De viktigaste stadierna av förberedelser och deltagande av företaget i mässor (utställningar)

Ett företags deltagande i en viss mässa eller utställning kräver vissa kostnader och kan i slutändan ge inte bara ett positivt resultat, utan också ge vissa förluster, eller till och med skapa en negativ uppfattning om företaget och dess produkt. För att förhindra att det senare inträffar är det nödvändigt att noggrant motivera ett antal förvaltningsbeslut, vars genomförande bör säkerställa ett effektivt deltagande i arbetet med varje specifik mässa eller utställning.

Först och främst är det nödvändigt att hitta välgrundade lösningar på följande huvudproblem:

Bestäm genomförbarheten av företagets deltagande i en specifik mässa eller utställning;

Förse utbildning av hög kvalitet att delta i den valda mässan eller utställningen;

Organisera mäss- eller utställningspersonalens arbete på rätt nivå;

Sammanfatta resultaten av deltagande i ett specifikt evenemang och utveckla lämpliga marknadsföringslösningar.

Generellt sett kan förberedelser och deltagande i mässor och utställningar representeras som en process som innefattar följande steg (fig. 9.1).

Ris. 9.1. De viktigaste stadierna av förberedelser och deltagande av företaget i mässor (utställningar)

Skede fatta beslut om företagets deltagande i mässan (utställningen)är uppdelad i följande steg :

1. Fastställande av målen för företagets deltagande i mässan (utställningen).

Grundläggande syfte deltagande av ett företag i arbetet med en mässa (utställning) är att säkerställa effektiv företagande verksamhet i längden. Detta mål och dess uppnående bör underordnas mål på lägre nivå, särskilt målet att implementera marknadsföringsmixen.

2. Välja en utställning (mässa) där företaget ska delta.

För att välja rätt mässa (utställning) för deltagande bör ett företag genomföra marknadsundersökningar.

3. Att välja sätt att delta i mässan (utställningen).

Det finns följande formulär deltagande i utställningen (mässan):

Individuellt deltagande i en personlig monter;

Gemensamt deltagande i en kollektiv monter;

Affärsresa.

4. Fastställande av medel för deltagande i mässan (utställning).

De medel som företaget avsätter för deltagande i en viss mässa eller utställning måste vara motiverade och tillräckliga för att uppnå de angivna målen.

På förberedelsestadiet det är nödvändigt att upprätta en arbetsplan som definierar alla typer av aktiviteter i en tydlig tidssekvens och med hänsyn till tiden för genomförandet. Det är också nödvändigt att informera organisationskommittén för utställningen (mässan) om företagets deltagande i den genom att lämna in en lämplig ansökan

Stadium för deltagande i mässan (utställning)är den mest intensiva och ansvarsfulla perioden.

En speciell roll för att säkerställa framgången för ett företags deltagande i en mässa (utställning) tillhör monter- och monterpersonalen.

Stå - Detta är en miniatyrbild av det utställande företaget.

Stativet har tre funktionella delar:

- utställningsområde;

Platser för förhandlingar;

Tvättstugor.

Följande särskiljs: typer av stativ:

A) står belägna i inomhus:

Stå på rad;

Hörnstativ;

Huvudstativ;

Blockstativ;

b) står belägna i det fria.

Standister – Det är anställda som arbetar i det offentliga utställningsområdet, vid företagets monter.

På steg för att summera resultaten av deltagandet i mässan (utställning) företaget bestämmer dess effektivitet.

Main orsaker till misslyckat deltagande i arbetet med enskilda aktiviteter är:

Målen för företagens deltagande i mässan eller utställningen är inte tydligt formulerade. Detta är typiskt för cirka 40 % av utställande företag;

Företagets utställning presenteras och utformas inte på rätt nivå;

Potentiella besökare på mässan eller utställningen kände inte till företagets deltagande i detta evenemang. Cirka 80 % av de utställande företagen marknadsför inte sin utställning innan mässan eller utställningen börjar;

Personalen på utställande företag är inte utbildad på rätt nivå. Som studier visar, utbildar inte mer än hälften av alla utställare personal som arbetar på mässor eller utställningar;

Under mässor eller utställningar ägnas inte tillräcklig uppmärksamhet åt marknadsundersökningar av befintliga problem;

Analysen av ett företags deltagande i arbetet på varje specifik mässa eller utställning är inte tillräckligt underbyggd. Samtidigt visar pågående forskning att endast vart femte företag använder resultaten av en sådan analys i sitt efterföljande arbete.

Arbetsarbete på utställningen lediga jobb arbete på utställningen i Moskva. Lediga jobb på utställningen från en direkt arbetsgivare i Moskva platsannonser arbete på utställningen Moskva, lediga tjänster av rekryteringsbyråer i Moskva, söker arbete arbete på utställningen genom rekryteringsbyråer och från direkta arbetsgivare, lediga jobb på utställningen med och utan arbete erfarenhet. Webbplats för annonser om deltidsarbete och arbete Avito Moskva lediga jobb arbetar på en utställning från direkta arbetsgivare.

Arbete i Moskva arbete på utställningen

Webbplats arbete Avito Moskva arbete färska lediga jobb arbetar på utställningen. På vår hemsida kan du hitta högbetalda arbeten som arbetar på en utställning. Sök jobb på en utställning i Moskva, se lediga jobb på vår jobbsajt - samla in lediga jobb i Moskva.

Avito lediga jobb Moskva

Jobb, arbete på en utställning på webbplatsen i Moskva, lediga tjänster, arbete på en utställning från direkta arbetsgivare i Moskva. Jobb i Moskva utan arbetserfarenhet och högt betalda med arbetslivserfarenhet. Lediga jobb på mässan för kvinnor.

För att göra deltagandet i utställningen (rättvist) mer effektiva medel marknadskommunikation måste företaget noggrant planera sitt deltagande och sitt arbete i mässevenemang.

Processen för ett företags deltagande i utställningar kan delas in i ett antal inbördes relaterade och beroende av varandra.

1. Att fatta ett grundläggande beslut att delta i mässevenemang tyder i sig på att företaget har nått en viss nivå inom sitt verksamhetsområde. Detta beror främst på att utställningen är en plats för att visa upp bästa praxis. Det är osannolikt att hjälpa ett företag som erbjuder föråldrade produkter av låg kvalitet. Samtidigt kräver deltagandet i utställningen betydande investeringar, vilket inte alla företag har råd med.

2. Utställningsaktiviteter måste tydligt definieras av behovet av att uppnå företagets huvudsakliga marknadsföringsmål. Dessa kan inkludera:

presentation av företaget och dess produkter;

studie av försäljningsmarknader;

söka efter nya marknader;

utöka antalet kunder;

introduktion av en ny produkt på marknaden;

fastställa eventuell efterfrågan på en ny produkt;

söka efter nya affärspartners;

studera konkurrenters erbjudanden;

positionera dina produkter i förhållande till konkurrenternas tjänster;

bildandet av en gynnsam bild av företaget;

direktförsäljning av produkter och ingående av avtal./1/

3. För att uppnå dessa och andra möjliga mål är valet av en specifik utställning som företaget ska delta i avgörande. Att göra detta val är ganska svårt, om inte annat för att ett stort antal utställningsevenemang hålls årligen. En effektiv lösning på detta problem underlättas av en grundlig analys utifrån företagets intressen och kapacitet av följande aspekter:

numerisk och kvalitativ sammansättning av deltagare och besökare;

nivå affärsverksamhet(antal och total volym av slutna kontrakt) vid den senaste utställningen. I detta fall är det nödvändigt att ta hänsyn till möjliga avsiktliga och oavsiktliga förvrängningar av publicerade data;

möjligheten att tillhandahålla utställningsutrymme och tjänster;

villkor för deltagande i utställningen;

utveckla ett utkast till uppskattning för företagets deltagande i utställningen och studera om kostnaderna motsvarar företagets kapacitet;

den slutliga lösningen på frågan: deltagande i vilken utställning som är mest effektiv för att uppnå dina mål. /1/

4. Efter att valet gjorts till förmån för en specifik utställning, börjar förberedelse- och organisationsperioden. Först och främst informerar reseföretaget utställningsorganisationskommittén om sitt deltagande i den genom att skicka in en lämplig ansökan. Parallellt med detta löses ett antal organisatoriska frågor, såsom:

utveckling av konceptet och omfattningen av företagets deltagande i utställningen;

sammanställa en lista över utställda produkter;

urval och utbildning av personal (reklam, service, monterpersonal, översättare);

val av en möjlig mellanhand (agent) som tillhandahåller tjänster för att säkerställa deltagande i utställningen;

bestämma storleken på det nödvändiga utställningsutrymmet och volymen av olika material och finansiella resurser;

utveckling av en tematisk plan för utställningen (monter);

ingå ett avtal med organisationskommittén, överföra planen för mässmontern till den samt en beställning av nödvändig utrustning och tjänster./1/

Efter att ha löst dessa problem blir det möjligt att ta fram en slutlig uppskattning för företagets deltagande i mässan. I genomsnitt uppgår stora företags utgifter för deltagande i mässevenemang till 15-30% av alla medel som spenderas på marknadskommunikation. En typisk kostnadsstruktur för ett företags deltagande i en utställning är följande.

5. Efter den officiella invigningen av utställningen börjar det mest intensiva och viktigaste skedet - arbetet under dess funktion. En speciell roll för att säkerställa framgång i utställningsverksamheten tillhör monterpersonalen - anställda som arbetar i det offentliga utställningsområdet, vid företagets monter. Det är lämpligt att chefen för marknadsavdelningen eller företaget är närvarande i montern under mässan. Vanligtvis blir det känt i förväg (en dag eller två i förväg) att utställningen kommer att besökas av högt uppsatta gäster, utländska delegationer, representanter för press eller tv (du kan kolla med utställningsorganisationskommittén om detta). På sådana dagar kan närvaron av en chef i montern underlätta ingående av kontrakt och bevakning av företagets verksamhet i pressen eller på tv. Chefen ska inte ge ”värdefulla” instruktioner till monterpersonalen i närvaro av besökare, det är också oacceptabelt att hålla möten om att förbättra arbetet i montern i närvaro av besökare. Det bästa en chef kan göra är att observera och dra de rätta slutsatserna: hur mycket utställningsyta behövs egentligen för utställningar av den här typen, vilka tjänster som efterfrågas mest, hur man organiserar arbetet i montern nästa gång. Dessutom kan företagets chef besöka andra mässmontrar. Detta kommer att hjälpa till att fånga trender i utvecklingen av marknadsförhållanden, utvärdera konkurrenternas aktiviteter och klargöra din egen position och företagets position.

6. Efter avslutad utställning och demontering av utställningen ska en analys av resultatet av företagets deltagande i utställningen utföras.

Resultatet av utställningen kan delas in i 2 grupper:

organisatorisk och kommersiell./1/

Vid genomförande av organisatoriska resultat kan en journal som förs under förberedelser och drift av utställningen vara till stor hjälp. Denna analys kan avsevärt underlättas av svar på frågor från alla som är inblandade i förberedelserna och genomförandet av utställningen:

Var den valda platsen för montern framgångsrik?

Motsvarade monterytan antalet utställningar och arbetsuppgifterna?

Vilka besvär upplevde du när du arbetade?

Vad behövde du beställa från organisationskommittén bland ytterligare tjänster och utrustning?

Vilka tjänster och utrustning skulle du klara dig utan? /1/

Listan över sådana frågor kan fortsätta beroende på detaljerna för utställningen, syftena med deltagande i den, egenskaperna hos de produkter som erbjuds etc.

Kommersiella resultat avser objektiva indikatorer (antal besökare som besökte företagets utställning; volymen av ingångna kontrakt; antalet distribuerade reklaminformationsmaterial etc.).

Ett turistföretags deltagande i utställningar kan delas in i ett antal inbördes relaterade och beroende av varandra:

• 1. Att fatta ett grundläggande beslut om deltagande i utställningsevenemang.
• 2. Fastställande av målen för företagets deltagande i utställningsevenemang.
• 3. Välja en specifik utställning där företaget ska delta.
• 4. Förberedelse- och organisationsperiod.
• 5. Arbeta under utställningens gång.
• 6. Analys av resultatet av företagets deltagande i mässan.

Att fatta ett grundläggande beslut att delta i mässevenemang tyder i sig på att reseföretaget har uppnått, en viss nivå inom sitt verksamhetsområde. Detta beror främst på att utställningen är en plats för att visa upp bästa praxis. Det är osannolikt att det hjälper ett företag som erbjuder föråldrade turistprodukter av låg kvalitet. Samtidigt kräver deltagandet i utställningen betydande investeringar, vilket inte alla turistföretag har råd med.

Utställningsaktiviteter måste tydligt definieras av behovet av att uppnå turistföretagets huvudsakliga marknadsföringsmål. Dessa kan inkludera:

• *representation av företaget och dess produkter;
• *studie av försäljningsmarknader;
• *sök efter nya marknader;
• *Utöka antalet kunder;
• *introduktion av en ny produkt på marknaden;
• * fastställande av eventuell efterfrågan på en ny produkt;
• *söka efter nya affärspartners;
• *studera konkurrenternas erbjudanden;
• * positionera dina produkter i förhållande till konkurrenterna;
• *bildning av en gynnsam image av företaget;
• *direktförsäljning av produkter och ingående av avtal.

För att uppnå det önskade resultatet är det nödvändigt, parallellt med att definiera mål, att fastställa parametrarna för var och en av dem separat, nämligen:

• *innehåll (till exempel enkel bekantskap eller direkt ingående av ett avtal);
• *skala (önskad grad av dess genomförande, till exempel en ökning av kontakter med nya besökare med 25 % jämfört med tidigare deltagande);
• *handlingens varaktighet (period under vilken målet måste uppnås).

Ett sådant förtydligande av varje mål hjälper till att specificera medlen för att uppnå det och underlättar också övervakningen av resultaten av turistföretagets deltagande i utställningen.

För att uppnå dessa och andra möjliga mål är det avgörande valet av en specifik utställning där reseföretaget ska delta. Att göra detta val är inte lätt, om inte annat för att ett stort antal utställningsevenemang hålls årligen. En effektiv lösning på detta problem underlättas av en grundlig analys utifrån turistföretagets intressen och kapacitet under följande omständigheter:

• *tid och plats för utställningen;
• *utställningens auktoritet;
• *numerisk och kvalitativ sammansättning av deltagare och besökare;
• *Nivå av affärsverksamhet (antal och total volym av ingångna kontrakt) vid den senaste mässan. I detta fall är det nödvändigt att ta hänsyn till möjliga avsiktliga och oavsiktliga förvrängningar av publicerade data;
• *möjlighet att tillhandahålla utställningsutrymme och tjänster;
• *villkor för deltagande i utställningen;
• * att ta fram ett utkast till uppskattning för företagets deltagande i mässan och studera om kostnaderna motsvarar företagets förmåga.

Analys av dessa omständigheter leder till ett slutgiltigt beslut om vilken utställningsdeltagande som är mest effektiv för att uppnå dina mål.

Företaget kan delta i mässor och utställningar och andra liknande evenemang olika sätt: nationellt eller internationellt, som enskild utställare eller som en del av ett gruppdeltagande (till exempel en kollektiv nationell monter). Metoderna för förberedelse, organisation, kostnadsbudget och ofta det slutliga resultatet beror på metoden för deltagande.

Erfarenheten visar att på utländska utställningar och mässor är det mest effektiva arbetet på kollektiva nationella montrar, som maximalt attraherar potentiella partners och kunder. Det är mer rationellt att arbeta med arrangörer av enhetliga utställningar, som förhandlar med arrangörerna, skaffar informationsmaterial från preliminära kataloger, etc.

På de flesta utställningar är minimimonterarean 9-12 m2 och för fullvärdigt arbete räcker det med 4-6 m2, som endast kan beställas i en kollektiv monter. I det här fallet tar det konsoliderande företaget på sig risken och kostnaderna för att organisera förskottsbetalning för utställningsutrymmen, vilket befriar utställande företag från detta. Det är också viktigt att utställningsföretaget organiserar förberedelser inför sina utställares arbete inför mässan. Därför lägger inte deltagare i en kollektiv monter ytterligare kraft på förberedande arbete.

Trots de allvarliga fördelarna med kollektivt deltagande i utställningar har det för ett visst turistföretag ett antal negativa aspekter, de viktigaste är:

• *otillräcklig manifestation av utställarens individualitet;
• *försvagad ansvarskänsla (ofullständig förberedelse);
• *avslappnande effekt på utvecklingen av initiativ för eget deltagande i framtiden;
• *otillräcklig ackumulering av organisatorisk erfarenhet av deltagande i utställningsevenemang.

Men oavsett de positiva och negativa aspekterna råder det ingen tvekan om det betydande bidraget från kollektiva nationella montrar (förutsatt att de är professionellt organiserade) för att främja den nationella turismprodukten och höja bilden av landet.

När valet har gjorts till förmån för en specifik utställning börjar förberedelse- och organisationsperioden. Först och främst skickar reseföretaget in en lämplig ansökan och informerar därigenom utställningsorganisationskommittén om sitt deltagande i den. Parallellt med detta löses ett antal organisatoriska frågor:

• *utveckling av konceptet och omfattningen av företagets deltagande i utställningen;
• *sammanställa en lista över utställda produkter;
• *val och utbildning av personal (kommersiell, service, monterpersonal, översättare);
• *utveckling av planer för kommersiellt arbete, reklam och protokollhändelser;
• *val av en möjlig mellanhand (agent) som tillhandahåller tjänster för att säkerställa deltagande i utställningen;
• *bestämma storleken på det nödvändiga utställningsutrymmet och volymen av olika material och finansiella resurser;
• *val och produktion av reklam- och informationsmaterial;
• *utveckling av en tematisk plan för utställningen (monter);
• *sluta ett avtal med organisationskommittén, överföra till den en plan över mässmontern och en beställning av nödvändig utrustning och tjänster.

Efter att ha löst dessa problem blir det möjligt att ta fram en slutlig uppskattning för företagets deltagande i mässan. I genomsnitt uppgår stora företags utgifter för deltagande i mässevenemang till 15-30 % av alla medel som spenderas på marknadskommunikation. En typisk kostnadsstruktur för ett företags deltagande i en utställning ser ut ungefär så här:

På förberedelsestadiet stor betydelse ges till deltagande reklam, som ger:

• *inkludering av företaget i den officiella katalogen för utställningen (mässan), för vilken det är nödvändigt att fylla i en speciell ansökan i tid;
• *publikationer i tidskrifter riktade till målgrupper av besökare;
• *utdelning av fax och brev med inbjudan att besöka montern till företag som reseföretaget är intresserad av kontakter med.

Ett positivt intryck görs genom att skicka individuella inbjudningar eller personliga inbjudningskort till partners och intresserade kunder. Man måste vara noga med att skriva namn, titlar och adresser på de inbjudna. Om gästerna inkluderar tjänstemän, är det lämpligt att åtfölja inbjudan med ett separat brev. Särskilt värderas inträdeskort till utställare av mässförvaltningen. Detta förklaras inte bara av det faktum att de som tar emot dem är befriade från entréavgiften, utan också av det faktum att den motsvarande gesten från utställaren som skickade passet betraktas av gästerna som ett tecken på särskild uppmärksamhet mot dem.

Det är lika viktigt att i förväg planera dina egna presentationer, presskonferenser och rundabordssamtal, inklusive dem i programmet för parallella evenemang i utställningen.

Med tanke på att förberedelseförfarandet för utställningen tar en betydande period (från 20 till 52 veckor), är det absolut nödvändigt att utveckla ett schema för aktiviteter med en tydlig definition av deadlines.

Utan sådana scheman är det omöjligt att samordna enskilda åtgärder, övervaka deras genomförande och i tid göra nödvändiga ändringar.

Efter den officiella invigningen av utställningen börjar det mest intensiva och viktigaste skedet - arbetet under dess funktion. En speciell roll för att säkerställa framgång i utställningsverksamheten tillhör monterpersonal - anställda som arbetar i det offentliga utställningsområdet, vid företagets monter (för mer information, se avsnitt 9.4). Det händer att en specialist tilldelas att arbeta i montern. Sådana besparingar har en kostnad: när han väl går arbetsplats som potentiella kunder och affärspartners passerar - till en konkurrent. Minst två specialister måste arbeta i montern. Den andra ytterligheten är när flera personer från ett företag kommer till utställningen, vars arbete inte är planerat eller organiserat i förväg.

Det är tillrådligt att chefen för ett reseföretag är närvarande i montern under mässan. Om närvaro inte är möjlig under hela arbetsdagen, rekommenderas att lägga upp ett schema över arbetsdagar och timmar för chefer i montern.

Vanligtvis blir det känt i förväg (en dag eller två i förväg) att utställningen kommer att besökas av högt uppsatta gäster, utländska delegationer, representanter för press eller tv (du kan kolla med utställningsorganisationskommittén om detta). På sådana dagar kan närvaron av en chef i montern bidra till ingående av lukrativa kontrakt, bevakning av företagets verksamhet i pressen eller på tv.

Chefen ska inte skälla ut eller ge värdesaker i närvaro av besökare. instruktioner till monteroperatörer är det också oacceptabelt att hålla möten om att förbättra arbetet i montern under mässan, i närvaro av besökare.

Det bästa en chef kan göra är att observera och dra de rätta slutsatserna: hur mycket utställningsyta behövs egentligen för utställningar av denna typ, vilka tjänster som efterfrågas mest, hur man organiserar arbetet i montern nästa gång, vilken specialist är mest lämplig att arbeta under utställningen.

Dessutom kan chefen för ett reseföretag besöka andra mässmontrar. Detta kommer att hjälpa till att fånga trender i utvecklingen av marknadsförhållanden, utvärdera konkurrenternas aktiviteter och klargöra din egen position och företagets position.

Efter avslutad utställning och demontering av utställningen ska en analys av resultatet av företagets deltagande i utställningen genomföras.

Resultaten av utställningen kan delas in i två grupper:

• *organisatorisk;
• *kommersiell.

När man summerar organisatoriska resultat kan en journal vara till stor hjälp, som rekommenderas att föras under förberedelser och drift av utställningen. Denna analys kan avsevärt underlättas av svaren från alla som är inblandade i förberedelserna och genomförandet av utställningen på följande frågor:

• *Valdes monterplatsen och layouten framgångsrikt?
• *Motsvarade monterytan antalet utställningar och arbetsuppgifterna?
• *Vilka olägenheter stötte du på under arbetet?
• *Vilka tjänster och utrustning borde ha beställts extra från organisationskommittén?
• *Vilka tjänster och utrustning skulle du klara dig utan?

Listan över sådana frågor kan fortsätta beroende på detaljerna för utställningen, syftena med deltagande i den, egenskaperna hos de produkter som erbjuds etc.

Kommersiella resultat avser objektiva indikatorer (antal besökare som besökte företagets utställning; volymen av ingångna kontrakt; antalet distribuerade reklam- och informationsmaterial etc.).

Genom att sammanfatta organisatoriska och kommersiella resultat kan vi dra vissa slutsatser om effektiviteten av deltagandet i utställningen. Tyvärr finns det ingen metod för att mäta resultat som gäller alla fall av deltagande och som dessutom åtnjuter universell acceptans. Det går endast att fastställa i vilken grad varje deltagandemål har uppnåtts individuellt.

Ett av de vanligaste misstagen när man summerar resultatet av deltagandet i en utställning är att utställare drar slutsatser direkt efter utställningens stängning. Därmed bortser man från möjligheten att sluta så kallade efterutställningsavtal. Utställningen? lever? det är många månader efter dess stängning, under vilken tid en till en början till synes mindre kontakt kan utvecklas till en storskalig kommersiell relation, och vice versa.

En otillfredsställande grad av måluppfyllelse bör inte vara en anledning till besvikelse, utan en startramp för en fördjupad studie av orsakerna och tillstånden som orsakade det.

För att göra deltagandet i utställningen till det mest effektiva sättet för marknadskommunikation måste ett reseföretag planera sitt deltagande och arbeta på evenemanget med särskild omsorg.

Ett turistföretags deltagande i utställningen kan delas in i flera inbördes relaterade och beroende av varandra:

Att fatta ett grundläggande beslut om deltagande i utställningsevenemang

Fastställande av målen för deltagande i utställningen

Välja en specifik utställning

Förberedelse- och organisationsperiod

Arbete under utställningen

Analys av resultatet av företagets deltagande i utställningen

Med ett positivt svar på frågan om man ska delta eller inte delta i evenemanget, börjar företagets deltagande i utställningsprocessen. Ett felaktigt beslut förutbestämmer ofta misslyckanden, trots personalens mycket professionella arbete. För att undvika detta bör du: för det första tydligt veta vad du kan få ut av exponeringen; för det andra, analysera i detalj både de yttre och interna förhållandena.

Att fatta ett grundläggande beslut att delta i utställningen i sig indikerar att företaget har nått en viss nivå inom sitt verksamhetsområde; dessutom kräver deltagande i utställningen investeringar av betydande medel, som inte alla turistföretag har råd med.

Företagets aktiviteter på mässan måste tydligt definieras av behovet av att uppnå de huvudsakliga marknadsföringsmålen, vilket kan inkludera:

Presentation av företaget och dess produkter

Förmåga att nå målgrupp

Öka medvetenheten om befintliga och potentiella konsumenter

Identifiera och stimulera kundernas behov.

Att utöka antalet kunder

Studerar försäljningsmarknader och söker nya marknader

Introduktion av en ny produkt på marknaden och fastställande av eventuell efterfrågan på den nya produkten

Sök efter nya affärspartners

Studerar konkurrenternas erbjudanden

Positionera dina produkter i förhållande till konkurrenterna

Bildandet av en positiv bild av företaget

Direktförsäljning av produkter och ingående av avtal

För att uppnå det önskade resultatet för vart och ett av målen är det nödvändigt att ställa in skalan, d.v.s. den önskade graden av målimplementering (till exempel: en ökning av kontakter med nya besökare med 25 % jämfört med föregående evenemang), samt målets varaktighet - den period under vilken målet ska uppnås.

Att tydliggöra målet hjälper till att specificera medlen för att uppnå det och gör det lättare att kontrollera resultatet av deltagandet i utställningen.

Marknadsanalys inkluderar följande parametrar:

kvalitet och volymer av produkter;

tillgång till medel och lämpliga mänskliga resurser;

förmågan att tillhandahålla det nödvändiga utställningsutrymmet;

huvudkonkurrenternas beteende;

politiska och ekonomiska situationen m.m.

Samtidigt bestäms ett positivt svar på frågan om man ska delta eller inte alls av två faktorer: exponentialiteten (trenden med deltagande i utställningar och mässor) hos företag i branschen där ditt företag verkar ( till exempel är råvaruföretag inte särskilt exponentiella) och konkurrenternas utställningsverksamhet.

För att välja ett specifikt utställningsevenemang, vars deltagande är mest effektivt för att uppnå tidigare definierade marknadsföringsmål, är det nödvändigt att genomföra en grundlig analys utifrån företagets intressen och kapacitet under följande omständigheter:

Tid och plats för utställningen

Numerisk och kvalitativ sammansättning av deltagare och besökare

Nivå på affärsaktivitet (antal och total volym av ingångna kontrakt) vid den senaste utställningen

Möjligheter att tillhandahålla utställningslokaler och tjänster

Villkor för deltagande i utställningen

Överensstämmelse med de förväntade kostnaderna för deltagande i denna utställning med företagets kapacitet

Erfarenheten visar att inte alla våra entreprenörer har utvecklat den korrekta hierarkin av dessa kriterier för att bedöma de exponentiella möjligheterna för en utställning (mässa). Många av dem handlar i första hand om frågor om kostnader för deltagande eller prestige, medan dessa är sekundära.

Konsumentorientering förutsätter att den huvudsakliga informationen som behöver erhållas om den kommande utställningen är kvalitativ och kvantitativ information om besökare, samt utställare (bland annat bör särskild uppmärksamhet ägnas konkurrerande företag)

Dessa uppgifter behöver den mest noggranna verifieringen, eftersom det finns en mycket stor sannolikhet att arrangörerna kommer att försöka släppa önsketänkande. För att undvika detta bör du samla in så mycket som möjligt fullständig information om arrangörerna (särskilt om evenemanget hålls för första gången) och dynamiken i utvecklingen av själva utställningen (till exempel om antalet deltagare växer eller inte från år till år).

Många företag deltar i utställningar, som de säger, "i farten" (igår fick jag en inbjudan via fax - idag är jag redan på utställningen). Detta leder naturligtvis till alla möjliga "punkteringar".

En plan för deltagande i utställningar måste utarbetas av reklamavdelningen (eller annan avdelning som ansvarar för denna arbetssektor) under minst ett år. Och förberedelserna för huvudevenemangen, där det är omöjligt att inte delta, bör genomföras i förväg och systematiskt. (Undantaget här kan vara nya utställningar.)

Metoder för förberedelser, organisation, utgiftsbudget och ofta det slutliga resultatet av deltagandet i utställningen beror på metoden eller formen för deltagande: ett turistföretag kan agera som en oberoende utställare eller som en del av gruppdeltagande.

Erfarenheten visar att på utländska utställningar och mässor är gruppdeltagandet mest effektivt, d.v.s. arbeta på kollektiva nationella montrar som maximalt drar till sig uppmärksamhet från potentiella partners och kunder.

Att arbeta i en kollektiv monter befriar utställande företag från en del av det förberedande arbetet, eftersom arrangören av en enskild utställning - ett konsoliderande företag - tar på sig förhandlingar med utställningsarrangörerna, skaffar informationsmaterial, preliminära kataloger samt risker och kostnader att organisera förskottsbetalning för utställningsutrymmet.

Trots de allvarliga fördelarna med kollektivt deltagande i utställningar har det för ett visst reseföretag också ett antal negativa aspekter:

Otillräcklig manifestation av utställarens individualitet

Att försvaga känslan av personligt ansvar för resultatet av utställningen för företaget

Otillräcklig ackumulering av organisatorisk erfarenhet av deltagande i utställningar och försvagning av eget initiativ

Innan du bestämmer dig för formen för deltagande i ett utställningsevenemang är det därför nödvändigt att noggrant väga alla för- och nackdelar för företaget, med hänsyn till den specifika situationen.

Det råder dock ingen tvekan om det betydande bidraget från kollektiva nationella montrar för att främja den nationella turismprodukten och för att höja bilden av landet/regionen/destinationen, förutsatt att arbetet i dessa montrar är professionellt organiserat.

Efter att ha identifierat en specifik utställning påbörjar företaget organisatoriska och förberedande aktiviteter, som förutom att lämna in en ansökan om deltagande i utställningen inkluderar att lösa följande organisatoriska frågor:

Utveckling av konceptet och omfattningen av företagets deltagande i utställningen

Sammanställning av en lista över utställda produkter

Urval och utbildning av handels- och servicepersonal, monterpersonal, översättare m.m.

Bestämma storleken på det erforderliga utställningsutrymmet och volymen av olika materiella och ekonomiska resurser

Utveckling av en tematisk plan för utställningen - d.v.s. utställningsmonter

Ingå ett avtal med mässorganisationskommittén och överföra till den en plan över mässmontern och en beställning av nödvändig utrustning och tjänster.

Efter att ha löst ovanstående frågor blir det möjligt att ta fram en slutlig uppskattning för företagets deltagande i utställningen. I genomsnitt uppgår utgifterna för stora företag för deltagande i utställningsevenemang till 15 - 30% av alla medel som allokeras för reklam och marknadskommunikation. En typisk kostnadsstruktur för deltagande i utställningen visas i fig. 2.

Ris. 2.

I det förberedande skedet läggs stor vikt vid reklammedverkan, vilket inkluderar aktiviteter som:

Införande av ett företag i den officiella katalogen för en utställning/mässa - för detta ändamål måste en särskild ansökan lämnas in

Publikationer i tidskrifter riktade till målgrupper av besökare

Distribution av individuella inbjudningar och personliga inbjudningskort till partners och intresserade kunder. Inträdeskort som utställarna tillhandahåller av utställningsadministrationen ger ett särskilt gynnsamt intryck som ett tecken på särskild uppmärksamhet till gästerna

Det är lika viktigt att i förväg planera dina egna presentationer, presskonferenser och rundabordssamtal, inklusive dem i programmet för parallella evenemang i utställningen.

Med tanke på att förberedelseförfarandet för utställningen tar en betydande period - från 20 till 52 veckor, är det extremt viktigt att utveckla ett schema för aktiviteter med en tydlig definition av tidpunkten för varje evenemang. Sådana scheman är oumbärliga för att säkerställa samordningen av individuella åtgärder, övervaka deras genomförande och snabba förändringar, vilket blir omöjligt om alla förberedelser för utställningen lämnas till sista minuten.

Efter den officiella invigningen av utställningen börjar det viktigaste och mest intensiva skedet - själva arbetet under utställningens funktion. En exklusiv roll för att säkerställa framgång i utställningsverksamheten tillhör monterpersonalen - anställda som arbetar i det offentliga utställningsområdet, vid företagets monter. Reseföretagets personal och chefers arbete vid utställningen diskuteras närmare i de följande styckena.