนกันและความต่อเนื่องของตัวแก้ไขเวอร์ชันเหล่านี้ แต่ก็ยังมีความแตกต่างในการทำงานอยู่บ้าง นี่เป็นสิ่งแรกที่ควรให้ความสนใจสำหรับผู้อ่านที่จะนั่งลงที่คอมพิวเตอร์ส่วนตัวทันที
วิธีการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล
เริ่มจากสิ่งที่ง่ายที่สุด - เราจะแสดงวิธีเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลโดยไม่มีเทคนิคพิเศษใดๆ ทำได้โดยใช้ฟีเจอร์เดียวใน Microsoft Word ที่ช่วยให้คุณสามารถดูข้อความได้โดยไม่ต้องจัดรูปแบบ ปรากฎว่าคุณลักษณะนี้สามารถใช้เพื่อดูข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเฉพาะได้ ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ ในการทำเช่นนี้คุณต้องมี:
- เปิดตัวแก้ไข Microsoft Word
- ในรายการเมนูหลัก ไฟล์ คลิก เปิด
- ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ในส่วนประเภทไฟล์ ให้ตั้งค่ากู้คืนข้อความจากไฟล์ใดก็ได้ เลือกเอกสาร Microsoft Word แล้วคลิกปุ่มเปิด
นี่จะเป็นการเปิดเอกสารที่ไม่ได้ฟอร์แมต การดูอย่างละเอียดจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่มีชื่อผู้เขียนเอกสารและเส้นทางที่คุณสามารถค้นหาเอกสารที่บันทึกไว้ได้อย่างง่ายดาย
เมื่อพิจารณาทั้งหมดข้างต้นแล้ว เราขอแนะนำว่าก่อนที่จะแชร์เอกสารกับผู้ใช้รายอื่น ให้ตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนไว้เพื่อตัดสินใจว่าควรทิ้งเอกสารดังกล่าวไว้ในเอกสารนี้เพื่อให้สาธารณชนดูได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น โดยการเลือกติดตามการเปลี่ยนแปลงจากเมนูเครื่องมือหลักใน Microsoft Word ตามด้วยเวอร์ชันจากเมนูไฟล์ หรือโดยการเลือกอนุญาตการบันทึกอย่างรวดเร็วโดยใช้ช่องทำเครื่องหมายในเมนูย่อยตัวเลือกของเมนูเครื่องมือ คุณสามารถติดตามข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือถูกลบได้ ที่อาจยังคงอยู่ในเอกสารที่แก้ไข
อย่างที่คุณเห็น การเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลนั้นค่อนข้างง่าย โดยปกติแล้ว คำถามที่สมเหตุสมผลเกิดขึ้นเกี่ยวกับวิธีการที่มีอยู่เพื่อปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับจากการสอดรู้สอดเห็น ด้านล่างนี้ ผู้อ่านจะพบกับเทคนิคทั่วไปหลายประการ
การลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสาร
โปรแกรมแก้ไข Word เวอร์ชันปัจจุบันช่วยให้ผู้ใช้มีความเป็นไปได้ที่กว้างที่สุดในการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคลโดยเริ่มจากด้วยตนเองและลงท้ายด้วยวิธีการลบข้อมูลที่ตั้งโปรแกรมได้ เนื่องจากในบทความนี้เราไม่ได้พูดถึงประเด็นของการเขียนโปรแกรมพิเศษ เราจะมุ่งเน้นไปที่วิธีการที่ง่ายที่สุดที่ผู้อ่านหลากหลายสามารถเข้าถึงได้
ก่อนอื่น คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลบางอย่างถูกลบไปแล้วเมื่อบันทึกเอกสาร ในการทำเช่นนี้คุณต้องทำสิ่งต่อไปนี้:
- ในเมนู Word หลัก ให้เลือก Tools และในเมนูย่อย Options ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้เปิดแท็บความปลอดภัย
- ในส่วนตัวเลือกความเป็นส่วนตัว ให้เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายลบข้อมูลส่วนบุคคลจากไฟล์นี้เมื่อบันทึก แล้วกดปุ่มตกลง
- บันทึกเอกสาร
ในกรณีนี้ ข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้จะถูกลบออกจากเอกสาร:
- คุณสมบัติไฟล์: ผู้เขียน ผู้จัดการ บริษัท และชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารเวอร์ชันล่าสุด
- ชื่อผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับความคิดเห็นและติดตามการเปลี่ยนแปลง
- ชื่อที่บันทึกโดยจะถูกแทนที่ด้วยผู้แต่ง
- ส่วนหัวของข้อความอีเมลซึ่งสร้างโดยปุ่มอีเมลบนแถบเครื่องมือ
ควรเน้นย้ำว่าการดำเนินการนี้ไม่ได้ติดตั้งไว้ในโปรแกรมแก้ไข Word เป็นค่าเริ่มต้น และแม้ว่าจะมีการตั้งค่าสถานะดังกล่าว แต่จะมีผลกับหน้าต่างเอกสารที่เปิดใช้งานอยู่ในปัจจุบันเท่านั้น ดังนั้นจึงต้องตั้งค่าโหมดนี้ให้กับแต่ละเอกสารแยกกัน
อีกวิธีหนึ่งที่สมควรได้รับความสนใจคือวิธีการลบข้อมูลส่วนบุคคลด้วยตนเอง คุณสมบัติเอกสาร (ภายในโครงสร้างไฟล์) จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับตัวเอกสารเอง: ชื่อไฟล์เอกสาร ตำแหน่งที่จัดเก็บ วันที่สร้าง และคุณลักษณะของไฟล์อื่นๆ อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติเอกสารยังสามารถจัดเก็บข้อมูลเมตาอื่นๆ ได้ เช่น ชื่อผู้เขียน ชื่อบริษัท และเครื่องมือแก้ไขเอกสาร คุณสามารถลบข้อมูลนี้ออกจากคุณสมบัติของเอกสารได้ด้วยตนเองโดยใช้ลำดับการดำเนินการต่อไปนี้:
- เปิดเอกสารในตัวแก้ไข Word
- ในส่วนเมนูหลักของไฟล์ ให้เลือกคุณสมบัติ
- ในกล่องโต้ตอบหลายหน้าที่ปรากฏขึ้น แต่ละแท็บ สรุป สถิติ เนื้อหา และกำหนดเอง อาจมีข้อมูลที่เป็นความลับ หากต้องการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือไม่พึงประสงค์ คุณต้องเลือกข้อมูลนั้นแล้วลบออกโดยใช้ปุ่ม DELETE
แน่นอนว่าขั้นตอนข้างต้นสามารถตั้งโปรแกรมอัตโนมัติได้ ทำให้กระบวนการนี้สะดวกและรวดเร็ว อย่างไรก็ตามคำอธิบายหลักการเขียนโปรแกรมใน Word อยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้และเราแนะนำให้ผู้อ่านอ่านวรรณกรรมเฉพาะทาง
ข้อมูลซ่อนอยู่ที่ไหน?
กฎพื้นฐานที่แนะนำผู้ที่ใช้งานได้จริงคือ “วัดสองครั้ง ตัดครั้งเดียว” หลักการสำคัญนี้สามารถนำไปใช้กับการทำงานกับเอกสารได้สำเร็จ คุณควรรีบเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่? ข้อมูลที่ซ่อนอยู่ถูกเก็บไว้ที่ไหน? มีวิธีใดบ้างในการดูข้อมูลที่ซ่อนอยู่? คำถามเหล่านี้จะได้รับคำตอบในส่วนนี้
ข้อมูลที่ซ่อนอยู่สามารถพบได้ในฟังก์ชั่นการเปลี่ยนแปลงแทร็กและฟังก์ชั่นแสดงความคิดเห็นซึ่งส่วนใหญ่เป็นฟังก์ชั่นบริการสำหรับโปรแกรมแก้ไข Microsoft Word ช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลระดับกลางเกี่ยวกับการจัดรูปแบบการแทรกข้อความการลบความคิดเห็น ฯลฯ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือสามารถนำไปใช้ในกระบวนการทำงานกับเอกสารโดยผู้เขียนตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป ในกรณีนี้ เมื่อเลือกโหมดการเล่นสำหรับฟังก์ชันบริการทั้งหมด คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับชื่อของผู้แต่ง ทำได้โดยใช้รายการเมนูแสดง
โปรดทราบว่าเมื่อทำงานกับเอกสารใด ๆ แนะนำให้ปฏิบัติตามกฎง่ายๆ สองข้อ กฎข้อแรกคือก่อนที่จะลบข้อมูลใดๆ เป็นความคิดที่ดีที่จะพิมพ์เอกสารที่แก้ไขแล้วพร้อมกับความคิดเห็น ดังนั้นจึงสามารถเพิ่มข้อมูลนี้ลงในเอกสารเวอร์ชันใหม่ได้ตลอดเวลา เพื่อให้เห็นภาพการเปลี่ยนแปลงหรือความคิดเห็น คุณต้องเลือกมาร์กอัปในเมนูมุมมองหลัก
กฎข้อที่สองส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับผู้ที่ลืมตรวจสอบข้อมูลสนับสนุนในเอกสารที่พวกเขาส่งหรือส่ง สำหรับผู้ใช้ดังกล่าว จะมีตัววิเคราะห์อัตโนมัติสำหรับการมีอยู่ของโหมดการเปลี่ยนแปลงแทร็กที่เปิดใช้งาน ซึ่งจะออกคำเตือนเกี่ยวกับการมีอยู่ของข้อมูลการแก้ไขในเอกสารเมื่อพวกเขาพยายามพิมพ์ บันทึก หรือส่งทางอีเมลจาก โปรแกรมแก้ไขคำ หากต้องการเปิดใช้งานโหมดนี้ ในส่วนเมนูหลักของเครื่องมือของกล่องโต้ตอบตัวเลือก คุณต้องเลือกแท็บความปลอดภัย และใช้ช่องทำเครื่องหมายเพื่อตั้งค่าโหมดเป็นเตือนก่อนพิมพ์ บันทึก หรือส่งไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือความคิดเห็นที่ติดตาม ( ข้าว. 1). ดังนั้นความหมายของกฎข้อที่สอง: เปิดเครื่องวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงการติดตามไว้เสมอ
สถานที่ที่สองที่สามารถจัดเก็บข้อมูลที่เป็นความลับได้คือโหมดข้อความที่ซ่อนอยู่ของ Microsoft Word โหมดนี้ช่วยให้คุณสามารถแสดงหรือซ่อนข้อความที่ระบุโดยใช้ขั้นตอนการจัดรูปแบบอักขระพิเศษที่ทำให้มองไม่เห็นข้อความเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ขณะแก้ไขข้อความในโหมดข้อความที่ซ่อนอยู่ (ข้อความที่ซ่อนเป็นอักขระพิเศษที่ไม่แสดงในไฟล์เอกสาร) คุณสามารถสร้างบันทึกย่อสำหรับตัวคุณเองได้ หากต้องการดูข้อความที่ซ่อน ในส่วนเมนูหลักของเครื่องมือ ให้เลือกรายการตัวเลือก และในแท็บมุมมอง ให้เลือกโหมดข้อความที่ซ่อนในส่วนเครื่องหมายการจัดรูปแบบ ( ข้าว. 2).
ซึ่งจะทำให้ Word ทำเครื่องหมายข้อความที่ซ่อนด้วยการขีดเส้นใต้เส้นประ ขออภัย นักพัฒนาโปรแกรมแก้ไขไม่ได้จัดเตรียมตัววิเคราะห์อัตโนมัติสำหรับข้อความที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร อย่างไรก็ตาม มีขั้นตอนที่ง่ายมากในการลบออกจากเนื้อหาของเอกสารเมื่อทำการพิมพ์ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกรายการตัวเลือกในส่วนเมนูหลักของเครื่องมือ จากนั้นเลือกแท็บพิมพ์ และเปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายข้อความที่ซ่อนในส่วนรวมกับพื้นที่เอกสาร ในกรณีอื่นๆ คุณจะต้องลบข้อความด้วยตนเอง
แหล่งที่สามของการรั่วไหลของข้อมูลที่ไม่พึงประสงค์อาจถูกยกเลิกการลบเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า โปรแกรมแก้ไข Word ให้ความสามารถในการบันทึกเอกสารหลายเวอร์ชันในไฟล์เดียวกัน เวอร์ชันเหล่านี้มีอยู่ในไฟล์เป็นข้อความที่ซ่อนอยู่และสามารถลบออกได้ตามต้องการ ผู้ใช้ทุกคนสามารถใช้ได้และยังคงอยู่ในเอกสาร แม้ว่าจะถูกบันทึกในรูปแบบอื่นก็ตาม ดังนั้นควรลบเวอร์ชันดังกล่าวออกทันเวลาซึ่งมีหลายวิธี
วิธีแรกเกี่ยวข้องกับการบันทึกเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า ในกรณีนี้ เวอร์ชันปัจจุบันจะถูกบันทึกเป็นเอกสารแยกต่างหาก เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เลือกเวอร์ชันในเมนูไฟล์หลัก จากนั้นเลือกเวอร์ชันของเอกสารที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์แยกต่างหาก จากนั้นกดปุ่ม Open และเลือก Save As ในเมนู File หลัก ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อไฟล์แล้วกดปุ่มบันทึก
วิธีที่สองคือการลบเวอร์ชันที่ไม่ต้องการออกจากเอกสาร ซึ่งจะต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ ในเมนูไฟล์หลัก เลือกรายการเวอร์ชัน จากนั้นเลือกเวอร์ชันของเอกสารที่คุณต้องการลบ (หากต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งเวอร์ชัน คุณต้องกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้) ถัดไปคุณต้องคลิกปุ่มลบ
ผู้รักษาข้อมูลที่ซ่อนอยู่อย่างเงียบ ๆ
ผู้อ่านหลายคนอาจไม่ทราบว่าขั้นตอนบางอย่างใน Word บันทึกข้อมูลเมตาตามค่าเริ่มต้น และแน่นอนว่าพวกเขาไม่ทราบเลยว่าการบล็อกขั้นตอนเหล่านี้ทำให้สามารถลบข้อมูลเมตาที่ไม่ต้องการออกจากเอกสารได้ เรามาพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้
ขั้นแรก มาดูวิธีการบันทึกเอกสารอย่างรวดเร็ว โปรดทราบว่าจะใช้งานได้หากเลือกช่องทำเครื่องหมายอนุญาตให้บันทึกอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ว่าหากคุณเปิดเอกสารที่แก้ไขในโหมดนี้เป็นไฟล์ข้อความ เอกสารนั้นอาจมีข้อมูลที่ถูกลบออกจากเอกสารก่อนหน้านี้ สิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากโหมดบันทึกด่วนจะเพิ่มการเปลี่ยนแปลงของคุณต่อท้ายเอกสาร โดยไม่คำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ (รวมถึงข้อมูลที่ถูกลบ) ที่ทำกับตัวเอกสารเอง ดังนั้น หากต้องการลบข้อมูลที่ลบออกจากเอกสารอย่างสมบูรณ์ คุณต้องปิดใช้งานโหมดบันทึกด่วน ในการดำเนินการนี้ในเมนูหลักของ Word คุณต้องเลือกเครื่องมือจากนั้นส่วนตัวเลือกและกล่องโต้ตอบบันทึก ( ข้าว. 3).
ประการที่สอง มาดูขั้นตอนการรวมเอกสารกัน เมื่อเปรียบเทียบและรวมเอกสาร Word จะใช้ตัวเลขที่สร้างขึ้นแบบสุ่มเพื่อให้ง่ายต่อการติดตามเอกสารที่เกี่ยวข้องในอนาคต แม้ว่าตัวเลขเหล่านี้จะถูกซ่อนไว้ แต่ก็สามารถใช้เพื่อแสดงให้เห็นว่าเอกสารมีแหล่งที่มาร่วมกันได้ เมื่อต้องการหยุดการจัดเก็บตัวเลขสุ่มในระหว่างกระบวนการผสานเอกสาร คุณต้องทำดังต่อไปนี้:
- ในเมนูเครื่องมือ ให้รันคำสั่งตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบหลายหน้าที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกกล่องโต้ตอบความปลอดภัย
- ปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย Store Random Number เพื่อปรับปรุงความแม่นยำในการผสาน
อย่างไรก็ตามควรสังเกตว่าคุณจะต้องจ่ายค่ารักษาความลับ - ผลลัพธ์ของการรวมเอกสารจะไม่เหมาะสม: มันจะเป็นปัญหาสำหรับโปรแกรมแก้ไข Word ในการกำหนดจำนวนเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ความรู้คือพลัง
ทุกคนที่อ่านบทความนี้จะต้องแสดงความคิดเห็นของตนเองเกี่ยวกับปัญหาความปลอดภัยของข้อมูลอย่างแน่นอน คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและทุกคนจะมีอิสระในการตัดสินใจของตนเอง คุณสามารถปฏิบัติตามกฎเหล่านี้และไม่บันทึกข้อมูล แต่คุณอาจสูญเสียข้อมูลได้หากคุณไม่พยายามใดๆ บทความนี้มีการตรวจสอบมากที่สุด วิธีง่ายๆป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล นอกจากนี้ตามที่ระบุไว้ข้างต้นมีหลายโปรแกรมสำหรับแก้ไขปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการตรวจสอบเนื้อหาของข้อมูลที่ไม่ต้องการในเอกสารง่ายขึ้นอย่างมากอย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม นี่เป็นหัวข้อสำหรับบทความอื่น โดยสรุป ฉันอยากจะทราบว่าด้วยการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล คุณไม่เพียงสามารถปกป้องธุรกิจ ความรู้ และประสบการณ์ของคุณเท่านั้น แต่ยังให้การปฏิเสธอย่างเด็ดขาดต่อผู้ที่ไม่ซื่อสัตย์อีกด้วย
คอมพิวเตอร์กด 10"2545
