Основні етапи підготовки та участь фірми у роботі ярмарків (виставок)

Участь фірми у роботі тієї чи іншої ярмарку чи виставки вимагає певних витрат й у кінцевому підсумку може забезпечити як позитивний результат, а й принести деякі збитки, або навіть створити негативну думку про фірму та її товаре. Щоб останнього не було, треба ретельно обґрунтувати цілу низку управлінських рішень, реалізація яких має забезпечити ефективну участь у роботі кожного конкретного ярмарку чи виставки.

Насамперед, необхідно знайти засновані рішення наступних основних завдань:

Визначити доцільність участі фірми у конкретному ярмарку чи виставці;

Забезпечити якісну підготовкудо участі у вибраному ярмарку чи виставці;

На належному рівні організувати роботу персоналу ярмарку чи виставки;

Підбити підсумки участі у роботі конкретного заходу та розробити відповідні маркетингові рішення.

Загалом підготовку та участь у роботі ярмарків та виставок можна подати як певний процес, що включає наступні етапи (рис. 9.1).

Мал. 9.1. Основні етапи підготовки та участь фірми у роботі ярмарків (виставок)

Етап прийняття рішення про участь фірми у роботі ярмарку (виставки)поділяється на наступні стадії :

1. Визначення цілей участі фірми у роботі ярмарку (виставки).

Основний метоюучасті фірми у роботі ярмарку (виставки) є забезпечення ефективної підприємницької діяльностіу довгостроковій перспективі. Цій меті та її досягненню мають бути підпорядковані цілі нижчого рівня, зокрема мети реалізації комплексу маркетингу.

2. Вибір виставки (ярмарку), у роботі якої братиме участь підприємство.

Щоб правильно вибрати ярмарок (виставку) для участі підприємству слід провести маркетингові дослідження.

3. Вибір способу участі у ярмарку (виставці).

Існує такі формиучасті у виставці (ярмарку):

Індивідуальна участь на персональному стенді;

Спільна участь на колективному стенді;

Бізнес тур.

4. Визначення коштів для участі у ярмарку (виставці).

Кошти, що виділяються фірмою на участь у роботі того чи іншого ярмарку чи виставки, повинні бути обґрунтованими та достатніми для досягнення сформульованих цілей.

на етапі підготовкинеобхідно скласти план виконання робіт, у якому визначаються всі види діяльності у чіткій тимчасовій послідовності та з урахуванням часу на їх виконання. Також необхідно проінформувати оргкомітет виставки (ярмарку) про участь підприємства у ній шляхом подання відповідної заявки

Етап участі у роботі ярмарку (виставки)є найбільш напруженим та відповідальним періодом.

Особлива роль у забезпеченні успіху від участі фірми у роботі ярмарку (виставки) належить стенду та стендистам.

Стенд –це образ підприємства-експонента у мініатюрі.

Стенд має три функціональні частини:

- виставкова площа;

Місця для переговорів;

Підсобні приміщення.

Розрізняють такі типи стендів:

а)стенди, розташовані в закритому приміщенні:

Стенд у ряду;

Кутовий стенд;

Головний стенд;

Блок-стенд;

б)стенди на відкритому повітрі.

Стендисти –це співробітники, які працюють у публічній зоні експозиції, біля стенду підприємства.

на етапі підбиття підсумків участі у ярмарку (виставці)фірма визначає її ефективність.

Основними причинами невдалої участіу роботі окремих заходів є:

Недостатньо конкретно сформульовано мету участі фірм у роботі ярмарку чи виставки. Це характерно приблизно 40 % фірм експонентів;

Не на належному рівні представлено та оформлено експозицію фірми;

Потенційні відвідувачі ярмарку чи виставки були обізнані про участь фірми у роботі цього заходу. Близько 80% фірм експонентів не просувають свою експозицію на початок роботи ярмарку чи виставки;

Не належно підготовлений персонал фірм експонентів. Як свідчать проведені дослідження, більше половини всіх експонентів не проводять навчання персоналу працюючого на ярмарках чи виставках;

Не достатньо уваги під час проведення ярмарків чи виставок приділяється маркетинговим дослідженням існуючих проблем;

Недостатньо обґрунтовано проводиться аналіз участі фірми у роботі кожного конкретного ярмарку чи виставки. У цьому проведені дослідження показують, що кожна п'ята фірма використовує результати такого аналізу у своїй роботі.

Робота робота на виставці вакансії робота на виставці у Москві. Вакансія робота на виставці від прямого роботодавця в Москві оголошення про роботу робота на виставці Москва, вакансії кадрових агентств в Москві, шукаю роботу робота на виставці через агенції з підбору персоналу та від прямих роботодавців, вакансії робота на виставці з досвідом роботи та без досвіду роботи. Сайт оголошень про підробіток та роботу авіто Москва робота вакансії робота на виставці від прямих роботодавців.

Робота в Москві робота на виставці

Сайт робота авіто Москва робота свіжі вакансії робота на виставці. На нашому сайті можна знайти високооплачувану роботу на виставці. Шукайте роботу робота на виставці в Москві, перегляньте вакансії на нашому сайті роботи - агрегаторі вакансій в Москві.

Авіто вакансії Москва

Робота робота на виставці на сайті в Москві, вакансії робота на виставці від прямих роботодавців Москва. Вакансії в Москві без досвіду роботи та високооплачувані з досвідом роботи. Робота на виставці для жінок.

Для того щоб зробити участь у виставці (ярмарку) більше ефективним засобоммаркетингових комунікацій, фірма має з особливою ретельністю планувати свою участь та роботу у виставкових заходах.

Процес участі фірми в роботі виставок можна умовно поділити на ряд взаємопов'язаних та взаємозумовлених етапів.

1. Прийняття принципового рішення про участь у виставкових заходах вже саме собою свідчить про досягнення фірмою певного рівня у сфері діяльності. Це пов'язано передусім про те, що виставка є місцем демонстрації передового досвіду. Вона навряд чи допоможе фірмі, що пропонує застарілі продукти невисокої якості. Водночас участь у роботі виставки потребує вкладення значних коштів, що може дозволити собі далеко не кожне підприємство.

2. Виставкова діяльність має бути чітко визначена необхідністю досягнення основних маркетингових цілей підприємства. Як такі можуть бути:

уявлення фірми та її продуктів;

вивчення ринків збуту;

пошук нових ринків;

розширення числа клієнтів;

використання нового товару ринку;

визначення можливого попиту новий продукт;

пошук нових ділових партнерів;

вивчення пропозиції конкурентів;

позиціонування своїх продуктів щодо послуг конкурентів;

формування сприятливого іміджу фірми;

безпосередній збут товарів хороших і укладання контрактов./1/

3. Для досягнення зазначених та інших можливих цілей визначальним є вибір конкретної виставки, у роботі якої братиме участь фірма. Зробити цей вибір досить непросто, хоча б тому, що щорічно проводиться величезна кількість виставкових заходів. Ефективному вирішенню цього питання сприяє ретельний аналіз з погляду інтересів та можливостей підприємства наступних аспектів:

чисельний та якісний склад учасників та відвідувачів;

рівень ділової активності(кількість та загальний обсяг укладених контрактів) на останній виставці. При цьому необхідно враховувати можливі навмисні та ненавмисні спотворення даних, що публікуються;

можливість надання виставкових площ та послуг;

умови участі у виставці;

розробка чорнового варіанта кошторису участі фірми у виставці та вивчення відповідності витрат можливостям фірми;

остаточне вирішення питання: участь у якій із виставок найефективніше у досягненні поставленої мети./1/

4. Після того, як зроблено вибір на користь конкретної виставки, розпочинається підготовчо-організаційний період. Насамперед туристська фірма інформує оргкомітет виставки про свою участь у ній шляхом подання відповідної заявки. Паралельно з цим вирішується низка організаційних питань, таких як:

розробка концепції та обсягу участі фірми у роботі виставки;

складання переліку продуктів, що виставляють;

відбір та підготовка персоналу (комерційного, обслуговуючого, стендистів, перекладачів);

вибір можливого посередника (агента), який надає послуги у забезпеченні участі у виставці;

визначення розмірів необхідних виставкових площ та обсягу різноманітних матеріальних та фінансових ресурсів;

розробка тематичного плану експозиції (виставкового стенду);

укладання договору з оргкомітетом, передача йому плану виставкового стенду, а також замовлення на необхідне обладнаннята послуги./1/

Після вирішення зазначених питань стає можливою розробка остаточного кошторису участь фірми у виставці. У середньому витрати великих фірм щодо участі у виставкових заходах становлять 15-30 % всіх коштів, що витрачаються на маркетингові комунікації. Типова структура витрат за участь фірми у виставці виглядає так.

5. Після офіційного відкриття виставки настає найнапруженіший і найвідповідальніший етап - робота під час її функціонування. Особлива роль забезпеченні успіху у виставковій діяльності належить стендистам - співробітникам, які працюють у громадській зоні експозиції, у стенду фірми. Бажано, щоб під час роботи виставки на стенді був присутній керівник маркетингового відділу чи фірми. Зазвичай заздалегідь (за день-два) стає відомо, що на виставку відвідають високопоставлені гості, іноземні делегації, представники преси чи телебачення (про це можна впоратися в оргкомітеті виставки). У такі дні присутність керівника на стенді може сприяти укладенню контрактів, висвітленню діяльності фірми у пресі чи телебаченні. Керівник не повинен у присутності відвідувачів давати “цінні” вказівки стендистам неприпустимим також проведення нарад щодо покращення роботи на стенді у присутності відвідувачів. Найкраще, що може зробити керівник - це спостерігати і робити правильні висновки: скільки дійсно необхідно виставкової площі для виставок такого типу, які користуються найбільшим попитом, як наступного разу організувати роботу на стенді. Крім того, керівник фірми може відвідати інші виставкові стенди. Це допоможе вловити тенденції у розвитку кон'юнктури ринку, оцінити діяльність конкурентів, прояснити власну позицію та позицію фірми.

6. Після завершення виставки, демонтажу експозиції, обов'язково має бути зроблений аналіз підсумків участі фірми у виставці.

Підсумки виставки можна умовно поділити на 2 групи:

організаційні та комерційні./1/

Під час проведення організаційних підсумків велику допомогу може надати журнал, який провадився під час підготовки та роботи виставки. Такому аналізу можуть суттєво допомогти відповіді на запитання всіх, хто брали участь у підготовці та проведенні виставки:

Чи вдало було обране місце для стенду?

чи відповідала площа стенду кількості експонатів та поставленим завданням?

які незручності ви відчували під час роботи?

що потрібно було замовити в оргкомітеті серед додаткових послуг та обладнання?

без яких послуг та устаткування можна було обійтися? /1/

Перелік таких питань можна продовжити залежно від специфіки виставки, цілей участі у ній, особливостей пропонованих продуктів тощо.

Комерційні підсумки стосуються об'єктивних показників (кількість відвідувачів, які оглянули експозицію фірми; обсяг укладених контрактів; кількість розданих рекламних інформаційних матеріалів тощо).

Участь туристичної фірми в роботі виставок можна умовно підрозділити на ряд взаємопов'язаних та взаємозумовлених етапів:

• 1. Прийняття принципового рішення щодо участі у виставкових заходах.
• 2. Визначення цілей участі фірми у виставкових заходах.
• 3. Вибір конкретної виставки, у роботі якої братиме участь фірма.
• 4. Підготовчо-організаційний період.
• 5. Робота під час функціонування виставки.
• 6. Аналіз підсумків участі фірми у роботі виставки.

Прийняття принципового рішення про участь у виставкових заходах вже саме собою свідчить про досягнення туристичною фірмою, певного рівняу сфері діяльності. Це пов'язано передусім про те, що виставка є місцем демонстрації передового досвіду. Вона навряд чи допоможе фірмі, яка пропонує застарілі туристичні продукти невисокої якості. Водночас участь у роботі виставки потребує вкладення значних коштів, що може дозволити собі далеко не кожне туристське підприємство.

Виставкова діяльність має бути чітко визначена необхідністю досягнення основних маркетингових цілей туристичного підприємства. Як такі можуть бути:

• *представлення фірми та її продуктів;
• * Вивчення ринків збуту;
• *Пошук нових ринків;
• *розширення числа клієнтів;
• *впровадження нового товару ринку;
• *Визначення можливого попиту на новий продукт;
• *Пошук нових ділових партнерів;
• * вивчення пропозиції конкурентів;
• *позиціонування своїх продуктів щодо конкурентів;
• * формування сприятливого іміджу фірми;
• *безпосередній збут товарів хороших і укладання контрактів.

Для досягнення бажаного результату необхідно паралельно з визначенням цілей встановити параметри кожної з них окремо, а саме:

• * Зміст (наприклад, просте ознайомлення або безпосереднє укладання контракту);
• *масштаби (бажаний ступінь її реалізації, наприклад, збільшення контактів з новими відвідувачами на 25% порівняно з попередньою участю);
• *тривалість дії (період, протягом якого мета має бути досягнута).

Подібне уточнення кожної мети допомагає конкретизувати засоби її досягнення, а також спрощує контроль результатів участі туристської фірми у виставці.

Для досягнення зазначених та інших можливих цілей визначальним є вибір конкретної виставки, у роботі якої братиме участь туристична фірма. Зробити цей вибір непросто хоча б тому, що щорічно проводиться величезна кількість виставкових заходів. Ефективному вирішенню цього питання сприяє ретельний аналіз з погляду інтересів та можливостей туристичного підприємства наступних обставин:

• *часу та місця проведення виставки;
• * авторитету виставки;
• *чисельного та якісного складу учасників та відвідувачів;
• *рівня ділової активності (кількість та загальний обсяг укладених контрактів) на останній виставці. При цьому необхідно враховувати можливі навмисні та ненавмисні спотворення даних, що публікуються;
• * Можливості надання виставкових площ та послуг;
• *умов участі у виставці;
• *розробки чорнового варіанта кошторису участі фірми у виставці та вивчення відповідності витрат можливостям фірми.

Аналіз даних обставин підводить до остаточного вирішення питання, участь у якій із виставок найефективніша для досягнення поставленої мети.

Підприємство може брати участь у ярмарках та виставках та інших подібних заходах у різний спосіб: всередині країни або за кордоном, як самостійний експонент або в рамках групової участі (наприклад, колективний національний стенд). Від способу участі залежить методи підготовки, організації, бюджет видатків, а часто й кінцевий результат.

Досвід свідчить, що на закордонних виставках та ярмарках найефективніша робота на колективних національних стендах, які максимально залучають потенційних партнерів та клієнтів. Раціональніше працювати з організаторами єдиних експозицій, які беруть він переговори з організаторами, отримання інформаційних матеріалів попередніх каталогів тощо.

На більшості виставок мінімальна площа стенду становить 9-12 м2, а для повноцінної роботи буває достатньо і 4-6 м2, які можна замовити лише на колективному стенді. При цьому фірма-консолідатор бере на себе ризик та витрати на організацію передоплати виставкової площі, звільняючи від цього фірми-експоненти. Важливим є те, що виставкова фірма займається організацією підготовки роботи своїх експонентів напередодні виставки. Тому учасники колективного стенду не витрачають додаткових зусиль на підготовчу роботу.

Незважаючи на серйозні переваги колективної участі у виставках, для конкретної туристичної фірми вона має ряд негативних аспектів, основними з яких є:

• *недостатній прояв індивідуальності експонента;
• *ослаблення почуття відповідальності (неповна підготовка);
• *розслаблюючий вплив на розвиток ініціатив щодо самостійної участі в майбутньому;
• *недостатнє накопичення організаційного досвіду щодо участі у виставкових заходах.

Тим не менш, незалежно від позитивних і негативних моментів, не підлягає сумніву істотний внесок колективних національних стендів (за умови їх професійної організації) у просування національного туристичного продукту та підняття іміджу країни.

Після того, як зроблено вибір на користь конкретної виставки, починається підготовчо-організаційний період. Насамперед туристична фірма подає відповідну заявку, чим інформує оргкомітет виставки про свою участь у ній. Паралельно з цим вирішується низка організаційних питань:

• *розробка концепції та обсягу участі фірми у роботі виставки;
• *складання переліку товарів, що виставляють;
• * відбір та підготовка персоналу (комерційного, обслуговуючого, стендистів, перекладачів);
• *розробка планів комерційної роботи, реклами та протокольних заходів;
• *Вибір можливого посередника (агента), що надає послуги у забезпеченні участі у виставці;
• *визначення розмірів необхідних виставкових площ та обсягу різних матеріальних та фінансових ресурсів;
• *підбір та виготовлення рекламних та інформаційних матеріалів;
• *розробка тематичного плану експозиції (виставкового стенду);
• *укладення договору з оргкомітетом, передача йому плану виставкового стенду та замовлення на необхідне обладнання та послуги.

Після вирішення зазначених питань стає можливим розробка остаточного кошторису участі фірми у виставці. У середньому витрати великих фірм щодо участі у виставкових заходах становлять 15 -- 30 % всіх коштів, що витрачаються на маркетингові комунікації. Типова структура витрат на участь фірми у виставці виглядає приблизно так

На підготовчому етапі велике значеннянадається рекламі участі, яка передбачає:

• *включення фірми до офіційного каталогу виставки (ярмарку), для чого необхідно своєчасно оформити спеціальну заявку;
• *публікації у періодичних виданнях, орієнтованих на цільові групи відвідувачів;
• *розсилку факсів та листів із запрошенням відвідати стенд компаніям, в контактах з якими зацікавлена ​​туристична фірма.

Сприятливе враження справляє розсилка індивідуальних запрошень або іменних запрошень партнерам та зацікавленим клієнтам. У написанні імен, титулів та адрес запрошених необхідно виявити ретельність. Якщо до гостей входять офіційні особи, доцільно супроводжувати запрошення окремим листом. Особливо цінуються вхідні перепустки, які надаються експонентам адміністрацією виставки. Це пояснюється не лише тим, що ті, хто їх звільняє від плати за вхід, а й тим, що відповідний жест експонента, який надіслав перепустку, розглядається гостями як прояв особливої ​​уваги до них.

Не менш важливо заздалегідь спланувати проведення власних презентацій, прес-конференцій, круглих столів, включивши їх у програму паралельних заходів виставки.

Враховуючи, що процедура підготовки до виставки займає значний період (від 20 до 52 тижнів), необхідно розробити графік діяльності з чітким визначенням термінів.

Без таких графіків неможлива координація окремих дій, контроль за їх здійсненням, а також своєчасне внесення необхідних змін.

Після офіційного відкриття виставки настає найнапруженіший і найвідповідальніший етап - робота під час її функціонування. Особлива роль у забезпеченні успіху у виставковій діяльності належить стендистам - співробітникам, які працюють у публічній зоні експозиції, у стенду фірми (докладно про це див. параграф 9.4). Буває, що для роботи на стенді виділяється один фахівець. Подібна економія коштує дорого: варто йому покинути робоче місце, як потенційні клієнти та ділові партнери проходять повз - до конкурента. На стенді мають працювати як мінімум два спеціалісти. Інша крайність - коли від фірми на виставку приїжджає кілька людей, робота яких не планується і не заздалегідь організується.

Бажано, щоб під час роботи виставки на стенді був присутній керівник туристичної фірми. Якщо присутність неможлива протягом усього робочого дня, рекомендується помістити на стенді розклад днів та годин роботи керівників.

Зазвичай заздалегідь (за день-два) стає відомо, що на виставку відвідають високопоставлені гості, іноземні делегації, представники преси чи телебачення (про це можна впоратися в оргкомітеті виставки). У такі дні присутність керівника на стенді може сприяти укладенню вигідних контрактів, висвітленню діяльності фірми у пресі чи телебаченні.

Керівник не повинен у присутності відвідувачів розпікати чи давати? вказівки стендистам, неприпустиме також проведення нарад щодо покращення роботи на стенді під час роботи виставки, у присутності відвідувачів.

Найкраще, що може зробити керівник - це спостерігати і робити правильні висновки: скільки дійсно необхідно виставкової площі для виставок такого типу, які послуги мають найбільший попит, як наступного разу організувати роботу на стенді, хто з фахівців найбільше підходить для роботи під час виставки .

Крім того, керівник туристичної фірми може відвідати інші виставкові стенди. Це допоможе вловити тенденції у розвитку кон'юнктури ринку, оцінити діяльність конкурентів, прояснити власну позицію та позицію фірми.

Після завершення виставки та демонтажу експозиції обов'язково має бути зроблений аналіз підсумків участі фірми у виставці.

Підсумки виставки можна умовно поділити на дві групи:

• * Організаційні;
• *комерційні.

Під час підбиття організаційних підсумків велику допомогу може надати журнал, який рекомендується вести під час підготовки та роботи виставки. Такому аналізу можуть суттєво допомогти відповіді всіх, хто брали участь у підготовці та проведенні виставки на запитання:

• *Чи вдало було обрано місце для стенду та його планування?
• *Чи відповідала площа стенду кількості експонатів та поставленим завданням?
• *Які незручності виникали під час роботи?
• *Які послуги та обладнання треба було замовити в оргкомітеті додатково?
• *Без яких послуг та обладнання можна було б обійтися?

Перелік таких питань можна продовжити залежно від специфіки виставки, цілей участі у ній, особливостей пропонованих продуктів тощо.

Комерційні підсумки стосуються об'єктивних показників (кількість відвідувачів, які оглянули експозицію фірми; обсяг укладених контрактів; кількість розданих рекламних та інформаційних матеріалів тощо).

Підбиття організаційних та комерційних підсумків дозволяє зробити певні висновки щодо ефективності участі у виставці. На жаль, не існує методу вимірювання результатів, який поширювався б на всі випадки участі і до того ж мав би загальне визнання. Можна лише визначити рівень досягнення кожної мети участі окремо.

Однією з найпоширеніших помилок підбиття підсумків участі у виставці є те, що висновки експонентами робляться відразу після закриття експозиції. Тим самим ігнорується можливість укладання так званих післявиставкових угод. Виставка?живе? ще багато місяців після свого закриття, протягом яких якийсь здається незначним контакт може розвинутися в широкомасштабні комерційні відносини, і навпаки.

Незадовільний ступінь досягнення цілей має бути не приводом для розчарування, а стартовим майданчиком для поглибленого вивчення причин і умов, що викликали її.

Для того щоб зробити участь у виставці максимально ефективним засобом маркетингових комунікацій, туристська фірма повинна з особливою ретельністю планувати свою участь і роботу на заході.

Участь туристичного підприємства у виставці можна умовно розділити на кілька взаємопов'язаних та взаємозумовлених етапів:

Прийняття принципового рішення щодо участі у виставкових заходах

Визначення цілей участі у виставці

Вибір конкретної виставки

Підготовчо-організаційний період

Робота під час функціонування виставки

Аналіз підсумків участі фірми у виставці

З позитивної відповіді на питання, чи брати участь у заході, і стартує участь фірми у виставковому процесі. Неправильне рішення часто визначає невдачу, незважаючи на високопрофесійну роботу персоналу. Щоб уникнути цього, слід: по-перше, чітко знати, що ви можете отримати від експозиції; по-друге, детально проаналізувати як зовнішню, і внутрішню кон'юнктуру.

Прийняття принципового рішення про участь у виставці саме собою свідчить про досягнення фірмою певного рівня у сфері діяльності, до того ж, участь у виставці вимагає вкладення значних коштів, що може собі далеко не кожне туристське підприємство.

Діяльність фірми на виставці має бути чітко визначена необхідністю досягнення основних маркетингових цілей, якими можуть бути:

Подання фірми та її продуктів

Можливість охопити цільову аудиторію

Підвищення рівня поінформованості існуючих та потенційних споживачів

Виявлення та стимулювання потреб клієнтів.

Розширення числа клієнтів

Вивчення ринків збуту та пошук нових ринків

Впровадження нового товару ринку і визначення можливого попиту новий продукт

Пошук нових ділових партнерів

Вивчення пропозиції конкурентів

Позиціювання своїх продуктів щодо конкурентів

Формування сприятливого іміджу фірми

Безпосередній збут продуктів та укладання контрактів

Досягнення бажаного результату кожної з цілей необхідно встановити масштаби, тобто. бажану ступінь реалізації мети (наприклад: збільшення контактів із новими відвідувачами на 25% проти попереднім заходом), і навіть тривалість дії мети - період, протягом якого мета має бути достигнута.

Уточнення мети допомагає конкретизувати засоби її досягнення та полегшує контроль результатів участі у виставці.

Аналіз кон'юнктури включає такі параметри:

якість та обсяги продукції, що випускається;

наявність коштів та відповідних кадрових ресурсів;

можливість забезпечення необхідної експозиційної площі;

поведінка основних конкурентів;

політико-економічна ситуація та ін.

При цьому позитивну відповідь на питання, чи брати участь взагалі, визначають два фактори: експоненційність (тенденція участі у виставках та ярмарках) підприємств галузі, в якій працює ваша компанія (наприклад, сировинні підприємства не відрізняються особливою експоненційністю) та виставкова активність конкурентів.

Для вибору конкретного виставкового заходу, участь у якому найефективніше задля досягнення певних раніше маркетингових цілей, необхідно проведення ретельного аналізу з погляду інтересів та можливостей підприємства наступних обставин:

Час та місце проведення виставки

Чисельний та якісний склад учасників та відвідувачів

Рівень ділової активності (кількість та загальний обсяг укладених контрактів) на останній виставці

Можливості надання виставкових площ та послуг

Умови участі у виставці

Відповідність передбачуваних витрат на участь у цій виставці можливостям фірми

Досвід показує, що далеко не у всіх наших підприємців склалася правильна ієрархія цих критеріїв оцінки експоненційних можливостей виставки (ярмарку). Багатьох із них насамперед хвилюють питання вартості участі чи престижу, тоді як вони є другорядними.

Орієнтація на споживача передбачає, що основні відомості, які необхідно отримати про майбутню експозицію, - це якісна та кількісна інформація про відвідувачів, а також експонентів (серед яких особливу увагу слід приділити конкуруючим фірмам)

Ці дані потребують ретельної перевірки, оскільки дуже велика ймовірність, що організатори спробують видати бажане за дійсне. Щоб уникнути цього, слід зібрати якнайбільше повну інформаціюпро організаторів (особливо, якщо акція проводиться вперше) та динаміку розвитку самої виставки (наприклад, зростає чи ні рік у рік кількість учасників).

Багато фірм беруть участь у виставках, що називається, "з коліс" (вчора отримав факсом запрошення - сьогодні вже на виставці). Це закономірно призводить до всіляких "проколів".

План участі в експозиціях повинен бути розроблений рекламним відділом (або іншим підрозділом, що відповідає за цей сектор роботи) як мінімум на рік. І підготовка до основних заходів, не брати участь у яких неможливо, має вестися заздалегідь та планомірно. (Виняток тут можуть становити хіба що нові експозиції.)

Методи підготовки, організації, бюджет видатків, а часто і кінцевий результат участі у виставці залежить від способу, або форми участі: туристське підприємство може виступати як самостійний експонент або в рамках групової участі.

Досвід свідчить, що у закордонних виставках і ярмарках найефективніше групове участь, тобто. робота на колективних національних стендах, які максимально привертають увагу потенційних партнерів та клієнтів.

Робота на колективному стенді звільняє фірми-експоненти від частини підготовчих робіт, оскільки влаштовувач єдиної експозиції – фірма-консолідатор – бере на себе переговори з організаторами виставки, отримання інформаційних матеріалів, попередніх каталогів, а також ризик та витрати на організацію передоплати виставкової площі.

Незважаючи на серйозні переваги колективної участі у виставках, для конкретної туристичної фірми вона має й низку негативних аспектів:

Недостатній прояв індивідуальності експонента

Ослаблення почуття власної відповідальності за результати виставки для фірми

Недостатнє накопичення організаційного досвіду щодо участі у виставках та ослаблення власної ініціативи

Таким чином, перед ухваленням рішення про форму участі у виставковому заході необхідно ретельно зважити всі плюси та мінуси для підприємства з урахуванням конкретної ситуації.

Тим не менш, не підлягає сумніву істотний внесок колективних національних стендів у просуванні національного туристичного продукту та у піднятті іміджу країни/регіону/напрямку, за умови професійної організації роботи цих стендів.

Після визначення конкретної виставки, фірма розпочинає організаційно-підготовчу діяльність, яка, крім подання заявки на участь у виставці, включає вирішення наступних організаційних питань:

Розробка концепції та обсягу участі фірми у роботі виставки

Складання переліку продуктів, що виставляються

Відбір та підготовка комерційного, обслуговуючого персоналу, стендистів, перекладачів тощо.

Визначення розмірів необхідних виставкових площ та обсягу різних матеріальних та фінансових ресурсів

Розробка тематичного плану експозиції – тобто. виставкового стенду

Укладання договору з організаційним комітетом виставки та передача йому плану виставкового стенду та замовлення на необхідне обладнання та послуги.

Після вирішення перелічених вище питань стає можливою розробка остаточного кошторису участі фірми у виставці. У середньому, витрати великих компаній на участь у виставкових заходах становлять 15 - 30% всіх коштів, що виділяються на рекламу та маркетингові комунікації. Типова структура витрат за участь у виставці представлена ​​на рис. 2.

Мал. 2.

На підготовчому етапі велике значення надається рекламі участі, яка передбачає такі заходи, як:

Включення фірми до офіційного каталогу виставки/ярмарку - для цього оформляється спеціальна заявка

Публікації у періодичних виданнях, орієнтованих на цільові групи відвідувачів

Розсилка індивідуальних запрошень та іменних запрошень партнерам та зацікавленим клієнтам. Вхідні перепустки, що надаються експонентам адміністрацією виставки, справляють особливо сприятливе враження як вияв особливої ​​уваги до гостей.

Не менш важливо заздалегідь запланувати проведення власних презентацій, прес-конференцій, круглих столів, включивши їх у програму паралельних заходів виставки.

З огляду на те, що процедура підготовки до виставки займає значний період - від 20 до 52 тижнів, дуже важливо розробити графік діяльності з чітким визначенням термінів проведення кожного заходу. Такі графіки є незамінними для забезпечення координації окремих дій, контролю за їх здійсненням та своєчасного внесення змін, що стає неможливим, якщо залишити всю підготовку до виставки на останній момент.

Після офіційного відкриття виставки настає найвідповідальніший і найнапруженіший етап - безпосередньо робота в ході функціонування виставки. Виняткова роль забезпеченні успіху у виставковій діяльності належить стендистам - співробітникам, які працюють у громадській зоні експозиції, у стенду фірми. Докладніше робота персоналу та керівників туристичної фірми на виставці розглядається в наступних параграфах.