Peidetud ja isikuandmete eemaldamine dokumentide, esitluste või raamatute kontrollimisel. Uued dokumendiinspektori funktsioonid Exceli, PowerPointi ja Wordi jaoks

Pole kahtlust, et salajast ja konfidentsiaalset teavet tuleb kaitsta. Kogu oma eksisteerimise aja on inimkond leiutanud erinevaid viise, mis võib takistada või vähemalt oluliselt takistada juurdepääsu sellele teabele, samuti krüpteerimissüsteemidele. 20. sajandil ilmusid uued digitaaltehnoloogiad teabe kogumiseks, säilitamiseks ja edastamiseks. Arvutisüsteemid võimaldasid trükkida, redigeerida, kontrollida õigekirja ja õigekirja, teisendada ja edastada teavet elektroonilisel kujul arusaadav peaaegu kõikidele arvutitele. Sellest ajast alates on konfidentsiaalsuse ja isikuandmete kaitse probleemid muutunud eriti aktuaalseks. Häkkerid, tööstusspioonid, konkurendid ja muud kurjategijad töötavad pidevalt välja uusi viise, kuidas pääseda ligi üksikisikute ja ettevõtete teabele.

Enamikus praegu turul olevates tarkvaratoodetes salvestatakse metaandmeteks nimetatud teave samades failides, millega kasutaja suhtleb ja mida vahetab ning mida kasutaja kasutab failide redigeerimisajaloo salvestamiseks, samuti failide teabe leidmiseks ja nendest väljavõtmiseks. Metaandmete iseloomulikud näited on koos dokumendiga salvestatud nende autori ees- ja perekonnanimi, ettevõtte andmed, arvuti nimi, dokumendi versioonitugi, mitmesugune peidetud teave jne. Neid metaandmeid kasutatakse ka faili kogu teabe ühte etteantud asukohta salvestamise protseduuri universaalseks muutmiseks.

Samas salvestatakse suurem osa sellest konfidentsiaalsest infost justkui vaikimisi, mõnikord kasutajale tundmatul viisil ning talle tundmatus kohas ja kujul. Pole saladus, et isegi näiliselt kahjutud seaded on sisse lülitatud tarkvaratooted võib salvestada teavet, mis teavitab püsivat kasutajat toote omanikust või selle ettevõttest. Näiteks on Microsofti Wordi tekstiredaktor või mõni muu tarkvararakendus, mis sellega töötab elektroonilised dokumendid ja võimaldab salvestada erinevaid režiime kasutades samasse faili dokumendi erinevaid versioone. Mõelge lihtsale, kuid väga tüüpilisele juhtumile. Ütleme nii, et meie lugeja, olles turundusosakonna juhataja, töötas mitu nädalat koos oma meeskonnaga, et koostada dokument, mis kirjeldab viimase arenduse omadusi. See dokument oli plaanis saata ka müügiosakonda uue turunduskampaania alustamiseks. Viimasel hetkel otsustati tootekirjeldusest mitmed omadused täiendava kontrollimise ja täpsustamise eesmärgil eemaldada. Siiski oli teada, et need omadused sisalduvad kindlasti selle toote turundusdokumendi lõplikus versioonis. Olenemata sellest, et selle dokumendi jaoks on versioonide loomine lubatud ja et iga muudatus, sh uus versioon eemaldatud tunnustega, salvestatakse faili, see dokument on saanud kõige laiema leviku. Oletame, et pärast määratud failiga kirja saatmist müügiosakonda jõudis see konkurendini. Viimane, olles läbi vaadanud dokumendi erinevad versioonid, saab hõlpsasti hinnata teie hetketaset ja oodatavaid tulemusi ning edastada teavet oma arendajatele õigeaegselt. Lisaks võivad dokumendi atribuudid sisaldada dokumendi autori nime ja meiliaadressi, mistõttu loetakse, et ta andis dokumendi võistlejatele kasutamiseks vabatahtlikult.

Kuidas korraldada privaatse teabe kaitset ja kaitsta seda soovimatu juurdepääsu eest? Püüame sellele küsimusele selles artiklis vastata. Vaatame ka kohti dokumendis, kus saab metaandmeid salvestada, ja kirjeldame viise, kuidas neid andmeid eemaldada, kaitstes seeläbi dokumenti. Enne asja juurde asumist paneme tähele, et selle artikli testobjektiks on tuntud ja populaarse tekstiredaktori Microsoft Wordi ingliskeelsed versioonid Word 2000 ja Word 2002, mis sisalduvad Microsoft Office'i paketis. Tuleb rõhutada, et hoolimata selle redaktori nende versioonide ühisusest ja järjepidevusest, on nende funktsionaalsuses siiski mõningaid erinevusi. Eelkõige tasub sellele tähelepanu pöörata lugejatel, kes istuvad kohe oma arvuti taha.

Kuidas pääseda ligi isikuandmetele

Alustame kõige lihtsamast – näitame, kuidas pääseda isikuandmeteni ilma eriliste nippideta. Seda tehakse Microsoft Wordi ainsa funktsiooniga, mis võimaldab teil vaadata teksti ilma seda vormindamata. Selgub, et seda funktsiooni saab kasutada konkreetse dokumendiga seotud metaandmete vaatamiseks. Nendele andmetele pääseb juurde igaüks. Selleks vajate:

1. Käivitage Microsoft Wordi redaktor.
2. Klõpsake peamenüü failis nuppu Ava.
3. Valige kuvatavas dialoogiaknas jaotises Failide tüüp suvand Taasta tekst mis tahes failist, valige Microsoft Wordi dokument ja klõpsake nuppu Ava.

See avab vormindamata dokumendi, mille hoolikas vaatamine võimaldab teil hõlpsasti leida teavet, mis sisaldab dokumendi autori nime ja salvestatud dokumendi leidmise teed.

Arvestades kõike eelnevat, soovitame enne dokumendi jagamist teiste kasutajatega üle vaadata peidetud info, et otsustada, kas see dokument tasub avalikuks vaatamiseks jätta. Näiteks valides Microsoft Wordi põhimenüüst Tööriistad suvandi Jälgi muudatusi ja seejärel menüüst Failid valides Versioonid või valides menüü Tööriistad alammenüü Valikud märkeruudu kaudu režiimi Luba kiired salvestamised, saate leida peidetud või kustutatud teabe, mis võib muudetud dokumenti jääda.

Nagu näete, on isikuandmetele juurdepääsu saamine üsna lihtne. Loomulikult tekib mõistlik küsimus, millised on võimalused kaitsta konfidentsiaalset teavet võõraste pilkude eest. Allpool pakutakse lugejatele tähelepanu mõned kõige levinumad meetodid.

Isikuandmete eemaldamine dokumentidest

Wordi redaktori praegune versioon annab kasutajale kõige laiemad võimalused isikuandmetega töötamiseks, alustades käsitsi ja lõpetades programmeeritava teabe kustutamise võimalusega. Kuna me ei puuduta selle artikli raames eriprogrammide kirjutamise küsimusi, keskendume kõige lihtsamatele ja paljudele lugejatele kõige kättesaadavamatele meetoditele.

Kõigepealt peate veenduma, et dokumendi salvestamise ajal kustutati mõned isiklikud andmed. Selleks peate tegema järgmised toimingud:

1. Valige Wordi peamenüüst Tööriistad ja seejärel alammenüü Valikud. Avage kuvatavas dialoogiaknas vahekaart Turvalisus.
2. Jaotises Privaatsusvalikud märkige ruut Eemalda salvestamisel sellest failist isiklik teave ja vajutage nuppu OK.
3. Salvesta dokument.

See eemaldab dokumendist näiteks järgmised isiklikud andmed:

• faili atribuudid: autor, juht, ettevõte ja dokumendi viimase versiooni salvestanud isiku nimi;
• kommentaaride ja muudatuste jälgimise režiimiga seotud kasutajanimed;
• nimi Salvestatud asendatakse nimega Autor;
• e-kirja päis, mis on loodud tööriistariba nupu E-post abil.

Tuleb rõhutada, et määratud toimingut ei installita vaikimisi Wordi redaktorisse. Ja isegi kui selline lipp on seatud, rakendub see ainult hetkel aktiveeritud dokumendiaknale. Seetõttu tuleb see režiim määrata iga dokumendi jaoks eraldi.

Teine tähelepanu vääriv meetod on isikuandmete käsitsi kustutamise meetod. Dokumendi atribuudid (failistruktuuri sees) salvestavad teavet dokumendi enda kohta: dokumendi failinimi, salvestuskoht, loomise kuupäev ja muud failiatribuudid. Dokumendi atribuutides saab aga salvestada ka muid metaandmeid, nagu autori nimi, ettevõtte nimi ja dokumendi redaktor. Seda teavet saab dokumendi atribuutidest käsitsi eemaldada, kasutades järgmist toimingute jada:

1. Avage dokument Wordi redaktoris.
2. Peamenüü jaotises Fail valige Atribuudid.
3. Ilmuvas mitmelehelises dialoogiaknas võivad kõik kokkuvõtte, statistika, sisu ja kohandatud vahekaardid sisaldada konfidentsiaalset teavet. Mittevajaliku või soovimatu teabe kustutamiseks valige see ja kustutage see klahvi DELETE abil.

Loomulikult saab ülaltoodud protseduure automatiseerida ja programmeerida, muutes selle protsessi kiireks ja mugavaks. Wordi programmeerimise põhimõtete kirjeldus jääb aga sellest artiklist välja ja soovitame lugejal tutvuda erialakirjandusega.

Kus on teave peidetud?

Põhireegel, mida praktilised inimesed järgivad, on: "Seitse korda mõõda - üks kord lõika." Seda elupõhimõtet saab edukalt rakendada dokumentidega töötamisel. Kas alati on vaja kiirustada isiklike andmetega jagama? Kus peidetud teavet hoitakse? Millised on peidetud teabe vaatamise viisid? Nendele küsimustele vastatakse selles jaotises.

Varjatud teavet leiate muudatuste jälgimise (muutuste jälgimise) ja kommenteerimisfunktsioonide (kommentaaride) alt, mis on enamasti Microsoft Wordi redaktori jaoks mõeldud. Need võimaldavad salvestada vahepealset teavet vormindamise, teksti sisestamise, kustutamise, kommentaaride jms kohta, teisisõnu saab neid aktiivselt kasutada ühe või mitme autori dokumendiga töötamise protsessis. Sel juhul, valides kõigi teenindusfunktsioonide taasesitusrežiimi, näete kõiki tehtud muudatusi koos autorite nimedega. Seda tehakse menüükäsuga Näita.

Tuleb meeles pidada, et mis tahes dokumendiga töötades on soovitav järgida kahte lihtsat reeglit. Esimene reegel ütleb, et enne mis tahes teabe eemaldamist on hea printida redigeeritud dokument koos kommentaaridega. Seega on igal ajal võimalik seda teavet dokumendi uude versiooni lisada. Muudatuste või kommentaaride visualiseerimiseks peate valima peamenüüst Vaade üksuse Märgistus.

Teine reegel puudutab peamiselt neid, kes unustavad jälgida, kas saadetavas või edastatavas dokumendis on lisateavet. Sellistele kasutajatele on ette nähtud automaatne rajamuutuste režiimi olemasolu analüsaator, mis annab hoiatuse dokumendi redigeerimisteabe olemasolu kohta, kui proovite seda printida, salvestada või saata e-mail Wordi redaktorist. Selle režiimi lubamiseks valige dialoogiboksi Valikud peamenüü jaotises Tööriistad vahekaart Turvalisus ja kasutage lipu nuppu, et määrata hoiatus enne jälgitud muudatusi või kommentaaride režiimi printimist, salvestamist või faili saatmist (joonis 1). Niisiis, teise reegli tähendus: hoidke raja muudatuste analüsaator alati sisse lülitatuna.

Teine koht, kus tundlikku teavet saab salvestada, on Microsoft Wordi peidetud tekstirežiim. See režiim võimaldab kuvada või peita määratud teksti, kasutades spetsiaalset märgivormingu protseduuri, mis muudab need nähtamatuks. Näiteks teksti redigeerimisel peidetud tekstirežiimis (peidetud tekst on dokumendifailis spetsiaalsed mittekuvatavad märgid) saate ise teha mis tahes märkmeid. Peidetud teksti vaatamiseks valige peamenüü jaotises Tööriistad üksus Valikud ja vahekaardi Vaade jaotises Vormindusmärgid režiim Varjatud tekst (joonis 2).

Kui teete seda, märgib Word peidetud teksti punktiirjoonega. Kahjuks ei pakkunud toimetaja arendajad dokumendis peidetud teksti automaatset analüsaatorit. Selle printimisel dokumendi korpusest eemaldamiseks on aga väga lihtne protseduur. Selleks valige peamenüü jaotises Tööriistad üksus Valikud, seejärel vahekaart Prindi ja aktiveerige jaotises Kaasa dokumendiala märkeruut Peidetud tekst. Kõigil muudel juhtudel peate teksti käsitsi kustutama.

Kolmandaks soovimatu teabelekke allikaks võivad olla dokumendi varasemad kustutamata versioonid. Wordi redaktor võimaldab salvestada samasse faili mitu dokumendi versiooni. Need versioonid on failis peidetud tekstirežiimis ja neid saab vajadusel eemaldada. Need on kõigile kasutajatele kättesaadavad ja jäävad dokumenti ka siis, kui see on salvestatud muus vormingus. Seetõttu tuleks sellised versioonid õigeaegselt kustutada, mille jaoks on mitu võimalust.

Esimene meetod hõlmab dokumendi eelmiste versioonide salvestamist. Praegune versioon salvestatakse eraldi dokumendina. Selleks valige peamenüüst Fail valik Versioonid. Seejärel valige dokumendi versioon, mida soovite eraldi failina salvestada. Seejärel vajutage avamisklahvi ja valige peamenüüst Fail käsk Salvesta nimega. Ilmuvas dialoogiaknas määrake faili nimi ja vajutage nuppu Salvesta.

Teine võimalus on eemaldada dokumendist soovimatud versioonid, mis nõuab järgmisi samme. Valige peamenüüst Fail üksus Versioonid ja seejärel kustutatava dokumendi versioon (mitme versiooni valimiseks peate all hoidma klahvi Ctrl). Järgmisena peate klõpsama nuppu Kustuta.

Varjatud teabe vaiksed hoidjad

Paljud lugejad ei tea, et teatud protseduurid Wordis säilitavad vaikimisi metaandmeid. Ja nad ilmselt ei mõista, et nende protseduuride blokeerimine võimaldab teil dokumentidest soovimatud metaandmed eemaldada. Räägime sellest üksikasjalikumalt.

Esiteks kaaluge meetodit dokumendi kiireks salvestamiseks. Pange tähele, et see töötab ainult siis, kui ruut Luba kiired salvestamised on märgitud. Kuid mitte kõik ei tea, et kui avate selles režiimis redigeeritud dokumendi tekstifailina, võib see sisaldada teavet, mis on varem dokumendist eemaldatud. Seda seetõttu, et kiirsalvestusrežiim lisab tehtud muudatused dokumendi lõppu, võtmata arvesse kõiki dokumendis endas tehtud muudatusi (sh kustutatud teavet). Seetõttu peate dokumendist kustutatud teabe täielikuks kustutamiseks kiirsalvestusrežiimi keelama. Selleks vali Wordi peamenüüst Tööriistad, seejärel jaotis Suvandid ja dialoog Salvesta (joonis 3).

Teiseks kaaluge dokumentide kombineerimise protseduuri. Kui võrrelda ja kombineerida Wordi dokumendid kasutab juhuslikult genereeritud numbreid asjakohaste dokumentide hilisemaks hõlpsaks jälgimiseks. Kuigi need numbrid on peidetud, saab neid potentsiaalselt kasutada näitamaks, et dokumentidel on ühine päritolu. Juhuslike numbrite salvestamise lõpetamiseks dokumentide liitmise ajal peate tegema järgmised toimingud.

1. Käivitage menüüst Tööriistad käsk Valikud. Ilmuvas mitmelehelises dialoogiaknas valige dialoog Turvalisus.
2. Ühendamise täpsuse parandamiseks deaktiveerige märkeruut Salvesta juhuslik arv.

Siiski tuleb märkida, et peate maksma konfidentsiaalsuse eest - dokumentide liitmise tulemus ei ole optimaalne: Wordi redaktoril on seotud dokumentide arvu kindlaksmääramine problemaatiline.

Teadmine on jõud

Kõik, kes on seda artiklit lugenud, kujundavad kindlasti oma arvamuse teabe kaitsmise probleemi kohta personaalarvuti ja igaüks saab vabalt oma otsused teha. Saate neid reegleid järgida ja teavet mitte salvestada, kuid võite selle kaotada, kui te ei pinguta. Artiklis käsitleti kõige rohkem lihtsaid viise teabelekke vältimine. Lisaks, nagu eespool märgitud, on paljude ülaltoodud probleemide lahendamiseks mitmeid programme, mis loomulikult hõlbustavad oluliselt dokumentides olevate soovimatute andmete sisu kontrollimise protseduuri. See on aga teise artikli teema. Kokkuvõtteks tahan märkida, et isikuandmeid kaitstes ei saa te mitte ainult kaitsta oma äri, teadmisi ja kogemusi, vaid anda ka otsustava tagasilöögi ebaausatele inimestele.

ComputerPress 10 "2002

Lihtsaim viis oma aruande või kursusetöö väljast tellinud hooletul töötajal või üliõpilasel sabast haarata on vaadata dokumendi autorit või kaasautoriid. Seda teavet salvestatakse koos muude faili metaandmetega ja igaüks saab seda hiljem vaadata. Juhtum omandab eriti delikaatse olukorra, kui tegelikuks täitjaks osutub inspektorile tuttav inimene: sama firma töötaja või samast voolust pärit tudeng. Muidugi leiab mitmekorruseline vale olukorrast väljapääsu, kuid ükskõik kuidas see siis päevavalgele välja tuleb. Pöörake tähelepanu all paremas nurgas olevatele dokumendiga seotud kasutajatele

Banaalne näide muidugi, aga tavaliselt torkavad nad selle peal.

Millist teavet võib lekkida

Microsofti ametlik abi annab teavet selle kohta, mis võib teie mainet potentsiaalselt ohustada. Siin on tema väljavõte:

• Teiste kasutajate kohaloleku jäljed, samuti viited nende muudatustele ja lisatud kommentaaridele, kui töötasite dokumendi kallal kaasautorina.
• Päises, jaluses ja vesimärgis sisalduv värvunud teave.
• Peidetud Sõna tekst, nähtamatud PowerPointi objektid, peidetud read, veerud ja Exceli lehed.
• Sisu, mis asub väljaspool PowerPointi slaidiala.
• Dokumendi täiendavad atribuudid ja muud metaandmed, nt printeri tee teave või meilipäised.

Dokumendiinspektor

"Dokumendiinspektor" on mugav tööriist failide kontrollimiseks soovimatu teabe leidmiseks. See on mugav nii dokumendi saatjale kui ka saajale. Kõik, mida pead tegema, on minna jaotisse "Üksikasjad" ja käivitada kontroll. Paar klõpsu ja viis sekundit teeb kõik läbi ja lõhki.

Esitaja peab klõpsama nuppu Kustuta ja inspektor peab olemasolevate tõendite põhjal dokumendiga tutvuma.

Isikuandmete salvestamise keeld

Üksikasjade tööriist võimaldab teil vaadata ja muuta dokumendi olulisi atribuute, valmistades selle ette ühine töö, arhiveerimine või e-postiga saatmine. Tööriist võimaldab ligipääsu mitmetele käskudele, millest tuleb pikemalt juttu raamatu tekstis hiljem, kuid siin kirjeldame vaid lühidalt nende eesmärki.

Omadused

Üksikasjade akna parem pool. Iga dokument sisaldab lisaks tegelikule sisule palju teavet selle kohta, kes selle on loonud, mis on selle teema, millisesse kategooriasse seda saab omistada. Lisaks sisaldab dokument märksõnad dokumendi sisu iseloomustav, märkmed jms. Kogu see teave aitab automatiseeritud dokumendihaldussüsteemidel või kasutajatel leida, sorteerida ja otsida vajalikud dokumendid. Sel põhjusel soovitan mitte olla laisk ja täita vastavad väljad. Mida nutikamalt need täidate, seda lihtsam on dokumendiga töötada.

Valmistuge jagamiseks

Dokumendiinspektor- see käsk avab dokumendiinspektori akna. Mõni isiklik teave ja teave teie arvuti kohta sisestatakse dokumenti automaatselt, ilma et te märkaksite. Näiteks kasutajanimi, mille all te dokumendi lõite, sisaldub dokumendis olenemata sellest, kas olete atribuudiväljad täitnud või mitte. Kui olete dokumendi printinud või isegi selle eelvaadet vaadanud, manustatakse dokumenti kogu kohaliku või võrguprinteri tee. Kui lisasite dokumenti illustratsioonid, salvestatakse dokumenti ka nende tee. Kui saadate dokumendi meililisti suur hulk erinevatele inimestele ei pruugi teile meeldida, et selline teave teie teadmata kättesaadavaks tehakse. Dokumendiinspektor otsib dokumendist peidetud andmeid, esitab need teile ja võimaldab teil need kustutada
need Exceli töövihikust.

Juurdepääsetavuse kontroll- võimaldab teil hinnata, kui mugav on nende dokumentide kasutamine puuetega kasutajatele.

Ühilduvuse kontroll- käsk kontrollib, kas see on võimalik see dokument ilma selle Exceli varasemates versioonides avamiseks muudatusi tegemata.

Kaitske raamatut

See tööriist võimaldab teil seada piiranguid võimalusele muuta ja redigeerida raamatu sisu ja struktuuri.

Krüpteeri parooliga- dokument on krüpteeritud, nii et näete selle sisu alles pärast parooli sisestamist. Parooliga raamatu krüptimisel olge väga ettevaatlik praeguse tähesuuruse ja klaviatuuripaigutuse suhtes, vastasel juhul võite kaotada juurdepääsu oma raamatule.

Piirake kasutajate õigusi- See käsk on tavaliselt saadaval ainult dokumendi autorile ja ettevõtte võrgu või Interneti kasutajatele. See kasutab kasutajaõiguste haldusserverit. See võib olla tasuta Microsofti server või ettevõtte server. Iga kord, kui kasutaja proovib dokumenti avada, saadetakse serverile päring, mis tagastab kasutaja omadused, eelkõige teabe selle kohta, mida ta avatud dokumendis näeb ja mida tema eest varjata. Kui proovite seda käsku käivitada, palutakse teil registreeruda Microsofti serveris. Kui olete huvitatud piirangute toimimisest, tehke see protseduur läbi, registreerige mitu erinevate õigustega kasutajat ja testige seda käsku.

Lisama digitaalne allkiri - see käsk lisab dokumendile nähtamatu koodi, mis asendab tavalist allkirja. Lugege hoolikalt, mida allkirja loomise viisard teile kirjutab. Kui loote isikliku allkirja, saate selle abiga ainult teie isiklikult ja ainult selles arvutis veenduda, et teie dokumenti pole rikutud. Kui soovite luua allkirja, mille välisorganisatsioonid "tunnustavad", peate kasutama spetsiaalsete võrguteenuste teenuseid.

Märgi lõplikuks- pärast selle käsu täitmist ei saa dokumendis muudatusi teha.

Kaitske praegust lehte- selle tööriista abil saate määrata, milliseid lehe elemente saavad teised kasutajad muuta ning millised on kaitstud ja mida ei saa muuta.

Kaitske raamatu struktuuri- keelab muuta raamatu struktuuri (lehtede lisamine või kustutamine).

Versioonid

Võimaldab vaadata ja taastada salvestamata failide mustandversioone või kustutada mustandversioone, mida enam ei vajata.

Erinevate programmidega loodud dokumendid ja failid kannavad märkamatult mõnda teave omadustes. See võib olla isiklikud andmed, millele kui nad on teie arvutis, ei pööra keegi neile erilist tähelepanu. Kui aga otsustate seda faili kellegagi jagada, kasutades Internet või kasutades mälupulka, on soovitatav kontrollida ja eemaldada mittevajalikud andmed faili atribuutidest.

Mis see on isiklik informatsioon, mis võib esineda failis? Kogu teave faili atribuutides võib pidada isiklikuks. Lõppude lõpuks loodi see fail teie arvutis ja te andsite sellele nime faili või andis lisateavet, näiteks kommentaare. Need võivad olla: autori nimi, faili muutmise kuupäev, sildid ja märksõnad. Programmi nimi, millega fail loodi, ostukuupäev, autoriõigused ja palju muud.

Kõige sagedamini annab kasutaja üle teistele isikutele failid dokumendid ja pildid ning isikuandmete kustutamine faili atribuutides sel juhul ei ole see üleliigne.

Valige milline andmeid O faili lahkuda ja mis kustutada abiga võimalik Windows Explorer, faili atribuutides. Selleks paremklõpsake valitud failil ja valige kontekstimenüüst "Atribuudid". Minge atribuutide aknas vahekaardile "Üksikasjad".

Siin on kõik peidetud lisad andmeid ja olenevalt tüübist faili siin näete päris korralikku loendit mitmesugusest dokumendist teabest. Vaadake loend üle ja otsustage, milline andmeid te ei tahaks selle dokumendiga koos kellelegi anda.

Muide, teave selle kohta faili ei saa ainult kustutada, vaid lisage see ka otse atribuutide aknasse. Kuid tõsi, mitte kõigis punktides. Saadaolevate atribuutide muutmiseks klõpsake jaotise "Väärtus" osas üksuse kõrval olevat nuppu. Ilmub väike redigeerimiskast.

Kui vajalik eemaldus ei ole redigeeritav andmeid, akna allosas omadused klõpsake "Eemalda atribuudid ja isikuandmed".

Avaneb redigeerimisvormiga aken, kus tuleb valida üksus "Kustuta selle faili järgmised omadused".

Erilist tähelepanu tuleks pöörata isikuandmete turvalisusele, alates eelmisest aastast karmistas seadusandja vastutust tööandja ees nende kaitsekohustuse täitmata jätmise eest. Artiklis räägime teile, mida loetakse isikuandmeteks, millised on nende kaitsmise kohustused tööandjatele ning kuidas korraldada töötajate isikuandmete korrektset salvestamist ja säilitamist.

Süstematiseerige või värskendage oma teadmisi, omandage praktilisi oskusi ja leidke vastused oma küsimustele Raamatupidamiskoolis. Kursused on välja töötatud arvestades kutsestandardit "Raamatupidaja".

Tööandja peab töötajat palkades küsima temalt teatud teavet, mis on vajalik töö-, maksu- ja raamatupidamisalaste õigusaktide raames. 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 152-FZ “Isikuandmete kohta” kohustab tööandjat, kes antud juhul on isikuandmete haldaja ja töötleb, tagama selle teabe turvalisuse.

Millised andmed on isiklikud

Isikuandmed on igasugune teave, mis on otseselt või kaudselt seotud isikuandmete subjektiga – konkreetne või määratud üksikisikule(art. 3 föderaalseadus 27. juuli 2006 nr 152-FZ “Isikuandmete kohta”, edaspidi isikuandmete seadus).

Üldised isikuandmed võivad sisaldada järgmist teavet:

• Täisnimi;
• Sünniaeg ja sünnikoht;
• aadress (registreerimiskoht);
• haridus, elukutse;
• isiku kujutis (foto ja videosalvestis), mis võimaldab tuvastada isiku isikut ja mida operaator kasutab selleks (Roskomnadzori selgitused 30. augustist 2013 "Foto- ja videopiltide, sõrmejälgede andmete ja muu teabe biomeetrilisteks isikuandmeteks klassifitseerimise ja nende töötlemise tunnuste kohta");
• Perekondlik staatus, laste olemasolu, perekondlikud sidemed;
• eluloo faktid ja eelnev töötegevus(töökoht, karistusregister, ajateenistus, töö valitud ametikohtadel, avalik teenistus ja jne);
• finantsseisundit. Palgainfo on ka isikuandmed (Roskomnadzori kiri 07.02.2014 nr 08KM-3681);
• ärilised ja muud hinnangulised isikuomadused;
• muu teave, mis võimaldab isikut tuvastada.

Lisaks mainib isikuandmete seadus:

• erilised isikuandmed (seoses rassi, rahvuse, poliitiliste vaadete, usuliste või filosoofiliste veendumuste, tervisliku seisundiga, intiimne elu). Üldreeglina ei ole nende andmete töötlemine lubatud. Erandiks on isikuandmete seaduse artikli 10 lõikes 2 sätestatud juhud;
• biomeetrilised isikuandmed (iseloomusta füsioloogilisi ja bioloogilised omadused isik, mille alusel on võimalik tema isiksust tuvastada). Sellise teabe töötlemiseks on vajalik isikuandmete subjekti nõusolek. Erandiks on artikli 2. osas sätestatud juhud. Isikuandmete seaduse § 11.

Tööandjal on õigus saada ja kasutada ainult seda teavet, mis iseloomustab kodanikku kui osapoolt tööleping(näiteks teave inimese sotsiaalse ja varalise seisundi kohta ei ole seotud tema tööprotsessiga). See teave sisaldub järgmistes dokumentides, mille töötaja esitab tööle kandideerimisel:

• passis või muus isikut tõendavas dokumendis;
• tööraamat;
• dokumendid sõjaväelise registreerimise, hariduse, perekonna koosseisu kohta;
• tõend sissetulekute kohta eelmisest töökohast;
• töötamise ajal täidetud küsimustik;
• töötaja isiklik kaart (vorm T-2);
• abielutunnistused, lapse sünnitunnistus;
• arstitõendid ja jne.

Tööandja säilitab loetletud dokumentide koopiad, välja arvatud küsimustikud, tööraamatud ja isiklikud kaardid.

Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemine - mis tahes toiming (toiming) või toimingute kogum (toimingud), mida tehakse isikuandmetega automatiseerimisvahenditega või ilma, sealhulgas andmete kogumine, salvestamine, süstematiseerimine, kogumine, säilitamine, täpsustamine (uuendamine, muutmine), ekstraheerimine, kasutamine, edastamine (levitamine, pakkumine, juurdepääs), depersonaliseerimine, blokeerimine, kustutamine, hävitamine (Isikuandmete seaduse artikkel 3).

Isikuandmete seadus kohustab tööandjat järgima nende andmete töötlemisel teatud nõudeid. Näiteks isikuandmete töötlemine toimub ainult töötaja nõusolekul (isikuandmete seaduse punkt 1, artikkel 6, artikkel 9). Kohtuvaidluste vältimiseks on parem, kui see nõusolek on kirjalik. Sama reegel kehtib ka taotlejate kohta.

Mõnel juhul on nõusoleku kirjalik vorm seadusega sõnaselgelt sätestatud (isikuandmete seaduse 4. osa, artikkel 9). Näiteks on vajalik töötaja kirjalik nõusolek tema isikuandmete töötlemiseks:

1) töötaja isikuandmete saamisel kolmandalt isikult (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 3). Kuid sel juhul tuleb kõigepealt töötajat sellest teavitada ja saada tema kirjalik nõusolek (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 3).

Teatises tuleb märkida (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 punkt 3):

• kolmandalt isikult töötaja isikuandmete saamise eesmärk;
• kavandatavad teabeallikad (isikud, kellelt andmeid küsitakse);
• andmete hankimise meetodid, nende olemus;
• võimalikud tagajärjed tööandjale keeldumine saada kolmandalt isikult töötaja isikuandmeid. Kui töötaja keeldub lugemast teadet oma isikuandmete väidetava saamise kohta teiselt isikult, on soovitatav koostada vastav akt.

Kui töötaja muudab meelt, on tal igal ajal õigus isikuandmete töötlemise nõusolek tagasi võtta (Isikuandmete seaduse artikkel 9 2. osa).

Sellises olukorras on mõjuvatel põhjustel võimalik töötaja isikuandmete töötlemise jätkamine tema nõusolekuta. Need on loetletud isikuandmete seaduse artikli 6 1. osa punktides 2–11, artikli 10 2. osas, artikli 11 2. osas (isikuandmete seaduse artikli 9 2. osa).

Teatud teavet (mis ei ole seotud Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 86 lõikes 1 loetletud eesmärkidega) ei ole tööandjal õigust nõuda kolmandatelt isikutelt, isegi kui töötaja on sellega nõus.

2) töötaja isikuandmete edastamisel kolmandatele isikutele, välja arvatud juhul, kui see on vajalik töötaja elu ja tervise ohu vältimiseks (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 88 lõige 2);

3) töötaja erikategooriate isikuandmete töötlemiseks, mis on otseselt seotud töösuhete küsimustega (Vene Föderatsiooni töökoodeksi punkt 4, artikkel 86, isikuandmete seaduse punkt 1, teine ​​osa, artikkel 10). Need andmed hõlmavad teavet rassi, rahvuse, poliitiliste vaadete, usuliste ja filosoofiliste veendumuste, tervisliku seisundi ja intiimse elu kohta.

Kui töötaja on teovõimetu, annab kirjaliku nõusoleku tema andmete töötlemiseks tema seaduslik esindaja (vanem, eestkostja) (isikuandmete seaduse artikkel 9 6. osa). Ja töötaja surma korral annavad sellise nõusoleku tema pärijad, välja arvatud juhul, kui see on saadud töötajalt endalt tema eluajal (isikuandmete seaduse 7. osa, artikkel 9).

Mitte kõigil juhtudel ei ole isikuandmete töötlemiseks vaja töötaja nõusolekut. Näiteks kui andmed saadakse (isikuandmete seaduse punkt 2, 1. osa, artikkel 6, punkt 2.3, 2. osa, artikkel 10, Roskomnadzori selgituste lõige 1):

1. töölepingu sõlmimisel esitatud dokumentidest (andmetest);
2. vastavalt tervisliku seisundi kohustusliku esialgse tervisekontrolli tulemustele (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 69, Roskomnadzori 14. detsembri 2012. aasta selgituste punkt 3 "Töötajate isikuandmete töötlemisega seotud küsimused, vabade töökohtade täitmiseks kandideerijad, samuti isikuandmed siinkohal Roszord1 kuupäev" /2012);
3. ühtse vormiga nr T-2 ette nähtud summas, sealhulgas lähisugulaste isikuandmed, ja muudel Vene Föderatsiooni õigusaktidega kehtestatud juhtudel (alimentide saamine, riigisaladusele juurdepääsu registreerimine, sotsiaalmaksete registreerimine) (Roskomnadzori 14.12.2012 selgituse punkt 2);
4. taotleja nimel tegutsevalt värbamisagentuurilt (14.12.2012 Roskomnadzori selgituste punkt 12, punkt 5);
5. taotlejalt, kes ise postitas oma CV Internetti, tehes selle kättesaadavaks piiramatule ringile (27. juuli 2006. aasta föderaalseaduse nr 152-FZ punkt 10, 1. osa, artikkel 6, Roskomnadzori 14. detsembri 2012. aasta selgituste punkt 12, punkt 5).

Tööandja võib töötaja nõusolekul usaldada oma isikuandmete töötlemise teisele isikule (isikuandmete seaduse 3. osa artikkel 6, Roskomnadzori 14.12.2012 selgituse lõige 2, lõige 5). Kuid samal ajal vastutab tööandja töötaja ees nimetatud isiku tegude eest (isikuandmete seaduse artikkel 6 5. osa).

Kontur.Koolis: muudatused seadusandluses, raamatupidamise tunnused ja maksuarvestus, aruandlus, palk ja personal, sularahatehingud.

Raamatupidamise korraldamine ja isikuandmete säilitamine

Tööandja peab tagama töötaja isikuandmete kaitse nende ebaseadusliku kasutamise või kaotsimineku eest omal kulul (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 7, artikkel 86).

Analüüsime samm-sammult tööandja tegevust isikuandmete arvestusel ja säilitamisel organisatsioonis.

Samm 1. Tööandja peab väljastama kohaliku akti, mis reguleerib isikuandmete säilitamist ja kasutamist. Selliseks aktiks on tavaliselt töötajate isikuandmete määrus, millega töötajad tuleb allkirjaga tutvuda (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 8, artikkel 86). Töötaja peab enne töölepingu allkirjastamist tutvuma isikuandmete eeskirjade ja muude kohalike eeskirjadega (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 68). Töötajat ei ole võimalik dokumendiga kurssi viia, saates selle e-postiga, seda ei loeta allkirja all tutvumiseks. Töötaja allkirja puudumisel ei saa tööandja tõendada, et töötaja oli selle dokumendiga tuttav.

Määrus isikuandmete kohta, nagu iga muu kohalik normatiivakt, väljastatakse ja kinnitatakse korraldusega, millele on alla kirjutanud organisatsiooni juht või muu selleks volitatud isik.

Organisatsiooni auditi korral võivad auditeerivad asutused seda dokumenti nõuda ja kontrollida, kas töötajad on sellega kursis. Sellise dokumendi puudumine või töötajate sellega tutvumata jätmine võib olla aluseks tööandja vastutusele võtmiseks vastavalt Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikli 5.27 lõikele 1 ja samalaadse rikkumise korduva toimepanemise korral Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikli 5.27 2. osas. Seda järeldust kinnitatakse ka kohtupraktika(Moskva rajooni föderaalse monopolivastase teenistuse 26. oktoobri 2006. a resolutsioon nr KA-A40 / 10220-06 nr A40-20745 / 06-148-194).

2. samm. Tööandja kinnitab dokumendi, mis sisaldab organisatsiooni tegevuses kasutatavate isikuandmete loetelu. See dokument sisaldab kogu infot, mida töötaja enda kohta tööle kandideerides kirjalikult esitab, samuti hiljem personalidokumentatsiooni koostamisel kasutatud.

Lisaks peaks loend sisaldama dokumente, mis sisaldavad teavet töötajate kohta, mille organisatsioon esitab erinevatele riigiasutustele (maksu- ja tööinspektsioonid, statistikaasutused).

3. samm. Tööandja peab korraldusega määrama isikuandmetega töötamise eest vastutajad ja isikuandmete turvalisuse tagamise eest vastutajad. Selliseks vastutavaks isikuks võib olla kas konkreetne isik või osakond. Viimasel juhul kannab sellise üksuse juht isiklikku vastutust. Sellele korraldusele tuleb juhtida kõigi selles märgitud töötajate tähelepanu, mida nad peavad oma allkirjaga kinnitama.

4. samm. Kontrollimise korral, et vältida vaidlusi inspektoritega, on parem koostada järgmised dokumendid:

• töötajate nõusolekuavaldused isikuandmete töötlemiseks;
• isikuandmete logid, nende väljastamine ja edastamine teistele isikutele ja erinevate organisatsioonide, riigiorganite esindajatele;
• töötaja isikuandmeid sisaldavate dokumentide olemasolu kontrollimise logi.

5. samm. Organisatsiooni juhi korraldusel koostage töötajate isikuandmete kandjaks olevate dokumentide säilitamise kohtade loetelu, samuti isikuandmete ohutuse tagamiseks vajalike meetmete loetelu, nende vastuvõtmise kord. Kõik töötajate isikuandmeid sisaldavad dokumendid, nagu isikutoimikud, toimikukapid, raamatupidamispäevikud, tuleks hoida spetsiaalselt varustatud kappides või seifides, mis on lukustatud ja pitseeritud. Töötajate tööandmeid tuleks hoida isiklikest toimikutest eraldi seifis.

Summeerida

• kas nõusolek isikuandmete töötlemiseks on saadud kõigilt töötajatelt;
• kas töötajad on kursis kohalike seadustega, mis kehtestavad nende andmete töötlemise korra, ning oma õigusi ja kohustusi selles valdkonnas;
• kas isikuandmete säilitamine ja kaitsmine toimub nõuetekohaselt;
• kas nende töötlemise dokumentatsioon vastab seadusest tulenevatele nõuetele jne.