Ta bort dolda och personliga uppgifter när du kontrollerar dokument, presentationer eller böcker. Nya Document Inspector-funktioner för Excel, PowerPoint och Word

Det råder ingen tvekan om att hemlig, konfidentiell information måste skyddas. Under hela sin existens har mänskligheten uppfunnit olika sätt, vilket skulle kunna förhindra eller åtminstone avsevärt försvåra åtkomst till denna information, såväl som krypteringssystem. Under 1900-talet dök nya digitala tekniker för ackumulering, lagring och överföring av information upp. Datorsystem gjorde det möjligt att skriva, redigera, kontrollera stavning och stavning, konvertera och överföra information till i elektroniskt format förståeligt för nästan alla datorer. Sedan dess har problemen med sekretess och skydd av personuppgifter blivit särskilt aktuella. Hackare, industrispioner, konkurrenter och andra belackare utvecklar ständigt nya sätt att få tillgång till information från individer och företag.

I de flesta mjukvaruprodukter på marknaden idag lagras information som kallas metadata i samma filer som användaren interagerar med och utbyter, och som används av användaren för att spara redigeringshistoriken för filer, samt för att hjälpa till att hitta och extrahera information från filer. Karakteristiska exempel på metadata är namn och efternamn på dess författare sparat tillsammans med dokumentet, företagsdata, datornamn, versionsstöd för dokumentet, olika dold information, etc. Denna metadata används också för att universalisera proceduren för att lagra all information om en fil på en förutbestämd plats.

Samtidigt lagras det mesta av denna konfidentiella information som standard, ibland på ett sätt som är okänt för användaren och på en plats och form som är okänd för honom. Det är ingen hemlighet att även till synes harmlösa inställningar i mjukvaruprodukter kan lagra information som kommer att informera en ihållande användare om ägaren till produkten eller dess företag. Ett exempel är Word-textredigeraren från Microsoft eller något annat program som fungerar med elektroniska dokument och låter dig spara olika versioner av dokumentet i samma fil med olika lägen. Tänk på ett enkelt men väldigt typiskt fall. Låt oss säga att vår läsare, som är chef för marknadsavdelningen, tillbringade flera veckor med att arbeta med sitt team för att skapa ett dokument som beskrev egenskaperna hos den senaste utvecklingen. Det var också planerat att skicka detta dokument till försäljningsavdelningen för att starta en ny marknadsföringskampanj. I sista stund beslutades det att ta bort flera egenskaper från produktbeskrivningen i syfte att ytterligare verifiera och förtydliga. Det var dock känt att dessa egenskaper definitivt skulle inkluderas i den slutliga versionen av marknadsföringsdokumentet för denna produkt. Oavsett att versionshantering är aktiverad för detta dokument och att varje ändring, inklusive ny version med borttagna egenskaper, kommer att sparas i en fil, detta dokument har fått den största spridningen. Låt oss säga att efter att ha skickat ett brev med den angivna filen till försäljningsavdelningen kom det till en konkurrent. Den senare, efter att ha granskat olika versioner av dokumentet, kommer enkelt att kunna bedöma din nuvarande nivå och förväntade resultat, samt kommunicera information till sina utvecklare i tid. Dessutom kan egenskaperna för dokumentet innehålla namnet och e-postadressen till författaren av dokumentet, så det kommer att anses som att han frivilligt tillhandahållit dokumentet för användning av konkurrenter.

Hur organiserar man skyddet av privat information och skyddar den från oönskad åtkomst? Vi kommer att försöka svara på denna fråga i den här artikeln. Vi kommer också att titta på platser i ett dokument där metadata kan lagras och beskriva hur denna data kan tas bort och på så sätt skydda dokumentet. Innan vi börjar med affären noterar vi att testobjektet i den här artikeln är de engelska versionerna av den välkända och populära textredigeraren Microsoft Word - Word 2000 och Word 2002 - som ingår i Microsoft Office-paketet. Det bör betonas att, trots att dessa versioner av denna editor är gemensamma och kontinuitet, har de fortfarande vissa skillnader i funktionalitet. Detta är i första hand värt att uppmärksamma läsare som omedelbart sätter sig vid sin persondator.

Hur man kommer åt personlig information

Låt oss börja med det enklaste – vi visar dig hur du kommer till personlig information utan några speciella knep. Detta görs med den enda funktionen i Microsoft Word som låter dig visa text utan att formatera den. Det visar sig att den här funktionen kan användas för att se metadata som är kopplade till ett visst dokument. Vem som helst kan komma åt denna data. För detta behöver du:

Starta Microsoft Word-redigeraren.
Klicka på Öppna i huvudmenyn Arkiv.
I dialogrutan som visas, i avsnittet Filtyper, ställ in Återställ text från valfri fil, välj ett Microsoft Word-dokument och klicka på knappen Öppna.

Detta kommer att öppna ett oformaterat dokument, noggrant granska vilket gör att du enkelt kan hitta information som innehåller namnet på författaren till dokumentet och sökvägen dit du kan hitta det sparade dokumentet.

Med tanke på allt ovan rekommenderar vi att du granskar den dolda informationen för att avgöra om det är värt att lämna i detta dokument för offentlig visning innan du delar ett dokument med andra användare. Till exempel, genom att välja Spåra ändringar från huvudmenyn Verktyg i Microsoft Word och sedan välja Versioner från Filer-menyn, eller genom att ställa in läget Tillåt snabba sparningar genom att använda kryssrutan på undermenyn Alternativ i Verktyg-menyn, kan du spåra alla dolda eller raderad information som potentiellt kan finnas kvar i det redigerade dokumentet.

Som du kan se är det ganska enkelt att få tillgång till personlig information. Naturligtvis uppstår en rimlig fråga om hur man kan skydda konfidentiell information från nyfikna ögon. Nedan kommer några av de vanligaste metoderna att erbjudas läsarnas uppmärksamhet.

Ta bort personuppgifter från dokument

Den nuvarande versionen av Word-editorn ger användaren de bredaste möjligheterna att arbeta med personuppgifter, som börjar med manuellt och slutar med ett programmerbart sätt att radera information. På grund av det faktum att vi inom ramen för denna artikel inte berör frågorna om att skriva specialiserade program, kommer vi att fokusera på de enklaste och mest tillgängliga metoderna för ett brett spektrum av läsare.

Först och främst måste du se till att viss personlig information raderades under sparandet av dokumentet. För att göra detta måste du utföra följande steg:

Från Word huvudmenyn, välj Verktyg och sedan undermenyn Alternativ. Öppna fliken Säkerhet i dialogrutan som visas.
I avsnittet Sekretessalternativ, aktivera kryssrutan Ta bort personlig information från denna fil vid spara och tryck på OK-knappen.
Spara dokument.

Detta tar till exempel bort följande personliga information från dokumentet:

filegenskaper: författare, chef, företag och namnet på personen som sparade den senaste versionen av dokumentet;
användarnamn relaterade till kommentarer och spåra ändringar läge;
namnet Sparad av ersätts med författare;
huvudet på e-postmeddelandet som genereras av knappen E-post i verktygsfältet.

Det bör betonas att den angivna operationen inte är installerad i Word-editorn som standard. Och även om en sådan flagga är inställd kommer den bara att gälla för det för närvarande aktiverade dokumentfönstret. Därför måste detta läge ställas in för varje dokument separat.

En annan metod som förtjänar uppmärksamhet är metoden att radera personlig information manuellt. Dokumentegenskaperna (inuti filstrukturen) lagrar information om själva dokumentet: dokumentets filnamn, dess lagringsplats, skapandedatum och andra filattribut. Andra metadata kan dock lagras i dokumentegenskaper, såsom författarens namn, företagsnamn och dokumentets editor. Denna information kan tas bort manuellt från dokumentegenskaperna med hjälp av följande sekvens av åtgärder:

Öppna dokumentet i Word editor.
I avsnittet Arkiv på huvudmenyn väljer du Egenskaper.
I den flersidiga dialogrutan som visas kan varje flik Sammanfattning, Statistik, Innehåll och Anpassad innehålla konfidentiell information. För att radera onödig eller oönskad information, välj den och radera den med knappen DELETE.

Naturligtvis kan ovanstående procedurer automatiseras och programmeras, vilket gör denna process snabb och bekväm. Beskrivningen av principerna för programmering i Word ligger dock utanför ramen för denna artikel och vi hänvisar läsaren till specialiserad litteratur.

Var är informationen gömd?

Grundregeln som praktiska människor följer är: "Mät sju gånger - skär en gång." Denna livsprincip kan framgångsrikt tillämpas på att arbeta med dokument. Är det alltid nödvändigt att skynda sig att lämna personlig information? Var lagras dold information? Vilka är sätten att se dold information? Dessa frågor kommer att besvaras i detta avsnitt.

Dold information kan hittas i spårningsändringar (spåra ändringar) och kommentarsfunktioner (kommentarer), som till största delen är till för Microsoft Word-editorn. De låter dig spara mellanliggande information om formatering, textinfogningar, raderingar, kommentarer etc., med andra ord kan de aktivt användas i processen att arbeta med ett dokument av en eller flera författare. I det här fallet, genom att välja uppspelningsläge för alla servicefunktioner, kan du se alla ändringar som gjorts med namnen på författarna. Detta görs med hjälp av menyalternativet Visa.

Man bör komma ihåg att när man arbetar med ett dokument är det önskvärt att följa två enkla regler. Den första regeln säger att innan du tar bort någon information är det en bra idé att skriva ut det redigerade dokumentet tillsammans med kommentarerna. Således kommer det när som helst att vara möjligt att lägga till denna information i den nya versionen av dokumentet. För att visualisera ändringar eller kommentarer måste du välja alternativet Markup i huvudmenyn Visa.

Den andra regeln gäller främst de som glömmer att hålla reda på förekomsten av stödjande uppgifter i den handling som skickas eller överförs. För sådana användare tillhandahålls en automatisk analysator av närvaron av det aktiverade spårändringsläget, som kommer att utfärda en varning om närvaron av redigeringsinformation i dokumentet när man försöker skriva ut det, spara det eller skicka det till e-post från Word-editorn. För att aktivera det här läget, i avsnittet Verktyg på huvudmenyn i dialogrutan Alternativ, välj fliken Säkerhet och använd flaggknappen för att ställa in Varna innan du skriver ut, sparar eller skickar en fil som innehåller spårade ändringar eller kommentarer. (Figur 1). Så, innebörden av den andra regeln: håll alltid spårbytesanalysatorn aktiverad.

Den andra platsen där känslig information kan lagras är Microsoft Words dolda textläge. Detta läge låter dig visa eller dölja den angivna texten med hjälp av en speciell teckenformateringsprocedur som gör dem osynliga. Till exempel, i processen att redigera text i dold text-läge (dold text är speciella tecken som inte visas i en dokumentfil), kan du göra vilka anteckningar som helst för dig själv. För att visa den dolda texten, välj alternativet Alternativ i avsnittet Verktyg på huvudmenyn och på fliken Visa väljer du läget Dold text i avsnittet Formateringsmärken (Fig. 2).

När du gör detta markerar Word den dolda texten med en prickad underlinje. Tyvärr tillhandahöll inte utvecklarna av editorn en automatisk analysator av dold text i dokumentet. Det finns dock en mycket enkel procedur för att ta bort den från dokumentets kropp vid utskrift. För att göra detta, välj alternativet Alternativ i avsnittet Verktyg på huvudmenyn, sedan fliken Skriv ut och aktivera kryssrutan Dold text i avsnittet Inkludera med dokumentområde. I alla andra fall måste du radera texten manuellt.

En tredje källa till oönskat informationsläckage kan vara återställda tidigare versioner av ett dokument. Word-redigeraren ger möjlighet att spara flera versioner av ett dokument i samma fil. Dessa versioner finns i filen i dold textläge och kan tas bort vid behov. De är tillgängliga för alla användare och finns kvar i dokumentet även om det sparas i ett annat format. Därför bör sådana versioner raderas i tid, vilket det finns flera sätt för.

Den första metoden innebär att spara tidigare versioner av dokumentet. Den aktuella versionen sparas som ett separat dokument. För att göra detta, välj Versioner från huvudmenyn Arkiv. Välj sedan versionen av dokumentet som du vill spara som en separat fil. Tryck sedan på knappen Öppna och välj Spara som från huvudmenyn Arkiv. I dialogrutan som visas, ange filnamnet och tryck på knappen Spara.

Det andra sättet är att ta bort oönskade versioner från dokumentet, vilket kräver följande steg. I huvudmenyn Arkiv väljer du alternativet Versioner och sedan versionen av dokumentet som du vill ta bort (för att välja mer än en version måste du hålla ned Ctrl-tangenten). Därefter måste du klicka på knappen Ta bort.

Tysta väktare av dold information

Många läsare är omedvetna om att vissa procedurer i Word behåller metadata som standard. Och de inser förmodligen inte att blockering av dessa procedurer gör att du kan ta bort oönskad metadata från dokument. Låt oss prata om detta mer i detalj.

Överväg först en metod för att snabbt spara ett dokument. Observera att det bara fungerar om kryssrutan Tillåt snabba sparningar är markerad. Det är dock inte alla som vet att om du öppnar ett dokument som har redigerats i det här läget som en textfil kan det innehålla information som tidigare tagits bort från dokumentet. Detta beror på att snabbsparläget lägger till ändringarna som gjorts i slutet av dokumentet, utan att ta hänsyn till alla ändringar (inklusive raderad information) som gjorts i själva dokumentet. Därför, för att helt radera informationen som raderats från dokumentet, måste du inaktivera snabbsparläget. För att göra detta, i Word-huvudmenyn, välj Verktyg, sedan avsnittet Alternativ och dialogrutan Spara (Fig. 3).

För det andra, överväg förfarandet för att kombinera dokument. När man jämför och kombinerar Word-dokument använder slumpmässigt genererade nummer för enkel spårning av relevanta dokument senare. Även om dessa nummer är dolda kan de potentiellt användas för att visa att dokument har ett gemensamt ursprung. För att sluta lagra slumpmässiga nummer under processen att sammanfoga dokument måste du utföra följande steg:

Från Verktyg-menyn, kör kommandot Alternativ. I den flersidiga dialogrutan som visas väljer du dialogrutan Säkerhet.
Inaktivera kryssrutan Lagra slumptal för att förbättra sammanslagningsnoggrannheten.

Det bör dock noteras att du måste betala för konfidentialitet - resultatet av sammanslagningen av dokument kommer inte att vara optimalt: det kommer att vara problematiskt för Word-redigeraren att bestämma antalet relaterade dokument.

Kunskap är makt

Alla som har läst den här artikeln kommer säkert att bilda sig sin egen uppfattning om problemet med att skydda information om personlig dator och alla kommer att vara fria att fatta sina egna beslut. Du kan följa dessa regler och inte spara information, men du kan förlora den om du inte anstränger dig. Artikeln granskade mest enkla sätt förebyggande av informationsläckage. Dessutom, som noterats ovan, finns det ett antal program för att lösa många av ovanstående problem, vilket naturligtvis kommer att avsevärt underlätta proceduren för att kontrollera innehållet i oönskade data i dokument. Detta är dock ett ämne för en annan artikel. Avslutningsvis vill jag notera att genom att skydda personlig information kan du inte bara skydda din verksamhet, kunskap och erfarenhet, utan också ge ett avgörande avslag till oärliga människor.

ComputerPress 10 "2002

Det enklaste sättet att ta tag i svansen på en försumlig anställd eller student som lagt ut sin rapport eller kurser på entreprenad är att titta på författaren eller medförfattarna till dokumentet. Denna information lagras tillsammans med annan filmetadata och kan ses av vem som helst senare. Fallet får en synnerligen ömtålig situation, om den verklige exekutor visar sig vara en för inspektören bekant person: en anställd på samma företag eller en student från samma ström. Naturligtvis kommer en lögn i flera våningar att hitta en väg ut ur situationen, men hur den än kommer fram i ljuset. Var uppmärksam på de associerade användarna av dokumentet i det nedre högra hörnet

Ett banalt exempel såklart, men det är på det de brukar pierca.

Vilken information kan läcka

Microsofts officiella hjälp ger information om vad som kan utgöra ett potentiellt hot mot ditt rykte. Här är hennes utdrag:

Spår av närvaron av andra användare, samt indikationer på deras redigeringar och tillagda kommentarer, om du arbetat med dokumentet som medförfattare.
Missfärgad information i sidhuvudet, sidfoten och vattenstämpeln.
Dold Word text, osynliga PowerPoint-objekt, dolda rader, kolumner och Excel-ark.
Innehåll som ligger utanför PowerPoint-bildområdet.
Ytterligare dokumentegenskaper och annan metadata, till exempel skrivarsökvägsinformation eller e-postrubriker.

Dokumentinspektör

"Document Inspector" är ett praktiskt verktyg för att kontrollera filer för oönskad information. Det är bekvämt för både avsändaren och mottagaren av dokumentet. Allt du behöver göra är att gå till "Detaljer" och köra kontrollen. Ett par klick och fem sekunder kommer att lösa hela ins och outs.

Det återstår för utföraren att klicka på ta bort, och för inspektören att granska dokumentet baserat på tillgängliga bevis.

Förbud mot att spara personuppgifter

Med detaljverktyget kan du visa och ändra viktiga egenskaper för ett dokument och därigenom förbereda det för gemensamt arbete, arkivera eller skicka med e-post. Verktyget ger tillgång till flera kommandon, som kommer att diskuteras mer i detalj längre fram i bokens text, men här kommer vi bara kortfattat att beskriva deras syfte.

Egenskaper

Den högra sidan av fönstret Detaljer. Varje dokument, förutom det faktiska innehållet, innehåller mycket information om vem som skapade det, vad är dess ämne, till vilken kategori det kan hänföras. Dessutom innehåller dokumentet nyckelord kännetecknande av innehållet i dokumentet, anteckningar m.m. All denna information hjälper automatiserade dokumenthanteringssystem eller användare att lokalisera, sortera och söka nödvändiga dokument. Av denna anledning råder jag dig att inte vara lat och fylla i lämpliga fält. Ju smartare du fyller i dem, desto lättare blir det att arbeta med dokumentet.

Förbered dig för delning

Dokumentinspektör- detta kommando öppnar dokumentinspektörsfönstret. Viss personlig information och information om din dator infogas i dokumentet automatiskt, utan att du märker det. Användarnamnet som du skapade dokumentet under finns till exempel i dokumentet oavsett om du fyllde i egenskapsfälten eller inte. Om du har skrivit ut dokumentet, eller till och med förhandsgranskat det, är hela sökvägen till den lokala skrivaren eller nätverksskrivaren inbäddad i dokumentet. Om du infogade illustrationer i dokumentet lagras även sökvägen till dem i dokumentet. Om du skickar ett dokument till e-postlistan ett stort antal olika personer, kanske du inte gillar att sådan information görs tillgänglig utan din vetskap. Document Inspector söker efter dolda data i ett dokument, presenterar dem för dig och låter dig radera dem
dem från en Excel-arbetsbok.

Tillgänglighetskontroll- låter dig utvärdera hur bekvämt det kommer att vara att använda dessa dokument för användare med funktionshinder.

Kompatibilitetskontroll- kommandot kontrollerar om det är möjligt det här dokumentet utan att göra några ändringar för att öppna den i tidigare versioner av Excel.

Skydda boken

Detta verktyg låter dig införa begränsningar för möjligheten att ändra och redigera bokens innehåll och struktur.

Kryptera med ett lösenord- Dokumentet är krypterat så att du kan se dess innehåll först efter att du har angett lösenordet. När du krypterar en bok med ett lösenord, var mycket försiktig med den aktuella bokstäver och tangentbordslayout, annars riskerar du att förlora tillgången till din egen bok.

Begränsa behörigheter för användare- Det här kommandot är vanligtvis endast tillgängligt för författaren av dokumentet och användare av företagets nätverk eller Internet. Den använder en server för hantering av användarrättigheter. Det kan vara en gratis Microsoft-server eller en företagsserver. Varje gång en användare försöker öppna ett dokument skickas en förfrågan till servern, och den returnerar användarens egenskaper, i synnerhet information om vad i det öppnade dokumentet han kan se och vad som bör döljas för honom. När du försöker köra det här kommandot blir du ombedd att registrera dig på Microsoft-servern. Om du är intresserad av att se hur begränsningarna fungerar, gå igenom denna procedur, registrera flera användare med olika rättigheter och testa detta kommando.

Lägg till digital signatur - detta kommando lägger till en osynlig kod till dokumentet som ersätter den vanliga signaturen. Läs noga vad guiden för att skapa signaturer kommer att skriva till dig. Om du skapar en personlig signatur kan med hjälp av den bara du personligen och endast på den här datorn se till att ditt dokument inte har manipulerats. Om du vill skapa en signatur som kommer att "igenkännas" av externa organisationer, måste du använda tjänsterna för speciella nätverkstjänster.

Markera som final- efter att ha utfört detta kommando kommer det att vara omöjligt att göra ändringar i dokumentet.

Skydda nuvarande plåt- med det här verktyget kan du ange vilka delar av arket som kan ändras av andra användare, och vilka som är skyddade och inte kan ändras.

Skydda bokens struktur- förbjuder att ändra bokens struktur (lägga till eller ta bort ark).

Versioner

Låter dig visa och återställa utkastversioner av osparade filer eller ta bort utkastversioner som inte längre behövs.

Dokument och filer skapade av olika program bär omärkligt några information i fastigheter. Det kan vara personlig information, som medan de är på din dator, ingen ägnar dem mycket uppmärksamhet. Men om du väljer att dela den här filen med någon via Internet eller använder en flash-enhet, är det lämpligt att kontrollera och ta bort onödigt data från filegenskaper.

Vad är detta personlig information, som kan finnas i fil? All information i filegenskaper kan betraktas som personligt. När allt kommer omkring skapades den här filen på din dator, och du gav den ett namn fil eller bidragit med ytterligare information, såsom kommentarer. Dessa kan vara: namnet på författaren, datumet då filen ändrades, taggar och nyckelord. Namnet på programmet som filen skapades med, inköpsdatum, upphovsrätt och mer.

Oftast överför användaren till andra personer filer dokument och bilder och radera personuppgifter i filegenskaper i det här fallet kommer det inte att vara överflödigt.

Välj vilken data O fil lämna, och vad radera möjligt med hjälp Windows utforskaren, i filegenskaper. För att göra detta, högerklicka på den valda filen och välj "Egenskaper" i snabbmenyn. I egenskapsfönstret går du till fliken "Detaljer".

Här är alla dolda extrafunktioner data och beroende på typ fil här kan du se en ganska anständig lista med en mängd information om dokumentet. Gå igenom listan och bestäm vilken data du inte vill ge till någon tillsammans med detta dokument.

Förresten, information om fil kan inte bara radera, men lägg också till det direkt i egenskapsfönstret. Men i sanning, inte på alla punkter. För att redigera de tillgängliga egenskaperna, klicka på knappen bredvid objektet i "Värde"-delen av avsnittet. En liten redigeringsruta visas.

Om nödvändigt avlägsnande inte redigerbar data, längst ner i fönstret egenskaper klicka på "Ta bort egenskaper och personlig information".

Ett fönster öppnas med ett redigeringsformulär där du måste välja "Ta bort följande egenskaper för denna fil".

Säkerheten för personuppgifter bör ägnas särskild uppmärksamhet, eftersom lagstiftaren förra året har skärpt ansvaret för arbetsgivaren för bristande efterlevnad av skyldigheten att skydda dem. I artikeln kommer vi att berätta vad som anses vara personuppgifter, vilka skyldigheter för deras skydd som är fastställda för arbetsgivare och hur man organiserar korrekt inspelning och lagring av personliga uppgifter om anställda.

Systematisera eller uppdatera dina kunskaper, få praktiska färdigheter och hitta svar på dina frågor om vid redovisningshögskolan. Kurserna utvecklas med hänsyn till den professionella standarden "Revisor".

Arbetsgivaren ska vid anställning av en arbetstagare be denne om vissa uppgifter som är nödvändiga inom ramen för arbets-, skatte- och redovisningslagstiftningen. Federal lag nr. 152-FZ av den 27 juli 2006 "Om personuppgifter" kräver att arbetsgivaren, som i det här fallet är operatör för personuppgifter och behandlar dem, säkerställer säkerheten för denna information.

Vilka uppgifter är personliga

Personuppgifter är all information som är direkt eller indirekt relaterad till ämnet för personuppgifter - en specifik eller bestämd till en individ(art. 3 Federal lag daterad 27 juli 2006 nr 152-FZ "Om personuppgifter", nedan kallad lagen om personuppgifter).

Allmänna personuppgifter kan innehålla följande information:

Fullständiga namn;
Datum och födelseort;
adress (registreringsplats);
utbildning, yrke;
bild av en person (foto och videoinspelning), som låter dig identifiera och för detta ändamål används av operatören (Förtydliganden av Roskomnadzor daterad 30 augusti 2013 "Om frågorna om klassificering av foto- och videobilder, fingeravtrycksdata och annan information som biometriska personuppgifter och funktionerna i deras behandling »);
Familjestatus, närvaron av barn, familjeband;
biografi fakta och tidigare arbetsaktivitet(arbetsplats, kriminalregister, militärtjänstgöring, arbete i valda befattningar, public service och så vidare.);
finansiell position. Löneuppgifter är också personuppgifter (Roskomnadzor-brev daterat den 7 februari 2014 nr 08KM-3681);
affärsmässiga och andra personliga egenskaper som är utvärderande;
annan information som kan identifiera en person.

Dessutom nämner lagen om personuppgifter:

särskilda personuppgifter (relaterade till ras, nationalitet, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsotillstånd, intimt liv). Behandling av dessa uppgifter är som huvudregel inte tillåten. Ett undantag är de fall som anges i punkt 2 i artikel 10 i lagen om personuppgifter;
biometriska personuppgifter (karakterisera fysiologiska och biologiska egenskaper person, på grundval av vilken det är möjligt att identifiera hans personlighet). För behandlingen av sådan information krävs samtycke från subjektet för personuppgifter. Ett undantag är de fall som fastställs i del 2 i art. 11 i personuppgiftslagen.

Arbetsgivaren har rätt att få och använda endast den information som kännetecknar medborgaren som part anställningsavtal(till exempel är information om en persons sociala och egendomsmässiga status inte relaterad till hans arbetsprocess). Denna information finns i följande dokument som presenteras av den anställde när han ansöker om ett jobb:

i ett pass eller annan identitetshandling;
arbetsbok;
dokument om militär registrering, utbildning, familjesammansättning;
intyg om inkomst från den tidigare arbetsplatsen;
ett frågeformulär som fyllts i under anställningen;
personligt kort för den anställde (formulär T-2);
intyg om äktenskap, födelse av ett barn;
läkarintyg och så vidare.

Arbetsgivaren behåller kopior av de listade dokumenten, med undantag för frågeformulär, arbetsböcker och personliga kort.

Behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter - varje åtgärd (operation) eller en uppsättning åtgärder (operationer) som utförs med hjälp av automationsverktyg eller utan att använda sådana verktyg med personuppgifter, inklusive insamling, inspelning, systematisering, ackumulering, lagring, förtydligande (uppdatering, ändring), extrahering , användning, överföring (distribution, tillhandahållande, åtkomst), depersonalisering, blockering, radering, förstörelse av data (artikel 3 i personuppgiftslagen).

Personuppgiftslagen ålägger arbetsgivaren att uppfylla vissa krav för behandlingen av dessa uppgifter. Till exempel utförs behandlingen av personuppgifter endast med den anställdes samtycke (klausul 1, artikel 6, artikel 9 i lagen om personuppgifter). För att undvika rättstvister är det bättre om detta samtycke är skriftligt. Samma regel gäller för sökande.

I vissa fall är den skriftliga formen av samtycke uttryckligen föreskriven i lag (del 4, artikel 9 i lagen om personuppgifter). Till exempel krävs skriftligt samtycke från en anställd till behandlingen av hans personuppgifter:

1) vid mottagande av den anställdes personuppgifter från en tredje part (klausul 3, artikel 86 i Ryska federationens arbetslag). Men i det här fallet måste den anställde först underrättas om detta och få hans skriftliga medgivande (klausul 3, artikel 86 i Ryska federationens arbetslag).

Anmälan måste ange (klausul 3 i artikel 86 i Ryska federationens arbetslag):

syftet att erhålla personuppgifter om den anställde från en tredje part;
avsedda informationskällor (personer från vilka uppgifter kommer att begäras);
metoder för att erhålla data, deras karaktär;
möjliga konsekvenser vägran till arbetsgivaren att erhålla personuppgifter om den anställde från en tredje part. Om den anställde vägrar att läsa meddelandet om det påstådda mottagandet av hans personuppgifter från en annan person, är det tillrådligt att utarbeta en lämplig handling.

Om den anställde ändrar sig, har han när som helst rätt att återkalla samtycke till behandling av personuppgifter (del 2 i artikel 9 i personuppgiftslagen).

I en sådan situation är det möjligt att fortsätta behandlingen av arbetstagarens personuppgifter utan dennes samtycke om det finns goda skäl. De är listade i paragraf 2-11 i del 1 i artikel 6, del 2 av artikel 10, del 2 av artikel 11 i lagen om personuppgifter (del 2 av artikel 9 i lagen om personuppgifter).

Viss information (som inte är relaterad till de syften som anges i punkt 1 i artikel 86 i Ryska federationens arbetslagstiftning) har arbetsgivaren inte rätt att begära från tredje part, även om arbetstagaren samtycker.

2) när den anställdes personuppgifter överförs till tredje part, utom när det är nödvändigt för att förhindra ett hot mot den anställdes liv och hälsa (punkt 2 i artikel 88 i Ryska federationens arbetslag);

3) för behandling av särskilda kategorier av personuppgifter om en anställd som är direkt relaterade till frågor om arbetsförhållanden (klausul 4, artikel 86 i Ryska federationens arbetslagstiftning, klausul 1, del 2, artikel 10 i lagen om personuppgifter ). Dessa data inkluderar information om ras, nationalitet, politiska åsikter, religiösa och filosofiska övertygelser, hälsotillstånd, intimt liv.

Om den anställde är arbetsoförmögen, ges skriftligt samtycke till behandlingen av hans uppgifter av hans juridiska ombud (förälder, vårdnadshavare) (del 6 i artikel 9 i personuppgiftslagen). Och i händelse av en anställds död utfärdas sådant samtycke av hans arvingar, såvida det inte mottogs från den anställde själv under hans livstid (del 7, artikel 9 i lagen om personuppgifter).

Inte i alla fall krävs samtycke från den anställde till behandling av personuppgifter. Till exempel, om uppgifterna tas emot (klausul 2, del 1, artikel 6, klausul 2.3, del 2, artikel 10 i lagen om personuppgifter, punkt 1 i Roskomnadzors förtydliganden):

från de dokument (information) som presenterades vid ingåendet av anställningsavtalet;
enligt resultaten av en obligatorisk preliminär läkarundersökning om hälsotillståndet (artikel 69 i Ryska federationens arbetslag, klausul 3 i förtydligandet av Roskomnadzor daterat den 14 december 2012 "Frågor som rör behandlingen av personuppgifter om anställda , sökande för att tillsätta lediga tjänster, samt personer i personalreserven" , nedan - Förtydliganden av Roskomnadzor daterad 2012-12-14);
i det belopp som anges i den enhetliga blanketten nr T-2, inklusive personuppgifter om nära släktingar, och i andra fall som fastställts av Rysslands lagstiftning (mottagande av underhållsbidrag, registrering av tillgång till statshemligheter, registrering av sociala betalningar ) (klausul 2 i förtydligandet av Roskomnadzor daterat 14.12.2012);
från en rekryteringsbyrå som agerar på den sökandes vägnar (punkt 12, klausul 5 i förtydliganden av Roskomnadzor daterad 2012-12-14);
från en sökande som själv lade ut sitt CV på Internet och gjorde det tillgängligt för en obegränsad krets av människor (klausul 10, del 1, artikel 6 i den federala lagen av den 27 juli 2006 nr 152-FZ, punkt 12, klausul 5 av Roskomnadzors förtydliganden av den 14 december 2012).

Arbetsgivaren kan, med den anställdes samtycke, överlåta behandlingen av hans personuppgifter till en annan person (del 3, artikel 6 i lagen om personuppgifter, punkt 2, punkt 5 i förtydligandet av Roskomnadzor daterat 12/14/2012 ). Men samtidigt är det arbetsgivaren som är ansvarig inför den anställde för den angivna personens handlingar (del 5 i artikel 6 i lagen om personuppgifter).

I Kontur.School: förändringar i lagstiftningen, funktioner i redovisning och skatteredovisning, rapportering, lön och personal, kontanttransaktioner.

Organisering av bokföring och lagring av personuppgifter

Arbetsgivaren måste säkerställa skyddet av den anställdes personuppgifter från deras olagliga användning eller förlust på egen bekostnad (klausul 7, artikel 86 i Ryska federationens arbetslag).

Låt oss steg för steg analysera arbetsgivarens åtgärder för redovisning och lagring av personuppgifter i organisationen.

Steg 1. Arbetsgivaren måste utfärda en lokal lag som reglerar lagring och användning av personuppgifter. En sådan handling är vanligtvis förordningen om anställdas personuppgifter, som anställda måste bekanta sig med under signatur (klausul 8, artikel 86 i Ryska federationens arbetslag). Den anställde måste bekanta sig med bestämmelserna om personuppgifter, såväl som andra lokala bestämmelser, innan han undertecknar ett anställningsavtal (artikel 68 i Ryska federationens arbetslag). Det är omöjligt att bekanta medarbetaren med dokumentet genom att skicka det via e-post, detta kommer inte att betraktas som bekantskap under signaturen. I avsaknad av arbetstagarens underskrift kommer arbetsgivaren inte att kunna bevisa att arbetstagaren var bekant med detta dokument.

Förordning om personuppgifter, som alla andra lokala normativ handling, utfärdas och godkänns genom en order undertecknad av organisationens chef eller annan person som är behörig att göra det.

Vid revision av en organisation kan revisionsmyndigheterna begära ut detta dokument och kontrollera om anställda känner till det. Frånvaron av ett sådant dokument eller underlåtenhet att bekanta anställda med det kan vara grunden för att hålla arbetsgivaren ansvarig i enlighet med del 1 i artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott, och i händelse av en liknande överträdelse. begås igen, enligt del 2 i artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott. Denna slutsats bekräftas också rättspraxis(Resolution från den federala antimonopoltjänsten i Moskvadistriktet daterad 26 oktober 2006 nr KA-A40 / 10220-06 nr A40-20745 / 06-148-194).

Steg 2. Arbetsgivaren godkänner ett dokument som innehåller en förteckning över personuppgifter som används i organisationens verksamhet. Detta dokument innehåller all information som den anställde skriftligen rapporterar om sig själv när han söker jobb, samt används senare vid upprättandet av personaldokumentation.

Dessutom bör listan innehålla dokument som innehåller de uppgifter om anställda som organisationen lämnar till olika statliga organ (skatte- och yrkesinspektioner, statistikorgan).

Steg 3. Arbetsgivaren ska genom föreläggande utse ansvariga för att arbeta med personuppgifter och ansvariga för att säkerställa personuppgifternas säkerhet. En sådan ansvarig kan antingen vara en specifik person eller en avdelning. I det senare fallet bär chefen för sådan enhet det personliga ansvaret. Denna order måste uppmärksammas av alla anställda som anges i den, vilket måste bekräftas av deras underskrift.

Steg 4. I händelse av verifiering, för att undvika tvister med inspektörer, är det bättre att förbereda följande dokument:

anställdas samtyckesförklaringar till behandling av personuppgifter;
loggar av personuppgifter, deras utfärdande och överföring till andra personer och representanter för olika organisationer, statliga organ;
en logg över kontroller för tillgängligheten av dokument som innehåller den anställdes personuppgifter.

Steg 5. På order av chefen för organisationen, upprätta en lista över platser för lagring av dokumentation som är bärare av personuppgifter om anställda, samt en lista över åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa säkerheten för personuppgifter, förfarandet för deras antagande. Alla dokument som innehåller personuppgifter om anställda, såsom personakter, arkivskåp, redovisningsjournaler, bör förvaras i specialutrustade skåp eller kassaskåp som är låsta och förseglade. Anställningsregister för anställda bör förvaras i ett kassaskåp skilt från personliga filer.

Summering

om samtycke till behandling av personuppgifter har erhållits från alla anställda;
om anställda är bekanta med lokala lagar som fastställer förfarandet för behandling av sådana uppgifter och med deras rättigheter och skyldigheter på detta område;
huruvida lagring och skydd av personuppgifter utförs korrekt;
om dokumentationen om deras behandling överensstämmer med lagkrav m.m.