Glavne faze pripreme i sudjelovanja poduzeća u radu sajmova (izložbi)

Sudjelovanje tvrtke u radu određenog sajma ili izložbe zahtijeva određene troškove i na kraju može dati ne samo pozitivan rezultat, već i donijeti određene gubitke ili čak stvoriti negativno mišljenje o tvrtki i njezinom proizvodu. Da bi se ovo potonje izbjeglo, potrebno je pažljivo obrazložiti niz upravljačkih odluka čijom provedbom treba osigurati učinkovito sudjelovanje u radu svakog pojedinog sajma ili izložbe.

Prije svega, potrebno je pronaći utemeljena rješenja za sljedeće glavne probleme:

Utvrditi svrsishodnost sudjelovanja tvrtke na određenom sajmu ili izložbi;

Pružiti kvalitetan trening za sudjelovanje na odabranom sajmu ili izložbi;

Na odgovarajućoj razini organizirati rad osoblja sajma ili izložbe;

Sažeti sudjelovanje u određenom događaju i razviti odgovarajuća marketinška rješenja.

Općenito, priprema i sudjelovanje u radu sajmova i izložbi može se prikazati kao proces koji uključuje sljedeće korake (slika 9.1).

Riža. 9.1. Glavne faze pripreme i sudjelovanja poduzeća u radu sajmova (izložbi)

Pozornica donošenje odluke o sudjelovanju društva u radu sajma (izložbe) podijeljen u sljedeće faze :

1. Definicija svrhe sudjelovanja poduzeća u radu sajma (izložbe).

Osnovni, temeljni Svrha sudjelovanje poduzeća u radu sajma (izložbe) je osigurati učinkovit poduzetničke aktivnosti dugoročno gledano. Ovaj cilj i njegovo postizanje treba podrediti cilju niže razine, a posebno cilju implementacije marketinškog miksa.

2. Odabir izložbe (sajma) na kojoj će poduzeće sudjelovati.

Kako bi odabrali pravi sajam (izložbu) za sudjelovanje, tvrtka treba provesti marketinško istraživanje.

3. Odabir načina sudjelovanja na sajmu (izložbi).

Postoje sljedeće oblicima sudjelovanje na izložbi (sajmu):

Individualno sudjelovanje na osobnom štandu;

Zajedničko sudjelovanje na zajedničkom štandu;

Poslovni obilazak.

4. Određivanje sredstava za sudjelovanje na sajmu (izložbi).

Sredstva koja tvrtka izdvaja za sudjelovanje u radu pojedinog sajma ili izložbe moraju biti razumna i dostatna za postizanje postavljenih ciljeva.

Na faza pripreme potrebno je izraditi plan rada koji definira sve aktivnosti u jasnom vremenskom slijedu i vodeći računa o vremenu njihove provedbe. Također je potrebno obavijestiti organizacijski odbor izložbe (sajma) o sudjelovanju poduzeća podnošenjem odgovarajuće prijave.

Faza sudjelovanja u radu sajma (izložba) je najstresnije i najodgovornije razdoblje.

Posebnu ulogu u osiguranju uspješnosti sudjelovanja poduzeća u radu sajma (izložbe) imaju štandovi i štandovi.

postolje - to je minijaturna slika tvrtke izlagača.

Stalak ima tri funkcionalne dijelovi:

- izložbeni prostor;

Mjesta za pregovore;

Pomoćne prostorije.

Postoje sljedeće vrste postolja:

A) stoji smješten u u zatvorenom prostoru:

Stanite u red;

kutni stalak;

stalak za glavu;

Stalak za blokove;

b) vanjske tribine.

Stalci - to su zaposlenici koji rade na javnom prostoru izložbe, na štandu poduzeća.

Na pozornica zbrajanja rezultata sudjelovanja na sajmu (izložbi) poduzeće određuje njegovu učinkovitost.

Glavni razlozi neuspješnog sudjelovanja u radu pojedinih aktivnosti su:

Ciljevi sudjelovanja poduzeća u radu sajma ili izložbe nisu dovoljno konkretno formulirani. To je tipično za oko 40% tvrtki izlagača;

Izlaganje tvrtke nije prezentirano i dizajnirano na odgovarajućoj razini;

Potencijalni posjetitelji sajma ili izložbe nisu bili upoznati sa sudjelovanjem tvrtke u radu ove manifestacije. Oko 80% tvrtki izlagača ne promovira svoje izlaganje prije početka sajma ili izložbe;

Osoblje tvrtki izlagača nije odgovarajuće obučeno. Studije pokazuju da više od polovice svih izlagača ne osigurava obuku za osoblje koje radi na sajmovima ili izložbama;

Tijekom sajmova ili izložbi ne posvećuje se dovoljno pažnje marketinškom istraživanju postojećih problema;

Analiza sudjelovanja poduzeća u radu svakog pojedinog sajma ili izložbe nije dovoljno obrazložena. Istodobno, studije koje su u tijeku pokazuju da samo jedna od pet tvrtki koristi rezultate takve analize u svom kasnijem radu.

Rad rad na izložbi slobodna radna mjesta rad na izložbi u Moskvi. Slobodno radno mjesto na izložbi od izravnog poslodavca u Moskvi oglasi za posao rad na izložbi Moskva, slobodna radna mjesta agencija za zapošljavanje u Moskvi, traženje posla rad na izložbi preko agencija za zapošljavanje i od izravnih poslodavaca, slobodna radna mjesta rad na izložbi sa i bez posla iskustvo. Mjesto najava o radu s nepunim radnim vremenom i radu Avito Moskva slobodnih radnih mjesta rade na izložbi od izravnih poslodavaca.

Rad u Moskvi rad na izložbi

Rad na stranici Avito Moskva rad svježa slobodna radna mjesta rad na izložbi. Na našim stranicama možete pronaći visoko plaćeni posao na izložbi. Potražite posao na izložbi u Moskvi, pogledajte slobodna radna mjesta na našem web mjestu za zapošljavanje - agregator slobodnih radnih mjesta u Moskvi.

Avito poslovi Moskva

Radni rad na izložbi na mjestu u Moskvi, slobodna radna mjesta rad na izložbi od izravnih poslodavaca Moskva. Slobodna radna mjesta u Moskvi bez radnog iskustva i visoko plaćena s radnim iskustvom. Slobodna radna mjesta na izložbi za žene.

Kako bi sudjelovanje na izložbi (sajmu) bilo što veće učinkovit alat marketinške komunikacije, tvrtka mora pažljivo planirati svoje sudjelovanje i rad na izložbenim događanjima.

Proces sudjelovanja poduzeća u radu izložbi može se uvjetno podijeliti na više međusobno povezanih i međuovisnih faza.

1. Usvajanje temeljne odluke o sudjelovanju na izložbenim događanjima samo po sebi ukazuje da je tvrtka dosegla određenu razinu u svom području djelovanja. To je prvenstveno zbog činjenice da je izložba mjesto demonstracije najboljih praksi. Malo je vjerojatno da će pomoći tvrtki koja nudi zastarjele proizvode niske kvalitete. U isto vrijeme, sudjelovanje na izložbi zahtijeva značajna ulaganja, koja si ne može priuštiti svaka tvrtka.

2. Izložbene aktivnosti moraju biti jasno definirane potrebom postizanja glavnih marketinških ciljeva poduzeća. To mogu biti:

zastupanje tvrtke i njenih proizvoda;

istraživanje tržišta;

traženje novih tržišta;

proširenje broja klijenata;

uvođenje novog proizvoda na tržište;

određivanje moguće potražnje za novim proizvodom;

traženje novih poslovnih partnera;

proučavanje ponude konkurenata;

pozicioniranje svojih proizvoda u odnosu na usluge konkurenata;

formiranje povoljnog imidža poduzeća;

izravna prodaja proizvoda i sklapanje ugovora./1/

3. Za postizanje ovih i drugih mogućih ciljeva odlučujući je odabir određene izložbe na kojoj će tvrtka sudjelovati. Napraviti ovaj izbor prilično je teško, makar samo zato što se godišnje održava ogroman broj izložbenih događanja. Učinkovito rješenje ovog pitanja olakšava temeljita analiza sa stajališta interesa i mogućnosti poduzeća sljedećih aspekata:

broj i kvaliteta sudionika i posjetitelja;

razini poslovne aktivnosti(broj i ukupna količina sklopljenih ugovora) na zadnjoj izložbi. Pritom je potrebno voditi računa o mogućim namjernim i nenamjernim iskrivljenjima objavljenih podataka;

mogućnost pružanja izložbenog prostora i usluga;

uvjeti sudjelovanja na izložbi;

izrada nacrta procjene za sudjelovanje tvrtke na izložbi i studija korespondencije troškova s ​​mogućnostima tvrtke;

konačno rješenje pitanja: sudjelovanje na kojoj od izložbi je najučinkovitije u postizanju postavljenih ciljeva./1/

4. Nakon odabira pojedine izložbe počinje pripremno i organizacijsko razdoblje. O svom sudjelovanju na izložbi turističko poduzeće prije svega obavještava organizacijski odbor izložbe odgovarajućom prijavom. Paralelno s tim rješavaju se brojna organizacijska pitanja kao što su:

razvoj koncepta i opsega sudjelovanja tvrtke na izložbi;

sastavljanje popisa izloženih proizvoda;

izbor i obuka osoblja (komercijala, servis, štanderi, prevoditelji);

izbor mogućeg posrednika (agenta) za pružanje usluga u osiguranju sudjelovanja na izložbi;

određivanje veličine potrebnog izložbenog prostora i obujma raznih materijalnih i financijskih sredstava;

izrada tematskog plana izložbe (izložbeni štand);

sklapanje sporazuma s organizacijskim odborom, prijenos plana izložbenog štanda na njega, kao i nalog za potrebna oprema i usluge./1/

Nakon rješavanja ovih pitanja, postaje moguće razviti konačnu procjenu za sudjelovanje tvrtke na izložbi. U prosjeku, trošak velikih tvrtki za sudjelovanje u izložbenim događajima iznosi 15-30% svih sredstava utrošenih na marketinške komunikacije. Tipična struktura troškova za sudjelovanje tvrtke na izložbi je sljedeća.

5. Nakon službenog otvorenja izložbe počinje najintenzivnija i ključna faza – rad tijekom njezina djelovanja. Posebnu ulogu u osiguravanju uspješnosti izložbenih aktivnosti imaju čuvari štandova - zaposlenici koji rade u javnom prostoru izložbe, na štandu tvrtke. Poželjno je da za vrijeme trajanja izložbe na štandu bude prisutan voditelj marketinga ili tvrtke. Obično se unaprijed (dan-dva unaprijed) zna da će izložbu posjetiti visoki gosti, strana izaslanstva, predstavnici tiska ili televizije (o tome se može raspitati u organizacijskom odboru izložbe). U takvim danima prisutnost menadžera na štandu može pridonijeti sklapanju ugovora, izvještavanju o aktivnostima tvrtke u tisku ili na televiziji. Voditelj ne smije davati "vrijedne" upute pratiteljima štanda u prisutnosti posjetitelja, također je neprihvatljivo održavanje sastanaka o poboljšanju rada na štandu u prisutnosti posjetitelja. Najbolje što menadžer može učiniti je promatrati i donijeti prave zaključke: koliko je stvarno izložbenog prostora potrebno za izložbe ovog tipa, koje su usluge najtraženije, kako sljedeći put organizirati rad na štandu. Osim toga, šef tvrtke može posjetiti druge izložbene štandove. To će vam pomoći da uhvatite trendove u razvoju tržišnih uvjeta, procijenite aktivnosti konkurenata, razjasnite svoju poziciju i poziciju tvrtke.

6. Nakon završetka izložbe, demontaže izložbe, mora se obavezno napraviti analiza rezultata sudjelovanja poduzeća na izložbi.

Rezultati izložbe mogu se uvjetno podijeliti u 2 skupine:

organizacijski i komercijalni./1/

Kod vođenja organizacijskih rezultata od velike pomoći može biti časopis koji se vodio tijekom pripreme i rada izložbe. Odgovaranje na pitanja svih koji su sudjelovali u pripremi i održavanju izložbe može značajno pomoći takvoj analizi:

je li odabrano mjesto za štand uspjelo?

Je li površina štanda odgovarala broju izložaka i postavljenim zadacima?

Kakve ste neugodnosti doživjeli tijekom rada?

što od dodatnih usluga i opreme naručiti od organizacijskog odbora?

Bez kojih usluga i opreme biste mogli? /1/

Popis takvih pitanja može se nastaviti ovisno o specifičnostima izložbe, svrsi sudjelovanja na njoj, značajkama ponuđenih proizvoda itd.

Komercijalni rezultati odnose se na objektivne pokazatelje (broj posjetitelja koji su razgledali izložbu tvrtke, obujam sklopljenih ugovora, broj podijeljenih promidžbenih informativnih materijala i sl.).

Sudjelovanje putničke tvrtke u radu izložbi može se uvjetno podijeliti u više međusobno povezanih i međuovisnih faza:

• 1. Donošenje temeljne odluke o sudjelovanju u izložbenim događanjima.
• 2. Definicija svrhe sudjelovanja tvrtke u izložbenim akcijama.
• 3. Odabir određene izložbe na kojoj će tvrtka sudjelovati.
• 4. Pripremno i organizacijsko razdoblje.
• 5. Rad tijekom funkcioniranja izložbe.
• 6. Analiza rezultata sudjelovanja poduzeća na izložbi.

Donošenje temeljne odluke o sudjelovanju u izložbenim događanjima samo po sebi ukazuje na postignuće turističke tvrtke, određena razina u svom području djelovanja. To je prvenstveno zbog činjenice da je izložba mjesto demonstracije najboljih praksi. Malo je vjerojatno da će pomoći tvrtki koja nudi zastarjele turističke proizvode niske kvalitete. U isto vrijeme, sudjelovanje na izložbi zahtijeva značajna ulaganja, koja si ne može priuštiti svako turističko poduzeće.

Izložbena djelatnost treba biti jasno definirana potrebom postizanja glavnih marketinških ciljeva turističkog poduzeća. To mogu biti:

• *zastupanje tvrtke i njenih proizvoda;
• * proučavanje prodajnih tržišta;
• *traženje novih tržišta;
• * proširenje broja klijenata;
• * uvođenje novog proizvoda na tržište;
• * određivanje moguće potražnje za novim proizvodom;
• *traženje novih poslovnih partnera;
• * proučavanje ponude konkurenata;
• * pozicioniranje svojih proizvoda u odnosu na konkurente;
• * formiranje povoljnog imidža poduzeća;
• *Izravni marketing proizvoda i sklapanje ugovora.

Za postizanje željenog rezultata potrebno je, paralelno s definiranjem ciljeva, postaviti parametre svakog od njih posebno, i to:

• *sadržaj (npr. jednostavno upoznavanje ili neposredno sklapanje ugovora);
• *ljestvica (željeni stupanj njegove implementacije, npr. povećanje kontakata s novim posjetiteljima za 25% u odnosu na prethodno sudjelovanje);
• * trajanje djelovanja (razdoblje tijekom kojeg se cilj mora postići).

Takvo pojašnjenje svakog cilja pomaže u preciziranju sredstava za njegovo postizanje, a također olakšava praćenje rezultata sudjelovanja turističke tvrtke na izložbi.

Za postizanje ovih i drugih mogućih ciljeva odlučujući je izbor određene izložbe na kojoj će turistička tvrtka sudjelovati. Napraviti ovaj izbor nije lako, makar samo zato što se godišnje održava ogroman broj izložbenih događanja. Učinkovitom rješenju ovog pitanja pomaže temeljita analiza sa stajališta interesa i mogućnosti turističkog poduzeća sljedećih okolnosti:

• *vrijeme i mjesto održavanja izložbe;
• * autoritet izložbe;
• *brojčani i kvalitativni sastav sudionika i posjetitelja;
• *razina poslovne aktivnosti (broj i ukupna količina sklopljenih ugovora) na zadnjoj izložbi. Pritom je potrebno voditi računa o mogućim namjernim i nenamjernim iskrivljenjima objavljenih podataka;
• *mogućnosti pružanja izložbenog prostora i usluga;
• * uvjeti sudjelovanja na izložbi;
• *izrada nacrta procjene za sudjelovanje tvrtke na izložbi i studija korespondencije troškova s ​​mogućnostima tvrtke.

Analiza ovih okolnosti dovodi do konačne odluke o tome, sudjelovanje na kojoj od izložbi je najučinkovitije u postizanju postavljenih ciljeva.

Tvrtka može sudjelovati na sajmovima i izložbama te drugim sličnim događanjima različiti putevi: u zemlji ili inozemstvu, kao samostalni izlagač ili u sklopu skupnog sudjelovanja (npr. skupni nacionalni štand). Način sudjelovanja određuje način pripreme, organizaciju, proračun, a često i krajnji rezultat.

Iskustvo pokazuje da je na inozemnim izložbama i sajmovima najučinkovitiji rad na zbirnim nacionalnim štandovima, koji maksimalno privlače potencijalne partnere i kupce. Racionalnije je raditi s organizatorima jedinstvenih izložbi, koji vode pregovore s organizatorima, dobivaju informativne materijale iz preliminarnih kataloga i sl.

Na većini izložbi minimalna površina štanda je 9-12 m 2, a za punopravni rad dovoljno je 4-6 m 2, koji se može naručiti samo na zajedničkom štandu. Istovremeno, konsolidirajuće društvo preuzima rizik i troškove ugovaranja avansa za izložbeni prostor, oslobađajući toga društva izlagače. Također je važno da izložbena tvrtka organizira pripremu rada svojih izlagača uoči izložbe. Stoga sudionici kolektivnog štanda ne ulažu dodatne napore u pripremne radove.

Unatoč ozbiljnim prednostima kolektivnog sudjelovanja na izložbama, za određenu turističku tvrtku ono ima niz negativni aspekti, a glavni su:

• *nedovoljno ispoljavanje individualnosti izlagača;
• * slabljenje osjećaja odgovornosti (nepotpuna priprema);
• *opuštajući učinak na razvoj inicijativa samosudjelovanja u budućnosti;
• *Nedovoljno stečeno organizacijsko iskustvo u sudjelovanju na izložbenim događanjima.

Ipak, bez obzira na pozitivne i negativne aspekte, nedvojben je značajan doprinos skupnih nacionalnih štandova (pod uvjetom da su profesionalno organizirani) promociji nacionalnog turističkog proizvoda i podizanju imidža zemlje.

Nakon odabira pojedine izložbe počinje pripremno i organizacijsko razdoblje. Prije svega, putnička tvrtka podnosi odgovarajuću prijavu kojom obavještava organizacijski odbor izložbe o svom sudjelovanju na njoj. Paralelno s tim, rješavaju se brojna organizacijska pitanja:

• *razvoj koncepta i opsega sudjelovanja poduzeća na izložbi;
• * izrada popisa izloženih proizvoda;
• *odabir i obuka osoblja (komercijala, servis, stajanci, prevoditelji);
• *izrada planova komercijalnog rada, promidžbenih i protokolarnih događanja;
• *odabir mogućeg posrednika (agenta) za pružanje usluga u osiguranju sudjelovanja na izložbi;
• *određivanje veličine potrebnog izložbenog prostora i obujma raznih materijalnih i financijskih sredstava;
• * izbor i izrada promidžbenih i informativnih materijala;
• *izrada tematskog plana izložbe (izložbenog štanda);
• * sklapanje ugovora s organizacijskim odborom, prijenos nacrta izložbenog štanda i narudžbe potrebne opreme i usluga za isti.

Nakon rješavanja ovih pitanja, postaje moguće razviti konačnu procjenu za sudjelovanje tvrtke na izložbi. U prosjeku, trošak velikih tvrtki za sudjelovanje na izložbama iznosi 15 - 30% svih sredstava utrošenih na marketinške komunikacije. Tipična struktura troškova za sudjelovanje tvrtke na izložbi izgleda otprilike ovako:

U pripremnoj fazi veliki značaj nalazi se u prilogu oglasa za sudjelovanje, a koji predviđa:

• * uvrštenje tvrtke u službeni katalog izložbe (sajma), za što je potrebno pravovremeno izdati posebnu prijavu;
• * objave u časopisima namijenjene ciljanim skupinama posjetitelja;
• * distribucija faksova i pisama s pozivom na posjet štandu tvrtkama, u kontaktima s kojima je turistička tvrtka zainteresirana.

Povoljan dojam ostavlja se slanjem pojedinačnih pozivnica ili nominalnih pozivnica partnerima i zainteresiranim klijentima. Mora se voditi računa o pisanju imena, naslova i adresa pozvanih osoba. Ako su među gostima službene osobe, preporučljivo je uz pozivnicu priložiti zasebno pismo. Posebno se cijene ulaznice koje izlagačima osigurava uprava izložbe. To se objašnjava ne samo činjenicom da su oni koji su ih primili oslobođeni ulaznice, već i činjenicom da odgovarajuću gestu izlagača koji je poslao propusnicu gosti smatraju manifestacijom posebne pažnje prema njima.

Jednako je važno unaprijed planirati vlastite prezentacije, press konferencije, "okrugle stolove" uključiti ih u program popratnih događanja izložbe.

S obzirom da procedura pripreme za izložbu traje dosta dugo (od 20 do 52 tjedna), bitno je izraditi raspored aktivnosti s jasnim definiranjem rokova.

Bez takvih rasporeda nemoguće je koordinirati pojedine akcije, pratiti njihovu provedbu i pravodobno izvršiti potrebne promjene.

Nakon službenog otvorenja izložbe počinje najintenzivnija i ključna faza – rad tijekom njezina djelovanja. Posebnu ulogu u osiguravanju uspjeha u izložbenoj djelatnosti imaju pratitelji štandova - zaposlenici koji rade u javnom prostoru izložbe, na štandu tvrtke (za detalje vidi stavak 9.4). Dešava se da jedan stručnjak bude raspoređen za rad na štandu. Takva štednja je skupa: čim ode radno mjesto dok potencijalni kupci i poslovni partneri prolaze -- do konkurenta. Na štandu moraju raditi najmanje dva stručnjaka. Druga je krajnost kada iz tvrtke na izložbu dolazi nekoliko ljudi čiji rad nije unaprijed planiran i organiziran.

Poželjno je prisustvo voditelja turističke agencije na štandu tijekom trajanja izložbe. Ukoliko nije moguće biti prisutan tijekom cijelog radnog dana, preporučljivo je na štand postaviti raspored dana i sati rada voditelja.

Obično se unaprijed (dan-dva unaprijed) zna da će izložbu posjetiti visoki gosti, strana izaslanstva, predstavnici tiska ili televizije (o tome se može raspitati u organizacijskom odboru izložbe). U takvim danima prisutnost menadžera na štandu može pridonijeti sklapanju unosnih ugovora, izvještavanju o aktivnostima tvrtke u tisku ili na televiziji.

Glava ne bi trebala grditi ili dati?Vrijedni? Upute za voditelje štanda, također je neprihvatljivo održavanje sastanaka o poboljšanju rada na štandu tijekom izložbe, u prisutnosti posjetitelja.

Najbolje što menadžer može učiniti je promatrati i donijeti prave zaključke: koliko je stvarno izložbenog prostora potrebno za izložbe ovog tipa, koje su usluge najtraženije, kako sljedeći put organizirati rad na štandu, tko od stručnjaka je najprikladniji za rad tijekom izložbe.

Osim toga, voditelj putničke tvrtke može posjetiti druge izložbene štandove. To će vam pomoći da uhvatite trendove u razvoju tržišnih uvjeta, procijenite aktivnosti konkurenata, razjasnite svoju poziciju i poziciju tvrtke.

Nakon završetka izložbe i demontaže ekspozicije mora se obavezno napraviti analiza rezultata sudjelovanja poduzeća na izložbi.

Rezultati izložbe mogu se podijeliti u dvije skupine:

• * organizacijski;
• *komercijalni.

Prilikom zbrajanja organizacijskih rezultata od velike pomoći može biti časopis koji je preporučljivo voditi tijekom pripreme i rada izložbe. Takvoj analizi uvelike mogu pomoći odgovori svih koji su sudjelovali u pripremi i održavanju izložbe na sljedeća pitanja:

• *Jesu li mjesto za štand i njegov izgled dobro odabrani?
• *Je li površina štanda odgovarala broju izložaka i postavljenim zadacima?
• *Koje ste neugodnosti doživjeli tijekom rada?
• *Koje usluge i opremu je trebalo dodatno naručiti od Organizacijskog odbora?
• *Bez kojih usluga i opreme biste mogli?

Popis takvih pitanja može se nastaviti ovisno o specifičnostima izložbe, svrsi sudjelovanja na njoj, značajkama ponuđenih proizvoda itd.

Komercijalni rezultati odnose se na objektivne pokazatelje (broj posjetitelja koji su razgledali izložbu tvrtke, obujam sklopljenih ugovora, broj distribuiranih promidžbenih i informativnih materijala i dr.).

Sumiranje organizacijskih i komercijalnih rezultata omogućuje nam izvlačenje određenih zaključaka o učinkovitosti sudjelovanja na izložbi. Nažalost, ne postoji način mjerenja rezultata koji se odnosi na sva sudjelovanja i koji je univerzalno prihvaćen. Moguće je samo utvrditi u kojoj je mjeri svaki cilj sudjelovanja pojedinačno postignut.

Jedna od najčešćih pogrešaka u sumiranju rezultata sudjelovanja na izložbi je da se zaključci izlagača donose neposredno nakon zatvaranja izložbe. Time se zanemaruje mogućnost sklapanja tzv. postizložbenih ugovora. Izložba? životi? mnogo mjeseci nakon njegovog zatvaranja, tijekom kojih se neki u početku naizgled beznačajni kontakt može razviti u veliki komercijalni odnos, i obrnuto.

Nezadovoljavajući stupanj ostvarenja ciljeva ne bi trebao biti razlog za razočaranje, već lansirna rampa za dubinsko proučavanje uzroka i uvjeta koji su ga uzrokovali.

Kako bi sudjelovanje na sajmu bilo najučinkovitije sredstvo tržišnog komuniciranja, turistička tvrtka mora posebno pažljivo planirati svoje sudjelovanje i rad na događaju.

Sudjelovanje turističkog poduzeća na izložbi može se podijeliti u nekoliko međusobno povezanih i međuovisnih faza:

Donošenje temeljne odluke o sudjelovanju u izložbenim događanjima

Određivanje ciljeva sudjelovanja na izložbi

Odabir određene izložbe

Pripremno i organizacijsko razdoblje

Rad tijekom izložbe

Analiza rezultata sudjelovanja tvrtke na izložbi

Pozitivnim odgovorom na pitanje, sudjelovati ili ne sudjelovati na događaju, započinje sudjelovanje tvrtke u izložbenom procesu. Pogrešna odluka često predodređuje neuspjeh, unatoč visokom stručnom radu osoblja. Da biste to izbjegli, trebali biste: prvo, jasno znati što možete dobiti izlaganjem; drugo, detaljno analizirati i vanjsku i unutarnju konjunkturu.

Donošenje temeljne odluke o sudjelovanju na izložbi samo po sebi ukazuje na to da je tvrtka dosegla određenu razinu u svom području djelovanja, štoviše, sudjelovanje na izložbi zahtijeva značajna ulaganja, što si ne može priuštiti svako turističko poduzeće.

Aktivnosti tvrtke na sajmu trebale bi biti jasno definirane potrebom postizanja glavnih marketinških ciljeva, a to mogu biti:

Predstavljanje tvrtke i njenih proizvoda

Sposobnost dosezanja ciljane publike

Povećanje razine svijesti postojećih i potencijalnih potrošača

Identifikacija i poticanje potreba kupaca.

Proširenje broja klijenata

Istraživanje tržišta i traženje novih tržišta

Uvođenje novog proizvoda na tržište i utvrđivanje moguće potražnje za novim proizvodom

Potraga za novim poslovnim partnerima

Proučavanje ponude konkurenata

Pozicioniranje vaših proizvoda u odnosu na konkurenciju

Formiranje povoljnog imidža poduzeća

Izravni marketing proizvoda i sklapanje ugovora

Za postizanje željenog rezultata za svaki od ciljeva potrebno je postaviti ljestvicu, tj. željeni stupanj ostvarenja cilja (primjerice: povećanje kontakata s novim posjetiteljima za 25% u odnosu na prethodni događaj), kao i trajanje cilja – razdoblje tijekom kojeg se cilj mora postići.

Pojašnjenje cilja pomaže u preciziranju sredstava za njegovo postizanje i olakšava kontrolu rezultata sudjelovanja na izložbi.

Analiza tržišta uključuje sljedeće parametre:

kvaliteta i količina proizvoda;

dostupnost sredstava i odgovarajućih ljudskih resursa;

mogućnost osiguravanja potrebnog izložbenog prostora;

ponašanje glavnih konkurenata;

politička i ekonomska situacija itd.

Istovremeno, pozitivan odgovor na pitanje sudjelovati ili uopće ne sudjelovati predodređen je dvama faktorima: eksponencijalnošću (sklonošću sudjelovanju na izložbama i sajmovima) poduzeća u industriji u kojoj vaša tvrtka posluje (tj. na primjer, poduzeća za sirovine nisu posebno eksponencijalna) i izložbena aktivnost konkurenata.

Za odabir konkretnog izložbenog događaja, čije je sudjelovanje najučinkovitije za postizanje prethodno definiranih marketinških ciljeva, potrebno je provesti temeljitu analizu sljedećih okolnosti sa stajališta interesa i mogućnosti poduzeća:

Vrijeme i mjesto održavanja izložbe

Brojčani i kvalitativni sastav sudionika i posjetitelja

Razina poslovne aktivnosti (broj i ukupna količina sklopljenih ugovora) na posljednjoj izložbi

Mogućnosti pružanja izložbenog prostora i usluga

Uvjeti za sudjelovanje na izložbi

Usklađenost procijenjenih troškova sudjelovanja na ovoj izložbi s mogućnostima tvrtke

Iskustvo pokazuje da nisu svi naši poduzetnici razvili ispravnu hijerarhiju ovih kriterija za procjenu eksponencijalnih mogućnosti izložbe (sajma). Mnogi od njih primarno su zabrinuti zbog cijene sudjelovanja ili prestiža, dok su oni sekundarni.

Orijentacija na potrošača podrazumijeva da su glavne informacije koje je potrebno prikupiti o nadolazećoj izložbi kvalitativne i kvantitativne informacije o posjetiteljima, kao i izlagačima (među kojima posebnu pozornost treba obratiti na konkurentske tvrtke)

Ovi podaci zahtijevaju najpažljiviju provjeru, jer je velika vjerojatnost da će organizatori pokušati ispuniti samo želje. Da biste to izbjegli, skupljajte što je više moguće pune informacije o organizatorima (osobito ako se akcija održava prvi put) i dinamici razvoja same izložbe (npr. raste li broj sudionika iz godine u godinu ili ne).

Mnoge tvrtke sudjeluju na izložbama, kako kažu, "na kotačima" (jučer sam dobio poziv faksom - danas sam već na izložbi). To naravno dovodi do svih vrsta "probijanja".

Plan sudjelovanja na izložbama mora izraditi odjel za oglašavanje (ili drugi odjel odgovoran za ovaj sektor rada) najmanje godinu dana. A pripreme za glavne događaje, u kojima je nemoguće ne sudjelovati, moraju se provoditi unaprijed i sustavno. (Jedina iznimka ovdje su nova izlaganja.)

Načini pripreme, organizacije, troškovnik, a često i konačni rezultat sudjelovanja na izložbi ovise o načinu ili obliku sudjelovanja: turističko poduzeće može nastupiti kao samostalni izlagač ili kao dio skupnog sudjelovanja.

Iskustvo pokazuje da je grupno sudjelovanje najučinkovitije na inozemnim izložbama i sajmovima; rad na skupnim nacionalnim štandovima koji maksimalno privlače pažnju potencijalnih partnera i kupaca.

Rad na zajedničkom štandu oslobađa izlagače dijela pripremnih radnji, budući da organizator pojedinog izlaganja - objedinjujuće društvo - preuzima na sebe pregovore s organizatorima izložbe, pribavljanje informativnih materijala, preliminarnih kataloga, kao i rizik te troškove organizacije akontacije izložbenog prostora.

Unatoč ozbiljnim prednostima kolektivnog sudjelovanja na izložbama, za određenu turističku tvrtku ima i niz negativnih aspekata:

Nedostatak prikaza osobnosti izlagača

Slabljenje osjećaja samoodgovornosti za rezultate izložbe za tvrtku

Nedovoljna akumulacija organizacijskog iskustva u sudjelovanju na izložbama i slabljenje vlastite inicijative

Dakle, prije nego što odlučite o obliku sudjelovanja u izložbenom događaju, potrebno je pažljivo odvagnuti sve prednosti i mane za poduzeće, uzimajući u obzir specifičnu situaciju.

Ipak, nema dvojbe o značajnom doprinosu skupnih nacionalnih štandova u promicanju nacionalnog turističkog proizvoda i podizanju imidža zemlje/regije/destinacije, pod uvjetom da su ti štandovi profesionalno organizirani.

Nakon utvrđivanja konkretne izložbe, tvrtka započinje organizacijske i pripremne radnje koje, osim podnošenja prijave za sudjelovanje na izložbi, uključuju rješavanje sljedećih organizacijskih pitanja:

Razvoj koncepta i opsega sudjelovanja tvrtke na izložbi

Izrada popisa izloženih proizvoda

Odabir i obuka komercijalnog, uslužnog osoblja, čuvara štanda, prevoditelja i dr.

Određivanje veličine potrebnog izložbenog prostora i obujma raznih materijalnih i financijskih sredstava

Izrada tematskog plana za izlaganje - tj. izložbeni štand

Sklapanje ugovora s organizacijskim odborom izložbe i prijenos na njega plana izložbenog štanda i narudžbe potrebne opreme i usluga.

Nakon rješavanja gore navedenih pitanja, postaje moguće razviti konačnu procjenu za sudjelovanje tvrtke na izložbi. U prosjeku, troškovi velikih tvrtki za sudjelovanje na izložbenim događanjima iznose 15 - 30% svih sredstava izdvojenih za oglašavanje i marketinške komunikacije. Tipična struktura troškova za sudjelovanje na izložbi prikazana je na sl. 2.

Riža. 2.

U pripremnoj fazi velika se važnost pridaje oglašavanju sudjelovanja, koje predviđa aktivnosti kao što su:

Uključivanje tvrtke u službeni katalog izložbe / sajma - za to se podnosi posebna prijava

Objave u časopisima namijenjene ciljanim skupinama posjetitelja

Distribucija pojedinačnih pozivnica i nominalnih pozivnica partnerima i zainteresiranim klijentima. Posebno povoljan dojam ostavljaju ulaznice koje izlagačima osigurava uprava izložbe kao izraz posebne pažnje prema gostima

Jednako je važno unaprijed planirati vlastite prezentacije, press konferencije, okrugle stolove, uključiti ih u program popratnih događanja izložbe.

S obzirom da priprema za izložbu traje značajno razdoblje - od 20 do 52 tjedna, izuzetno je važno razviti raspored aktivnosti s jasnim definiranjem vremena svakog događaja. Takvi su rasporedi prijeko potrebni kako bi se osigurala koordinacija pojedinih akcija, praćenje njihove provedbe i pravovremene izmjene, što postaje nemoguće ako sve pripreme za izložbu ostavite za zadnji trenutak.

Nakon službenog otvorenja izložbe kreće najodgovornija i najstresnija faza – sam rad tijekom funkcioniranja izložbe. Izuzetnu ulogu u osiguranju uspješnosti izlagačke djelatnosti imaju čuvari štandova – zaposlenici koji rade u javnom prostoru izlaganja, na štandu tvrtke. O radu osoblja i menadžera putničke tvrtke na izložbi detaljnije se govori u sljedećim odlomcima.