बीमा कंपनी के लिए सुविधाजनक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह। "इंगोस्त्राख" ने ईडी "थीसिस" को तैनात किया, एक बीमा कंपनी के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने की विशेषताएं

किसी बीमा कंपनी के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने की विशेषताएं

किसी बीमा कंपनी के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने की विशेषताएं

बीमा कंपनियों के कार्य की मुख्य विशेषताएं हैं:
. महत्वपूर्ण मात्रा में कागजी कार्रवाई, दस्तावेजों के साथ काम अलग - अलग प्रकार;
. किसी बीमित घटना की स्थिति में ग्राहकों के प्रति वित्तीय दायित्वों को पूरा करने की आवश्यकता;
. किसी बीमित घटना की स्थिति में नुकसान का आकलन करने और उसके परिणामों के संभावित उन्मूलन के लिए उपठेकेदारों के साथ सक्रिय बातचीत;
. बड़े ग्राहक डेटाबेस बनाए रखना;
. शाखाओं के भौगोलिक रूप से वितरित नेटवर्क की उपलब्धता;
. एजेंटों के काम की यात्रा प्रकृति;
. बीमा सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए नए उपकरणों की आवश्यकता।
तदनुसार, बीमा संगठन में लागू इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को इन समस्याओं को यथासंभव कुशलता से हल करना चाहिए। इस कर सबसे अच्छा कार्यक्रमबीमा के क्षेत्र में कार्यालय कार्य के स्वचालन के लिए एक व्यापक ईसीएम मंच है, कार्यक्षमताजो उद्योग की विशिष्टताओं के अनुरूप हैं।
ऐसी प्रणाली का एक उदाहरण डबल बी कंपनी (मॉस्को) के डेवलपर्स द्वारा प्रस्तावित उद्योग प्रकाशन बीबी वर्कस्पेस इंश्योरन्स सर्विस है।
बीमा सेवा उद्योग समाधान के लाभ
. प्रसंस्करण के लिए पूर्ण कार्यक्षमता अलग - अलग प्रकारप्रलेखन, मानक दस्तावेजों की एक बड़ी लाइब्रेरी की उपस्थिति;
. अंतर्निहित बजटिंग, सीआरएम, एचआर और समय प्रबंधन मॉड्यूल;
. ग्राहकों के साथ काम करने और उनकी जरूरतों को ध्यान में रखते हुए आधुनिक एआईडीसीएएस विपणन प्रचार रणनीति का कार्यान्वयन;
. कर्मचारियों द्वारा आसान कार्यान्वयन और तीव्र विकास;
. वस्तुतः शून्य प्रशासन;
. एमएस ऑफिस और शक्तिशाली 1सी अकाउंटिंग प्लेटफॉर्म के साथ एकीकरण;
. उनके बाद के पंजीकरण और प्रसंस्करण के लिए अंतर्निहित दस्तावेज़ स्कैनिंग उपकरण;
. में काम करने का अवसर दूरदराज का उपयोगऔर डाक एजेंट
. यूनिवर्सल उपयोगकर्ता लाइसेंस के आधार पर तीव्र स्केलिंग।
इस प्रकार, बीबी वर्कस्पेस इंश्योरन्स सर्विस प्रोग्राम की मदद से एक बीमा कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह को स्वचालित करने से व्यवसाय करने की लागत काफी कम हो जाती है और विशेषज्ञों के श्रम का अधिक तर्कसंगत रूप से उपयोग करना संभव हो जाता है।

फैशनेबल बीबी वर्कस्पेस सिस्टम के लाभ

कार्यप्रवाह के बुनियादी नियम

आईसी "इंगोसस्ट्राख" में।

ग्राहक

बीमा कंपनी "इंगोसस्ट्राख" की स्थापना 16 नवंबर, 1947 को हुई थी। आज यह एक सार्वभौमिक बीमाकर्ता है संघीय स्तर, घरेलू बीमा बाज़ार के नेताओं में से एक। SPAO Ingosstrakh की सेवाएँ एक विस्तृत क्षेत्रीय नेटवर्क की बदौलत पूरे रूस में उपलब्ध हैं, जिसमें 83 शाखाएँ शामिल हैं। इसके अलावा, Ingosstrakh की राजधानी और बीमाकर्ता के प्रतिनिधि कार्यालयों की भागीदारी वाली कंपनियां विदेश में काम करती हैं।

परिस्थिति

Ingosstrakh के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के चरण में, एक ऐसा उपकरण ढूंढना महत्वपूर्ण था जो प्रति दिन लगभग 1,500 दस्तावेज़ों को संसाधित करने और 6,000 कर्मचारियों के काम को स्वचालित करने की अनुमति देगा। सिस्टम के प्रदर्शन और इसके संचालन की उच्च गति के साथ-साथ ईडीएमएस को स्वयं या तीसरे पक्ष के संगठनों की मदद से विकसित करने की क्षमता पर विशेष ध्यान दिया गया, जिससे विक्रेता पर निर्भर न रहना पड़े। कंपनी को अपने काम में विभिन्न इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का उपयोग करने की आवश्यकता थी, इसलिए अधिग्रहीत प्रणाली के विकास और वितरण के लिए रूस के एफएसबी से लाइसेंस होना आवश्यक था। सॉफ़्टवेयरएन्क्रिप्शन (क्रिप्टोग्राफ़िक) माध्यमों से संरक्षित। वहीं, ईडीएमएस सप्लायर को कम समय में सिस्टम का कार्यान्वयन सुनिश्चित करना था।

समाधान

बीमा कंपनी के विशेषज्ञों ने बाज़ार में उपलब्ध प्रणालियों का अध्ययन किया और दो का चयन किया जो सभी आवश्यकताओं को पूरा करती थीं। जिसके बाद उन्हें पकड़ लिया गया तुलनात्मक विश्लेषण, और TEZIS दस्तावेज़ और कार्य प्रबंधन प्रणाली शुरू करने का निर्णय लिया गया। चुने गए सिस्टम के महत्वपूर्ण लाभों में से एक पूरी तरह कार्यात्मक वेब क्लाइंट था जो आपको किसी भी डिवाइस से काम करने की अनुमति देता है, भले ही कर्मचारी वर्तमान में कहां स्थित हो।

TEZIS प्रणाली का विस्तारित संस्करण, जिसे बीमा कंपनी द्वारा खरीदा गया था, में व्यापक कार्यक्षमता है जो आपको न केवल शास्त्रीय कार्यालय कार्य कार्यों को हल करने की अनुमति देती है, बल्कि संगठन की अनूठी प्रक्रियाओं के लिए EDMS को संशोधित करने के साथ-साथ इसे अन्य प्रणालियों के साथ एकीकृत करने की भी अनुमति देती है। बीमा कंपनी के सर्वर उपकरण पर EDMS TEZIS की स्थापना और कॉन्फ़िगरेशन दूरस्थ रूप से और कम समय में किया गया था। फिर विशेषज्ञ तकनीकी समर्थनईडीएमएस के डेवलपर होल्मोंट ने सिस्टम प्रशासकों और इसके प्रमुख उपयोगकर्ताओं के लिए आमने-सामने प्रशिक्षण आयोजित किया।

परिणाम

TEZIS दस्तावेज़ और कार्य प्रबंधन प्रणाली ने इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार के साथ काम को स्वचालित करने में मदद की, दस्तावेजों के समन्वय और बैठकों के संगठन को सरल बनाया। ईडीएस में निविदा दस्तावेज स्थानांतरित करने की प्रक्रिया लागू की गई, अदालती पत्राचार पर रिपोर्ट को अंतिम रूप दिया गया और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए ई-टोकन इलेक्ट्रॉनिक प्रमाणपत्र का उपयोग करना संभव हो गया।

TEZIS एकीकरण भाग की व्यापक संभावनाओं के लिए धन्यवाद, Ingosstrakh विशेषज्ञों ने EDMS से आने वाले अदालती पत्राचार को स्वचालित सूचना प्रणाली में स्वचालित रूप से जोड़ने की प्रक्रिया स्थापित की, जिससे कंपनी द्वारा प्राप्त सभी सम्मन और नोटिस, प्रक्रियात्मक और न्यायिक दस्तावेजों को ट्रैक करना संभव हो गया।

कंपनी की योजना TEZIS प्रणाली को और विकसित करने की है। आदेशों के समन्वय की आवश्यकताओं को ईडीएमएस में लागू किया जाएगा और एक संशोधन किया जाएगा मोबाइल वर्शन. वर्तमान में, स्वचालित के साथ एकीकरण पर काम चल रहा है सूचना प्रणाली, जो आपको बनाने की अनुमति देता है प्रबन्धन रिपोर्टऔर कार्मिक वर्कफ़्लो के लिए सिस्टम का उपयोग करें।

कंपनी के भीतर सिस्टम का सक्रिय उपयोग TEZIS EDMS की स्केलिंग के लिए प्रेरणा था। Ingosstrakh बीमा कंपनी ने असीमित संख्या में कनेक्शन के लिए लाइसेंस प्राप्त किए। अक्टूबर 2017 तक, सिस्टम में लगभग 6,000 पंजीकृत उपयोगकर्ता हैं और 430,000 से अधिक दस्तावेज़ बनाए गए हैं।

"एक बीमा कंपनी में वित्तीय प्रबंधन", 2007, एन 4
एक बीमा कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन
आज किसी भी बीमा कंपनी का काम स्वचालित कंप्यूटर सिस्टम के उपयोग के बिना असंभव है। पारंपरिक कागज दस्तावेज़ प्रबंधन को इलेक्ट्रॉनिक द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है, क्योंकि पारंपरिक अब व्यवसाय की आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है और डेटा प्रोसेसिंग की गति सुनिश्चित नहीं कर सकता है। यह आलेख इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों, इसका उपयोग करते समय कार्य एल्गोरिदम के बारे में बात करता है।
व्यवसाय के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन
कंपनियों के वर्कफ़्लो को स्वचालित करने का विषय अधिक से अधिक लोकप्रिय होता जा रहा है। पिछले कुछ वर्षों में, स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का बाज़ार लगातार बढ़ रहा है। कई कंपनियाँ, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरुआत करते हुए, एक और कंप्यूटर चमत्कार प्राप्त करने की उम्मीद करती हैं जो लागत कम करेगा, पारदर्शिता और प्रबंधनीयता बढ़ाएगा और प्रसंस्करण प्रक्रिया को गति देगा। लेकिन ज्यादातर मामलों में, कोई चमत्कार नहीं होता है, और इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक दस्तावेज़ अभी भी एक दस्तावेज़ है जिसे तैयार करने, संपादित करने, अनुमोदित करने, पढ़ने, निष्पादित करने, नियंत्रित करने की आवश्यकता होती है, उन्हीं प्रक्रियाओं का पालन करते हुए जो कागजी दस्तावेज़ों के साथ की जाती थीं। दस्तावेज़ों के साथ काम करने वाले कर्मचारियों की संख्या कम नहीं होती है, और प्रसंस्करण समय में कमी, यदि होती है, तो दस्तावेज़ का अनुवाद करने में लगने वाले समय से भरपाई हो जाती है इलेक्ट्रॉनिक रूप. हालाँकि, व्यवसाय के ऐसे क्षेत्र हैं जिनमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकता है। सबसे पहले, यह उन क्षेत्रों पर लागू होता है जहां संग्रहीत और संसाधित दस्तावेज़ों की मात्रा महत्वपूर्ण है, और जानकारी खोजने और उन तक पहुंचने की गति कंपनियों को प्रतिस्पर्धी लाभ दे सकती है।
बीमा एक व्यावसायिक क्षेत्र है जिसमें बड़ी संख्या में दस्तावेजों का प्रसंस्करण किया जाता है विभिन्न प्रकार: अनुबंध, बीमा पॉलिसियां, विवरण, प्रमाण पत्र, चिकित्सा प्रमाण पत्र, संपत्ति के अधिकार के लिए दस्तावेज, परीक्षा परिणाम और अन्य दस्तावेज, जिनकी औसत बीमा कंपनी के लिए किस्मों की संख्या सौ से अधिक है। ये सभी दस्तावेज़ फ़ाइलों में बनते हैं, फ़ाइलें अभिलेखागार में रखे गए वॉल्यूम हैं, जिन तक पहुंच बीमाकृत घटनाओं के घटित होने के समय, अनुबंध की शर्तों में परिवर्तन के रूप में, इसकी वैधता अवधि के अंत में और अन्य मामलों में की जाती है। बीमा कंपनी जितनी बड़ी होती है, उसके द्वारा प्रदान किए जाने वाले बीमा कार्यक्रमों की विविधता उतनी ही अधिक होती है और उसके दस्तावेज़ संग्रह भी उतने ही अधिक विविध होते हैं।
अधिक से अधिक ग्राहकों को कवर करने के प्रयास में, बीमा कंपनी अन्य क्षेत्रों और शहरों में एजेंसियां ​​​​खोलती है, वितरित अभिलेखागार को व्यवस्थित करने या दस्तावेजों को केंद्रीय कार्यालय तक ले जाने की समस्या को हल करती है। किसी बीमा कंपनी में बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ों के साथ काम करना उसके संचालन का हिस्सा है, इसलिए दस्तावेज़ प्रसंस्करण समस्याओं को हल करने से वास्तव में कंपनी की दक्षता, ग्राहक सेवा की गति और गुणवत्ता में वृद्धि हो सकती है।
इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार का निर्माण और दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाओं का स्वचालन, एक नियम के रूप में, विशेष प्रणालियों के आधार पर किया जाता है, जिनका सामान्य नाम "एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम (ईसीएम)" होता है। सिस्टम के इस वर्ग में औद्योगिक प्लेटफ़ॉर्म शामिल हैं जिनमें कई गुण हैं, जिनमें विभिन्न शहरों या यहां तक ​​कि देशों में स्थित कई वितरित भंडारणों में बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की क्षमता से लेकर दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाओं को मॉडल करने और उन्हें ई-मेल, वेबसाइटों और अन्य प्रणालियों के साथ एकीकृत करने की क्षमता शामिल है। जब बड़ी मात्रा में जानकारी, विश्वसनीय भंडारण को व्यवस्थित करने और जानकारी तक त्वरित पहुंच प्रदान करने की बात आती है तो ऐसी प्रणालियों का उपयोग उचित है।
इलेक्ट्रॉनिक संग्रह का उपयोग करना
यदि आप इलेक्ट्रॉनिक संग्रह का अयोग्य तरीके से उपयोग करते हैं, तो आप इसे एक अतिरिक्त भार में बदल सकते हैं जिसके लिए अनावश्यक रखरखाव लागत की आवश्यकता होती है। उचित अनुप्रयोग के साथ, यह व्यावसायिक दक्षता बढ़ाने का एक साधन बन जाता है। नीचे कुछ अवसरों की सूची दी गई है जो एक बीमा कंपनी को इलेक्ट्रॉनिक संग्रह का उपयोग करते समय प्राप्त होते हैं:
- ग्राहकों और ठेकेदारों के सभी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में व्यवस्थित तरीके से स्कैन और संग्रहीत किया जाता है;
- इंटरनेट सहित किसी भी दूरस्थ एजेंसी से दस्तावेजों तक पहुंच संभव है (पहुंच अधिकारों के अनुसार);
- दस्तावेज़ों को कंपनी के प्रभागों की आवश्यकताओं के अनुसार बीमा अनुबंधों, ठेकेदारों, बीमित घटनाओं के मामलों द्वारा समूहीकृत किया जाता है;
- रुचि के ग्राहक के लिए सभी बीमा अनुबंध खोलना संभव है;
- किसी दिए गए बीमा अनुबंध के तहत सभी दस्तावेज़ों को देखना संभव है, जिसमें दस्तावेज़ों के सभी संस्करण भी शामिल हैं, यदि उनमें परिवर्तन किए गए हों;
- ब्याज के बीमा अनुबंध के तहत सभी बीमित घटनाओं को खोलना संभव है, जिसमें प्रत्येक बीमित घटना के लिए सभी दस्तावेज शामिल हैं;
- उन सभी बीमा कार्यक्रमों पर दस्तावेज़ ढूंढना संभव है जिनमें ग्राहक ने भाग लिया था, भले ही अनुबंध स्वयं बीमाधारक (व्यक्तिगत बीमा) या उन कंपनियों के साथ संपन्न हुए थे जिनमें इस व्यक्ति ने काम किया था (कॉर्पोरेट बीमा);
- हामीदारी के दौरान जोखिम का आकलन करते समय, किसी दिए गए ग्राहक के लिए सभी बीमा अनुबंधों के बारे में जानकारी प्राप्त करना संभव है;
- बीमा अनुबंध के रखरखाव के पूरे इतिहास के लिए ग्राहक को भेजे गए सभी अधिसूचनाओं और पत्रों को देखने का अवसर है;
- प्रत्येक बीमा अनुबंध के लिए, अनुबंध की शर्तों में सभी परिवर्तनों का इतिहास दस्तावेजों के अलग-अलग संस्करणों के रूप में उपलब्ध है;
- आप किसी बीमाकृत घटना के मामले से बीमा पॉलिसी के मामले की ओर बढ़ सकते हैं, जहां से आप इस बीमा अनुबंध की बीमाकृत घटनाओं के सभी मामलों तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं।
सभी संग्रह दस्तावेज़ मूल दस्तावेज़ों से प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक छवियां हैं, जो जानकारी की सटीकता की गारंटी देती हैं। दस्तावेज़ों को एक मान्यता प्राप्त रूप में संग्रहीत किया जा सकता है, जो न केवल दस्तावेज़ के व्यक्तिगत विवरण के लिए खोज प्रदान करता है, बल्कि सीधे दस्तावेज़ के पाठ में शब्दों के किसी भी संयोजन के लिए भी खोज प्रदान करता है। दस्तावेज़ों की खोज और उन तक पहुंच कुछ ही सेकंड में पूरी हो जाती है।
दस्तावेज़ विभिन्न स्रोतों (बीमा एजेंसियों, दलालों, ठेकेदारों) से विभिन्न कॉन्फ़िगरेशन (विषम, ग्राहक के लिए सेट में, अनुबंध के प्रकार के अनुसार पैकेज में) से कंपनी में आ सकते हैं। कुछ दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप में आ सकते हैं।
अधिकांश दस्तावेज़ कंपनी में ही बनाए जाते हैं। प्रत्येक मामले के लिए, इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेज़ रखने के लिए एक अद्वितीय तंत्र का उपयोग किया जा सकता है। नीचे कुछ मुख्य तरीके दिए गए हैं।
कंपनी की बीमा प्रणाली के साथ समन्वयन
बीमा पॉलिसी डेटा कंपनी के कर्मचारियों द्वारा एक विशेष बीमा प्रणाली में दर्ज किया जाता है। उपयोगकर्ता के अनुरोध पर या शेड्यूल के अनुसार, बीमा प्रणाली को इलेक्ट्रॉनिक संग्रह के साथ सिंक्रनाइज़ किया जाता है। बीमा प्रणाली से प्राप्त विवरण वाले बीमा पॉलिसी कार्ड इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में बनाए जाते हैं। यदि कोई बीमा पॉलिसी कार्ड पहले से मौजूद है और पॉलिसी के विवरण को अपडेट करने के लिए बीमा प्रणाली से अनुरोध प्राप्त हुआ है, तो इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेज़ का एक नया संस्करण बनाया जाता है। पुरानी पॉलिसी का विवरण बरकरार रखा गया है.
क्षेत्रीय एजेंसियों से दस्तावेज़ प्राप्त करना
एजेंसियां ​​संचार माध्यमों से केंद्रीय कार्यालय से जुड़ी होती हैं। एजेंसियां ​​स्कैनर लगाती हैं. जैसे ही दस्तावेज़ प्राप्त होते हैं, एजेंसी के कर्मचारी दस्तावेज़ों को स्कैन करते हैं। दस्तावेज़ स्वचालित रूप से इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में प्रवेश करते हैं और संबंधित बीमा अनुबंध या बीमित घटना फ़ाइल की फ़ाइल में रखे जाते हैं।
एजेंसियों द्वारा दस्तावेज़ प्राप्त होने के तुरंत बाद उन्हें संग्रह में रखने से कंपनी के विशेषज्ञ तुरंत उनका प्रसंस्करण शुरू कर सकते हैं। इससे बीमा पॉलिसी जारी करने और बीमा भुगतान पर निर्णय लेने के चक्र में महत्वपूर्ण तेजी आती है।
कर्मचारियों द्वारा दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से रखना
कंपनी के कर्मचारी जिनके पास पुनःपूर्ति अधिकार के साथ संग्रह तक पहुंच है, वे प्राप्त दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखते हैं, उन्हें ई-मेल से या अपने कंप्यूटर पर एक फ़ोल्डर से "खींचें और छोड़ें"।
अन्य प्रणालियों से दस्तावेज़ आयात करें
यदि कंपनी के पास ऐसे सिस्टम हैं जो स्वचालित रूप से ग्राहकों के लिए दस्तावेज़ (अधिसूचनाएं, सूचना पत्र इत्यादि) बनाते हैं, तो इन दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में आयात करने की प्रक्रिया स्थापित की जाती है। दस्तावेज़ स्वचालित रूप से संबंधित बीमा अनुबंध की फ़ाइल में आ जाते हैं।
स्ट्रीम स्कैनिंग और दस्तावेज़ पहचान
कॉरपोरेट बीमा अनुबंधों के तहत बीमा कंपनी द्वारा प्राप्त दस्तावेजों, जैसे बैंक बीमा प्रमाणपत्र, को उच्च-प्रदर्शन स्ट्रीमिंग स्कैनर का उपयोग करके स्वचालित रूप से इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में रखा जा सकता है। स्कैनिंग के बाद, दस्तावेजों के विवरण और सामग्री की पहचान की जाती है और विशेषताओं की पहचान की जाती है। इससे ग्राहकों और संबंधित बीमा अनुबंधों के अनुसार दस्तावेजों को व्यवस्थित तरीके से संग्रह में रखना संभव हो जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेज़ रखने के लिए तंत्र स्थापित करने से आप सिस्टम में निर्धारित नियमों के अनुसार दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए स्वचालित रूप से एक संरचना बना सकते हैं। संग्रह संरचना में फ़ोल्डरों का निर्माण पूरी तरह से उपयोगकर्ता के हस्तक्षेप के बिना किया जाता है।
विशिष्ट कार्यस्थानों के लिए समर्थन
कुछ मामलों में दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए विशेष उपयोगकर्ता कार्यस्थानों के संगठन की आवश्यकता होती है। सबसे ज्वलंत उदाहरण जेट स्क्रीनिंग और अंडरराइटिंग विशेषज्ञों की नौकरियां हैं।
जेट स्क्रीनिंग प्रक्रिया, जिसमें मूल दस्तावेज़ के साथ बीमा प्रणाली में दर्ज बीमा आवेदन के विवरण की जांच करना शामिल है, केवल तभी प्रभावी हो सकती है जब इलेक्ट्रॉनिक रूप में विवरण सत्यापित करने की सुविधा कागजी दस्तावेजों के सामान्य सत्यापन से अधिक हो। विशेष 21-इंच मॉनिटर और स्प्लिट-व्यू मोड का उपयोग आपको उपयोगकर्ताओं के लिए अधिकतम सुविधा के साथ सत्यापन प्रक्रिया को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। यह मोड स्क्रीन को दो भागों में विभाजित करता है। एक भाग में पूर्ण आकार का A4 दस्तावेज़ पृष्ठ है। दूसरा भाग उस दस्तावेज़ का विवरण प्रदर्शित करता है जिसके लिए सत्यापन की आवश्यकता होती है। सत्यापन के लिए सारा डेटा कर्मचारी की मॉनिटर स्क्रीन पर है।
इस मोड में हामीदारी विशेषज्ञों के पास जोखिम मूल्यांकन के लिए आवश्यक भार गुणांक भरने के लिए अतिरिक्त विकल्प उपलब्ध हैं। इस तरह से विशेषज्ञों के कार्यस्थलों का संगठन आपको कागजी दस्तावेजों के साथ काम करने से दूर करने और इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए पूरी तरह से स्विच करने की अनुमति देता है।
सिस्टम की अतिरिक्त विशेषताएं
व्यवसाय प्रक्रिया समर्थन
बीमा अनुबंधों के साथ काम करते समय, विशेषज्ञों को बीमा पॉलिसियों की स्थिति पर नज़र रखने की आवश्यकता होती है। अंडरराइटिंग प्रक्रिया के लिए, एक दर्जन से अधिक ऐसी स्थितियाँ हो सकती हैं: विवरण की जाँच करना, अंडरराइटिंग, अतिरिक्त जानकारी का अनुरोध करना, चिकित्सा परीक्षण, धन की कमी, बीमा राशि की मंजूरी के लिए अनुरोध, पॉलिसी जारी करने से इनकार, पॉलिसी जारी करने की तैयारी आदि। दस्तावेज़ जीवन चक्र तंत्र का उपयोग करके नीति स्थितियों का समर्थन किया जाता है। कुछ प्रक्रियाएं स्थापित करने से कर्मचारियों को यह ट्रैक करने की अनुमति मिलती है कि कौन सी नीतियां एक विशेष स्थिति में हैं, किन नीतियों को आगे की प्रक्रिया की आवश्यकता है। कर्मचारी अपने कार्यस्थलों पर दस्तावेज़ों की स्थिति की निगरानी करते हैं और, जैसे-जैसे दस्तावेज़ निश्चित स्थिति में आते हैं, दस्तावेज़ों की आगे की प्रक्रिया करते हैं।
इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ों को संसाधित करने का एक अतिरिक्त लाभ सिस्टम द्वारा व्यावसायिक प्रक्रियाओं का समर्थन है। इस मामले में, यह अब कर्मचारी नहीं हैं जो दस्तावेजों की स्थिति को ट्रैक करते हैं, बल्कि सिस्टम स्वचालित रूप से निर्दिष्ट दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रिया के अनुसार दस्तावेज़ को कर्मचारी से कर्मचारी में स्थानांतरित करता है। यह आपको दस्तावेजों के प्रसंस्करण चक्र को और कम करने और पॉलिसी जारी करने के समय जैसे संकेतकों में सुधार करने की अनुमति देता है।
लेखापरीक्षा, रिपोर्टिंग, नियंत्रण
दस्तावेज़ प्रसंस्करण का एक महत्वपूर्ण तत्व रिपोर्टिंग और नियंत्रण प्रक्रिया है। एक्सेल प्रारूप में तालिकाओं के रूप में एकत्रित डेटा प्राप्त करने के लिए सुविधाजनक रिपोर्टिंग उपकरण कॉन्फ़िगर किए गए हैं। यह उपयोगकर्ताओं को रिपोर्ट किए गए आंकड़ों को सारांश रिपोर्ट में कॉपी करने या आगे की गणना के लिए उनका उपयोग करने की अनुमति देता है।
रिपोर्टिंग प्रणाली का उपयोग निम्न को नियंत्रित करने के लिए भी किया जाता है:
- दस्तावेज़ जो नियमों द्वारा निर्दिष्ट दिनों की संख्या से अधिक समय तक जीवन चक्र की कुछ अवस्थाओं में हैं;
- दस्तावेज़ जिनके कोई मूल नहीं हैं;
- एक निश्चित एजेंसी द्वारा सिस्टम में दर्ज किए गए दस्तावेज़;
- अनुप्रयोगों के साथ काम करने में कार्यकारी अनुशासन;
- पॉलिसीधारक को पॉलिसियाँ वितरित नहीं की गईं, आदि।
इंटरनेट का उपयोग
तेजी से, कॉर्पोरेट सिस्टम की एक अनिवार्य विशेषता इंटरनेट के माध्यम से ग्राहक को जानकारी प्रस्तुत करने की क्षमता है। यह संभावना ग्राहकों की सूचना तक पहुंच के समय को कम करने और सूचना प्रावधान की गुणवत्ता में सुधार करने की अनुमति देती है।
कंपनी की कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली के हिस्से के रूप में कॉर्पोरेट सामग्री प्रबंधन टूल का उपयोग कॉर्पोरेट वेबसाइट पर जानकारी के प्लेसमेंट को सरल बनाता है। यह या तो समाचार सूचना का स्वचालित प्रकाशन हो सकता है जो ग्राहकों को सूचनाओं और सूचना पत्रों के रूप में प्रेषित किया जाता है, या ग्राहकों के लिए उनके व्यक्तिगत बीमा अनुबंधों तक ऑनलाइन पहुंच का संगठन हो सकता है। ऑनलाइन पहुंच ग्राहकों को बीमा पॉलिसियों की स्थिति और बीमा भुगतान पर निर्णयों को ट्रैक करने, कंपनी के कर्मचारियों को अनुरोधित जानकारी स्थानांतरित करने, बीमा अनुबंधों में बदलाव के लिए आवेदन भेजने और अन्य जानकारी भेजने की अनुमति देती है जिसके लिए त्वरित संचार की आवश्यकता होती है।
उपयोग के प्रभाव
उपरोक्त को सारांशित करते हुए, हम बीमा कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार के उपयोग से निम्नलिखित प्रभावों को नोट कर सकते हैं:
- विशेषज्ञों के काम का अनुकूलन;
- दस्तावेजों के खोने की संभावना का बहिष्कार;
- बीमा पॉलिसियाँ जारी करने के चक्र में तेजी लाना;
- बीमा भुगतान पर निर्णय लेने के चक्र में तेजी लाना;
- ग्राहकों के अनुरोधों पर कॉल-सेंटर विशेषज्ञों की प्रतिक्रिया में तेजी लाना;
- ग्राहकों के लिए कंपनी की सूचना सामग्री और खुलेपन की डिग्री बढ़ाना;
- दस्तावेजों के प्रसंस्करण और पारित होने का नियंत्रण।
एक बीमा कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार के उपयोग और दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करने के प्रभावों का विश्लेषण करते हुए, हम विश्वास के साथ कह सकते हैं कि बीमा व्यवसाय में दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग ठोस आर्थिक लाभ और प्रतिस्पर्धी लाभ लाता है। संसाधित जानकारी की मात्रा में वार्षिक वृद्धि जल्द ही इन उपकरणों के बिना काम को अकल्पनीय बना देगी।
ओ.एम. पशिन
का प्रधान
सिस्टम समाधान
"कोरस परामर्श"
मुद्रण के लिए हस्ताक्षरित
10.12.2007

खुडोम्यसोवा मरीना समूह 302 की छात्रा, विशेषता "बीमा व्यवसाय"

वैज्ञानिक और व्यावहारिक सम्मेलन में रिपोर्ट "XXI सदी - सूचना प्रौद्योगिकी की सदी"

डाउनलोड करना:

पूर्व दर्शन:

राज्य बजटीय शैक्षिक संस्थामॉस्को क्षेत्र की माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा "कोलोमेन्स्की एग्रेरियन कॉलेज"

एक बीमा कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

कोलोम्ना 2014

परिचय

बीमा एक व्यावसायिक क्षेत्र है जिसमें बड़ी संख्या में विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ संसाधित किए जाते हैं: अनुबंध, बीमा पॉलिसी, आवेदन, प्रमाण पत्र, चिकित्सा प्रमाण पत्र, संपत्ति के अधिकार के लिए दस्तावेज़, परीक्षा परिणाम और अन्य दस्तावेज़, जिनकी औसत बीमा कंपनी के लिए किस्मों की संख्या सौ से अधिक है। ये सभी दस्तावेज़ फ़ाइलों में बनते हैं, फ़ाइलें अभिलेखागार में रखे गए वॉल्यूम हैं, जिन तक पहुंच बीमाकृत घटनाओं के घटित होने के समय, अनुबंध की शर्तों में परिवर्तन के रूप में, इसकी वैधता अवधि के अंत में और अन्य मामलों में की जाती है। बीमा कंपनी जितनी बड़ी होती है, उसके द्वारा प्रदान किए जाने वाले बीमा कार्यक्रमों की विविधता उतनी ही अधिक होती है और उसके दस्तावेज़ संग्रह भी उतने ही अधिक विविध होते हैं।

अधिक से अधिक ग्राहकों को कवर करने के प्रयास में, बीमा कंपनी अन्य क्षेत्रों और शहरों में एजेंसियां ​​​​खोलती है, वितरित अभिलेखागार को व्यवस्थित करने या दस्तावेजों को केंद्रीय कार्यालय तक ले जाने की समस्या को हल करती है। किसी बीमा कंपनी में बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ों के साथ काम करना उसके संचालन का हिस्सा है, इसलिए दस्तावेज़ प्रसंस्करण समस्याओं को हल करने से वास्तव में कंपनी की दक्षता, ग्राहक सेवा की गति और गुणवत्ता में वृद्धि हो सकती है।

इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार का निर्माण और दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाओं का स्वचालन, एक नियम के रूप में, विशेष प्रणालियों के आधार पर किया जाता है, जिनका सामान्य नाम "एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम (ईसीएम)" होता है। सिस्टम के इस वर्ग में औद्योगिक प्लेटफ़ॉर्म शामिल हैं जिनमें कई गुण हैं, जिनमें विभिन्न शहरों या यहां तक ​​कि देशों में स्थित कई वितरित भंडारणों में बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की क्षमता से लेकर दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाओं के मॉडलिंग और उनके एकीकरण की संभावना शामिल है। ईमेल, वेबसाइटें और अन्य सिस्टम। जब बड़ी मात्रा में जानकारी, विश्वसनीय भंडारण को व्यवस्थित करने और जानकारी तक त्वरित पहुंच प्रदान करने की बात आती है तो ऐसी प्रणालियों का उपयोग उचित है।

में आधुनिक दुनियाकिसी भी बीमा कंपनी का कार्य सूचना एवं संचार प्रौद्योगिकियों के उपयोग के बिना असंभव है। पारंपरिक कागज दस्तावेज़ प्रबंधन को इलेक्ट्रॉनिक द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है, क्योंकि पारंपरिक अब व्यवसाय की आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है और डेटा प्रोसेसिंग की गति सुनिश्चित नहीं कर सकता है। प्रस्तुत रिपोर्ट बताती हैसंकट इसका उपयोग करते समय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्य एल्गोरिदम का संगठन।

इस समस्या की प्रासंगिकता हाल तकबहुत महत्वपूर्ण हो जाता है, क्योंकि भयंकर प्रतिस्पर्धा की स्थितियों में, यह वर्कफ़्लो का स्वचालन है जो बीमा कंपनी के विभिन्न विभागों के काम में तेजी लाना संभव बनाता है और आपको महत्वपूर्ण परिचालन और रणनीतिक निर्णय लेने की अनुमति देता है।

रिपोर्ट का उद्देश्य बीमा कंपनियों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के उपयोग के लाभों की पहचान करना है।

रिपोर्ट का मुख्य उद्देश्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की बीमा कंपनी "सहमति" द्वारा उपयोग की जाने वाली सामग्रियों का अध्ययन और व्यवस्थित करना है।

मुख्य हिस्सा

1. बीमा एजेंटों के लिए मोबाइल समाधान

बीमा कंपनियों की रणनीतिक पहलों में से एक है मजबूत बनाना खुदरा बिक्रीएक एजेंट नेटवर्क के विकास के माध्यम से. एजेंसी बिक्री चैनल के साथ काम तेज करने से बीमाकर्ताओं को कई समस्याओं का सामना करना पड़ता है। उनमें से एक यह है कि बीमा कंपनियों में मूल्य निर्धारण प्रणाली इतनी जटिल और बहुआयामी है कि एक एजेंट के लिए कागज पर इसके साथ काम करना काफी मुश्किल है, और यह उसके काम की प्रकृति के अनुरूप नहीं है: विक्रेता को सबसे पहले बेचना चाहिए, और कागज के टुकड़ों के साथ खिलवाड़ नहीं करना चाहिए।

एक आधुनिक कंपनी "बाहरी ग्राहक" और "आंतरिक ग्राहक" दोनों के साथ, जो एक बीमाकर्ता के लिए एक एजेंट है, काम में नए मूल्य बनाकर सफलता प्राप्त करती है। इसलिए, बीमाकर्ता बिक्री नेटवर्क को "इलेक्ट्रॉनिक सहायक" से लैस करते हैं, और न केवल एक प्रीमियम कैलकुलेटर, बल्कि कंपनी के साथ सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए उपकरण भी। वे एजेंट को बीमा अनुबंध समाप्त करने की पूरी प्रक्रिया को दूरस्थ रूप से पूरा करने में सक्षम बनाते हैं: बीमा पॉलिसी के लिए एक नंबर निर्दिष्ट करना, बीमा वस्तु और मालिक, वाहन निरीक्षण रिपोर्ट, उसकी तस्वीरें आदि के बारे में कंपनी को डेटा स्थानांतरित करना, साथ ही प्रीमियम की राशि जल्दी और सटीक रूप से निर्धारित करना, उपयोग किए गए पॉलिसी फॉर्म और रसीदों की संख्या की तुरंत रिपोर्ट करना आदि। इससे एजेंट को कंपनी के कार्यालय से कम "संलग्न" होने और ग्राहक के स्थान के जितना संभव हो उतना करीब पहुंचने की अनुमति मिलती है।

कंपनी, बदले में, न केवल आकर्षक परिस्थितियों के निर्माण के माध्यम से एजेंट की वफादारी को मजबूत करने में रुचि रखती है, बल्कि बीमा अनुबंधों को समाप्त करने की प्रक्रिया की सूचना सुरक्षा के स्तर को बढ़ाने में भी रुचि रखती है। हस्तलिखित रूप में बीमा पॉलिसी जारी करते समय, एक निश्चित चक्र होता है जिसमें ग्राहक के पास पॉलिसी की उपस्थिति और बीमाकर्ता की लेखा प्रणाली में उसी पॉलिसी की उपस्थिति के बीच महत्वपूर्ण समय होता है। हालाँकि, वर्तमान प्रतिस्पर्धी स्थिति (सेवा की गुणवत्ता के स्तर पर प्रतिस्पर्धा) के लिए आवश्यक है कि सेवा तत्काल हो, ग्राहक का बीमा होते ही कार्य करना शुरू कर दे। लेकिन वास्तव में, कुछ कंपनियों में नए अनुबंध को पंजीकृत करने की प्रक्रिया में 1.5-2 महीने लग जाते हैं। बीमा एजेंटों के लिए मोबाइल समाधान संपन्न बीमा अनुबंध के बारे में जानकारी को बीमा कंपनी के सामान्य डेटाबेस में ऑनलाइन स्थानांतरित करने की क्षमता प्रदान करते हैं, और इस प्रकार एजेंट द्वारा बीमा अनुबंध समाप्त करने के क्षण और सेवा विकल्प खोले जाने के क्षण के बीच के समय के अंतर को समाप्त करते हैं।

नई तकनीक द्वारा सेवा प्राप्त ग्राहक को महत्वपूर्ण लाभ प्राप्त होते हैं, जिसमें न केवल त्वरित कोटेशन और बिलिंग शामिल है। वास्तव में, सभी सेवा विभाग (कॉल सेंटर, तकनीकी सहायता सेवा, आदि) सिस्टम में बीमा पॉलिसी नंबर दर्ज करने में शामिल होते हैं, और जब तक नंबर दर्ज नहीं किया जाता है, तब तक ग्राहक उनके लिए मौजूद नहीं होता है। अर्थात्, वास्तव में, सेवा कार्यक्रम तभी काम करना शुरू करते हैं जब बीमाकर्ता को ऐसे ग्राहक के अस्तित्व के बारे में पता चलता है। बीमा एजेंटों के लिए मोबाइल समाधान के माध्यम से सिस्टम में अनुबंध का पंजीकरण आपको 1-2 मिनट में इस समस्या को हल करने की अनुमति देता है। उपयोग करते समय अनुबंध के पूर्ण निष्पादन का समय यह डिवाइस CASCO समझौते के लिए 6-7 मिनट और OSAGO समझौते के लिए 4-5 मिनट लगेंगे।

बीमाकर्ता, एजेंट द्वारा बेची गई पॉलिसियों के बारे में जानकारी प्राप्त करने में समय बचाने के अलावा, इस मायने में भी जीतता है कि इससे बीमा धोखाधड़ी को रोकने में मदद मिलती है: जब एजेंट पॉलिसी पर प्रीमियम प्राप्त करता है, तो ग्राहक का मानना ​​​​है कि वह बीमाकृत है, और बीमाकर्ता के पास कोई पॉलिसी नहीं है, कोई प्रीमियम नहीं है, कोई जानकारी नहीं है जब तक कि ग्राहक नुकसान के साथ उसके पास नहीं आता है। किसी वस्तु का फोटो खींचना मोबाइल उपकरणोंनियंत्रण भी बढ़ता है, क्योंकि एजेंट पहले से ही टूटी हुई कार का बीमा करने का अवसर खो देता है।

मुख्य मुद्दों में से एक सूचना की सुरक्षा भी है: सूचना दर्ज करने के चरण और उसके प्रसंस्करण के चरण दोनों में ग्राहकों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विशेष ध्यान दिया जाता है।

एक मोबाइल बीमा कार्यालय एक बीमा एजेंट को ग्राहक, उनकी सेवा से संबंधित घटनाओं, इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार को बनाए रखने और संग्रहीत करने, अनुबंध की समाप्ति तिथियों और अन्य महत्वपूर्ण घटनाओं के बारे में जानकारी सहेजने और तुरंत ढूंढने की अनुमति देता है।

बीमा कंपनी कंसेंट में, गतिविधियों का स्वचालन एक विशेष डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके आयोजित किया जाता हैडायसॉफ्ट और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस)।

बीमा अनुबंध न केवल सीधे बीमा कंपनी के कार्यालय में, बल्कि बीमा वस्तु के स्थान पर भी संपन्न होते हैं, अर्थात।बीमा एजेंट दूर से काम करता है. इसके पहुंचने के बादअनुबंध के समापन पर सहमति, बीमा पॉलिसी का इलेक्ट्रॉनिक संस्करण ईडीएमएस का उपयोग करके डायसॉफ्ट सिस्टम में दर्ज किया जाता है, और अनुबंध तुरंत पंजीकृत हो जाता है।

उदाहरण। मेरी इंटर्नशिप के दौरान, एक बीमाधारक ने चोरी और क्षति (CASCO बीमा) के जोखिमों के खिलाफ अपनी रेनॉल्ट-डस्टर कार का बीमा करने के अनुरोध के साथ कंसेंट कंपनी से संपर्क किया, मैं, एक बीमा एजेंट के साथ, उसके निवास स्थान पर उसके पास गया। एजेंट ने अपने काम में मोबाइल ऑफिस किट का उपयोग किया, जिसमें डायसॉफ्ट डेटाबेस के साथ संचार के लिए एक लैपटॉप, एक मोबाइल प्रिंटर और एक यूएसबी मॉडेम शामिल था।

बीमा प्रीमियम की गणना, आवेदन और बीमा पॉलिसी का निष्पादनमुझे कार्यक्रम 1C: बीमा में बनाया गया था। इलेक्ट्रॉनिक संस्करणदस्तावेज़ प्रधान कार्यालय को भेजे गए, अनुबंध प्रणाली में पंजीकरण के बाद, पॉलिसीधारक को मोबाइल प्रिंटर पर मुद्रित पॉलिसी प्राप्त हुई। कार का निरीक्षण करने, उसकी तस्वीर लेने और अनुबंध समाप्त करने में लगभग 20 मिनट लग गए।

अनुबंध समाप्त करने की इस पद्धति का लाभ कंपनी के डेटाबेस में बीमा पॉलिसी का तत्काल पंजीकरण है।

वैसे, कार्यक्रम 1सी: बीमा में, एक बीमा मध्यस्थ का कमीशन (उसका)। वेतन) डेटाबेस में बीमा पॉलिसी दर्ज करते समय स्वचालित रूप से गणना की जाती है।

1. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

कंपनी की वित्तीय और विश्लेषणात्मक गतिविधियों में

लागू होने के बाद, प्रत्येक अनुबंध लेखांकन सहित लेखांकन का एक उद्देश्य बन जाता है। इसमें आने वाले भुगतान (लेखा) शामिल हैं, यह उनकी प्राप्तियों (बीमा विभाग) के लिए योजना को नियंत्रित करता है, किसी बीमाकृत घटना की स्थिति में हानि निपटान विभाग के लिए इसकी शर्तें आवश्यक हैं, आदि। लेकिन, किसी न किसी तरह, दस्तावेज़ प्रवाह वित्तीय और विश्लेषणात्मक स्तर पर चला जाता है।

इसके अलावा, सामान्यीकृत रूप में यह जानकारी विभिन्न पहलुओं (ग्राहकों द्वारा, क्षेत्रों द्वारा, जिम्मेदार अधिकारियों आदि द्वारा) में गतिविधियों के परिचालन विश्लेषण के लिए कंपनी के शीर्ष प्रबंधकों के लिए रुचिकर है।

शीर्ष स्तर रणनीतिक योजना और प्रबंधन का ब्लॉक है। ये बजट बनाने, बीमा उत्पादों के संदर्भ में गतिविधियों का विश्लेषण करने और टैरिफ की गणना करने के कार्य हैं।

जब डेटाबेस में जानकारी जमा हो जाती है, तो कंपनी स्वचालन का शीर्ष स्तर शुरू हो जाता है। शीर्ष प्रबंधकों के लिए प्रबंधन लेखांकन, विश्लेषण और योजना की समस्याओं को हल करना संभव है। उदाहरण के लिए, लाभप्रदता संकेतकों की गणना प्रत्येक अनुबंध के लिए स्वचालित रूप से की जाती है (प्राप्त प्रीमियम की राशि, बीमा अधिनियमों के तहत भुगतान की राशि, पुनर्बीमा कंपनियों से प्राप्त राशि आदि)।

प्रबंधक के पास क्षेत्रीय बिक्री विभागों के लिए नियोजित वार्षिक राजस्व निर्धारित करने का अवसर है। बिक्री विभाग, बदले में, इन आंकड़ों के आधार पर अपने बीमा पोर्टफोलियो की गणना करते हैं और लाभप्रदता संकेतक प्राप्त करते हैं।

इसके अलावा, कंपनी के बजट के कार्यान्वयन की निगरानी की जाती है। इसका गठन शाखाओं और प्रभागों में होता है, समेकन और अनुमोदन के लिए प्रधान कार्यालय को जाता है।

स्वीकृत बजट निष्पादन के लिए इकाइयों को वापस लौटा दिया जाता है। बजट के कार्यान्वयन की निगरानी तथाकथित द्वारा की जाती है। प्रत्येक प्रभाग के संदर्भ में "नकद" विधि। विचलन के तथ्य को ट्रैक किया जाता है और उसका विश्लेषण किया जा सकता है।

1. वर्कफ़्लो स्वचालन

घाटे का निपटान करते समय

किसी बीमा कंपनी की मुख्य व्यवसाय प्रक्रिया किसी बीमित घटना के घटित होने के बाद घाटे का निपटान करना है। यदि हम इस प्रक्रिया की चरणों में कल्पना करें, उदाहरण के लिए, किसी वाहन को क्षति के विरुद्ध बीमा करते समय, तो हम समझ सकते हैं कि मामले को अंततः बंद करने के लिए कितने दस्तावेज़ भरने होंगे, कितने कार्यालयों से गुजरना होगा।

हम इस प्रक्रिया को चरणों के अनुक्रम के रूप में प्रस्तुत करते हैं:

• किसी बीमित घटना के घटित होने के लिए आवेदन पत्र भरना;
• सभी का बीमाधारक द्वारा प्रावधान आवश्यक दस्तावेजबीमा वस्तु के स्वामित्व के बीमाधारक/लाभार्थी के अधिकार की पुष्टि, साथ ही बीमा भुगतान प्राप्त करने का अधिकार (वाहन पासपोर्ट की प्रतियां, वाहन पंजीकरण प्रमाण पत्र, तकनीकी निरीक्षण कूपन, पावर ऑफ अटॉर्नी, संपत्ति बिक्री और खरीद समझौता, बीमा पॉलिसी की प्रतिलिपि, अगले बीमा प्रीमियम के भुगतान की रसीदें, आदि);
• क्षति की आंतरिक या स्वतंत्र जांच के लिए रेफरल;
• बीमाधारक द्वारा उस घटना के तथ्य की पुष्टि करने वाले सभी आवश्यक दस्तावेजों का प्रावधान जिसके कारण बीमाधारक की संपत्ति को नुकसान हुआ (यातायात पुलिस से प्रमाण पत्र, आंतरिक मामलों के मंत्रालय से, आपातकालीन स्थिति मंत्रालय से, चिकित्सा संस्थानों से, आदि);
• क्षति मूल्यांकन के परिणाम प्रदान करना;
• बीमा मुआवज़े के भुगतान पर, या बीमाधारक के नुकसान के निपटान की विधि पर निर्णय लेना;
• बीमा मुआवज़े का भुगतान करना, इस भुगतान का हिसाब-किताब करना, या सर्विस स्टेशनों के साथ आपसी समझौता करना और पुनर्स्थापन मरम्मत की लागत के अनुमानों पर प्रावधान/लेखा/सहमति देना;
• घाटे के निपटान हेतु मामला बंद करना।

यह क्रम अन्य प्रकार के बीमा के लिए समान है - उदाहरण के लिए, जीवन बीमा: केवल प्रदान किए गए दस्तावेजों के सेट और उन्हें प्रदान करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करने और मामले पर निर्णय लेने वाले व्यक्तियों का चक्र भिन्न होता है। हानि समायोजन प्रक्रिया आमतौर पर क्रमिक रूप से होती है।

इसके दौरान निम्नलिखित निर्णय लिए जाते हैं:

• घाटे के निपटारे के लिए मामला खुलने पर;
• क्षति की जांच पर;
• कपटपूर्ण कार्यों की संरचना के अभाव के बारे में;
• नुकसान के निपटान के लिए दस्तावेजों के प्रावधान की पूर्णता पर;
• हानि के निपटान और निपटान की विधि में सकारात्मक निर्णय पर;
• छिपी हुई क्षति (वाहन के लिए) का पता चलने पर या मरम्मत आदि की लागत में बदलाव पर क्षति की मात्रा में वृद्धि पर;
• केस बंद करने के संबंध में.

मार्ग के साथ आवेदन के प्रत्येक चरण में, पर्याप्त निर्णय लेने के लिए, क्षति पर दस्तावेजों के पूर्ण पैकेज तक पहुंच की आवश्यकता होती है, जिसमें बीमा अनुबंध / पॉलिसी की एक प्रति भी शामिल है, जिसे ग्राहक द्वारा हस्ताक्षर किए जाने के तुरंत बाद सिस्टम में प्रवेश करना चाहिए। क्योंकि बीमा कंपनीअक्सर एक भौगोलिक रूप से वितरित संरचना होती है, जो प्रदान करती है पूरा समुच्चयअनुमोदन के प्रत्येक चरण में मामले पर दस्तावेजों का विशेष महत्व है: यह आपको ग्राहक या बीमा एजेंट की ओर से धोखाधड़ी की संभावना को बाहर करने की अनुमति देता है, साथ ही मामले की शीघ्रता सुनिश्चित करता है।

बीमा कंपनी सहमति में, हानि निपटान प्रक्रिया के वर्कफ़्लो का स्वचालन निम्नानुसार होता है:

एक बीमा कंपनी विशेषज्ञ एक ग्राहक को इलेक्ट्रॉनिक कतार से कॉल करता है।

फिर पॉलिसीधारक, बीमा कंपनी के एक कर्मचारी के साथ मिलकर, एक बीमित घटना के लिए एक आवेदन भरता है, विशेषज्ञ डेटा और पूर्णता के अनुपालन के लिए प्रस्तुत दस्तावेजों की जांच करता है।इन सभी दस्तावेज़ों को स्कैन करके डेटाबेस में, क्लाइंट के फ़ोल्डर में दर्ज किया जाता है,जिसके बाद स्वीकृति प्रमाणपत्र तैयार किया जाता है- घोषित घटना पर दस्तावेजों का स्थानांतरण। इसके अलावा, वाहन के निरीक्षण के लिए एक रेफरल जारी किया जाता है और एक स्वतंत्र विशेषज्ञ कार का निरीक्षण करता है, वाहन के निरीक्षण का एक अधिनियम तैयार करता है।

सभी दस्तावेज़ पूरे होने के बाद, आप सूचना कार्यक्रमों के साथ काम करना शुरू कर सकते हैं, विशेष रूप से, आपको घोषित घटना को डायसॉफ्ट सिस्टम में पंजीकृत करने की आवश्यकता है।

डायसॉफ्ट में आवेदन का पंजीकरण पूरा करने के बाद, बीमा कंपनी का विशेषज्ञ हानि उत्पन्न करने के संदर्भ में ईडीएमएस भरने के लिए आगे बढ़ता है।

ईडीएस भरने के बाद, भुगतान मामला परीक्षा विभाग के चरण में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जहां कार की मरम्मत या बीमा मुआवजे का भुगतान करने का मुद्दा तय किया जाता है।

गठित भुगतान मामले के लिएकनेक्टेड फ़ोन नंबरग्राहक जो बीमाकृत घटना की स्थिति के बारे में एसएमएस - संदेश प्राप्त करता है।

ईडीएमएस आपको किसी विशेष हानि निपटान मामले के चरण को स्पष्ट रूप से ट्रैक करने, उन मामलों को देखने, जिनके लिए अगली स्थिति में परिवर्तन अतिदेय है, और जिम्मेदार निष्पादकों को सूचित करने की अनुमति देता है।

दावा निपटान प्रक्रिया के संचालन के लिए आवश्यक दस्तावेजों की मानक सूचियाँ भी संकलित की गई हैं। और चूंकि दस्तावेजों की स्कैन की गई प्रतियां सीधे डायसॉफ्ट डेटाबेस में रखी जाती हैं, आवेदन आयोग द्वारा विचार के लिए प्रस्तुत किए जाने के बाद, निपटान या इनकार पर निर्णय लेने के लिए सभी जानकारी उपलब्ध होती है। तदनुसार, सिस्टम आपको भुगतान के लिए आवेदन को लेखा विभाग में स्थानांतरित करने या ग्राहक को इनकार के बारे में एक नोटिस उत्पन्न करने की अनुमति देगा। प्रतिगमन प्रक्रिया को प्रारंभ करना भी संभव है।

निष्कर्ष

बीमा कंपनी सहमति में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के आयोजन की प्रणाली पर विचार करने के बाद, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन:

1. आधुनिक बीमा व्यवसाय की आवश्यकताओं को पूरा करता है और डेटा प्रोसेसिंग की गति सुनिश्चित करता है;
2. आपको बीमा कंपनी के विभिन्न विभागों के काम में तेजी लाने की अनुमति देता है;
3. आपको समय पर महत्वपूर्ण परिचालन और रणनीतिक निर्णय लेने की अनुमति देता है;
4. एजेंट को बीमा अनुबंध समाप्त करने की पूरी प्रक्रिया को दूर से पूरा करने की अनुमति देता है;
5. बीमा धोखाधड़ी की रोकथाम में योगदान देता है;
6. प्रबंधन लेखांकन, विश्लेषण और योजना की समस्याओं को हल करने में योगदान देता है;
7. आपको किसी विशेष हानि निपटान मामले के चरण को स्पष्ट रूप से ट्रैक करने, उन मामलों को देखने, जिनके लिए अगली स्थिति में परिवर्तन अतिदेय है, और जिम्मेदार निष्पादकों को सूचित करने की अनुमति देता है।

ग्रन्थसूची

1. 27 नवंबर 1992 एन 4015-1 के रूसी संघ का संघीय कानून "बीमा व्यवसाय के संगठन पर" रूसी संघ(बाद के परिवर्तनों और परिवर्धन के साथ)।
2. एर्मासोव एस.वी., एर्मासोवा एन.बी. बीमा: पाठ्यपुस्तक / एस.वी. एर्मासोव, एन.बी. एर्मासोवा। - एम।: उच्च शिक्षा, 2008. - 317पी।
3. मिखेवा ई.वी. एक अर्थशास्त्री और लेखाकार की व्यावसायिक गतिविधियों में सूचना प्रौद्योगिकी: पाठ्यपुस्तक। छात्रों के लिए भत्ता. मध्यम संस्थान. प्रो शिक्षा / ई.वी. मिखेवा, ई.यू. तारासोव। - एम।: "अकादमी", 2013. - 240 पी।
4. मिखेवा ई.वी. एक अर्थशास्त्री और लेखाकार की व्यावसायिक गतिविधियों में सूचना प्रौद्योगिकी पर कार्यशाला: पाठ्यपुस्तक। छात्रों के लिए भत्ता. मध्यम संस्थान. प्रो शिक्षा / ई.वी. मिखेवा, ई.यू. तारासोवा। - एम।: "अकादमी", 2014. - 352 पी।
5. मिखेवा ई.वी. व्यावसायिक गतिविधि में सूचना प्रौद्योगिकी: पाठ्यपुस्तक। छात्रों के लिए भत्ता. मध्यम संस्थान. प्रो शिक्षा / ई.वी. मिखेव। - एम।: "अकादमी", 2013. - 384 पी।
6. बीमा: पाठ्यपुस्तक/सं. एल.ए. ओरलान्युक-मालिट्स्काया, एस.यू. यानोवा। - एम.: युरेट पब्लिशिंग हाउस; आईडी युरेट, 2011. - 643s।
7. एससी "सहमति"। एचटीटीपी: //www.soglasie.ru
8. इलेक्ट्रॉनिक पत्रिका "बीमा धोखाधड़ी पर"http://i-news.naroad.ru/criminal.html

इवान नागोर्नोव, कंपनी विशेषज्ञडायरेक्टम-एम

उपरोक्त कठिनाइयों को दूर करने के लिए आधुनिक प्रणालियाँइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईसीएम-सिस्टम) एकीकरण और बारकोडिंग तंत्र के उपयोग की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण, उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित करने की प्रक्रिया को ठीक से व्यवस्थित करना आवश्यक है। यह आलेख पर आधारित सामग्री प्रस्तुत करता है वास्तविक अनुभवकंपनी डायरेक्टम।

नीचे मैं दस्तावेज़ दर्ज करने की प्रक्रिया को व्यवस्थित करने का एक उदाहरण दूंगा। ग्राहकों से प्राप्त सभी दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, संबंधित दस्तावेज़ों के साथ एक CASCO समझौता) एक बारकोड के साथ चिपकाए जाते हैं जिसमें एक अद्वितीय दस्तावेज़ संख्या (आईडी) और इस दस्तावेज़ का प्रकार होता है। कभी-कभी कंपनियां सरलता के लिए दस्तावेजों के सेट पर बारकोड लगाना चाहती हैं, यह भी संभव है, लेकिन फिर दस्तावेजों की पूर्णता को स्वचालित रूप से नियंत्रित करने की क्षमता गायब हो जाती है, साथ ही कागजी संग्रह से हटाए गए मूल दस्तावेजों के वास्तविक स्थान को स्वचालित रूप से ठीक करने की क्षमता गायब हो जाती है। आप दस्तावेज़ों को बारकोड से चिह्नित कर सकते हैं विभिन्न तरीके:

● दस्तावेज़ पर बारकोड वाला लेबल चिपकाना। इस मामले में, यह माना जाता है कि लेबल को लेबल प्रिंटर का उपयोग करके साइट पर मुद्रित किया जा सकता है या पूर्व-मुद्रित (रोल पर) किया जा सकता है;

● यदि दस्तावेज़ के सामने या पीछे खाली जगह है तो पारंपरिक प्रिंटर का उपयोग करके बारकोड को सीधे दस्तावेज़ों पर प्रिंट करना;

● बारकोड के साथ एक अलग शीट की छपाई;

● दस्तावेजों के एक रूप के साथ बारकोड की प्रारंभिक छपाई, जैसे, उदाहरण के लिए, एक CASCO नीति।

बीमा कंपनी की लेखा प्रणाली का एकीकरण औरईसीएम-प्रणाली अतिरिक्त लाभ प्रदान करती है।सभी दस्तावेजों को बारकोड से चिह्नित करने के बाद, बीमा कंपनियों के कर्मचारी बीमा अनुबंध या बीमाकृत घटना पर डेटा बीमा कंपनी की लेखा प्रणाली में उसी तरह दर्ज करते हैं जैसे वे हमेशा करते थे। इसके अलावा, कर्मचारी द्वारा दर्ज किए गए डेटा का हिस्सा स्वचालित रूप से बीमा दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों (ईसीएम-सिस्टम) के भंडारण प्रणाली में स्थानांतरित हो जाता है। इसके लिए केवल दो अतिरिक्त बटन प्रेस की आवश्यकता होगी: पहला - दर्ज किए गए डेटा को स्थानांतरित करना शुरू करने के लिए बीमा लेखा प्रणाली में, दूसरा - दस्तावेजों से पढ़ते समय बारकोड स्कैनर पर (बारकोड स्कैनर किराने की दुकानों में बारकोड स्कैनर के समान दिखता है)। उपरोक्त कार्रवाइयों के बाद, सभी आवश्यक डेटा बीमा दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दिखाई देता है, जिसमें बारकोड में एन्कोड किया गया एक अद्वितीय दस्तावेज़ नंबर भी शामिल है।

फिर, दस्तावेज़ स्कैनिंग स्टेशन पर, जिम्मेदार कर्मचारी दस्तावेज़ों को एक पारंपरिक स्कैनर पर स्कैन करता है जो दस्तावेज़ों को एक विशेष फ़ोल्डर में सहेजता है, जहाँ से DIRECTUM बीमा दस्तावेज़ भंडारण प्रणाली की सेवा फ़ाइलें लेती है और, उन्हें बारकोड द्वारा अलग-अलग दस्तावेज़ों में अलग करके, उन्हें संबंधित कार्डों से जोड़ देती है जो स्वचालित रूप से लेखांकन प्रणाली से भरे गए थे। इस प्रकार, मैन्युअल श्रम के उपयोग के बिना, स्कैनर से दस्तावेज़ स्वचालित रूप से कार्ड पर भरे गए विवरण के साथ बीमा दस्तावेज़ के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में प्रवेश करते हैं। इसके अलावा, दस्तावेज़ को स्कैन करने का समय\तारीख और स्कैनिंग कर्मचारी के विभाग\नाम को भी स्वचालित रूप से रिकॉर्ड किया जा सकता है।

इसके अलावा स्कैन किया गया दस्तावेज़ स्कैन किए गए दस्तावेज़ों के सत्यापन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी के पास एक विशेष फ़ोल्डर में पहुंच जाता है। सत्यापन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति स्कैन किए गए दस्तावेज़ों की गुणवत्ता की जाँच करता है, और यदि यह असंतोषजनक है, तो वह दस्तावेज़ को फिर से स्कैनिंग स्टेशन पर भेज सकता है।

उन दस्तावेजों के संग्रह में प्रवेश करना जो मूल रूप से गैर-कागज थे, उदाहरण के लिए, दुर्घटना स्थल से इलेक्ट्रॉनिक तस्वीरें, सभी कागजी दस्तावेजों को दर्ज करने के बाद "फोटो" बटन पर एक क्लिक के साथ भी किया जा सकता है। उन्हें एक बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ के रूप में सहेजा जाएगा और उनकी तुलना आसानी से की जा सकती है, उदाहरण के लिए, कार की पूर्व-बीमा तस्वीरों के साथ।

इस प्रकार, बीमा दस्तावेजों का एक संग्रह बनता है, जिसके दस्तावेज़ बीमा लेखा प्रणाली से एक बटन के क्लिक पर खोले जा सकते हैं (इसके लिए, विभिन्न एकीकरण तंत्रों का उपयोग किया जा सकता है, जैसे कॉम-ऑब्जेक्ट्स या वेब सेवाएं)। अब क्लाइंट का कोई भी दस्तावेज़ तुरंत पाया जा सकता है। यदि आवश्यक हो, तो कर्मचारियों को विभिन्न अनुस्मारक प्राप्त हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, अनुबंध की समाप्ति के बारे में, या दस्तावेजों के किसी पैकेज की अपूर्णता के बारे में। बारकोड स्कैनर का उपयोग पुरालेखपाल के लिए भी जीवन को आसान बनाता है यदि किसी कागजी संग्रह में मूल दस्तावेजों की निकासी और वापसी को रिकॉर्ड करना आवश्यक है - इसके लिए, आपको केवल जारी / लौटाए गए दस्तावेज़ के बारकोड को स्कैन करना होगा और यह बताना होगा कि यह किसे जारी किया गया है और किस हद तक है।

कंपनी के पास बीमा दस्तावेज़ीकरण का एक सुविधाजनक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह होने के बाद, आप पहले से ही विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के बारे में सोच सकते हैं, उदाहरण के लिए, दावा निपटान। इस मामले में, हानि निपटान प्रक्रिया प्रबंधकों और कर्मचारियों और, तदनुसार, ग्राहकों के लिए पारदर्शी होगी, यानी यह देखना संभव होगा कि ग्राहक के आवेदन पर विचार करने की प्रक्रिया कौन और किस चरण में है। अनुमोदन प्रक्रिया में "स्थायी समकक्षों" को शामिल करना संभव है, जैसे स्वतंत्र विशेषज्ञ और मरम्मत और रखरखाव स्टेशन, उन्हें वेब इंटरफेस के माध्यम से दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करके, या उन्हें एक विशेष पोर्टल पर अपलोड करके। आँकड़े एकत्र करने और इन आँकड़ों के आधार पर नियंत्रण कार्रवाई करने आदि के लिए विशिष्ट क्षति का एक रजिस्टर बनाए रखना भी संभव है। सिस्टम का आगे का विकास न केवल दस्तावेजों का संग्रह हो सकता है, बल्कि विभिन्न बीमाकृत घटनाओं के विश्लेषण के लिए "मामलों" का भी हो सकता है।