Paano protektahan ang impormasyon sa Microsoft Word. Paano Mag-alis ng Nakatagong Personal na Data mula sa Mga Dokumento ng Microsoft Office

Ang mga dokumento at file na nilikha ng iba't ibang mga programa ay hindi mahahalata na nagdadala ng ilan impormasyon sa mga ari-arian. Maaari itong maging personal na data, na habang sila ay nasa iyong computer, walang sinuman ang nagbibigay ng masyadong pansin sa kanila. Ngunit kung magpasya kang ibahagi ang file na ito sa sinuman sa pamamagitan ng Internet o gamit ang isang flash drive, ipinapayong suriin at tanggalin ang hindi kailangan data mula sa mga katangian ng file.

Ano ito Personal na impormasyon, na maaaring naroroon sa file? Lahat ng impormasyon sa mga katangian ng file maaaring ituring na personal. Pagkatapos ng lahat, ang file na ito ay nilikha sa iyong computer, at binigyan mo ito ng pangalan file o nagbigay ng karagdagang impormasyon, tulad ng mga komento. Ang mga ito ay maaaring: pangalan ng may-akda, petsa ng pagbabago ng file, mga tag at mga keyword. Ang pangalan ng program na lumikha ng file, petsa ng pagbili, copyright at marami pa.

Kadalasan, ang gumagamit ay naglilipat sa ibang mga tao mga file mga dokumento at larawan at pagtanggal ng personal na data sa mga katangian ng file sa kasong ito hindi ito magiging kalabisan.

Piliin kung alin datos O file umalis at kung alin tanggalin posibleng gamit Windows Explorer, sa mga katangian ng file. Upang gawin ito, mag-right-click sa napiling file at piliin ang "Properties" sa menu ng konteksto. Sa window ng properties, pumunta sa tab na "Mga Detalye."

Dito matatagpuan ang lahat ng mga nakatagong extra. datos at depende sa uri file dito makikita mo ang isang medyo disenteng listahan ng iba't ibang impormasyon tungkol sa dokumento. Suriin ang listahan at tukuyin kung alin datos hindi mo nais na ibahagi sa sinuman ang dokumentong ito.

Sa pamamagitan ng paraan, impormasyon tungkol sa file hindi lamang ito posible tanggalin, ngunit idagdag din ito nang direkta sa window ng mga katangian. Ngunit, gayunpaman, hindi sa lahat ng punto. Para i-edit ang mga available na property, i-click ang button sa tapat ng item sa seksyong “Value”. May lalabas na maliit na field sa pag-edit.

Kung kinakailangan pagtanggal hindi nae-edit datos, sa ibaba ng bintana ari-arian I-click ang "I-delete ang mga property at personal na impormasyon."

Magbubukas ang isang window na may form sa pag-edit, kung saan kailangan mong piliin ang "Tanggalin ang mga sumusunod na katangian para sa file na ito."

Kapag nagbabahagi ng elektronikong kopya ng ilang dokumento ng Office sa mga kliyente o kasamahan, inirerekomenda namin na suriin mo ang dokumento para sa nakatago o personal na impormasyon. Maaari mong alisin ang nakatagong impormasyong ito bago ibahagi ang dokumento sa iba. Tinutulungan ka ng feature na Document Inspector sa Word, Excel, PowerPoint, o Visio na mahanap at alisin ang nakatagong impormasyon at personal na impormasyon sa mga dokumentong pinaplano mong ibahagi.

Maaaring kabilang sa nakatagong impormasyon ang:

nakatagong data o personal na impormasyon na maaaring hindi ibigay sa mga dokumento ng Word

Ang data ng Excel ay idinagdag sa workbook kapag nagtutulungan kasama ang mga ibang tao

Nakatagong data at personal na impormasyon sa PowerPoint na maaaring maimbak sa presentasyon o sa metadata nito.

impormasyon ng dokumento at mga katangian ng file sa Visio Drawings

Tandaan: Maliban kung isusumite mo ang iyong dokumento sa Microsoft, hindi kami makakakita ng anumang data mula rito.

Inilalarawan ng artikulong ito ang mga uri ng data na karaniwang nakaimbak sa mga dokumento ng Office para mapili mo kung ano ang iingatan at kung ano ang aalisin sa dokumento o metadata. Para sa ilang impormasyon na hindi maalis ng Document Inspector, tingnan ang mga talahanayan na humahantong sa higit pang impormasyon tungkol sa Word, Excel, at PowerPoint.

Ang isang elektronikong kopya ng isang dokumento ng Word na gusto mong ibahagi sa mga kliyente o kasamahan ay kadalasang naglalaman ng nakatagong data o personal na impormasyon na nakaimbak sa mismong dokumento o sa mga katangian ng dokumento o metadata.

Payo: Kung gusto mo lang laktawan ang pag-type ng mga tala, pumunta sa file _gt_ selyo, piliin I-print ang lahat ng mga pahina at alisin ang tsek pag-print ng mga pagwawasto.

Maaaring naglalaman ang mga dokumento ng Word ng mga sumusunod na uri ng nakatago at personal na impormasyon:

Mga tala, pagwawasto para sa mga naitala na pagwawasto, bersyon, at sulat-kamay na tala Kung nakikipagtulungan ka sa ibang mga user upang lumikha ng isang dokumento, ang dokumento ay maaaring maglaman ng mga item tulad ng mga rebisyon na may mga rebisyon, komento, sulat-kamay na tala, at mga bersyon. Ang impormasyong ito ay nagbibigay-daan sa ibang mga tao na makita ang mga pangalan ng mga taong nagtrabaho sa dokumento, mga komento mula sa mga reviewer, at mga pagbabagong ginawa sa dokumento, na maaaring hindi kinakailangan para sa pakikipagtulungan sa labas ng isang grupo.

Mga katangian ng dokumento at metadata: Impormasyon tungkol sa dokumento, gaya ng May-akda, Paksa, at Pamagat. Kasama rin sa mga pag-aari ng dokumento ang impormasyon na awtomatikong pinapanatili ng mga programa ng Office, tulad ng pangalan ng taong huling nag-save ng dokumento at ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento. Kung gumamit ka ng ilang partikular na feature, maaari ring maglaman ang dokumento ng karagdagang personal na impormasyon, gaya ng mga header ng email, impormasyon sa pagpapadala at pag-verify, mga ruta, at mga pangalan ng template.

Mga header at footer Ang mga underlay sa mga dokumento ng Word ay maaaring maglaman ng impormasyon sa mga header at footer. Bilang kahalili, maaari kang magdagdag ng watermark sa iyong Word document.

Nakatagong text Ang mga dokumento ng salita ay maaaring maglaman ng tekstong naka-format bilang nakatagong teksto. Kung hindi mo alam kung ang isang dokumento ay naglalaman ng nakatagong teksto, maaari mong gamitin ang Document Inspector upang mahanap ito.

Mga Property ng Server ng Dokumento Kung ang dokumento ay na-save sa isang lokasyon sa isang server ng pamamahala ng dokumento, tulad ng isang site ng workspace ng dokumento o library na ginawa sa Windows SharePoint Services, ang dokumento ay maaaring maglaman ng mga karagdagang katangian ng dokumento o impormasyong nauugnay sa lokasyon ng server na iyon.

Custom na XML data. Ang mga dokumento ay maaaring maglaman ng custom na XML data na hindi ipinapakita sa mismong dokumento. Ang XML data na ito ay maaaring matukoy at maalis gamit ang Document Inspector.

gamit ang Document Inspector

Gamitin ang Document Inspector para hanapin at alisin ang mga nakatago at personal na data mula sa Mga dokumento ng salita. Makatuwirang patakbuhin ang Document Inspector bago magbahagi ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng Word, gaya ng mga attachment sa email.

Hanapin at alisin ang Document Inspector sa mga dokumento ng Word

Sa Word, ang Document Inspector ay may kasamang ilang iba't ibang mga module na nagbibigay-daan sa iyong hanapin at alisin ang nakatagong at personal na data na partikular sa mga dokumento ng Word. Listahan iba't ibang uri Ang nakatago o personal na data na maaaring matuklasan at maalis mula sa mga dokumento ng Word gamit ang Document Inspector ay ipinapakita sa talahanayan sa ibaba.

Mga Tala:

Inspektor	Hinahanap at inaalis
Mga tala, pagwawasto, bersyon Tandaan: Sa Word Starter 2010, ang Document Inspector ay nagtatanggal lamang ng mga bersyon at tala.	Mga Tala Mga flag ng patch mode Impormasyon ng bersyon ng dokumento Mga sulat-kamay na tala
Mga katangian ng dokumento at personal na data	Ay karaniwan, Mga istatistika At Iba dialog box Dokumento ng mga ari-arian Mga header ng email Mga ruta ng dokumento Mga Property ng Server ng Dokumento Impormasyon ng uri ng nilalaman Username Pangalan ng Template
Mga header at footer at watermark	Impormasyon sa header ng dokumento Impormasyon sa mga header at footer ng dokumento "Mga marka ng tubig"
Nakatagong text	Naka-format ang teksto bilang nakatago (magagamit ang pagpipiliang font sa dialog box Font) Tandaan: Hindi matukoy ng inspektor na ito ang text na nakatago ng ibang mga pamamaraan (halimbawa, puting text sa puting background).
Custom na XML Data	Custom na XML data na maaaring maimbak sa isang dokumento
Hindi nakikitang nilalaman	Tandaan: Ang inspektor na ito ay hindi nakakahanap ng mga bagay na hinarang ng iba pang mga bagay.

Kapag nagbabahagi ng elektronikong kopya ng isang Excel workbook, tiyaking tinitingnan mo ang workbook bilang nakatagong data o personal na impormasyon na maaaring nakaimbak sa mismong workbook o sa mga katangian ng dokumento nito (metadata).

Gamit ang Document Inspector sa Excel, mahahanap at maaalis mo ang nakatago at personal na data.

Tandaan: Bagama't maaari mong alisin ang mga nakatago at personal na impormasyon mula sa mga workbook na ibinahagi mo sa iba, kung ang Excel workbook ay nai-save bilang nakabahagi, hindi mo maaaring alisin ang mga tala, tala, mga katangian ng dokumento, o personal na impormasyon mula dito. Upang alisin ang data na ito mula sa isang nakabahaging workbook, kopyahin muna ito at i-unshare ito.

Paghahanap at pag-alis ng nakatago at personal na data

Maaari mong gamitin ang Document Inspector upang alisin ang mga nakatago at pribadong data mula sa mga workbook ng Excel. Makatuwirang patakbuhin ang Document Inspector bago magbahagi ng mga elektronikong kopya ng mga aklat, halimbawa bilang mga attachment sa mga mensaheng email.

Mga uri ng nakatago at personal na data sa Excel

Nakalista sa ibaba ang ilan sa mga elemento na maaaring pinagmumulan ng nakatago at personal na data sa mga workbook ng Excel.

Mga tala at sulat-kamay na tala. Kung ang isang aklat ay ginawa kasama ng iba, maaaring naglalaman ito ng mga tala at sulat-kamay na tala. Ang impormasyong ito ay nagbibigay-daan sa iba na makita ang mga pangalan ng mga taong nag-ambag sa aklat, tingnan ang mga komento ng mga tagasuri, at makita ang mga pagbabagong ginawa sa aklat.

Mga katangian ng dokumento at personal na data Metadata o mga katangian ng dokumento sa Excel, tulad ng sa iba pang mga application ng Office, kabilang ang impormasyon ng may-akda, paksa, at pamagat. Awtomatikong sine-save ng Office ang pangalan ng taong huling nag-save ng workbook, ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento, at ang lokasyon ng dokumento (Excel 2013 o mas bago). Maaaring available ang karagdagang impormasyon (PII), gaya ng mga header ng email, impormasyon sa pagpapadala, impormasyon sa pagba-browse, mga ruta, mga katangian ng printer (tulad ng path ng printer at secure na sikreto sa pag-print), at impormasyon ng path ng file para sa pag-publish. Mga web page.

Mga header at footer. Ang mga workbook ng Excel ay maaaring maglaman ng data sa mga header at footer.

Mga nakatagong row, column at sheet. Maaaring itago ang mga row, column, at buong sheet sa isang libro. Kapag namahagi ka ng kopya ng isang workbook na naglalaman ng mga nakatagong row, column, o sheet, maaaring ipakita ng ibang tao ang mga ito at tingnan ang data na nilalaman nito.

Mga katangian ng server ng dokumento. Ang isang workbook na naka-save sa isang server ng pamamahala ng dokumento, tulad ng isang site ng workspace ng dokumento o isang library ng Windows SharePoint Services, ay maaaring maglaman ng mga karagdagang katangian ng dokumento o impormasyon ng lokasyon ng server.

Custom na XML data. Ang mga workbook ng Excel ay maaaring maglaman ng custom na XML data na hindi ipinapakita sa mismong dokumento. Ang XML data na ito ay maaaring matukoy at maalis gamit ang Document Inspector.

Hindi nakikitang nilalaman. Maaaring naglalaman ang mga aklat ng mga bagay na naka-format bilang invisible.

Naka-embed na mga file o bagay. Ang mga workbook ay maaaring may mga naka-embed na file (gaya ng mga dokumento ng Office o mga text file) o mga naka-embed na bagay (gaya ng mga chart o equation) na naglalaman ng invisible na data.

Macro batay sa VBA code. Ang mga workbook ay maaaring maglaman ng mga macro, VBA module, COM at ActiveX na mga kontrol, mga form ng user, o mga function na tinukoy ng user na maaaring naglalaman ng nakatagong data.

Mga item na may naka-cache na data. Maaaring may naka-cache na data ang mga workbook mula sa PivotTables, PivotCharts, Slicer, Timeline, at Cube Formula na maaaring hindi lumabas.

Mga Survey sa Excel Maaaring itago ng Excel ang mga tanong sa survey sa mga workbook na inilagay sa Excel Online at na-save sa workbook ngunit hindi nakikita sa workbook.

Mga Script Manager ng Script. Ang mga workbook ay maaaring magkaroon ng mga script na tinukoy gamit ang Script Manager. Maaaring naglalaman ang mga ito ng naka-cache o nakatagong data.

Mga filter. Maaaring may mga aktibong autofilter o mga filter ng talahanayan ang mga workbook, na maaaring maging sanhi ng pag-imbak ng naka-cache o nakatagong data sa mga workbook.

Mga nakatagong pangalan. Maaaring may mga nakatagong pangalan sa mga aklat, na maaaring pinagmumulan ng nakatagong data.

Hanapin at alisin ang Document Inspector sa mga dokumento ng Excel

Ang Document Inspector ay nagpapakita ng mga item na natagpuan na maaaring naglalaman ng nakatago o personal na data na nauugnay sa mga workbook ng Excel. Inililista ng sumusunod na talahanayan ang mga uri ng naturang data na maaari mong alisin sa mga workbook gamit ang Document Inspector.

Mga Tala:

Hindi lahat ng feature ng Excel l na nakalista sa talahanayan ay sinusuportahan sa Microsoft Excel Simula 2010.

Kung nagdagdag ang iyong organisasyon ng mga custom na module sa Document Inspector, maaaring matuklasan ang mga karagdagang uri ng data.

	Hinahanap at tinatanggal ng inspektor ng dokumento
Mga Tala	Mga Tala Mga sulat-kamay na tala Tandaan: Sa Excel Starter 2010, ang Document Inspector ay nagtatanggal lamang ng mga tala.
Mga katangian ng dokumento at personal na data	Mga katangian ng dokumento, kabilang ang impormasyon ng tab Ay karaniwan, Mga istatistika At Iba dialog box Dokumento ng mga ari-arian (Excel 2013 at mga mas bagong bersyon). Kapag pumipili ng isang koponan tanggalin lahat ang kasalukuyang lokasyon ng dokumento ay aalisin sa file. Ito ay idinaragdag kapag nagse-save lamang pagkatapos isara at muling buksan ang Excel 2013 o mas bago. Mga Header ng Email Mga ruta ng dokumento Ipinadala ang data para sa pag-verify Mga Property ng Server ng Dokumento Mga Detalye ng Patakaran sa Pamamahala ng Dokumento Impormasyon ng uri ng nilalaman Username Impormasyon sa landas ng printer Mga Tala sa Iskrip Mga tala para sa mga partikular na pangalan at pangalan ng talahanayan Mga hindi aktibong panlabas na koneksyon ng data
Mga header at footer	Impormasyon sa header ng sheet Impormasyon sa mga tala sa sheet
Mga nakatagong row at column	Mga nakatagong linya Mga nakatagong hanay ng data Mga Tala: Kung ang isang workbook ay may mga nakatagong column na walang data at matatagpuan sa pagitan ng mga column na naglalaman ng data, ang mga walang laman na nakatagong column ay matutukoy at maaalis din. Kung ang mga nakatagong row o column sa isang workbook ay naglalaman ng data, ang pagtanggal sa mga ito ay maaaring magbago sa mga resulta ng mga formula na nasa workbook. Kung hindi mo alam kung anong data ang nilalaman sa mga nakatagong row o column, isara ang Document Inspector, i-unhide ang mga nakatagong row at column, at pagkatapos ay tingnan ang mga nilalaman ng mga ito. Ang inspektor ay hindi nakahanap ng mga hugis, tsart, kontrol, mga bagay at kontrol ng Microsoft ActiveX, mga larawan, o mga graphics ng SmartArt na maaaring nasa mga nakatagong column. Hindi tinatanggal ang mga nakatagong row o column kung bahagi sila ng table o list header o pivot table. Nakikita ang mga naturang row at column.
Mga nakatagong sheet	Mga nakatagong sheet Tandaan: Kung ang mga nakatagong sheet sa isang workbook ay naglalaman ng data, ang pagtanggal nito ay maaaring magbago sa mga resulta ng pagkalkula ng mga formula na nasa workbook. Kung hindi mo alam kung anong data ang nilalaman sa mga nakatagong sheet, isara ang Document Inspector, i-unhide ang mga nakatagong sheet, at pagkatapos ay tingnan ang kanilang mga nilalaman.
Custom na XML Data	Custom na XML data na maaaring iimbak sa isang workbook
Hindi nakikitang nilalaman	Mga bagay na naka-format bilang invisible Tandaan: Ang Document Inspector ay hindi nakakakita ng mga bagay na hinarang ng ibang mga bagay.

Hinahanap ng Document Inspector ang mga sumusunod na item na maaaring naglalaman ng data na hindi nakikita sa workbook. Hindi niya matanggal ang mga ito, dahil maaaring humantong ito sa hindi gumagana nang maayos ang aklat. Maaari mong suriin ang bawat item na natagpuan at magpasya kung manu-manong aalisin ito o papalitan ito ng isang item na walang nakatagong data, tulad ng isang static na larawan.

	Nahanap ng inspektor ng dokumento
	mga cell ng sheet; mga bagay tulad ng mga text box o hugis; mga pamagat ng tsart; serye ng data ng tsart.
Naka-embed na mga file o bagay	mga bitmap; Mga bagay na dokumento ng Visio; Mga bagay na dokumento ng salita; i-text ang OpenDocument.
Macro batay sa VBA code	Macros o VBA module na maaaring maglaman ng nakatagong data sa isang workbook. Kabilang dito ang: macros, kabilang ang Excel 4.0 macro sheets (XLM); Mga module ng VBA; Mga kontrol ng COM o ActiveX. Mga custom na form, kabilang ang mga form ng Excel 5.0 mga custom na function.
Mga bahagi ng business intelligence na may naka-cache na data	Mga bahagi ng business intelligence na maaaring naglalaman ng naka-cache na data na nakaimbak sa workbook, kabilang ang invisible na data. Sinusuri ng Document Inspector ang mga sumusunod na item, na maaaring naglalaman ng summary cache, slice cache, o cube formula cache: pivot table at pivot chart; mga hiwa at timeline; mga formula ng kubo.
Mga Survey sa Excel	Mga tanong sa survey ng Excel na ginawa sa Excel Online at na-save sa workbook ngunit hindi nakikita sa workbook.
Mga Script Manager ng Script	Ang mga script na tinukoy gamit ang Script Manager at maaaring maging sanhi ng naka-cache o nakatagong data upang maimbak sa workbook.
Mga filter	Mga filter na maaaring maging sanhi ng naka-cache o nakatagong data upang maimbak sa workbook. Sinusuri ng Document Inspector ang mga autofilter at mga filter ng talahanayan na inilapat sa data.
Mga nakatagong pangalan	Mga nakatagong pangalan na maaaring pinagmumulan ng nakatagong data sa workbook.

Maaari mong mahanap at alisin ang nakatagong impormasyon sa mga presentasyon ng PowerPoint gamit ang Document Inspector.

Payo: Kung gusto mo lang iwasan ang pag-type ng mga tala, buksan ang tab file _gt_ selyo, mag-click sa mga slide na may sukat buong pahina at alisin ang tsek mag-print ng mga tala.

Paghahanap at pag-alis ng nakatago at personal na data

Mga uri ng nakatago at personal na data

Ang nakatagong data ay maaaring binubuo ng data na idinaragdag ng PowerPoint upang paganahin ang pakikipagtulungan sa paggawa ng presentasyon sa ibang mga tao. Maaari rin itong maglaman ng impormasyon na sinadya mong itinalaga bilang nakatago.

Ang mga presentasyon ng PowerPoint ay maaaring maglaman ng mga sumusunod na uri ng nakatago at personal na impormasyon:

Mga tala at sulat-kamay na tala Kung nakikipagtulungan ka sa iba upang lumikha ng isang presentasyon, ang iyong presentasyon ay maaaring maglaman ng mga elemento tulad ng mga tala at sulat-kamay na anotasyon. Nagbibigay-daan ang impormasyong ito sa ibang mga user na makita ang mga pagbabagong ginawa at ang mga pangalan ng mga taong nagtrabaho sa presentasyon, pati na rin ang mga komento mula sa mga reviewer.

Data ng pagsubaybay sa patch. Kapag nag-collaborate ka sa isang nakabahaging dokumento na nakaimbak sa cloud, sinusubaybayan ng PowerPoint 2016 para sa Office 365 kung sino ang gumawa ng mga pagbabago sa dokumento at kung kailan.

Mga katangian ng dokumento at personal na data. Kasama sa mga katangian ng dokumento (metadata) ang impormasyon ng presentasyon gaya ng pangalan ng may-akda, paksa, at pamagat. Naglalaman din ang mga ito ng impormasyon na awtomatikong sine-save ng mga programa ng Office, tulad ng pangalan ng taong huling nag-save ng dokumento at ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento. Kung gumamit ka ng ilang partikular na feature, maaaring maglaman din ang dokumento ng karagdagang personal na impormasyon, gaya ng mga header ng email, impormasyon sa pagsusumite ng pagsusuri, mga ruta ng dokumento, mga path ng printer, at impormasyon ng path ng file para sa pag-publish ng mga web page.

Invisible na content sa isang slide. Ang pagtatanghal ay maaaring maglaman ng mga bagay na naka-format bilang hindi maipapakita.

Nilalaman sa labas ng slide. Ang mga presentasyon ng PowerPoint ay maaaring maglaman ng mga bagay na hindi lumilitaw dahil naalis ang mga ito sa slide. Ang ganitong mga bagay ay maaaring mga inskripsiyon, mga larawan, mga elemento ng grapiko at mga talahanayan.

Mga tala para sa pagtatanghal. Ang seksyon ng mga tala ng isang PowerPoint presentation ay maaaring maglaman ng teksto na maaaring hindi mo gustong ibahagi sa iba, lalo na kung ang mga tala ay ginawa lamang para sa nagtatanghal.

Mga katangian ng server ng dokumento. Kung ang pagtatanghal ay na-save sa isang server ng pamamahala ng dokumento, tulad ng isang website ng Document Workspace o isang library ng Windows SharePoint Services, maaari itong maglaman ng mga karagdagang katangian o impormasyon ng lokasyon ng server.

Custom na XML data. Ang mga presentasyon ay maaaring maglaman ng custom na XML data na hindi ipinapakita sa mismong dokumento. Maaari silang matukoy at maalis gamit ang Document Inspector.

Impormasyong hinahanap at inaalis ng Document Inspector

Kasama sa Document Inspector sa PowerPoint ang ilang iba't ibang mga module na nagbibigay-daan sa iyong mahanap at alisin ang mga nakatagong at personal na impormasyong partikular sa mga presentasyon ng PowerPoint. Para sa isang listahan ng iba't ibang uri ng nakatago at personal na data na maaaring alisin sa mga presentasyon gamit ang Document Inspector, tingnan ang talahanayan sa ibaba.

Kung ang iyong organisasyon ay nagdagdag ng mga karagdagang module sa Document Inspector, maaari mong tingnan ang iba pang mga uri ng impormasyon sa iyong mga presentasyon.

Inspektor	Hinahanap at inaalis
Mga Tala	Mga Tala Mga sulat-kamay na tala
Mga katangian ng dokumento at personal na data	Mga katangian ng dokumento, kabilang ang impormasyon ng tab Ay karaniwan, Mga istatistika At Iba dialog box Dokumento ng mga ari-arian Mga Header ng Email Mga ruta ng dokumento Ipinadala ang data para sa pag-verify Mga Property ng Server ng Dokumento Mga Detalye ng Patakaran sa Pamamahala ng Dokumento Impormasyon ng uri ng nilalaman Path sa file para sa pag-publish ng mga web page
Baguhin ang data ng pagsubaybay	Data tungkol sa kung sino at kailan binago ang file. Available lang ang feature na ito sa mga subscriber ng Office 365 na bahagi ng programa ng Office Insider. Kung mayroon kang subscription sa Office 365, tiyaking mayroon kang pinakabagong bersyon ng Office.
Invisible na content sa isang slide	Mga bagay na na-format bilang hindi napapakita Ang inspektor na ito ay hindi nakakakita ng mga bagay na hinarang ng iba pang mga bagay.
Off-slide na nilalaman	Nilalaman o mga bagay na hindi lumilitaw sa pagtatanghal dahil matatagpuan ang mga ito sa labas ng lugar ng slide Mga koleksyon ng larawan Mga imahe Ang Document Inspector ay hindi nakakakita o nag-aalis ng mga bagay na may mga animation effect na wala sa isang slide.
Mga tala sa pagtatanghal	Idinagdag ang teksto sa seksyon ng mga tala sa pagtatanghal Hindi tinatanggal ng Document Inspector ang mga larawang idinagdag sa seksyon ng mga tala.
Custom na XML Data	Custom na XML data na maaaring maimbak sa isang presentasyon

Impormasyong hinahanap ng Document Inspector ngunit hindi maalis

Hinahanap ng Document Inspector ang mga sumusunod na item na maaaring naglalaman ng data na hindi nakikita sa presentasyon. Hindi niya magawang tanggalin ang mga ito, dahil maaaring humantong ito sa hindi gumagana nang maayos ang presentasyon. Maaari mong suriin ang bawat item na natagpuan at magpasya kung manu-manong aalisin ito o papalitan ito ng isang item na walang nakatagong data, tulad ng isang static na larawan.

	Nahanap ng inspektor ng dokumento
Naka-embed na mga file o bagay	Mga naka-embed na file (gaya ng mga dokumento ng Office o text file) o mga naka-embed na bagay (gaya ng mga chart o equation) na maaaring naglalaman ng invisible na data. Narito ang ilang mga halimbawa ng mga uri ng bagay: mga bitmap; Mga bagay sa Microsoft Equation 3.0; Mga bagay sa tsart ng Microsoft Graph; Mga bagay sa pagtatanghal ng PowerPoint; Mga bagay na dokumento ng Visio; Mga bagay na dokumento ng salita; i-text ang OpenDocument.
Macros o VBA code	Mga macro o VBA module na maaaring naglalaman ng nakatagong data. Kabilang dito ang: Mga module ng VBA; Mga kontrol ng COM o ActiveX.

Nahanap ng inspektor ng dokumento

Naka-embed na mga file o bagay

Mga naka-embed na file (gaya ng mga dokumento ng Office o text file) o mga naka-embed na bagay (gaya ng mga chart o equation) na maaaring naglalaman ng invisible na data. Narito ang ilang mga halimbawa ng mga uri ng bagay:

mga bitmap;

Mga bagay sa Microsoft Equation 3.0;

Mga bagay sa tsart ng Microsoft Graph;

Mga bagay sa pagtatanghal ng PowerPoint;

Mga bagay na dokumento ng Visio;

Mga bagay na dokumento ng salita;

i-text ang OpenDocument.

Macros o VBA code

Mga macro o VBA module na maaaring naglalaman ng nakatagong data. Kabilang dito ang:

Mga module ng VBA;

Mga kontrol ng COM o ActiveX.

Inspektor ng dokumento at personal na data

Data ng pagsubaybay para sa mga pag-aayos na ipinakilala sa PowerPoint 2016 build 8403 para sa mga miyembro ng programa panimulang pagsusuri Ang Office 365 ay isang halimbawa ng mga limitasyong likas sa Document Inspector. Halimbawa, sabihin nating nagtutulungan sina Martha at Regina sa Presentation A sa Office 365. Ang data ng pagsubaybay sa pagbabago (iyon ay, mga user name at mga oras ng pag-edit) ay idinagdag sa presentasyon. Kung kasunod na bubuksan ni Gleb ang Presentation A sa PowerPoint 2013 at patakbuhin ang Document Inspector para alisin ang personal na data, hindi mahahanap at maaalis ng Inspector sa bersyong iyon ng PowerPoint ang data ng pagsubaybay sa rebisyon na idinagdag sa presentasyon sa mas huling bersyon ng PowerPoint (Office 365) na sina Regina at Martha. Upang tanggalin ang data na ito, kakailanganing pumunta ni Gleb sa pinakabagong bersyon PowerPoint, at pagkatapos ay ilunsad ang Document Inspector.

Maaari mong alisin ang nakatagong impormasyon sa Visio sa parehong paraan na ginagawa mo sa iba pang mga application ng Office. Bago ka magbahagi ng kopya ng iyong Visio drawing sa iba, maaaring kailanganin mong alisin ang ilang partikular na data mula sa drawing at mga katangian nito.

Madali mong matatanggal ang sumusunod na personal na impormasyon sa Visio:

Mga tala na ipinasok sa mga pahina ng dokumento

Mga pangalan at inisyal ng mga reviewer at pagwawasto na ginawa nila

Mga landas sa mga hanay ng elemento

Mga path sa mga template at pangalan ng kanilang mga file

Tandaan: Kung ang isang dokumento ay nai-publish sa isang nakabahaging server, kapag binuksan mo ito, ang impormasyon tungkol sa kung sino ang nagbukas nito at ang pangalan ng computer kung saan naka-imbak ang file ay ipapakita. Para protektahan ang data na ito, limitahan ang pag-access sa mga dokumento sa mga taong pinagkakatiwalaan mo lang.

Maaari mong mahanap at alisin ang nakatagong impormasyon sa mga presentasyon ng Visio sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito:

Nasa listahan file i-click Alisin ang nakatagong impormasyon.

Kung gumagamit ka ng Visio premium 2010 o mas bago, makikita mo ang command na ito sa ilalim file > Katalinuhan > Tanggalin ang personal na data.

Buksan ang tab Personal na impormasyon.

Lagyan ng tsek ang kahon Alisin ang mga sumusunod na elemento mula sa isang dokumento.

Payo: Lagyan ng tsek ang kahon Magbabala kung muling ipinasok ang data na ito kung gusto mong makatanggap ng babala kapag sinubukan mong ipasok muli ang personal na data.

Upang alisin ang sensitibong data mula sa mga panlabas na mapagkukunan, piliin ang checkbox Alisin ang data mula sa mga panlabas na mapagkukunan na nakaimbak sa kasalukuyang dokumento.

Tandaan: Ang checkbox na ito Hindi Binibigyang-daan kang magtanggal ng data na nauugnay sa isang hugis. Inaalis nito ang data source mula sa schema, ngunit kung ang data mula rito ay nasa schema na, dapat itong alisin nang manu-mano.

Feedback

Ang artikulong ito ay na-update Enero 8, 2019 g. bilang resulta ng iyong tala. Kung nakita mong kapaki-pakinabang ang artikulong ito, at lalo na kung hindi mo ginawa, mangyaring gamitin ang mga kontrol ng feedback sa ibaba upang mabigyan kami ng ilang nakabubuong mungkahi.

Ito ay nagkakahalaga ng pagbibigay ng espesyal na pansin sa kaligtasan ng personal na data, dahil mula noong nakaraang taon ay hinigpitan ng mambabatas ang pananagutan para sa employer para sa kabiguan na sumunod sa obligasyon na protektahan ito. Sa artikulong ito sasabihin namin sa iyo kung ano ang itinuturing na personal na data, anong mga obligasyon ang itinatag para sa mga employer na protektahan ito, at kung paano ayusin ang tamang pag-record at pag-iimbak ng personal na data ng mga empleyado.

I-systematize o i-update ang iyong kaalaman, makakuha ng mga praktikal na kasanayan at hanapin ang mga sagot sa iyong mga tanong sa sa School of Accountancy. Ang mga kurso ay binuo na isinasaalang-alang ang propesyonal na pamantayang "Accountant".

Ang isang tagapag-empleyo, kapag kumukuha ng isang empleyado, ay dapat humiling mula sa kanya ng ilang impormasyon na kinakailangan sa loob ng balangkas ng batas sa paggawa, buwis at accounting. Ang Pederal na Batas No. 152-FZ ng Hulyo 27, 2006 "Sa Personal na Data" ay nangangailangan ng employer, na sa kasong ito ay ang operator ng personal na data at pinoproseso ito, upang matiyak ang seguridad ng impormasyong ito.

Anong data ang personal?

Ang personal na data ay anumang impormasyon nang direkta o hindi direktang nauugnay sa paksa ng personal na data - natukoy o natukoy sa isang indibidwal(Artikulo 3 Pederal na Batas na may petsang Hulyo 27, 2006 No. 152-FZ "Sa Personal na Data", pagkatapos nito ay tinutukoy bilang Batas sa Personal na Data).

Kasama sa pangkalahatang personal na data ang sumusunod na impormasyon:

Buong pangalan;
Petsa at Lugar ng Kapanganakan;
address (lugar ng pagpaparehistro);
edukasyon, propesyon;
isang imahe ng isang tao (pag-record ng larawan at video), na nagpapahintulot sa pagkakakilanlan at ginagamit para sa layuning ito ng operator (Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Agosto 30, 2013 "Sa mga isyu ng pag-uuri ng mga larawan at video na larawan, data ng fingerprint at iba pang impormasyon bilang biometric na personal na data at mga tampok ng kanilang pagproseso ");
Katayuan ng pamilya, pagkakaroon ng mga bata, ugnayan ng pamilya;
talambuhay katotohanan at nakaraan aktibidad sa trabaho(lugar ng trabaho, rekord ng kriminal, serbisyo militar, trabaho sa mga nahalal na posisyon, serbisyo publiko at iba pa.);
posisyon sa pananalapi. Impormasyon tungkol sa sahod ay personal na data din (liham ng Roskomnadzor na may petsang 02/07/2014 No. 08KM-3681);
negosyo at iba pang mga personal na katangian na likas na masuri;
iba pang impormasyon na maaaring makilala ang isang tao.

Bilang karagdagan, binabanggit ng Batas ng Personal na Data ang:

espesyal na personal na data (tungkol sa lahi, nasyonalidad, pananaw sa politika, relihiyon o pilosopikal na paniniwala, katayuan sa kalusugan, matalik na buhay). Bilang pangkalahatang tuntunin, hindi pinahihintulutan ang pagproseso ng data na ito. Exception - mga kaso na ibinigay para sa Bahagi 2 ng Artikulo 10 ng Batas sa Personal na Data;
biometric na personal na data (nailalarawan ang physiological at biyolohikal na katangian tao, batay sa kung saan makikilala ang kanyang pagkatao). Upang maproseso ang naturang impormasyon, kinakailangan ang pahintulot ng paksa ng personal na data. Ang isang pagbubukod ay mga kaso na itinatag ng Bahagi 2 ng Art. 11 ng Batas sa Personal na Data.

Ang isang tagapag-empleyo ay may karapatang tumanggap at gumamit lamang ng impormasyon na nagpapakilala sa isang mamamayan bilang isang partido sa isang kontrata sa pagtatrabaho (halimbawa, ang impormasyon tungkol sa katayuan sa lipunan at ari-arian ng isang tao ay hindi nauugnay sa kanyang proseso sa paggawa). Ang impormasyong ito ay nakapaloob sa mga sumusunod na dokumento na ipinakita ng empleyado sa pag-hire:

sa isang pasaporte o iba pang dokumento ng pagkakakilanlan;
aklat ng trabaho;
mga dokumento sa pagpaparehistro ng militar, edukasyon, komposisyon ng pamilya;
sertipiko ng kita mula sa dating lugar ng trabaho;
application form na napunan sa panahon ng trabaho;
personal na card ng empleyado (form T-2);
mga sertipiko ng kasal, kapanganakan ng isang bata;
mga sertipikong medikal at iba pa.

Ang tagapag-empleyo ay nagtatago ng mga kopya ng mga nakalistang dokumento, maliban sa mga talatanungan, mga libro sa trabaho at mga personal na card.

Pagproseso ng personal na data

Pagproseso ng personal na data - anumang aksyon (operasyon) o hanay ng mga aksyon (operasyon) na isinagawa gamit ang mga tool sa automation o nang walang paggamit ng mga naturang tool na may personal na data, kabilang ang pagkolekta, pag-record, systematization, akumulasyon, imbakan, paglilinaw (pag-update, pagbabago), pagkuha, paggamit, paglilipat (pamamahagi, probisyon, pag-access), depersonalization, pagharang, pagtanggal, pagsira ng data (Artikulo 3 ng Batas sa Personal na Data).

Ang Batas ng Personal na Data ay nag-oobliga sa employer na sumunod sa ilang mga kinakailangan para sa pagproseso ng data na ito. Halimbawa, ang pagproseso ng personal na data ay isinasagawa lamang sa pahintulot ng empleyado (Clause 1, Artikulo 6, Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data). Upang maiwasan ang mga legal na hindi pagkakaunawaan, mas mabuti kung ang pahintulot na ito ay nakasulat. Ang parehong patakaran ay nalalapat sa mga aplikante.

Sa ilang mga kaso, ang isang nakasulat na paraan ng pahintulot ay hayagang ibinibigay ng batas (Bahagi 4 ng Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data). Halimbawa, ang nakasulat na pahintulot ng empleyado sa pagproseso ng kanyang personal na data ay kinakailangan:

1) sa pagtanggap ng personal na data ng empleyado mula sa isang ikatlong partido (sugnay 3 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation). Ngunit sa kasong ito, ang empleyado ay dapat na maabisuhan tungkol dito nang maaga at ang kanyang nakasulat na pahintulot ay dapat makuha (sugnay 3 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation).

Dapat ipahiwatig ng abiso (sugnay 3 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation):

ang layunin ng pagkuha ng personal na data ng empleyado mula sa isang third party;
nilalayong mapagkukunan ng impormasyon (mga taong hihilingin ang data);
mga paraan ng pagkuha ng data, ang kanilang kalikasan;
posibleng kahihinatnan pagtanggi sa employer na makuha ang personal na data ng empleyado mula sa isang third party. Kung ang isang empleyado ay tumanggi na maging pamilyar sa paunawa ng nilalayong pagtanggap ng kanyang personal na data mula sa ibang tao, ipinapayong gumawa ng isang naaangkop na aksyon.

Kung magbago ang isip ng empleyado, may karapatan siyang bawiin ang pahintulot sa pagproseso ng personal na data anumang oras (Bahagi 2 ng Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data).

Sa ganoong sitwasyon, ang patuloy na pagpoproseso ng personal na data ng empleyado nang walang pahintulot niya ay posible kung may mga nakakahimok na dahilan. Nakalista ang mga ito sa mga talata 2 - 11 ng Bahagi 1 ng Artikulo 6, Bahagi 2 ng Artikulo 10, Bahagi 2 ng Artikulo 11 ng Batas sa Personal na Data (Bahagi 2 ng Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data).

Ang employer ay walang karapatang humiling ng ilang impormasyon (na hindi nauugnay sa mga layuning nakalista sa talata 1 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation) mula sa mga ikatlong partido, kahit na sumang-ayon ang empleyado.

2) kapag inililipat ang personal na data ng empleyado sa mga ikatlong partido, maliban sa mga kaso kung saan kinakailangan upang maiwasan ang isang banta sa buhay at kalusugan ng empleyado (talata 2 ng Artikulo 88 ng Labor Code ng Russian Federation);

3) para sa pagproseso ng mga espesyal na kategorya ng personal na data ng empleyado na direktang nauugnay sa mga isyu ng relasyon sa paggawa (sugnay 4 ng artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation, sugnay 1 ng bahagi 2 ng artikulo 10 ng Batas sa Personal na Data). Kasama sa data na ito ang impormasyon tungkol sa lahi, nasyonalidad, pananaw sa pulitika, paniniwala sa relihiyon at pilosopikal, kalusugan, at matalik na buhay.

Kung ang isang empleyado ay walang kakayahan, ang nakasulat na pahintulot sa pagproseso ng kanyang data ay ibinibigay ng kanyang legal na kinatawan (magulang, tagapag-alaga) (Bahagi 6 ng Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data). At kung sakaling mamatay ang isang empleyado, ang naturang pahintulot ay ibinibigay ng kanyang mga tagapagmana, maliban kung ito ay natanggap mula sa empleyado mismo sa panahon ng kanyang buhay (Bahagi 7, Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data).

Hindi sa lahat ng kaso, kinakailangan ang pahintulot ng empleyado sa pagproseso ng personal na data. Halimbawa, kung natanggap ang data (sugnay 2, bahagi 1, artikulo 6, sugnay 2.3, bahagi 2, artikulo 10 ng Batas sa Personal na Data, talata 1 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor):

mula sa mga dokumento (impormasyon) na ipinakita kapag nagtatapos ng isang kontrata sa pagtatrabaho;
batay sa mga resulta ng isang ipinag-uutos na paunang medikal na pagsusuri sa estado ng kalusugan (Artikulo 69 ng Labor Code ng Russian Federation, sugnay 3 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Disyembre 14, 2012 "Mga isyu na may kaugnayan sa pagproseso ng personal na data ng mga empleyado , mga aplikante para sa mga bakanteng posisyon, pati na rin ang mga tao sa reserbang tauhan” , pagkatapos nito - Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Disyembre 14, 2012);
sa lawak na ibinigay ng pinag-isang form No. T-2, kabilang ang personal na data ng malapit na kamag-anak, at sa iba pang mga kaso na itinatag ng batas ng Russian Federation (pagtanggap ng sustento, pagkuha ng access sa mga lihim ng estado, pagbibigay ng mga benepisyong panlipunan) (sugnay 2 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang 14.12. 2012);
mula sa isang ahensya ng recruitment na kumikilos sa ngalan ng aplikante (talata 12, talata 5 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Disyembre 14, 2012);
mula sa isang aplikante na mismong nag-post ng kanyang resume sa Internet, na ginagawa itong magagamit sa isang walang limitasyong bilog ng mga tao (sugnay 10, bahagi 1, artikulo 6 ng Pederal na Batas ng Hulyo 27, 2006 No. 152-FZ, talata 12, sugnay 5 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor ng Disyembre 14, 2012).

Ang employer, na may pahintulot ng empleyado, ay maaaring ipagkatiwala ang pagproseso ng kanyang personal na data sa ibang tao (bahagi 3 ng artikulo 6 ng Batas sa Personal na Data, talata 2 ng talata 5 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Disyembre 14, 2012) . Ngunit kasabay nito, ang employer ang may pananagutan sa empleyado para sa mga aksyon ng tinukoy na tao (Bahagi 5 ng Artikulo 6 ng Batas sa Personal na Data).

Sa Kontur.School: mga pagbabago sa batas, mga tampok ng accounting at accounting ng buwis, pag-uulat, suweldo at tauhan, mga transaksyong cash.

Organisasyon ng accounting at imbakan ng personal na data

Dapat tiyakin ng employer ang proteksyon ng personal na data ng empleyado mula sa labag sa batas na paggamit o pagkawala sa sarili nitong gastos (Clause 7, Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation).

Suriin natin ang hakbang-hakbang na mga aksyon ng employer para sa pagtatala at pag-imbak ng personal na data sa organisasyon.

Hakbang 1. Ang tagapag-empleyo ay dapat mag-isyu ng isang lokal na batas na magkokontrol sa pag-iimbak at paggamit ng personal na data. Ang ganitong gawain ay karaniwang ang Regulasyon sa Personal na Data ng mga Empleyado, kung saan ang mga empleyado ay dapat na pamilyar sa kanilang pirma (sugnay 8 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation). Dapat pamilyar ang empleyado sa Mga Regulasyon sa Personal na Data, gayundin sa iba pang mga lokal na regulasyon, bago pumirma ng kontrata sa pagtatrabaho (Artikulo 68 ng Labor Code ng Russian Federation). Ipakilala ang empleyado sa dokumento sa pamamagitan ng pagpapadala nito sa pamamagitan ng e-mail Hindi ito posible, hindi ito maituturing na pamilyar sa isang lagda. Sa kawalan ng pirma ng empleyado, hindi mapapatunayan ng employer na pamilyar ang empleyado sa dokumentong ito.

Pahayag sa personal na data, tulad ng iba pang lokal normative act, ay inisyu at inaprubahan ng kautusan, na nilagdaan ng pinuno ng organisasyon o ng ibang awtorisadong tao.

Sa kaganapan ng isang inspeksyon ng isang organisasyon, ang mga awtoridad sa inspeksyon ay maaaring humiling ng dokumentong ito at suriin kung ang mga empleyado ay pamilyar dito. Ang kawalan ng naturang dokumento o pagkabigo ng mga empleyado na maging pamilyar dito ay maaaring maging batayan para sa pananagutan sa employer alinsunod sa Bahagi 1 ng Artikulo 5.27 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation, at kung ang isang katulad na paglabag ay muling nagawa. - sa ilalim ng Bahagi 2 ng Artikulo 5.27 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation. Ang konklusyon na ito ay nakumpirma rin kasanayang panghukuman(Resolusyon ng Federal Antimonopoly Service ng Moscow District na may petsang Oktubre 26, 2006 No. KA-A40/10220-06 No. A40-20745/06-148-194).

Hakbang 2. Inaprubahan ng employer ang isang dokumento na naglalaman ng listahan ng personal na data na ginagamit sa mga aktibidad ng organisasyon. Kasama sa dokumentong ito ang lahat ng impormasyong ibinibigay ng empleyado nang nakasulat tungkol sa kanyang sarili kapag nag-aaplay para sa isang trabaho, pati na rin ang ginamit sa hinaharap kapag naghahanda ng dokumentasyon ng tauhan.

Bilang karagdagan, ang listahan ay dapat maglaman ng mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga empleyado na isinumite ng organisasyon sa iba't ibang mga katawan ng gobyerno (mga inspektor ng buwis at paggawa, mga awtoridad sa istatistika).

Hakbang 3. Ang tagapag-empleyo ay dapat, sa pamamagitan ng utos, magtalaga ng mga responsable sa pagtatrabaho sa personal na data at sa mga responsable para sa pagtiyak ng seguridad ng personal na data. Ang responsibilidad na ito ay maaaring maging isang partikular na tao o isang departamento. Sa huling kaso, ang pinuno ng naturang yunit ay may personal na responsibilidad. Ang utos na ito ay dapat dalhin sa atensyon ng lahat ng empleyado na tinukoy dito, na dapat kumpirmahin ng kanilang lagda.

Hakbang 4. Sa kaso ng isang inspeksyon, upang maiwasan ang mga hindi pagkakaunawaan sa mga inspektor, mas mahusay na ihanda ang mga sumusunod na dokumento:

mga pahayag mula sa mga empleyado tungkol sa pahintulot sa pagproseso ng personal na data;
mga tala ng personal na data, ang kanilang pagpapalabas at paglilipat sa ibang mga tao at mga kinatawan ng iba't ibang mga organisasyon, mga katawan ng gobyerno;
log ng mga tseke para sa pagkakaroon ng mga dokumentong naglalaman ng personal na data ng empleyado.

Hakbang 5. Sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pinuno ng organisasyon, magtatag ng isang listahan ng mga lugar ng imbakan para sa dokumentasyon na isang carrier ng personal na data ng mga empleyado, pati na rin ang isang listahan ng mga hakbang na kinakailangan upang matiyak ang kaligtasan ng personal na data, ang pamamaraan para sa kanilang pag-aampon. Ang lahat ng mga dokumento na naglalaman ng personal na data ng mga empleyado, tulad ng mga personal na file, mga file cabinet, mga accounting journal, ay dapat na naka-imbak sa mga espesyal na gamit na cabinet o mga safe na naka-lock at selyado. Ang mga talaan ng trabaho ng mga empleyado ay dapat na itago sa isang ligtas na hiwalay sa mga personal na file.

Isa-isahin natin

kung ang pahintulot sa pagproseso ng personal na data ay nakuha mula sa lahat ng empleyado;
ang mga empleyado ay pamilyar sa mga lokal na regulasyon na nagtatatag ng pamamaraan para sa pagproseso ng naturang data, at sa kanilang mga karapatan at responsibilidad sa lugar na ito;
kung ang personal na data ay maayos na nakaimbak at protektado;
sumusunod ba ang dokumentasyon sa kanilang pagproseso sa mga legal na kinakailangan, atbp.

Walang alinlangan na ang lihim, kumpidensyal na impormasyon ay kailangang protektahan. Sa buong pag-iral nito, ang sangkatauhan ay naimbento iba't-ibang paraan, na maaaring pigilan o hindi bababa sa makabuluhang gawing kumplikado ang pag-access sa impormasyong ito, pati na rin ang mga sistema ng pag-encrypt. Noong ika-20 siglo, lumitaw ang mga bagong digital na teknolohiya para sa pag-iipon, pag-iimbak at pagpapadala ng impormasyon. Ginawang posible ng mga computer system na mag-type, mag-edit, suriin ang spelling at spelling, mag-convert at magpadala ng impormasyon sa sa elektronikong format, naiintindihan ng halos lahat ng mga computer. Mula sa sandaling ito, ang mga problema sa pagiging kumpidensyal at proteksyon ng personal na impormasyon ay naging partikular na nauugnay. Ang mga hacker, industriyal na espiya, kakumpitensya at iba pang masamang hangarin ay patuloy na gumagawa ng mga bagong paraan upang makakuha ng access sa impormasyon ng mga indibidwal at kumpanya.

Karamihan sa mga produkto ng software sa merkado ngayon ay nag-iimbak ng impormasyon na tinatawag na metadata sa parehong mga file kung saan nakikipag-ugnayan at nakikipagpalitan ang user, at ginagamit ng user upang mapanatili ang kasaysayan ng pag-edit ng file at upang tumulong sa paghahanap at pagkuha ng impormasyon mula sa mga file. Ang mga karaniwang halimbawa ng metadata ay ang pangalan at apelyido ng may-akda nito, impormasyon ng kumpanya, pangalan ng computer, suporta sa bersyon ng dokumento, iba't ibang nakatagong impormasyon, atbp., na nakaimbak kasama ng dokumento. Ginagamit din ang metadata na ito upang gawing pangkalahatan ang pamamaraan para sa pag-iimbak ng lahat ng impormasyon tungkol sa isang file sa isang paunang natukoy na lokasyon.

Kasabay nito, karamihan sa kumpidensyal na impormasyong ito ay nakaimbak na parang default, minsan sa paraang hindi alam ng user at sa isang lugar at anyo na hindi niya alam. Ito ay walang lihim na kahit na tila hindi nakakapinsala sa mga setting mga produkto ng software maaaring mag-imbak ng impormasyon na mag-aalerto sa isang patuloy na gumagamit sa may-ari ng produkto o sa kanyang kumpanya. Ang isang halimbawa ay ang Word text editor mula sa Microsoft o anumang iba pang software application na gumagana sa mga elektronikong dokumento at nagpapahintulot sa iyo na mag-save ng iba't ibang bersyon ng isang dokumento sa parehong file gamit ang iba't ibang mga mode. Isaalang-alang natin ang isang simple ngunit napakakaraniwang kaso. Sabihin nating ang aming mambabasa, bilang pinuno ng departamento ng marketing, ay gumugol ng ilang linggo sa pakikipagtulungan sa kanyang koponan upang lumikha ng isang dokumento na naglalarawan sa mga katangian ng pinakabagong pag-unlad. Kasabay nito, binalak na ipadala ang dokumentong ito sa departamento ng pagbebenta upang magsimula ng isang bagong kampanya sa marketing. Sa huling minuto, isang desisyon ang ginawa upang alisin ang ilang mga katangian mula sa paglalarawan ng produkto para sa layunin ng karagdagang pag-verify at paglilinaw. Gayunpaman, alam na ang mga katangiang ito ay tiyak na isasama sa huling bersyon ng dokumento sa marketing para sa produktong ito. Nang hindi isinasaalang-alang ang katotohanan na ang suporta sa pag-bersyon ay isinaaktibo para sa dokumentong ito at ang bawat pagbabago, kabilang ang bagong bersyon na may mga inalis na katangian ay mase-save sa isang file, ang dokumentong ito ay nakatanggap ng pinakamalawak na pamamahagi. Sabihin nating pagkatapos magpadala ng isang sulat na may tinukoy na file sa departamento ng pagbebenta, napunta ito sa isang katunggali. Ang huli, nang matingnan ang iba't ibang bersyon ng dokumento, ay madaling masuri ang iyong kasalukuyang antas at inaasahang mga resulta, pati na rin ang napapanahong paghahatid ng impormasyon sa mga developer nito. Bilang karagdagan, ang mga pag-aari ng dokumento ay maaaring maglaman ng pangalan at email address ng may-akda ng dokumento, kaya isasaalang-alang na kusang-loob niyang ibinigay ang dokumento para magamit ng mga kakumpitensya.

Paano ayusin ang proteksyon ng pribadong impormasyon at protektahan ito mula sa hindi gustong pag-access? Susubukan naming sagutin ang tanong na ito sa artikulong ito. Titingnan din namin ang mga lugar sa isang dokumento kung saan maaaring iimbak ang metadata, at ilalarawan ang mga paraan kung saan maaaring alisin ang data na ito, sa gayon mapoprotektahan ang dokumento. Bago bumaba sa negosyo, tandaan namin na ang pagsubok na bagay sa artikulong ito ay ang mga English na bersyon ng kilalang at sikat na text editor na Microsoft Word - Word 2000 at Word 2002 - na kasama sa Microsoft Office package. Dapat itong bigyang-diin na, sa kabila ng pagkakapareho at pagpapatuloy ng mga bersyong ito ng editor na ito, mayroon pa rin silang ilang pagkakaiba sa kanilang paggana. Ito ang unang bagay na dapat bigyang pansin para sa mga mambabasa na agad na uupo sa kanilang personal na computer.

Paano ma-access ang personal na impormasyon

Magsimula tayo sa pinakasimpleng bagay - ipapakita namin sa iyo kung paano makarating sa personal na impormasyon nang walang anumang mga espesyal na trick. Ginagawa ito gamit ang isang tampok sa Microsoft Word na nagbibigay-daan sa iyong tingnan ang teksto nang hindi ito pino-format. Lumalabas na magagamit ang feature na ito para tingnan ang metadata na nauugnay sa isang partikular na dokumento. Maaaring ma-access ng sinuman ang data na ito. Upang gawin ito kailangan mo:

Ilunsad ang Microsoft Word editor.
Sa pangunahing menu item na File, i-click ang Buksan.
Sa dialog na lalabas, sa seksyong Mga File ng uri, itakda ang Recover Text mula sa Any File, pumili ng dokumento ng Microsoft Word at i-click ang Open button.

Magbubukas ito ng isang hindi naka-format na dokumento, isang maingat na pagtingin na nagbibigay-daan sa iyo upang madaling mahanap ang impormasyon na naglalaman ng pangalan ng may-akda ng dokumento at ang landas kung saan mo mahahanap ang naka-save na dokumento.

Isinasaalang-alang ang lahat ng nasa itaas, inirerekomenda namin na bago magbahagi ng dokumento sa ibang mga user, suriin ang nakatagong impormasyon upang mapagpasyahan kung sulit na iwanan ito sa dokumentong ito para sa pampublikong pagtingin. Halimbawa, sa pamamagitan ng pagpili sa Subaybayan ang Mga Pagbabago mula sa pangunahing menu ng Mga Tool sa Microsoft Word, na sinusundan ng Mga Bersyon mula sa menu ng Mga File, o sa pamamagitan ng pagpili sa Payagan ang Mabilis na Pag-save gamit ang checkbox sa submenu ng Mga Opsyon ng menu ng Mga Tool, maaari mong subaybayan ang anumang nakatago o tinanggal na impormasyon. na posibleng manatili sa na-edit na dokumento.

Tulad ng nakikita mo, ang pag-access ng personal na impormasyon ay medyo simple. Naturally, ang isang makatwirang tanong ay lumitaw tungkol sa kung anong mga pamamaraan ang umiiral upang maprotektahan ang kumpidensyal na impormasyon mula sa prying eyes. Sa ibaba, ipapakita sa mga mambabasa ang ilan sa mga pinakakaraniwang pamamaraan.

Pag-alis ng personal na data mula sa mga dokumento

Ang kasalukuyang bersyon ng Word editor ay nagbibigay sa gumagamit ng pinakamalawak na mga posibilidad para sa pagtatrabaho sa personal na data, simula sa manu-mano at nagtatapos sa isang programmable na paraan ng pagtanggal ng impormasyon. Dahil sa katotohanan na sa artikulong ito ay hindi namin tinatalakay ang mga isyu ng pagsusulat ng mga dalubhasang programa, tututuon namin ang mga pinakasimpleng pamamaraan na naa-access sa isang malawak na hanay ng mga mambabasa.

Una sa lahat, kailangan mong tiyakin na ang ilang personal na impormasyon ay tinanggal kapag nagse-save ng dokumento. Upang gawin ito kailangan mong gawin ang sumusunod:

Sa pangunahing menu ng Salita, piliin ang Mga Tool, at sa loob nito ang submenu ng Mga Opsyon. Sa dialog na lalabas, buksan ang tab na Seguridad.
Sa seksyong Mga opsyon sa Privacy, i-activate ang checkbox na Alisin ang personal na impormasyon mula sa file na ito sa save at pindutin ang OK na buton.
I-save ang dokumento.

Sa kasong ito, halimbawa, ang sumusunod na personal na impormasyon ay tinanggal mula sa dokumento:

mga katangian ng file: may-akda, tagapamahala, kumpanya at pangalan ng taong nag-save ng pinakabagong bersyon ng dokumento;
mga username na nauugnay sa mga komento at subaybayan ang mga pagbabago;
ang pangalan na Na-save ni ay pinalitan ng May-akda;
ang header ng mensaheng e-mail, na nabuo ng E-mail button sa toolbar.

Dapat itong bigyang-diin na ang operasyong ito ay hindi naka-install bilang default sa editor ng Word. At kahit na nakatakda ang naturang bandila, malalapat lamang ito sa kasalukuyang naka-activate na window ng dokumento. Samakatuwid, dapat na itakda ang mode na ito para sa bawat dokumento nang hiwalay.

Ang isa pang paraan na nararapat pansin ay ang manu-manong paraan ng pagtanggal ng personal na impormasyon. Ang mga katangian ng dokumento (sa loob ng istraktura ng file) ay nag-iimbak ng impormasyon tungkol sa mismong dokumento: ang pangalan ng file ng dokumento, lokasyon ng imbakan nito, petsa ng paglikha at iba pang mga katangian ng file. Gayunpaman, ang mga katangian ng dokumento ay maaari ding mag-imbak ng iba pang metadata, gaya ng pangalan ng may-akda, pangalan ng kumpanya, at editor ng dokumento. Maaari mong manu-manong alisin ang impormasyong ito mula sa mga katangian ng dokumento gamit ang sumusunod na pagkakasunud-sunod ng mga aksyon:

Buksan ang dokumento sa Word editor.
Sa seksyong File main menu, piliin ang Properties.
Sa multi-page na dialog na lalabas, ang bawat tab na Buod, Mga Istatistika, Mga Nilalaman at Custom ay maaaring maglaman ng kumpidensyal na impormasyon. Upang alisin ang hindi kailangan o hindi gustong impormasyon, dapat mong piliin ito at tanggalin ito gamit ang DELETE key.

Siyempre, ang mga pamamaraan sa itaas ay maaaring awtomatiko at ma-program, na ginagawang mabilis at maginhawa ang prosesong ito. Gayunpaman, ang isang paglalarawan ng mga prinsipyo ng programming sa Word ay lampas sa saklaw ng artikulong ito at tinutukoy namin ang mambabasa sa espesyal na panitikan.

Saan nakatago ang impormasyon?

Ang pangunahing tuntunin na gumagabay sa mga praktikal na tao ay: "Sukatin nang dalawang beses, gupitin nang isang beses." Ang mahalagang prinsipyong ito ay maaaring matagumpay na mailapat sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Dapat ka bang palaging magmadali sa paghiwalay sa personal na impormasyon? Saan nakaimbak ang nakatagong impormasyon? Ano ang mga paraan upang tingnan ang nakatagong impormasyon? Sasagutin ang mga tanong na ito sa bahaging ito.

Ang nakatagong impormasyon ay matatagpuan sa mga function ng pagbabago ng track at mga function ng komento, na karamihan ay mga function ng serbisyo para sa editor ng Microsoft Word. Pinapayagan ka nitong mag-save ng intermediate na impormasyon tungkol sa pag-format, pagpasok ng teksto, pagtanggal, komento, atbp., sa madaling salita, maaari silang aktibong magamit sa proseso ng paggawa sa isang dokumento ng isa o higit pang mga may-akda. Sa kasong ito, sa pamamagitan ng pagpili sa playback mode para sa lahat ng mga function ng serbisyo, makikita mo ang lahat ng mga pagbabagong ginawa gamit ang mga pangalan ng mga may-akda. Ginagawa ito gamit ang item ng Show menu.

Dapat tandaan na kapag nagtatrabaho sa anumang dokumento, ipinapayong sumunod sa dalawang simpleng panuntunan. Ang unang tuntunin ay bago magtanggal ng anumang impormasyon, magandang ideya na i-print ang na-edit na dokumento kasama ang mga komento. Kaya, sa anumang oras posible na idagdag ang impormasyong ito sa isang bagong bersyon ng dokumento. Upang makita ang mga pagbabago o komento, kailangan mong piliin ang Markup sa pangunahing View menu.

Ang pangalawang tuntunin ay pangunahing may kinalaman sa mga nakakalimutang subaybayan ang pagkakaroon ng sumusuportang impormasyon sa dokumentong kanilang ipinapadala o ipinapadala. Para sa mga naturang user, mayroong isang awtomatikong analyzer para sa pagkakaroon ng track changes mode na pinagana, na maglalabas ng babala tungkol sa pagkakaroon ng impormasyon sa pag-edit sa dokumento kapag sinubukan nilang i-print ito, i-save ito, o ipadala ito sa pamamagitan ng email mula sa Word editor. Upang paganahin ang mode na ito, sa seksyong pangunahing menu ng Mga Tool ng dialog box na Mga Opsyon, kailangan mong piliin ang tab na Seguridad at gamitin ang checkbox upang itakda ang mode sa Babala bago mag-print, mag-save, o magpadala ng file na naglalaman ng mga sinusubaybayang pagbabago o komento ( kanin. 1). Kaya, ang kahulugan ng pangalawang panuntunan: palaging panatilihing naka-on ang track changes analyzer.

Ang pangalawang lugar kung saan maaaring maimbak ang kumpidensyal na impormasyon ay ang hidden text mode ng Microsoft Word. Ang mode na ito ay nagpapahintulot sa iyo na ipakita o itago ang tinukoy na teksto gamit ang isang espesyal na pamamaraan ng pag-format ng character na ginagawang hindi nakikita ang mga ito. Halimbawa, habang nag-e-edit ng text sa hidden text mode (ang nakatagong text ay mga espesyal na hindi ipinapakitang character sa isang file ng dokumento), maaari kang gumawa ng ilang tala para sa iyong sarili. Upang tingnan ang nakatagong teksto, sa seksyong pangunahing menu ng Mga Tool, piliin ang item na Mga Pagpipilian, at sa tab na View, piliin ang mode na Nakatagong teksto sa seksyong Pag-format ng mga marka ( kanin. 2).

Nagiging sanhi ito ng Word na markahan ang nakatagong teksto ng may tuldok na salungguhit. Sa kasamaang palad, ang mga developer ng editor ay hindi nagbigay ng isang awtomatikong analyzer para sa nakatagong teksto sa dokumento. Gayunpaman, mayroong isang napaka-simpleng pamamaraan para sa pag-alis nito mula sa katawan ng dokumento kapag nagpi-print. Upang gawin ito, piliin ang item na Mga Pagpipilian sa seksyong pangunahing menu ng Mga Tool, pagkatapos ay ang tab na I-print at i-activate ang checkbox na Nakatagong teksto sa seksyong Isama sa lugar ng dokumento. Sa lahat ng iba pang mga kaso, kakailanganin mong tanggalin nang manu-mano ang teksto.

Ang ikatlong pinagmumulan ng hindi gustong pagtagas ng impormasyon ay maaaring hindi tinanggal ang mga nakaraang bersyon ng isang dokumento. Ang Word editor ay nagbibigay ng kakayahang mag-save ng maraming bersyon ng isang dokumento sa parehong file. Ang mga bersyong ito ay nasa file bilang nakatagong teksto at maaaring alisin kung kinakailangan. Available ang mga ito sa lahat ng user, at mananatili sa dokumento, kahit na naka-save ito sa ibang format. Samakatuwid, ang mga naturang bersyon ay dapat na alisin sa isang napapanahong paraan, kung saan mayroong ilang mga paraan.

Ang unang paraan ay nagsasangkot ng pag-save ng mga nakaraang bersyon ng dokumento. Sa kasong ito, ang kasalukuyang bersyon ay nai-save bilang isang hiwalay na dokumento. Upang gawin ito, piliin ang Mga Bersyon sa pangunahing menu ng File. Pagkatapos ay piliin ang bersyon ng dokumento na gusto mong i-save bilang isang hiwalay na file. Susunod, pindutin ang Open key at piliin ang Save As sa pangunahing menu ng File. Sa dialog na lalabas, itakda ang pangalan ng file at pindutin ang pindutang I-save.

Ang pangalawang paraan ay ang pag-alis ng mga hindi gustong bersyon mula sa dokumento, na mangangailangan ng mga sumusunod na hakbang. Sa pangunahing menu ng File, piliin ang item na Mga Bersyon, pagkatapos ay piliin ang bersyon ng dokumentong gusto mong tanggalin (upang pumili ng higit sa isang bersyon, dapat mong pindutin nang matagal ang Ctrl key). Susunod na kailangan mong i-click ang Delete button.

Tahimik na mga tagapag-ingat ng nakatagong impormasyon

Maaaring hindi napagtanto ng maraming mambabasa na ang ilang mga pamamaraan sa Word ay nagse-save ng metadata bilang default. At tiyak na hindi nila napagtanto na ang pagharang sa mga pamamaraang ito ay ginagawang posible na alisin ang hindi gustong metadata mula sa mga dokumento. Pag-usapan natin ito nang mas detalyado.

Una, tingnan natin ang isang paraan para sa mabilis na pag-save ng isang dokumento. Tandaan na ito ay gumagana kung ang Allow fast saves checkbox ay may check. Gayunpaman, hindi alam ng lahat na kung magbubukas ka ng isang dokumento na na-edit sa mode na ito bilang isang text file, maaaring naglalaman ito ng impormasyon na dati nang inalis mula sa dokumento. Nangyayari ito dahil idinaragdag ng Quick Save mode ang iyong mga pagbabago sa dulo ng dokumento, nang hindi isinasaalang-alang ang anumang mga pagbabago (kabilang ang tinanggal na impormasyon) na ginawa sa mismong dokumento. Samakatuwid, upang ganap na maalis ang impormasyong nabura mula sa isang dokumento, dapat mong i-disable ang quick save mode. Upang gawin ito, sa pangunahing menu ng Word kailangan mong piliin ang Mga Tool, pagkatapos ay ang seksyon ng Mga Pagpipilian at ang dialog na I-save ( kanin. 3).

Pangalawa, tingnan natin ang pamamaraan para sa pagsasama ng mga dokumento. Kapag naghahambing at nagsasama ng mga dokumento, gumagamit ang Word ng mga random na nabuong numero upang gawing mas madali ang pagsubaybay sa mga kaukulang dokumento sa hinaharap. Bagama't nakatago ang mga numerong ito, posibleng magamit ang mga ito upang ipakita na ang mga dokumento ay may karaniwang pinagmulan. Upang ihinto ang pag-iimbak ng mga random na numero sa panahon ng proseso ng pagsasama ng dokumento, dapat mong gawin ang sumusunod:

Sa Tools menu, patakbuhin ang Options command. Sa lalabas na dialog ng maraming pahina, piliin ang dialog ng Seguridad.
Huwag paganahin ang Store random na numero upang mapabuti ang katumpakan ng pagsasama na checkbox.

Gayunpaman, dapat tandaan na kailangan mong magbayad para sa pagiging kompidensiyal - ang resulta ng pagsasama ng mga dokumento ay hindi magiging pinakamainam: magiging problema para sa editor ng Word na matukoy ang bilang ng mga nauugnay na dokumento.

Kaalaman ay kapangyarihan

Ang bawat isa na nagbabasa ng artikulong ito ay tiyak na bubuo ng kanilang sariling opinyon tungkol sa problema ng seguridad ng impormasyon sa Personal na computer at lahat ay magiging malaya sa paggawa ng kanilang sariling desisyon. Maaari mong sundin ang mga panuntunang ito at huwag mag-save ng impormasyon, ngunit maaari mong mawala ito kung hindi ka magsisikap. Sinuri ng artikulo ang pinaka mga simpleng paraan pag-iwas sa pagtagas ng impormasyon. Bilang karagdagan, tulad ng nabanggit sa itaas, mayroong isang bilang ng mga programa upang malutas ang marami sa mga nabanggit na problema, na walang alinlangan na makabuluhang pasimplehin ang pamamaraan para sa pagsuri sa nilalaman ng hindi gustong data sa mga dokumento. Gayunpaman, ito ay isang paksa para sa isa pang artikulo. Sa konklusyon, nais kong tandaan na sa pamamagitan ng pagprotekta sa personal na impormasyon, hindi mo lamang mapoprotektahan ang iyong negosyo, kaalaman at karanasan, ngunit magbibigay din ng mapagpasyang pagtanggi sa mga hindi tapat na tao.

ComputerPress 10"2002