Microsoft Word-də məlumatı necə qorumaq olar. Microsoft Office Sənədlərindən Gizli Şəxsi Məlumatları Necə Silmək olar

Müxtəlif proqramlar tərəfindən yaradılan sənədlər və fayllar hiss olunmaz şəkildə bəzilərini daşıyır xassələrində məlumat. Ola bilər Şəxsi məlumat, onlar sizin kompüterinizdə olarkən heç kim onlara çox əhəmiyyət vermir. Ancaq bu faylı hər kəslə paylaşmağa qərar versəniz İnternet və ya bir flash sürücüdən istifadə edərək, lazımsızları yoxlamaq və silmək məsləhətdir fayl xüsusiyyətlərindən məlumatlar.

Bu nədir Şəxsi məlumat, mövcud ola bilər faylda? Bütün məlumatlar fayl xüsusiyyətlərindəşəxsi hesab etmək olar. Axı bu fayl sizin kompüterinizdə yaradılmışdır və siz ona ad vermişdiniz fayl və ya şərhlər kimi əlavə məlumat təqdim edir. Bunlar ola bilər: müəllif adı, faylın dəyişdirilməsi tarixi, teqlər və açar sözlər. Faylı yaradan proqramın adı, alınma tarixi, müəllif hüququ və s.

Çox vaxt istifadəçi başqa şəxslərə köçürür fayllar sənədlər və şəkillər və fayl xüsusiyyətlərində şəxsi məlumatların silinməsi bu halda artıq olmaz.

Hansıları seçin data O fayl buraxın və hansılar silin istifadə etmək mümkündür Windows Explorer, fayl xüsusiyyətlərində. Bunu etmək üçün seçilmiş faylı sağ vurun və kontekst menyusunda "Xüsusiyyətlər" i seçin. Xüsusiyyətlər pəncərəsində "Ətraflı məlumat" sekmesine keçin.

Bütün gizli əlavələrin yerləşdiyi yer budur. data və növündən asılı olaraq fayl burada sənəd haqqında müxtəlif məlumatların olduqca layiqli siyahısını görə bilərsiniz. Siyahını nəzərdən keçirin və hansını müəyyənləşdirin data bu sənədi heç kimlə bölüşmək istəməzdiniz.

Yeri gəlmişkən, haqqında məlumat fayl təkcə mümkün deyil silin, həm də onu birbaşa xüsusiyyətlər pəncərəsinə əlavə edin. Lakin, bütün məqamlarda deyil. Mövcud xassələri redaktə etmək üçün "Dəyər" bölməsindəki elementin qarşısındakı düyməni basın. Kiçik bir redaktə sahəsi görünəcək.

Zəruridirsə çıxarılması redaktə edilə bilməz data, pəncərənin altında xassələri"Xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatları sil" düyməsini basın.

Redaktə forması ilə bir pəncərə açılacaq, burada "Bu fayl üçün aşağıdakı xüsusiyyətləri silin" seçimini etməlisiniz.

Müəyyən Office sənədlərinin elektron surətini müştərilər və ya həmkarlarla paylaşarkən, gizli və ya şəxsi məlumat üçün sənədi nəzərdən keçirməyi tövsiyə edirik. Sənədi başqaları ilə paylaşmazdan əvvəl bu gizli məlumatı silə bilərsiniz. Word, Excel, PowerPoint və ya Visio-da Sənəd Müfəttişi funksiyası paylaşmağı planlaşdırdığınız sənədlərdə gizli məlumatları və şəxsi məlumatları tapıb silməyə kömək edir.

Gizli məlumat aşağıdakıları əhatə edə bilər:

gizli məlumatlar və ya Word sənədlərində verilməyən şəxsi məlumatlar

Excel məlumatları iş kitabına əlavə edildikdə birlikdə işləmək başqa insanlarla

Təqdimatda və ya onun metadatasında saxlanıla bilən PowerPoint-də gizli məlumatlar və şəxsi məlumatlar.

Visio Çizimlərində sənəd məlumatı və fayl xassələri

Qeyd: Sənədinizi Microsoft-a təqdim etməyincə, ondan heç bir məlumat görməyəcəyik.

Bu məqalə adətən Office sənədlərində saxlanılan məlumat növlərini təsvir edir ki, siz sənəddə və ya metadatada nəyi saxlamağınızı və nəyi siləcəyinizi seçə biləsiniz. Sənəd Müfəttişinin silə bilmədiyi bəzi məlumatlar üçün Word, Excel və PowerPoint haqqında daha çox məlumata aparan cədvəllərə baxın.

Müştərilər və ya həmkarlarınızla bölüşmək istədiyiniz Word sənədinin elektron nüsxəsi çox vaxt sənədin özündə və ya sənəd xassələrində və ya metadatada saxlanılan gizli məlumatları və ya şəxsi məlumatları ehtiva edir.

Məsləhət: Sadəcə qeydləri yazmaqdan keçmək istəyirsinizsə, keçin fayl _gt_ Möhür, seçin Bütün səhifələri çap edin və işarəni çıxarın çap düzəlişləri.

Word sənədləri aşağıdakı gizli və şəxsi məlumatları ehtiva edə bilər:

Qeydlər, qeydə alınmış düzəlişlər üçün düzəlişlər, versiyalar və əlyazma qeydləri Sənəd yaratmaq üçün digər istifadəçilərlə əməkdaşlıq edirsinizsə, sənəddə düzəlişlər, şərhlər, əlyazma qeydləri və versiyalar ilə düzəlişlər kimi elementlər ola bilər. Bu məlumat digər insanlara sənəd üzərində işləmiş şəxslərin adlarını, rəyçilərin şərhlərini və sənədə edilən dəyişiklikləri görməyə imkan verir ki, bu da qrupdan kənar əməkdaşlıq üçün lazım olmaya bilər.

Sənəd xüsusiyyətləri və metadata: Müəllif, Mövzu və Başlıq kimi sənəd haqqında məlumat. Sənəd xassələrinə həmçinin Office proqramları tərəfindən avtomatik saxlanılan məlumat, məsələn, sənədi sonuncu dəfə saxlayan şəxsin adı və sənədin yaradıldığı tarix daxildir. Müəyyən funksiyalardan istifadə etmisinizsə, sənəddə e-poçt başlıqları, göndərmə və yoxlama məlumatları, marşrutlar və şablon adları kimi əlavə şəxsi məlumatlar da ola bilər.

Başlıqlar və altbilgilər Word sənədlərindəki altlıqlar başlıqlar və altbilgilərdə məlumatları ehtiva edə bilər. Alternativ olaraq, Word sənədinizə su nişanı əlavə edə bilərsiniz.

Gizli mətn Word sənədlərində gizli mətn kimi formatlanmış mətn ola bilər. Sənəddə gizli mətnin olub-olmadığını bilmirsinizsə, onu tapmaq üçün Sənəd Müfəttişindən istifadə edə bilərsiniz.

Sənəd Server Xüsusiyyətləri Sənəd sənəd idarəetmə serverində, məsələn, Windows SharePoint Services-də yaradılmış sənəd iş sahəsi saytı və ya kitabxana kimi bir yerə saxlanılıbsa, sənəddə əlavə sənəd xassələri və ya həmin server yeri ilə əlaqəli məlumat ola bilər.

Fərdi XML məlumatları. Sənədlər sənədin özündə göstərilməyən xüsusi XML məlumatlarını ehtiva edə bilər. Bu XML məlumatları Document Inspector istifadə edərək aşkarlana və silinə bilər.

Sənəd Müfəttişindən istifadə etməklə

Gizli və şəxsi məlumatları tapmaq və silmək üçün Sənəd Müfəttişindən istifadə edin Word sənədləri. Word sənədlərinin elektron nüsxələrini, məsələn, e-poçt qoşmalarını paylaşmazdan əvvəl Sənəd Müfəttişini işə salmağın mənası var.

Word sənədlərində Sənəd Müfəttişini tapın və silin

Word-də Sənəd Müfəttişi Word sənədlərinə xas gizli və şəxsi məlumatları tapmaq və silmək imkanı verən bir neçə müxtəlif modulları ehtiva edir. Siyahı müxtəlif növlər Sənəd Müfəttişindən istifadə etməklə Word sənədlərindən aşkarlana və silinə bilən gizli və ya şəxsi məlumatlar aşağıdakı cədvəldə göstərilmişdir.

Qeydlər:

müfəttiş	Tapır və çıxarır
Qeydlər, düzəlişlər, versiyalar Qeyd: Word Starter 2010-da Sənəd Müfəttişi yalnız versiyaları və qeydləri silir.	Qeydlər Yamaq rejimi bayraqları Sənəd versiyası haqqında məlumat Əl yazısı qeydlər
Sənəd xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatlar	Ümumidir, Statistika Və Digərləri dialoq qutusu Sənəd Xüsusiyyətləri E-poçt başlıqları Sənəd marşrutları Sənəd Server Xüsusiyyətləri Məzmun növü haqqında məlumat İstifadəçi adı Şablon adı
Başlıqlar və altbilgilər və su nişanları	Sənəd başlığı məlumatı Sənədin başlıqlarında və altbilgilərində məlumat "Su izləri"
Gizli mətn	Mətn gizli olaraq formatlanmışdır (şrift seçimi dialoq qutusunda mövcuddur Şrift) Qeyd: Bu müfəttiş başqa üsullarla gizlədilən mətni aşkar edə bilmir (məsələn, ağ fonda ağ mətn).
Xüsusi XML Data	Sənəddə saxlanıla bilən fərdi XML məlumatları
Görünməz məzmun	Qeyd: Bu müfəttiş digər obyektlər tərəfindən tıxanmış obyektləri tapmır.

Excel iş kitabının elektron nüsxəsini paylaşarkən, iş kitabına gizli məlumat və ya iş kitabının özündə və ya sənəd xassələrində (metadata) saxlanıla bilən şəxsi məlumat kimi baxdığınızdan əmin olun.

Excel-də Sənəd Müfəttişindən istifadə edərək gizli və şəxsi məlumatları tapa və silə bilərsiniz.

Qeyd: Başqaları ilə paylaşdığınız iş kitablarından gizli və şəxsi məlumatları silə bilsəniz də, Excel iş kitabı paylaşılan kimi saxlanılıbsa, siz ondan qeydləri, qeydləri, sənəd xüsusiyyətlərini və ya şəxsi məlumatları silə bilməzsiniz. Bu datanı paylaşılan iş kitabından silmək üçün əvvəlcə onu kopyalayın və paylaşmadan çıxarın.

Gizli və şəxsi məlumatların tapılması və silinməsi

Siz Excel iş kitablarından gizli və şəxsi məlumatları silmək üçün Sənəd Müfəttişindən istifadə edə bilərsiniz. Kitabların elektron nüsxələrini, məsələn, e-poçt mesajlarına əlavələr kimi paylaşmazdan əvvəl Sənəd Müfəttişini işə salmağın mənası var.

Excel-də gizli və şəxsi məlumatların növləri

Excel iş kitablarında gizli və şəxsi məlumatların mənbəyi ola biləcək bəzi elementlər aşağıda verilmişdir.

Qeydlər və əlyazma qeydləri.Əgər kitab başqaları ilə yaradılmışdırsa, onda qeydlər və əlyazma qeydləri ola bilər. Bu məlumat başqalarına kitabda əməyi olan şəxslərin adlarını görməyə, rəyçilərin şərhlərinə baxmağa və kitabda edilən dəyişiklikləri görməyə imkan verir.

Sənəd xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatlar Müəllif, mövzu və başlıq məlumatları daxil olmaqla, digər Office proqramlarında olduğu kimi Excel-də metadata və ya sənəd xüsusiyyətləri. Office avtomatik olaraq iş kitabını ən son saxlayan şəxsin adını, sənədin yaradılma tarixini və sənədin yerini (Excel 2013 və ya daha sonra) saxlayır. Əlavə məlumat (PII) ola bilər, məsələn, e-poçt başlıqları, göndərmə məlumatı, gözdən keçirmə məlumatı, marşrutlar, printer xüsusiyyətləri (məsələn, printer yolu və təhlükəsiz çap sirri) və dərc üçün fayl yolu məlumatı. Veb səhifələr.

Başlıqlar və altbilgilər. Excel iş kitablarında başlıq və altbilgilərdə məlumatlar ola bilər.

Gizli sətirlər, sütunlar və vərəqlər. Sətirlər, sütunlar və bütün vərəqlər kitabda gizlənə bilər. Gizli sətirləri, sütunları və ya vərəqləri ehtiva edən iş kitabının nüsxəsini yaydığınız zaman digər insanlar onları göstərə və onlarda olan məlumatları görə bilər.

Sənəd serverinin xüsusiyyətləri. Sənədin iş sahəsi saytı və ya Windows SharePoint Xidmətləri kitabxanası kimi sənəd idarəetmə serverində saxlanılan iş kitabında əlavə sənəd xüsusiyyətləri və ya server yeri məlumatı ola bilər.

Fərdi XML məlumatları. Excel iş kitablarında sənədin özündə göstərilməyən xüsusi XML məlumatı ola bilər. Bu XML məlumatları Document Inspector istifadə edərək aşkarlana və silinə bilər.

Görünməz məzmun. Kitablarda görünməz kimi formatlanmış obyektlər ola bilər.

Daxili fayllar və ya obyektlər.İş dəftərlərində daxil edilmiş fayllar (məsələn, Office sənədləri və ya mətn faylları) və ya görünməz məlumatları ehtiva edən daxil edilmiş obyektlər (diaqramlar və ya tənliklər kimi) ola bilər.

VBA koduna əsaslanan makrolar.İş kitablarında makrolar, VBA modulları, COM və ActiveX nəzarətləri, istifadəçi formaları və ya gizli məlumatları ehtiva edən istifadəçi tərəfindən müəyyən edilmiş funksiyalar ola bilər.

Keşlənmiş məlumatları olan elementlər.İş kitablarında görünməyən PivotTables, PivotCharts, Slicers, Timelines və Cube Formulas-dan keşlənmiş məlumatlar ola bilər.

Excel sorğuları Excel sorğu suallarını Excel Online-a daxil edilmiş və iş kitabında saxlanmış, lakin iş kitabında görünməyən iş kitablarında gizlədə bilər.

Skript Meneceri Skriptləri.İş kitablarında Skript Menecerindən istifadə edərək müəyyən edilmiş skriptlər ola bilər. Onlar keşlənmiş və ya gizli məlumatları ehtiva edə bilər.

Filtrlər.İş kitablarında aktiv avtofiltrlər və ya cədvəl filtrləri ola bilər ki, bu da keşlənmiş və ya gizli məlumatların iş kitablarında saxlanmasına səbəb ola bilər.

Gizli adlar. Kitablarda gizli məlumat mənbəyi ola biləcək gizli adlar ola bilər.

Excel sənədlərində Sənəd Müfəttişini tapın və silin

Sənəd Müfəttişi Excel iş kitabları ilə əlaqəli gizli və ya şəxsi məlumatları ehtiva edə bilən elementləri göstərir. Aşağıdakı cədvəldə Sənəd Müfəttişindən istifadə edərək iş kitablarından silə biləcəyiniz bu cür məlumatların növləri göstərilir.

Qeydlər:

Cədvəldə sadalanan bütün Excel l xüsusiyyətləri dəstəklənmir Microsoft Excel Başlanğıc 2010.

Əgər təşkilatınız Sənəd Müfəttişinə fərdi modullar əlavə edibsə, əlavə məlumat növləri aşkarlana bilər.

	Sənəd müfəttişi tapır və silir
Qeydlər	Qeydlər Əl yazısı qeydlər Qeyd: Excel Starter 2010-da Sənəd Müfəttişi yalnız qeydləri silir.
Sənəd xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatlar	Tab məlumatı daxil olmaqla sənəd xüsusiyyətləri Ümumidir, Statistika Və Digərləri dialoq qutusu Sənəd Xüsusiyyətləri (Excel 2013 və sonrakı versiyalar). Komanda seçərkən hər şeyi silin cari sənəd yeri fayldan silinəcək. Yalnız Excel 2013 və ya daha yenisini bağladıqdan və yenidən açdıqdan sonra yadda saxladıqda əlavə edilir. E-poçt Başlıqları Sənəd marşrutları Məlumat təsdiq üçün göndərildi Sənəd Server Xüsusiyyətləri Sənəd İdarəetmə Siyasəti Təfərrüatları Məzmun növü haqqında məlumat İstifadəçi adı Printer yolu haqqında məlumat Skript Qeydləri Xüsusi adlar və cədvəl adları üçün qeydlər Qeyri-aktiv xarici məlumat bağlantıları
Başlıqlar və altbilgilər	Vərəq başlığı məlumatı Vərəq qeydlərində məlumat
Gizli sətirlər və sütunlar	Gizli xətlər Gizli məlumat sütunları Qeydlər: Əgər iş kitabında verilənləri olmayan gizli sütunlar varsa və məlumatları ehtiva edən sütunlar arasında yerləşirsə, həmin boş gizli sütunlar da aşkar ediləcək və silinəcək. İş kitabındakı gizli sətir və ya sütunlarda məlumat varsa, onların silinməsi iş kitabındakı düsturların nəticələrini dəyişə bilər. Gizli sətir və ya sütunlarda hansı məlumatların olduğunu bilmirsinizsə, Sənəd Müfəttişini bağlayın, gizli sətir və sütunları göstərin və sonra onların məzmununa baxın. Müfəttiş gizli sütunlarda ola biləcək formalar, diaqramlar, idarəetmə elementləri, Microsoft ActiveX obyektləri və nəzarət elementləri, şəkillər və ya SmartArt qrafiklərini tapmır. Gizli sətirlər və ya sütunlar cədvəlin və ya siyahı başlığının və ya pivot cədvəlinin bir hissəsidirsə, silinmir. Belə satırlar və sütunlar görünən olur.
Gizli vərəqlər	Gizli vərəqlər Qeyd:İş kitabındakı gizli vərəqlərdə məlumatlar varsa, onun silinməsi iş kitabında olan düsturların hesablama nəticələrini dəyişə bilər. Gizli vərəqlərdə hansı məlumatların olduğunu bilmirsinizsə, Sənəd Müfəttişini bağlayın, gizli vərəqləri göstərin və sonra onların məzmununa baxın.
Xüsusi XML Data	İş kitabında saxlanıla bilən fərdi XML məlumatları
Görünməz məzmun	Görünməz kimi formatlanmış obyektlər Qeyd: Sənəd Müfəttişi digər obyektlər tərəfindən tıxanmış obyektləri aşkar etmir.

Sənəd Müfəttişi iş kitabında görünməyən məlumatları ehtiva edə bilən aşağıdakı elementləri tapır. O, onları silə bilmir, çünki bu, kitabın düzgün işləməməsinə səbəb ola bilər. Siz tapılan hər bir elementi nəzərdən keçirə və onu əl ilə silmək və ya statik şəkil kimi gizli məlumatı olmayan elementlə əvəz etmək qərarına gələ bilərsiniz.

	Sənəd müfəttişi tapır
	təbəqə hüceyrələri; mətn qutuları və ya formalar kimi obyektlər; diaqram başlıqları; qrafik məlumat seriyası.
Daxili fayllar və ya obyektlər	bit xəritələri; Visio sənəd obyektləri; Word sənədinin obyektləri; mətn OpenDocument.
VBA koduna əsaslanan makrolar	İş kitabında gizli məlumatları ehtiva edə bilən makrolar və ya VBA modulları. Bunlara daxildir: makrolar, o cümlədən Excel 4.0 makro vərəqləri (XLM); VBA modulları; COM və ya ActiveX nəzarətləri. Xüsusi formalar, o cümlədən Excel 5.0 formaları xüsusi funksiyalar.
Keşlənmiş məlumatlarla biznes kəşfiyyatı komponentləri	İş kitabında saxlanılan keşləşdirilmiş məlumatları, o cümlədən görünməz məlumatları ehtiva edə bilən biznes kəşfiyyatı komponentləri. Sənəd Müfəttişi xülasə keşi, dilim keşi və ya kub formulunun keşi ola bilən aşağıdakı elementləri yoxlayır: pivot cədvəlləri və pivot diaqramları; dilimlər və vaxt qrafikləri; kub düsturları.
Excel sorğuları	Excel Online-da yaradılmış və iş kitabında saxlanılan, lakin iş kitabında görünməyən Excel sorğu sualları.
Skript Meneceri Skriptləri	Skript Menecerindən istifadə etməklə müəyyən edilən və keşlənmiş və ya gizli məlumatların iş kitabında saxlanmasına səbəb ola bilən skriptlər.
Filtrlər	Keşlənmiş və ya gizli məlumatların iş kitabında saxlanmasına səbəb ola biləcək filtrlər. Sənəd Müfəttişi məlumatlara tətbiq edilən avtofiltrləri və cədvəl filtrlərini yoxlayır.
Gizli adlar	İş kitabında gizli məlumatların mənbəyi ola biləcək gizli adlar.

Siz Sənəd Müfəttişindən istifadə edərək PowerPoint təqdimatlarında gizli məlumatları tapa və silə bilərsiniz.

Məsləhət:Əgər siz sadəcə qeydləri yazmaqdan qaçmaq istəyirsinizsə, nişanı açın fayl _gt_ Möhür, ölçülü slaydlara klikləyin bütün səhifə və işarəni çıxarın qeydləri çap edin.

Gizli və şəxsi məlumatların tapılması və silinməsi

Gizli və şəxsi məlumatların növləri

Gizli məlumatlar digər insanlarla təqdimat yaratmaqda əməkdaşlığa imkan vermək üçün PowerPoint-in əlavə etdiyi məlumatlardan ibarət ola bilər. O, həmçinin bilərəkdən gizli olaraq təyin etdiyiniz məlumatları ehtiva edə bilər.

PowerPoint təqdimatlarında aşağıdakı gizli və şəxsi məlumat növləri ola bilər:

Qeydlər və əlyazma qeydləri Təqdimat yaratmaq üçün başqaları ilə əməkdaşlıq edirsinizsə, təqdimatınız qeydlər və əlyazma annotasiyalar kimi elementlərdən ibarət ola bilər. Bu məlumat digər istifadəçilərə edilən dəyişiklikləri və təqdimatda işləyən insanların adlarını, habelə rəyçilərin şərhlərini görməyə imkan verir.

Yamaq izləmə məlumatları. Buludda saxlanılan paylaşılan sənəd üzərində əməkdaşlıq etdiyiniz zaman Office 365 üçün PowerPoint 2016 sənədə kimin və nə vaxt dəyişikliklər etdiyini izləyir.

Sənəd xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatlar. Sənəd xüsusiyyətlərinə (metadata) müəllif adı, mövzu və başlıq kimi təqdimat məlumatları daxildir. Onlar həmçinin Office proqramlarının avtomatik olaraq saxladığı məlumatları, məsələn, sənədi sonuncu dəfə saxlayan şəxsin adı və sənədin yaradılma tarixini ehtiva edir. Müəyyən funksiyalardan istifadə etmisinizsə, sənəd həmçinin e-poçt başlıqları, nəzərdən keçirmə təqdimetmə məlumatı, sənəd marşrutları, printer yolları və veb səhifələri dərc etmək üçün fayl yolu məlumatı kimi əlavə şəxsi məlumatlardan ibarət ola bilər.

Slaydda görünməyən məzmun. Təqdimatda göstərilməyən kimi formatlanmış obyektlər ola bilər.

Slayddan kənar məzmun. PowerPoint təqdimatlarında görünməyən obyektlər ola bilər, çünki onlar slayddan köçürülüblər. Belə obyektlər yazılar, şəkillər, qrafik elementlər və cədvəllər ola bilər.

Təqdimat üçün qeydlər. PowerPoint təqdimatının qeydlər bölməsində başqaları ilə bölüşmək istəmədiyiniz mətn ola bilər, xüsusən qeydlər yalnız aparıcı üçün yaradılıbsa.

Sənəd serverinin xüsusiyyətləri.Əgər təqdimat Document Workspace veb-saytı və ya Windows SharePoint Services kitabxanası kimi sənəd idarəetmə serverində saxlanılıbsa, onda əlavə xüsusiyyətlər və ya server yeri məlumatı ola bilər.

Fərdi XML məlumatları. Təqdimatlar sənədin özündə göstərilməyən xüsusi XML məlumatlarını ehtiva edə bilər. Onlar Sənəd Müfəttişindən istifadə etməklə aşkarlana və silinə bilər.

Sənəd Müfəttişinin tapdığı və sildiyi məlumat

PowerPoint-dəki Sənəd Müfəttişi PowerPoint təqdimatlarına xas gizli və şəxsi məlumatları tapmaq və silmək imkanı verən bir neçə fərqli moduldan ibarətdir. Sənəd Müfəttişindən istifadə edərək təqdimatlardan silinə bilən müxtəlif növ gizli və şəxsi məlumatların siyahısı üçün aşağıdakı cədvələ baxın.

Əgər təşkilatınız Sənəd Müfəttişinə əlavə modullar əlavə edibsə, siz təqdimatlarınızda digər məlumat növlərini yoxlaya bilərsiniz.

müfəttiş	Tapır və çıxarır
Qeydlər	Qeydlər Əl yazısı qeydlər
Sənəd xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatlar	Tab məlumatı daxil olmaqla sənəd xüsusiyyətləri Ümumidir, Statistika Və Digərləri dialoq qutusu Sənəd Xüsusiyyətləri E-poçt Başlıqları Sənəd marşrutları Məlumat təsdiq üçün göndərildi Sənəd Server Xüsusiyyətləri Sənəd İdarəetmə Siyasəti Təfərrüatları Məzmun növü haqqında məlumat Veb səhifələri dərc etmək üçün fayla gedən yol
İzləmə məlumatlarını dəyişdirin	Faylın kim və nə vaxt dəyişdirildiyi barədə məlumatlar. Bu funksiya yalnız Office Insider proqramının bir hissəsi olan Office 365 abunəçiləri üçün əlçatandır. Office 365 abunəliyiniz varsa, Office-in ən son versiyasına sahib olduğunuzdan əmin olun.
Slaydda görünməyən məzmun	Qeyri-göstərilən kimi formatlanmış obyektlər Bu müfəttiş digər obyektlər tərəfindən tıxanmış obyektləri aşkar etmir.
Slayddan kənar məzmun	Slayd sahəsindən kənarda yerləşdiyi üçün təqdimatda görünməyən məzmun və ya obyektlər Şəkil kolleksiyaları Şəkillər Sənəd Müfəttişi slaydda olmayan animasiya effektləri olan obyektləri aşkarlamır və ya silmir.
Təqdimat qeydləri	Təqdimat qeydləri bölməsinə mətn əlavə edildi Sənəd Müfəttişi qeydlər bölməsinə əlavə edilmiş şəkilləri silmir.
Xüsusi XML Data	Təqdimatda saxlanıla bilən fərdi XML məlumatları

Sənəd Müfəttişinin tapdığı, lakin silə bilmədiyi məlumat

Sənəd Müfəttişi təqdimatda görünməyən məlumatları ehtiva edə bilən aşağıdakı elementləri tapır. O, onları silə bilmir, çünki bu, təqdimatın düzgün işləməməsinə səbəb ola bilər. Siz tapılan hər bir elementi nəzərdən keçirə və onu əl ilə silmək və ya statik şəkil kimi gizli məlumatı olmayan elementlə əvəz etmək qərarına gələ bilərsiniz.

	Sənəd müfəttişi tapır
Daxili fayllar və ya obyektlər	Görünməz məlumatları ehtiva edə bilən daxil edilmiş fayllar (məsələn, Office sənədləri və ya mətn faylları) və ya daxil edilmiş obyektlər (diaqramlar və ya tənliklər kimi). Burada obyekt növlərinə bəzi nümunələr verilmişdir: bit xəritələri; Microsoft Equation 3.0 obyektləri; Microsoft Qrafik diaqram obyektləri; PowerPoint təqdimat obyektləri; Visio sənəd obyektləri; Word sənədinin obyektləri; mətn OpenDocument.
Makrolar və ya VBA kodu	Gizli məlumatları ehtiva edə bilən makrolar və ya VBA modulları. Bunlara daxildir: VBA modulları; COM və ya ActiveX nəzarətləri.

Sənəd müfəttişi və şəxsi məlumatlar

Proqram üzvləri üçün PowerPoint 2016 build 8403-də təqdim edilmiş düzəlişlər üçün izləmə məlumatı ilkin qiymətləndirmə Office 365 Sənəd Müfəttişinə xas olan məhdudiyyətlərə nümunədir. Məsələn, deyək ki, Martha və Regina Office 365-də A Təqdimatında əməkdaşlıq edirlər. Təqdimata təftiş izləmə məlumatları (yəni istifadəçi adları və redaktə vaxtları) əlavə edilir. Əgər Gleb sonradan PowerPoint 2013-də A Təqdimatını açırsa və şəxsi məlumatları silmək üçün Sənəd Müfəttişini işə salırsa, PowerPoint-in həmin versiyasında Müfəttiş PowerPoint-in sonrakı versiyasında (Office) təqdimata əlavə edilmiş təftiş izləmə məlumatlarını tapa və silə bilməyəcək. 365) Regina və Marta. Bu məlumatları silmək üçün Gleb PowerPoint-in ən son versiyasına təkmilləşdirməli və sonra Sənəd Müfəttişini işə salmalıdır.

Siz digər Office proqramlarında olduğu kimi Visio-da gizli məlumatları silə bilərsiniz. Visio çertyojınızın surətini başqaları ilə paylaşmazdan əvvəl rəsmdən və onun xassələrindən müəyyən məlumatları silməli ola bilərsiniz.

Siz Visio-da aşağıdakı şəxsi məlumatları asanlıqla silə bilərsiniz:

Sənəd səhifələrinə daxil edilmiş qeydlər

Rəyçilərin adları və inisialları və etdikləri düzəlişlər

Element dəstlərinə gedən yollar

Şablonlara gedən yollar və onların fayllarının adları

Qeyd:Əgər sənəd paylaşılan serverdə dərc olunubsa, onu açdığınız zaman onu kimin açdığı və faylın saxlandığı kompüterin adı haqqında məlumat göstərilir. Bu məlumatları qorumaq üçün sənədlərə girişi yalnız etibar etdiyiniz şəxslərlə məhdudlaşdırın.

Siz bu addımları yerinə yetirməklə Visio təqdimatlarında gizli məlumatları tapa və silə bilərsiniz:

Menyuda Fayl basın Gizli məlumatları silin.

Əgər siz Visio premium 2010 və ya daha sonra istifadə edirsinizsə, bu əmri aşağıda tapa bilərsiniz Fayl > Kəşfiyyat > Şəxsi məlumatları silin.

Nişanı açın Şəxsi məlumat.

Qutunu yoxlayın Sənəddən aşağıdakı elementləri çıxarın.

Məsləhət: Qutunu yoxlayın Bu məlumat yenidən daxil edilərsə, xəbərdarlıq edinşəxsi məlumatları yenidən daxil etməyə çalışdığınız zaman xəbərdarlıq almaq istəyirsinizsə.

Xarici mənbələrdən həssas məlumatları silmək üçün onay qutusunu seçin Cari sənəddə saxlanılan xarici mənbələrdən məlumatları silin.

Qeyd: Bu qeyd qutusu yox Forma ilə əlaqəli məlumatları silməyə imkan verir. O, məlumat mənbəyini sxemdən silir, lakin ondan alınan məlumatlar artıq sxemdədirsə, o, əl ilə silinməlidir.

Əlaqə

Bu məqalə yeniləndi 8 yanvar 2019-cu il g. qeydiniz nəticəsində. Bu məqaləni faydalı hesab etdinizsə və xüsusən də etməmisinizsə, lütfən, bizə bəzi konstruktiv təkliflər vermək üçün aşağıdakı rəy nəzarətindən istifadə edin.

Şəxsi məlumatların təhlükəsizliyinə xüsusi diqqət yetirməyə dəyər, çünki keçən ildən qanunverici onu qorumaq öhdəliyinə əməl etmədiyinə görə işəgötürənin məsuliyyətini sərtləşdirmişdir. Bu yazıda sizə fərdi məlumatların nələr hesab edildiyini, işəgötürənlər üçün onları qorumaq üçün hansı öhdəliklərin qoyulduğunu və işçilərin şəxsi məlumatlarının düzgün qeydini və saxlanmasını necə təşkil edəcəyinizi izah edəcəyik.

Biliklərinizi sistemləşdirin və ya yeniləyin, praktiki bacarıqlar əldə edin və suallarınıza cavab tapın Mühasibat uçotu fakültəsində. Kurslar “Mühasib” peşəkar standartı nəzərə alınmaqla hazırlanır.

İşəgötürən işçini işə qəbul edərkən ondan əmək, vergi və mühasibat uçotu qanunvericiliyi çərçivəsində zəruri olan müəyyən məlumatları tələb etməlidir. "Fərdi məlumatlar haqqında" 27 iyul 2006-cı il tarixli 152-FZ nömrəli Federal Qanun, bu halda fərdi məlumatların operatoru olan və onları emal edən işəgötürəndən bu məlumatların təhlükəsizliyini təmin etməyi tələb edir.

Hansı məlumatlar şəxsidir?

Şəxsi məlumatlar birbaşa və ya dolayısı ilə fərdi məlumatların mövzusu ilə əlaqəli hər hansı bir məlumatdır - müəyyən edilmiş və ya müəyyən edilmişdir bir şəxsə(Maddə 3 Federal Qanun 27 iyul 2006-cı il tarixli, 152-FZ nömrəli "Şəxsi məlumatlar haqqında", bundan sonra Fərdi məlumatlar haqqında Qanun).

Ümumi şəxsi məlumatlara aşağıdakı məlumatlar daxildir:

• Tam adı;
• Tarix və Anadan olduğu yer;
• ünvan (qeydiyyat yeri);
• təhsil, peşə;
• şəxsiyyəti müəyyənləşdirməyə imkan verən və operator tərəfindən bu məqsədlə istifadə edilən şəxsin təsviri (foto və video çəkiliş) (Roskomnadzorun 30 avqust 2013-cü il tarixli "Foto və video şəkillərinin, barmaq izi məlumatlarının və digər məlumatların təsnifatı məsələlərinə dair şərhləri) biometrik fərdi məlumatlar və onların emalı xüsusiyyətləri ");
• Ailə vəziyyəti, uşaqların olması, ailə bağları;
• bioqrafiya faktları və əvvəlki iş fəaliyyəti(iş yeri, cinayət, hərbi xidmət, seçkili vəzifələrdə işləmək, İctimai xidmət və s.);
• maliyyə vəziyyəti. Haqqında məlumat əmək haqqı həmçinin şəxsi məlumatlardır (Roskomnadzorun 02/07/2014-cü il tarixli 08KM-3681 saylı məktubu);
• işgüzar və qiymətləndirici xarakter daşıyan digər şəxsi keyfiyyətlər;
• şəxsi tanıya biləcək digər məlumatlar.

Bundan əlavə, Fərdi Məlumatlar Qanununda qeyd olunur:

• xüsusi şəxsi məlumatlar (irqi, milliyyəti, siyasi baxışları, dini və ya fəlsəfi inancları, sağlamlıq vəziyyəti, intim həyat). Bir qayda olaraq, bu məlumatların emalına icazə verilmir. İstisna - Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 10-cu maddəsinin 2-ci hissəsində nəzərdə tutulmuş hallar;
• biometrik fərdi məlumatlar (fizioloji və bioloji xüsusiyyətlərişəxs, bunun əsasında onun şəxsiyyəti müəyyən edilə bilər). Bu cür məlumatları emal etmək üçün fərdi məlumatların subyektinin razılığı tələb olunur. İstisna Sənətin 2-ci hissəsində müəyyən edilmiş hallardır. Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 11.

İşəgötürənin yalnız vətəndaşı əmək müqaviləsinin tərəfi kimi xarakterizə edən məlumatları almaq və istifadə etmək hüququ vardır (məsələn, şəxsin sosial və əmlak vəziyyəti haqqında məlumat onun əmək prosesinə uyğun deyil). Bu məlumat işçinin işə qəbul zamanı təqdim etdiyi aşağıdakı sənədlərdə əks olunur:

• pasportda və ya şəxsiyyəti təsdiq edən digər sənəddə;
• iş dəftəri;
• hərbi qeydiyyat, təhsil, ailə tərkibi haqqında sənədlər;
• əvvəlki iş yerindən gəlir haqqında arayış;
• işə qəbul zamanı doldurulmuş ərizə forması;
• işçinin şəxsi kartı (forma T-2);
• nikah, uşağın doğum haqqında şəhadətnamələr;
• tibbi arayışlar və s.

İşəgötürən, anketlər, əmək kitabçaları və şəxsi kartlar istisna olmaqla, sadalanan sənədlərin surətlərini özündə saxlayır.

Şəxsi məlumatların emalı

Fərdi məlumatların emalı - avtomatlaşdırma vasitələrindən istifadə etməklə və ya bu cür vasitələrdən istifadə etmədən fərdi məlumatlarla, o cümlədən toplanması, qeydə alınması, sistemləşdirilməsi, yığılması, saxlanması, dəqiqləşdirilməsi (yenilənməsi, dəyişdirilməsi) ilə həyata keçirilən hər hansı hərəkət (əməliyyat) və ya hərəkətlər (əməliyyatlar) toplusu; məlumatların çıxarılması, istifadəsi, ötürülməsi (paylanması, verilməsi, əldə edilməsi), şəxsiyyətsizləşdirilməsi, bloklanması, silinməsi, məhv edilməsi (Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 3-cü maddəsi).

Fərdi Məlumatlar Qanunu işəgötürəni bu məlumatların emalı üçün müəyyən tələblərə əməl etməyə borcludur. Məsələn, fərdi məlumatların emalı yalnız işçinin razılığı ilə həyata keçirilir (Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 6-cı maddəsinin 9-cu maddəsinin 1-ci bəndi). Hüquqi mübahisələrin qarşısını almaq üçün bu razılığın yazılı şəkildə olması daha yaxşıdır. Eyni qayda ərizəçilərə də aiddir.

Bəzi hallarda yazılı razılıq forması qanunla açıq şəkildə nəzərdə tutulur (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 9-cu maddəsinin 4-cü hissəsi). Məsələn, işçinin şəxsi məlumatlarının işlənməsinə yazılı razılığı tələb olunur:

1) işçinin şəxsi məlumatlarını üçüncü şəxsdən aldıqda (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 3-cü bəndi). Lakin bu halda işçiyə bu barədə əvvəlcədən məlumat verilməli və onun yazılı razılığı alınmalıdır (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 3-cü bəndi).

Bildirişdə göstərilməlidir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 3-cü bəndi):

• işçinin şəxsi məlumatlarının üçüncü şəxsdən əldə edilməsi məqsədi;
• nəzərdə tutulan məlumat mənbələri (məlumatların tələb olunacağı şəxslər);
• məlumatların alınması üsullarını, onların xarakterini;
• mümkün nəticələr işəgötürənin işçinin şəxsi məlumatlarını üçüncü şəxslərdən almaqdan imtina etməsi. Bir işçi şəxsi məlumatlarının başqa bir şəxsdən nəzərdə tutulan alınması barədə bildirişlə tanış olmaqdan imtina edərsə, müvafiq akt tərtib etmək məqsədəuyğundur.

İşçi fikrini dəyişirsə, o, istənilən vaxt fərdi məlumatların emalına razılığını geri götürmək hüququna malikdir (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 9-cu maddəsinin 2-ci hissəsi).

Belə bir vəziyyətdə, məcburi səbəblər olduqda, işçinin şəxsi məlumatlarının onun razılığı olmadan davam etdirilməsi mümkündür. Onlar “Fərdi məlumatlar haqqında” Qanunun 6-cı maddəsinin 1-ci hissəsinin 2-11-ci bəndlərində, 10-cu maddəsinin 2-ci hissəsində, 11-ci maddəsinin 2-ci hissəsində (“Fərdi məlumatlar haqqında” Qanunun 9-cu maddəsinin 2-ci hissəsi) sadalanıb.

İşəgötürənin, işçinin razılığı olsa belə, üçüncü şəxslərdən müəyyən məlumatları (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 1-ci bəndində sadalanan məqsədlərə aid olmayan) tələb etmək hüququ yoxdur.

2) işçinin həyatı və sağlamlığı üçün təhlükənin qarşısını almaq üçün zəruri olan hallar istisna olmaqla, işçinin şəxsi məlumatlarını üçüncü şəxslərə ötürərkən (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 88-ci maddəsinin 2-ci bəndi);

3) əmək münasibətləri ilə birbaşa əlaqəli olan xüsusi kateqoriyalı işçilərin fərdi məlumatlarının emalı üçün (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 4-cü bəndi, Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 10-cu maddəsinin 2-ci hissəsinin 1-ci bəndi). Bu məlumatlara irq, milliyyət, siyasi baxışlar, dini və fəlsəfi inanclar, sağlamlıq və intim həyat haqqında məlumatlar daxildir.

İşçi fəaliyyət qabiliyyəti olmayan olduqda, onun məlumatlarının işlənməsinə yazılı razılıq onun qanuni nümayəndəsi (valideyn, qəyyum) tərəfindən verilir (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 9-cu maddəsinin 6-cı hissəsi). İşçi vəfat etdikdə, belə razılıq, sağlığında işçinin özündən alınmadıqda, onun vərəsələri tərəfindən verilir (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 9-cu maddəsinin 7-ci hissəsi).

Bütün hallarda işçinin şəxsi məlumatların emalına razılığı tələb olunmur. Məsələn, məlumat alınarsa (Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 2-ci bəndinin 1-ci hissəsinin 6-cı maddəsinin 2.3-cü bəndinin 2-ci hissəsi, Roskomnadzorun izahatlarının 1-ci bəndi):

1. əmək müqaviləsi bağlanarkən təqdim olunan sənədlərdən (məlumatlardan);
2. sağlamlıq vəziyyəti ilə bağlı məcburi ilkin tibbi müayinənin nəticələrinə əsasən (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 69-cu maddəsi, Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli İzahlarının 3-cü bəndi “İşçilərin şəxsi məlumatlarının emalı ilə bağlı məsələlər. , vakant vəzifələrə iddiaçılar, habelə kadr ehtiyatında olan şəxslər” , bundan sonra - Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli şərhləri);
3. T-2 nömrəli vahid formada nəzərdə tutulmuş həddə, o cümlədən yaxın qohumların şəxsi məlumatları və Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş digər hallarda (aliment almaq, dövlət sirlərinə giriş əldə etmək, sosial müavinətlər vermək) (maddə). Roskomnadzorun 14.12.2012-ci il tarixli Şərhlərinin 2-si);
4. ərizəçinin adından fəaliyyət göstərən işə qəbul agentliyindən (Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli İzahlarının 12-ci bəndinin 5-ci bəndi);
5. Öz tərcümeyi-halını İnternetdə yerləşdirərək onu qeyri-məhdud insanlar üçün əlçatan edən ərizəçidən (27 iyul 2006-cı il tarixli 152-FZ Federal Qanununun 6-cı maddəsinin 10-cu bəndinin 1-ci hissəsi, 12-ci bəndin 5-ci bəndi) Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli izahatları).

İşəgötürən, işçinin razılığı ilə şəxsi məlumatlarının emalını başqa şəxsə həvalə edə bilər (Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 6-cı maddəsinin 3-cü hissəsi, Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli İzahlarının 5-ci bəndinin 2-ci bəndi) . Ancaq eyni zamanda, göstərilən şəxsin hərəkətlərinə görə işçi qarşısında cavabdeh olan işəgötürəndir (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 6-cı maddəsinin 5-ci hissəsi).

Kontur.School-da: qanunvericilikdə dəyişikliklər, mühasibat uçotunun xüsusiyyətləri və vergi uçotu, hesabat, əmək haqqı və işçi heyəti, kassa əməliyyatları.

Şəxsi məlumatların uçotunun və saxlanmasının təşkili

İşəgötürən öz hesabına işçinin şəxsi məlumatlarının qanunsuz istifadədən və ya itmədən qorunmasını təmin etməlidir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 7-ci bəndi).

Təşkilatda şəxsi məlumatların qeyd edilməsi və saxlanması üçün işəgötürənin hərəkətlərini addım-addım təhlil edək.

Addım 1. İşəgötürən şəxsi məlumatların saxlanmasını və istifadəsini tənzimləyən yerli akt verməlidir. Belə bir akt, adətən, işçilərin imzası ilə tanış edilməli olan işçilərin şəxsi məlumatları haqqında Əsasnamədir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 8-ci bəndi). İşçi əmək müqaviləsi bağlamazdan əvvəl Şəxsi məlumatlar haqqında Əsasnamə, habelə digər yerli qaydalarla tanış olmalıdır (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 68-ci maddəsi). Vasitəsilə göndərməklə işçini sənədlə tanış edin e-poçt Bu mümkün deyil, bu, imza ilə tanışlıq sayılmayacaq. İşçinin imzası olmadıqda, işəgötürən işçinin bu sənədlə tanış olduğunu sübut edə bilməyəcək.

Hər hansı digər yerli kimi şəxsi məlumatlar haqqında bəyanat normativ akt, təşkilatın rəhbəri və ya digər səlahiyyətli şəxs tərəfindən imzalanan əmrlə verilir və təsdiq edilir.

Təşkilatda yoxlama aparıldıqda, yoxlama orqanları bu sənədi tələb edə və işçilərin onunla tanış olub-olmadığını yoxlaya bilərlər. Belə bir sənədin olmaması və ya işçilərin onunla tanış olmaması, Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin 5.27-ci maddəsinin 1-ci hissəsinə uyğun olaraq işəgötürənin məsuliyyətə cəlb edilməsi üçün əsas ola bilər və əgər oxşar pozuntu yenidən baş verərsə. - Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin 5.27-ci maddəsinin 2-ci hissəsinə əsasən. Bu qənaət də təsdiqlənir məhkəmə təcrübəsi(Moskva rayonunun Federal Antiinhisar Xidmətinin 26 oktyabr 2006-cı il tarixli KA-A40 / 10220-06 No A40-20745 / 06-148-194 saylı qərarı).

Addım 2. İşəgötürən təşkilatın fəaliyyətində istifadə olunan şəxsi məlumatların siyahısını ehtiva edən sənədi təsdiqləyir. Bu sənədə işçinin işə müraciət edərkən özü haqqında yazılı şəkildə təqdim etdiyi, habelə kadr sənədləri hazırlanarkən gələcəkdə istifadə olunan bütün məlumatlar daxildir.

Bundan əlavə, siyahıda təşkilatın müxtəlif dövlət orqanlarına (vergi və əmək müfəttişlikləri, statistika orqanları) təqdim etdiyi işçilər haqqında məlumatları ehtiva edən sənədlər olmalıdır.

Addım 3. İşəgötürən, əmrlə fərdi məlumatlarla işləmək üçün məsul şəxsləri və şəxsi məlumatların təhlükəsizliyini təmin etmək üçün məsul şəxsləri təyin etməlidir. Bu məsuliyyət ya konkret şəxs, ya da şöbə ola bilər. Sonuncu halda, belə bölmənin rəhbəri şəxsi məsuliyyət daşıyır. Bu əmr orada göstərilən bütün işçilərin nəzərinə çatdırılmalı, onların imzası ilə təsdiq edilməlidir.

Addım 4. Yoxlama zamanı müfəttişlərlə mübahisələrin qarşısını almaq üçün aşağıdakı sənədləri hazırlamaq daha yaxşıdır:

• şəxsi məlumatların emalına razılıq verilməsi ilə bağlı işçilərin ifadələri;
• fərdi məlumatların jurnalları, onların başqa şəxslərə və müxtəlif təşkilatların, dövlət orqanlarının nümayəndələrinə verilməsi və ötürülməsi;
• işçinin şəxsi məlumatlarını ehtiva edən sənədlərin mövcudluğunu yoxlamaq jurnalı.

Addım 5. Təşkilat rəhbərinin əmri ilə işçilərin şəxsi məlumatlarının daşıyıcısı olan sənədlər üçün saxlama yerlərinin siyahısını, habelə fərdi məlumatların təhlükəsizliyini təmin etmək üçün zəruri tədbirlərin siyahısını, onların qəbulu qaydasını müəyyənləşdirin. İşçilərin şəxsi məlumatları olan bütün sənədlər, məsələn, şəxsi işlər, fayl şkafları, mühasibat jurnalları xüsusi təchiz olunmuş şkaflarda və ya kilidli və möhürlənmiş seyflərdə saxlanmalıdır. İşçilərin əmək kitabçaları şəxsi işlərdən ayrı seyfdə saxlanmalıdır.

Gəlin ümumiləşdirək

• şəxsi məlumatların emalına razılığın bütün işçilərdən alınıb-alınmaması;
• bu cür məlumatların emalı qaydasını müəyyən edən yerli qaydalarla, bu sahədə onların hüquq və vəzifələri ilə tanış olan işçilər;
• şəxsi məlumatların lazımi qaydada saxlanması və mühafizəsi;
• onların işlənməsinə dair sənədlər qanuni tələblərə uyğundurmu və s.

Şübhə yoxdur ki, məxfi, məxfi məlumatların qorunması lazımdır. Bəşəriyyət bütün mövcudluğu boyunca bu məlumatlara çıxışın qarşısını ala bilən və ya ən azı əhəmiyyətli dərəcədə çətinləşdirən müxtəlif üsullar, həmçinin şifrələmə sistemləri icad etmişdir. 20-ci əsrdə məlumat toplamaq, saxlamaq və ötürmək üçün yeni rəqəmsal texnologiyalar meydana çıxdı. Kompüter sistemləri məlumatı daxil etməyi, redaktə etməyi, orfoqrafiya və orfoqrafiyanı yoxlamağı, məlumatı çevirməyi və ötürməyi mümkün etmişdir elektron formatda, demək olar ki, bütün kompüterlər üçün başa düşüləndir. Bu andan etibarən məxfilik və şəxsi məlumatların qorunması problemləri xüsusilə aktuallaşır. Hakerlər, sənaye casusları, rəqiblər və digər bədxahlar daim fiziki şəxslərin və şirkətlərin məlumatlarına çıxış əldə etmək üçün yeni üsullar inkişaf etdirirlər.

Bu gün bazarda olan əksər proqram məhsulları istifadəçinin qarşılıqlı əlaqədə olduğu və mübadilə etdiyi eyni fayllarda metadata adlanan məlumatları saxlayır və istifadəçi tərəfindən faylların redaktə tarixini saxlamaq və fayllardan məlumatların axtarışına və əldə edilməsinə kömək etmək üçün istifadə olunur. Metadatanın tipik nümunələri onun müəllifinin adı və soyadı, şirkət məlumatları, kompüterin adı, sənədin versiya dəstəyi, sənədlə birlikdə saxlanılan müxtəlif gizli məlumatlar və s. Bu metadata həmçinin əvvəlcədən müəyyən edilmiş bir yerdə fayl haqqında bütün məlumatların saxlanması prosedurunu universallaşdırmaq üçün istifadə olunur.

Eyni zamanda, bu məxfi məlumatların çoxu sanki standart olaraq, bəzən istifadəçiyə məlum olmayan şəkildə və ona məlum olmayan yerdə və formada saxlanılır. Heç kimə sirr deyil ki, hətta zahirən zərərsiz görünən parametrlər proqram məhsulları məhsulun sahibinə və ya şirkətinə davamlı istifadəçini xəbərdar edəcək məlumatları saxlaya bilər. Məsələn, Microsoft-un Word mətn redaktoru və ya onunla işləyən hər hansı digər proqram proqramı ola bilər elektron sənədlər və müxtəlif rejimlərdən istifadə edərək sənədin müxtəlif versiyalarını eyni faylda saxlamağa imkan verir. Sadə, lakin çox tipik bir halı nəzərdən keçirək. Tutaq ki, oxucumuz marketinq departamentinin rəhbəri olmaqla bir neçə həftə ərzində öz komandası ilə birlikdə ən son inkişafın xüsusiyyətlərini təsvir edən bir sənəd yaratdı. Eyni zamanda, yeni marketinq kampaniyasına başlamaq üçün bu sənədin satış şöbəsinə göndərilməsi nəzərdə tutulurdu. Son anda əlavə yoxlama və dəqiqləşdirmə məqsədi ilə məhsulun təsvirindən bir neçə xüsusiyyətin çıxarılması barədə qərar qəbul edildi. Lakin məlum idi ki, bu xüsusiyyətlər mütləq bu məhsulun marketinq sənədinin son variantına daxil ediləcək. Bu sənəd üçün versiya dəstəyinin aktivləşdirildiyini və daxil olmaqla hər bir dəyişikliyi nəzərə almadan yeni versiya Xüsusiyyətləri ilə birlikdə silinəcək bir faylda qeyd olunacaq, bu sənəd ən geniş paylamağı aldı. Deyək ki, satış şöbəsinə göstərilən fayl ilə məktub göndərdikdən sonra bir rəqibə getdi. Sonuncu, sənədin müxtəlif versiyalarına baxaraq, hazırkı səviyyənizi və gözlənilən nəticələrinizi asanlıqla qiymətləndirə, həmçinin məlumatı öz tərtibatçılarına vaxtında çatdıra biləcək. Bundan əlavə, sənədin xassələrində sənədin müəllifinin adı və e-poçt ünvanı ola bilər, ona görə də o, sənədi rəqiblərin istifadəsinə könüllü təqdim etdiyi hesab ediləcək.

Şəxsi məlumatların qorunmasını necə təşkil etmək və onu arzuolunmaz girişdən qorumaq olar? Bu məqalədə bu suala cavab verməyə çalışacağıq. Biz həmçinin sənəddə metaməlumatların saxlanıla biləcəyi yerlərə baxacağıq və bu məlumatların silinməsinin yollarını təsvir edəcəyik və bununla da sənədi qoruyacağıq. İşə başlamazdan əvvəl qeyd edirik ki, bu məqalədəki test obyekti Microsoft Office paketinə daxil olan tanınmış və populyar Microsoft Word mətn redaktorunun ingilis versiyaları - Word 2000 və Word 2002-dir. Vurğulamaq lazımdır ki, bu redaktorun bu versiyalarının ümumiliyinə və davamlılığına baxmayaraq, funksionallıq baxımından hələ də bəzi fərqlər var. Dərhal şəxsi kompüterində oturacaq oxucular üçün diqqət yetirməyə dəyər ilk şey budur.

Şəxsi məlumatlara necə daxil olmaq olar

Ən sadə şeydən başlayaq - biz sizə şəxsi məlumatlara xüsusi fəndlər olmadan necə daxil olmağı göstərəcəyik. Bu, Microsoft Word-də mətni formatlaşdırmadan nəzərdən keçirməyə imkan verən tək funksiyadan istifadə etməklə həyata keçirilir. Məlum olub ki, bu funksiyadan konkret sənədlə əlaqəli metadata baxmaq üçün istifadə oluna bilər. Hər kəs bu məlumatlara daxil ola bilər. Bunu etmək üçün sizə lazımdır:

1. Microsoft Word redaktorunu işə salın.
2. Əsas menyu elementində Fayl, Açıq düyməsini basın.
3. Görünən dialoq pəncərəsində, Fayl növü bölməsində, İstənilən Fayldan Mətni Bərpa et seçin, Microsoft Word sənədini seçin və Aç düyməsini basın.

Bu formatlaşdırılmamış sənədi açacaq, ona diqqətlə baxmaq sənədin müəllifinin adını və saxlanmış sənədi tapa biləcəyiniz yolu ehtiva edən məlumatları asanlıqla tapmağa imkan verir.

Yuxarıda göstərilənlərin hamısını nəzərə alaraq, sənədi digər istifadəçilərlə paylaşmazdan əvvəl onu ictimai baxış üçün bu sənəddə saxlamağa dəyər olub-olmadığına qərar vermək üçün gizli məlumatları nəzərdən keçirməyi tövsiyə edirik. Məsələn, Microsoft Word proqramında əsas Alətlər menyusundan Dəyişiklikləri izlə, sonra Fayllar menyusundan Versiyaları seçərək və ya Alətlər menyusunun Seçimlər alt menyusunda qeyd qutusundan istifadə edərək Sürətli Yaddaşa İcazə Ver seçimini etməklə siz hər hansı gizli və ya silinmiş məlumatı izləyə bilərsiniz. redaktə edilmiş sənəddə potensial olaraq qala bilər.

Gördüyünüz kimi, şəxsi məlumatlara daxil olmaq olduqca sadədir. Təbii ki, məxfi məlumatı yad gözlərdən qorumaq üçün hansı üsulların mövcud olduğu barədə ağlabatan sual yaranır. Aşağıda oxuculara bir neçə ən ümumi texnika təqdim olunacaq.

Şəxsi məlumatların sənədlərdən çıxarılması

Word redaktorunun hazırkı versiyası istifadəçiyə fərdi məlumatlarla işləmək üçün əl ilə başlayan və proqramlaşdırıla bilən məlumatların silinmə üsulu ilə bitən ən geniş imkanlar təqdim edir. Bu yazıda ixtisaslaşdırılmış proqramların yazılması məsələlərinə toxunmadığımıza görə, geniş oxucu kütləsi üçün əlçatan olan ən sadə üsullara diqqət yetirəcəyik.

İlk növbədə, sənədi saxlayarkən bəzi şəxsi məlumatların silindiyinə əmin olmalısınız. Bunu etmək üçün aşağıdakıları etməlisiniz:

1. Əsas Word menyusunda Alətlər və orada Seçimlər alt menyusunu seçin. Görünən dialoqda Təhlükəsizlik sekmesini açın.
2. Məxfilik seçimləri bölməsində Saxlandıqda şəxsi məlumatları bu fayldan sil onay qutusunu aktivləşdirin və OK düyməsini basın.
3. Sənədi saxla.

Bu halda, məsələn, aşağıdakı şəxsi məlumatlar sənəddən çıxarılır:

• fayl xüsusiyyətləri: müəllif, menecer, şirkət və sənədin son versiyasını saxlayan şəxsin adı;
• şərhlərlə əlaqəli istifadəçi adları və dəyişiklikləri izləmək;
• Saved by adı Müəllif ilə əvəz olunur;
• alətlər panelindəki E-poçt düyməsi tərəfindən yaradılan e-poçt mesajının başlığı.

Bu əməliyyatın Word redaktorunda standart olaraq quraşdırılmadığını vurğulamaq lazımdır. Və belə bir bayraq qoyulsa belə, o, yalnız hazırda aktivləşdirilmiş sənəd pəncərəsinə tətbiq olunacaq. Buna görə də, bu rejim hər bir sənəd üçün ayrıca təyin edilməlidir.

Diqqətə layiq olan başqa bir üsul şəxsi məlumatların əl ilə silinməsi üsuludur. Sənəd xassələri (fayl strukturu daxilində) sənədin özü haqqında məlumatları saxlayır: sənəd faylının adı, saxlanma yeri, yaradılma tarixi və digər fayl atributları. Bununla belə, sənəd xassələri müəllifin adı, şirkət adı və sənəd redaktoru kimi digər metadataları da saxlaya bilər. Aşağıdakı hərəkətlər ardıcıllığından istifadə edərək bu məlumatı sənəd xassələrindən əl ilə silə bilərsiniz:

1. Sənədi Word redaktorunda açın.
2. Fayl əsas menyu bölməsində Xüsusiyyətlər seçin.
3. Görünən çox səhifəli dialoq qutusunda hər bir tab Xülasə, Statistika, Məzmun və Fərdi məxfi məlumat ola bilər. Lazımsız və ya lazımsız məlumatları silmək üçün onu seçib SİL düyməsini istifadə edərək silməlisiniz.

Əlbəttə ki, yuxarıda göstərilən prosedurlar avtomatlaşdırıla və proqramlaşdırıla bilər ki, bu da bu prosesi tez və rahat edir. Bununla belə, Word-də proqramlaşdırma prinsiplərinin təsviri bu məqalənin əhatə dairəsi xaricindədir və biz oxucunu xüsusi ədəbiyyata müraciət edirik.

Məlumat harada gizlənir?

Praktik insanlara rəhbərlik edən əsas qayda budur: "İki dəfə ölçün, bir dəfə kəsin". Bu həyati prinsip sənədlərlə işləmək üçün uğurla tətbiq oluna bilər. Həmişə şəxsi məlumatlarla bölüşməyə tələsməlisiniz? Gizli məlumatlar harada saxlanılır? Gizli məlumatlara baxmaq üçün hansı üsullar var? Bu suallara bu bölmədə cavab veriləcək.

Gizli məlumatı əsasən Microsoft Word redaktoru üçün xidmət funksiyaları olan trek dəyişiklikləri funksiyalarında və şərh funksiyalarında tapmaq olar. Onlar formatlaşdırma, mətnin daxil edilməsi, silinməsi, şərhləri və s. haqqında aralıq məlumatları saxlamağa imkan verir, başqa sözlə, bir və ya bir neçə müəllif tərəfindən sənəd üzərində işləmə prosesində fəal şəkildə istifadə edilə bilər. Bu halda, bütün xidmət funksiyaları üçün oynatma rejimini seçərək, müəlliflərin adları ilə edilən bütün dəyişiklikləri görə bilərsiniz. Bu, Show menyu elementindən istifadə etməklə edilir.

Nəzərə almaq lazımdır ki, hər hansı bir sənəd üzərində işləyərkən iki sadə qaydaya riayət etmək məsləhətdir. Birinci qayda ondan ibarətdir ki, hər hansı bir məlumatı silməzdən əvvəl, redaktə edilmiş sənədi şərhlərlə birlikdə çap etmək yaxşıdır. Beləliklə, istənilən vaxt bu məlumatı sənədin yeni variantına əlavə etmək mümkün olacaq. Dəyişiklikləri və ya şərhləri vizuallaşdırmaq üçün əsas Görünüş menyusunda İşarələməni seçməlisiniz.

İkinci qayda, əsasən, göndərdikləri və ya ötürdükləri sənəddə dəstəkləyici məlumatların olub-olmamasına nəzarət etməyi unudanlara aiddir. Bu cür istifadəçilər üçün, sənədi çap etməyə, saxlamağa və ya elektron poçtla göndərməyə cəhd etdikdə sənəddə redaktə məlumatının olması barədə xəbərdarlıq verəcək, iz dəyişdirmə rejiminin aktiv olması üçün avtomatik analizator var. Söz redaktoru. Bu rejimi aktivləşdirmək üçün Seçimlər dialoq qutusunun Alətlər əsas menyusu bölməsində siz Təhlükəsizlik nişanını seçməlisiniz və izlənilən dəyişiklikləri və ya şərhləri ehtiva edən faylı çap etməzdən, saxlamadan və ya göndərməzdən əvvəl rejimi Xəbərdar etmək üçün qeyd qutusundan istifadə etməlisiniz ( düyü. 1). Beləliklə, ikinci qaydanın mənası: həmişə track dəyişiklikləri analizatorunu açıq saxlayın.

Məxfi məlumatların saxlanıla biləcəyi ikinci yer Microsoft Word proqramının gizli mətn rejimidir. Bu rejim sizə göstərilən mətni görünməz edən xüsusi simvol formatlaşdırma prosedurundan istifadə edərək göstərməyə və ya gizlətməyə imkan verir. Məsələn, gizli mətn rejimində mətni redaktə edərkən (gizli mətn sənəd faylında xüsusi göstərilməyən simvollardır) özünüz üçün bəzi qeydlər edə bilərsiniz. Gizli mətnə ​​baxmaq üçün Alətlər əsas menyu bölməsində Seçimlər elementini və Görünüş nişanında Formatlama işarələri bölməsində Gizli mətn rejimini seçin ( düyü. 2).

Bu, Word-ün gizli mətni nöqtəli alt xətt ilə qeyd etməsinə səbəb olur. Təəssüf ki, redaktor tərtibatçıları sənəddə gizli mətn üçün avtomatik analizator təqdim etmədilər. Bununla belə, çap edərkən onu sənədin gövdəsindən çıxarmaq üçün çox sadə bir prosedur var. Bunun üçün Alətlər əsas menyusunda Seçimlər elementini, sonra Çap sekmesini seçin və Sənəd sahəsinə daxil et bölməsində Gizli mətn qutusunu aktivləşdirin. Bütün digər hallarda mətni əl ilə silməli olacaqsınız.

Arzuolunmaz məlumat sızmasının üçüncü mənbəyi sənədin silinməmiş əvvəlki versiyaları ola bilər. Word redaktoru sənədin bir neçə versiyasını eyni faylda saxlamaq imkanı verir. Bu versiyalar faylda gizli mətn kimi mövcuddur və lazım olduqda silinə bilər. Onlar bütün istifadəçilər üçün əlçatandır və başqa formatda saxlansa belə, sənəddə qalır. Buna görə də, bu cür versiyaları vaxtında çıxarmaq lazımdır, bunun üçün bir neçə yol var.

Birinci üsul sənədin əvvəlki versiyalarının saxlanmasını nəzərdə tutur. Bu halda, cari versiya ayrıca sənəd kimi saxlanılır. Bunun üçün əsas Fayl menyusunda Versiyaları seçin. Sonra ayrıca fayl kimi saxlamaq istədiyiniz sənədin versiyasını seçin. Sonra, Aç düyməsini basın və əsas Fayl menyusunda Saxla seçin. Görünən dialoq pəncərəsində fayl adını təyin edin və Saxla düyməsini basın.

İkinci üsul sənəddən arzuolunmaz versiyaları silməkdir ki, bu da aşağıdakı addımları tələb edir. Əsas Fayl menyusunda Versiyalar maddəsini seçin, sonra silmək istədiyiniz sənədin versiyasını seçin (birdən çox versiya seçmək üçün Ctrl düyməsini basıb saxlayın). Sonra Sil düyməsini sıxmalısınız.

Gizli məlumatların səssiz gözətçiləri

Bir çox oxucu Word-də bəzi prosedurların standart olaraq metadata saxladığını başa düşməyə bilər. Və onlar əlbəttə ki, bu prosedurların bloklanmasının sənədlərdən arzuolunmaz metadataları silməyə imkan verdiyini başa düşmürlər. Bu barədə daha ətraflı danışaq.

Əvvəlcə sənədin tez saxlanması metoduna baxaq. Qeyd edək ki, bu, Sürətli saxlamağa icazə ver onay qutusu seçildikdə işləyir. Bununla belə, hamı bilmir ki, bu rejimdə redaktə edilmiş sənədi mətn faylı kimi açsanız, onda əvvəllər sənəddən silinmiş məlumatlar ola bilər. Bu, Sürətli Saxlama rejiminin sənədin özünə edilən hər hansı dəyişikliyi (silinmiş məlumat daxil olmaqla) nəzərə almadan dəyişikliklərinizi sənədin sonuna əlavə etdiyi üçün baş verir. Buna görə də, sənəddən silinmiş məlumatları tamamilə silmək üçün sürətli saxlama rejimini söndürməlisiniz. Bunu etmək üçün Word-ün əsas menyusunda Alətlər, sonra Seçimlər bölməsini və Saxla dialoqunu seçməlisiniz ( düyü. 3).

İkincisi, sənədlərin birləşdirilməsi proseduruna baxaq. Sənədləri müqayisə edərkən və birləşdirərkən Word, gələcəkdə müvafiq sənədləri izləməyi asanlaşdırmaq üçün təsadüfi yaradılan nömrələrdən istifadə edir. Bu rəqəmlər gizli olsa da, sənədlərin ümumi mənbəyə malik olduğunu nümayiş etdirmək üçün potensial olaraq istifadə edilə bilər. Sənədin birləşdirilməsi prosesi zamanı təsadüfi nömrələrin saxlanmasını dayandırmaq üçün aşağıdakıları etməlisiniz:

1. Alətlər menyusunda Seçimlər əmrini yerinə yetirin. Görünən çox səhifəli dialoq pəncərəsində Təhlükəsizlik dialoqunu seçin.
2. Birləşmə dəqiqliyini təkmilləşdirmək üçün Təsadüfi nömrə saxlama qutusunu söndürün.

Bununla belə, qeyd etmək lazımdır ki, məxfilik üçün pul ödəməli olacaqsınız - sənədlərin birləşdirilməsinin nəticəsi optimal olmayacaq: Word redaktoru üçün əlaqəli sənədlərin sayını müəyyən etmək problemli olacaq.

Bilik gücdür

Bu yazını oxuyan hər kəs, şübhəsiz ki, informasiya təhlükəsizliyi problemi ilə bağlı öz fikrini formalaşdıracaq Şəxsi kompüter və hər kəs öz qərarını verməkdə azad olacaq. Siz bu qaydalara əməl edə və məlumatı saxlamaya bilərsiniz, lakin heç bir səy göstərməsəniz, onu itirə bilərsiniz. Məqalə ən çox araşdırıldı sadə yollar məlumat sızmasının qarşısının alınması. Bundan əlavə, yuxarıda qeyd edildiyi kimi, yuxarıda qeyd olunan problemlərin bir çoxunu həll etmək üçün bir sıra proqramlar mövcuddur ki, bu, şübhəsiz ki, sənədlərdə arzuolunmaz məlumatların məzmununun yoxlanılması prosedurunu əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirəcəkdir. Ancaq bu başqa bir məqalənin mövzusudur. Sonda qeyd etmək istərdim ki, şəxsi məlumatlarınızı qorumaqla siz öz biznesinizi, bilik və təcrübənizi qorumaqla yanaşı, vicdansız insanlara qəti cavab verə bilərsiniz.

ComputerPress 10" 2002