Hlavné fázy prípravy a účasti spoločnosti na práci veľtrhov (výstav)

Účasť spoločnosti na práci na konkrétnom veľtrhu alebo výstave si vyžaduje určité náklady a v konečnom dôsledku môže priniesť nielen pozitívny výsledok, ale priniesť aj určité straty, či dokonca vytvoriť negatívny názor na spoločnosť a jej produkt. Aby sa tomu zabránilo, je potrebné starostlivo zdôvodniť množstvo rozhodnutí manažmentu, ktorých realizácia by mala zabezpečiť efektívnu účasť na práci každého konkrétneho veľtrhu alebo výstavy.

V prvom rade je potrebné nájsť podložené riešenia nasledujúcich hlavných problémov:

určiť účelnosť účasti spoločnosti na konkrétnom veľtrhu alebo výstave;

Poskytovať kvalitný tréning zúčastniť sa na vybranom veľtrhu alebo výstave;

Na správnej úrovni organizovať prácu personálu veľtrhu alebo výstavy;

Zhrňte účasť na konkrétnom podujatí a vytvorte vhodné marketingové riešenia.

Vo všeobecnosti možno prípravu a účasť na práci veľtrhov a výstav znázorniť ako proces, ktorý zahŕňa nasledujúce kroky (obr. 9.1).

Ryža. 9.1. Hlavné fázy prípravy a účasti spoločnosti na práci veľtrhov (výstav)

Etapa rozhodovanie o účasti spoločnosti na práci veľtrhu (výstavy) rozdelené do nasledujúcich etáp :

1. Definícia účelov účasti firmy na veľtrhu (výstave).

Základné cieľúčasť spoločnosti na práci veľtrhu (výstavy) má zabezpečiť efektívnu podnikateľskú činnosť z dlhodobého hľadiska. Tento cieľ a jeho dosiahnutie by mali byť podriadené cieľu nižšej úrovne, najmä cieľu implementácie marketingového mixu.

2. Výber výstavy (veľtrhu), na ktorej sa podnik zúčastní.

Na výber správneho veľtrhu (výstavy) pre účasť by spoločnosť mala vykonať marketingový prieskum.

3. Výber spôsobu účasti na veľtrhu (výstave).

Sú nasledujúce formulárovúčasť na výstave (veľtrhu):

Individuálna účasť na osobnom stánku;

Spoločná účasť na kolektívnom stánku;

Obchodná cesta.

4. Určenie finančných prostriedkov na účasť na veľtrhu (výstave).

Finančné prostriedky pridelené firmou na účasť na práci na konkrétnom veľtrhu alebo výstave musia byť primerané a dostatočné na dosiahnutie formulovaných cieľov.

Zapnuté prípravná fáza je potrebné vypracovať plán práce, ktorý definuje všetky činnosti v jasnej časovej nadväznosti a zohľadňuje čas na ich realizáciu. O účasti podniku na výstave je tiež potrebné informovať organizačný výbor výstavy (veľtrhu) podaním príslušnej prihlášky.

Fáza účasti na práci veľtrhu (výstava) je najstresujúcejšie a najzodpovednejšie obdobie.

Osobitnú úlohu pri zabezpečovaní úspechu z účasti spoločnosti na prácach veľtrhu (výstavy) má stánok a stánok.

Stáť - ide o miniatúrny obrázok vystavujúcej spoločnosti.

Stojan má tri funkčné diely:

- výstavná plocha;

Miesta na rokovania;

Úžitkové miestnosti.

Sú nasledujúce typy stojanov:

A) stojany umiestnené v v interiéri:

Postavte sa do radu;

rohový stojan;

stojan na hlavu;

Blokový stojan;

b) vonkajšie stánky.

Stojany - ide o zamestnancov pracujúcich vo verejnom priestore expozície, v stánku podniku.

Zapnuté etapa zhrňujúca výsledky účasti na veľtrhu (výstave) o jej efektívnosti rozhoduje firma.

Hlavná dôvody neúspešnej účasti v práci jednotlivých činností sú:

Ciele účasti firiem na práci veľtrhu alebo výstavy nie sú dostatočne konkrétne formulované. To je typické pre približne 40 % vystavujúcich spoločností;

Expozícia spoločnosti nie je prezentovaná a navrhnutá na správnej úrovni;

Potenciálni návštevníci veľtrhu alebo výstavy nevedeli o účasti spoločnosti na práci na tomto podujatí. Približne 80 % vystavujúcich firiem nepropaguje svoju expozíciu pred začiatkom veľtrhu alebo výstavy;

Personál firiem vystavovateľov nie je riadne vyškolený. Štúdie ukazujú, že viac ako polovica všetkých vystavovateľov neposkytuje školenie personálu pracujúcemu na veľtrhoch alebo výstavách;

Nedostatočná pozornosť na veľtrhoch či výstavách sa nevenuje marketingovému prieskumu existujúcich problémov;

Analýza účasti spoločnosti na práci každého konkrétneho veľtrhu alebo výstavy nie je dostatočne podložená. Prebiehajúce štúdie zároveň ukazujú, že len jedna z piatich firiem využíva výsledky takejto analýzy vo svojej ďalšej práci.

Práca na výstave voľné pracovné miesta na výstave v Moskve. Voľné pracovné miesta na výstave od priameho zamestnávateľa v Moskve pracovné inzeráty práca na výstave Moskva, voľné miesta personálnych agentúr v Moskve, hľadanie práce na výstave cez personálne agentúry a od priamych zamestnávateľov, voľné pracovné miesta na výstave s prácou a bez práce skúsenosti. Stránka oznamov o práci na čiastočný úväzok ao práci Avito Moskva pracovné miesta pracujú na výstave od priamych zamestnávateľov.

Práca v Moskve práca na výstave

Práce na stavbe Avito Moskva práce čerstvé voľné pracovné miesta na výstave. Na našej stránke nájdete vysoko platenú prácu na výstave. Hľadajte prácu na výstave v Moskve, prezrite si voľné pracovné miesta na našej pracovnej stránke - agregátor voľných pracovných miest v Moskve.

Avito pracuje v Moskve

Práca na výstave na mieste v Moskve, voľné pracovné miesta na výstave od priamych zamestnávateľov v Moskve. Voľné pracovné miesta v Moskve bez pracovných skúseností a vysoko platené s pracovnými skúsenosťami. Voľné pracovné miesta na výstave pre ženy.

Aby bola účasť na výstave (veľtrhu) väčšia efektívny nástroj marketingovej komunikácie musí firma svoju účasť a pôsobenie na výstavných podujatiach dôkladne plánovať.

Proces účasti spoločnosti na výstavnej činnosti možno podmienečne rozdeliť do niekoľkých vzájomne súvisiacich a vzájomne závislých etáp.

1. Prijatie zásadného rozhodnutia o účasti na výstavných podujatiach samo o sebe naznačuje, že spoločnosť dosiahla určitú úroveň v oblasti svojej činnosti. Je to spôsobené predovšetkým tým, že výstava je miestom na demonštráciu osvedčených postupov. Je nepravdepodobné, že pomôže spoločnosti, ktorá ponúka zastarané produkty nízkej kvality. Účasť na výstave si zároveň vyžaduje značné investície, ktoré si nie každá firma môže dovoliť.

2. Výstavné aktivity musia byť jasne definované potrebou dosiahnuť hlavné marketingové ciele podniku. Môžu to byť:

reprezentácia spoločnosti a jej produktov;

prieskum trhu;

hľadanie nových trhov;

rozšírenie počtu klientov;

uvedenie nového produktu na trh;

určenie možného dopytu po novom produkte;

hľadanie nových obchodných partnerov;

štúdium ponuky konkurentov;

umiestnenie ich produktov vo vzťahu k službám konkurentov;

vytváranie priaznivého imidžu spoločnosti;

priamy predaj produktov a uzatváranie zmlúv./1/

3. Pre dosiahnutie týchto a ďalších možných cieľov je rozhodujúci výber konkrétnej výstavy, ktorej sa firma zúčastní. Urobiť tento výber je dosť ťažké, už len preto, že sa ročne koná obrovské množstvo výstavných podujatí. Efektívne riešenie tohto problému je uľahčené dôkladnou analýzou z hľadiska záujmov a možností podniku v nasledujúcich aspektoch:

počet a kvalita účastníkov a návštevníkov;

úrovni obchodná činnosť(počet a celkový objem uzatvorených zmlúv) na poslednej výstave. Zároveň je potrebné brať do úvahy možné úmyselné a neúmyselné skreslenie zverejňovaných údajov;

možnosť poskytovania výstavných priestorov a služieb;

podmienky účasti na výstave;

vypracovanie návrhu odhadu účasti spoločnosti na výstave a štúdium súladu nákladov so schopnosťami spoločnosti;

konečné riešenie otázky: účasť na ktorej z výstav je najefektívnejšia pri dosahovaní stanovených cieľov./1/

4. Po vykonaní výberu v prospech konkrétnej výstavy začína prípravné a organizačné obdobie. Turistická spoločnosť v prvom rade informuje organizačný výbor výstavy o svojej účasti na nej podaním príslušnej prihlášky. Paralelne s tým sa rieši množstvo organizačných problémov, ako napr.

vypracovanie koncepcie a rozsahu účasti spoločnosti na výstave;

zostavenie zoznamu vystavených produktov;

výber a školenie personálu (obchodný, servisný, stánkový personál, prekladatelia);

výber možného sprostredkovateľa (agenta) poskytujúceho služby pri zabezpečovaní účasti na výstave;

určenie veľkosti požadovanej výstavnej plochy a objemu rôznych materiálnych a finančných zdrojov;

vypracovanie tematického plánu expozície (výstavného stánku);

uzatvorenie zmluvy s organizačným výborom, prevod plánu výstavnej expozície naň, ako aj objednávka na potrebné vybavenie a služby./1/

Po vyriešení týchto problémov je možné vypracovať konečný odhad účasti spoločnosti na výstave. Náklady veľkých spoločností na účasť na výstavných podujatiach predstavujú v priemere 15 – 30 % všetkých prostriedkov vynaložených na marketingovú komunikáciu. Typická štruktúra nákladov na účasť spoločnosti na výstave je nasledovná.

5. Po oficiálnom otvorení výstavy sa začína najintenzívnejšia a najkľúčovejšia etapa – práce počas jej prevádzky. Osobitnú úlohu pri zabezpečovaní úspechu vo výstavnej činnosti má obsluha stánku - zamestnanci pracujúci vo verejnom priestore expozície, v stánku spoločnosti. Je žiaduce, aby počas výstavy bol v stánku prítomný vedúci marketingového oddelenia alebo spoločnosti. Zvyčajne sa vopred (deň alebo dva vopred) dozvie, že výstavu navštívia vysokí hostia, zahraničné delegácie, zástupcovia tlače alebo televízie (možno sa informovať u organizačného výboru výstavy). V takýchto dňoch môže prítomnosť manažéra v stánku prispieť k uzatváraniu zmlúv, spravodajstvu o činnosti firmy v tlači či televízii. Manažér nesmie dávať „hodnotné“ pokyny obsluhe stánku v prítomnosti návštevníkov, rovnako je neprijateľné organizovať porady o zlepšení práce v stánku v prítomnosti návštevníkov. Najlepšie, čo môže manažér urobiť, je pozorovať a vyvodzovať správne závery: koľko výstavnej plochy skutočne treba na výstavy tohto typu, aké služby sú najviac žiadané, ako si nabudúce zorganizovať prácu v stánku. Okrem toho môže šéf spoločnosti navštíviť ďalšie výstavné stánky. Pomôže to zachytiť trendy vo vývoji trhových podmienok, zhodnotiť aktivity konkurentov, ujasniť si vlastnú pozíciu a postavenie firmy.

6. Po ukončení výstavy, demontáže expozície musí byť bezpodmienečne vykonaná analýza výsledkov účasti firmy na výstave.

Výsledky výstavy možno podmienečne rozdeliť do 2 skupín:

organizačné a obchodné./1/

Pri organizačných výsledkoch môže veľmi pomôcť časopis, ktorý bol vedený pri príprave a práci výstavy. K takejto analýze môže výrazne napomôcť zodpovedanie otázok všetkých, ktorí sa podieľali na príprave a konaní výstavy:

bolo vybrané miesto pre stánok úspešné?

Zodpovedala plocha stánku počtu exponátov a stanoveným úlohám?

Aké nepríjemnosti ste zažili pri práci?

čo je potrebné objednať u organizačného výboru medzi doplnkovými službami a vybavením?

Bez akých služieb a vybavenia by ste sa nezaobišli? /1/

Zoznam takýchto otázok môže pokračovať v závislosti od špecifík výstavy, účelu účasti na nej, vlastností ponúkaných produktov atď.

Obchodné výsledky sa týkajú objektívnych ukazovateľov (počet návštevníkov, ktorí si prezreli expozíciu spoločnosti, objem uzatvorených zmlúv, počet distribuovaných propagačných informačných materiálov a pod.).

Účasť cestovnej kancelárie na výstavách možno podmienečne rozdeliť do niekoľkých vzájomne súvisiacich a vzájomne závislých etáp:

• 1. Zásadné rozhodnutie o účasti na výstavných podujatiach.
• 2. Vymedzenie účelov účasti firmy na výstavných akciách.
• 3. Výber konkrétnej výstavy, na ktorej sa firma zúčastní.
• 4. Prípravné a organizačné obdobie.
• 5. Práca počas fungovania výstavy.
• 6. Analýza výsledkov účasti spoločnosti na výstave.

Prijatie zásadného rozhodnutia zúčastniť sa na výstavných podujatiach samo o sebe naznačuje úspech cestovnej kancelárie, určitú úroveň v oblasti ich činnosti. Je to spôsobené predovšetkým tým, že výstava je miestom na demonštráciu osvedčených postupov. Spoločnosti, ktorá ponúka zastarané produkty cestovného ruchu nízkej kvality, to pravdepodobne nepomôže. Účasť na výstave si zároveň vyžaduje značné investície, ktoré si nie každý turistický podnik môže dovoliť.

Výstavná činnosť by mala byť jasne definovaná potrebou dosiahnuť hlavné marketingové ciele turistického podniku. Môžu to byť:

• *reprezentácia spoločnosti a jej produktov;
• * štúdium predajných trhov;
• *vyhľadávanie nových trhov;
• * rozšírenie počtu klientov;
• * uvedenie nového produktu na trh;
• * určenie možného dopytu po novom produkte;
• *hľadanie nových obchodných partnerov;
• * štúdium ponuky konkurentov;
• * umiestnenie ich produktov v porovnaní s konkurenciou;
• * vytváranie priaznivého imidžu spoločnosti;
• *Priamy marketing produktov a uzatváranie zmlúv.

Na dosiahnutie požadovaného výsledku je potrebné súbežne s definovaním cieľov nastaviť parametre každého z nich samostatne, a to:

• *obsah (napríklad jednoduché zoznámenie alebo priame uzavretie zmluvy);
• *škála (žiaduca miera jej realizácie, napr. zvýšenie kontaktov s novými návštevníkmi o 25 % oproti predchádzajúcej účasti);
• * trvanie akcie (obdobie, počas ktorého musí byť cieľ dosiahnutý).

Takéto objasnenie každého cieľa pomáha špecifikovať prostriedky na jeho dosiahnutie a tiež uľahčuje kontrolu výsledkov účasti cestovnej kancelárie na výstave.

Pre dosiahnutie týchto a ďalších možných cieľov je rozhodujúci výber konkrétnej výstavy, na ktorej sa cestovná kancelária zúčastní. Tento výber nie je jednoduchý, už len preto, že sa každoročne koná obrovské množstvo výstavných podujatí. Efektívne riešenie tohto problému umožňuje dôkladná analýza z hľadiska záujmov a možností turistického podniku nasledujúcich okolností:

• *čas a miesto konania výstavy;
• * autorita výstavy;
• *početné a kvalitatívne zloženie účastníkov a návštevníkov;
• *úroveň obchodnej činnosti (počet a celkový objem uzatvorených zmlúv) na poslednej výstave. Zároveň je potrebné brať do úvahy možné úmyselné a neúmyselné skreslenie zverejňovaných údajov;
• *možnosti poskytnúť výstavnú plochu a služby;
• * podmienky účasti na výstave;
• *vypracovanie návrhu odhadu účasti spoločnosti na výstave a štúdium súladu nákladov so schopnosťami spoločnosti.

Rozbor týchto okolností vedie ku konečnému rozhodnutiu o otázke, účasť na ktorej z výstav je najúčinnejšia pri dosahovaní stanovených cieľov.

Spoločnosť sa môže zúčastniť veľtrhov a výstav a iných podobných podujatí rôzne cesty: v rámci krajiny alebo v zahraničí, ako samostatný vystavovateľ alebo ako súčasť skupinovej účasti (napríklad kolektívny národný stánok). Spôsob účasti určuje spôsoby prípravy, organizáciu, rozpočet a často aj konečný výsledok.

Prax ukazuje, že na zahraničných výstavách a veľtrhoch sa najefektívnejšie pracuje na kolektívnych národných stánkoch, ktoré maximálne prilákajú potenciálnych partnerov a zákazníkov. Racionálnejšie je spolupracovať s organizátormi jednotných expozícií, ktorí vedú rokovania s organizátormi, získavajú informačné materiály z predbežných katalógov a pod.

Na väčšine výstav je minimálna plocha búdky 9-12 m 2 a pre plnohodnotnú prácu stačí 4-6 m 2, ktorú je možné objednať len v hromadnom stánku. Konsolidačná spoločnosť zároveň preberá riziko a náklady na zabezpečenie zálohovej platby za výstavnú plochu, čím oslobodzuje vystavujúce spoločnosti. Dôležité je aj to, že výstavná spoločnosť organizuje prípravu prác svojich vystavovateľov v predvečer výstavy. Účastníci kolektívneho stánku preto nevynakladajú ďalšie úsilie na prípravné práce.

Napriek vážnym výhodám kolektívnej účasti na výstavách má pre konkrétnu cestovnú kanceláriu množstvo negatívne aspekty, pričom hlavné sú:

• *nedostatočný prejav individuality vystavovateľa;
• * oslabenie zmyslu pre zodpovednosť (neúplná príprava);
• *relaxačný účinok na rozvoj iniciatív vlastnej participácie v budúcnosti;
• *Nedostatočná kumulácia organizačných skúseností s účasťou na výstavných podujatiach.

Napriek tomu, bez ohľadu na pozitíva a negatíva, niet pochýb o významnom prínose kolektívnych národných stánkov (za predpokladu, že sú profesionálne organizované) k propagácii národného produktu cestovného ruchu a k zvyšovaniu imidžu krajiny.

Po výbere v prospech konkrétnej výstavy začína prípravné a organizačné obdobie. V prvom rade cestovná kancelária podá príslušnú prihlášku, ktorá informuje organizačný výbor výstavy o svojej účasti na nej. Paralelne s tým sa rieši niekoľko organizačných problémov:

• *rozvoj koncepcie a rozsahu účasti spoločnosti na výstave;
• * zostavenie zoznamu vystavených produktov;
• *výber a školenie personálu (obchodný, servisný, obsluhujúci, prekladatelia);
• *vypracovanie plánov komerčnej tvorby, reklamných a protokolárnych podujatí;
• *výber možného sprostredkovateľa (agenta) poskytujúceho služby pri zabezpečovaní účasti na výstave;
• *určenie veľkosti požadovanej výstavnej plochy a objemu rôznych materiálnych a finančných prostriedkov;
• * výber a výroba reklamných a informačných materiálov;
• *vypracovanie tematického plánu expozície (výstavného stánku);
• * uzatvorenie zmluvy s organizačným výborom, odovzdanie plánu výstavnej expozície a objednávka potrebného vybavenia a služieb do nej.

Po vyriešení týchto problémov je možné vypracovať konečný odhad účasti spoločnosti na výstave. Náklady veľkých firiem na účasť na výstavách predstavujú v priemere 15 - 30 % všetkých prostriedkov vynaložených na marketingovú komunikáciu. Typická štruktúra nákladov na účasť firmy na výstave vyzerá asi takto:

V prípravnom štádiu veľký význam je priložený k inzerátu o účasti, ktorý stanovuje:

• * zaradenie firmy do oficiálneho katalógu výstavy (veľtrhu), na ktoré je potrebné včas vystaviť osobitnú prihlášku;
• * publikácie v periodikách zacielené na cieľové skupiny návštevníkov;
• * distribúcia faxov a listov s pozvánkou na návštevu stánku firmám, v kontaktoch, s ktorými má cestovná kancelária záujem.

Priaznivý dojem vytvára rozoslanie individuálnych pozvánok alebo nominálnych pozvánok partnerom a záujemcom. Je potrebné venovať pozornosť písaniu mien, titulov a adries pozvaných. Ak sú medzi hosťami aj úradníci, odporúča sa k pozvánke priložiť samostatný list. Cenné sú najmä vstupné, ktoré vystavovateľom poskytne výstavná správa. Vysvetľuje to nielen skutočnosť, že tí, ktorí ich dostali, sú oslobodení od vstupného, ​​ale aj to, že zodpovedajúce gesto vystavovateľa, ktorý preukaz poslal, považujú hostia za prejav mimoriadnej pozornosti voči nim.

Rovnako dôležité je vopred si naplánovať vlastné prezentácie, tlačové konferencie, „okrúhle stoly“ vrátane ich zaradenia do programu sprievodných podujatí výstavy.

Vzhľadom na to, že príprava na výstavu trvá značné obdobie (od 20 do 52 týždňov), je nevyhnutné vypracovať harmonogram aktivít s jasným stanovením termínov.

Bez takýchto harmonogramov nie je možné koordinovať jednotlivé akcie, monitorovať ich realizáciu a včas vykonať potrebné zmeny.

Po oficiálnom otvorení výstavy sa začína najintenzívnejšia a najkľúčovejšia etapa – práca počas jej prevádzky. Osobitnú úlohu pri zabezpečovaní úspechu vo výstavnej činnosti majú pracovníci stánku - zamestnanci pracujúci vo verejnom priestore expozície, v stánku spoločnosti (podrobnosti pozri v bode 9.4). Stáva sa, že na prácu v stánku je vyčlenený jeden špecialista. Takéto úspory sú nákladné: hneď ako odíde pracovisko ako potenciálni zákazníci a obchodní partneri prechádzajú ku konkurencii. V stánku musia pracovať minimálne dvaja špecialisti. Druhým extrémom je, keď na výstavu príde viacero ľudí z firmy, ktorých práca nie je vopred naplánovaná a organizovaná.

Je žiaduce, aby počas výstavy bol v stánku prítomný vedúci cestovnej kancelárie. Ak nie je možné byť prítomný počas celého pracovného dňa, odporúča sa umiestniť na stánok rozvrh dní a hodín práce pre vedúcich pracovníkov.

Zvyčajne sa vopred (deň alebo dva vopred) dozvie, že výstavu navštívia vysokí hostia, zahraničné delegácie, zástupcovia tlače alebo televízie (možno sa informovať u organizačného výboru výstavy). V takýchto dňoch môže prítomnosť manažéra v stánku prispieť k uzatvoreniu lukratívnych zmlúv, spravodajstvu o činnosti firmy v tlači či televízii.

Hlava by nemala nadávať ani dávať?Cenné? pokyny pre obsluhu stánku, je tiež neprijateľné organizovať počas výstavy stretnutia o skvalitnení práce v stánku za prítomnosti návštevníkov.

Najlepšia vec, ktorú môže manažér urobiť, je pozorovať a vyvodiť správne závery: koľko výstavnej plochy je skutočne potrebné na výstavy tohto typu, aké služby sú najžiadanejšie, ako nabudúce zorganizovať prácu v stánku, ktorý zo špecialistov je najvhodnejší pre prácu počas výstavy .

Okrem toho môže šéf cestovnej kancelárie navštíviť ďalšie výstavné stánky. Pomôže to zachytiť trendy vo vývoji trhových podmienok, zhodnotiť aktivity konkurentov, ujasniť si vlastnú pozíciu a postavenie firmy.

Po ukončení výstavy a demontáži expozície musí byť bezpodmienečne vykonaná analýza výsledkov účasti firmy na výstave.

Výsledky výstavy možno rozdeliť do dvoch skupín:

• * organizačné;
• *komerčné.

Pri zhrnutí organizačných výsledkov môže veľmi pomôcť časopis, ktorý sa odporúča mať pri príprave a práci na výstave. K takémuto rozboru môžu výrazne napomôcť odpovede všetkých, ktorí sa podieľali na príprave a realizácii výstavy na nasledujúce otázky:

• *Bolo dobre zvolené miesto pre stánok a jeho usporiadanie?
• *Zodpovedala plocha stánku počtu exponátov a stanoveným úlohám?
• *Aké nepríjemnosti ste zažili pri práci?
• *Aké služby a vybavenie bolo potrebné dodatočne objednať od organizačného výboru?
• *Bez akých služieb a vybavenia by ste sa nezaobišli?

Zoznam takýchto otázok môže pokračovať v závislosti od špecifík výstavy, účelu účasti na nej, vlastností ponúkaných produktov atď.

Obchodné výsledky sa týkajú objektívnych ukazovateľov (počet návštevníkov, ktorí si prezreli expozíciu spoločnosti, objem uzatvorených zmlúv, počet distribuovaných reklamných a informačných materiálov a pod.).

Zhrnutie organizačných a obchodných výsledkov nám umožňuje vyvodiť určité závery o efektívnosti účasti na výstave. Žiaľ, neexistuje spôsob merania výsledkov, ktorý by sa vzťahoval na všetky účasti a ktorý by bol všeobecne akceptovaný. Je možné určiť len mieru, do akej bol každý cieľ participácie dosiahnutý individuálne.

Jednou z najčastejších chýb pri sumarizácii výsledkov účasti na výstave je, že závery vystavovateľov robia bezprostredne po ukončení expozície. Tým sa ignoruje možnosť uzatvárania takzvaných dohôd po výstave. Výstava, život? mnoho mesiacov po jej uzavretí, počas ktorých sa z niektorých pôvodne zdanlivo bezvýznamných kontaktov môže vyvinúť rozsiahly obchodný vzťah a naopak.

Neuspokojivá miera dosiahnutia cieľov by nemala byť dôvodom na sklamanie, ale odrazovým mostíkom pre hĺbkové štúdium príčin a podmienok, ktoré ho spôsobili.

Aby bola účasť na výstave najefektívnejším prostriedkom marketingovej komunikácie, musí cestovná kancelária plánovať svoju účasť a prácu na podujatí obzvlášť starostlivo.

Účasť turistického podniku na výstave možno rozdeliť do niekoľkých vzájomne súvisiacich a vzájomne závislých etáp:

Zásadné rozhodnutie o účasti na výstavných podujatiach

Stanovenie cieľov účasti na výstave

Výber konkrétnej výstavy

Prípravné a organizačné obdobie

Práca počas výstavy

Analýza výsledkov účasti spoločnosti na výstave

Kladnou odpoveďou na otázku, zúčastniť sa alebo nezúčastniť sa podujatia, začína účasť spoločnosti na výstavnom procese. Nesprávne rozhodnutie často predurčuje neúspech aj napriek vysoko profesionálnej práci personálu. Aby ste tomu zabránili, mali by ste: po prvé jasne vedieť, čo môžete expozíciou získať; po druhé, podrobne analyzovať vonkajšiu aj vnútornú konjunktúru.

Zásadné rozhodnutie zúčastniť sa na výstave samo osebe naznačuje, že spoločnosť dosiahla určitú úroveň v oblasti svojej činnosti, navyše účasť na výstave si vyžaduje značné investície, ktoré si nie každý turistický podnik môže dovoliť.

Aktivity spoločnosti na výstave by mali byť jasne definované potrebou dosiahnuť hlavné marketingové ciele, ktorými môžu byť:

Prezentácia spoločnosti a jej produktov

Schopnosť osloviť cieľové publikum

Zvyšovanie úrovne informovanosti existujúcich a potenciálnych spotrebiteľov

Identifikácia a stimulácia potrieb zákazníkov.

Rozšírenie počtu klientov

Prieskum trhu a hľadanie nových trhov

Uvedenie nového produktu na trh a určenie možného dopytu po novom produkte

Hľadajte nových obchodných partnerov

Štúdium ponuky konkurentov

Umiestnenie vašich produktov v porovnaní s konkurenciou

Vytváranie priaznivého imidžu spoločnosti

Priamy marketing produktov a uzatváranie zmlúv

Na dosiahnutie požadovaného výsledku pre každý z cieľov je potrebné nastaviť mierku, t.j. želaný stupeň dosiahnutia cieľa (napríklad: zvýšenie kontaktov s novými návštevníkmi o 25 % v porovnaní s predchádzajúcim podujatím), ako aj trvanie cieľa – obdobie, počas ktorého je potrebné cieľ dosiahnuť.

Objasnenie cieľa pomáha špecifikovať prostriedky na jeho dosiahnutie a uľahčuje kontrolu výsledkov účasti na výstave.

Analýza trhu zahŕňa nasledujúce parametre:

kvalita a objem výrobkov;

dostupnosť finančných prostriedkov a vhodných ľudských zdrojov;

možnosť zabezpečenia potrebnej plochy expozície;

správanie hlavných konkurentov;

politická a ekonomická situácia a pod.

Kladnú odpoveď na otázku, či sa zúčastniť alebo nezúčastniť vôbec, zároveň predurčujú dva faktory: exponenciálnosť (tendencia zúčastňovať sa výstav a veľtrhov) podnikov v odvetví, v ktorom vaša spoločnosť pôsobí (napr. podniky so surovinami nie sú obzvlášť exponenciálne) a výstavná aktivita konkurentov.

Pre výber konkrétneho výstavného podujatia, ktorého účasť je najúčinnejšia pre dosiahnutie vopred definovaných marketingových cieľov, je potrebné vykonať dôkladnú analýzu nasledujúcich okolností z hľadiska záujmov a možností podniku:

Čas a miesto konania výstavy

Početné a kvalitatívne zloženie účastníkov a návštevníkov

Úroveň obchodnej činnosti (počet a celkový objem uzatvorených zmlúv) na poslednej výstave

Možnosť poskytnutia výstavných priestorov a služieb

Podmienky účasti na výstave

Súlad predpokladaných nákladov na účasť na tejto výstave s možnosťami spoločnosti

Skúsenosti ukazujú, že nie všetci naši podnikatelia vyvinuli správnu hierarchiu týchto kritérií na hodnotenie exponenciálnych príležitostí výstavy (veľtrhu). Mnohým z nich ide v prvom rade o náklady na účasť či prestíž, pričom sú až druhoradé.

Orientácia na spotrebiteľa znamená, že hlavnými informáciami, ktoré je potrebné získať o pripravovanej výstave, sú kvalitatívne a kvantitatívne informácie o návštevníkoch, ako aj o vystavovateľoch (medzi ktorými je potrebné venovať osobitnú pozornosť konkurenčným firmám)

Tieto údaje si vyžadujú čo najdôkladnejšie overenie, pretože je veľmi pravdepodobné, že organizátori sa budú snažiť len zbožne. Aby ste tomu zabránili, zbierajte čo najviac úplné informácie o organizátoroch (najmä ak sa akcia koná prvýkrát) a dynamike vývoja samotnej výstavy (napríklad či počet účastníkov z roka na rok rastie alebo nie).

Veľa firiem sa výstav zúčastňuje, ako sa hovorí, "na kolesách" (včera som dostal faxom pozvanie - dnes som už na výstave). To prirodzene vedie k najrôznejším „prepichnutiam“.

Plán účasti na výstavách musí vypracovať reklamné oddelenie (alebo iné oddelenie zodpovedné za túto oblasť práce) najmenej jeden rok. A príprava na hlavné podujatia, ktorých sa nemožno nezúčastniť, sa musí vykonávať vopred a systematicky. (Jedinou výnimkou sú nové expozície.)

Spôsob prípravy, organizácia, rozpočet nákladov a často aj konečný výsledok účasti na výstave závisí od spôsobu alebo formy účasti: podnik cestovného ruchu môže vystupovať ako samostatný vystavovateľ alebo ako súčasť skupinovej účasti.

Skúsenosti ukazujú, že skupinová participácia je najúčinnejšia na zahraničných výstavách a veľtrhoch; prácu v kolektívnych národných stánkoch, ktoré maximálne priťahujú pozornosť potenciálnych partnerov a zákazníkov.

Práca v hromadnom stánku oslobodzuje vystavujúce firmy od časti prípravných prác, keďže organizátor jedinej expozície - konsolidačná spoločnosť - preberá na seba rokovania s organizátormi výstavy, získavanie informačných materiálov, predbežných katalógov, ako aj riziko a náklady na organizáciu zálohovej platby za výstavnú plochu.

Napriek vážnym výhodám kolektívnej účasti na výstavách má pre konkrétnu cestovnú kanceláriu aj niekoľko negatívnych aspektov:

Nedostatok prejavu osobnosti vystavovateľa

Oslabenie pocitu vlastnej zodpovednosti za výsledky výstavy pre firmu

Nedostatočná akumulácia organizačných skúseností s účasťou na výstavách a oslabenie vlastnej iniciatívy

Preto pred rozhodnutím o forme účasti na výstavnom podujatí je potrebné starostlivo zvážiť všetky klady a zápory pre podnik, berúc do úvahy konkrétnu situáciu.

Napriek tomu niet pochýb o významnom prínose kolektívnych národných stánkov pri propagácii národného produktu cestovného ruchu a pri zvyšovaní imidžu krajiny / regiónu / destinácie za predpokladu, že tieto stánky budú profesionálne organizované.

Po určení konkrétnej výstavy spoločnosť začína organizačnú a prípravnú činnosť, ktorá okrem podania prihlášky na účasť na výstave zahŕňa riešenie nasledovných organizačných záležitostí:

Vývoj koncepcie a rozsahu účasti firmy na výstave

Zostavenie zoznamu vystavených produktov

Výber a školenie obchodného, ​​obslužného personálu, obsluhy stánkov, prekladateľov a pod.

Stanovenie veľkosti potrebnej výstavnej plochy a objemu rôznych materiálnych a finančných prostriedkov

Vypracovanie tematického plánu expozície - t.j. výstavný stánok

Uzatvorenie dohody s organizačným výborom výstavy a odovzdanie plánu výstavného stánku a objednávky potrebného vybavenia a služieb.

Po vyriešení vyššie uvedených problémov je možné vypracovať konečný odhad účasti spoločnosti na výstave. Výdavky veľkých firiem na účasť na výstavných podujatiach predstavujú v priemere 15 - 30 % všetkých prostriedkov vyčlenených na reklamu a marketingovú komunikáciu. Typická štruktúra nákladov na účasť na výstave je znázornená na obr. 2.

Ryža. 2.

V prípravnej fáze sa veľký význam prikladá reklame účasti, ktorá zabezpečuje také činnosti, ako sú:

Zaradenie spoločnosti do oficiálneho katalógu výstavy / veľtrhu - na to je vytvorená špeciálna aplikácia

Publikácie v periodikách zamerané na cieľové skupiny návštevníkov

Distribúcia individuálnych pozvánok a nominálnych pozvánok partnerom a zainteresovaným klientom. Zvlášť priaznivým dojmom sú vstupné, ktoré vystavovateľom poskytuje správa výstavy ako prejav mimoriadnej pozornosti voči hosťom

Rovnako dôležité je vopred si naplánovať vlastné prezentácie, tlačové konferencie, okrúhle stoly a zaradiť ich do programu sprievodných podujatí výstavy.

Vzhľadom na to, že príprava výstavy trvá značné obdobie – od 20 do 52 týždňov, je mimoriadne dôležité vypracovať harmonogram aktivít s jasným vymedzením načasovania každého podujatia. Takéto harmonogramy sú nevyhnutné na zabezpečenie koordinácie jednotlivých akcií, sledovanie ich realizácie a včasné vykonanie zmien, čo sa stáva nemožným, ak si všetky prípravy na výstavu nechávate na poslednú chvíľu.

Po oficiálnom otvorení výstavy sa začína najzodpovednejšia a najstresujúcejšia etapa – samotné práce počas prevádzky výstavy. Výnimočnú úlohu pri zabezpečovaní úspechu vo výstavnej činnosti majú pracovníci stánku - zamestnanci pracujúci vo verejnom priestore expozície, v stánku spoločnosti. Práci personálu a manažérov cestovnej kancelárie na výstave sa podrobnejšie venujeme v nasledujúcich odstavcoch.