Kényelmes elektronikus archívum egy biztosítótársaság számára. "ingosstrakh" telepítette az ed "tézist" Egy biztosítótársaság elektronikus dokumentumkezelő rendszerének kiválasztásának jellemzői

A biztosítótársaság elektronikus dokumentumkezelő rendszerének kiválasztásának jellemzői

A biztosítótársaság elektronikus dokumentumkezelő rendszerének kiválasztásának jellemzői

A biztosítótársaságok munkájának főbb jellemzői:
. Jelentős mennyiségű papírmunka, dokumentumokkal való munka különböző típusok;
. Az ügyfelekkel szembeni pénzügyi kötelezettségek teljesítésének szükségessége biztosítási esemény esetén;
. Aktív együttműködés az alvállalkozókkal a biztosítási esemény bekövetkezte esetén bekövetkező veszteségek felmérése és következményeinek esetleges felszámolása érdekében;
. Nagy ügyféladatbázisok karbantartása;
. földrajzilag elosztott fiókhálózat elérhetősége;
. Az ügynöki munka utazó jellege;
. Új eszközök szükségessége a biztosítási szolgáltatások népszerűsítéséhez.
Ennek megfelelően a biztosító szervezetben megvalósított elektronikus dokumentumkezelő rendszernek ezeket a problémákat a lehető leghatékonyabban kell megoldania. Ezért a legjobb program a biztosítási ágazat irodaautomatizálásához egy átfogó ECM platform, funkcionalitás amelyek az iparági sajátosságokhoz igazodnak.
Példa egy ilyen rendszerre az ipari kiadvány, a bb workspace Insurans Service, amelyet a Double Bee cég (Moszkva) fejlesztői javasoltak.
Az Insurans Service iparági megoldásának előnyei
. Teljes funkcionalitás a feldolgozáshoz különböző típusok dokumentáció, szabványos dokumentumok nagy könyvtárának jelenléte;
. Beépített költségvetési, CRM, HR és időgazdálkodási modulok;
. Az ügyfelekkel való együttműködésen alapuló modern AIDCAS marketing promóciós stratégia megvalósítása, figyelembe véve az ügyfelek igényeit;
. Egyszerű végrehajtás és gyors tanulás az alkalmazottak részéről;
. Gyakorlatilag nulla adminisztráció;
. Integráció az MS Office irodai programcsomaggal és a hatékony 1C számviteli platformmal;
. Beépített eszközök a dokumentumok szkenneléséhez azok későbbi regisztrációja és feldolgozása céljából;
. Munkavégzési lehetőség távoli hozzáférésés postai ügynök;
. Gyors méretezés az univerzális felhasználói licencek alapján.
Így egy biztosító iratfolyamatának automatizálása a bb munkaterület Insurans Service programmal jelentősen csökkenti az üzletvitel költségeit, és lehetővé teszi a szakmunka hatékonyabb felhasználását.

A divatos bb munkaterület-rendszer előnyei

A dokumentumkezelés alapszabályai

Az „Ingosstrakh” IC-ben.

Vevő

Az Ingosstrakh biztosítótársaságot 1947. november 16-án alapították. Ma ez egy univerzális biztosító szövetségi szinten, a hazai biztosítási piac egyik vezetője. A SPAO Ingosstrakh szolgáltatásai Oroszország egész területén elérhetőek a kiterjedt regionális hálózatnak köszönhetően, amely 83 fiókot foglal magában. Emellett külföldön működnek az Ingosstrakh tőke részvételével működő társaságok és a biztosító képviseletei.

Helyzet

Az Ingosstrakh elektronikus dokumentumkezelő rendszerének kiválasztásának szakaszában fontos volt olyan eszközt találni, amely lehetővé teszi napi körülbelül 1500 dokumentum feldolgozását és 6000 alkalmazott munkájának automatizálását. Különös figyelmet fordítottak a rendszer teljesítményére és működésének gyorsaságára, valamint arra, hogy az EDMS-t házon belül, vagy külső szervezetek segítségével fejleszthessék, ezáltal ne függjenek a szállítótól. A cégnek különféle elektronikus aláírásokat kellett használnia a munkája során, ezért a megvásárolt rendszernek rendelkeznie kellett az oroszországi FSB engedélyével a fejlesztéshez és terjesztéshez. szoftver, titkosítási (kriptográfiai) eszközökkel védett. Ugyanakkor az EDMS szállítónak biztosítania kellett a rendszer rövid időn belüli megvalósítását.

Megoldás

A biztosító szakemberei áttanulmányozták a piacon elérhető rendszereket, és kiválasztottak kettőt, amelyek minden követelménynek megfeleltek. Ezt követően kivégezték összehasonlító elemzés, és megszületett a döntés a THESIS dokumentum- és feladatkezelő rendszer bevezetéséről. A választott rendszer egyik fontos előnye egy teljesen működőképes webkliens volt, amely lehetővé teszi, hogy bármilyen eszközről dolgozzon, függetlenül attól, hogy az alkalmazott hol tartózkodik.

A biztosító által megvásárolt THESIS rendszer kibővített kiadása széles funkcionalitással rendelkezik, amely nemcsak a klasszikus irodai feladatok megoldását teszi lehetővé, hanem az EDMS-t a szervezet egyedi folyamatainak megfelelően módosítani, integrálni egyéb rendszerek. Az EDMS DOKUMENTÁCIÓ telepítése és konfigurálása a biztosító szerverein távolról és rövid időn belül megtörtént. Aztán szakemberek technikai támogatás A Holmont, az EDMS fejlesztője helyszíni képzést tartott rendszergazdák és kulcsfelhasználók számára.

Eredmény

A TEZIS dokumentum- és feladatkezelő rendszer segítette a bejövő és kimenő levelezéssel végzett munka automatizálását, egyszerűsítette a dokumentumok jóváhagyását és az értekezletek szervezését. Az EDMS-ben megvalósult a pályázati dokumentáció átadási folyamata, véglegesítették a bírósági levelezésről szóló beszámolókat, és lehetővé vált az e-Token elektronikus tanúsítvány elektronikus aláírásra való használata.

A DOKUMENTÁCIÓ integrációs részének széles körű lehetőségeinek köszönhetően az Ingosstrakh szakemberei létrehoztak egy folyamatot az EDMS-ből bejövő bírósági levelezés automatikus hozzáadására az automatizált információs rendszerhez, amely lehetővé tette az összes, a témába érkező idézés és értesítés, eljárási és bírósági irat nyomon követését. vállalat.

A cég a TESIS rendszer továbbfejlesztését tervezi. A megrendelések jóváhagyásának követelményei az EDMS-ben kerülnek bevezetésre és módosításokra mobil verzió. Jelenleg az automatizált rendszerrel való integráción dolgoznak tájékoztatási rendszer, amely lehetővé teszi a formálást vezetői jelentésés használja a rendszert a személyi dokumentumok továbbítására.

A rendszer vállalaton belüli aktív használata lendületet adott az EDMS ÉRTEKEZÉS skálázásának. Az Ingosstrakh biztosító társaság korlátlan számú csatlakozásra szerzett engedélyt. 2017 októberéig mintegy 6000 felhasználó regisztrált a rendszerben, és több mint 430 000 dokumentum készült.

„Pénzügyi menedzsment egy biztosítótársaságban”, 2007, N 4
ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMÁRAMLÁS EGY BIZTOSÍTÓTÁRSASÁGBAN
Ma bármely biztosítótársaság munkája lehetetlen automatizált számítógépes rendszerek használata nélkül. A hagyományos papíralapú iratkezelést felváltja az elektronikus, mivel az előbbi már nem felel meg az üzleti követelményeknek és nem tudja biztosítani az adatfeldolgozás gyorsaságát. Ez a cikk az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit és a használatukhoz szükséges algoritmusokat ismerteti.
Elektronikus dokumentumkezelés üzleti célokra
A cégek dokumentumautomatizálásának témája egyre népszerűbb. Az automatizált dokumentumkezelő rendszerek piaca az elmúlt néhány évben folyamatosan nőtt. Sok vállalat az elektronikus dokumentumkezelést bevezetve újabb számítógépes csodát vár, amely csökkenti a költségeket, növeli az átláthatóságot és az ellenőrizhetőséget, valamint felgyorsítja a feldolgozási folyamatot. De a legtöbb esetben nem történik csoda, és az elektronikus formában lévő dokumentum továbbra is dokumentum marad, amelyet el kell készíteni, szerkeszteni, egyeztetni, elolvasni, végrehajtani, ellenőrizni, ugyanazokat az eljárásokat követve, mint a papíralapú dokumentumoknál. A dokumentumokkal dolgozók száma nem csökken, a feldolgozási idő csökkenését, ha ez valóban bekövetkezik, kompenzálja a dokumentum fordítására fordított idő. elektronikus nézet. Vannak azonban olyan üzletágak, ahol az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek alkalmazása jelentős hatással lehet. Ez elsősorban azokra a területekre vonatkozik, ahol jelentős a tárolt és feldolgozott dokumentumok mennyisége, és az információkeresés és -hozzáférés gyorsasága versenyelőnyt jelenthet a cégeknek.
A biztosítás olyan üzletág, ahol nagyszámú dokumentumot dolgoznak fel különféle típusok: szerződések, biztosítási kötvények, kérvények, igazolások, orvosi igazolások, tulajdonjogról szóló dokumentumok, vizsgálati eredmények és egyéb dokumentumok, amelyek fajtáinak száma az átlagos biztosítótársaságnál meghaladja a százat. Mindezek az iratok aktákká formálódnak, amelyek irattárban elhelyezett köteteket képeznek, amelyekhez a hozzáférés a biztosítási események bekövetkezésekor, a szerződés feltételeinek változásával, az érvényességi idő lejártakor és egyéb esetek. Minél nagyobb a biztosítótársaság, annál szélesebb körű biztosítási programokat kínál, és annál változatosabb a dokumentációs archívuma.
Annak érdekében, hogy minél több ügyfelet elérjen, a biztosító társaság más régiókban és városokban is ügynökségeket nyit, megoldva az elosztott archívumok szervezésével vagy a dokumentumok központi irodába szállításával kapcsolatos problémákat. A nagy mennyiségű iratok kezelése egy biztosítónál a tevékenység része, így az iratkezelési problémák megoldása ténylegesen javíthatja a cég hatékonyságát, gyorsaságát és az ügyfélszolgálat minőségét.
Az elektronikus archívumok felépítése és a dokumentumfeldolgozási folyamatok automatizálása általában speciális rendszerek alapján történik, amelyeket összefoglaló néven „Vállalati tartalomkezelő rendszereknek (ECM)” neveznek. A rendszerek ebbe az osztályába olyan ipari platformokat foglalnak magukban, amelyek számos tulajdonsággal rendelkeznek, kezdve a nagy mennyiségű dokumentum tárolásának lehetőségétől különböző városokban vagy akár országokban található elosztott tárolókban, a dokumentumfeldolgozási folyamatok szimulálására és e-mailekkel való integrációjára. , webhelyek és egyéb rendszerek. Az ilyen rendszerek alkalmazása olyan esetekben indokolt, ahol nagy mennyiségű információról van szó, megbízható tárolás megszervezése és az információkhoz való gyors hozzáférés biztosítása.
Elektronikus archívum használata
Ha nem megfelelően használja az elektronikus archívumot, akkor azt további megterheléssé teheti, amely szükségtelen karbantartási költségeket igényel. Helyes használat esetén az üzleti hatékonyság növelésének eszközévé válik. Az alábbiakban felsorolunk néhány lehetőséget, amelyeket a biztosítótársaság kap az elektronikus archívum használata során:
- az ügyfelek és a szerződő felek valamennyi dokumentumát beszkenneljük és rendezett módon, elektronikus formában tároljuk;
- a dokumentumokhoz való hozzáférés (a hozzáférési jogoknak megfelelően) bármely távoli ügynökségtől lehetséges, beleértve az Internetet is;
- a dokumentumokat biztosítási szerződések, vállalkozók, biztosítási esetek szerint csoportosítjuk a cég részlegeinek igényei szerint;
- minden biztosítási szerződést meg lehet nyitni az érdeklődő ügyfél számára;
- lehetőség van egy adott biztosítási szerződés összes dokumentumának megtekintésére, beleértve a dokumentumok összes változatát is, ha azokon változás történt;
- lehetőség van az érdekelt biztosítási szerződés szerinti összes biztosítási esemény megnyitására, beleértve az egyes biztosítási eseményekre vonatkozó összes dokumentumot;
- meg lehet találni minden olyan biztosítási programot, amelyben az ügyfél részt vett, függetlenül attól, hogy a szerződést magával a biztosítottal (egyéni biztosítás), vagy azzal a társasággal kötötték-e meg, amelyben ez a személy dolgozott (vállalati biztosítás);
- a kockázatvállalás során a kockázat felmérésekor lehetőség nyílik egy adott ügyfélre vonatkozó összes biztosítási szerződésről információhoz jutni;
- a biztosítási szerződés teljes története során megtekinthető az ügyfélnek küldött összes értesítés és levél;
- minden egyes biztosítási szerződés esetében a szerződés feltételeiben bekövetkezett változások előzményei elérhetők a dokumentumok külön változataként;
- a biztosítási esemény fájlból át lehet lépni a biztosítási kötvény fájlba, ahonnan az adott biztosítási szerződésre vonatkozó összes biztosítási esemény irathoz hozzáférhet.
Minden archív dokumentum eredeti dokumentumokból nyert elektronikus kép, amely garantálja az információk megbízhatóságát. A dokumentumok felismert formában tárolhatók, amely lehetővé teszi a keresést nem csak az egyes dokumentumok adatai alapján, hanem a dokumentum szövegében közvetlenül a szavak bármilyen kombinációja alapján is. A dokumentumok keresése és elérése néhány másodpercen belül megtörténik.
A dokumentumok különböző forrásokból (biztosítási ügynökségek, alkuszok, szerződő felek) érkezhetnek a céghez különböző konfigurációkban (különböző, ügyfélenkénti készletekben, szerződéstípusonkénti csomagokban). Előfordulhat, hogy egyes dokumentumok elektronikusan is megkaphatók.
A dokumentumok többsége magában a cégben jön létre. Minden esetben egyedi mechanizmus használható a dokumentumok elektronikus archívumba helyezésére. Az alábbiakban több fő módszert tárgyalunk.
Szinkronizálás a társaság biztosítási rendszerével
A biztosítási kötvények adatait a társaság alkalmazottai egy speciális biztosítási rendszerbe viszik be. A felhasználó kérésére, vagy ütemezés szerint a biztosítási rendszer szinkronizálva van az elektronikus archívóval. A biztosítási kötvénykártyák az elektronikus archívumban jönnek létre, amelyek a biztosítási rendszertől kapott adatokat tartalmazzák. Ha már létezik biztosítási kötvénykártya, és a biztosítási rendszertől kérés érkezett a kötvény részleteinek frissítésére, akkor az elektronikus archívumban létrejön a dokumentum új verziója. A régi szabályzat részletei megmaradnak.
Dokumentumok átvétele a területi szervektől
Az ügynökségek kommunikációs csatornákon keresztül kapcsolódnak a központi irodához. A szkennereket az ügynökségekben telepítik. A dokumentumok megérkezésekor az ügynökség munkatársai beszkennelik a dokumentumokat. A dokumentumok automatikusan bekerülnek az elektronikus archívumba, és a megfelelő biztosítási szerződés vagy a biztosítási esemény aktájába kerülnek.
A dokumentumok azonnali archívumba való elhelyezése az ügynökségek általi kézhezvételt követően lehetővé teszi, hogy a cég szakemberei azonnal megkezdhessék azok feldolgozását. Ez jelentősen felgyorsítja a biztosítási kötvények kiállításának és a biztosítási kifizetésekkel kapcsolatos döntések meghozatalának ciklusát.
A dokumentumok kézi elhelyezése az alkalmazottak által
Az archívumhoz feltöltési joggal hozzáférő céges alkalmazottak az elektronikus formában beérkezett dokumentumokat e-mailből vagy számítógépük mappájából „kihúzva” helyezik el.
Dokumentumok importálása más rendszerekből
Ha a cég rendelkezik olyan rendszerekkel, amelyek automatikusan készítenek dokumentumokat az ügyfelek számára (értesítések, tájékoztató levelek stb.), akkor ezeknek a dokumentumoknak az elektronikus archívumba történő importálására vonatkozó eljárás konfigurálva van. A dokumentumok automatikusan bekerülnek a megfelelő biztosítási szerződés aktájába.
Stream szkennelés és dokumentumfelismerés
A biztosító társasági biztosítási szerződések keretében készletben érkezett dokumentumok, például banki biztosítási igazolások, nagy teljesítményű streaming szkennerek segítségével automatikusan elektronikus archívumba helyezhetők. A szkennelés után a rendszer felismeri a dokumentumok részleteit és tartalmát, és azonosítja az attribútumokat. Ez lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat az ügyfelek és a megfelelő biztosítási szerződések által szervezett módon helyezze el az archívumban.
A dokumentumok elektronikus archívumban való elhelyezésére szolgáló mechanizmusok beállítása lehetővé teszi a dokumentumtárolási struktúra automatikus létrehozását a rendszerbe ágyazott szabályoknak megfelelően. A mappák létrehozása az archívum struktúrájában teljesen a felhasználó részvétele nélkül történik.
Speciális munkaállomások támogatása
A dokumentumokkal való munkavégzés bizonyos esetekben speciális felhasználói munkaállomások megszervezését igényli. A legszembetűnőbb példák a repülőgép-átvilágítási és -biztosítási szakemberek munkái.
A biztosítási rendszerbe bevitt biztosítási igénylési adatok eredeti okmánnyal történő ellenőrzéséből álló sugárhajtásos átvizsgálás csak akkor lehet eredményes, ha az elektronikus adatellenőrzés kényelme meghaladja a papíralapú dokumentumok szokásos ellenőrzését. A speciális 21 hüvelykes monitorok és az osztott nézet mód használata lehetővé teszi az egyeztetési eljárás megszervezését a felhasználók maximális kényelmével. Ez a mód a képernyőt két részre osztja. Az egyik rész egy életnagyságú A4-es dokumentumlapot tartalmaz. A másik rész olyan dokumentumokat jelenít meg, amelyek ellenőrzést igényelnek. Az ellenőrzéshez szükséges összes adat az alkalmazott monitor képernyőjén található.
Ebben a módban a biztosítási szakértők további lehetőségekhez férhetnek hozzá, amelyek lehetővé teszik számukra a kockázatértékeléshez szükséges súlyozási együtthatók kitöltését. A szakemberek munkahelyének ilyen módon történő megszervezése lehetővé teszi, hogy a papíralapú dokumentumokkal való munkavégzéstől teljesen eltérjen az elektronikus formátumú dokumentumokkal való munkavégzéstől.
További rendszerfunkciók,
üzleti folyamatok támogatása
A biztosítási szerződésekkel végzett munka során a szakembereknek figyelemmel kell kísérniük a biztosítási kötvények állapotát. A biztosítási eljárásnak több mint egy tucat ilyen feltétele lehet: adatok ellenőrzése, jegyzés, további információ kérése, orvosi vizsgálat, pénzhiány, biztosítási összeg jóváhagyásának kérelme, kötvény kiállításának megtagadása, készenlét kibocsátására. politika stb. A házirend-állapotokat a dokumentumok életciklus-mechanizmusai támogatják. Bizonyos eljárások beállítása lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy nyomon kövessék, mely szabályzatok vannak egy adott állapotban, és mely szabályzatok igényelnek további feldolgozást. Az alkalmazottak a munkahelyükön figyelemmel kísérik a dokumentumok állapotát, és a dokumentumok bizonyos státuszba kerülésével a dokumentumok további feldolgozását végzik.
Az elektronikus dokumentumfeldolgozás további előnye, hogy a rendszer támogatja az üzleti folyamatokat. Ebben az esetben már nem a dolgozók követik nyomon a dokumentumok állapotát, hanem a rendszer a megadott dokumentumfeldolgozási eljárásnak megfelelően automatikusan továbbítja a dokumentumot munkavállalóról dolgozóra. Ez lehetővé teszi a dokumentumfeldolgozási ciklus további csökkentését és az olyan mutatók javítását, mint a kötvénykibocsátási idő.
Audit, jelentés, ellenőrzés
A dokumentumfeldolgozás fontos eleme a beszámolási és ellenőrzési eljárás. A kényelmes jelentéskészítő eszközök úgy vannak beállítva, hogy az összesített adatokat Excel formátumú táblázatok formájában fogadják. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a jelentett számadatokat összefoglaló jelentésekbe másolják, vagy felhasználják azokat további számításokhoz.
A jelentési rendszer a következők ellenőrzésére is szolgál:
- olyan dokumentumok, amelyek életciklusuk bizonyos állapotában a rendeletben meghatározott napok számánál hosszabb ideig vannak;
- olyan dokumentumok, amelyeknek nincs eredeti példánya;
- meghatározott ügynökség által a rendszerbe bevitt dokumentumok;
- teljesítményfegyelem az alkalmazásokkal való munkavégzéshez;
- a szerződőnek nem kézbesített kötvények stb.
internet-hozzáférés
A vállalati rendszereknek egyre inkább kötelező tulajdonsága az a képesség, hogy az interneten keresztül információt tudjanak szolgáltatni az ügyfeleknek. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy csökkentse az ügyfelek információhoz való hozzáférési idejét, és javítsa az információszolgáltatás minőségét.
A vállalati tartalomkezelő eszközök használata a vállalati információs rendszer részeként megkönnyíti az információk közzétételét a vállalati weboldalon. Ez lehet az ügyfelekhez értesítések és tájékoztató levelek formájában eljuttatott hírek automatikus közzététele, vagy az ügyfelek személyes biztosítási szerződéseikhez való online hozzáférésének megszervezése. Az online hozzáférés lehetőséget ad az ügyfeleknek, hogy nyomon kövessék a biztosítási kötvények állapotát és a biztosítási kifizetésekkel kapcsolatos döntéseket, továbbítsák a kért információkat a cég alkalmazottainak, kérelmeket küldjenek a biztosítási szerződések módosítására és egyéb, azonnali kommunikációt igénylő információkra.
Használat hatásai
Összegezve a fentieket, a következő hatásokat figyelhetjük meg az elektronikus archívumok biztosítótársasági használatából:
- a szakemberek munkájának optimalizálása;
- a dokumentumok elvesztésének lehetőségének kiküszöbölése;
- a biztosítási kötvények kibocsátási ciklusának felgyorsítása;
- a biztosítási kifizetésekkel kapcsolatos döntéshozatali ciklus felgyorsítása;
- a call center szakembereinek az ügyfelek kéréseire való reagálásának felgyorsítása;
- a vállalat információtartalmának és nyitottságának növelése az ügyfelek felé;
- a dokumentumok feldolgozásának és áthaladásának ellenőrzése.
Az elektronikus archívum és dokumentumautomatizálás biztosítói használatának hatásait elemezve bátran kijelenthetjük, hogy a dokumentumkezelő rendszerek alkalmazása a biztosítási üzletágban kézzelfogható gazdasági előnyökkel és versenyelőnyökkel jár. A feldolgozott információ mennyiségének éves növekedése hamarosan elképzelhetetlenné teszi ezen eszközök nélkül a munkát.
O. M. Pashin
Vezetője
rendszermegoldások
"KORUS Consulting"
Pecsétre aláírva
10.12.2007

Marina Khudomyasova, a 302-es csoport hallgatója, „Biztosítás”

Beszámoló a „XXI. század – az információs technológia évszázada” című tudományos és gyakorlati konferencián

Letöltés:

Előnézet:

Állami költségvetés oktatási intézmény középfokú szakképzés a moszkvai régióban "Kolomensky Agrarian College"

ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMFOLYAMATOK SZERVEZÉSE EGY BIZTOSÍTÓTÁRSASÁGBAN

Kolomna 2014

Bevezetés

A biztosítás olyan üzletág, ahol nagyszámú, különféle típusú dokumentumot dolgoznak fel: szerződések, biztosítási kötvények, kérelmek, igazolások, orvosi igazolások, tulajdonjogról szóló dokumentumok, vizsgálati eredmények és egyéb dokumentumok, amelyek fajtáinak száma az átlagos biztosítótársaságnál meghaladja a százat. Mindezek az iratok aktákká formálódnak, amelyek irattárban elhelyezett köteteket képeznek, amelyekhez a hozzáférés a biztosítási események bekövetkezésekor, a szerződés feltételeinek változásával, az érvényességi idő lejártakor és egyéb esetek. Minél nagyobb a biztosítótársaság, annál szélesebb körű biztosítási programokat kínál, és annál változatosabb a dokumentációs archívuma.

Annak érdekében, hogy minél több ügyfelet elérjen, a biztosító társaság más régiókban és városokban is ügynökségeket nyit, megoldva az elosztott archívumok szervezésével vagy a dokumentumok központi irodába szállításával kapcsolatos problémákat. A nagy mennyiségű iratok kezelése egy biztosítónál a tevékenység része, így az iratkezelési problémák megoldása ténylegesen javíthatja a cég hatékonyságát, gyorsaságát és az ügyfélszolgálat minőségét.

Az elektronikus archívumok felépítése és a dokumentumfeldolgozási folyamatok automatizálása általában speciális rendszerek alapján történik, amelyeket összefoglaló néven „Vállalati tartalomkezelő rendszereknek (ECM)” neveznek. A rendszerek ebbe az osztályába olyan ipari platformok tartoznak, amelyek számos tulajdonsággal rendelkeznek, kezdve a nagy mennyiségű dokumentum tárolásának lehetőségétől több, különböző városokban vagy akár országokban található elosztott tárolókban, a dokumentumfeldolgozási folyamatok szimulálására és azok integrációjára. emailben, webhelyek és egyéb rendszerek. Az ilyen rendszerek alkalmazása olyan esetekben indokolt, ahol nagy mennyiségű információról van szó, megbízható tárolás megszervezése és az információkhoz való gyors hozzáférés biztosítása.

BAN BEN modern világ Bármely biztosítótársaság munkája lehetetlen információs és kommunikációs technológiák használata nélkül. A hagyományos papíralapú iratkezelést felváltja az elektronikus, mivel az előbbi már nem felel meg az üzleti követelményeknek és nem tudja biztosítani az adatfeldolgozás gyorsaságát. A bemutatott jelentés ismerteti probléma az elektronikus dokumentumkezelés megszervezése és használata során munkaalgoritmusok.

Ennek a problémának a relevanciája a Utóbbi időben nagyon fontossá válik, mert a kiélezett verseny körülményei között éppen az iratok áramlásának automatizálása teszi lehetővé a biztosító egyes részlegeinek munkájának felgyorsítását, fontos operatív és stratégiai döntések meghozatalát.

A jelentés célja, hogy azonosítsa az elektronikus dokumentumkezelés alkalmazásának előnyeit a biztosítóknál.

A jelentés fő célja a Soglasie biztosító elektronikus dokumentumkezelő rendszerének használatáról szóló anyagok tanulmányozása és rendszerezése.

Fő rész

1. Mobil megoldások biztosítási ügynökök számára

A biztosítók egyik stratégiai kezdeményezése a megerősítés a kiskereskedelmi forgalomügynöki hálózat fejlesztésével. Az ügynök értékesítési csatornával való intenzívebb munka során a biztosítók számos problémával szembesülnek. Az egyik, hogy a biztosítótársaságok tarifarendszere annyira összetett és sokrétű, hogy az ügynöknek papíron meglehetősen nehéz vele dolgozni, és ez nem felel meg a munkája jellegének: az eladónak mindenekelőtt el kell adnia. , és ne foglalkozz a papírmunkával .

Egy modern cég úgy ér el sikereket, hogy új értékeket teremt a „külső ügyféllel” és a „belső ügyféllel”, amely a biztosító számára ügynök. Ezért a biztosítók az értékesítési hálózatot „elektronikus asszisztensekkel” látják el, és nem csak egy díjkalkulátort, hanem a céggel való információcserét szolgáló eszközöket. Lehetőséget adnak az ügynöknek a biztosítási szerződés megkötésének teljes folyamatának távolról történő elvégzésére: biztosítási kötvényszám hozzárendelésére, a biztosítás tárgyára és a tulajdonosra vonatkozó adatok továbbítására a társaságnak, az autó átvizsgálási jegyzőkönyvére, fényképeire stb. , valamint gyorsan és pontosan meghatározza a prémium összegét, azonnal jelentse a felhasznált kötvénynyomtatványok és bizonylatok számát stb. Ez lehetővé teszi, hogy az ügynök kevésbé legyen „kötve” a cég irodájához, és a lehető legközelebb kerüljön az ügyfél helyéhez.

A társaság pedig nemcsak az ügynöki hűség megerősítésében érdekelt vonzó feltételek megteremtésével, hanem a biztosítási szerződéskötési eljárás információbiztonsági szintjének növelésében. A kézírásos biztosítási kötvény kiállításakor van egy bizonyos ciklus, amelyben a kötvény ügyfél általi megjelenése és ugyanazon kötvénynek a biztosító számviteli rendszerében való megjelenése között jelentős idő telik el. A modern versenyhelyzet (szolgáltatásminőségi szintű verseny) azonban megköveteli, hogy a szolgáltatás azonnali legyen, és az ügyfél biztosítás után azonnal működjön. De a valóságban egyes cégeknél az új szerződés regisztrációja 1,5-2 hónapot vesz igénybe. A biztosítási ügynökök mobil megoldásai lehetőséget adnak arra, hogy a megkötött biztosítási szerződéssel kapcsolatos információkat online továbbítsák a biztosító általános adatbázisába”, és ezáltal megszűnik az időkülönbség az ügynök biztosítási szerződésének megkötése és a szolgáltatási lehetőségek megnyitása között.

Az új technológiával kiszolgált ügyfél jelentős előnyökhöz jut, amelyek nem csak a gyorsított árajánlattételből és díjszabásból állnak. Valójában minden szolgáltató részlegnek (call center, műszaki ügyfélszolgálat stb.) kötelező a biztosítási számot bevinni a rendszerbe, és a szám beírásáig nem létezik számukra az ügyfél. Vagyis a szolgáltatási programok csak akkor kezdenek működni, amikor a biztosító tudomást szerez egy ilyen ügyfél létezéséről. A szerződés regisztrációja a rendszerben mobil megoldásokon keresztül a biztosítási ügynökök számára lehetővé teszi, hogy ezt a problémát 1-2 perc alatt megoldja. Használatkor a szerződés teljes körű végrehajtásának ideje ennek a készüléknek CASCO-szerződésnél 6-7 percet, KFT-szerződésnél 4-5 percet vesz igénybe.

A biztosítónak amellett, hogy időt takarít meg az ügynök által értékesített kötvényekre vonatkozó információk megszerzése során, az is előnyös, hogy ez segít megelőzni a biztosítási csalásokat: amikor a kötvény díját az ügynök megkapja, az ügyfél azt hiszi, hogy biztosított. , és a biztosítónak nincs kötvénye, nincs díja, nincs információja, amíg az ügyfél veszteséggel nem érkezik hozzá. Tárgy fényképezése mobil eszközök növeli az irányítást is, mivel az ügynököt megfosztják attól a lehetőségtől, hogy biztosítson egy már sérült autót.

Az egyik fő kérdés az információvédelem is: kiemelt figyelmet fordítanak az ügyfelek személyes adatainak védelmére, mind az információbevitel, mind a feldolgozás szakaszában.

A mobil biztosítási iroda lehetővé teszi a biztosítási ügynök számára, hogy elmentse és gyorsan megtalálja az ügyfélről, a szolgáltatásával kapcsolatos eseményekről szóló információkat, elektronikus levelezést folytasson és tároljon, és ne feledkezzen meg a szerződések lejárati dátumáról és egyéb fontos eseményekről.

A CONSENT biztosítónál a tevékenységek automatizálása speciális adatbázis-kezelő rendszerrel történikDiasoft és elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS).

A biztosítási szerződések megkötése nemcsak közvetlenül a biztosító irodájában történik, hanem a biztosítási tárgy helyén is, pl.egy biztosítási ügynök távolról dolgozik. Miután elértea szerződéskötéshez való hozzájárulás, a biztosítási kötvény elektronikus változata az EDMS segítségével bekerül a Diasoft rendszerébe, és a szerződés azonnali regisztrációra kerül.

Példa. Amikor a gyakorlatomat teljesítettem, egy biztosító megkereste a Soglasie céget azzal a kéréssel, hogy biztosítsa Renault-Duster autóját a Lopás és Károsodás kockázata ellen (CASCO biztosítás), én a biztosítási ügynökkel együtt elmentem hozzá. a lakóhely. Az ügynök munkája során a Mobile Office készletet használta, amely egy laptopot, egy mobil nyomtatót és egy USB modemet tartalmazott a Diasoft adatbázissal való kommunikációhoz.

Biztosítási díj számítása, kérelem és biztosítási kötvény nyilvántartásaAz 1C: Biztosítási programban csináltam. Elektronikus változatokdokumentumokat küldtek a székhelyre, a szerzõdési rendszerben való regisztrációt követõen a szerzõdõ mobilnyomtatóra nyomtatott kötvényt kapott. Körülbelül 20 percet vett igénybe az autó átvizsgálása, fotózása és a szerződés megkötése.

Ennek a szerződéskötési módnak az az előnye, hogy a biztosítási kötvény azonnali bejegyzésre kerül a társaság adatbázisában.

Egyébként az 1C: Biztosítási programban a biztosítási közvetítő megbízási díja (az övé bér) automatikusan kiszámításra kerül, amikor megad egy biztosítást az adatbázisban.

1. Elektronikus dokumentumkezelés

a társaság pénzügyi és elemző tevékenységében

A hatálybalépést követően minden megállapodás a könyvelés tárgyává válik, beleértve a könyvelést is. Tartalmazza a bejövő kifizetéseket (könyvelés), azok beérkezésének tervét ő (biztosítási osztály) ellenőrzi, feltételei a kárrendezési osztály számára szükségesek biztosítási esemény esetén stb. De így vagy úgy, a dokumentumáramlás pénzügyi és elemzési szintre kerül.

Ezen túlmenően ez az összefoglalt információ a vállalat felső vezetői számára érdekes a tevékenységek operatív elemzéséhez különféle szempontok szerint (ügyfelek, régiók, felelős végrehajtók stb.).

A legfelső szint a stratégiai tervezési és irányítási blokk. Ezek a feladatok a költségvetés kialakítása, a biztosítási termékekkel összefüggésben végzett tevékenységek elemzése és a tarifák kiszámítása.

Amikor az adatbázisban lévő információk felhalmozódnak, a vállalat eléri az automatizálás legmagasabb szintjét. A felsővezetők számára lehetőség nyílik vezetői számviteli, elemzési és tervezési problémák megoldására. Például minden egyes szerződés esetében automatikusan kiszámítják a jövedelmezőségi mutatókat (beszedett díj összege, biztosítási törvények alapján kifizetések összege, viszontbiztosítóktól kapott összegek stb.).

A menedzsernek lehetősége van meghatározni a regionális értékesítési osztályok tervezett éves bevételét. Az értékesítési osztályok pedig ezen adatok alapján kiszámítják biztosítási portfóliójukat és jövedelmezőségi mutatókat kapnak.

Emellett figyelemmel kísérik a társaság költségvetésének végrehajtását. Fiókokban és részlegekben alakul, és konszolidációra és jóváhagyásra a központi irodához kerül.

A jóváhagyott költségvetés visszakerül az osztályokhoz végrehajtásra. A költségvetés végrehajtását az ún. "készpénzes" módszerrel az egyes részlegekkel összefüggésben. Az eltérés ténye figyelhető és elemezhető.

1. A dokumentumfolyamat automatizálása

a veszteségek rendezésekor

A biztosító fő üzleti folyamata a biztosítási esemény bekövetkezte utáni kárrendezés. Ha lépésről lépésre elképzeli ezt a folyamatot, például egy jármű kárbiztosításánál, akkor megértheti, hány dokumentumot kell kitölteni, hány irodán kell keresztülmenni ahhoz, hogy az ügyet végül lezárják.

Képzeljük el ezt a folyamatot szakaszok sorozataként:

• Biztosítási eseményre vonatkozó kérelem kitöltése;
• A kötvénytulajdonos által biztosított valamennyi szükséges dokumentumokat, amely megerősíti a biztosított/kedvezményezett biztosítási tárgy tulajdonjogát, valamint a biztosítási kifizetéshez való jogát (járműútlevél másolata, gépjármű forgalmi engedély, műszaki vizsgaszelvény, meghatalmazás, ingatlan adásvételi szerződés, a biztosítási kötvény másolata, a következő biztosítási díj befizetéséről szóló bizonylatok stb.);
• Az okozott kár belső vagy független vizsgálatára utalás;
• A biztosított által a biztosított vagyonában kárt okozó esemény tényét igazoló összes szükséges dokumentum rendelkezésre bocsátása (a közlekedési rendőrség, a Belügyminisztérium, a Sürgősségi Helyzetek Minisztériuma, az egészségügyi intézmények igazolásai stb.) ;
• Kárértékelési eredmények biztosítása;
• Döntés a biztosítási kártérítés kifizetéséről, illetve a biztosított kárrendezésének módjáról;
• Biztosítási kártérítés kifizetése, ennek a kifizetésnek az elszámolása, vagy a töltőállomással való kölcsönös elszámolások lebonyolítása és a helyreállítási javítások költségének kalkulációja/elszámolása/koordinálása;
• A veszteségrendezési ügy lezárása.

Ez a sorrend hasonló más biztosítási típusoknál - például életbiztosításnál: csak a benyújtott dokumentumok készlete és az azok benyújtásának folyamatát és az ügyben döntéshozatalt irányító személyek köre különbözik. A veszteségrendezési folyamat általában szekvenciálisan történik.

Ennek során a következő döntések születnek:

• a veszteségrendezési ügy megnyitásáról;
• a károk vizsgálatáról;
• A csalárd tevékenységek hiányáról;
• A veszteségrendezési dokumentumok rendelkezésre bocsátásának teljességéről;
• A kárrendezésben hozott pozitív döntésről és az elszámolás módjáról;
• A kár mértékének növeléséről rejtett sérülés észlelésekor (járműnél), vagy a javítási számítás megváltozásakor stb.;
• Az ügy lezárásáról.

Az útvonalon az igénylés minden szakaszában a megfelelő döntés meghozatalához hozzáférés szükséges a kárral kapcsolatos teljes dokumentumcsomaghoz, beleértve a biztosítási szerződés/kötvény másolatát is, amelyet azután haladéktalanul be kell helyezni a Rendszerbe. azt az ügyfél írja alá. Mert biztosító társaságok gyakran földrajzilag elosztott szerkezetűek, biztosítva teljes készlet Különös jelentőséget kapnak az ügyre vonatkozó dokumentumok az engedélyezés minden szakaszában: ez kiküszöböli az ügyfél vagy a biztosítási ügynök által elkövetett csalás lehetőségét, valamint biztosítja az ügy elbírálásának hatékonyságát.

A CONSENT biztosítónál a kárrendezési folyamat dokumentumfolyamatának automatizálása az alábbiak szerint történik:

A biztosítótársaság szakembere elektronikus sorból hívja az ügyfelet.

Ezután a szerződő a biztosító munkatársával együtt kitölti a biztosítási eseményre vonatkozó kérelmet, a szakember ellenőrzi a benyújtott dokumentumok megfelelőségét és hiánytalanságát.Mindezeket a dokumentumokat beszkenneljük és beviszik az adatbázisba, a kliens mappájába stb.Ezt követően készül az Átvételi Oklevél-dokumentumok átadása a bejelentett eseményről. Ezt követően a jármű átvizsgálása céljából beutalást adnak ki, és egy független szakértő megvizsgálja a járművet, és járművizsgálati jegyzőkönyvet készít.

Az összes dokumentum elkészítése után megkezdheti az információs programokkal való munkát, különösen regisztrálnia kell a bejelentett eseményt a Diasoft rendszerben.

A kérelem Diasoft-on történő regisztrációját követően a biztosítótársaság szakembere megkezdi az EDMS kitöltését a veszteség keletkezésére vonatkozóan.

Az EDMS kitöltése után a fizetési ügy a vizsgálati osztályra kerül, ahol megoldódik az autójavítás vagy a biztosítási kártérítés kifizetése.

A generált fizetési esetheztelefonszám csatlakoztatvaügyfél, aki SMS-t kap a biztosítási esemény állapotáról.

Az EDMS segítségével egyértelműen nyomon követhető, hogy egy adott veszteségrendezési eset melyik szakaszban van, megnézheti azokat, amelyeknél lejárt a következő státuszba való átállás ideje, és tájékoztathatja a felelős végrehajtókat.

A veszteségrendezési folyamat lefolytatásához szükséges dokumentumok szabványos listáit is összeállítják. És mivel a dokumentumok szkennelt másolatai közvetlenül a Diasoft adatbázisába kerülnek, a kérelem bizottsági elbírálás céljából történő benyújtása után minden információ elérhetővé válik az elszámolásról vagy elutasításról szóló döntés meghozatalához. Ennek megfelelően a rendszer lehetővé teszi, hogy a kérelmet átutalja a számviteli osztálynak fizetésre, vagy értesítést küldjön az ügyfélnek az elutasításról. Lehetőség van regressziós eljárás kezdeményezésére is.

Következtetés

A Soglasie biztosítónál az elektronikus dokumentumkezelés szervezésének rendszerét megvizsgálva megállapítható, hogy az elektronikus dokumentumkezelés:

1. megfelel a modern biztosítási üzletág követelményeinek és biztosítja a gyors adatfeldolgozást;
2. lehetővé teszi a biztosító társaság különböző részlegeinek munkájának felgyorsítását;
3. lehetővé teszi a fontos operatív és stratégiai döntések időben történő meghozatalát;
4. lehetővé teszi az ügynök számára a biztosítási szerződés megkötésének teljes folyamatának távoli végrehajtását;
5. segít megelőzni a biztosítási csalásokat;
6. közreműködik a vezetői számvitel, elemzés és tervezés problémáinak megoldásában;
7. lehetővé teszi, hogy egyértelműen nyomon követhesse, hogy egy adott veszteségrendezési ügy melyik szakaszában van, megtekintheti azokat, amelyeknél lejárt a következő státuszba való átállás ideje, és tájékoztatja a felelős végrehajtókat.

Bibliográfia

1. Az Orosz Föderáció 1992. november 27-i szövetségi törvénye N 4015-1 „A biztosítási üzletág megszervezéséről Orosz Föderáció"(későbbi változtatásokkal és kiegészítésekkel).
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. Biztosítás: tankönyv / S.V.Ermasov, N.B.Ermasova. – M.: Felsőoktatás, 2008. – 317 p.
3. Mikheeva E.V. Információs technológiák a közgazdászok és könyvelők szakmai tevékenységében: tankönyv. segítség a diákoknak intézmények prof. oktatás / E.V. Mikheeva, E. Yu. Tarasova. – M.: „Akadémia”, 2013. – 240 p.
4. Mikheeva E.V. Műhely az információs technológiákról a közgazdászok és könyvelők szakmai tevékenységében: tankönyv. segítség a diákoknak intézmények prof. oktatás / E.V. Mikheeva, E. Yu. Tarasova. – M.: „Akadémia”, 2014. – 352 p.
5. Mikheeva E.V. Információs technológiák a szakmai tevékenységben: tankönyv. segítség a diákoknak intézmények prof. oktatás / E.V. Mikheeva. – M.: „Akadémia”, 2013. – 384 p.
6. Biztosítás: tankönyv / szerk. L.A.Orlanyuk-Malitskaya, S.Yu.Yanova. – M.: Yurayt Kiadó; Jurayt kiadó, 2011. - 643 p.
7. SC „Hozzájárulás”. http: //www.soglasie.ru
8. Elektronikus magazin „A biztosítási csalásról”http://i-news.narod.ru/criminal.html

Ivan Nagornov, a cég szakértőjeDIRECTUM-M

A fenti nehézségek elkerülése érdekében modern rendszerek az elektronikus dokumentumkezelés (ECM rendszerek) lehetővé teszik az integrációs és vonalkódolási mechanizmusok használatát. Ehhez megfelelően meg kell szervezni a dokumentumok feldolgozásának és elektronikus formába konvertálásának folyamatát. Ez a cikk ezen alapuló anyagokat mutatja be valódi tapasztalat DIRECTUM cég.

Az alábbiakban példát adok a dokumentumbeviteli folyamat megszervezésére. Az ügyfelektől kapott minden dokumentum (például CASCO szerződés a kapcsolódó dokumentumokkal) vonalkóddal van megjelölve, amely egyedi bizonylatszámot (ID) és ennek a bizonylatnak a típusát tartalmazza. Néha a cégek az egyszerűség kedvéért vonalkódot szeretnének elhelyezni egy dokumentumkészleten, ez is lehetséges, de ekkor megszűnik a dokumentumok teljességének automatikus ellenőrzése, valamint a papírarchívumból eltávolított eredeti dokumentumok tényleges helyének automatikus rögzítése. A dokumentumokat vonalkóddal jelölheti meg különböző utak:

● vonalkóddal ellátott címke ragasztása a dokumentumra. Ebben az esetben feltételezzük, hogy a címkék a helyszínen nyomtathatók címkenyomtatóval vagy előre nyomtathatók (tekercsre);

● vonalkódok nyomtatása közvetlenül a dokumentumokra általában nyomtató segítségével, ha van szabad hely a dokumentum elején vagy hátulján;

● külön lap nyomtatása vonalkóddal;

● Vonalkód kezdeti nyomtatása bizonyos dokumentumokkal, például CASCO szabályzattal együtt.

A biztosító számviteli rendszerének integrálása illAz ECM rendszerek további előnyöket biztosítanak. Az összes dokumentum vonalkóddal való megjelölése után a biztosító munkatársai a biztosítási szerződésre vagy a biztosítási eseményre vonatkozó adatokat ugyanúgy bevezetik a biztosító számviteli rendszerébe, mint eddig. Ezután a munkavállaló által bevitt adatok egy része automatikusan átkerül a biztosítási dokumentumok elektronikus képeinek tárolására szolgáló rendszerbe (ECM rendszer). Ehhez mindössze két további gombnyomásra van szüksége: az első - a biztosítási könyvelési rendszerben a bevitt adatok átvitelének megkezdéséhez, a második - a vonalkód-leolvasón, amikor azokat dokumentumokból olvassa (a vonalkód-leolvasó hasonlít az élelmiszerboltokban lévő vonalkód-leolvasókhoz üzletek). A fenti lépések után a biztosítási dokumentumok elektronikus archívumában minden szükséges adat megjelenik, beleértve a vonalkódba kódolt egyedi bizonylatszámot is.

Ezt követően a dokumentumszkennelő állomáson a felelős munkatárs normál szkennerrel szkenneli be a dokumentumokat, amely egy speciális mappába menti a dokumentumokat, ahonnan a DIRECTUM biztosítási dokumentumtároló rendszer szolgáltatása veszi át az iratokat, és vonalkód segítségével külön dokumentumokra bontja. , csatolja a megfelelő kártyákhoz, amelyeket a könyvelési rendszerből automatikusan kitöltöttek. Így kézi munka nélkül a szkennerről származó dokumentumok automatikusan bekerülnek a biztosítási dokumentáció elektronikus archívumába a kártyákon kitöltött adatokkal. Ezenkívül automatikusan rögzíthető a dokumentum szkennelésének időpontja/dátuma és a szkennelő munkatárs osztálya/neve is.

Ezután a beolvasott dokumentum egy speciális mappába kerül a beszkennelt dokumentumok ellenőrzéséért felelős alkalmazott számára. Az ellenőrzésért felelős személy ellenőrzi a beszkennelt dokumentumok minőségét, és ha az nem megfelelő, újra visszaküldheti a dokumentumot a szkennelő állomásra.

A kezdetben nem papíralapú dokumentumok – például a baleset helyszínéről készült elektronikus fényképek – archívumba bevitele az összes papíralapú dokumentum bevitele után, szintén a „fotók” gomb egyetlen kattintásával történhet. Többoldalas dokumentumként kerülnek mentésre, és könnyen összehasonlíthatók például az autó biztosítás előtti fényképeivel.

Így kialakul a biztosítási bizonylatok archívuma, melynek bizonylatai a biztosítási könyvelési rendszerből egy gombnyomással megnyithatók (ehhez különféle integrációs mechanizmusok, például com objektumok vagy webszolgáltatások használhatók). Mostantól bármely ügyféldokumentum gyorsan megtalálható. Szükség esetén a munkavállalók különféle emlékeztetőket kaphatnak, például a szerződések lejártáról, vagy bármely dokumentumcsomag hiányosságáról. A vonalkód-leolvasó használata a levéltáros életét is megkönnyíti, ha az eredeti dokumentumok lefoglalását és visszaküldését papíralapú archívumba kell rögzíteni - ehhez csak be kell szkennelni a kiállított/visszaküldendő irat vonalkódját, és jelezni kinek és mennyi időre adják ki.

Ha a társaság rendelkezik egy kényelmes elektronikus archív biztosítási dokumentációval, akkor már gondolkodhat a különféle üzleti folyamatok automatizálásán, például a kárrendezésen. Ebben az esetben a veszteségrendezés folyamata átlátható lesz a vezetők és a munkavállalók, és ennek megfelelően az ügyfelek számára, vagyis látható lesz, hogy kinél és milyen szakaszban van az ügyféltől érkező kérelem elbírálásának folyamata. Lehetőség van „állandó vállalkozók” bevonására a jóváhagyási folyamatba, mint például független szakértők, javító-karbantartó állomások, webes felületen keresztül hozzáférést biztosítva számukra a dokumentumokhoz, vagy feltöltve egy speciális portálra. A jellemző károkról nyilvántartást is vezethet, hogy statisztikákat gyűjtsön, és ezen statisztikák figyelembevételével ellenőrzési intézkedéseket tegyen stb. A rendszer további fejlesztése lehet nemcsak dokumentumok, hanem „ügyek” összegyűjtése is a különböző biztosítási esetek elemzésére.