Archivo electrónico conveniente para una compañía de seguros. "ingosstrakh" implementó la "tesis" de ED Características de la elección de un sistema de gestión de documentos electrónicos para una compañía de seguros

Características de elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos para una compañía de seguros.

Características de elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos para una compañía de seguros.

Las principales características del trabajo de las compañías de seguros son:
. Cantidad significativa de papeleo, trabajo con documentos. diferentes tipos;
. La necesidad de cumplir con las obligaciones financieras con los clientes en caso de un evento asegurado;
. Interacción activa con los subcontratistas para evaluar las pérdidas en caso de un evento asegurado y posible eliminación de sus consecuencias;
. Mantener grandes bases de datos de clientes;
. Disponibilidad de una red de sucursales distribuidas geográficamente;
. Naturaleza itinerante del trabajo de los agentes;
. La necesidad de nuevas herramientas para promover los servicios de seguros.
En consecuencia, el sistema de gestión de documentos electrónicos implementado en la organización aseguradora debería resolver estos problemas de la manera más eficiente posible. Es por eso que el mejor programa para la automatización del trabajo de oficina en el ámbito de los seguros es una plataforma ECM integral, funcionalidad que se adaptan a las características específicas de la industria.
Un ejemplo de un sistema de este tipo es la publicación industrial bb workspace Insurans Service, propuesta por los desarrolladores de la empresa Double B (Moscú).
Beneficios de la solución para la industria de servicios de seguros
. Funcionalidad completa para el procesamiento diferentes tipos documentación, la presencia de una gran biblioteca de documentos estándar;
. Módulos integrados de presupuesto, CRM, recursos humanos y gestión del tiempo;
. Implementación de una moderna estrategia de promoción de marketing de AIDCAS basada en el trabajo con los clientes, teniendo en cuenta sus necesidades;
. Fácil implementación y rápido desarrollo por parte de los empleados;
. Administración prácticamente nula;
. Integración con el conjunto de programas de oficina MS Office y la potente plataforma de contabilidad 1C;
. Herramientas integradas de escaneo de documentos para su posterior registro y procesamiento;
. Oportunidad de trabajar en acceso remoto y agente postal
. Escalado rápido basado en Licencias de Usuario Universales.
Por lo tanto, automatizar el flujo de documentos de una compañía de seguros con la ayuda del programa bb workspace Insurans Service reduce significativamente los costos de hacer negocios y permite utilizar de manera más racional la mano de obra de los especialistas.

Ventajas del moderno sistema de espacio de trabajo bb

Reglas básicas de flujo de trabajo.

En IC "Ingosstrakh".

Cliente

La compañía de seguros "Ingosstrakh" fue fundada el 16 de noviembre de 1947. Hoy es una aseguradora universal nivel federal, uno de los líderes del mercado asegurador nacional. Los servicios de SPAO Ingosstrakh están disponibles en toda Rusia gracias a una amplia red regional, que incluye 83 sucursales. Además, en el extranjero operan empresas con participación del capital de Ingosstrakh y oficinas de representación de la aseguradora.

Situación

En la etapa de elección de un sistema de gestión de documentos electrónicos para Ingosstrakh, era importante encontrar una herramienta que permitiera procesar alrededor de 1.500 documentos por día y automatizar el trabajo de 6.000 empleados. Se prestó especial atención al rendimiento del sistema y a la alta velocidad de su funcionamiento, así como a la posibilidad de desarrollar el EDMS por su cuenta o con la ayuda de terceros, sin depender así del proveedor. La empresa necesitaba utilizar diversas firmas electrónicas en su trabajo, por lo que el sistema adquirido debía contar con licencias del FSB de Rusia para su desarrollo y distribución. software protegido por medios de cifrado (criptográficos). Al mismo tiempo, el proveedor del EDMS tenía que garantizar la implementación del sistema en poco tiempo.

Solución

Los especialistas de la aseguradora estudiaron los sistemas disponibles en el mercado y seleccionaron dos que cumplían todos los requisitos. Después de lo cual fueron retenidos análisis comparativo, y se decidió introducir el sistema de gestión de documentos y tareas TEZIS. Una de las ventajas importantes del sistema elegido fue un cliente web completamente funcional que permite trabajar desde cualquier dispositivo, independientemente de dónde se encuentre actualmente el empleado.

La versión ampliada del sistema TEZIS, adquirida por la compañía de seguros, tiene una amplia funcionalidad que le permite resolver no solo las tareas clásicas del trabajo de oficina, sino también modificar el EDMS para los procesos únicos de la organización, así como integrarlo. con otros sistemas. La instalación y configuración de EDMS TEZIS en el equipo servidor de la compañía de seguros se realizó de forma remota y en poco tiempo. Entonces especialistas apoyo técnico Holmont, el desarrollador del EDMS, llevó a cabo capacitación presencial para administradores de sistemas y sus usuarios clave.

Resultado

El sistema de gestión de documentos y tareas TEZIS ayudó a automatizar el trabajo con la correspondencia entrante y saliente, simplificó la coordinación de documentos y la organización de reuniones. En la EDS se implementó el proceso de transferencia de la documentación de licitación, se finalizaron los informes sobre la correspondencia judicial y fue posible utilizar el certificado electrónico e-Token para la firma electrónica.

Gracias a las amplias capacidades de la parte de integración de TEZIS, los especialistas de Ingosstrakh configuraron el proceso de agregar automáticamente la correspondencia judicial entrante del EDMS al sistema de información automatizado, lo que permitió rastrear todas las citaciones y notificaciones, documentos procesales y judiciales recibidos por el compañía.

La empresa tiene previsto seguir desarrollando el sistema TEZIS. Los requisitos para la coordinación de pedidos se implementarán en el EDMS y se realizará una modificación. version móvil. Actualmente, se está trabajando para integrar con sistemas automatizados. sistema de informacion, que le permite crear informes de gestión y utilizar el sistema para el flujo de trabajo del personal.

El uso activo del sistema dentro de la empresa fue el impulso para la ampliación del TEZIS EDMS. La Compañía de Seguros Ingosstrakh adquirió licencias para un número ilimitado de conexiones. En octubre de 2017, el sistema cuenta con alrededor de 6.000 usuarios registrados y más de 430.000 documentos creados.

"Gestión financiera en una empresa de seguros", 2007, N 4
GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA EN UNA COMPAÑÍA DE SEGUROS
El trabajo de cualquier compañía de seguros hoy en día es imposible sin el uso de sistemas informáticos automatizados. La tradicional gestión documental en papel está siendo sustituida por la electrónica, ya que la primera ya no satisface las necesidades del negocio y no puede garantizar la velocidad de procesamiento de los datos. Este artículo habla de las ventajas de la gestión de documentos electrónicos, algoritmos de trabajo a la hora de utilizarla.
Gestión de documentos electrónicos para empresas.
El tema de la automatización del flujo de trabajo de las empresas es cada vez más popular. En los últimos años, el mercado de sistemas automatizados de gestión de documentos ha ido creciendo de manera constante. Muchas empresas, al introducir la gestión de documentos electrónicos, esperan recibir otro milagro informático que reducirá costos, aumentará la transparencia y la capacidad de administración y acelerará el proceso de procesamiento. Pero en la mayoría de los casos no ocurre un milagro, y un documento en formato electrónico sigue siendo un documento que necesita ser preparado, editado, aprobado, leído, ejecutado, controlado, siguiendo los mismos procedimientos que se llevaron a cabo con los documentos en papel. El número de empleados que trabajan con documentos no se reduce y la reducción en el tiempo de procesamiento, si ocurre, se compensa con el tiempo dedicado a traducir el documento al formulario electrónico. Sin embargo, existen áreas de negocio en las que el uso de sistemas de gestión de documentos electrónicos puede tener un efecto significativo. En primer lugar, esto se aplica a aquellas áreas donde los volúmenes de documentos almacenados y procesados ​​son importantes, y la velocidad de búsqueda y acceso a la información puede brindar a las empresas ventajas competitivas.
Los seguros son un área empresarial en la que se procesan una gran cantidad de documentos. varios tipos: contratos, pólizas de seguro, declaraciones, certificados, certificados médicos, documentos sobre el derecho de propiedad, resultados de exámenes y otros documentos, cuyo número de variedades para una compañía de seguros promedio supera el centenar. Todos estos documentos se forman en expedientes, los expedientes son volúmenes colocados en archivos, cuyo acceso se realiza en el momento de ocurrencia de los eventos asegurados, cuando cambian los términos del contrato, al final de su período de vigencia y en otros casos. . Cuanto más grande es la compañía de seguros, mayor es la variedad de programas de seguros que ofrece y más heterogéneos sus archivos documentales.
En un esfuerzo por cubrir la mayor cantidad de clientes posible, la compañía de seguros abre agencias en otras regiones y ciudades, resolviendo los problemas de organización de archivos distribuidos o el problema de transportar documentos a la oficina central. Trabajar con grandes volúmenes de documentos en una compañía de seguros es parte de sus operaciones, por lo que resolver los problemas de procesamiento de documentos puede aumentar la eficiencia de la empresa, la velocidad y la calidad del servicio al cliente.
La construcción de archivos electrónicos y la automatización de los procesos de procesamiento de documentos, por regla general, se llevan a cabo sobre la base de sistemas especializados, que llevan el nombre general de "Sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM)". Esta clase de sistemas incluye plataformas industriales que tienen una serie de propiedades, que van desde la capacidad de almacenar grandes volúmenes de documentos en varios almacenes distribuidos ubicados en diferentes ciudades o incluso países, hasta la posibilidad de modelar procesos de procesamiento de documentos y su integración con sistemas electrónicos. correo, sitios web y otros sistemas. El uso de estos sistemas se justifica cuando se trata de grandes volúmenes de información, organizando un almacenamiento fiable y proporcionando un acceso rápido a la información.
Usando el archivo electrónico
Si utiliza el archivo electrónico de manera inepta, puede convertirlo en una carga adicional que requiere costos de mantenimiento innecesarios. Si se aplica correctamente, se convierte en un medio para aumentar la eficiencia empresarial. A continuación se muestra una lista de algunas de las oportunidades que recibe una compañía de seguros al utilizar un archivo electrónico:
- todos los documentos de clientes y contratistas se escanean y almacenan de forma ordenada, en formato electrónico;
- el acceso a los documentos es posible (de acuerdo con los derechos de acceso) desde cualquier agencia remota, incluso a través de Internet;
- los documentos se agrupan por contratos de seguro, contratistas, casos de eventos asegurados de acuerdo con las necesidades de las divisiones de la empresa;
- es posible abrir todos los contratos de seguro para el cliente de interés;
- es posible ver todos los documentos de un contrato de seguro determinado, incluidas todas las versiones de los documentos, si se realizaron cambios en ellos;
- es posible abrir todos los eventos asegurados en virtud del contrato de seguro de interés, incluidos todos los documentos para cada evento asegurado;
- es posible encontrar documentos sobre todos los programas de seguros en los que participó el cliente, independientemente de si los contratos se celebraron con el propio asegurado (seguro individual) o con las empresas en las que trabajaba esta persona (seguro corporativo);
- al evaluar el riesgo durante la suscripción, es posible obtener información sobre todos los contratos de seguro de un cliente determinado;
- existe la posibilidad de ver todas las notificaciones y cartas que se enviaron al cliente durante todo el historial de mantenimiento del contrato de seguro;
- para cada contrato de seguro, el historial de todos los cambios en los términos del contrato está disponible en forma de versiones separadas de los documentos;
- puede pasar del caso de un evento asegurado al caso de una póliza de seguro, desde donde puede acceder a todos los casos de eventos asegurados de este contrato de seguro.
Todos los documentos de archivo son imágenes electrónicas obtenidas de los documentos originales, lo que garantiza la exactitud de la información. Los documentos se pueden almacenar en un formato reconocido, lo que permite buscar no solo detalles individuales del documento, sino también cualquier combinación de palabras directamente en el texto del documento. La búsqueda y el acceso a los documentos se realiza en unos segundos.
Los documentos pueden llegar a la empresa desde diferentes fuentes (agencias de seguros, corredores, contratistas) en diversas configuraciones (heterogéneas, en juegos para el cliente, en paquetes por tipos de contratos). Algunos de los documentos pueden venir en formato electrónico.
La mayoría de los documentos se crean en la propia empresa. Para cada caso, se puede utilizar un mecanismo único para colocar documentos en un archivo electrónico. A continuación se muestran algunas de las principales formas.
Sincronización con el sistema de seguros de la empresa.
Los empleados de la empresa ingresan los datos de la póliza de seguro en un sistema de seguros especializado. A solicitud del usuario o según cronograma, el sistema de seguro se sincroniza con el archivo electrónico. En el archivo electrónico se crean las tarjetas de póliza de seguro que contienen los datos recibidos del sistema de seguros. Si ya existe una tarjeta de póliza de seguro y se ha recibido una solicitud del sistema de seguros para actualizar los detalles de la póliza, se crea una nueva versión del documento en el archivo electrónico. Se conservan los detalles de la política anterior.
Obtención de documentos de agencias territoriales.
Las agencias están conectadas con la oficina central mediante canales de comunicación. Las agencias instalan escáneres. A medida que se reciben los documentos, los empleados de la agencia los escanean. Los documentos se ingresan automáticamente en el archivo electrónico y se colocan en el expediente del contrato de seguro correspondiente o en el expediente del evento asegurado.
La rápida colocación de los documentos en el archivo inmediatamente después de su recepción en las agencias permite a los especialistas de la empresa comenzar a procesarlos inmediatamente. Esto da una aceleración significativa en los ciclos de emisión de pólizas de seguro y toma de decisiones sobre pagos de seguros.
Colocación manual de documentos por parte de los empleados.
Los empleados de la empresa que tienen acceso al archivo con derechos de reposición colocan los documentos que reciben en formato electrónico, los "arrastran y sueltan" desde el correo electrónico o desde una carpeta en su computadora.
Importar documentos de otros sistemas
Si la empresa dispone de sistemas que crean automáticamente documentos para los clientes (notificaciones, cartas informativas, etc.), se establece el procedimiento de importación de estos documentos a un archivo electrónico. Los documentos se incluyen automáticamente en el expediente del contrato de seguro correspondiente.
Escaneo continuo y reconocimiento de documentos
Los documentos recibidos por la compañía de seguros en juegos en virtud de contratos de seguros corporativos, como los certificados de seguro bancario, se pueden almacenar automáticamente en un archivo electrónico mediante escáneres de transmisión de alto rendimiento. Después del escaneo, se reconocen los detalles y el contenido de los documentos y se identifican los atributos. Esto permite colocar los documentos en el archivo de forma ordenada según los clientes y los contratos de seguro correspondientes.
Configurar mecanismos para colocar documentos en un archivo electrónico le permite crear automáticamente una estructura para almacenar documentos de acuerdo con las reglas establecidas en el sistema. La creación de carpetas en la estructura del archivo se realiza completamente sin intervención del usuario.
Soporte para estaciones de trabajo especializadas
Trabajar con documentos en algunos casos requiere la organización de estaciones de trabajo de usuarios especializadas. Los ejemplos más llamativos son los trabajos de los especialistas en evaluación y suscripción de aviones.
El procedimiento de control jet, que consiste en comprobar los detalles de la solicitud de seguro introducida en el sistema de seguros con el documento original, sólo puede ser eficaz si la comodidad de verificar los detalles en formato electrónico supera la verificación habitual de los documentos en papel. El uso de monitores especializados de 21 pulgadas y el modo de vista dividida le permite organizar el procedimiento de verificación con la máxima comodidad para los usuarios. Este modo divide la pantalla en dos partes. Una parte contiene una página de documento A4 de tamaño completo. La otra parte muestra los detalles del documento que requieren verificación. Todos los datos para verificación se encuentran en la pantalla del monitor del empleado.
Los especialistas en suscripción en este modo tienen opciones adicionales disponibles para completar los coeficientes de ponderación necesarios para la evaluación de riesgos. Esta organización de los lugares de trabajo de los especialistas permite dejar de trabajar con documentos en papel y pasar por completo a trabajar con documentos en formato electrónico.
Características adicionales del sistema.
soporte de procesos de negocio
Cuando trabajan con contratos de seguro, los especialistas necesitan realizar un seguimiento del estado de las pólizas de seguro. Para el procedimiento de suscripción, puede haber más de una docena de condiciones de este tipo: verificación de detalles, suscripción, solicitud de información adicional, examen médico, falta de dinero, solicitud de aprobación de la suma asegurada, negativa a emitir una póliza, disposición para emitir una póliza. , etc. Los estados de las políticas se admiten mediante mecanismos del ciclo de vida del documento. La configuración de ciertos procedimientos permite a los empleados realizar un seguimiento de qué políticas se encuentran en un estado particular y qué políticas requieren un procesamiento adicional. Los empleados en sus lugares de trabajo monitorean el estado de los documentos y, a medida que los documentos pasan a ciertos estados, llevan a cabo su procesamiento adicional.
Una ventaja adicional de procesar documentos en formato electrónico es el soporte de los procesos comerciales por parte del sistema. En este caso, ya no son los empleados quienes rastrean el estado de los documentos, sino que el sistema transfiere automáticamente el documento de un empleado a otro de acuerdo con el procedimiento de procesamiento de documentos especificado. Esto le permite reducir aún más el ciclo de procesamiento de documentos y mejorar indicadores como el tiempo de emisión de pólizas.
Auditoría, informes, control.
Un elemento importante del procesamiento de documentos es el procedimiento de control y presentación de informes. Se configuran cómodas herramientas de informes para recibir datos agregados en forma de tablas en formato Excel. Esto permite a los usuarios copiar las cifras reportadas en informes resumidos o utilizarlos para cálculos adicionales.
El sistema de informes también se utiliza para controlar:
- documentos que se encuentran en determinados estados del ciclo de vida durante más del número de días especificado por la normativa;
- documentos de los que no existen originales;
- documentos ingresados ​​en el sistema por una determinada agencia;
- disciplina ejecutiva al trabajar con aplicaciones;
- pólizas no entregadas al tomador del seguro, etc.
acceso a Internet
Cada vez más, un atributo obligatorio de los sistemas corporativos es la capacidad de presentar información a un cliente a través de Internet. Esta posibilidad permite reducir el tiempo de acceso de los clientes a la información y mejorar la calidad del suministro de información.
El uso de herramientas de gestión de contenidos corporativos como parte del sistema de información corporativa de la empresa simplifica la colocación de información en el sitio web corporativo. Puede tratarse de la publicación automática de noticias que se transmiten a los clientes en forma de notificaciones y cartas informativas, o de la organización del acceso en línea de los clientes a sus contratos de seguros personales. El acceso en línea permite a los clientes realizar un seguimiento del estado de las pólizas de seguro y las decisiones sobre los pagos de seguros, transferir la información solicitada a los empleados de la empresa, enviar solicitudes de cambios en los contratos de seguro y otra información que requiere una comunicación rápida.
Efectos de uso
Resumiendo lo anterior, podemos observar los siguientes efectos del uso de archivos electrónicos en una compañía de seguros:
- optimización del trabajo de los especialistas;
- exclusión de la posibilidad de pérdida de documentos;
- acelerar el ciclo de emisión de pólizas de seguro;
- acelerar el ciclo de toma de decisiones sobre pagos de seguros;
- acelerar la respuesta de los especialistas del call center a las solicitudes de los clientes;
- aumentar el grado de contenido de información y apertura de la empresa a los clientes;
- control de la tramitación y paso de documentos.
Al analizar los efectos del uso de archivos electrónicos y la automatización de la gestión de documentos en una compañía de seguros, podemos afirmar con seguridad que el uso de sistemas de gestión de documentos en el negocio de los seguros aporta beneficios económicos tangibles y ventajas competitivas. El crecimiento anual del volumen de información procesada pronto hará que trabajar sin estas herramientas sea simplemente impensable.
O. M. Pashin
Jefe de
soluciones del sistema
"Consultoría KORUS"
Firmado para imprimir
10.12.2007

Khudomyasova Marina estudiante del grupo 302, especialidad "Negocios de seguros"

Informe en la conferencia científica y práctica "Siglo XXI - el siglo de las tecnologías de la información"

Descargar:

Avance:

presupuesto estatal institución educativa educación secundaria vocacional de la región de Moscú "Kolomensky Agrarian College"

ORGANIZACIÓN DEL FLUJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN UNA COMPAÑÍA DE SEGUROS

Kolomna 2014

Introducción

El seguro es un área de negocio en la que se procesan una gran cantidad de documentos de diversos tipos: contratos, pólizas de seguro, solicitudes, certificados, certificados médicos, documentos sobre el derecho a la propiedad, resultados de exámenes y otros documentos, cuyas variedades para una compañía de seguros promedio supera el centenar. Todos estos documentos se forman en expedientes, los expedientes son volúmenes colocados en archivos, cuyo acceso se realiza en el momento de ocurrencia de los eventos asegurados, cuando cambian los términos del contrato, al final de su período de vigencia y en otros casos. . Cuanto más grande es la compañía de seguros, mayor es la variedad de programas de seguros que ofrece y más heterogéneos sus archivos documentales.

En un esfuerzo por cubrir la mayor cantidad de clientes posible, la compañía de seguros abre agencias en otras regiones y ciudades, resolviendo los problemas de organización de archivos distribuidos o el problema de transportar documentos a la oficina central. Trabajar con grandes volúmenes de documentos en una compañía de seguros es parte de sus operaciones, por lo que resolver los problemas de procesamiento de documentos puede aumentar la eficiencia de la empresa, la velocidad y la calidad del servicio al cliente.

La construcción de archivos electrónicos y la automatización de los procesos de procesamiento de documentos, por regla general, se llevan a cabo sobre la base de sistemas especializados, que llevan el nombre general de "Sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM)". Esta clase de sistemas incluye plataformas industriales que tienen una serie de propiedades, que van desde la capacidad de almacenar grandes volúmenes de documentos en varios almacenes distribuidos ubicados en diferentes ciudades o incluso países, hasta la posibilidad de modelar procesos de procesamiento de documentos y su integración con correo electrónico, sitios web y otros sistemas. El uso de estos sistemas se justifica cuando se trata de grandes volúmenes de información, organizando un almacenamiento fiable y proporcionando un acceso rápido a la información.

EN mundo moderno El trabajo de cualquier compañía de seguros es imposible sin el uso de tecnologías de la información y la comunicación. La tradicional gestión documental en papel está siendo sustituida por la electrónica, ya que la primera ya no satisface las necesidades del negocio y no puede garantizar la velocidad de procesamiento de los datos. El informe presentado describe problema organización de la gestión de documentos electrónicos y algoritmos de trabajo a la hora de utilizarlos.

La relevancia de este problema en Últimamente Se vuelve muy importante, porque en condiciones de competencia feroz, es la automatización del flujo de trabajo lo que permite acelerar el trabajo de varios departamentos de la compañía de seguros y permite tomar importantes decisiones operativas y estratégicas.

El objetivo del informe es identificar los beneficios del uso de la gestión documental electrónica en las compañías de seguros.

El objetivo principal del informe es estudiar y sistematizar los materiales utilizados por la compañía de seguros "Consentimiento" del sistema de gestión documental electrónica.

Parte principal

1. Soluciones móviles para agentes de seguros

Una de las iniciativas estratégicas de las compañías aseguradoras es fortalecer ventas al por menor mediante el desarrollo de una red de agentes. Al intensificar el trabajo con el canal de ventas de agencias, las aseguradoras se enfrentan a una serie de problemas. Uno de ellos es que el sistema de precios en las compañías de seguros es tan complejo y multifacético que a un agente le resulta bastante difícil trabajar con él en papel, y esto no se corresponde con la naturaleza de su trabajo: el vendedor debe, en primer lugar, vender , y no jugar con trozos de papel. .

Una empresa moderna logra el éxito creando nuevos valores en el trabajo, tanto con un “cliente externo” como con un “cliente interno”, que es un agente de una aseguradora. Por ello, las aseguradoras equipan la red de ventas con "asistentes electrónicos", y no sólo con una calculadora de primas, sino con dispositivos para intercambiar información con la empresa. Le dan al agente la oportunidad de completar de forma remota todo el trámite para la celebración de un contrato de seguro: asignar un número a la póliza de seguro, transferir a la empresa datos sobre el objeto asegurado y el propietario, el certificado de inspección del vehículo, sus fotografías, etc. además de determinar de forma rápida y precisa el monto de la prima, informar oportunamente el número de formularios de pólizas y recibos usados, etc. Esto permite que el agente esté menos "apegado" a la oficina de la empresa y se acerque lo más posible a la ubicación del cliente.

La empresa, a su vez, está interesada no sólo en fidelizar al agente mediante la creación de condiciones atractivas, sino también en aumentar el nivel de seguridad de la información del procedimiento de celebración de contratos de seguro. Al emitir una póliza de seguro en forma manuscrita, existe un cierto ciclo en el que hay períodos de tiempo significativos entre la aparición de la póliza con el cliente y la aparición de la misma póliza en el sistema contable de la aseguradora. Sin embargo, la situación competitiva actual (competencia a nivel de calidad de servicio) exige que el servicio sea instantáneo, empezando a actuar en cuanto el cliente esté asegurado. Pero en realidad, en algunas empresas, el proceso de registro de un nuevo contrato tarda entre 1,5 y 2 meses. Las soluciones móviles para agentes de seguros brindan la posibilidad de transferir información sobre el contrato de seguro celebrado en línea a la base de datos general de la compañía de seguros y, por lo tanto, eliminan el lapso de tiempo entre el momento en que el agente concluye el contrato de seguro y el momento en que se abren las opciones de servicio.

Un cliente atendido por la nueva tecnología recibe importantes beneficios, que incluyen no sólo cotizaciones y facturación aceleradas. De hecho, todos los departamentos de servicio (call center, servicio de soporte técnico, etc.) participan en el ingreso del número de póliza de seguro al sistema, y ​​hasta que se ingresa el número, el cliente no existe para ellos. Es decir, de hecho, los programas de servicios comienzan a funcionar solo cuando la aseguradora se entera de la existencia de dicho cliente. El registro de un contrato en el sistema a través de soluciones móviles para agentes de seguros permite solucionar este problema en 1-2 minutos. El tiempo para la plena ejecución del contrato al utilizar. este dispositivo Tomará de 6 a 7 minutos para un acuerdo CASCO y de 4 a 5 minutos para un acuerdo OSAGO.

El asegurador, además de ahorrar tiempo a la hora de recibir información sobre las pólizas vendidas por el agente, también gana porque ayuda a prevenir el fraude en seguros: cuando la prima de la póliza la recibe el agente, el cliente cree que está asegurado, y el asegurador no tiene póliza, ni prima, ni hay información hasta que el cliente acude a él con un siniestro. Fotografiar un objeto en dispositivos móviles También aumenta el control, ya que el agente pierde la oportunidad de asegurar un auto ya averiado.

Una de las cuestiones principales es también la protección de la información: se presta especial atención a la protección de los datos personales de los clientes, tanto en la fase de introducción de la información como en la fase de su procesamiento.

Una oficina de seguros móvil permite a un agente de seguros guardar y encontrar rápidamente información sobre un cliente, eventos relacionados con su servicio, mantener y almacenar correspondencia electrónica, no olvidarse de las fechas de vencimiento de los contratos y otros eventos importantes.

En la compañía de seguros CONSENT, la automatización de actividades se organiza mediante un sistema de gestión de bases de datos especializado.Diasoft y sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS).

Los contratos de seguro se celebran no sólo directamente en la oficina de la compañía de seguros, sino también en el lugar del objeto del seguro, es decir,El agente de seguros trabaja de forma remota. Después de haber sido alcanzadoconsentimiento para la celebración del contrato, la versión electrónica de la póliza de seguro se ingresa en el sistema Diasoft utilizando el EDMS y el contrato se registra instantáneamente.

Ejemplo. Durante mis prácticas, un asegurado se puso en contacto con la empresa Consent para solicitar que aseguraran su coche Renault-Duster contra los riesgos de Robo y Daños (seguro CASCO), y yo, junto con un agente de seguros, acudimos a él en su lugar de residencia. El agente utilizó en su trabajo el kit Mobile Office, que incluía una computadora portátil, una impresora móvil y un módem USB para comunicarse con la base de datos de Diasoft.

Cálculo de la prima del seguro, ejecución de la solicitud y póliza de seguro.Me hicieron en el programa 1C: Seguros. Versiones electrónicasLos documentos se enviaron a la oficina central, luego del registro en el sistema de contrato, el asegurado recibió una póliza impresa en una impresora móvil. Fueron necesarios unos 20 minutos para inspeccionar el coche, fotografiarlo y cerrar el contrato.

La ventaja de este método de celebración de un contrato es el registro instantáneo de una póliza de seguro en la base de datos de la empresa.

Por cierto, en el programa 1C: Seguros, la comisión de un intermediario de seguros (su salario) se calcula automáticamente al ingresar la póliza de seguro en la base de datos.

1. Gestión de documentos electrónicos.

en las actividades financieras y analíticas de la empresa.

Después de su entrada en vigor, cada contrato pasa a ser objeto de contabilidad, incluida la contabilidad. Incluye los pagos recibidos (contabilidad), controla el plan de sus cobros (departamento de seguros), sus condiciones son necesarias para el departamento de liquidación de siniestros en caso de siniestro, etc. Pero, de una forma u otra, el flujo de documentos pasa al nivel financiero y analítico.

Además, esta información en forma generalizada es de interés para los altos directivos de la empresa para el análisis operativo de las actividades en diversos aspectos (por clientes, por regiones, por ejecutivos responsables, etc.).

El nivel superior es el bloque de planificación y gestión estratégica. Estas son las tareas de elaborar un presupuesto, analizar actividades en el contexto de los productos de seguros y calcular tarifas.

Cuando se acumula la información en la base de datos, comienza el nivel superior de automatización de la empresa. Para los altos directivos, es posible resolver los problemas de contabilidad, análisis y planificación de gestión. Por ejemplo, los indicadores de rentabilidad se calculan automáticamente para cada contrato (el monto de la prima recibida, el monto de los pagos en virtud de las leyes de seguros, los montos recibidos de las compañías de reaseguros, etc.).

El gerente tiene la oportunidad de determinar los ingresos anuales planificados para los departamentos de ventas regionales. Los departamentos de ventas, a su vez, a partir de estos datos calculan su cartera de seguros y reciben indicadores de rentabilidad.

Además, se supervisa la ejecución del presupuesto de la empresa. Se forma en sucursales y divisiones, va a la central para su consolidación y aprobación.

El presupuesto aprobado se devuelve a las unidades para su ejecución. La ejecución del presupuesto es supervisada por el llamado. método "efectivo" en el contexto de cada división. El hecho de la desviación se rastrea y se puede analizar.

1. Automatización del flujo de trabajo

al liquidar pérdidas

El principal proceso comercial de una compañía de seguros es la liquidación de pérdidas después de la ocurrencia de un evento asegurado. Si imaginamos este proceso por etapas, por ejemplo, al asegurar un vehículo contra daños, podemos entender cuántos documentos deben completarse, cuántas oficinas deben pasar para finalmente cerrar el caso.

Representamos este proceso en forma de una secuencia de etapas:

• Completar una solicitud por la ocurrencia de un evento asegurado;
• Prestación por parte del asegurado de todos documentos requeridos confirmando el derecho del asegurado / beneficiario de la propiedad al objeto del seguro, así como el derecho a recibir el pago del seguro (copias del pasaporte del vehículo, certificado de matriculación del vehículo, cupón de inspección técnica, poder, contrato de compraventa de propiedad, copia de la póliza de seguro, recibos de pago de la próxima prima de seguro, etc.)
• Remisión para examen interno o independiente del daño causado;
• Suministro por parte del asegurado de todos los documentos necesarios que acrediten el hecho del hecho que provocó daños a la propiedad del asegurado (certificados de la policía de tránsito, del Ministerio del Interior, del Ministerio de Situaciones de Emergencia, de instituciones médicas, etc. .);
• Proporcionar los resultados de la evaluación de daños;
• Decidir sobre el pago de la indemnización del seguro, o sobre la forma de liquidar la pérdida del asegurado;
• Realizar el pago de la indemnización del seguro, contabilizar este pago o realizar acuerdos mutuos con las estaciones de servicio y proporcionar / contabilizar / acordar estimaciones del costo de las reparaciones de restauración;
• Cerrando el caso para la liquidación de pérdidas.

Esta secuencia es similar para otros tipos de seguros, por ejemplo, el seguro de vida: solo difieren los conjuntos de documentos proporcionados y el círculo de personas que controlan el proceso de proporcionarlos y tomar una decisión sobre el caso. El proceso de ajuste de pérdidas suele ocurrir de forma secuencial.

Durante el mismo se toman las siguientes decisiones:

• Sobre la apertura de un caso de liquidación de pérdidas;
• Sobre el examen de los daños;
• Sobre la ausencia de estructura de acciones fraudulentas;
• Sobre la integridad de la presentación de documentos para la liquidación del siniestro;
• Sobre la decisión positiva en la liquidación del siniestro y el método de liquidación;
• Por un aumento en el monto del daño al detectar daños ocultos (para un vehículo) o por un cambio en el costo de las reparaciones, etc.;
• Sobre cerrar el caso.

En cada etapa de la solicitud a lo largo de la ruta, para tomar una decisión adecuada, se requiere acceso al paquete completo de documentos sobre daños, incluida una copia del contrato/póliza de seguro, que debe ingresar al Sistema inmediatamente después de su firma. por el cliente. Porque Las compañías de seguros a menudo tienen una estructura distribuida geográficamente, proporcionando juego completo Los documentos sobre el caso en cada etapa de aprobación son de particular importancia: esto permite excluir la posibilidad de fraude por parte del cliente o agente de seguros, así como garantizar la rapidez del caso.

En la compañía de seguros CONSENT, la automatización del flujo de trabajo del proceso de liquidación de pérdidas se produce de la siguiente manera:

Un especialista de una compañía de seguros llama a un cliente desde una cola electrónica.

Luego, el asegurado, junto con un empleado de la compañía de seguros, completa una solicitud para un evento asegurado, el especialista verifica que los documentos presentados cumplan con los datos y estén completos.Todos estos documentos se escanean y se ingresan en la base de datos, en la carpeta del cliente,después de lo cual se prepara el Certificado de Aceptación- transferencia de documentos sobre el evento declarado. Además, se emite una remisión para la inspección del vehículo y un experto independiente inspecciona el vehículo y redacta un acta de inspección del vehículo.

Una vez completados todos los documentos, puede comenzar a trabajar con programas de información, en particular, debe registrar el evento declarado en el sistema Diasoft.

Una vez completado el registro de la solicitud en Diasoft, el especialista de la compañía de seguros procede a completar el EDMS en términos de generación de siniestro.

Después de completar el EDS, el caso de pago se transfiere a la etapa del departamento de examen, donde se decide la cuestión de la reparación del automóvil o el pago de la compensación del seguro.

Al caso de pago formadonúmero de teléfono conectadoel cliente que recibe SMS - mensajes sobre el estado del evento asegurado.

EDMS le permite rastrear claramente la etapa de un caso de liquidación de pérdidas en particular, ver aquellos cuya transición al siguiente estado está vencida e informar a los ejecutores responsables.

También se compilan listas estándar de documentos necesarios para llevar a cabo el proceso de resolución de reclamaciones. Y dado que las copias escaneadas de los documentos se colocan directamente en la base de datos de Diasoft, después de que la solicitud se presenta a la consideración de la comisión, toda la información está disponible para tomar una decisión sobre la liquidación o el rechazo. En consecuencia, el sistema permitirá transferir la solicitud al departamento de contabilidad para los pagos o generar un aviso al cliente sobre el rechazo. También es posible inicializar el procedimiento de regresión.

Conclusión

Habiendo considerado el sistema de organización de la gestión de documentos electrónicos en la compañía de seguros Consentimiento, podemos concluir que la gestión de documentos electrónicos:

1. cumple con los requisitos del negocio de seguros moderno y garantiza la velocidad del procesamiento de datos;
2. le permite acelerar el trabajo de varios departamentos de la compañía de seguros;
3. le permite tomar importantes decisiones operativas y estratégicas de manera oportuna;
4. permite al agente completar de forma remota todo el procedimiento para celebrar un contrato de seguro;
5. contribuye a la prevención del fraude de seguros;
6. contribuye a la solución de problemas de contabilidad, análisis y planificación de gestión;
7. le permite rastrear claramente la etapa de un caso de liquidación de pérdidas en particular, ver aquellos cuya transición al siguiente estado está vencida e informar a los ejecutores responsables.

Bibliografía

1. Ley federal de la Federación de Rusia de 27 de noviembre de 1992 N 4015-1 "Sobre la organización de las empresas de seguros en Federación Rusa(con cambios y adiciones posteriores).
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. Seguros: libro de texto / S.V. Ermasov, N.B. Ermasova. – M.: Educación más alta, 2008. - 317p.
3. Mijeeva E.V. Tecnología de la información en la actividad profesional de un economista y contador: libro de texto. subsidio para estudiantes. instituciones medianas. profe. educación / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasova. - M.: "Academia", 2013. - 240 p.
4. Mijeeva E.V. taller sobre tecnologías de la información en la actividad profesional de un economista y contador: libro de texto. subsidio para estudiantes. instituciones medianas. profe. educación / E.V. Mikheeva, E.Yu. Tarasova. - M.: "Academia", 2014. - 352 p.
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6. Seguros: libro de texto / ed. L.A. Orlanyuk-Malitskaya, S.Yu. Yanova. - M.: Editorial Yurayt; ID Yurayt, 2011. - 643s.
7. SC "Consentimiento". http: //www.soglasie.ru
8. Revista electrónica "Sobre el fraude en seguros"http://i-news.narod.ru/criminal.html

Ivan Nagornov, experto en la empresaDIRECTO-METRO

Para superar las dificultades anteriores sistemas modernos La gestión de documentos electrónicos (sistemas ECM) permite el uso de mecanismos de integración y códigos de barras. Para ello, es necesario organizar adecuadamente el proceso de tramitación de documentos, convirtiéndolos a formato electrónico. Este artículo presenta materiales basados ​​en experiencia real DIRECTO de la empresa.

A continuación daré un ejemplo de cómo organizar el proceso de ingreso de documentos. Todos los documentos recibidos de los clientes (por ejemplo, un acuerdo CASCO con documentos relacionados) llevan un código de barras que contiene un número de documento único (ID) y el tipo de este documento. A veces, las empresas quieren poner un código de barras en un conjunto de documentos para simplificar, esto también es posible, pero luego desaparece la capacidad de controlar automáticamente la integridad de los documentos, así como de fijar automáticamente la ubicación real de los documentos originales eliminados del archivo en papel. . Puedes marcar documentos con un código de barras. diferentes caminos:

● pegar una etiqueta con un código de barras en el documento. En este caso, se supone que las etiquetas pueden imprimirse in situ mediante una impresora de etiquetas o preimprimirse (en rollos);

● imprimir códigos de barras directamente en documentos utilizando una impresora convencional si hay espacio libre en el anverso o reverso del documento;

● impresión de una hoja separada con un código de barras;

● impresión inicial de un código de barras junto con un formulario de documentos, como, por ejemplo, una póliza CASCO.

Integración del sistema contable de la compañía de seguros yEl sistema ECM proporciona beneficios adicionales. Después de que todos los documentos estén marcados con códigos de barras, los empleados de las compañías de seguros ingresan los datos del contrato de seguro o evento asegurado en el sistema contable de la compañía de seguros como lo hacían siempre. Además, parte de los datos ingresados ​​por el empleado se transfieren automáticamente al sistema de almacenamiento de imágenes electrónicas de los documentos de seguro (sistema ECM). Esto requerirá solo dos pulsaciones de botones adicionales: el primero, en el sistema de contabilidad de seguros para comenzar a transferir los datos ingresados, el segundo, en el escáner de códigos de barras al leerlos de los documentos (el escáner de códigos de barras se parece a los escáneres de códigos de barras de las tiendas de comestibles). Después de las acciones anteriores, todos los datos necesarios aparecen en el archivo electrónico de documentos de seguro, incluido un número de documento único codificado en un código de barras.

Luego, en la estación de escaneo de documentos, el funcionario responsable escanea los documentos en un escáner convencional que los guarda en una carpeta especial, de donde el servicio del sistema de almacenamiento de documentación del seguro DIRECTUM toma los archivos y, dividiéndolos en documentos separados por código de barras, los adjunta. a las fichas correspondientes que se llenaban automáticamente desde el sistema contable. De este modo, sin necesidad de mano de obra, los documentos del escáner entran automáticamente en el archivo electrónico de documentación del seguro con los datos cumplimentados en las tarjetas. Además, la hora/fecha de escaneo del documento y el departamento/nombre del empleado que lo escanea también se pueden registrar automáticamente.

Más adelante, el documento escaneado llega a una carpeta especial para el empleado responsable de verificar los documentos escaneados. La persona responsable de la verificación comprueba la calidad de los documentos escaneados y, si no es satisfactoria, puede enviar el documento nuevamente a la estación de escaneo.

La entrada en el archivo de documentos que originalmente no estaban en papel, por ejemplo, fotografías electrónicas del lugar de un accidente, se puede realizar después de introducir todos los documentos en papel y también con un solo clic en el botón "fotos". Se guardarán como un documento de varias páginas y se podrán comparar fácilmente, por ejemplo, con fotografías del coche antes del seguro.

De esta forma se forma un archivo de documentos de seguros, cuyos documentos se pueden abrir desde el sistema de contabilidad de seguros con solo hacer clic en un botón (para ello se pueden utilizar varios mecanismos de integración, como objetos com o servicios web). Ahora se puede encontrar rápidamente cualquier documento sobre el cliente. Si es necesario, los empleados pueden recibir varios recordatorios, por ejemplo, sobre la expiración de los contratos o sobre el estado incompleto de algún paquete de documentos. El uso de un escáner de código de barras también facilita la vida del archivero si es necesario registrar la retirada y devolución de documentos originales a un archivo en papel; para ello, solo necesita escanear el código de barras del documento emitido / devuelto e indicar quién se emite y en qué medida.

Una vez que la empresa disponga de un cómodo archivo electrónico de documentación de seguros, ya podrá pensar en automatizar diversos procesos comerciales, por ejemplo, la liquidación de siniestros. En este caso, el proceso de liquidación de pérdidas será transparente para los directivos y empleados y, en consecuencia, para los clientes, es decir, será posible ver quién y en qué etapa se encuentra el proceso de consideración de la solicitud de un cliente. Es posible incluir "contrapartes permanentes" en el proceso de aprobación, como expertos independientes y estaciones de reparación y mantenimiento, brindándoles acceso a los documentos a través de una interfaz web o cargándolos en un portal especial. También es posible mantener un registro de daños típicos con el fin de recopilar estadísticas y tomar acciones de control en base a estas estadísticas, etc. Un mayor desarrollo del sistema puede ser la recopilación no sólo de documentos, sino también "casos" para el análisis de diversos eventos asegurados.