Erinevate programmidega loodud dokumendid ja failid kannavad märkamatult mõnda teave omadustes. See võib olla isiklikud andmed, millele kui nad on teie arvutis, ei pööra keegi neile erilist tähelepanu. Kui aga otsustate seda faili kellegagi jagada, kasutades Internet või kasutades mälupulka, on soovitatav kontrollida ja eemaldada mittevajalikud andmed faili atribuutidest.
Mis see on isiklik informatsioon, mis võib esineda failis? Kogu teave faili atribuutides võib pidada isiklikuks. Lõppude lõpuks loodi see fail teie arvutis ja te andsite sellele nime faili või andis lisateavet, näiteks kommentaare. Need võivad olla: autori nimi, faili muutmise kuupäev, sildid ja märksõnad. Programmi nimi, millega fail loodi, ostukuupäev, autoriõigused ja palju muud.
Kõige sagedamini annab kasutaja üle teistele isikutele failid dokumendid ja pildid ning isikuandmete kustutamine faili atribuutides sel juhul ei ole see üleliigne.
Valige milline andmeid O faili lahkuda ja mis kustutada abiga võimalik Windows Explorer, faili atribuutides. Selleks paremklõpsake valitud failil ja valige kontekstimenüüst "Atribuudid". Minge atribuutide aknas vahekaardile "Üksikasjad".
Siin on kõik peidetud lisad andmeid ja olenevalt tüübist faili siin näete päris korralikku loendit mitmesugusest dokumendist teabest. Vaadake loend üle ja otsustage, milline andmeid te ei tahaks selle dokumendiga koos kellelegi anda.
Muide, teave selle kohta faili ei saa ainult kustutada, vaid lisage see ka otse atribuutide aknasse. Kuid tõsi, mitte kõigis punktides. Saadaolevate atribuutide muutmiseks klõpsake jaotise "Väärtus" osas üksuse kõrval olevat nuppu. Ilmub väike redigeerimiskast.
Kui vajalik eemaldus ei ole redigeeritav andmeid, akna allosas omadused klõpsake "Eemalda atribuudid ja isikuandmed".
Avaneb redigeerimisvormiga aken, kus tuleb valida üksus "Kustuta selle faili järgmised omadused".
Teatud Office'i dokumentide elektroonilise koopia jagamisel klientide või kolleegidega soovitame kontrollida dokumenti peidetud teabe ja isikliku teabe suhtes. Saate selle peidetud teabe eemaldada enne dokumendi jagamist teiste inimestega. Dokumendiinspektori funktsioon Wordis, Excelis, PowerPointis või Visios aitab teil leida ja eemaldada peidetud andmeid ja isiklikku teavet dokumentidest, mida kavatsete jagada.
Varjatud teave võib hõlmata järgmist:
peidetud andmed või isiklik teave, mida Wordi dokumentides ei pruugita olla
Exceli andmed lisatakse töövihikusse, kui ühine töö teiste inimestega
peidetud andmed ja isikuandmed PowerPointis, mis võivad olla esitluses või selle metaandmetes salvestatud.
dokumentide teave ja faili atribuudid Visio joonistes
Märge: Kui te oma dokumenti Microsoftile ei esita, ei ole selle andmed meile kättesaadavad.
Selles artiklis kirjeldatakse andmetüüpe, mida tavaliselt Office'i dokumentidesse salvestatakse, et saaksite valida, mida dokumendist või metaandmetest säilitada ja mida eemaldada. Teabe saamiseks, mida dokumendiinspektor ei saa eemaldada, vaadake tabeleid, mis pakuvad lisateavet Wordi, Exceli ja PowerPointi kohta.
Wordi dokumendi elektrooniline koopia, mida soovite klientide või kolleegidega jagada, sisaldab sageli varjatud andmeid või isiklikku teavet, mis on salvestatud dokumendis endas või dokumendi atribuutides või metaandmetes.
Nõuanne: Kui soovite lihtsalt märkmete printimise lõpetada, minge aadressile faili _gt_ Tihend, valige Prindi kõik lehed ja tühjendage märge prindi parandused.
Wordi dokumendid võivad sisaldada järgmist tüüpi peidetud ja isiklikku teavet.
Märkused, salvestatud redaktsioonide redaktsioonid, parandused ja käsitsi kirjutatud märkmed Kui teete dokumendi loomisel koostööd teiste kasutajatega, võib dokument sisaldada selliseid elemente nagu parandused koos parandustega, märkmed, tindimärkmed ja parandused. See teave võimaldab teistel inimestel näha dokumendi kallal töötanud inimeste nimesid, ülevaatajate kommentaare ja dokumendis tehtud muudatusi, mis ei pruugi olla meeskonnaväliseks koostööks vajalikud.
Dokumendi atribuudid ja metaandmed: teave dokumendi kohta, näiteks autor, teema ja pealkiri. Dokumendi atribuudid hõlmavad ka Office'i programmide poolt automaatselt hallatavat teavet, näiteks dokumendi viimati salvestanud kasutaja nime ja dokumendi loomise kuupäeva. Kui olete teatud funktsioone kasutanud, võib dokument sisaldada ka täiendavat isiklikku teavet, nagu meili päised, saatmise ja kinnitamise teave, marsruudid ja mallide nimed.
Jalused ja Wordi dokumentide vesimärgid võivad sisaldada päise ja jaluse teavet. Teise võimalusena olete lisanud oma Wordi dokumendile vesimärgi.
Peidetud tekst Wordi dokumendid võivad sisaldada peidetud tekstina vormindatud teksti. Kui te ei tea, kas dokument sisaldab peidetud teksti, saate selle leidmiseks kasutada dokumendiinspektorit.
Dokumendiserveri atribuudid Kui dokument salvestati asukohta dokumendihaldusserveris, näiteks Document Workspace'i saidile või teenuses Windows SharePoint Services loodud teeki, võib dokument sisaldada selle serveri asukohaga seotud täiendavaid dokumendiatribuute või teavet.
Kohandatud XML-andmed. Dokumendid võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mis ei ole dokumendis endas nähtavad. Neid XML-andmeid saab tuvastada ja eemaldada dokumendiinspektori abil.
kasutades dokumendiinspektorit
Dokumendiinspektori abil saate leida ja eemaldada peidetud ja isikuandmeid Wordi dokumendid. Dokumendiinspektor on mõttekas käivitada enne Wordi dokumentide elektrooniliste koopiate jagamist, näiteks meilisõnumite manusena.
Otsige ja eemaldage Wordi dokumentides dokumendiinspektor
Wordis sisaldab Dokumendiinspektor mitmeid erinevaid mooduleid, mis võimaldavad leida ja eemaldada Wordi dokumentidele omaseid peidetud ja isikuandmeid. Nimekiri erinevat tüüpi peidetud või isiklik teave, mida saab Wordi dokumentidest dokumendiinspektori abil tuvastada ja sealt eemaldada, on näidatud allolevas tabelis.
Märkused:
inspektor | Otsige üles ja eemaldage |
|---|---|
|
Märkused, parandused, versioonid Märge: Rakenduses Word Starter 2010 eemaldab dokumendiinspektor ainult versioonid ja märkmed. |
Märkmed Patch mode märgid Teave dokumendi versiooni kohta käsitsi kirjutatud märkmed |
|
Dokumendi omadused ja isikuandmed |
On levinud, Statistika Ja muud Dialoogikast Dokumendi omadused Meili päised Dokumenteeri marsruudid Dokumendiserveri atribuudid Sisu tüübi teave Kasutajanimi Malli nimi |
|
Päised ja vesimärgid |
Teave dokumendi päistes Dokumendi päise ja jaluse teave "Vee jäljed" |
|
Peidetud tekst |
Tekst on vormindatud peidetuna (fondivalik on dialoogiboksis saadaval Font) Märge: See inspektor ei suuda tuvastada muude meetoditega peidetud teksti (näiteks valget teksti valgel taustal). |
|
Kohandatud XML-andmed |
Kohandatud XML-andmed, mida saab dokumenti salvestada |
|
Nähtamatu sisu |
Märge: See inspektor ei leia objekte, mis on kaetud teiste objektidega. |
Exceli töövihiku elektroonilise koopia jagamisel veenduge, et näete töövihikut peidetud andmete või isiklike andmetena, mis võivad olla salvestatud töövihikusse endasse või selle dokumendi atribuutidesse (metaandmetesse).
Exceli dokumendiinspektori abil saate leida ja eemaldada peidetud ja isikuandmeid.
Märge: Kuigi saate teistele kasutajatele saadetud töövihikutest peidetud ja isikuandmeid eemaldada, ei saa te sealt kommentaare, märkmeid, dokumendi atribuute ega isikuandmeid eemaldada, kui Exceli töövihik on salvestatud jagatud töövihikuna. Nende andmete eemaldamiseks jagatud töövihikust kopeerige need esmalt ja tühistage jagamine.
Peidetud ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine
Dokumendiinspektori abil saate eemaldada Exceli töövihikutest peidetud ja isiklikud andmed. Dokumendiinspektor on mõttekas käivitada enne raamatute elektrooniliste koopiate jagamist, näiteks meilisõnumite manusena.
Peidetud ja isiklike andmete tüübid Excelis
Järgmised on mõned üksused, mis võivad olla Exceli töövihikute peidetud ja isiklike andmete allikaks.
Märkmed ja käsitsi kirjutatud märkmed. Kui raamat loodi koostöös teiste kasutajatega, võib see sisaldada nii tavalisi kui ka käsitsi kirjutatud märkmeid. See teave võimaldab teistel kasutajatel teada saada raamatusse panustanud inimeste nimesid, vaadata arvustajate kommentaare ja näha raamatus tehtud muudatusi.
Dokumendi omadused ja isikuandmed Dokumendi metaandmed või atribuudid Excelis nagu ka teistes Office'i rakendustes, sh autori-, teema- ja pealkirjateave. Office salvestab automaatselt töövihiku viimati salvestanud kasutaja nime, dokumendi loomise kuupäeva ja dokumendi asukoha (Excel 2013 või uuem). Saadaval võib olla lisateave (PII), nagu meilipäised, saatmisteave, sirvimine, marsruudid, printeri atribuudid (nt printeri tee ja turvalise printimise pääsukood) ja failitee avaldamise teave. Veebilehed.
Päised ja jalused. Exceli töövihikud võivad sisaldada andmeid päistes ja jalustes.
Peidetud read, veerud ja lehed. Töövihikus võivad olla peidetud read, veerud ja terved lehed. Kui levitate peidetud ridu, veerge või lehti sisaldava töövihiku koopiat, saavad teised kasutajad neid kuvada ja neis sisalduvaid andmeid vaadata.
Dokumendiserveri omadused. Töövihik, mis on salvestatud dokumendihaldusserverisse, näiteks Document Workspace'i saidile või Windows SharePoint Servicesi teeki, võib sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või serveri asukohateavet.
Kohandatud XML-andmed. Exceli töövihikud võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida dokumendis endas ei kuvata. Neid XML-andmeid saab tuvastada ja eemaldada dokumendiinspektori abil.
Nähtamatu sisu. Raamatud võivad sisaldada nähtamatuks vormindatud objekte.
Manustatud failid või objektid. Töövihikutel võib olla manustatud faile (nt Office'i dokumendid või tekstifailid) või manustatud objekte (nt diagramme või võrrandeid), mis sisaldavad nähtamatuid andmeid.
VBA koodil põhinevad makrod. Töövihikud võivad sisaldada makrosid, VBA-mooduleid, COM- ja ActiveX-juhtelemente, kasutaja määratud vorme või kasutaja määratud funktsioone, mis võivad sisaldada peidetud andmeid.
Vahemällu salvestatud andmetega üksused. Töövihikutes võivad olla vahemällu salvestatud andmed PivotTable-liigendtabelite, PivotCharts-liigenddiagrammide, viilutajate, ajajoonte ja kuubikvalemite jaoks, mida ei pruugita kuvada.
Exceli küsitlused Töövihikud võivad peita Exceli küsitluse küsimused, mis sisestati Excel Online'i ja salvestati töövihikusse, kuid ei ole selles nähtavad.
Skriptihaldur Skriptid. Töövihikutes võivad olla skriptid defineeritud skriptihalduri abil. Need võivad sisaldada vahemällu salvestatud või peidetud andmeid.
Filtrid. Töövihikutel võivad olla aktiivsed automaatfiltrid või tabelifiltrid, mis võivad põhjustada vahemällu salvestatud või peidetud andmete salvestamist töövihikutesse.
Varjatud nimed. Raamatutes võib olla peidetud nimesid, mis võivad olla peidetud andmete allikaks.
Dokumendiinspektori leidmine ja kustutamine Exceli dokumentides
Dokumendiinspektor kuvab leitud üksused, mis võivad sisaldada Exceli töövihikutega seotud peidetud ja isikuandmeid. Järgmises tabelis on loetletud selliste andmete tüübid, mida saab dokumendiinspektori abil töövihikutest eemaldada.
Märkused:
Kõik tabelis loetletud Excel l funktsioonid ei ole toetatud Microsoft Excel Starter 2010.
Kui teie organisatsioonis on dokumendiinspektorisse lisatud kohandatud moodulid, võidakse leida täiendavaid andmetüüpe.
|
Dokumendiinspektor leiab ja eemaldab |
|
|---|---|
|
Märkmed |
Märkmed käsitsi kirjutatud märkmed Märge: Programmis Excel Starter 2010 eemaldab dokumendiinspektor ainult märkmeid. |
|
Dokumendi omadused ja isikuandmed |
Dokumendi atribuudid, sealhulgas teave vahekaartidelt On levinud, Statistika Ja muud Dialoogikast Dokumendi omadused (Excel 2013 ja uuemad). Meeskonna valimisel kustuta kõik dokumendi praegune asukoht eemaldatakse failist. See lisatakse alles salvestamisel pärast Excel 2013 või uuema sulgemist ja uuesti avamist. Meili päised Dokumenteeri marsruudid Andmed esitati kontrollimiseks Dokumendiserveri atribuudid Dokumendihalduspoliitika üksikasjad Sisu tüübi teave Kasutajanimi Printeri tee üksikasjad Stsenaariumi märkmed Märkused konkreetsete nimede ja tabelinimede kohta Mitteaktiivsed ühendused välisandmetega |
|
Päised ja jalused |
Teave lehtede päistes Teave lehe märkustes |
|
Peidetud read ja veerud |
Varjatud jooned Peidetud andmeveerud Märkused: |
|
Peidetud linad |
Peidetud linad Märge: Kui töövihiku peidetud lehed sisaldavad andmeid, võib nende kustutamine muuta töövihikus sisalduvate valemite arvutamise tulemusi. Kui te ei tea, millised andmed peidetud lehtedel on, sulgege dokumendiinspektor, näidake peidetud lehti ja seejärel vaadake nende sisu. |
|
Kohandatud XML-andmed |
Kohandatud XML-andmed, mida saab töövihikusse salvestada |
|
Nähtamatu sisu |
Nähtamatuks vormindatud objektid Märge: Dokumendiinspektor ei tuvasta objekte, mis on kaetud teiste objektidega. |
Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad sisaldada andmeid, mida töövihikus ei kuvata. Ta ei saa neid eemaldada, kuna see võib viia raamatu ebaõige tööni. Saate üle vaadata iga leitud elemendi ja otsustada, kas eemaldada see käsitsi või asendada see elemendiga, millel pole peidetud andmeid (nt staatiline pilt).
|
Dokumendiinspektor leiab |
|
|---|---|
lehtrakud; |
|
|
Manustatud failid või objektid |
bitmaps; Visio joonistamisobjektid; Wordi dokumendiobjektid; tekst OpenDocument. |
|
VBA koodil põhinevad makrod |
Makrod või VBA-moodulid, mis võivad sisaldada töövihikus peidetud andmeid. Need sisaldavad: makrod, sealhulgas Excel 4.0 (XLM) makrolehed; VBA moodulid; COM- või ActiveX-juhtelemendid. Kohandatud vormid, sealhulgas Excel 5.0 vormid kohandatud funktsioonid. |
|
Ärianalüüsi komponendid vahemällu salvestatud andmetega |
Ärianalüüsi komponendid, mis võivad sisaldada vahemällu salvestatud andmeid, mis on salvestatud töövihikusse, sealhulgas mittenähtavaid andmeid. Dokumendiinspektor kontrollib järgmisi üksusi, mis võivad sisaldada Pivot Cache, Slicer Cache või Cube Formula Cache. Pivot tabelid ja pöördediagrammid; viilud ja ajajooned; kuubiku valemid. |
|
Exceli küsitlused |
Exceli küsitluse küsimused, mis loodi Excel Online'is ja salvestati töövihikusse, kuid pole töövihikus nähtavad. |
|
Skriptihaldur Skriptid |
Skriptid, mis on määratletud skriptihalduri abil ja mille tulemuseks võib olla vahemällu salvestatud või peidetud andmete salvestamine töövihikusse. |
|
Filtrid |
Filtrid, mis võivad põhjustada vahemällu salvestatud või peidetud andmete salvestamist töövihikusse. Dokumendiinspektor kontrollib andmetele rakendatud automaatfiltreid ja tabelifiltreid. |
|
Varjatud nimed |
Peidetud nimed, mis võivad olla töövihiku peidetud andmete allikaks. |
Saate leida ja eemaldada PowerPointi esitlustest peidetud teavet dokumendiinspektori abil.
Nõuanne: Kui soovite lihtsalt märkmete printimise lõpetada, klõpsake nuppu faili _gt_ Tihend, klõpsake suuruses slaide terve leht ja tühjendage märge märkmeid printida.
Peidetud ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine
Varjatud ja isikuandmete tüübid
Peidetud andmed võivad koosneda andmetest, mille PowerPoint lisab, et saaksite oma esitluse koostamisel teiste inimestega koostööd teha. See võib sisaldada ka teavet, mille otsustate tahtlikult peita.
PowerPointi esitlused võivad sisaldada järgmist tüüpi peidetud ja isiklikku teavet.
Märkmed ja käsitsi kirjutatud märkmed Kui teete esitluse loomisel koostööd teiste kasutajatega, võib teie esitlus sisaldada selliseid elemente nagu märkmed ja tindimärkused. See teave võimaldab teistel kasutajatel näha tehtud muudatusi ja esitluse kallal töötanud inimeste nimesid ning arvustajate kommentaare.
Plaastri jälgimise andmed. Kui teete koostööd jagatud dokumendiga, mis on salvestatud pilve, jälgib PowerPoint 2016 for Office 365, kes ja millal dokumendis muudatusi tegi.
Dokumendi omadused ja isikuandmed. Dokumendi atribuudid (metaandmed) hõlmavad esitluse teavet, nagu autori nimi, teema ja pealkiri. Need sisaldavad ka Office'i programmide poolt automaatselt salvestatud teavet, näiteks dokumendi viimati salvestanud kasutaja nime ja dokumendi loomise kuupäeva. Kui olete teatud funktsioone kasutanud, võib dokument sisaldada ka täiendavat isiklikku teavet, nagu meilisõnumi päised, esitamise andmed, dokumendi marsruudid, printeriteed ja failitee teave veebilehtede avaldamiseks.
Nähtamatu sisu slaidil. Esitlus võib sisaldada objekte, mis on vormindatud mittekuvatavaks.
Sisu väljaspool slaidi. PowerPointi esitlused võivad sisaldada objekte, mida ei kuvata, kuna need on slaidilt maha tõstetud. Sellised objektid võivad olla pealdised, pildid, graafilised elemendid ja tabelid.
Ettekande märkmed. PowerPointi esitluse märkmete jaotis võib sisaldada teksti, mida te ei pruugi soovida teiste kasutajatega jagada, eriti kui märkmed on kirjutatud ainult esinejale.
Dokumendiserveri omadused. Kui esitlus salvestati dokumendihaldusserverisse, näiteks Document Workspace'i veebisaidile või Windows SharePoint Servicesi teeki, võib see sisaldada serveris täiendavaid atribuute või asukohateavet.
Kohandatud XML-andmed. Esitlused võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida dokumendis endas ei kuvata. Neid saab tuvastada ja eemaldada dokumendiinspektori abil.
Teave, mille dokumendiinspektor leiab ja eemaldab
PowerPointi dokumendiinspektor sisaldab mitmeid erinevaid mooduleid, mis võimaldavad leida ja eemaldada PowerPointi esitlustele omaseid peidetud ja isikuandmeid. Allolevas tabelis on loetletud erinevat tüüpi peidetud ja isikuandmed, mida saab esitlustest dokumendiinspektori abil eemaldada.
Kui teie organisatsioon on dokumendiinspektorisse lisanud täiendavaid mooduleid, saate esitlustes kontrollida muud tüüpi teavet.
inspektor | Otsige üles ja eemaldage |
|---|---|
|
Märkmed |
Märkmed käsitsi kirjutatud märkmed |
|
Dokumendi omadused ja isikuandmed |
Dokumendi atribuudid, sealhulgas teave vahekaartidelt On levinud, Statistika Ja muud Dialoogikast Dokumendi omadused Meili päised Dokumenteeri marsruudid Andmed esitati kontrollimiseks Dokumendiserveri atribuudid Dokumendihalduspoliitika üksikasjad Sisu tüübi teave Veebilehtede avaldamise faili tee |
|
Jälgimisandmete muutmine |
Teave selle kohta, kes ja millal faili muutis. See funktsioon on saadaval ainult Office 365 tellijatele, kes osalevad Office Insideri programmis. Kui teil on Office 365 tellimus, veenduge, et teil oleks installitud Office'i uusim versioon. |
|
Nähtamatu sisu slaidil |
Objektid, mis on vormindatud mittekuvatavaks See inspektor ei tuvasta objekte, mis on kaetud teiste objektidega. |
|
Sisu väljaspool slaidi |
Sisu või objektid, mida esitluses ei kuvata, kuna need asuvad väljaspool slaidiala |
|
Esitluse märkmed |
Tekst on lisatud esitlusmärkmete sektsiooni Dokumendiinspektor ei eemalda märkmete sektsiooni lisatud pilte. |
|
Kohandatud XML-andmed |
Kohandatud XML-andmed, mida saab esitluses salvestada |
Teave, mille dokumendiinspektor leiab, kuid ei saa eemaldada
Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad sisaldada andmeid, mida esitluses ei kuvata. Ta ei saa neid eemaldada, kuna see võib viia selleni, et esitlus ei tööta korralikult. Saate iga leitud üksuse üle vaadata ja otsustada, kas eemaldada see käsitsi või asendada see elemendiga, millel pole peidetud andmeid (nt staatiline pilt).
|
Dokumendiinspektor leiab |
|
|---|---|
|
Manustatud failid või objektid |
Manustatud failid (nt Office'i dokumendid või tekstifailid) või manustatud objektid (nt diagrammid või võrrandid), mis võivad sisaldada nähtamatuid andmeid. Siin on mõned näited objektitüüpidest: bitmaps; Microsoft Equation 3.0 objektid; Microsoft Graphi diagrammiobjektid; PowerPointi esitlusobjektid; Visio joonistamisobjektid; Wordi dokumendiobjektid; tekst OpenDocument. |
|
Makrod või VBA kood |
Makrod või VBA-moodulid, mis võivad sisaldada peidetud andmeid. Need sisaldavad:
|
Dokumendiinspektor ja isikuandmed
Jälgimisandmete muutmine programmi liikmetele PowerPoint 2016 järgus 8403 eelhinnang Office 365 on näide dokumendiinspektori piirangutest. Oletame näiteks, et Martha ja Regina teevad Office 365 esitluse A kallal koostööd. Esitlusele lisatakse muudatuste jälgimise andmed (st kasutajanimed ja versiooniajad). Kui Gleb avab seejärel PowerPoint 2013 esitluse A ja käivitab isikuandmete kustutamiseks dokumendiinspektori, ei saa inspektor selles PowerPointi versioonis leida ega kustutada redaktsioonide jälgimise andmeid, mis on lisatud esitlusele PowerPointi hilisemas versioonis (Office 365), mida Regina ja Marta kasutasid. Nende andmete eemaldamiseks peab Gleb minema üle PowerPointi uusimale versioonile ja seejärel käivitama dokumendiinspektori.
Saate Visios peidetud teabe eemaldada samamoodi nagu teistes Office'i rakendustes. Enne kui annate teistele Visio joonise koopia, peate võib-olla eemaldama jooniselt ja selle atribuutidest teatud andmed.
Saate Visios hõlpsalt kustutada järgmised isiklikud andmed.
Dokumendi lehtedele lisatud märkused
Arvustajate nimed, initsiaalid ja nende tehtud parandused
Üksuse määramise teed
Mallide teed ja nende failinimed
Märge: Kui dokument avaldatakse jagatud serveris, kuvatakse selle avamisel teave selle kohta, kes selle avas, ja arvuti nimi, kus fail on salvestatud. Nende andmete kaitsmiseks piirake juurdepääs dokumentidele inimestele, keda usaldate.
Visio esitlustes peidetud teabe leidmiseks ja eemaldamiseks toimige järgmiselt.
Menüüs Fail klõpsa Eemaldage peidetud teave.
Kui kasutate versiooni Visio Premium 2010 või uuemat versiooni, leiate selle käsu jaotisest Fail > Intelligentsus > Isikuandmete kustutamine.
Avage vahekaart Isiklik informatsioon.
Märkeruut Eemaldage dokumendist järgmised elemendid.
Nõuanne: Märkeruut Hoiatage, kui need andmed uuesti sisestatakse kui soovite, et teid hoiatatakse, kui proovite isikuandmeid uuesti sisestada.
Tundlike andmete eemaldamiseks välistest allikatest märkige ruut Kustutage praeguses dokumendis salvestatud andmed välistest allikatest.
Märge: See märkeruut Mitte võimaldab kustutada kujuga seotud andmed. See eemaldab skeemist andmeallika, kuid kui selle andmed on juba skeemis, tuleb need käsitsi eemaldada.
Tagasiside
Seda artiklit on värskendatud 8. jaanuar 2019 nt teie märkuse tulemusena. Kui leidsite, et see artikkel oli teile kasulik ja eriti kui te seda ei teinud, kasutage allolevaid tagasiside juhtelemente, et anda meile mõned kujundussoovitused.
Erilist tähelepanu tuleks pöörata isikuandmete turvalisusele, alates eelmisest aastast karmistas seadusandja vastutust tööandja ees nende kaitsekohustuse täitmata jätmise eest. Artiklis räägime teile, mida loetakse isikuandmeteks, millised on nende kaitsmise kohustused tööandjatele ning kuidas korraldada töötajate isikuandmete korrektset salvestamist ja säilitamist.
Süstematiseerige või värskendage oma teadmisi, omandage praktilisi oskusi ja leidke vastused oma küsimustele Raamatupidamiskoolis. Kursused on välja töötatud arvestades kutsestandardit "Raamatupidaja".
Tööandja peab töötajat palkades küsima temalt teatud teavet, mis on vajalik töö-, maksu- ja raamatupidamisalaste õigusaktide raames. 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 152-FZ “Isikuandmete kohta” kohustab tööandjat, kes antud juhul on isikuandmete haldaja ja töötleb, tagama selle teabe turvalisuse.
Millised andmed on isiklikud
Isikuandmed on igasugune teave, mis on otseselt või kaudselt seotud isikuandmete subjektiga – konkreetne või määratud üksikisikule(art. 3 föderaalseadus 27. juuli 2006 nr 152-FZ “Isikuandmete kohta”, edaspidi isikuandmete seadus).
Üldised isikuandmed võivad sisaldada järgmist teavet:
- Täisnimi;
- Sünniaeg ja sünnikoht;
- aadress (registreerimiskoht);
- haridus, elukutse;
- isiku kujutis (foto ja videosalvestis), mis võimaldab tuvastada ja mida operaator kasutab selleks (Roskomnadzori selgitused 30. augustist 2013 “Foto- ja videopiltide, sõrmejälgede andmete ja muu teabe biomeetrilisteks isikuandmeteks klassifitseerimise ja nende töötlemise tunnuste kohta”);
- Perekondlik staatus, laste olemasolu, perekondlikud sidemed;
- eluloo faktid ja eelnev töötegevus(töökoht, karistusregister, ajateenistus, töö valitud ametikohtadel, avalik teenistus ja jne);
- finantsseisundit. Teave selle kohta palgad on ka isikuandmed (Roskomnadzori kiri 7. veebruarist 2014 nr 08KM-3681);
- ärilised ja muud hinnangulised isikuomadused;
- muu teave, mis võimaldab isikut tuvastada.
Lisaks mainib isikuandmete seadus:
- erilised isikuandmed (seoses rassi, rahvuse, poliitiliste vaadete, usuliste või filosoofiliste veendumuste, tervisliku seisundiga, intiimne elu). Üldreeglina ei ole nende andmete töötlemine lubatud. Erandiks on isikuandmete seaduse artikli 10 lõikes 2 sätestatud juhud;
- biomeetrilised isikuandmed (iseloomusta füsioloogilisi ja bioloogilised omadused isik, mille alusel on võimalik tema isiksust tuvastada). Sellise teabe töötlemiseks on vajalik isikuandmete subjekti nõusolek. Erandiks on artikli 2. osas sätestatud juhud. Isikuandmete seaduse § 11.
Tööandjal on õigus saada ja kasutada ainult seda teavet, mis iseloomustab kodanikku kui töölepingu osapoolt (näiteks teave isiku sotsiaalse ja varalise seisundi kohta ei ole seotud tema tööprotsessiga). See teave sisaldub järgmistes dokumentides, mille töötaja esitab tööle kandideerimisel:
- passis või muus isikut tõendavas dokumendis;
- tööraamat;
- dokumendid sõjaväelise registreerimise, hariduse, perekonna koosseisu kohta;
- tõend sissetulekute kohta eelmisest töökohast;
- töötamise ajal täidetud küsimustik;
- töötaja isiklik kaart (vorm T-2);
- abielutunnistused, lapse sünnitunnistus;
- arstitõendid ja jne.
Tööandja säilitab loetletud dokumentide koopiad, välja arvatud küsimustikud, tööraamatud ja isiklikud kaardid.
Isikuandmete töötlemine
Isikuandmete töötlemine - mis tahes toiming (toiming) või toimingute kogum (toimingud), mida tehakse isikuandmetega automatiseerimisvahenditega või ilma, sealhulgas andmete kogumine, salvestamine, süstematiseerimine, kogumine, säilitamine, täpsustamine (uuendamine, muutmine), ekstraheerimine, kasutamine, edastamine (levitamine, pakkumine, juurdepääs), depersonaliseerimine, blokeerimine, kustutamine, hävitamine (Isikuandmete seaduse artikkel 3).
Isikuandmete seadus kohustab tööandjat järgima nende andmete töötlemisel teatud nõudeid. Näiteks isikuandmete töötlemine toimub ainult töötaja nõusolekul (isikuandmete seaduse punkt 1, artikkel 6, artikkel 9). Kohtuvaidluste vältimiseks on parem, kui see nõusolek on kirjalik. Sama reegel kehtib ka taotlejate kohta.
Mõnel juhul on nõusoleku kirjalik vorm seadusega sõnaselgelt sätestatud (isikuandmete seaduse 4. osa, artikkel 9). Näiteks on vajalik töötaja kirjalik nõusolek tema isikuandmete töötlemiseks:
1) töötaja isikuandmete saamisel kolmandalt isikult (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 3). Kuid sel juhul tuleb kõigepealt töötajat sellest teavitada ja saada tema kirjalik nõusolek (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 3).
Teatises tuleb märkida (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 3):
- kolmandalt isikult töötaja isikuandmete saamise eesmärk;
- kavandatavad teabeallikad (isikud, kellelt andmeid küsitakse);
- andmete hankimise meetodid, nende olemus;
- võimalikud tagajärjed tööandjale keeldumine saada kolmandalt isikult töötaja isikuandmeid. Kui töötaja keeldub lugemast teadet oma isikuandmete väidetava saamise kohta teiselt isikult, on soovitatav koostada vastav akt.
Kui töötaja muudab meelt, on tal igal ajal õigus isikuandmete töötlemise nõusolek tagasi võtta (Isikuandmete seaduse artikkel 9 2. osa).
Sellises olukorras on mõjuvatel põhjustel võimalik töötaja isikuandmete töötlemise jätkamine tema nõusolekuta. Need on loetletud isikuandmete seaduse artikli 6 1. osa punktides 2–11, artikli 10 2. osas, artikli 11 2. osas (isikuandmete seaduse artikli 9 2. osa).
Teatud teavet (mis ei ole seotud Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 lõikes 1 loetletud eesmärkidega) ei ole tööandjal õigust nõuda kolmandatelt isikutelt, isegi kui töötaja on sellega nõus.
2) töötaja isikuandmete edastamisel kolmandatele isikutele, välja arvatud juhul, kui see on vajalik töötaja elu ja tervise ohu vältimiseks (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 88 lõige 2);
3) töötaja erikategooriate isikuandmete töötlemiseks, mis on otseselt seotud töösuhete küsimustega (Vene Föderatsiooni töökoodeksi punkt 4, artikkel 86, isikuandmete seaduse punkt 1, teine osa, artikkel 10). Need andmed hõlmavad teavet rassi, rahvuse, poliitiliste vaadete, usuliste ja filosoofiliste veendumuste, tervisliku seisundi ja intiimse elu kohta.
Kui töötaja on teovõimetu, annab kirjaliku nõusoleku tema andmete töötlemiseks tema seaduslik esindaja (vanem, eestkostja) (isikuandmete seaduse artikkel 9 6. osa). Ja töötaja surma korral annavad sellise nõusoleku tema pärijad, välja arvatud juhul, kui see on saadud töötajalt endalt tema eluajal (isikuandmete seaduse 7. osa, artikkel 9).
Mitte kõigil juhtudel ei ole isikuandmete töötlemiseks vaja töötaja nõusolekut. Näiteks kui andmed saadakse (isikuandmete seaduse punkt 2, 1. osa, artikkel 6, punkt 2.3, 2. osa, artikkel 10, Roskomnadzori selgituste lõige 1):
- töölepingu sõlmimisel esitatud dokumentidest (andmetest);
- terviseseisundi kohustusliku esialgse tervisekontrolli tulemuste põhjal (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 69, Roskomnadzori 14. detsembri 2012. aasta selgituste punkt 3 „Töötajate isikuandmete töötlemisega seotud küsimused, vabade töökohtade täitmiseks kandideerijate ja ka siinse Roszord1/2012 isikuandmete töötlemisega seotud küsimused“, /2012);
- ühtse vormiga nr T-2 ette nähtud summas, sealhulgas lähisugulaste isikuandmed, ja muudel Vene Föderatsiooni õigusaktidega kehtestatud juhtudel (alimentide saamine, riigisaladusele juurdepääsu registreerimine, sotsiaalmaksete registreerimine) (Roskomnadzori 14.12.2012 selgituse punkt 2);
- taotleja nimel tegutsevalt värbamisagentuurilt (14.12.2012 Roskomnadzori selgituste punkt 12, punkt 5);
- taotlejalt, kes ise postitas oma CV Internetti, tehes selle kättesaadavaks piiramatule ringile (27. juuli 2006. aasta föderaalseaduse nr 152-FZ punkt 10, 1. osa, artikkel 6, Roskomnadzori 14. detsembri 2012. aasta selgituste punkt 12, punkt 5).
Tööandja võib töötaja nõusolekul usaldada oma isikuandmete töötlemise teisele isikule (isikuandmete seaduse 3. osa artikkel 6, Roskomnadzori 14.12.2012 selgituse lõige 2, lõige 5). Kuid samal ajal vastutab tööandja töötaja ees nimetatud isiku tegude eest (isikuandmete seaduse artikkel 6 5. osa).
Kontur.Koolis: muudatused seadusandluses, raamatupidamise tunnused ja maksuarvestus, aruandlus, palk ja personal, sularahatehingud.
Raamatupidamise korraldamine ja isikuandmete säilitamine
Tööandja peab tagama töötaja isikuandmete kaitse nende ebaseadusliku kasutamise või kaotsimineku eest omal kulul (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 7, artikkel 86).
Analüüsime samm-sammult tööandja tegevust isikuandmete arvestusel ja säilitamisel organisatsioonis.
Samm 1. Tööandja peab väljastama kohaliku akti, mis reguleerib isikuandmete säilitamist ja kasutamist. Selliseks aktiks on tavaliselt töötajate isikuandmete määrus, millega töötajad tuleb allkirjaga tutvuda (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 8, artikkel 86). Töötaja peab enne töölepingu allkirjastamist tutvuma isikuandmete eeskirjade ja muude kohalike eeskirjadega (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 68). Tutvuge töötajaga dokumendiga, saates selle aadressile e-mail see on võimatu, seda allkirja all tuttavaks ei peeta. Töötaja allkirja puudumisel ei saa tööandja tõendada, et töötaja oli selle dokumendiga tuttav.
Määrus isikuandmete kohta, nagu iga muu kohalik normatiivakt, väljastatakse ja kinnitatakse korraldusega, millele on alla kirjutanud organisatsiooni juht või muu selleks volitatud isik.
Organisatsiooni auditi korral võivad auditeerivad asutused seda dokumenti nõuda ja kontrollida, kas töötajad on sellega kursis. Sellise dokumendi puudumine või töötajate sellega tutvumata jätmine võib olla aluseks tööandja vastutusele võtmiseks vastavalt Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikli 5.27 lõikele 1 ja samalaadse rikkumise korduva toimepanemise korral Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikli 5.27 2. osas. Seda järeldust kinnitatakse ka kohtupraktika(Moskva rajooni föderaalse monopolivastase teenistuse 26. oktoobri 2006. a resolutsioon nr KA-A40 / 10220-06 nr A40-20745 / 06-148-194).
2. samm. Tööandja kinnitab dokumendi, mis sisaldab organisatsiooni tegevuses kasutatavate isikuandmete loetelu. See dokument sisaldab kogu infot, mida töötaja enda kohta tööle kandideerides kirjalikult esitab, samuti hiljem personalidokumentatsiooni koostamisel kasutatud.
Lisaks peaks loend sisaldama dokumente, mis sisaldavad teavet töötajate kohta, mille organisatsioon esitab erinevatele riigiasutustele (maksu- ja tööinspektsioonid, statistikaasutused).
3. samm. Tööandja peab korraldusega määrama isikuandmetega töötamise eest vastutajad ja isikuandmete turvalisuse tagamise eest vastutajad. Selliseks vastutavaks isikuks võib olla kas konkreetne isik või osakond. Viimasel juhul kannab sellise üksuse juht isiklikku vastutust. Sellele korraldusele tuleb juhtida kõigi selles märgitud töötajate tähelepanu, mida nad peavad oma allkirjaga kinnitama.
4. samm. Kontrollimise korral, et vältida vaidlusi inspektoritega, on parem koostada järgmised dokumendid:
- töötajate nõusolekuavaldused isikuandmete töötlemiseks;
- isikuandmete logid, nende väljastamine ja edastamine teistele isikutele ja erinevate organisatsioonide, riigiorganite esindajatele;
- töötaja isikuandmeid sisaldavate dokumentide olemasolu kontrollimise logi.
5. samm. Organisatsiooni juhi korraldusel koostage töötajate isikuandmete kandjaks olevate dokumentide säilitamise kohtade loetelu, samuti isikuandmete ohutuse tagamiseks vajalike meetmete loetelu, nende vastuvõtmise kord. Kõik töötajate isikuandmeid sisaldavad dokumendid, nagu isikutoimikud, toimikukapid, raamatupidamispäevikud, tuleks hoida spetsiaalselt varustatud kappides või seifides, mis on lukustatud ja pitseeritud. Töötajate tööandmeid tuleks hoida isiklikest toimikutest eraldi seifis.
Summeerida
- kas nõusolek isikuandmete töötlemiseks on saadud kõigilt töötajatelt;
- kas töötajad on kursis kohalike seadustega, mis kehtestavad nende andmete töötlemise korra, ning oma õigusi ja kohustusi selles valdkonnas;
- kas isikuandmete säilitamine ja kaitsmine toimub nõuetekohaselt;
- kas nende töötlemise dokumentatsioon vastab seadusest tulenevatele nõuetele jne.
Pole kahtlust, et salajast ja konfidentsiaalset teavet tuleb kaitsta. Inimkond on kogu oma eksisteerimise jooksul leiutanud erinevaid meetodeid, mis võivad takistada või vähemalt oluliselt takistada juurdepääsu sellele teabele, samuti krüpteerimissüsteeme. 20. sajandil ilmusid uued digitaaltehnoloogiad teabe kogumiseks, säilitamiseks ja edastamiseks. Arvutisüsteemid võimaldasid trükkida, redigeerida, kontrollida õigekirja ja õigekirja, teisendada ja edastada teavet elektroonilisel kujul arusaadav peaaegu kõikidele arvutitele. Sellest ajast alates on konfidentsiaalsuse ja isikuandmete kaitse probleemid muutunud eriti aktuaalseks. Häkkerid, tööstusspioonid, konkurendid ja muud kurjategijad töötavad pidevalt välja uusi viise, kuidas pääseda ligi üksikisikute ja ettevõtete teabele.
Enamikus praegu turul olevates tarkvaratoodetes salvestatakse metaandmeteks nimetatud teave samades failides, millega kasutaja suhtleb ja mida vahetab ning mida kasutaja kasutab failide redigeerimisajaloo salvestamiseks, samuti failide teabe leidmiseks ja nendest väljavõtmiseks. Metaandmete iseloomulikud näited on koos dokumendiga salvestatud nende autori ees- ja perekonnanimi, ettevõtte andmed, arvuti nimi, dokumendi versioonitugi, mitmesugune peidetud teave jne. Neid metaandmeid kasutatakse ka faili kogu teabe ühte etteantud asukohta salvestamise protseduuri universaalseks muutmiseks.
Samas salvestatakse suurem osa sellest konfidentsiaalsest infost justkui vaikimisi, mõnikord kasutajale tundmatul viisil ning talle tundmatus kohas ja kujul. Pole saladus, et isegi näiliselt kahjutud seaded on sisse lülitatud tarkvaratooted võib salvestada teavet, mis teavitab püsivat kasutajat toote omanikust või selle ettevõttest. Näiteks on Microsofti Wordi tekstiredaktor või mõni muu tarkvararakendus, mis sellega töötab elektroonilised dokumendid ja võimaldab salvestada erinevaid režiime kasutades samasse faili dokumendi erinevaid versioone. Mõelge lihtsale, kuid väga tüüpilisele juhtumile. Ütleme nii, et meie lugeja, olles turundusosakonna juhataja, töötas mitu nädalat koos oma meeskonnaga, et koostada dokument, mis kirjeldab viimase arenduse omadusi. See dokument oli plaanis saata ka müügiosakonda uue turunduskampaania alustamiseks. Viimasel hetkel otsustati tootekirjeldusest mitmed omadused täiendava kontrollimise ja täpsustamise eesmärgil eemaldada. Siiski oli teada, et need omadused sisalduvad kindlasti selle toote turundusdokumendi lõplikus versioonis. Olenemata sellest, et selle dokumendi jaoks on versioonide loomine lubatud ja et iga muudatus, sh uus versioon eemaldatud tunnustega, salvestatakse faili, see dokument on saanud kõige laiema leviku. Oletame, et pärast määratud failiga kirja saatmist müügiosakonda jõudis see konkurendini. Viimane, olles läbi vaadanud dokumendi erinevad versioonid, saab hõlpsasti hinnata teie hetketaset ja oodatavaid tulemusi ning edastada teavet oma arendajatele õigeaegselt. Lisaks võivad dokumendi atribuudid sisaldada dokumendi autori nime ja meiliaadressi, mistõttu loetakse, et ta andis dokumendi võistlejatele kasutamiseks vabatahtlikult.
Kuidas korraldada privaatse teabe kaitset ja kaitsta seda soovimatu juurdepääsu eest? Püüame sellele küsimusele selles artiklis vastata. Vaatame ka kohti dokumendis, kus saab metaandmeid salvestada, ja kirjeldame viise, kuidas neid andmeid eemaldada, kaitstes seeläbi dokumenti. Enne asja juurde asumist paneme tähele, et selle artikli testobjektiks on tuntud ja populaarse tekstiredaktori Microsoft Wordi ingliskeelsed versioonid Word 2000 ja Word 2002, mis sisalduvad Microsoft Office'i paketis. Tuleb rõhutada, et hoolimata selle redaktori nende versioonide ühisusest ja järjepidevusest, on nende funktsionaalsuses siiski mõningaid erinevusi. Eelkõige tasub sellele tähelepanu pöörata lugejatel, kes istuvad kohe oma arvuti taha.
Kuidas pääseda ligi isikuandmetele
Alustame kõige lihtsamast – näitame, kuidas pääseda isikuandmeteni ilma eriliste nippideta. Seda tehakse Microsoft Wordi ainsa funktsiooniga, mis võimaldab teil vaadata teksti ilma seda vormindamata. Selgub, et seda funktsiooni saab kasutada konkreetse dokumendiga seotud metaandmete vaatamiseks. Nendele andmetele pääseb juurde igaüks. Selleks vajate:
- Käivitage Microsoft Wordi redaktor.
- Klõpsake peamenüü failis nuppu Ava.
- Valige kuvatavas dialoogiaknas jaotises Failide tüüp suvand Taasta tekst mis tahes failist, valige Microsoft Wordi dokument ja klõpsake nuppu Ava.
See avab vormindamata dokumendi, mille hoolikas vaatamine võimaldab teil hõlpsasti leida teavet, mis sisaldab dokumendi autori nime ja salvestatud dokumendi leidmise teed.
Arvestades kõike eelnevat, soovitame enne dokumendi jagamist teiste kasutajatega üle vaadata peidetud info, et otsustada, kas see dokument tasub avalikuks vaatamiseks jätta. Näiteks valides Microsoft Wordi põhimenüüst Tööriistad suvandi Jälgi muudatusi ja seejärel menüüst Failid valides Versioonid või valides menüü Tööriistad alammenüü Valikud märkeruudu kaudu režiimi Luba kiired salvestamised, saate leida peidetud või kustutatud teabe, mis võib muudetud dokumenti jääda.
Nagu näete, on isikuandmetele juurdepääsu saamine üsna lihtne. Loomulikult tekib mõistlik küsimus, millised on võimalused kaitsta konfidentsiaalset teavet võõraste pilkude eest. Allpool pakutakse lugejatele tähelepanu mõned kõige levinumad meetodid.
Isikuandmete eemaldamine dokumentidest
Wordi redaktori praegune versioon annab kasutajale kõige laiemad võimalused isikuandmetega töötamiseks, alustades käsitsi ja lõpetades programmeeritava teabe kustutamise võimalusega. Kuna me ei puuduta selle artikli raames eriprogrammide kirjutamise küsimusi, keskendume kõige lihtsamatele ja paljudele lugejatele kõige kättesaadavamatele meetoditele.
Kõigepealt peate veenduma, et dokumendi salvestamise ajal kustutati mõned isiklikud andmed. Selleks peate tegema järgmised toimingud:
- Valige Wordi peamenüüst Tööriistad ja seejärel alammenüü Valikud. Avage kuvatavas dialoogiaknas vahekaart Turvalisus.
- Jaotises Privaatsusvalikud märkige ruut Eemalda salvestamisel sellest failist isiklik teave ja vajutage nuppu OK.
- Salvesta dokument.
See eemaldab dokumendist näiteks järgmised isiklikud andmed:
- faili atribuudid: autor, juht, ettevõte ja dokumendi viimase versiooni salvestanud isiku nimi;
- kommentaaride ja muudatuste jälgimise režiimiga seotud kasutajanimed;
- nimi Salvestatud asendatakse nimega Autor;
- e-kirja päis, mis on loodud tööriistariba nupu E-post abil.
Tuleb rõhutada, et määratud toimingut ei installita vaikimisi Wordi redaktorisse. Ja isegi kui selline lipp on seatud, rakendub see ainult hetkel aktiveeritud dokumendiaknale. Seetõttu tuleb see režiim määrata iga dokumendi jaoks eraldi.
Teine tähelepanu vääriv meetod on isikuandmete käsitsi kustutamise meetod. Dokumendi atribuudid (failistruktuuri sees) salvestavad teavet dokumendi enda kohta: dokumendi failinimi, salvestuskoht, loomise kuupäev ja muud failiatribuudid. Dokumendi atribuutides saab aga salvestada ka muid metaandmeid, nagu autori nimi, ettevõtte nimi ja dokumendi redaktor. Seda teavet saab dokumendi atribuutidest käsitsi eemaldada, kasutades järgmist toimingute jada:
- Avage dokument Wordi redaktoris.
- Peamenüü jaotises Fail valige Atribuudid.
- Ilmuvas mitmelehelises dialoogiaknas võivad kõik kokkuvõtte, statistika, sisu ja kohandatud vahekaardid sisaldada konfidentsiaalset teavet. Mittevajaliku või soovimatu teabe kustutamiseks valige see ja kustutage see klahvi DELETE abil.
Loomulikult saab ülaltoodud protseduure automatiseerida ja programmeerida, muutes selle protsessi kiireks ja mugavaks. Wordi programmeerimise põhimõtete kirjeldus jääb aga sellest artiklist välja ja soovitame lugejal tutvuda erialakirjandusega.
Kus on teave peidetud?
Põhireegel, mida praktilised inimesed järgivad, on: "Seitse korda mõõda - üks kord lõika." Seda elupõhimõtet saab edukalt rakendada dokumentidega töötamisel. Kas alati on vaja kiirustada isiklike andmetega jagama? Kus peidetud teavet hoitakse? Millised on peidetud teabe vaatamise viisid? Nendele küsimustele vastatakse selles jaotises.
Varjatud teavet leiate muudatuste jälgimise (muutuste jälgimise) ja kommenteerimisfunktsioonide (kommentaaride) alt, mis on enamasti Microsoft Wordi redaktori jaoks mõeldud. Need võimaldavad salvestada vahepealset teavet vormindamise, teksti sisestamise, kustutamise, kommentaaride jms kohta, teisisõnu saab neid aktiivselt kasutada ühe või mitme autori dokumendiga töötamise protsessis. Sel juhul, valides kõigi teenindusfunktsioonide taasesitusrežiimi, näete kõiki tehtud muudatusi koos autorite nimedega. Seda tehakse menüükäsuga Näita.
Tuleb meeles pidada, et mis tahes dokumendiga töötades on soovitav järgida kahte lihtsat reeglit. Esimene reegel ütleb, et enne mis tahes teabe eemaldamist on hea printida redigeeritud dokument koos kommentaaridega. Seega on igal ajal võimalik seda teavet dokumendi uude versiooni lisada. Muudatuste või kommentaaride visualiseerimiseks peate valima peamenüüst Vaade üksuse Märgistus.
Teine reegel puudutab peamiselt neid, kes unustavad jälgida, kas saadetavas või edastatavas dokumendis on lisateavet. Selliste kasutajate jaoks on ette nähtud automaatne analüsaator lubatud rajamuutuste režiimi olemasolu kohta, mis annab hoiatuse dokumendi redigeerimisteabe olemasolu kohta, kui proovite seda Wordi redaktorist printida, salvestada või e-postiga saata. Selle režiimi lubamiseks valige dialoogiboksi Suvandid peamenüü jaotises Tööriistad vahekaart Turvalisus ja kasutage lipu nuppu, et määrata hoiatus enne jälgitud muudatusi või kommentaare sisaldava faili printimist, salvestamist või saatmist ( riis. 1). Niisiis, teise reegli tähendus: hoidke raja muudatuste analüsaator alati sisse lülitatuna.
Teine koht, kus tundlikku teavet saab salvestada, on Microsoft Wordi peidetud tekstirežiim. See režiim võimaldab kuvada või peita määratud teksti, kasutades spetsiaalset märgivormingu protseduuri, mis muudab need nähtamatuks. Näiteks teksti redigeerimisel peidetud tekstirežiimis (peidetud tekst on dokumendifailis spetsiaalsed mittekuvatavad märgid) saate ise teha mis tahes märkmeid. Peidetud teksti vaatamiseks valige peamenüü jaotises Tööriistad üksus Valikud ja vahekaardil Vaade - jaotises Vormindusmärgid režiim Peidetud tekst ( riis. 2).
Kui teete seda, märgib Word peidetud teksti punktiirjoonega. Kahjuks ei pakkunud toimetaja arendajad dokumendis peidetud teksti automaatset analüsaatorit. Selle printimisel dokumendi korpusest eemaldamiseks on aga väga lihtne protseduur. Selleks valige peamenüü jaotises Tööriistad üksus Valikud, seejärel vahekaart Prindi ja aktiveerige jaotises Kaasa dokumendiala märkeruut Peidetud tekst. Kõigil muudel juhtudel peate teksti käsitsi kustutama.
Kolmandaks soovimatu teabelekke allikaks võivad olla dokumendi varasemad kustutamata versioonid. Wordi redaktor võimaldab salvestada samasse faili mitu dokumendi versiooni. Need versioonid on failis peidetud tekstirežiimis ja neid saab vajadusel eemaldada. Need on kõigile kasutajatele kättesaadavad ja jäävad dokumenti ka siis, kui see on salvestatud muus vormingus. Seetõttu tuleks sellised versioonid õigeaegselt kustutada, mille jaoks on mitu võimalust.
Esimene meetod hõlmab dokumendi eelmiste versioonide salvestamist. Praegune versioon salvestatakse eraldi dokumendina. Selleks valige peamenüüst Fail valik Versioonid. Seejärel valige dokumendi versioon, mida soovite eraldi failina salvestada. Seejärel vajutage avamisklahvi ja valige peamenüüst Fail käsk Salvesta nimega. Ilmuvas dialoogiaknas määrake faili nimi ja vajutage nuppu Salvesta.
Teine võimalus on eemaldada dokumendist soovimatud versioonid, mis nõuab järgmisi samme. Valige peamenüüst Fail üksus Versioonid ja seejärel kustutatava dokumendi versioon (mitme versiooni valimiseks peate all hoidma klahvi Ctrl). Järgmisena peate klõpsama nuppu Kustuta.
Varjatud teabe vaiksed hoidjad
Paljud lugejad ei tea, et teatud protseduurid Wordis säilitavad vaikimisi metaandmeid. Ja nad ilmselt ei mõista, et nende protseduuride blokeerimine võimaldab teil dokumentidest soovimatud metaandmed eemaldada. Räägime sellest üksikasjalikumalt.
Esiteks kaaluge meetodit dokumendi kiireks salvestamiseks. Pange tähele, et see töötab ainult siis, kui ruut Luba kiired salvestamised on märgitud. Kuid mitte kõik ei tea, et kui avate selles režiimis redigeeritud dokumendi tekstifailina, võib see sisaldada teavet, mis on varem dokumendist eemaldatud. Seda seetõttu, et kiirsalvestusrežiim lisab tehtud muudatused dokumendi lõppu, võtmata arvesse kõiki dokumendis endas tehtud muudatusi (sh kustutatud teavet). Seetõttu peate dokumendist kustutatud teabe täielikuks kustutamiseks kiirsalvestusrežiimi keelama. Selleks valige Wordi peamenüüst Tööriistad, seejärel jaotis Valikud ja dialoog Salvesta ( riis. 3).
Teiseks kaaluge dokumentide kombineerimise protseduuri. Dokumentide võrdlemisel ja liitmisel kasutab Word juhuslikult genereeritud numbreid, et hiljem seotud dokumente hõlpsalt jälgida. Kuigi need numbrid on peidetud, saab neid potentsiaalselt kasutada näitamaks, et dokumentidel on ühine päritolu. Juhuslike numbrite salvestamise lõpetamiseks dokumentide liitmise ajal peate tegema järgmised toimingud.
- Käivitage menüüst Tööriistad käsk Valikud. Ilmuvas mitmelehelises dialoogiaknas valige dialoog Turvalisus.
- Ühendamise täpsuse parandamiseks deaktiveerige märkeruut Salvesta juhuslik arv.
Siiski tuleb märkida, et peate maksma konfidentsiaalsuse eest - dokumentide liitmise tulemus ei ole optimaalne: Wordi redaktoril on seotud dokumentide arvu kindlaksmääramine problemaatiline.
Teadmine on jõud
Kõik, kes on seda artiklit lugenud, kujundavad kindlasti oma arvamuse teabe kaitsmise probleemi kohta personaalarvuti ja igaüks saab vabalt oma otsused teha. Saate neid reegleid järgida ja teavet mitte salvestada, kuid võite selle kaotada, kui te ei pinguta. Artiklis käsitleti kõige rohkem lihtsaid viise teabelekke vältimine. Lisaks, nagu eespool märgitud, on paljude ülaltoodud probleemide lahendamiseks mitmeid programme, mis loomulikult hõlbustavad oluliselt dokumentides olevate soovimatute andmete sisu kontrollimise protseduuri. See on aga teise artikli teema. Kokkuvõtteks tahan märkida, et isikuandmeid kaitstes ei saa te mitte ainult kaitsta oma äri, teadmisi ja kogemusi, vaid anda ka otsustava tagasilöögi ebaausatele inimestele.
ComputerPress 10 "2002
