Sənədləri, təqdimatları və ya kitabları yoxlayarkən gizli və şəxsi məlumatların silinməsi. Excel, PowerPoint və Word üçün yeni Document Inspector xüsusiyyətləri

Şübhə yoxdur ki, məxfi, məxfi məlumatların qorunması lazımdır. Bəşəriyyət bütün mövcudluğu boyu icad etmişdir müxtəlif yollarla, bu məlumatlara, həmçinin şifrələmə sistemlərinə girişin qarşısını ala və ya ən azı əhəmiyyətli dərəcədə çətinləşdirə bilər. 20-ci əsrdə məlumat toplamaq, saxlamaq və ötürmək üçün yeni rəqəmsal texnologiyalar meydana çıxdı. Kompüter sistemləri məlumatı daxil etməyi, redaktə etməyi, orfoqrafiya və orfoqrafiyanı yoxlamağı, məlumatı çevirməyi və ötürməyi mümkün etmişdir elektron formatda, demək olar ki, bütün kompüterlər üçün başa düşüləndir. Bu andan etibarən məxfilik və şəxsi məlumatların qorunması problemləri xüsusilə aktuallaşır. Hakerlər, sənaye casusları, rəqiblər və digər bədxahlar daim fiziki şəxslərin və şirkətlərin məlumatlarına çıxış əldə etmək üçün yeni üsullar inkişaf etdirirlər.

Bu gün bazarda olan əksər proqram məhsulları istifadəçinin qarşılıqlı əlaqədə olduğu və mübadilə etdiyi eyni fayllarda metadata adlanan məlumatları saxlayır və istifadəçi tərəfindən faylların redaktə tarixini saxlamaq və fayllardan məlumatların axtarışına və əldə edilməsinə kömək etmək üçün istifadə olunur. Metadatanın tipik nümunələri onun müəllifinin adı və soyadı, şirkət məlumatları, kompüterin adı, sənədin versiya dəstəyi, sənədlə birlikdə saxlanılan müxtəlif gizli məlumatlar və s. Bu metadata həmçinin əvvəlcədən müəyyən edilmiş bir yerdə fayl haqqında bütün məlumatların saxlanması prosedurunu universallaşdırmaq üçün istifadə olunur.

Eyni zamanda, bu məxfi məlumatların çoxu sanki standart olaraq, bəzən istifadəçiyə məlum olmayan şəkildə və ona məlum olmayan yerdə və formada saxlanılır. Heç kimə sirr deyil ki, hətta zahirən zərərsiz görünən parametrlər proqram məhsulları məhsulun sahibinə və ya şirkətinə davamlı istifadəçini xəbərdar edəcək məlumatları saxlaya bilər. Məsələn, Microsoft-un Word mətn redaktoru və ya onunla işləyən hər hansı digər proqram proqramı ola bilər elektron sənədlər və müxtəlif rejimlərdən istifadə edərək sənədin müxtəlif versiyalarını eyni faylda saxlamağa imkan verir. Sadə, lakin çox tipik bir halı nəzərdən keçirək. Tutaq ki, oxucumuz marketinq departamentinin rəhbəri olmaqla bir neçə həftə ərzində öz komandası ilə birlikdə ən son inkişafın xüsusiyyətlərini təsvir edən bir sənəd yaratdı. Eyni zamanda, yeni marketinq kampaniyasına başlamaq üçün bu sənədin satış şöbəsinə göndərilməsi nəzərdə tutulurdu. Son anda əlavə yoxlama və dəqiqləşdirmə məqsədi ilə məhsulun təsvirindən bir neçə xüsusiyyətin çıxarılması barədə qərar qəbul edildi. Lakin məlum idi ki, bu xüsusiyyətlər mütləq bu məhsulun marketinq sənədinin son variantına daxil ediləcək. Bu sənəd üçün versiya dəstəyinin aktivləşdirildiyini və daxil olmaqla hər bir dəyişikliyi nəzərə almadan yeni versiya Xüsusiyyətləri ilə birlikdə silinəcək bir faylda qeyd olunacaq, bu sənəd ən geniş paylamağı aldı. Deyək ki, satış şöbəsinə göstərilən fayl ilə məktub göndərdikdən sonra bir rəqibə getdi. Sonuncu, sənədin müxtəlif versiyalarına baxaraq, hazırkı səviyyənizi və gözlənilən nəticələrinizi asanlıqla qiymətləndirə, həmçinin məlumatı öz tərtibatçılarına vaxtında çatdıra biləcək. Bundan əlavə, sənədin xassələrində sənədin müəllifinin adı və e-poçt ünvanı ola bilər, ona görə də o, sənədi rəqiblərin istifadəsinə könüllü təqdim etdiyi hesab ediləcək.

Şəxsi məlumatların qorunmasını necə təşkil etmək və onu arzuolunmaz girişdən qorumaq olar? Bu məqalədə bu suala cavab verməyə çalışacağıq. Biz həmçinin sənəddə metaməlumatların saxlanıla biləcəyi yerlərə baxacağıq və bu məlumatların silinməsinin yollarını təsvir edəcəyik və bununla da sənədi qoruyacağıq. İşə başlamazdan əvvəl qeyd edirik ki, bu məqalədəki test obyekti Microsoft Office paketinə daxil olan tanınmış və populyar Microsoft Word mətn redaktorunun ingilis versiyaları - Word 2000 və Word 2002-dir. Vurğulamaq lazımdır ki, bu redaktorun bu versiyalarının ümumiliyinə və davamlılığına baxmayaraq, funksionallıq baxımından hələ də bəzi fərqlər var. Dərhal şəxsi kompüterində oturacaq oxucular üçün diqqət yetirməyə dəyər ilk şey budur.

Şəxsi məlumatlara necə daxil olmaq olar

Ən sadə şeydən başlayaq - biz sizə şəxsi məlumatlara xüsusi fəndlər olmadan necə daxil olmağı göstərəcəyik. Bu, Microsoft Word-də mətni formatlaşdırmadan nəzərdən keçirməyə imkan verən tək funksiyadan istifadə etməklə həyata keçirilir. Məlum olub ki, bu funksiyadan konkret sənədlə əlaqəli metadata baxmaq üçün istifadə oluna bilər. Hər kəs bu məlumatlara daxil ola bilər. Bunu etmək üçün sizə lazımdır:

Microsoft Word redaktorunu işə salın.
Əsas menyu elementində Fayl, Açıq düyməsini basın.
Görünən dialoq pəncərəsində, Fayl növü bölməsində, İstənilən Fayldan Mətni Bərpa et seçin, Microsoft Word sənədini seçin və Aç düyməsini basın.

Bu formatlaşdırılmamış sənədi açacaq, ona diqqətlə baxmaq sənədin müəllifinin adını və saxlanmış sənədi tapa biləcəyiniz yolu ehtiva edən məlumatları asanlıqla tapmağa imkan verir.

Yuxarıda göstərilənlərin hamısını nəzərə alaraq, sənədi digər istifadəçilərlə paylaşmazdan əvvəl onu ictimai baxış üçün bu sənəddə saxlamağa dəyər olub-olmadığına qərar vermək üçün gizli məlumatları nəzərdən keçirməyi tövsiyə edirik. Məsələn, Microsoft Word-də əsas Alətlər menyusundan Dəyişiklikləri izləyin, sonra Fayllar menyusundan Versiyaları seçin və ya Alətlər menyusunun Seçimlər alt menyusunda qeyd qutusundan istifadə edərək Sürətli Saxlamalara İcazə Ver seçin, hər hansı gizli və ya silinmiş məlumatı izləyə bilərsiniz. redaktə edilmiş sənəddə potensial olaraq qala bilər.

Gördüyünüz kimi, şəxsi məlumatlara daxil olmaq olduqca sadədir. Təbii ki, məxfi məlumatı yad gözlərdən qorumaq üçün hansı üsulların mövcud olduğu barədə ağlabatan sual yaranır. Aşağıda oxuculara bir neçə ən ümumi texnika təqdim olunacaq.

Şəxsi məlumatların sənədlərdən çıxarılması

Word redaktorunun hazırkı versiyası istifadəçiyə şəxsi məlumatlarla işləmək üçün əl ilə başlayan və proqramlaşdırıla bilən məlumatların silinmə üsulu ilə bitən ən geniş imkanlar təqdim edir. Bu yazıda xüsusi proqramların yazılması məsələlərinə toxunmadığımıza görə, geniş oxucu kütləsi üçün əlçatan olan ən sadə üsullara diqqət yetirəcəyik.

İlk növbədə, sənədi saxlayarkən bəzi şəxsi məlumatların silindiyinə əmin olmalısınız. Bunu etmək üçün aşağıdakıları etməlisiniz:

Əsas Word menyusunda Alətlər və orada Seçimlər alt menyusunu seçin. Görünən dialoqda Təhlükəsizlik sekmesini açın.
Məxfilik seçimləri bölməsində Saxlandıqda şəxsi məlumatları bu fayldan sil onay qutusunu aktivləşdirin və OK düyməsini basın.
Sənədi saxla.

Bu halda, məsələn, aşağıdakı şəxsi məlumatlar sənəddən çıxarılır:

fayl xüsusiyyətləri: müəllif, menecer, şirkət və sənədin son versiyasını saxlayan şəxsin adı;
şərhlərlə əlaqəli istifadəçi adları və dəyişiklikləri izləmək;
Saved by adı Müəllif ilə əvəz olunur;
alətlər panelindəki E-poçt düyməsi tərəfindən yaradılan e-poçt mesajının başlığı.

Bu əməliyyatın Word redaktorunda standart olaraq quraşdırılmadığını vurğulamaq lazımdır. Və belə bir bayraq qoyulsa belə, o, yalnız hazırda aktivləşdirilmiş sənəd pəncərəsinə tətbiq olunacaq. Buna görə də, bu rejim hər bir sənəd üçün ayrıca təyin edilməlidir.

Diqqətə layiq olan başqa bir üsul şəxsi məlumatların əl ilə silinməsi üsuludur. Sənəd xassələri (fayl strukturu daxilində) sənədin özü haqqında məlumatları saxlayır: sənəd faylının adı, saxlanma yeri, yaradılma tarixi və digər fayl atributları. Bununla belə, sənəd xassələri müəllifin adı, şirkət adı və sənəd redaktoru kimi digər metadataları da saxlaya bilər. Aşağıdakı hərəkətlər ardıcıllığından istifadə edərək bu məlumatı sənəd xassələrindən əl ilə silə bilərsiniz:

Sənədi Word redaktorunda açın.
Fayl əsas menyu bölməsində Xüsusiyyətlər seçin.
Görünən çox səhifəli dialoq qutusunda hər bir tab Xülasə, Statistika, Məzmun və Fərdi məxfi məlumat ola bilər. Lazımsız və ya lazımsız məlumatları silmək üçün onu seçib SİL düyməsini istifadə edərək silməlisiniz.

Əlbəttə ki, yuxarıda göstərilən prosedurlar avtomatlaşdırıla və proqramlaşdırıla bilər ki, bu da bu prosesi tez və rahat edir. Bununla belə, Word-də proqramlaşdırma prinsiplərinin təsviri bu məqalənin əhatə dairəsi xaricindədir və biz oxucunu xüsusi ədəbiyyata müraciət edirik.

Məlumat harada gizlənir?

Praktik insanlara rəhbərlik edən əsas qayda budur: "İki dəfə ölçün, bir dəfə kəsin". Bu həyati prinsip sənədlərlə işləmək üçün uğurla tətbiq oluna bilər. Həmişə şəxsi məlumatlarla bölüşməyə tələsməlisiniz? Gizli məlumatlar harada saxlanılır? Gizli məlumatlara baxmaq üçün hansı üsullar var? Bu suallara bu bölmədə cavab veriləcək.

Gizli məlumatı əsasən Microsoft Word redaktoru üçün xidmət funksiyaları olan trek dəyişiklikləri funksiyalarında və şərh funksiyalarında tapmaq olar. Onlar formatlaşdırma, mətnin daxil edilməsi, silinməsi, şərhləri və s. haqqında aralıq məlumatları saxlamağa imkan verir, başqa sözlə, bir və ya bir neçə müəllif tərəfindən sənəd üzərində işləmə prosesində fəal şəkildə istifadə edilə bilər. Bu halda, bütün xidmət funksiyaları üçün oynatma rejimini seçərək, müəlliflərin adları ilə edilən bütün dəyişiklikləri görə bilərsiniz. Bu, Show menyu elementindən istifadə etməklə edilir.

Nəzərə almaq lazımdır ki, hər hansı bir sənəd üzərində işləyərkən iki sadə qaydaya riayət etmək məsləhətdir. Birinci qayda ondan ibarətdir ki, hər hansı bir məlumatı silməzdən əvvəl, redaktə edilmiş sənədi şərhlərlə birlikdə çap etmək yaxşıdır. Beləliklə, istənilən vaxt bu məlumatı sənədin yeni variantına əlavə etmək mümkün olacaq. Dəyişiklikləri və ya şərhləri vizuallaşdırmaq üçün əsas Görünüş menyusunda İşarələməni seçməlisiniz.

İkinci qayda, əsasən, göndərdikləri və ya ötürdükləri sənəddə dəstəkləyici məlumatların olub-olmamasına nəzarət etməyi unudanlara aiddir. Bu cür istifadəçilər üçün, sənədi çap etməyə, saxlamağa və ya e-poçt vasitəsilə göndərməyə cəhd etdikdə, sənəddə redaktə məlumatının olması barədə xəbərdarlıq edən, track dəyişiklikləri rejiminin mövcudluğu üçün avtomatik analizator təmin edilir. e-poçt Word redaktorundan. Bu rejimi aktivləşdirmək üçün Seçimlər dialoq qutusunda Alətlər əsas menyusu bölməsində Təhlükəsizlik nişanını seçməlisiniz və izlənilən dəyişikliklər və ya şərhlər rejimini ehtiva edən faylı çap etməzdən, saxlamadan və ya göndərməzdən əvvəl Xəbərdarlıq işarəsini təyin etmək üçün qeyd qutusundan istifadə etməlisiniz (Şəkil 2). 1). Beləliklə, ikinci qaydanın mənası: həmişə track dəyişiklikləri analizatorunu açıq saxlayın.

Məxfi məlumatların saxlanıla biləcəyi ikinci yer Microsoft Word proqramının gizli mətn rejimidir. Bu rejim sizə göstərilən mətni görünməz edən xüsusi simvol formatlaşdırma prosedurundan istifadə edərək göstərməyə və ya gizlətməyə imkan verir. Məsələn, gizli mətn rejimində mətni redaktə edərkən (gizli mətn sənəd faylında xüsusi göstərilməyən simvollardır) özünüz üçün bəzi qeydlər edə bilərsiniz. Gizli mətnə baxmaq üçün Alətlər əsas menyu bölməsində Seçimlər elementini, Görünüş sekmesinde isə Formatlaşdırma işarələri bölməsində Gizli mətn rejimini seçin (şək. 2).

Bu, Word-ün gizli mətni nöqtəli alt xətt ilə qeyd etməsinə səbəb olur. Təəssüf ki, redaktor tərtibatçıları sənəddə gizli mətn üçün avtomatik analizator təqdim etmədilər. Bununla belə, çap edərkən onu sənədin gövdəsindən çıxarmaq üçün çox sadə bir prosedur var. Bunun üçün Alətlər əsas menyusunda Seçimlər elementini, sonra Çap sekmesini seçin və Sənəd sahəsinə daxil et bölməsində Gizli mətn qutusunu aktivləşdirin. Bütün digər hallarda mətni əl ilə silməli olacaqsınız.

Arzuolunmaz məlumat sızmasının üçüncü mənbəyi sənədin silinməmiş əvvəlki versiyaları ola bilər. Word redaktoru sənədin bir neçə versiyasını eyni faylda saxlamaq imkanı verir. Bu versiyalar faylda gizli mətn kimi mövcuddur və lazım olduqda silinə bilər. Onlar bütün istifadəçilər üçün əlçatandır və başqa formatda saxlansa belə, sənəddə qalır. Buna görə də, bu cür versiyaları vaxtında çıxarmaq lazımdır, bunun üçün bir neçə yol var.

Birinci üsul sənədin əvvəlki versiyalarının saxlanmasını nəzərdə tutur. Bu halda, cari versiya ayrıca sənəd kimi saxlanılır. Bunun üçün əsas Fayl menyusunda Versiyaları seçin. Sonra ayrıca fayl kimi saxlamaq istədiyiniz sənədin versiyasını seçin. Sonra, Aç düyməsini basın və əsas Fayl menyusunda Saxla seçin. Görünən dialoq pəncərəsində fayl adını təyin edin və Saxla düyməsini basın.

İkinci üsul sənəddən arzuolunmaz versiyaları silməkdir ki, bu da aşağıdakı addımları tələb edir. Əsas Fayl menyusunda Versiyalar maddəsini seçin, sonra silmək istədiyiniz sənədin versiyasını seçin (birdən çox versiya seçmək üçün Ctrl düyməsini basıb saxlayın). Sonra Sil düyməsini sıxmalısınız.

Gizli məlumatların səssiz mühafizəçiləri

Bir çox oxucu Word-də bəzi prosedurların standart olaraq metadata saxladığını başa düşməyə bilər. Və onlar əlbəttə ki, bu prosedurların bloklanmasının sənədlərdən arzuolunmaz metadataları silməyə imkan verdiyini başa düşmürlər. Bu barədə daha ətraflı danışaq.

Əvvəlcə sənədin tez saxlanması metoduna baxaq. Qeyd edək ki, bu, Sürətli saxlamağa icazə ver onay qutusu seçildikdə işləyir. Bununla belə, hamı bilmir ki, bu rejimdə redaktə edilmiş sənədi mətn faylı kimi açsanız, onda əvvəllər sənəddən silinmiş məlumatlar ola bilər. Bu, Sürətli Saxlama rejiminin sənədin özünə edilən hər hansı dəyişikliyi (silinmiş məlumat daxil olmaqla) nəzərə almadan dəyişikliklərinizi sənədin sonuna əlavə etdiyi üçün baş verir. Buna görə də, sənəddən silinmiş məlumatları tamamilə silmək üçün sürətli saxlama rejimini söndürməlisiniz. Bunun üçün Word-ün əsas menyusunda Tools, sonra Options bölməsini və Save dialoqunu seçmək lazımdır (şək. 3).

İkincisi, sənədlərin birləşdirilməsi proseduruna baxaq. Müqayisə edərkən və birləşdirərkən Word sənədləri gələcəkdə müvafiq sənədləri izləməyi asanlaşdırmaq üçün təsadüfi yaradılmış nömrələrdən istifadə edir. Bu rəqəmlər gizli olsa da, sənədlərin ümumi mənbəyə malik olduğunu nümayiş etdirmək üçün potensial olaraq istifadə edilə bilər. Sənədin birləşdirilməsi prosesi zamanı təsadüfi nömrələrin saxlanmasını dayandırmaq üçün aşağıdakıları etməlisiniz:

Alətlər menyusunda Seçimlər əmrini yerinə yetirin. Görünən çox səhifəli dialoq pəncərəsində Təhlükəsizlik dialoqunu seçin.
Birləşmə dəqiqliyini təkmilləşdirmək üçün Təsadüfi nömrə saxlama qutusunu söndürün.

Bununla belə, qeyd etmək lazımdır ki, məxfilik üçün pul ödəməli olacaqsınız - sənədlərin birləşdirilməsinin nəticəsi optimal olmayacaq: Word redaktoru üçün əlaqəli sənədlərin sayını müəyyən etmək problemli olacaq.

Bilik gücdür

Bu yazını oxuyan hər kəs, şübhəsiz ki, informasiya təhlükəsizliyi problemi ilə bağlı öz fikrini formalaşdıracaq Şəxsi kompüter və hər kəs öz qərarını verməkdə azad olacaq. Siz bu qaydalara əməl edə və məlumatı saxlamaya bilərsiniz, lakin heç bir səy göstərməsəniz, onu itirə bilərsiniz. Məqalə ən çox araşdırıldı sadə yollar məlumat sızmasının qarşısının alınması. Bundan əlavə, yuxarıda qeyd edildiyi kimi, yuxarıda qeyd olunan problemlərin bir çoxunu həll etmək üçün bir sıra proqramlar mövcuddur ki, bu da şübhəsiz ki, sənədlərdə arzuolunmaz məlumatların məzmununun yoxlanılması prosedurunu əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirəcəkdir. Ancaq bu başqa bir məqalənin mövzusudur. Sonda qeyd etmək istərdim ki, şəxsi məlumatlarınızı qorumaqla siz öz biznesinizi, bilik və təcrübənizi qorumaqla yanaşı, vicdansız insanlara qəti cavab verə bilərsiniz.

ComputerPress 10" 2002

Hesabatını və ya kurs işini xaricə təhvil vermiş diqqətsiz bir işçinin və ya tələbənin quyruğunu tutmağın ən asan yolu sənədin müəllifinə və ya həmmüəlliflərinə baxmaqdır. Bu məlumat digər fayl metadataları ilə birlikdə saxlanılır və sonradan hər kəs tərəfindən baxıla bilər. Əsl cinayətkar müfəttişə tanış olan şəxsdir: eyni şirkətin işçisi və ya eyni axının tələbəsi olarsa, məsələ xüsusilə həssas olur. Təbii ki, çoxmərtəbəli yalan vəziyyətdən çıxış yolu tapacaq, amma sonradan üzə çıxmayacaq kimi. Aşağı sağ küncdə əlaqəli sənəd istifadəçilərinə diqqət yetirin

Bu, əlbəttə ki, qeyri-adi bir nümunədir, amma insanlar adətən deşilirlər.

Hansı məlumatlar sızdırıla bilər?

Microsoft-un rəsmi yardımı reputasiyanıza nəyin təhlükə yarada biləcəyini izah edir. Mən burada onun xülasəsini verəcəyəm:

Digər istifadəçilərin mövcudluğunun izləri, habelə sənədin həmmüəllifi olsanız, onların etdiyi redaktələrin və əlavə etdikləri şərhlərin göstəriciləri.
Başlıq, altbilgi və su nişanında olan rəngi dəyişdirilmiş məlumat.
Gizli Word mətni, görünməz PowerPoint obyektləri, gizli Excel sətirləri, sütunları və vərəqləri.
PowerPoint slayd sahəsindən kənar məzmun.
Əlavə sənəd xüsusiyyətləri və printer yolu məlumatı və ya e-poçt başlıqları kimi digər metadata.

Sənəd müfəttişi

"Sənəd Müfəttişi" faylları arzuolunmaz məlumatlar üçün yoxlamaq üçün əlverişli vasitədir. Bu həm sənədi göndərən, həm də alan üçün əlverişlidir. Sizə lazım olan tək şey “Təfsilatlar”a getmək və yoxlamanı aparmaqdır. Bir neçə klik və beş saniyə bütün incəlikləri ortaya çıxaracaq.

İcraçı sadəcə “Sil” düyməsini sıxmalıdır, müfəttiş isə mövcud sübut əsasında sənədi yoxlaya bilər.

Şəxsi məlumatların saxlanmasının qadağan edilməsi

Təfərrüatlar aləti mühüm sənəd xassələrinə baxmaq və dəyişmək imkanı verir və bununla da onu hazırlayır əməkdaşlıq, arxivləşdirmə və ya e-poçt vasitəsilə göndərmə. Alət daha sonra kitabın mətnində daha ətraflı müzakirə ediləcək bir neçə əmrə girişi təmin edir, lakin burada biz onların məqsədini qısaca təsvir edəcəyik.

Xüsusiyyətlər

Detallar pəncərəsinin sağ tərəfi. Hər bir sənəd, məzmunun özündən əlavə, onu kimin yaratdığı, mövzunun nə olduğu və hansı kateqoriyaya aid edilə biləcəyi haqqında çoxlu məlumat daşıyır. Bundan əlavə, sənədə daxildir açar sözlər, sənədin məzmununu xarakterizə edən qeydlər və s. Bütün bu məlumatlar avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemlərinə və ya istifadəçilərə təşkil etməyə, çeşidləməyə və axtarmağa kömək edir zəruri sənədlər. Bu səbəbdən tənbəllik etməməyi və müvafiq sahələri doldurmağı məsləhət görürəm. Onları nə qədər ağıllı şəkildə doldursanız, sənədlə işləmək bir o qədər asan olacaq.

İctimai giriş üçün hazırlayın

Sənəd müfəttişi- bu əmr Document Inspector pəncərəsini açır. Bəzi şəxsi məlumatlar və kompüteriniz haqqında məlumatlar siz fərqinə varmadan avtomatik olaraq sənədə daxil edilir. Məsələn, sənədi yaratdığınız istifadəçi adı, mülkiyyət sahələrini doldurmağınızdan və ya doldurmamağınızdan asılı olmayaraq sənəddə var. Əgər siz sənədi çap etmisinizsə və ya hətta ona baxmısınızsa, yerli və ya şəbəkə printerinin tam yolu sənədə daxil edilir. Sənədə illüstrasiyalar daxil etmisinizsə, onlara gedən yol da sənəddə saxlanılır. Bir sənədi poçt siyahısına göndərirsinizsə böyük rəqəm müxtəlif insanlar, bu cür məlumatların sizin xəbəriniz olmadan təqdim edilməsi fikri xoşunuza gəlməyə bilər. Sənəd Müfəttişi sənəddə gizli məlumatları axtarır, sizə təqdim edir və onu silməyə imkan verir.
onları Excel iş kitabından.

Əlçatanlığı yoxlayın- əlilliyi olan istifadəçilər üçün bu sənədlərdən istifadənin nə dərəcədə rahat olacağını qiymətləndirməyə imkan verir.

Uyğunluq yoxlanışı- komanda bunun mümkün olub olmadığını yoxlayır bu sənəd heç bir dəyişiklik etmədən onu Excelin əvvəlki versiyalarında açın.

Kitabı qoruyun

Bu alət sizə kitabın məzmununu və strukturunu dəyişmək və redaktə etmək imkanına məhdudiyyətlər qoymağa imkan verir.

Şifrə ilə şifrələyin- sənəd şifrələnmişdir ki, onun məzmununu yalnız parol daxil etdikdən sonra görə biləsiniz. Kitabı parolla şifrələyərkən, cari hərf qutusu və klaviatura düzümü ilə bağlı çox diqqətli olun, əks halda öz kitabınıza girişi itirmək riski ilə üzləşəcəksiniz.

İstifadəçilər üçün icazələri məhdudlaşdırın- bu əmr adətən yalnız sənədin müəllifi və korporativ şəbəkə və ya İnternet istifadəçiləri üçün mövcuddur. O, istifadəçi hüquqlarının idarə edilməsi serverindən istifadə edir. Bu pulsuz Microsoft serveri və ya korporativ server ola bilər. İstifadəçi hər dəfə sənədi açmağa cəhd etdikdə serverə sorğu göndərilir və o, həmin istifadəçi üçün xassələri, xüsusən də açdığı sənəddə nəyi görə biləcəyi və ondan nələrin gizlədilməli olduğu barədə məlumatları qaytarır. Bu əmri yerinə yetirməyə çalışdığınız zaman sizdən Microsoft serverində qeydiyyatdan keçməyiniz təklif olunacaq. Məhdudiyyətlərin necə işlədiyini görmək istəyirsinizsə, bu prosedurdan keçin, müxtəlif hüquqlara malik bir neçə istifadəçini qeydiyyatdan keçirin və bu əmri sınaqdan keçirin.

əlavə et rəqəmsal imza - bu əmr adi imzanı əvəz edərək sənədə görünməz kod əlavə edir. İmza yaratma sihirbazının sizə nə yazdığını diqqətlə oxuyun. Şəxsi imza yaratsanız, onun köməyi ilə yalnız şəxsən və yalnız bu kompüterdə sənədinizin dəyişdirilmədiyinə əmin ola bilərsiniz. Xarici təşkilatlar tərəfindən "tanınacaq" bir imza yaratmaq istəyirsinizsə, xüsusi şəbəkə xidmətlərinin xidmətlərindən istifadə etməli olacaqsınız.

Son olaraq qeyd edin- bu əmri yerinə yetirdikdən sonra sənədə dəyişiklik etmək mümkün olmayacaq.

Cari vərəqi qoruyun- bu alətdən istifadə edərək, hansı vərəq elementlərinin digər istifadəçilər tərəfindən dəyişdirilə biləcəyini, hansının qorunduğunu və dəyişdirilə bilməyəcəyini təyin edə bilərsiniz.

Kitab strukturunu qoruyun- kitabın strukturunun dəyişdirilməsini (vərəqlərin əlavə edilməsini və ya çıxarılmasını) qadağan edir.

Versiyalar

Yadda saxlanmamış faylların qaralama versiyalarına baxmaq və bərpa etmək və ya artıq lazım olmayan qaralama versiyaları silmək imkanı verir.

Müxtəlif proqramlar tərəfindən yaradılan sənədlər və fayllar hiss olunmaz şəkildə bəzilərini daşıyır xassələrində məlumat. Ola bilər Şəxsi məlumat, onlar sizin kompüterinizdə olarkən heç kim onlara çox əhəmiyyət vermir. Ancaq bu faylı hər kəslə paylaşmağa qərar versəniz İnternet və ya bir flash sürücüdən istifadə edərək, lazımsızları yoxlamaq və silmək məsləhətdir fayl xüsusiyyətlərindən məlumatlar.

Bu nədir Şəxsi məlumat, mövcud ola bilər faylda? Bütün məlumatlar fayl xüsusiyyətlərindəşəxsi hesab etmək olar. Axı bu fayl sizin kompüterinizdə yaradılmışdır və siz ona ad vermişdiniz fayl və ya şərhlər kimi əlavə məlumat təqdim edir. Bunlar ola bilər: müəllifin adı, faylın dəyişdirildiyi tarix, teqlər və açar sözlər. Faylı yaradan proqramın adı, alınma tarixi, müəllif hüququ və s.

Çox vaxt istifadəçi başqa şəxslərə köçürür fayllar sənədlər və şəkillər və fayl xüsusiyyətlərində şəxsi məlumatların silinməsi bu halda artıq olmaz.

Hansıları seçin data O fayl buraxın və hansılar silin istifadə etmək mümkündür Windows Explorer, fayl xüsusiyyətlərində. Bunu etmək üçün seçilmiş faylı sağ vurun və kontekst menyusunda "Xüsusiyyətlər" i seçin. Xüsusiyyətlər pəncərəsində "Ətraflı məlumat" sekmesine keçin.

Bütün gizli əlavələrin yerləşdiyi yer budur. data və növündən asılı olaraq fayl burada sənəd haqqında müxtəlif məlumatların olduqca layiqli siyahısını görə bilərsiniz. Siyahını nəzərdən keçirin və hansını müəyyənləşdirin data bu sənədi heç kimlə bölüşmək istəməzdiniz.

Yeri gəlmişkən, haqqında məlumat fayl təkcə mümkün deyil silin, həm də onu birbaşa xüsusiyyətlər pəncərəsinə əlavə edin. Lakin, bütün məqamlarda deyil. Mövcud xassələri redaktə etmək üçün "Dəyər" bölməsindəki elementin qarşısındakı düyməni basın. Kiçik bir redaktə sahəsi görünəcək.

Zəruridirsə çıxarılması redaktə edilə bilməz data, pəncərənin altında xassələri"Xüsusiyyətləri və şəxsi məlumatları sil" düyməsini basın.

Redaktə forması ilə bir pəncərə açılacaq, burada "Bu fayl üçün aşağıdakı xüsusiyyətləri silin" seçimini etməlisiniz.

Şəxsi məlumatların təhlükəsizliyinə xüsusi diqqət yetirməyə dəyər, çünki keçən ildən qanunverici onu qorumaq öhdəliyinə əməl etmədiyinə görə işəgötürənin məsuliyyətini sərtləşdirmişdir. Bu yazıda sizə fərdi məlumatların nələr hesab edildiyini, işəgötürənlər üçün onları qorumaq üçün hansı öhdəliklərin qoyulduğunu və işçilərin şəxsi məlumatlarının düzgün qeydini və saxlanmasını necə təşkil edəcəyinizi izah edəcəyik.

Biliklərinizi sistemləşdirin və ya yeniləyin, praktiki bacarıqlar əldə edin və suallarınıza cavab tapın Mühasibat uçotu fakültəsində. Kurslar “Mühasib” peşəkar standartı nəzərə alınmaqla hazırlanır.

İşəgötürən işçini işə qəbul edərkən ondan əmək, vergi və mühasibat uçotu qanunvericiliyi çərçivəsində zəruri olan müəyyən məlumatları tələb etməlidir. "Fərdi məlumatlar haqqında" 27 iyul 2006-cı il tarixli 152-FZ nömrəli Federal Qanun, bu halda fərdi məlumatların operatoru olan və onları emal edən işəgötürəndən bu məlumatların təhlükəsizliyini təmin etməyi tələb edir.

Hansı məlumatlar şəxsidir?

Şəxsi məlumatlar birbaşa və ya dolayısı ilə fərdi məlumatların mövzusu ilə əlaqəli hər hansı bir məlumatdır - müəyyən edilmiş və ya müəyyən edilmişdir bir şəxsə(Maddə 3 Federal Qanun 27 iyul 2006-cı il tarixli, 152-FZ nömrəli "Şəxsi məlumatlar haqqında", bundan sonra Fərdi məlumatlar haqqında Qanun).

Ümumi şəxsi məlumatlara aşağıdakı məlumatlar daxildir:

Tam adı;
Tarix və Anadan olduğu yer;
ünvan (qeydiyyat yeri);
təhsil, peşə;
identifikasiya etməyə imkan verən və operator tərəfindən bu məqsədlə istifadə edilən şəxsin təsviri (foto və video çəkiliş) (Roskomnadzorun 30 avqust 2013-cü il tarixli “Foto və video şəkillərinin, barmaq izi məlumatlarının və digər məlumatların təsnifləşdirilməsi məsələlərinə dair şərhləri) biometrik fərdi məlumatlar və onların emalı xüsusiyyətləri ");
Ailə vəziyyəti, uşaqların olması, ailə bağları;
bioqrafiya faktları və əvvəlki iş fəaliyyəti(iş yeri, cinayət, hərbi xidmət, seçkili vəzifələrdə işləmək, İctimai xidmət və s.);
maliyyə vəziyyəti. Əmək haqqı haqqında məlumat da şəxsi məlumatlardır (Roskomnadzorun 02/07/2014-cü il tarixli 08KM-3681 saylı məktubu);
işgüzar və qiymətləndirici xarakter daşıyan digər şəxsi keyfiyyətlər;
şəxsi tanıya biləcək digər məlumatlar.

Bundan əlavə, Fərdi Məlumatlar Qanununda qeyd olunur:

xüsusi şəxsi məlumatlar (irqi, milliyyəti, siyasi baxışları, dini və ya fəlsəfi inancları, sağlamlıq vəziyyəti, intim həyat). Bir qayda olaraq, bu məlumatların emalına icazə verilmir. İstisna - Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 10-cu maddəsinin 2-ci hissəsində nəzərdə tutulmuş hallar;
biometrik fərdi məlumatlar (fizioloji və bioloji xüsusiyyətlərişəxs, bunun əsasında onun şəxsiyyəti müəyyən edilə bilər). Bu cür məlumatları emal etmək üçün fərdi məlumatların subyektinin razılığı tələb olunur. İstisna Sənətin 2-ci hissəsində müəyyən edilmiş hallardır. Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 11.

İşəgötürən yalnız vətəndaşı tərəf kimi xarakterizə edən məlumatları almaq və istifadə etmək hüququna malikdir əmək müqaviləsi(məsələn, şəxsin sosial və əmlak vəziyyəti haqqında məlumat onun iş prosesinə uyğun deyil). Bu məlumat işçinin işə qəbul zamanı təqdim etdiyi aşağıdakı sənədlərdə əks olunur:

pasportda və ya şəxsiyyəti təsdiq edən digər sənəddə;
iş dəftəri;
hərbi qeydiyyat, təhsil, ailə tərkibi haqqında sənədlər;
əvvəlki iş yerindən gəlir haqqında arayış;
işə qəbul zamanı doldurulmuş ərizə forması;
işçinin şəxsi kartı (forma T-2);
nikah, uşağın doğumu haqqında şəhadətnamələr;
tibbi arayışlar və s.

İşəgötürən, anketlər, əmək kitabçaları və şəxsi kartlar istisna olmaqla, sadalanan sənədlərin surətlərini özündə saxlayır.

Şəxsi məlumatların emalı

Fərdi məlumatların emalı - avtomatlaşdırma vasitələrindən istifadə etməklə və ya bu cür vasitələrdən istifadə etmədən fərdi məlumatlarla, o cümlədən toplanması, qeydə alınması, sistemləşdirilməsi, yığılması, saxlanması, dəqiqləşdirilməsi (yenilənməsi, dəyişdirilməsi) ilə həyata keçirilən hər hansı hərəkət (əməliyyat) və ya hərəkətlər (əməliyyatlar) toplusu; məlumatların çıxarılması, istifadəsi, ötürülməsi (paylanması, verilməsi, əldə edilməsi), şəxsiyyətsizləşdirilməsi, bloklanması, silinməsi, məhv edilməsi (Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 3-cü maddəsi).

Fərdi Məlumatlar Qanunu işəgötürəni bu məlumatların emalı üçün müəyyən tələblərə əməl etməyə borcludur. Məsələn, fərdi məlumatların emalı yalnız işçinin razılığı ilə həyata keçirilir (Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 6-cı maddəsinin 9-cu maddəsinin 1-ci bəndi). Hüquqi mübahisələrin qarşısını almaq üçün bu razılığın yazılı şəkildə olması daha yaxşıdır. Eyni qayda ərizəçilərə də aiddir.

Bəzi hallarda yazılı razılıq forması qanunla açıq şəkildə nəzərdə tutulur (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 9-cu maddəsinin 4-cü hissəsi). Məsələn, işçinin şəxsi məlumatlarının işlənməsinə yazılı razılığı tələb olunur:

1) işçinin şəxsi məlumatlarını üçüncü şəxsdən aldıqda (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 3-cü bəndi). Lakin bu halda işçiyə bu barədə əvvəlcədən məlumat verilməli və onun yazılı razılığı alınmalıdır (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 3-cü bəndi).

Bildirişdə göstərilməlidir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 3-cü bəndi):

işçinin şəxsi məlumatlarının üçüncü şəxsdən əldə edilməsi məqsədi;
nəzərdə tutulan məlumat mənbələri (məlumatların tələb olunacağı şəxslər);
məlumatların alınması üsullarını, onların xarakterini;
mümkün nəticələr işəgötürənin işçinin şəxsi məlumatlarını üçüncü şəxslərdən almaqdan imtina etməsi. Bir işçi şəxsi məlumatlarının başqa bir şəxsdən nəzərdə tutulan alınması barədə bildirişlə tanış olmaqdan imtina edərsə, müvafiq akt tərtib etmək məqsədəuyğundur.

İşçi fikrini dəyişirsə, o, istənilən vaxt fərdi məlumatların emalına razılığını geri götürmək hüququna malikdir (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 9-cu maddəsinin 2-ci hissəsi).

Belə bir vəziyyətdə, məcburi səbəblər olduqda, işçinin şəxsi məlumatlarının onun razılığı olmadan davam etdirilməsi mümkündür. Onlar “Fərdi məlumatlar haqqında” Qanunun 6-cı maddəsinin 1-ci hissəsinin 2-11-ci bəndlərində, 10-cu maddəsinin 2-ci hissəsində, 11-ci maddəsinin 2-ci hissəsində (“Fərdi məlumatlar haqqında” Qanunun 9-cu maddəsinin 2-ci hissəsi) sadalanıb.

İşəgötürənin, işçinin razılığı olsa belə, üçüncü şəxslərdən müəyyən məlumatları (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 1-ci bəndində sadalanan məqsədlərə aid olmayan) tələb etmək hüququ yoxdur.

2) işçinin həyatı və sağlamlığı üçün təhlükənin qarşısını almaq üçün zəruri olan hallar istisna olmaqla, işçinin şəxsi məlumatlarını üçüncü şəxslərə ötürərkən (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 88-ci maddəsinin 2-ci bəndi);

3) əmək münasibətləri ilə birbaşa əlaqəli olan xüsusi kateqoriyalı işçilərin fərdi məlumatlarının emalı üçün (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 4-cü bəndi, Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 10-cu maddəsinin 2-ci hissəsinin 1-ci bəndi). Bu məlumatlara irq, milliyyət, siyasi baxışlar, dini və fəlsəfi inanclar, sağlamlıq və intim həyat haqqında məlumatlar daxildir.

İşçi fəaliyyət qabiliyyəti olmayan olduqda, onun məlumatlarının işlənməsinə yazılı razılıq onun qanuni nümayəndəsi (valideyn, qəyyum) tərəfindən verilir (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 9-cu maddəsinin 6-cı hissəsi). İşçi vəfat etdikdə, belə razılıq, sağlığında işçinin özündən alınmadıqda, onun vərəsələri tərəfindən verilir (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 9-cu maddəsinin 7-ci hissəsi).

Bütün hallarda işçinin şəxsi məlumatların emalına razılığı tələb olunmur. Məsələn, məlumat alınarsa (Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 2-ci bəndinin 1-ci hissəsinin 6-cı maddəsinin 2.3-cü bəndinin 2-ci hissəsi, Roskomnadzorun izahatlarının 1-ci bəndi):

əmək müqaviləsi bağlanarkən təqdim olunan sənədlərdən (məlumatlardan);
sağlamlıq vəziyyəti ilə bağlı məcburi ilkin tibbi müayinənin nəticələrinə əsasən (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 69-cu maddəsi, Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli İzahlarının 3-cü bəndi “İşçilərin şəxsi məlumatlarının emalı ilə bağlı məsələlər. , vakant vəzifələrə iddiaçılar, habelə kadr ehtiyatında olan şəxslər” , bundan sonra - Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli şərhləri);
T-2 nömrəli vahid formada nəzərdə tutulmuş həddə, o cümlədən yaxın qohumların şəxsi məlumatları və Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş digər hallarda (aliment almaq, dövlət sirlərinə giriş əldə etmək, sosial müavinətlər vermək) (maddə). Roskomnadzorun 14.12.2012-ci il tarixli Şərhlərinin 2-si);
ərizəçinin adından fəaliyyət göstərən işə qəbul agentliyindən (Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli İzahlarının 12-ci bəndinin 5-ci bəndi);
Öz tərcümeyi-halını İnternetdə yerləşdirərək onu qeyri-məhdud insanlar üçün əlçatan edən ərizəçidən (27 iyul 2006-cı il tarixli 152-FZ Federal Qanununun 6-cı maddəsinin 10-cu bəndinin 1-ci hissəsi, 12-ci bəndin 5-ci bəndi) Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli izahatları).

İşəgötürən, işçinin razılığı ilə şəxsi məlumatlarının emalını başqa şəxsə həvalə edə bilər (Fərdi məlumatlar haqqında Qanunun 6-cı maddəsinin 3-cü hissəsi, Roskomnadzorun 14 dekabr 2012-ci il tarixli İzahlarının 5-ci bəndinin 2-ci bəndi) . Ancaq eyni zamanda, göstərilən şəxsin hərəkətlərinə görə işçi qarşısında cavabdeh olan işəgötürəndir (Fərdi məlumatlar haqqında qanunun 6-cı maddəsinin 5-ci hissəsi).

Kontur.School-da: qanunvericilikdə dəyişikliklər, mühasibat uçotunun xüsusiyyətləri və vergi uçotu, hesabat, əmək haqqı və işçi heyəti, kassa əməliyyatları.

Şəxsi məlumatların uçotunun və saxlanmasının təşkili

İşəgötürən öz hesabına işçinin şəxsi məlumatlarının qanunsuz istifadədən və ya itmədən qorunmasını təmin etməlidir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 7-ci bəndi).

Təşkilatda şəxsi məlumatların qeyd edilməsi və saxlanması üçün işəgötürənin hərəkətlərini addım-addım təhlil edək.

Addım 1. İşəgötürən şəxsi məlumatların saxlanmasını və istifadəsini tənzimləyən yerli akt verməlidir. Belə bir akt, adətən, işçilərin imzası ilə tanış edilməli olan işçilərin şəxsi məlumatları haqqında Əsasnamədir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsinin 8-ci bəndi). İşçi əmək müqaviləsi bağlamazdan əvvəl Şəxsi məlumatlar haqqında Əsasnamə, habelə digər yerli qaydalarla tanış olmalıdır (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 68-ci maddəsi). İşçini sənədi elektron poçtla göndərməklə tanış etmək mümkün deyil, bu, imza ilə tanışlıq sayılmayacaq. İşçinin imzası olmadıqda, işəgötürən işçinin bu sənədlə tanış olduğunu sübut edə bilməyəcək.

Hər hansı digər yerli kimi şəxsi məlumatlar haqqında bəyanat normativ akt, təşkilatın rəhbəri və ya digər səlahiyyətli şəxs tərəfindən imzalanan əmrlə verilir və təsdiq edilir.

Təşkilatda yoxlama aparıldıqda, yoxlama orqanları bu sənədi tələb edə və işçilərin onunla tanış olub-olmadığını yoxlaya bilərlər. Belə bir sənədin olmaması və ya işçilərin onunla tanış olmaması, Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin 5.27-ci maddəsinin 1-ci hissəsinə uyğun olaraq işəgötürənin məsuliyyətə cəlb edilməsi üçün əsas ola bilər və əgər oxşar pozuntu yenidən baş verərsə. - Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin 5.27-ci maddəsinin 2-ci hissəsinə əsasən. Bu qənaət də təsdiqlənir məhkəmə təcrübəsi(Moskva rayonunun Federal Antiinhisar Xidmətinin 26 oktyabr 2006-cı il tarixli KA-A40 / 10220-06 No A40-20745 / 06-148-194 saylı qərarı).

Addım 2. İşəgötürən təşkilatın fəaliyyətində istifadə olunan şəxsi məlumatların siyahısını ehtiva edən sənədi təsdiqləyir. Bu sənədə işçinin işə müraciət edərkən özü haqqında yazılı şəkildə təqdim etdiyi, habelə kadr sənədləri hazırlanarkən gələcəkdə istifadə olunan bütün məlumatlar daxildir.

Bundan əlavə, siyahıda təşkilatın müxtəlif dövlət orqanlarına (vergi və əmək müfəttişlikləri, statistika orqanları) təqdim etdiyi işçilər haqqında məlumatları ehtiva edən sənədlər olmalıdır.

Addım 3. İşəgötürən, əmrlə fərdi məlumatlarla işləmək üçün məsul şəxsləri və şəxsi məlumatların təhlükəsizliyini təmin etmək üçün məsul şəxsləri təyin etməlidir. Bu məsuliyyət ya konkret şəxs, ya da şöbə ola bilər. Sonuncu halda, belə bölmənin rəhbəri şəxsi məsuliyyət daşıyır. Bu əmr orada göstərilən bütün işçilərin nəzərinə çatdırılmalı, onların imzası ilə təsdiq edilməlidir.

Addım 4. Yoxlama zamanı müfəttişlərlə mübahisələrin qarşısını almaq üçün aşağıdakı sənədləri hazırlamaq daha yaxşıdır:

şəxsi məlumatların emalına razılıq verilməsi ilə bağlı işçilərin ifadələri;
fərdi məlumatların jurnalları, onların başqa şəxslərə və müxtəlif təşkilatların, dövlət orqanlarının nümayəndələrinə verilməsi və ötürülməsi;
işçinin şəxsi məlumatlarını ehtiva edən sənədlərin mövcudluğunu yoxlamaq jurnalı.

Addım 5. Təşkilat rəhbərinin əmri ilə işçilərin şəxsi məlumatlarının daşıyıcısı olan sənədlər üçün saxlama yerlərinin siyahısını, habelə fərdi məlumatların təhlükəsizliyini təmin etmək üçün zəruri tədbirlərin siyahısını, onların qəbulu qaydasını müəyyənləşdirin. İşçilərin şəxsi məlumatları olan bütün sənədlər, məsələn, şəxsi işlər, fayl şkafları, mühasibat jurnalları xüsusi təchiz olunmuş şkaflarda və ya kilidli və möhürlənmiş seyflərdə saxlanmalıdır. İşçilərin əmək kitabçaları şəxsi işlərdən ayrı seyfdə saxlanmalıdır.

Gəlin ümumiləşdirək

şəxsi məlumatların emalına razılığın bütün işçilərdən alınıb-alınmaması;
bu cür məlumatların emalı qaydasını müəyyən edən yerli qaydalarla, bu sahədə onların hüquq və vəzifələri ilə tanış olan işçilər;
şəxsi məlumatların düzgün saxlanması və mühafizəsi;
onların emalına dair sənədlər qanuni tələblərə uyğundurmu və s.