Зручний електронний архів для страхової компанії "інгосстрах" розгорнула сід "теза" Особливості вибору системи електронного документообігу для страхової компанії

Особливості вибору системи електронного документообігу для страхової компанії

Особливості вибору системи електронного документообігу для страхової компанії

Основними особливостями роботи страхових компаній є:
. Значний обсяг документообігу, робота з документами різних типів;
. Необхідність виконання фінансових зобов'язань перед клієнтами у разі настання страхового випадку;
. Активна взаємодія з субпідрядниками для оцінки втрат у разі виникнення страхового випадку та можливої ​​ліквідації його наслідків;
. ведення об'ємних клієнтських баз даних;
. Наявність територіально розподіленої мережі філій;
. Виїзний характер роботи агентів;
. Потреба нових інструментів просування страхових послуг.
Відповідно система електронного документообігу, що впроваджується у страховій організації, має вирішувати зазначені завдання максимально ефективно. Саме тому найкращою програмоюдля автоматизації діловодства у сфері страхування є комплексна ECM-платформа, функціональні можливостіякої адаптовані до галузевої специфіки.
Прикладом такої системи є галузеве видання bb workspace Insurans Service, запропоноване розробниками компанії Дабл Бі (м. Москва).
Переваги галузевого рішення Insurans Service
. Повноцінний функціонал для обробки різних видівдокументації; наявність великої бібліотеки типових документів;
. Вбудовані модулі бюджетування, CRM, управління кадрами та тайм-менеджменту;
. Реалізація сучасної стратегії маркетингового просування AIDCAS, що базується на роботі з клієнтами з урахуванням їх потреб;
. Легке впровадження та швидке освоєння співробітниками;
. Практично нульове адміністрування;
. Інтеграція з пакетом офісних програм MS Office та потужною бухгалтерською платформою 1С;
. Вбудовані інструменти сканування документів для їхньої наступної реєстрації та обробки;
. Можливість роботи в віддалений доступта поштовому агенту;
. Швидке масштабування на основі універсальних ліцензій користувача.
Таким чином, автоматизація документообігу страхової компанії за допомогою програми bb workspace Insurans Service істотно скорочує витрати на ведення бізнесу і дозволяє раціональніше використовувати працю фахівців.

Переваги модної системи bb workspace

Основні правила документообігу

У СК «Інгосстрах».

Замовник

Страхова компанія «Інгосстрах» була утворена 16 листопада 1947 року. Сьогодні це універсальний страховик федерального рівня, один із лідерів вітчизняного страхового ринку. Послуги СПАТ «Інгосстрах» доступні на всій території Росії завдяки широкій регіональній мережі, що включає 83 філії. Крім того, компанії за участю капіталу «Інгосстраху» та представництва страховика працюють за кордоном.

Ситуація

На етапі вибору системи електронного документообігу для «Інгосстрах» було важливо знайти такий інструмент, який дозволив би обробляти близько 1500 документів на день та автоматизувати роботу 6000 співробітників. Особлива увага приділялася продуктивності системи та високій швидкості її роботи, а також можливості розвивати СЕД власними силами або за допомогою сторонніх організацій, тим самим не залежними від вендора. Компанії було необхідно використовувати в роботі різні ЕП, отже придбана система повинна була мати ліцензії ФСБ Росії на розробку та розповсюдження програмного забезпечення, захищеного за допомогою шифрувальних (криптографічних) засобів Водночас постачальник СЕД мав забезпечити впровадження системи у стислі терміни.

Рішення

Фахівці страхової компанії вивчили наявні на ринку системи та відібрали дві, які відповідали всім вимогам. Після чого було проведено їх порівняльний аналіз, та прийнято рішення впроваджувати систему управління документами та завданнями ТЕЗ. Однією з важливих переваг обраної системи став повнофункціональний веб-клієнт, що дозволяє працювати з будь-якого пристрою, незалежно від того, де зараз знаходиться співробітник.

Розширена редакція системи ТЕЗИС, яку придбала страхова компанія, має широку функціональність, що дозволяє вирішувати не тільки класичні завдання діловодства, а й модифікувати СЕД під унікальні процеси організації, а також інтегрувати її з іншими системами. Встановлення та налаштування СЕД ТЕЗ на серверному обладнанні страхової компанії було проведено віддалено і в стислий термін. Потім фахівцями технічної підтримкикомпанії «Хоулмонт» – розробника СЕД, було проведено очне навчання адміністраторів системи та її ключових користувачів.

Результат

Система управління документами та завданнями ТЕЗ допомогла автоматизувати роботу з вхідною та вихідною кореспонденцією, спростила погодження документів та організацію нарад. У СЕД було реалізовано процес передачі конкурсної документації, доопрацьовано звіти щодо судової кореспонденції та з'явилася можливість застосування електронного сертифікату e-Token для електронного підпису.

Завдяки широким можливостям інтеграційної частини ТЕЗ спеціалістами «Інгосстрах» був налагоджений процес автоматичного додавання з СЕД в автоматизовану інформаційну систему вхідної судової кореспонденції, що дозволило відстежувати всі повістки та повідомлення, процесуальні та судові документи, що надходять до компанії.

У планах компанії подальший розвиток системи ТЕЗ. У СЕД будуть реалізовані вимоги щодо погодження наказів та зроблено модифікацію мобільної версії. Зараз ведуться роботи з інтеграції з автоматизованою інформаційною системоюяка дозволяє формувати управлінську звітністьта використовувати систему для кадрового документообігу.

Активне використання системи всередині компанії стало поштовхом до того, що було здійснено масштабування СЕД ТЕЗ. Страхова компанія "Інгосстрах" придбала ліцензії на необмежену кількість підключень. Станом на жовтень 2017 року в системі зареєстровано близько 6000 користувачів та створено понад 430 000 документів.

"Фінансовий менеджмент у страховій компанії", 2007, N 4
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІР У СТРАХОВІЙ КОМПАНІЇ
Робота будь-якої страхової компанії сьогодні неможлива без використання автоматизованих комп'ютерних систем. Традиційний паперовий документообіг заміщується електронним, оскільки перший не відповідає вимогам бізнесу і може забезпечити швидкість обробки даних. У цій статті розповідається про переваги електронного документообігу, алгоритми роботи при його використанні.
Електронний документообіг для бізнесу
Тема автоматизації документообігу компаній стає дедалі популярнішою. Протягом останніх кількох років ринок автоматизованих систем керування документами неухильно зростає. Багато компаній, впроваджуючи в себе електронний документообіг, очікують отримати чергове комп'ютерне диво, яке дозволить скоротити витрати, підвищити прозорість та керованість, прискорити процес обробки. Але в більшості випадків дива не відбувається, і документ в електронному вигляді залишається документом, який необхідно готувати, редагувати, погоджувати, читати, виконувати, контролювати, виконуючи ті ж процедури, які проводилися з паперовими документами. Кількість працівників, які працюють з документами, не зменшується, а скорочення часу на обробку, якщо таке справді відбувається, компенсується часом, що витрачається на переведення документа в електронний вигляд. Проте є сфери бізнесу, у яких використання систем електронного документообігу може дати значний ефект. Насамперед це стосується тих областей, де обсяги документів, що зберігаються та обробляються, значні, а швидкість пошуку та доступу до інформації може дати компаніям переваги в конкурентній боротьбі.
Страхування - сфера бізнесу, в якій здійснюється обробка великої кількості документів різних видів: договорів, страхових полісів, заяв, довідок, медичних свідоцтв, документів на право володіння майном, результатів експертиз та інших документів, кількість різновидів яких для середньої страхової компанії перевалює за сотню. Всі ці документи формуються у справи, справи становлять томи, що містяться в архіви, доступ до яких здійснюється у момент настання страхових випадків, у міру зміни умов договору, після закінчення строку його дії та в інших випадках. Чим більша страхова компанія, тим більша різноманітність програм страхування вона пропонує і тим паче різнорідні документаційні архіви має.
Прагнучи охопити якомога більшу кількість клієнтів, страхова компанія відкриває агенції в інших районах та містах, вирішуючи питання організації розподілених архівів або проблеми транспортування документів до центрального офісу. Робота з великими обсягами документів у страховій компанії є частиною її операційної діяльності, тому вирішення проблем обробки документів насправді може підвищити ефективність роботи компанії, швидкість та якість обслуговування клієнтів.
Побудова електронних архівів та автоматизація процесів обробки документів, як правило, здійснюються на базі спеціалізованих систем, які звуться "Системи управління корпоративним змістом - Enterprise Content Management System (ECM)". До цього класу систем належать промислові платформи, що мають цілу низку властивостей, починаючи від здатності зберігати великі обсяги документів у кількох розподілених сховищах, що знаходяться в різних містах або навіть країнах, до можливості моделювання процесів обробки документів та їх інтеграції з електронною поштою, web-сайтами та іншими системами. Використання такого роду систем виправдане в тих випадках, коли йдеться про великі обсяги інформації, організацію надійного зберігання та забезпечення швидкого доступу до інформації.
Використання електронного архіву
Якщо використовувати електронний архів невміло, можна перетворити його на додатковий вантаж, який потребує зайвих витрат на обслуговування. При грамотному застосуванні він перетворюється на засіб підвищення ефективності бізнесу. Нижче наведено перелік деяких можливостей, які отримує страхова компанія під час використання електронного архіву:
- всі документи клієнтів та контрагентів відскановані та зберігаються впорядковано, в електронному вигляді;
- доступ до документів можливий (відповідно до прав доступу) з будь-якого віддаленого агентства, у тому числі через мережу Інтернет;
- документи згруповані за договорами страхування, контрагентами, справами страхових випадків відповідно до потреб підрозділів компанії;
- Існує можливість відкрити всі договори страхування по клієнту, що цікавить;
- Існує можливість переглянути всі документи за заданим страховим договором, включаючи всі версії документів, якщо в них вносилися зміни;
- Існує можливість відкрити всі страхові випадки за договором страхування, що цікавить, включаючи всі документи по кожному страховому випадку;
- Існує можливість знайти документи за всіма програмами страхування, в яких брав участь клієнт, незалежно від того, чи були укладені договори з самим застрахованим (індивідуальне страхування) або з компаніями, в яких ця людина працювала (корпоративне страхування);
- при оцінці ризику під час андеррайтингу є можливість отримати інформацію про всі договори страхування щодо цього клієнта;
- Існує можливість побачити всі повідомлення та листи, які були надіслані клієнту за всю історію супроводу договору страхування;
- за кожним договором страхування є історія всіх змін умов договору у вигляді окремих версій документів;
- Зі справи за страховим випадком можна переміститися у справу страхового поліса, з якого отримати доступ до всіх справ страхових випадків даного договору страхування.
Усі документи архіву є електронними образами, одержаними з оригіналів документів, що гарантує достовірність інформації. Документи можуть зберігатися в розпізнаному вигляді, що забезпечує пошук не лише за окремими реквізитами документа, а й за будь-яким поєднанням слів безпосередньо в тексті документа. Пошук та доступ до документів здійснюється протягом кількох секунд.
Документи до компанії можуть надходити з різних джерел (страхові агенції, брокери, контрагенти) у різній комплектації (різноманітно, у комплектах по клієнту, у пакетах за видами договорів). Частина документів може надходити в електронному вигляді.
Більшість документів створюється у самій компанії. Для кожного випадку може бути використаний свій унікальний механізм поміщення документів в електронний архів. Нижче розглянуто кілька основних способів.
Синхронізація зі страховою системою компанії
Дані страхового поліса вносяться співробітниками компанії до спеціалізованої страхової системи. На запит користувача або за розкладом відбувається синхронізація страхової системи з електронним архівом. В електронному архіві створюються картки страхових полісів, які містять реквізити, отримані із страхової системи. Якщо картка страхового поліса вже існує і зі страхової системи надійшов запит на оновлення реквізитів поліса, то в електронному архіві створюється нова версія документа. Старі реквізити полісу зберігаються.
Отримання документів із територіальних агентств
Агентства з'єднуються із центральним офісом каналами зв'язку. В агенціях встановлюються сканери. У міру надходження документів співробітники агенцій сканують документи. Документи автоматично потрапляють до електронного архіву та поміщаються у справу відповідного договору страхування або справу страхового випадку.
Оперативне розміщення документів в архіві відразу після їх надходження до агентств дозволяє спеціалістам компанії відразу приступити до їх обробки. Це дає значне прискорення циклів випуску страхових полісів та ухвалення рішення про страхові виплати.
Розміщення документів співробітниками вручну
Співробітники компанії, які мають доступ до архіву з правами поповнення, розміщують документи, що надійшли до них в електронному вигляді, "перетягуючи" їх з електронної пошти або папки свого комп'ютера.
Імпорт документів з інших систем
Якщо в компанії є системи, які автоматично створюють документи для клієнтів (повідомлення, інформаційні листи тощо), налаштовується процедура імпорту даних документів до електронного архіву. Документи автоматично потрапляють до справи відповідного договору страхування.
Поточне сканування та розпізнавання документів
Документи, що надходять до страхової компанії комплектами корпоративних договорів страхування, такі як банківські страхові сертифікати, можуть бути розміщені в електронному архіві автоматично з використанням високопродуктивних потокових сканерів. Після сканування здійснюється розпізнавання реквізитів та вмісту документів та ідентифікація атрибутів. Це дозволяє розміщувати документи в архіві впорядковано за клієнтами та відповідними договорами страхування.
Налаштування механізмів розміщення документів у електронному архіві дозволяє автоматично створювати структуру зберігання документів відповідно до закладених у систему правил. Створення папок у структурі архіву здійснюється повністю без участі користувачів.
Підтримка спеціалізованих робочих місць
Робота з документами часом потребує організації спеціалізованих робочих місць користувачів. Найбільш яскравими прикладами є робочі місця фахівців джетскринінгу та андеррайтингу.
Процедура джетскринінгу, що складається з звіряння реквізитів заяви страхування, введених у страхову систему, з оригіналом документа, може бути ефективна тільки в тому випадку, якщо зручність звіряння реквізитів в електронному вигляді переважить звичне звіряння паперових документів. Використання спеціалізованих 21-дюймових моніторів та режиму split-view дозволяє організувати процедуру звіряння з максимальною зручністю для користувачів. Цей режим розбиває екран на дві частини. В одній частині розміщується сторінка документа формату А4 у натуральну величину. В іншій частині відображаються реквізити документа, які потребують перевірки. Усі дані для перевірки знаходяться у працівника на екрані монітора.
Фахівцям андеррайтингу в цьому режимі є додаткові можливості, що дозволяють заповнювати вагові коефіцієнти, необхідні для оцінки ризиків. Організація робочих місць фахівців подібним чином дозволяє уникнути роботи з паперовими документами і перейти повністю до роботи з документами в електронному вигляді.
Додаткові можливості системи
підтримка бізнес-процесів
Працюючи з договорами страхування фахівцям необхідно відстежувати стану страхових полісів. Для процедури андеррайтингу таких станів може бути більше десяти: перевірка реквізитів, андеррайтинг, запит додаткової інформації, медичне обстеження, відсутність грошей, запит на затвердження страхової суми, відмова від випуску поліса, готовність до випуску поліса тощо. Підтримка статусів полісів здійснюється з допомогою механізмів життєвих циклів документів. Налаштування певних процедур дозволяє співробітникам відстежити, які поліси перебувають у тому чи іншому статусі, які поліси вимагають подальшої обробки. Співробітники на своїх робочих місцях здійснюють моніторинг станів документів та, у міру переходу документів у певні статуси, здійснюють подальшу обробку документів.
Додатковою перевагою обробки документів в електронному вигляді є підтримка бізнес-процесів. У разі вже не співробітники відстежують статуси документів, а система автоматично передає документ від співробітника до співробітника відповідно до заданої процедурою обробки документа. Це дозволяє ще більше скоротити цикл обробки документів та покращити такий показник, як час випуску поліса.
Аудит, звітність, контроль
Важливим елементом обробки документів є процедура звітності та контролю. Зручні засоби звітності налаштовані отримання агрегованих даних як таблиць форматі Excel. Це дозволяє користувачам копіювати звітні цифри до зведених звітів або використовувати для подальших розрахунків.
Система звітності використовується також для контролю:
- документів, що у певних станах життєвого циклу більше певного регламентом кількості днів;
- Документів, за якими відсутні оригінали;
- Документів, введених в систему певним агентством;
- виконавчої дисципліни щодо роботи із заявами;
- полісів, які не доставлені страхувальнику, тощо.
Доступ через Інтернет
Все частіше обов'язковим атрибутом корпоративних систем є можливість надання інформації клієнтом через Інтернет. Така можливість дозволяє скоротити час доступу клієнтів до інформації та підвищити якість надання інформації.
Використання засобів управління корпоративним змістом як частини корпоративної інформаційної системи компанії полегшує розміщення інформації на корпоративному сайті. Це може бути як автоматична публікація тієї інформації новин, яка передається клієнтам у вигляді повідомлень та інформаційних листів, так і організація онлайн-доступу клієнтів до своїх персональних договорів страхування. Онлайн-доступ дає клієнтам можливість відстежувати стан страхових полісів та рішень про страхові виплати, передавати співробітникам компанії потрібну інформацію, надсилати заяви на зміни договорів страхування та іншу інформацію, яка потребує оперативного зв'язку.
Ефекти від використання
Підсумовуючи сказане вище, можна відзначити такі ефекти від використання електронного архіву в страховій компанії:
- Оптимізацію роботи спеціалістів;
- Виключення ймовірності втрати документів;
- прискорення циклу випуску страхових полісів;
- прискорення циклу ухвалення рішення про страхові виплати;
- прискорення реакції спеціалістів call-центру на запити клієнтів;
- Збільшення ступеня інформативності та відкритості компанії для клієнтів;
- Контроль обробки та проходження документів.
Аналізуючи ефекти від використання електронного архіву та автоматизації документообігу у страховій компанії, можна з упевненістю стверджувати, що використання систем управління документами у страховому бізнесі приносить відчутну економічну вигоду та конкурентні переваги. Щорічне зростання обсягів оброблюваної інформації незабаром зробить роботу без цих інструментів просто немислимою.
О.М.Пашин
Керівник напрямку
системних рішень
"КОРУС Консалтинг"
Підписано до друку
10.12.2007

Худомясова Марина студентка 302 групи спеціальність "Страхова справа"

Доповідь на науково-практичній конференції "XXI століття - століття інформаційних технологій"

Завантажити:

Попередній перегляд:

Державне бюджетне освітня установасередньої професійної освіти Московської області «Колом'янський аграрний коледж»

ОРГАНІЗАЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ У СТРАХОВОЇ КОМПАНІЇ

Коломна 2014

Вступ

Страхування - сфера бізнесу, в якій здійснюється обробка великої кількості документів різних видів: договорів, страхових полісів, заяв, довідок, медичних свідоцтв, документів на право володіння майном, результатів експертиз та інших документів, кількість різновидів яких для середньої страхової компанії перевалює за сотню. Всі ці документи формуються у справи, справи становлять томи, що містяться в архіви, доступ до яких здійснюється у момент настання страхових випадків, у міру зміни умов договору, після закінчення строку його дії та в інших випадках. Чим більша страхова компанія, тим більша різноманітність програм страхування вона пропонує і тим паче різнорідні документаційні архіви має.

Прагнучи охопити якомога більшу кількість клієнтів, страхова компанія відкриває агенції в інших районах та містах, вирішуючи питання організації розподілених архівів або проблеми транспортування документів до центрального офісу. Робота з великими обсягами документів у страховій компанії є частиною її операційної діяльності, тому вирішення проблем обробки документів насправді може підвищити ефективність роботи компанії, швидкість та якість обслуговування клієнтів.

Побудова електронних архівів та автоматизація процесів обробки документів, як правило, здійснюються на базі спеціалізованих систем, які звуться "Системи управління корпоративним змістом - Enterprise Content Management System (ECM)". До даного класу систем відносяться промислові платформи, що мають цілу низку властивостей, починаючи від здатності зберігати великі обсяги документів у кількох розподілених сховищах, що знаходяться в різних містах або навіть країнах, до можливості моделювання процесів обробки документів та їх інтеграції з електронною поштою, web-сайтами та іншими системами. Використання такого роду систем виправдане в тих випадках, коли йдеться про великі обсяги інформації, організацію надійного зберігання та забезпечення швидкого доступу до інформації.

У сучасному світіробота будь-якої страхової компанії неможлива без використання інформаційно-комунікаційних технологій. Традиційний паперовий документообіг заміщується електронним, оскільки перший не відповідає вимогам бізнесу і може забезпечити швидкість обробки даних. У поданій доповіді розповідаєтьсяпроблема організації електронного документообігу та алгоритми роботи при його використанні.

Актуальність цієї проблеми в Останнім часомстає дуже важливою, тому що в умовах жорсткої конкуренції саме автоматизація документообігу дає можливість прискорити роботу різних відділів страхової компанії та дозволяє приймати важливі оперативні та стратегічні рішення.

Метою доповіді є виявлення переваг використання електронного документообігу у страхових компаніях.

Основним завданням доповіді є вивчення та систематизація матеріалів використання страхової компанії «Злагода» системи електронного документообігу.

Основна частина

1. Мобільні рішення для страхових агентів

Однією із стратегічних ініціатив страхових компаній є посилення роздрібних продажівчерез розвиток агентської мережі. Активізуючи роботу з агентським каналом продажів, страховики стикаються із низкою проблем. Одна з них полягає в тому, що система тарифікації у страхових компаніях настільки складна і багатогранна, що працювати з нею на паперових носіях агенту досить важко, та це й не відповідає характеру його роботи: продавець повинен насамперед продавати, а не возитися з папірцями .

Сучасна компанія досягає успіху, створюючи нові цінності у роботі, як із «зовнішнім клієнтом», так і з «внутрішнім клієнтом», яким для страховика є агент. Тому страховики оснащують мережу, що продає, «електронними помічниками», причому не просто калькулятором премій, а пристроями для обміну інформацією з компанією. Вони дають агенту можливість у віддаленому режимі виконати всю процедуру укладання страхового договору: присвоїти номер страховому полісу, передати в компанію дані про об'єкт страхування та власника, акт огляду автомобіля, його фотографії тощо, а також швидко та точно визначати суму премії, своєчасно повідомляти номери використаних бланків полісів та квитанцій тощо. Це дозволяє агенту бути менш «прив'язаним» до офісу компанії та максимально наблизитися до місцезнаходження клієнта.

Компанія, у свою чергу, зацікавлена ​​не тільки в тому, щоб через створення привабливих умов посилити лояльність агента, а й у тому, щоб підвищити рівень інформаційної безпеки процедури укладання договорів страхування. При оформленні страхового поліса в рукописному вигляді існує певний цикл, в якому є значні проміжки часу між появою поліса у клієнта та появою цього полісу в обліковій системі страховика. Проте сучасна конкурентна ситуація (конкуренція на рівні якості сервісу) вимагає, щоб сервіс був миттєвим, починав діяти відразу, як тільки клієнт застрахований. А насправді в деяких компаніях процес реєстрації нового договору займає 1,5-2 місяці. Мобільні рішення для страхових агентів забезпечують можливість в он-лайн режимі передавати інформацію про укладений страховий договір у загальну базу даних страхової компанії», і тим самим ліквідувати розрив часу між моментом укладання агентом договору страхування та моментом відкриття сервісних опцій.

Клієнт, який обслуговується за новою технологією, отримує суттєві переваги, які перебувають аж ніяк не тільки в прискореному котируванні та тарифікації. Насправді всі сервісні служби (колл-центр, служба технічної підтримки тощо) включаються на внесення номера страхового поліса в систему, а поки що номер не внесено – клієнт для них не існує. Тобто фактично сервісні програми починають працювати тільки тоді, коли страховик дізнається про існування такого клієнта. Реєстрація договору в системі через мобільні рішення для страхових агентів дозволяє вирішити це завдання за 1-2 хвилини. Час повного оформлення договору при використанні даного пристроюзайме 6-7 хвилин для договору КАСКО та 4-5 хвилин для договору ОСАЦВ.

Страховик, окрім економії часу при отриманні інформації про проданих агентом полісів, виграє ще й у тому, що це сприяє попередженню страхового шахрайства: коли премію за полісом агентом отримано, клієнт вважає, що він застрахований, а у страховика ні поліса, ні премії, ні інформації немає, поки клієнт не прийде до нього зі збитками. Фотографування об'єкта на мобільні пристроїтеж посилює контроль, оскільки агент втрачає можливість застрахувати вже биту машину.

Одним із основних питань також є захист інформації: особлива увага приділяється захисту персональних даних клієнтів як на етапі введення інформації, так і на етапі її обробки.

Мобільний страховий офіс дозволяє страховому агенту зберігати та швидко знаходити інформацію щодо клієнта, подій, пов'язаних з їх обслуговуванням, вести та зберігати електронну листування, не забути про строки закінчення договорів та інші важливі події.

У страховій компанії Угода автоматизація діяльності організується за допомогою спеціалізованої системи ведення баз даних«Діасофт» та системи електронного документообігу (СЕД).

Договори страхування укладаються як безпосередньо у офісі страхової компанії, а й у місці знаходження об'єкта страхування, тобто.страховий агент працює у віддаленому режимі. Після того, як досягнутозгода на укладення договору, електронна версія страхового полісу за допомогою СЕД надходить до системи «Діасофт» та відбувається миттєва реєстрація договору.

приклад. При проходженні мною практики в компанію Згода звернувся страхувальник з проханням застрахувати його автомобіль РЕНО-Дастер від ризиків Викрадення та Збитки (страхування КАСКО), я разом зі страховим агентом виїхала до нього за місцем його проживання. Агент використовував у своїй роботі комплект Мобільний офіс, що включає ноутбук, мобільний принтер та USB-модем для зв'язку з базою «Діасофт».

Розрахунок страхової премії, оформлення заяви та страхового полісумною було зроблено у програмі 1С: Страхування. Електронні версіїдокументів було відправлено до головного офісу, після реєстрації в системі договору, страхувальник отримав на руки поліс, роздрукований на мобільному принтері. На огляд автомобіля, його фотографування та процес укладання договору було витрачено близько 20 хвилин.

Перевагою цього способу укладання договору є миттєва реєстрація страхового поліса у базі даних компанії.

До речі, у програмі 1С: Страхування комісійної винагороди страхового посередника (його заробітня плата) розраховується автоматично під час введення страхового поліса до бази даних.

1. Електронний документооберт

у фінансово-аналітичній діяльності компанії

Після набуття чинності кожен договір стає об'єктом обліку, зокрема, бухгалтерського. До нього відносяться вхідні платежі (бухгалтерія), по ньому контролюється план їх надходжень (відділ страхування), його умови необхідні відділу врегулювання збитків у разі настання страхового випадку тощо. Але так чи інакше документообіг переходить на фінансово-аналітичний рівень.

Далі ця інформація в узагальненому вигляді цікава топ-менеджерам компанії для оперативного аналізу діяльності в різних аспектах (за клієнтами, регіонами, відповідальними виконавцями тощо).

Верхнім рівнем є блок стратегічного планування та управління. Це завдання побудови бюджету, аналізу діяльності у розрізі продуктів страхування, розрахунок тарифів.

Коли інформація у базі накопичена, настає верхній рівень автоматизації підприємства. Для топ-менеджерів можливе вирішення завдань управлінського обліку, аналізу та планування. Наприклад, за кожним договором автоматично обчислюються показники прибутковості (суми отриманої премії, суми виплат за страховими актами, суми, отримані від компаній, що перестраховують, і т.д.).

Керівник має можливість визначити регіональним відділам продажів запланований річний виторг. Відділи продажів, своєю чергою, виходячи з цих даних розраховують свій страховий портфель і отримують показники доходності.

З іншого боку, відстежується виконання бюджету компанії. Він формується у філіях та підрозділах, надходить до головного офісу для консолідації та затвердження.

Затверджений бюджет повертається назад до виконання у підрозділи. Виконання бюджету відстежується за т.зв. "касовому" методу в розрізі кожного підрозділу. Факт відхилення відстежується та може бути проаналізований.

1. Автоматизація документообігу

при врегулюванні збитків

Основний бізнес-процес страхової компанії – це врегулювання збитків після настання страхового випадку. Якщо уявити цей процес поетапно, наприклад, при здійсненні страхування транспортного засобу від збитків, можна зрозуміти, скільки необхідно заповнити документів, через скільки кабінетів пройти, щоб у результаті закрити справу.

Представимо цей процес у вигляді послідовності етапів:

• Заповнення заяви про настання страхового випадку;
• Надання страхувальником усіх необхідних документів, що підтверджують право страхувальника/вигодонабувача власності на об'єкт страхування, а також право на отримання страхової виплати (копії паспорта транспортного засобу, свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу, талона технічного огляду, довіреності, договір купівлі-продажу майна, копія страхового поліса, квитанції про оплату чергової страхової премії та ін.);
• Напрям на внутрішню чи незалежну експертизу заподіяної шкоди;
• Надання страхувальником усіх необхідних документів, що підтверджують факт події, що призвела до заподіяння шкоди майну страхувальника (довідки з ДІБДР, МВС, МНС, лікувальних закладів та ін.);
• Надання результатів експертизи збитків;
• Прийняття рішення про виплату страхового відшкодування, або спосіб врегулювання збитку страхувальника;
• Проведення виплати страхового відшкодування, облік цієї виплати, або проведення взаєморозрахунків із СТО та надання/облік/узгодження калькуляцій вартості відновлювального ремонту;
• Закриття справи про врегулювання збитків.

Ця послідовність аналогічна і інших типів страхування - наприклад, страхування життя: відрізняються лише комплекти наданих документів і коло осіб, контролюючих процес їх надання та прийняття рішення у справі. Процес врегулювання збитків зазвичай відбувається послідовно.

У результаті приймаються такі решения:

• Про відкриття справи про врегулювання збитків;
• Про проведення експертизи збитків;
• Про відсутність складу шахрайських процесів;
• Про повноту надання документів для врегулювання збитків;
• Про позитивне рішення у врегулюванні збитку та спосіб врегулювання;
• Про збільшення розмірів збитків при виявленні прихованих пошкоджень (для транспортного засобу) або за зміни калькуляції ремонту та ін.;
• Про закриття справи.

На кожному етапі проходження заявки за маршрутом для прийняття адекватного рішення необхідний доступ до повного пакету документів зі збитків, включаючи копію договору страхування/полісу, який повинен потрапляти до Системи безпосередньо після його підписання клієнтом. Так як страхові компаніїчасто мають територіально-розподілену структуру, надання повного комплектудокументів у справі кожному етапі узгодження набуває особливого значення: це дозволяє виключити можливість шахрайства з боку клієнта чи страхового агента, і навіть забезпечити оперативність розгляду справи.

У страховій компанії Угода автоматизація документообігу процесу врегулювання збитку відбувається так:

Спеціаліст страхової компанії викликає клієнта з електронної черги.

Потім страхувальник спільно зі співробітником страхової компанії заповнює заяву про страховий випадок, фахівець проводить перевірку документів, що надаються, на відповідність даних і комплектність.Всі ці документи скануються та заносяться до бази даних, до папки клієнта, ппісля чого готується Акт приймання-Передання документів за заявленою подією. Далі оформляється направлення на огляд транспортного засобу та незалежний експерт оглядає автомобіль, складає акт огляду транспортного засобу.

Після того, як оформлені всі документи, можна приступити до роботи з інформаційними програмами, зокрема, в системі «Діасофт» необхідно зареєструвати заявлену подію.

Завершивши реєстрацію заяви в «Діасофт», фахівець страхової компанії розпочинає заповнення СЕД у частині створення збитку.

Заповнивши СЕД, виплатна справа передається на етап відділу експертизи, де вирішується питання щодо ремонту автомобіля або виплати страхового відшкодування.

До сформованої виплатної справипідключено телефонний номерклієнта, на який приходять смс – повідомлення про статус страхової події.

СЕД дозволяє чітко відстежувати, в якій стадії знаходиться та чи інша справа щодо врегулювання збитків, бачити ті з них, якими прострочено час переходу в наступний статус, інформувати відповідальних виконавців.

Також складаються стандартні списки документів, необхідні ведення процесу врегулювання збитків. А оскільки відскановані копії документів розміщуються безпосередньо до бази даних «Діасофт», то після передачі заявки на розгляд комісією вся інформація надається доступною для ухвалення рішення про врегулювання чи відмову. Відповідно, система дозволить передати заявку до бухгалтерії для оплати або сформувати повідомлення клієнту про відмову. Також можлива ініціалізація процедури регресу.

Висновок

Розглянувши систему організації електронного документообігу у страховій компанії Згода, можна дійти невтішного висновку, що електронний документообіг:

1. відповідає вимогам сучасного страхового бізнесу та забезпечує швидкість обробки даних;
2. дозволяє прискорити роботу різних відділів страхової компанії;
3. дозволяє своєчасно приймати важливі оперативні та стратегічні рішення;
4. дає можливість агенту у віддаленому режимі виконати всю процедуру укладання страхового договору;
5. сприяє запобіганню страховому шахрайству;
6. сприяє вирішенню завдань управлінського обліку, аналізу та планування;
7. дозволяє чітко відслідковувати, у якій стадії перебуває те чи інше справа з врегулювання збитків, бачити ті з них, якими прострочено час переходу на наступний статус, інформувати відповідальних виконавців.

Список літератури

1. Федеральний Закон РФ від 27.11.1992 N 4015-1 "Про організацію страхової справи в Російської Федерації(з наступними змінами та доповненнями).
2. Єрмасов С.В., Єрмасова Н.Б. Страхування: підручник/С.В.Єрмасов, Н.Б.Єрмасова. - М.: Вища освіта, 2008. - 317с.
3. Міхєєва Є.В. Інформаційні технології у професійній діяльності економіста та бухгалтера: навч. посібник для студ. установ середовищ. проф. освіти/Є.В. Міхєєва, Є.Ю. Тарасова. - М.: «Академія», 2013. - 240с.
4. Міхєєва Є.В. практикум з інформаційних технологій у професійній діяльності економіста та бухгалтера: навч. посібник для студ. установ середовищ. проф. освіти/Є.В. Міхєєва, Є.Ю. Тарасова. - М.: «Академія», 2014. - 352с.
5. Міхєєва Є.В. Інформаційні технології у професійній діяльності: навч. посібник для студ. установ середовищ. проф. освіти/Є.В. Міхєєва. - М.: «Академія», 2013. - 384с.
6. Страхування: підручник / за ред. Л.А.Орланюк-Маліцької, С.Ю.Янової. - М.: Видавництво Юрайт; ВД Юрайт, 2011. – 643с.
7. СК "Злагода". http: //www.soglasie.ru
8. Електронний журнал «Про страхове шахрайствоhttp://i-news.narod.ru/criminal.html

Іван Нагорнов, експерт компаніїDIRECTUM-M

Для виключення вищеописаних труднощів сучасні системиелектронного документообігу (ECM-системи) дозволяють використовувати механізми інтеграції та штрихкодування. Для цього необхідно правильно організувати процес обробки документів, перетворення їх на електронний вигляд. У цій статті викладено матеріали на підставі реального досвідукомпанії DIRECTUM.

Нижче наведу приклад організації процесу введення документів. На всі документи, що надходять від клієнтів (наприклад, договір КАСКО з супутніми документами), наноситься штрих-код, що містить унікальний номер документа (ID) та вид цього документа. Іноді компанії хочуть для простоти проставляти штрихкод стразу на комплект документів, це також можливо, але зникає можливість автоматично контролювати комплектність документів, а також автоматично фіксувати фактичне місцезнаходження вилученого з паперового архіву документів оригіналу. Маркувати документи штрихкодом можна у різний спосіб:

● наклейка етикетки зі штрих-кодом на документ. У цьому випадку передбачається, що етикетки можуть друкуватись на місці за допомогою принтера етикеток або надруковані заздалегідь (у рулонах);

● печаткою штрих-кодів прямо на документи за допомогою зазвичай принтера, якщо є вільне місце на лицьовій стороні або на звороті документа;

● печаткою окремого аркуша зі штрихкодом;

● початковим друком штрих-коду разом із бланком документів, таких, наприклад, як поліс КАСКО.

Інтеграція облікової системи страхової компанії таECM-системи надає додаткові переваги.Після того, як усі документи марковані штрихкодами, працівники страхових компаній вносять дані за договором страхування або страховим випадком до облікової системи страхової компанії так само, як це робили завжди. Далі частина введених співробітником даних автоматично переноситься до системи зберігання електронних образів страхових документів (ECM-систему). Для цього знадобиться лише два додаткові натискання кнопки: перше - в страховій обліковій системі для старту перенесення введених даних, друге - на сканері штрих-кодів при зчитуванні їх з документів (сканер штрих-кодів виглядає аналогічно сканерам штрих-кодів в продуктових магазинах). Після перерахованих вище дій в електронному архіві страхових документів з'являються всі необхідні дані, включаючи унікальний номер документа, закодований у штрих-коді.

Потім на станції сканування документів відповідальний співробітник сканує документи на звичайному сканері, що зберігає документи в спеціальну папку, з якої служба системи зберігання страхової документації DIRECTUM забирає файли і, розділяючи їх на окремі документи по штрих-коду, прикріплює його до відповідних карток, які були автоматично заповнені облікової системи Таким чином, без застосування ручної праці документи зі сканера автоматично потрапляють до електронного архіву страхової документації із заповненими реквізитами у картках. Більш того, автоматично також може фіксуватися час\дата сканування документа та підрозділ\фіо скануючого співробітника.

Далі на відсканований документ потрапляє до спеціальної папки співробітника, відповідального за верифікацію відсканованих документів. Відповідальний за верифікацію перевіряє якість відсканованих документів, і, якщо вона є незадовільною, може відправити документ назад на станцію сканування повторно.

Занесення до архіву документів спочатку непаперових, наприклад, електронні фотографії з місця ДТП можна здійснювати після занесення всіх паперових документів також натисканням кнопки «фотографії». Вони зберігаються як багатосторінковий документ, і їх можна буде легко порівняти, наприклад, з передстраховими фотографіями автомобіля.

Таким чином, формується архів страхових документів, документи якого можна відкрити із страхової облікової системи за натисканням кнопки (для цього можуть бути використані різні механізми інтеграції, такі як com-об'єкти або веб-сервіси). Тепер будь-який документ щодо клієнта можна швидко знайти. При необхідності співробітникам можуть приходити різні нагадування, наприклад, про закінчення термінів договорів, або про некомплектність будь-якого пакету документів. Використання сканера штрих-кодів також полегшує життя архіваріусу у разі необхідності фіксувати вилучення-повернення оригіналів документів у паперовий архів - для цього необхідно лише відсканувати штрих-код документа, що видається\повертається, і вказати, кому він видається і наскільки.

Після того, як у компанії буде зручний електронний архів страхової документації, можна вже замислюватись і про автоматизацію різних бізнес-процесів, наприклад, урегулювання збитків. У цьому випадку процес врегулювання збитків буде прозорим для керівників і співробітників і, відповідно, клієнтів, тобто з'явиться можливість бачити, у кого і на якій стадії перебуває процес розгляду заяви від клієнта. Можна в процес узгодження включити «постійних контрагентів», таких як незалежні експерти та станції ремонту та ТО, надаючи їм доступ до документів через web-інтерфейс або вивантажуючи їх на спеціальний портал. Можна також вести реєстр типових пошкоджень з метою збирання статистики та прийняття керуючих дій з урахуванням цієї статистики тощо. Подальшим розвитком системи може бути збір як документів, а й «кейсів» по ​​розбору різних страхових випадків.