У статті розглянемо порядок відображення у програмах ЗУП 3.1 та «1С: Підприємство 8.3.0. Переміщення та скорочення співробітників».
Спочатку розглянемо, як у програмі ЗУП 3.1, якими документами оформляється переклад співробітника (співробітників). Переклад співробітника (співробітників) здійснюється різними документами, залежно та умовами перекладу. Давайте розберемо ці умови.
Оформлення перекладу за допомогою документа "Кадровий переклад", "Кадровий переклад (списком)" здійснюється як факт перекладу співробітника (співробітників) на інше місце роботи. Для цього необхідно зайти в розділ «Кадри – Прийоми, переклади, звільнення», далі за допомогою кнопки «Створити» вибрати документ «Кадровий переклад» зі списку. Потім у полі «Організація» необхідно вказати організацію, обравши із довідника організацій, у якій реєструється цей кадровий переклад. У разі, якщо співробітник оформлений у відокремленому підрозділі на окремому балансі, то цей відокремлений підрозділ необхідно відобразити як організацію. Далі в полі «Дата» вказуємо дату документа, номер документа буде надано після його проведення. Потім переходимо до оформлення перекладу. У полі «Співробітник» необхідно вибрати із довідника «Співробітники» співробітника (співробітників), який переводиться на інше місце роботи. У полі "Дата" необхідно вказати дату переведення співробітника (співробітників) на нове місце роботи. Якщо працівник (співробітники) переводиться на певний термін, необхідно вказати дату закінчення терміну перекладу. Далі в закладці "Головне" необхідно встановити прапорець "Перевести в інший підрозділ або на іншу посаду". Це необхідно для відображення нових умов перекладу. Заповнюючи закладку «Головне», ми повинні відобразити, в який підрозділ, на яку посаду, за яким розрядом, яку ставку ми переводимо співробітника (співробітників).
Також переклад співробітника (співробітників) можна здійснити документом «Переміщення в інший підрозділ» (в закладці «Кадри – Прийоми, перекази, звільнення»), обравши зі списку. У разі документ призначений для масового переміщення співробітників до іншого підрозділу. Переміщення співробітників також можна здійснити документом «Зміна графіка роботи списком» (в закладці «Кадри – Прийоми, переклади, звільнення)», вибравши зі списку, який дозволяє переміщення співробітників всередині організації на інший графік роботи також документом «Зміна планових нарахувань» (в закладці "Кадри - Прийоми, переклади, звільнення"). Цей документ дозволяє при переміщенні співробітника (співробітників) до іншого підрозділу змінювати умови оплати праці.
Далі розглянемо, як відображається переміщення працівників у програмі «1С:Підприємство 8.3.0». Щоб відобразити у програмі «1С:Підприємство 8.3.0» переклад співробітника на інше місце роботи, необхідно оформити документ «Кадровий переклад». Для цього необхідно зайти в розділ «Зарплата та кадри – Кадровий облік – Кадрові перекази». Далі необхідно створити новий документ"Кадровий переклад". У цьому документі необхідно відобразити дату наказу перевести співробітника в інше місце роботи. Необхідно вказати організацію, з якої здійснюється переведення працівника на інше місце роботи. У полі "Співробітник" необхідно вибрати співробітника з довідника "Співробітники". У полі «Дата перекладу» необхідно вказати дату, з якого періоду здійснюється переведення працівника. Якщо працівник переводиться на певний термін, необхідно відобразити дату закінчення терміну переказу. Під час встановлення прапорця «Перевести в інший підрозділ або на іншу посаду» автоматично заповняться поля «Філія (відокремлений підрозділ)», «Підрозділ», «Посада», «Вигляд зайнятості» та всі його планові нарахування з моменту переведення. Встановивши прапорець у полі «Змінити нарахування», необхідно внести всі зміни нарахувань згідно з кадровим переказом. Цей документ підписує керівник організації. Відповідно до цього документа виписується наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу.
Далі у нашій статті ми розглянемо, як відобразити у програмі ЗУП 3.1 звільнення співробітника через скорочення штату співробітників. При звільненні працівника у зв'язку зі скороченням штату працівників необхідно провести нарахування вихідної допомоги на час працевлаштування колишнього співробітника. Нарахування вихідної допомоги, що не перевищує розміру триразового середньомісячного заробітку, провадиться документом «Звільнення» (у розділі «Зарплата - Усі нарахування»). У вкладці «Умови звільнення» у полі «Вихідна допомога за» необхідно вказати кількість робочих днів згідно з відпрацьованим графіком сумованого обліку робочого часу. Дане нарахування здійснюється згідно із законодавством виходячи із середнього заробітку співробітника. У програмі ЗУП 3.1 є можливість налаштувати кілька способів нарахування для оплати вихідної допомоги, наприклад, способом оподаткування ПДФО. У цьому випадку вид нарахування буде доступний при виборі документа. Далі необхідно заповнити розділи "Нараховано", "Утримано", "Середній заробіток", які містять результати нарахування. У розділі "Нараховано" відображається результат нарахування вихідної допомоги. У розділі «Утримано» розрахований податок ПДФО тільки з оплати по окладу. Вихідна допомога не оподатковується ПДФО. У розділі "Середній заробіток" - сума середнього заробітку, розрахована за даними програми ЗУП 3.1, на підставі даних про нарахування на користь співробітника для виплати компенсації відпустки та вихідної допомоги. Даний розрахунок вказується в полях «Для компенсацій» та «Для вихідного посібника». У полі «Дата виплати» автоматично вказується дата звільнення працівника, але за необхідності можна змінити дату.
Для здійснення нарахування вихідної допомоги понад триразового розміру середньомісячного. новий виднарахування («Налаштування - Нарахування - Створити»), відобразити найменування нарахування «Компенсація при звільненні» (вихідна допомога понад триразовий розмір середньомісячного заробітку). Далі в закладці «Код» необхідно вказати «Код виду розрахунку» (він має бути унікальним). В закладці «Основне» необхідно відобразити призначення та порядок розрахунку цієї допомоги. У розділі «Розрахунок та показники» вказати фіксованою сумою. В закладці «Податки, внески, бухоблік» необхідно відобразити «ПДФО оподатковується код доходу 4800 «Інші витрати»», а також у розділі « Страхові внески» вказати вид доходу «Доходи, які повністю оподатковуються страховими внесками» в закладці «Податок на прибуток» вид витрати за ст. 255 НК РФ відобразити «Враховується у витратах на оплату праці за статтею» та обрати пп. 9 ст. 255 НК РФ. Це необхідно відобразити при нарахуванні вихідної допомоги при звільненні співробітника через скорочення штату. Цей вид нарахування здійснюється документом «Розове нарахування» (у розділі «Зарплата – Разове нарахування»). У цьому документі необхідно вибрати створене нарахування та заповнити документ за кнопкою «Підбір». Нарахування страхових внесків та ПДФО здійснюється документом «Нарахування зарплати» (у розділі «Зарплата – Усі нарахування – Створити – Нарахування зарплати»). Перевірити правильність розрахунку даного нарахування можна документом «Розрахунковий листок».
Програмний продукт 1С: Бухгалтерія 2.0 містить підсистему кадрового обліку, проте дана підсистема включає обмежений спектр документів, що дозволяє зробити прийом на роботу, кадрове переміщення та звільнення співробітників. Подібна підсистема підходить невеликим підприємствам, які мають обмежену кількість працівників. Підсистема кадрового обліку доступна з меню "Кадри" головного меню програми.
Також підсистему кадрового обліку можна знайти в закладці «Кадри» на панелі функцій програми. 
У підсистему кадрового обліку входять два довідники: «Фізичні особи» та «Співробітники», в яких містяться відомості про працівників організації.
У довіднику «Фізичні особи» відображаються такі персональні дані співробітників, як дата народження, стать, місце народження, громадянство, ІПН, СНІЛЗ, а також адреси та телефони. Довідник «Співробітники» призначений для зберігання інформації про трудової діяльностіпрацівника у цій організації.
Прийом на роботу
Програма "1С: Бухгалтерія підприємства" передбачає два варіанти прийому на роботу. Перший варіант - при додаванні співробітника програма автоматично пропонує користувачеві створити наказ про прийом на роботу.
Поява помічника прийому працювати налаштовано за замовчуванням. Для того, щоб ним скористатися, слід ввести табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові, дату народження та стать співробітника. Якщо відомості про цього співробітника вже занесено до довідника «Фізичні особи», сплине вікно зі списком фізичних осібзі схожими даними. У цьому випадку слід вибрати зазначене у списку та натиснути на кнопку «Далі». Щоб уникнути задвоєння фізичних осіб, створювати нові позиції в цьому довіднику не рекомендується. 
Наступним кроком роботи з помічником прийому працювати виступає введення кадрової інформації. У вікні слід зазначити вид зайнятості працівника, вибрати підрозділ, посаду, дату прийому, а також занести інформацію про оплату праці. Якщо зняти галочку «Створити наказ про прийом на роботу», роботу з помічником буде завершено, а наказ про прийом не створено. 
На наступному етапі вказується додаткова інформація, необхідна розрахунку заробітної плати, і навіть податків і страхових внесків. 
Після заповнення всіх реквізитів слід натиснути кнопку «Готово». Також цей помічник пропонує одразу отримати друковану форму наказу про прийом на роботу. Помічник прийому працювати можна вимкнути. Для цього слід скористатися зміною налаштування користувача, яку можна знайти через меню «Сервіс» – «Керування користувачами та доступом» – «Список користувачів».
У списку слід вибрати користувача, якому потрібно відключити автоматичну появу помічника про прийом на роботу, і натиснути на кнопку . 
У вікні слід поставити галочку навпроти реквізиту «Не використовувати помічника прийому на роботу», а потім зберегти зроблені зміни за допомогою кнопки «Ок». 
Другий варіант прийому працювати співробітників – введення наказів про прийом працювати у відповідному журналі. 
Якщо використання помічника прийому на роботу в налаштуваннях користувача не відключено, то доведеться виконати вищеописану процедуру, тому що в цьому випадку прийом на роботу буде здійснюватися в три етапи, запропоновані помічником. Якщо використання помічника прийому на роботу вимкнено в налаштуваннях користувача, програма створить новий документ прийому на роботу, в якому користувачеві слід вибрати співробітника та внести кадрові дані та відомості про розрахунок зарплати. У такому режимі можна запровадити наказ на групу співробітників.
З документа прийому на роботу також можна надрукувати наказ про прийом на роботу. Кадрове переміщення
Документ "Кадрове переміщення" призначений для зміни кадрової інформації співробітника або відомостей про розрахунок його заробітної плати. Цей документ можна отримати з відповідного журналу.
При виборі працівника у документі з'являється вся інформація про нього, взята з відповідних довідників та наказу про прийом на роботу. Щоб змінити ці дані повністю чи частково, необхідно вказати дату перекладу, і навіть змінити відомості більш актуальні, після чого провести документ. Можна зробити кадрове переміщення для групи співробітників. З цього документа є друкована форма наказу про переведення працівника на іншу роботу. Звільнення
Документ «Звільнення» призначений для припинення трудових відносинз працівником та доступний з відповідного журналу.
Для звільнення співробітника необхідно вибрати його з довідника, вказати дату звільнення та підставу звільнення, після чого зберегти свій вибір за допомогою кнопки Ок. Можна зробити наказ на групу співробітників. З цього документа можливий друк наказу про припинення трудового договору з працівником (звільнення). Інші друковані форми для фахівців кадрових служб
Щоб переглянути список доступних звітів кадрів, можна переглянути панель функцій програми в закладці «Кадри».
Особисті картки друкуються кожного співробітника за уніфікованої формі Т-2. Для отримання цього звіту слід вибрати працівника та натиснути на кнопку «Сформувати». 
Звіт "Списки співробітників" призначений для формування списку співробітників підприємства на конкретну дату. Співробітників для включення до цього звіту можна відбирати та групувати за різними критеріями, доступними при натисканні на кнопки «Відбір» та «Налаштування». 
Заява про добровільний вступ у правовідносини з ПФР (ДСВ-1) формується за допомогою вибору працівника та натискання кнопки «Сформувати». Також можна отримати чистий бланк заяви. 
Резюмуючи вищевикладене, слід зазначити, що у підсистемі кадрового обліку «Бухгалтерії підприємства 2.0» міститься обмежений список кадрових документів. Тож ведення повноцінного кадрового обліку доведеться шукати інші друковані форми самостійно чи використовувати інший програмний продукт. Отже, всі працівники прийняті на певні посади і ніяких кадрових переміщеньу нашому торговому підприємстві ще не було. Якщо виникає необхідність перевести працівника на нову посаду, підвищити йому оклад, перевести з одного підрозділу організації в інший, то в таких випадках необхідно оформляти наказ.
Давайте сформуємо для працівника Лобановоїнаказ про переведення в іншу роботу. Для цього нам потрібно документ Кадрове переміщення організації. Документ Кадрове переміщення організаціїпризначений для реєстрації змін посади працівника, графіка роботи, способу оплати праці. У цьому документі обов'язково вказується така інформація:
Список відвідуваних працівників (документ може бути оформлений як на одного працівника, так і на список працівників);
Підрозділи та посади, куди переміщуються працівники;
Нові табельні номери (чи підтверджуються старі);
Дата переміщення;
Графік роботи.
Перекладемо працівника Лобановуз посади секретаряна посаду менеджера. Для цього переходимо до пункту меню Кадровий облік -> Кадровий облік -> Кадрове переміщення організацій.
Програма Зарплата та Керування Персоналом відкриє нам список кадрових переміщень, але поки що цей список порожній.
Натискаємо на клавішу Insна клавіатурі для додавання нового кадрового переміщення.
У документі Кадрове переміщення організаційполе Номерможна не заповнювати оскільки програма сама заповнить його за збереження документа. Поле Організаціяі дата документаЯк ви встигли помітити, заповнені автоматично.
У нижній частині документа розміщується перелік працівників, котрим оформляється кадрове переміщенні. Поки що він порожній.
Знову натискаємо клавішу Insдля додавання нового записудо цього списку. У колонці Працівниквведемо перші літери прізвища працівника - лоба.
Далі програма автоматично підставить працівника - Лобанова Людмила Олексіївна. Потім натискаємо кнопку Tab- програма підставить дані про поточну посаду працівника та перейде до редагування поля З, в якому потрібно буде вказати дату кадрового переміщення - 16.09.2007 .
Після виконаних дій, змінимо в нижній частині рядка дані, які відрізнятимуться від попереднього запису. Ми переведемо робітницю до підрозділу Основнена посаду Менеджер.
Завершимо введення даних у поточний рядок – для цього натискаємо на кнопку Enterна клавіатурі.
Тепер переходимо на закладку Нарахування- Рядок з поточними даними вже з'явився автоматично. Нам залишається змінити розмір нарахування, для цього встановлюємо дію Змінити.
В останній колонці вказуємо новий розмір нарахування - 15 000 .
Після цього натискаємо ОК- введеним нами дані успішно зберігаються у програмі, і тепер нові значення підрозділу, посади та окладу набирають чинності, тобто. документ Кадрове переміщення організаційпроводиться.
Всі документи в програмі Зарплата та Управління Персоналом можуть існувати в двох станах: проведеніі не проведені. В обох випадках дані, які містяться в документі, зберігаються у програмі.
Але в тому випадку, якщо документ проведено, це означатиме, що зміни, які має виконувати документ, вже набули чинності. Наприклад, працівнику встановлено інший оклад.
А якщо документ не проведено, то це просто чернетка чи простіше сказати - заготівля, в яку планується ще вносити зміни. Такий документ, наприклад, не впливає на оклад працівника. Оклад зміниться лише тоді, коли цей документ буде проведено.
Усі не проведені документи позначаються значком без прапорця. Щоб просто зберегти і не проводити документ, замість натискання кнопки ОК потрібно натиснути кнопку Записати, а потім кнопку Закрити.
З документа Кадрове переміщення організаційможна роздрукувати уніфіковані форми Т-5 чи Т-5а. Для цього слід відкрити створений нами документ із пункту меню Друквибрати потрібну форму:
Вибираємо зі списку потрібну нам форму і відправляємо її на принтер, а потім підписуємо у керівника.
Документ реєструє факт прийому співробітника до організації за трудовим договором.
Його можна створити в 1С декількома способами:
1. Кадровий облік => Кадровий облік =>
2. Довідник Співробітники => Ввести документ => Прийом працювати в організацію. (Мал. 1)
Мал. 1 Введення документа із форми співробітника
У документі "Прийом на роботу в організацію"(Мал. 2) на закладці «Співробітники» вказується:
- список фізичних осіб, що приймаються на роботу;
- підрозділи та посади, куди приймаються працівники;
- кількість займаних ставок;
- дати прийому та періоди роботи, якщо працівники приймаються тимчасово;
- відзначається тривалість випробувального терміну, якщо вона є.
Мал. 2 Прийом працювати в організацію. Співробітники
На закладці «Нарахування» (Рис. 3):
- співробітник;
- вид розрахунку (наприклад, оклад щодня, різні надбавки тощо);
- показники до розрахунку (розмір окладу, розмір надбавки тощо.).
Мал. 3 Прийом працювати в організацію. Нарахування
Після проведення документа дані про співробітника та його планові нарахування записуються в систему 1С і надалі будуть використані при розрахунку заробітної плати.
Документ "Кадрове переміщення організації"реєструє в системі факт зміни працівником місця роботи та/або суми оплати праці.
У системі 1С документ можна створити кількома способами:
1. Кадровий облік => Кадровий облік => Кадрове переміщення організацій.
2. Довідник Співробітники => Ввести документ => Кадрове переміщення організацій. (Мал. 4)
Мал. 4 Введення документа із форми співробітника
У документі "Кадрове переміщення організації" на закладці "Співробітники" (рис. 5) вказується:
- список працівників, що переміщаються;
- підрозділ та посаду, куди переміщається працівник;
- кількість займаних ставок;
- дата переміщення;
- дата повернення «старе» місце роботи, якщо працівник переміщається тимчасово.
Мал. 5 Кадрове переміщення. Співробітники
На закладці «Нарахування» (рис. 6) вказується:
- співробітник (для зміни нарахування);
- вид розрахунку;
- дія.
«Почати»- Починає нове нарахування.
«Змінити»- Змінює нарахування, яке вже було у співробітника.
«Припинити»- Припиняє обране нарахування.
"Не змінювати"- Нарахування залишається без змін;
- показники для розрахунку (розмір окладу, розмір надбавки тощо)
Мал. 6 Кадрове переміщення. Нарахування
Документ "Кадрове переміщення організацій"дозволяє проводити індексацію заробітку:
відзначити пункт "Індексація заробітку з коефіцієнтом" => вказати коефіцієнт індексації => "Заповнити".
Після проведення документа дані про співробітника та його планові нарахування записуються в систему і надалі будуть використані при розрахунку заробітної плати.
Документ «Звільнення з організації»реєструє у системі факт припинення трудових відносин із співробітником.
Документ можна створити кількома способами:
1. Кадровий облік => Кадровий облік => Прийом працювати в організацію.
2. Довідник Співробітники => Ввести документ => Звільнення з організацій. (Мал. 7)
Мал. 7 Введення документа із форми співробітника
До табличної частини документа вноситься (рис. 8):
- список працівників, що звільняються;
- дата звільнення;
- стаття звільнення;
- підставу звільнення;
- галка «Припиняти стандартні відрахування»;
- параметри компенсації за невикористану відпустку.
Особливості програми: гнучке штатний розкладбез обмеження рівня вкладеності з можливістю включення філій з власною структурою; імпорт та експорт даних по співробітникам з програм 1С (Бухгалтерія, Зарплата та Кадри, Комплексна і т.д.); збереження наказів та звітів у редагованих форматах XLS, DOC або ODT, ODS (незалежно від того, встановлений у Вас Microsoft Officeабо Open Office); табель обліку робочого часу, що автоматично формується на підставі існуючих наказів за співробітником та графіком його роботи. Табель має зручний інтерфейс редагування та введення відпрацьованого годинника. Всі зміни, внесені в табель, відразу відображаються в документообігу у вигляді відповідних наказів; можливість зберігання всередині програми зовнішніх документів у різних форматах (Word, Excel, зображення і т.д.); можливість прийому кількох співробітників з різними ставками на одну штатну одиницю; можливість роботи одного співробітника на різних посадах у межах однієї організації на різних ставках; Програма розроблена для допомоги кадровикам при розрахунку стажу. За записами у трудовій книжці проводиться розрахунок загального та безперервного стажу співробітників. Усі розрахунки, які користувач автоматично зберігає в базі даних. Таким чином програма є електронною картотекою трудових книжок співробітників. Програма має повністю заповнений довідник статей звільнення згідно з новим Трудовим Кодексом. Інтерфейс користувача програми інтуїтивно зрозумілий, і для роботи з програмою не потрібно глибоких знань щодо роботи з персональним комп'ютером. Також програма має функцію виведення на друк звіту про стаж співробітників. Програма дозволяє вести облік внутрішніх документів, вхідної та вихідної кореспонденції (факси, електронна пошта, поштові листи тощо). Ви зможете призначати список відповідальних за погодження вхідних документів з подальшим відстеженням статусу з повідомленням про дату погодження. Програма може прив'язати до документа необмежену кількість вкладених файлів будь-якого формату (відсканований факс, файли MS Word, MS Excel і т.д.), вести структуровані довідники по співробітникам (погоджувальники та виконавці), організаціям (отримувачі та відправники), формувати наочні звіти з внутрішнім документам(вести журнал документів з організації) та кореспонденції, здійснювати пошук необхідного документаза одним або декількома реквізитами (номер, тип, дата створення і т.д.)
