Dokument och filer skapade av olika program bär omärkligt en del information i fastigheter. Det kan vara personlig information, som medan de är på din dator, ingen ägnar dem mycket uppmärksamhet. Men om du bestämmer dig för att dela den här filen med någon via Internet eller använder en flash-enhet, är det lämpligt att kontrollera och ta bort onödigt data från filegenskaper.
Vad är detta personlig information, som kan finnas i fil? All information i filegenskaper kan betraktas som personligt. När allt kommer omkring skapades den här filen på din dator och du gav den ett namn fil eller lämnat ytterligare information, såsom kommentarer. Dessa kan vara: författarens namn, filändringsdatum, taggar och nyckelord. Namnet på programmet som skapade filen, inköpsdatum, upphovsrätt och mycket mer.
Oftast överför användaren till andra personer filer dokument och bilder och radera personuppgifter i filegenskaper i detta fall kommer det inte att vara överflödigt.
Välj vilka data O fil lämna och vilka radera möjligt att använda Windows utforskaren, i filegenskaper. För att göra detta, högerklicka på den valda filen och välj "Egenskaper" i snabbmenyn. I egenskapsfönstret går du till fliken "Detaljer".
Det är här alla dolda extrafunktioner finns. data och beroende på typ fil här kan du se en ganska anständig lista med diverse information om dokumentet. Gå igenom listan och bestäm vilken data du vill inte dela med någon med detta dokument.
Förresten, information om fil inte bara är det möjligt radera, men lägg också till det direkt i egenskapsfönstret. Men dock inte på alla punkter. För att redigera tillgängliga egenskaper, klicka på knappen mittemot objektet i avsnittet "Värde". Ett litet redigeringsfält visas.
Om nödvändigt avlägsnande inte redigerbar data, nedanför fönstret egenskaper Klicka på "Ta bort egenskaper och personlig information".
Ett fönster öppnas med ett redigeringsformulär där du måste välja "Ta bort följande egenskaper för denna fil."
När du delar en elektronisk kopia av vissa Office-dokument med kunder eller kollegor rekommenderar vi att du granskar dokumentet för att se om det finns dold eller personlig information. Du kan ta bort denna dolda information innan du delar dokumentet med andra. Document Inspector-funktionen i Word, Excel, PowerPoint eller Visio hjälper dig att hitta och ta bort dold information och personlig information i dokument du planerar att dela.
Dold information kan inkludera:
dolda data eller personlig information som kanske inte finns i Word-dokument
Excel-data läggs till i arbetsboken när arbetar tillsammans med andra människor
Dolda data och personlig information i PowerPoint som kan lagras i presentationen eller i dess metadata.
dokumentinformation och filegenskaper i Visio Drawings
Notera: Om du inte skickar in ditt dokument till Microsoft kommer vi inte att se några uppgifter från det.
Den här artikeln beskriver de typer av data som vanligtvis lagras i Office-dokument så att du kan välja vad som ska behållas och vad som ska tas bort i dokumentet eller metadata. För viss information som Document Inspector inte kan ta bort, se tabellerna som leder till mer information om Word, Excel och PowerPoint.
En elektronisk kopia av ett Word-dokument som du vill dela med kunder eller kollegor innehåller ofta dolda data eller personlig information lagrad i själva dokumentet eller i dokumentegenskaper eller metadata.
Råd: Om du bara vill hoppa över att skriva anteckningar, gå till fil _gt_ Täta, Välj Skriv ut alla sidor och avmarkera utskriftskorrigeringar.
Word-dokument kan innehålla följande typer av dold och personlig information:
Anteckningar, korrigeringar för inspelade korrigeringar, versioner och handskrivna anteckningar Om du samarbetar med andra användare för att skapa ett dokument, kan dokumentet innehålla objekt som revisioner med revisioner, kommentarer, handskrivna anteckningar och versioner. Denna information gör att andra personer kan se namnen på personer som arbetat med dokumentet, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i dokumentet, vilket kanske inte är nödvändigt för samarbete utanför en grupp.
Dokumentegenskaper och metadata: Information om dokumentet, såsom författare, ämne och titel. Dokumentegenskaper inkluderar även information som underhålls automatiskt av Office-program, till exempel namnet på den person som senast sparade dokumentet och datumet då dokumentet skapades. Om du använde vissa funktioner kan dokumentet även innehålla ytterligare personlig information, såsom e-postrubriker, sändnings- och verifieringsinformation, rutter och mallnamn.
Sidhuvud och sidfötter Underlägg i Word-dokument kan innehålla information i sidhuvuden och sidfötter. Alternativt kan du lägga till en vattenstämpel i ditt Word-dokument.
Dold text Word-dokument kan innehålla text formaterad som dold text. Om du inte vet om ett dokument innehåller dold text kan du använda dokumentgranskaren för att hitta det.
Dokumentserveregenskaper Om dokumentet sparades på en plats på en dokumenthanteringsserver, t.ex. en dokumentarbetsyta eller ett bibliotek som skapats i Windows SharePoint Services, kan dokumentet innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information som är kopplad till den serverplatsen.
Anpassad XML-data. Dokument kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Denna XML-data kan upptäckas och tas bort med hjälp av Document Inspector.
med hjälp av Document Inspector
Använd Document Inspector för att hitta och ta bort dolda och personliga data från Word-dokument. Det är vettigt att köra Document Inspector innan du delar elektroniska kopior av Word-dokument, till exempel e-postbilagor.
Hitta och ta bort Document Inspector i Word-dokument
I Word innehåller Document Inspector flera olika moduler som låter dig hitta och ta bort dold och personlig information som är specifik för Word-dokument. Lista olika typer Dolda eller personliga data som kan upptäckas och tas bort från Word-dokument med hjälp av Document Inspector visas i tabellen nedan.
Anmärkningar:
Inspektör | Hittar och tar bort |
|---|---|
|
Anteckningar, korrigeringar, versioner Notera: I Word Starter 2010 tar Document Inspector endast bort versioner och anteckningar. |
Anteckningar Flaggor i patchläge Dokumentversionsinformation Handskrivna anteckningar |
|
Dokumentegenskaper och personuppgifter |
Är vanliga, Statistik Och Andra dialog ruta Dokument egenskaper E-postrubriker Dokumentera rutter Dokumentserveregenskaper Information om innehållstyp Användarnamn Mallnamn |
|
Sidhuvud och sidfötter och vattenstämplar |
Information om dokumenthuvudet Information i sidhuvuden och sidfötter i dokument "Vattenmärken" |
|
Dold text |
Text formaterad som dold (teckensnittsalternativ tillgängligt i dialogrutan Font) Notera: Den här inspektören kan inte upptäcka text som är dold av andra metoder (till exempel vit text på en vit bakgrund). |
|
Anpassade XML-data |
Anpassad XML-data som kan lagras i ett dokument |
|
Osynligt innehåll |
Notera: Den här inspektören hittar inte objekt som är blockerade av andra objekt. |
När du delar en elektronisk kopia av en Excel-arbetsbok, se till att du ser arbetsboken som dolda data eller personlig information som kan lagras i själva arbetsboken eller i dess dokumentegenskaper (metadata).
Med hjälp av Document Inspector i Excel kan du hitta och ta bort dolda och personliga data.
Notera:Även om du kan ta bort dold och personlig information från arbetsböcker som du har delat med andra, om Excel-arbetsboken sparades som delad, kan du inte ta bort anteckningar, anteckningar, dokumentegenskaper eller personlig information från den. För att ta bort denna data från en delad arbetsbok, kopiera den först och ta bort dela den.
Hitta och ta bort dolda och personliga uppgifter
Du kan använda Document Inspector för att ta bort dolda och privata data från Excel-arbetsböcker. Det är vettigt att köra Document Inspector innan du delar elektroniska kopior av böcker, till exempel som bilagor till e-postmeddelanden.
Typer av dolda och personliga data i Excel
Nedan listas några objekt som kan vara källan till dolda och personliga data i Excel-arbetsböcker.
Anteckningar och handskrivna anteckningar. Om en bok skapades med andra kan den innehålla anteckningar och handskrivna anteckningar. Denna information gör att andra kan se namnen på personerna som bidragit till boken, se recensenters kommentarer och se ändringar som gjorts i boken.
Dokumentegenskaper och personuppgifter Metadata eller dokumentegenskaper i Excel, som i andra Office-program, inklusive författare, ämne och titelinformation. Office sparar automatiskt namnet på den person som senast sparade arbetsboken, datumet då dokumentet skapades och platsen för dokumentet (Excel 2013 eller senare). Ytterligare information (PII) kan vara tillgänglig, såsom e-postrubriker, skicka information, webbläsarinformation, rutter, skrivaregenskaper (som skrivarsökväg och säker utskriftshemlighet) och filsökvägsinformation för publicering. Webbsidor.
Sidhuvud och sidfötter. Excel-arbetsböcker kan innehålla data i sidhuvuden och sidfötter.
Dolda rader, kolumner och ark. Rader, kolumner och hela ark kan döljas i en bok. När du distribuerar en kopia av en arbetsbok som innehåller dolda rader, kolumner eller ark, kan andra personer visa dem och visa data de innehåller.
Dokumentserveregenskaper. En arbetsbok som sparats på en dokumenthanteringsserver, till exempel en dokumentarbetsyta eller ett Windows SharePoint Services-bibliotek, kan innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller serverplatsinformation.
Anpassad XML-data. Excel-arbetsböcker kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Denna XML-data kan upptäckas och tas bort med hjälp av Document Inspector.
Osynligt innehåll. Böcker kan innehålla objekt som är formaterade som osynliga.
Inbäddade filer eller objekt. Arbetsböcker kan ha inbäddade filer (som Office-dokument eller textfiler) eller inbäddade objekt (som diagram eller ekvationer) som innehåller osynliga data.
Makron baserade på VBA-kod. Arbetsböcker kan innehålla makron, VBA-moduler, COM- och ActiveX-kontroller, användarformulär eller användardefinierade funktioner som kan innehålla dolda data.
Objekt med cachad data. Arbetsböcker kan ha cachad data från pivottabeller, pivotdiagram, skivare, tidslinjer och kubformler som kanske inte visas.
Excel-undersökningar Excel kan dölja enkätfrågor i arbetsböcker som har angetts i Excel Online och sparats i arbetsboken men som inte är synliga i arbetsboken.
Skripthanterarens skript. Arbetsböcker kan ha skript definierade med Script Manager. De kan innehålla cachad eller dolda data.
Filter. Arbetsböcker kan ha aktiva autofilter eller tabellfilter, vilket kan göra att cachelagrade eller dolda data lagras i arbetsböcker.
Dolda namn. Det kan finnas dolda namn i böckerna, vilket kan vara en källa till dolda data.
Hitta och ta bort Document Inspector i Excel-dokument
Dokumentgranskaren visar objekt som hittats som kan innehålla dolda eller personliga data relaterade till Excel-arbetsböcker. Följande tabell listar de typer av sådan data som du kan ta bort från arbetsböcker med hjälp av Document Inspector.
Anmärkningar:
Inte alla Excel l-funktioner som anges i tabellen stöds i Microsoft excel Förrätt 2010.
Om din organisation har lagt till anpassade moduler till Document Inspector kan ytterligare typer av data upptäckas.
|
Dokumentinspektören hittar och tar bort |
|
|---|---|
|
Anteckningar |
Anteckningar Handskrivna anteckningar Notera: I Excel Starter 2010 tar Document Inspector bara bort anteckningar. |
|
Dokumentegenskaper och personuppgifter |
Dokumentegenskaper, inklusive flikinformation Är vanliga, Statistik Och Andra dialog ruta Dokument egenskaper (Excel 2013 och senare versioner). När man väljer lag radera allt den aktuella dokumentplatsen kommer att tas bort från filen. Det läggs till när du sparar först efter stängning och återöppning av Excel 2013 eller senare. E-posthuvuden Dokumentera rutter Data skickas för verifiering Dokumentserveregenskaper Information om dokumenthanteringspolicy Information om innehållstyp Användarnamn Information om skrivarens sökväg Manusanteckningar Anteckningar för specifika namn och tabellnamn Inaktiva externa dataanslutningar |
|
Sidhuvud och sidfötter |
Information om arkrubrik Information i bladanteckningar |
|
Dolda rader och kolumner |
Dolda linjer Dolda datakolumner Anmärkningar: |
|
Dolda lakan |
Dolda lakan Notera: Om dolda ark i en arbetsbok innehåller data, kan beräkningsresultaten för formler som finns i arbetsboken ändras om de tas bort. Om du inte vet vilka data som finns i dolda ark, stänger du dokumentgranskaren, visar de dolda arken och visar sedan innehållet. |
|
Anpassade XML-data |
Anpassad XML-data som kan lagras i en arbetsbok |
|
Osynligt innehåll |
Objekt formaterade som osynliga Notera: Dokumentinspektören upptäcker inte objekt som är blockerade av andra objekt. |
Dokumentinspektören hittar följande objekt som kan innehålla data som inte är synliga i arbetsboken. Han kan inte ta bort dem, eftersom det kan leda till att boken inte fungerar som den ska. Du kan granska varje hittat objekt och bestämma om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt utan dolda data, till exempel en statisk bild.
|
Dokumentinspektörens fynd |
|
|---|---|
arkceller; |
|
|
Inbäddade filer eller objekt |
bitmappar; Visio dokumentobjekt; Word-dokumentobjekt; text OpenDocument. |
|
Makron baserade på VBA-kod |
Makron eller VBA-moduler som kan innehålla dolda data i en arbetsbok. Dessa inkluderar: makron, inklusive Excel 4.0 makroblad (XLM); VBA-moduler; COM- eller ActiveX-kontroller. Anpassade formulär, inklusive Excel 5.0-formulär anpassade funktioner. |
|
Business intelligence-komponenter med cachad data |
Business intelligence-komponenter som kan innehålla cachad data lagrad i arbetsboken, inklusive osynlig data. Document Inspector letar efter följande objekt, som kan innehålla en sammanfattningscache, en segmentcache eller en kubformelcache: pivottabeller och pivotdiagram; skivor och tidslinjer; kubformler. |
|
Excel-undersökningar |
Excel-enkätfrågor som skapats i Excel Online och sparats i arbetsboken men som inte syns i arbetsboken. |
|
Skripthanterarens skript |
Skript som definieras med Script Manager och kan orsaka att cachad eller dold data lagras i arbetsboken. |
|
Filter |
Filter som kan göra att cachelagrade eller dolda data lagras i arbetsboken. Dokumentinspektören söker efter autofilter och tabellfilter som tillämpas på data. |
|
Dolda namn |
Dolda namn som kan vara källan till dolda data i arbetsboken. |
Du kan hitta och ta bort dold information i PowerPoint-presentationer med hjälp av Document Inspector.
Råd: Om du bara vill undvika att skriva anteckningar, öppna fliken fil _gt_ Täta, klicka på bilder av storlek hel sida och avmarkera skriva ut anteckningar.
Hitta och ta bort dolda och personliga uppgifter
Typer av dolda och personliga uppgifter
Dolda data kan bestå av data som PowerPoint lägger till för att möjliggöra samarbete för att skapa presentationer med andra personer. Den kan också innehålla information som du avsiktligt har angett som dold.
PowerPoint-presentationer kan innehålla följande typer av dold och personlig information:
Anteckningar och handskrivna anteckningar Om du samarbetar med andra för att skapa en presentation kan din presentation innehålla element som anteckningar och handskrivna kommentarer. Denna information låter andra användare se ändringar som gjorts och namnen på personer som arbetat med presentationen, samt kommentarer från granskare.
Patch spårningsdata. När du samarbetar i ett delat dokument som lagras i molnet, håller PowerPoint 2016 för Office 365 reda på vem som gjorde ändringar i dokumentet och när.
Dokumentegenskaper och personuppgifter. Dokumentegenskaper (metadata) inkluderar presentationsinformation som författarens namn, ämne och titel. De innehåller även information som Office-program sparar automatiskt, till exempel namnet på den person som senast sparade dokumentet och datumet då dokumentet skapades. Om du använde vissa funktioner kan dokumentet även innehålla ytterligare personlig information, såsom e-postrubriker, granskningsinlämningsinformation, dokumentvägar, skrivarsökvägar och filsökvägsinformation för publicering av webbsidor.
Osynligt innehåll på en bild. Presentationen kan innehålla objekt som är formaterade som icke-visningsbara.
Innehåll utanför bilden. PowerPoint-presentationer kan innehålla objekt som inte visas eftersom de har flyttats från bilden. Sådana föremål kan vara inskriptioner, bilder, grafiska element och tabeller.
Anteckningar till presentationen. Anteckningsdelen i en PowerPoint-presentation kan innehålla text som du kanske inte vill dela med andra, särskilt om anteckningarna skapades enbart för presentatören.
Dokumentserveregenskaper. Om presentationen sparades på en dokumenthanteringsserver, till exempel en Document Workspace-webbplats eller ett Windows SharePoint Services-bibliotek, kan den innehålla ytterligare egenskaper eller serverplatsinformation.
Anpassad XML-data. Presentationer kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. De kan upptäckas och tas bort med hjälp av Document Inspector.
Information som Document Inspector hittar och tar bort
Document Inspector i PowerPoint innehåller flera olika moduler som låter dig hitta och ta bort dold och personlig information som är specifik för PowerPoint-presentationer. För en lista över de olika typerna av dolda och personliga data som kan tas bort från presentationer med hjälp av Document Inspector, se tabellen nedan.
Om din organisation har lagt till ytterligare moduler i Document Inspector kan du söka efter annan typ av information i dina presentationer.
Inspektör | Hittar och tar bort |
|---|---|
|
Anteckningar |
Anteckningar Handskrivna anteckningar |
|
Dokumentegenskaper och personuppgifter |
Dokumentegenskaper, inklusive flikinformation Är vanliga, Statistik Och Andra dialog ruta Dokument egenskaper E-posthuvuden Dokumentera rutter Data skickas för verifiering Dokumentserveregenskaper Information om dokumenthanteringspolicy Information om innehållstyp Sökväg till filen för publicering av webbsidor |
|
Ändra spårningsdata |
Uppgifter om vem och när filen ändrades. Den här funktionen är endast tillgänglig för Office 365-prenumeranter som är en del av Office Insider-programmet. Om du har en Office 365-prenumeration, se till att du har den senaste versionen av Office. |
|
Osynligt innehåll på en bild |
Objekt formaterade som icke-visningsbara Den här inspektören upptäcker inte objekt som är blockerade av andra objekt. |
|
Innehåll utanför bilden |
Innehåll eller objekt som inte visas i presentationen eftersom de är placerade utanför bildområdet |
|
Presentationsanteckningar |
Text läggs till i avsnittet med presentationsanteckningar Dokumentinspektören tar inte bort bilder som lagts till i anteckningssektionen. |
|
Anpassade XML-data |
Anpassad XML-data som kan lagras i en presentation |
Information som Document Inspector hittar men inte kan ta bort
Dokumentinspektören hittar följande objekt som kan innehålla data som inte är synliga i presentationen. Han kan inte ta bort dem, eftersom det kan leda till att presentationen inte fungerar som den ska. Du kan granska varje hittat objekt och bestämma om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt utan dolda data, till exempel en statisk bild.
|
Dokumentinspektörens fynd |
|
|---|---|
|
Inbäddade filer eller objekt |
Inbäddade filer (som Office-dokument eller textfiler) eller inbäddade objekt (som diagram eller ekvationer) som kan innehålla osynliga data. Här är några exempel på objekttyper: bitmappar; Microsoft Equation 3.0-objekt; Microsoft Graph-diagramobjekt; PowerPoint-presentationsobjekt; Visio dokumentobjekt; Word-dokumentobjekt; text OpenDocument. |
|
Makron eller VBA-kod |
Makron eller VBA-moduler som kan innehålla dolda data. Dessa inkluderar:
|
Dokumentinspektör och personuppgifter
Spårningsdata för korrigeringar introducerade i PowerPoint 2016 build 8403 för programmedlemmar preliminär bedömning Office 365 är ett exempel på de begränsningar som finns i Document Inspector. Låt oss till exempel säga att Martha och Regina samarbetar om Presentation A i Office 365. Revisionsspårningsdata (det vill säga användarnamn och redigeringstider) läggs till i presentationen. Om Gleb därefter öppnar presentation A i PowerPoint 2013 och kör dokumentinspektören för att ta bort personuppgifter, kommer inspektören i den versionen av PowerPoint inte att kunna hitta och ta bort revisionsspårningsdata som lagts till i presentationen i den senare versionen av PowerPoint (Office) 365) att Regina och Martha. För att ta bort dessa data måste Gleb uppgradera till den senaste versionen av PowerPoint och sedan starta Document Inspector.
Du kan ta bort dold information i Visio på samma sätt som i andra Office-program. Innan du delar en kopia av din Visio-ritning med andra kan du behöva ta bort viss data från ritningen och dess egenskaper.
Du kan enkelt radera följande personliga information i Visio:
Anteckningar infogade på dokumentsidor
Namn och initialer på granskare och korrigeringar de gjort
Sökvägar till elementuppsättningar
Sökvägar till mallar och namn på deras filer
Notera: Om ett dokument publiceras på en delad server, när du öppnar det, visas information om vem som öppnade det och namnet på datorn där filen är lagrad. För att skydda dessa data, begränsa åtkomsten till dokument endast till personer du litar på.
Du kan hitta och ta bort dold information i Visio-presentationer genom att följa dessa steg:
På menyn Fil klick Ta bort dold information.
Om du använder Visio premium 2010 eller senare hittar du det här kommandot under Fil > Intelligens > Radera personuppgifter.
Öppna fliken Personlig information.
Markera rutan Ta bort följande element från ett dokument.
Råd: Markera rutan Varna om denna data infogas igen om du vill få en varning när du försöker återinföra personuppgifter.
För att ta bort känslig data från externa källor, markera kryssrutan Ta bort data från externa källor lagrade i det aktuella dokumentet.
Notera: Denna kryssruta Inte Låter dig radera data som är kopplade till en form. Den tar bort datakällan från schemat, men om data från den redan finns i schemat måste den tas bort manuellt.
Respons
Den här artikeln har uppdaterats 8 januari 2019 som ett resultat av din anteckning. Om du tyckte att den här artikeln var användbar, och särskilt om du inte gjorde det, använd feedbackkontrollerna nedan för att ge oss några konstruktiva förslag.
Det är värt att ägna särskild uppmärksamhet åt säkerheten för personuppgifter, eftersom lagstiftaren sedan förra året har skärpt ansvaret för arbetsgivaren för underlåtenhet att uppfylla skyldigheten att skydda dem. I den här artikeln kommer vi att berätta för dig vad som anses vara personuppgifter, vilka skyldigheter arbetsgivare har fastställt för att skydda dem och hur man organiserar korrekt inspelning och lagring av personuppgifter om anställda.
Systematisera eller uppdatera dina kunskaper, få praktiska färdigheter och hitta svar på dina frågor om vid redovisningshögskolan. Kurserna utvecklas med hänsyn till den professionella standarden "Revisor".
En arbetsgivare ska vid anställning av en arbetstagare begära av denne vissa uppgifter som är nödvändiga inom ramen för arbets-, skatte- och redovisningslagstiftningen. Federal lag nr. 152-FZ av den 27 juli 2006 "Om personuppgifter" kräver att arbetsgivaren, som i det här fallet är operatör för personuppgifter och behandlar dem, säkerställer säkerheten för denna information.
Vilka uppgifter är personliga?
Personuppgifter är all information som är direkt eller indirekt relaterad till ämnet för personuppgifter - identifierad eller fastställd till en individ(Artikel 3 Federal lag daterad 27 juli 2006 nr 152-FZ "Om personuppgifter", nedan kallad lagen om personuppgifter).
Allmänna personuppgifter inkluderar följande information:
- Fullständiga namn;
- Datum och födelseort;
- adress (registreringsplats);
- utbildning, yrke;
- en bild av en person (foto- och videoinspelning), som möjliggör identifiering och som används för detta ändamål av operatören (Förklaringar av Roskomnadzor daterade den 30 augusti 2013 ”Om frågorna om klassificering av foto- och videobilder, fingeravtrycksdata och annan information som biometriska personuppgifter och funktioner i deras behandling ");
- Familjestatus, närvaro av barn, familjeband;
- biografi fakta och tidigare arbetsaktivitet(arbetsplats, kriminalregister, militärtjänstgöring, arbete i valda befattningar, public service och så vidare.);
- finansiell position. Information om lönär också personuppgifter (brev från Roskomnadzor daterat 2014-07-02 nr 08KM-3681);
- affärsmässiga och andra personliga egenskaper som är utvärderande till sin natur;
- annan information som kan identifiera en person.
Dessutom nämner personuppgiftslagen:
- särskilda personuppgifter (beträffande ras, nationalitet, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsotillstånd, intimt liv). Som en allmän regel är behandling av dessa uppgifter inte tillåten. Undantag - fall som anges i del 2 i artikel 10 i lagen om personuppgifter;
- biometriska personuppgifter (karakterisera fysiologiska och biologiska egenskaper person, på grundval av vilken hans personlighet kan identifieras). För att behandla sådan information krävs samtycke från föremålet för personuppgifter. Ett undantag är fall som fastställs i del 2 i art. 11 i personuppgiftslagen.
Arbetsgivaren har rätt att endast få och använda information som kännetecknar medborgaren som part i anställningsavtalet (till exempel är information om en persons sociala och egendomsmässiga status inte relevant för hans arbetsprocess). Denna information finns i följande dokument som presenteras av den anställde vid anställningen:
- i ett pass eller annan identitetshandling;
- arbetsbok;
- dokument om militär registrering, utbildning, familjesammansättning;
- intyg om inkomst från tidigare arbetsplats;
- ansökningsformulär som fylls i under anställningen;
- anställds personliga kort (formulär T-2);
- intyg om äktenskap, födelse av ett barn;
- läkarintyg och så vidare.
Arbetsgivaren behåller kopior av de listade dokumenten, med undantag för frågeformulär, arbetsböcker och personliga kort.
Behandling av personuppgifter
Behandling av personuppgifter - varje åtgärd (operation) eller uppsättning av åtgärder (operationer) som utförs med hjälp av automationsverktyg eller utan användning av sådana verktyg med personuppgifter, inklusive insamling, registrering, systematisering, ackumulering, lagring, förtydligande (uppdatering, ändring), utvinning, användning, överföring (distribution, tillhandahållande, åtkomst), depersonalisering, blockering, radering, förstöring av uppgifter (artikel 3 i lagen om personuppgifter).
Personuppgiftslagen ålägger arbetsgivaren att uppfylla vissa krav för behandlingen av dessa uppgifter. Till exempel utförs behandlingen av personuppgifter endast med den anställdes samtycke (klausul 1, artikel 6, artikel 9 i lagen om personuppgifter). För att undvika juridiska tvister är det bättre om detta samtycke är skriftligt. Samma regel gäller för sökande.
I vissa fall föreskrivs uttryckligen en skriftlig form av samtycke i lag (del 4 av artikel 9 i lagen om personuppgifter). Till exempel krävs arbetstagarens skriftliga samtycke till behandlingen av hans personuppgifter:
1) vid mottagande av den anställdes personuppgifter från en tredje part (klausul 3 i artikel 86 i Ryska federationens arbetslag). Men i det här fallet måste den anställde underrättas om detta i förväg och hans skriftliga medgivande måste erhållas (klausul 3 i artikel 86 i Rysslands arbetslagstiftning).
Anmälan måste ange (klausul 3 i artikel 86 i Ryska federationens arbetslag):
- syftet med att erhålla den anställdes personuppgifter från en tredje part;
- avsedda informationskällor (personer från vilka uppgifter kommer att begäras);
- metoder för att erhålla data, deras karaktär;
- möjliga konsekvenser vägran till arbetsgivaren att erhålla personuppgifter om den anställde från en tredje part. Om en anställd vägrar att bekanta sig med meddelandet om det avsedda mottagandet av hans personuppgifter från en annan person, är det tillrådligt att utarbeta en lämplig handling.
Om den anställde ändrar sig har han rätt att när som helst återkalla samtycke till behandling av personuppgifter (del 2 av artikel 9 i lagen om personuppgifter).
I en sådan situation är fortsatt behandling av den anställdes personuppgifter utan dennes samtycke möjlig om det finns tvingande skäl. De är listade i punkterna 2 - 11 i del 1 i artikel 6, del 2 i artikel 10, del 2 i artikel 11 i lagen om personuppgifter (del 2 av artikel 9 i lagen om personuppgifter).
Arbetsgivaren har inte rätt att begära viss information (som inte är relaterad till de syften som anges i punkt 1 i artikel 86 i Ryska federationens arbetslagstiftning) från tredje part, även om arbetstagaren samtycker.
2) vid överföring av den anställdes personuppgifter till tredje part, utom i fall där detta är nödvändigt för att förhindra ett hot mot den anställdes liv och hälsa (punkt 2 i artikel 88 i Rysslands arbetslagstiftning);
3) för behandling av speciella kategorier av anställdas personuppgifter som är direkt relaterade till frågor om arbetsförhållanden (klausul 4 i artikel 86 i Ryska federationens arbetslag, klausul 1 i del 2 i artikel 10 i lagen om personuppgifter). Dessa data inkluderar information om ras, nationalitet, politiska åsikter, religiösa och filosofiska övertygelser, hälsa och intimt liv.
Om en anställd är arbetsoförmögen, ges skriftligt samtycke till behandlingen av hans uppgifter av hans juridiska ombud (förälder, vårdnadshavare) (del 6 av artikel 9 i lagen om personuppgifter). Och i händelse av en anställds död utfärdas sådant samtycke av hans arvingar, såvida det inte mottogs från den anställde själv under hans livstid (del 7, artikel 9 i lagen om personuppgifter).
Inte i alla fall krävs arbetstagarens samtycke till behandling av personuppgifter. Till exempel, om uppgifterna tas emot (klausul 2, del 1, artikel 6, klausul 2.3, del 2, artikel 10 i lagen om personuppgifter, punkt 1 i förklaringarna till Roskomnadzor):
- från dokument (information) som presenteras när ett anställningsavtal ingås;
- baserat på resultaten av en obligatorisk preliminär medicinsk undersökning av hälsotillståndet (artikel 69 i Ryska federationens arbetslagstiftning, klausul 3 i förklaringarna av Roskomnadzor daterad 14 december 2012 "Frågor som rör behandlingen av personuppgifter om anställda , sökande till lediga tjänster, samt personer i personalreserven” , nedan - Förklaringar till Roskomnadzor daterade den 14 december 2012);
- i den utsträckning som anges i det enhetliga formuläret nr T-2, inklusive personuppgifter om nära släktingar, och i andra fall som fastställts av Rysslands lagstiftning (mottagande av underhållsbidrag, få tillgång till statshemligheter, utfärdande av sociala förmåner) (klausul 2 i förklaringarna av Roskomnadzor daterade 14.12.2012);
- från en rekryteringsbyrå som agerar på uppdrag av sökanden (punkt 12, punkt 5 i Roskomnadzors förklaringar daterade den 14 december 2012);
- från en sökande som själv lade ut sitt CV på Internet och gjorde det tillgängligt för en obegränsad krets av människor (klausul 10, del 1, artikel 6 i den federala lagen av den 27 juli 2006 nr 152-FZ, punkt 12, klausul 5 av Roskomnadzors förklaringar av den 14 december 2012).
Arbetsgivaren kan, med den anställdes samtycke, anförtro behandlingen av hans personuppgifter till en annan person (del 3 i artikel 6 i lagen om personuppgifter, punkt 2 i punkt 5 i förklaringarna av Roskomnadzor daterade den 14 december 2012) . Men samtidigt är det arbetsgivaren som är ansvarig inför den anställde för den angivna personens handlingar (del 5 av artikel 6 i lagen om personuppgifter).
På Kontur.School: förändringar i lagstiftning, funktioner i redovisning och skatteredovisning, rapportering, löner och personal, kontanttransaktioner.
Organisering av bokföring och lagring av personuppgifter
Arbetsgivaren måste säkerställa skyddet av den anställdes personuppgifter från olaglig användning eller förlust på egen bekostnad (klausul 7, artikel 86 i Ryska federationens arbetslag).
Låt oss steg för steg titta på arbetsgivarens steg för att registrera och lagra personuppgifter i organisationen.
Steg 1. Arbetsgivaren måste utfärda en lokal lag som reglerar lagring och användning av personuppgifter. En sådan handling är vanligtvis förordningen om anställdas personuppgifter, som anställda måste bekanta sig med deras underskrift (klausul 8 i artikel 86 i Ryska federationens arbetslagstiftning). Den anställde måste bekanta sig med bestämmelserna om personuppgifter, såväl som andra lokala bestämmelser, innan han undertecknar ett anställningsavtal (artikel 68 i Ryska federationens arbetslag). Bekanta medarbetaren med dokumentet genom att skicka det via e-post Detta är inte möjligt, detta kommer inte att betraktas som bekantskap med en signatur. I avsaknad av arbetstagarens underskrift kommer arbetsgivaren inte att kunna bevisa att arbetstagaren var bekant med detta dokument.
Uttalande om personuppgifter, som alla andra lokala normativ handling, utfärdas och godkänns genom order, som undertecknas av organisationens chef eller annan behörig person.
Vid en inspektion av en organisation kan inspektionsmyndigheterna begära ut detta dokument och kontrollera om anställda känner till det. Frånvaron av ett sådant dokument eller underlåtenhet hos anställda att bekanta sig med det kan vara skäl för att hålla arbetsgivaren ansvarig i enlighet med del 1 i artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott, och om en liknande överträdelse begås igen - enligt del 2 i artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott. Denna slutsats bekräftas också rättspraxis(Resolution från den federala antimonopoltjänsten i Moskvadistriktet daterad 26 oktober 2006 nr KA-A40/10220-06 nr A40-20745/06-148-194).
Steg 2. Arbetsgivaren godkänner ett dokument som innehåller en förteckning över personuppgifter som används i organisationens verksamhet. Detta dokument innehåller all information som den anställde skriftligen lämnar om sig själv när han söker jobb, samt den som används i framtiden vid upprättande av personaldokumentation.
Dessutom ska listan innehålla dokument som innehåller uppgifter om anställda som organisationen lämnar till olika statliga organ (skatte- och yrkesinspektioner, statistikmyndigheter).
Steg 3. Arbetsgivaren ska genom föreläggande utse ansvariga för att arbeta med personuppgifter och ansvariga för att säkerställa personuppgifternas säkerhet. Detta ansvar kan vara antingen en specifik person eller en avdelning. I det senare fallet bär chefen för en sådan enhet det personliga ansvaret. Denna order måste uppmärksammas av alla anställda som anges i den, vilket måste bekräftas av deras underskrift.
Steg 4. Vid en inspektion, för att undvika tvister med inspektörer, är det bättre att förbereda följande dokument:
- uttalanden från anställda om samtycke till behandling av personuppgifter;
- loggar av personuppgifter, deras utfärdande och överföring till andra personer och representanter för olika organisationer, statliga organ;
- logg över kontroller för tillgängligheten av dokument som innehåller den anställdes personuppgifter.
Steg 5. På order av chefen för organisationen, upprätta en lista över lagringsplatser för dokumentation som är en bärare av personuppgifter om anställda, samt en lista över åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa säkerheten för personuppgifter, förfarandet för deras antagande. Alla dokument som innehåller personuppgifter om anställda, såsom personakter, arkivskåp, redovisningsjournaler, bör förvaras i specialutrustade skåp eller kassaskåp som är låsta och förseglade. Arbetsregister för anställda bör förvaras i ett kassaskåp skilt från personliga filer.
Låt oss sammanfatta det
- om samtycke till behandling av personuppgifter har erhållits från alla anställda;
- är anställda bekanta med lokala bestämmelser som fastställer förfarandet för behandling av sådana uppgifter och med deras rättigheter och skyldigheter inom detta område;
- huruvida personuppgifter är korrekt lagrade och skyddade;
- överensstämmer dokumentationen om deras behandling med lagkrav m.m.
Det råder ingen tvekan om att hemlig, konfidentiell information måste skyddas. Under hela sin existens har mänskligheten uppfunnit olika metoder som skulle kunna förhindra eller åtminstone avsevärt försvåra tillgången till denna information, såväl som krypteringssystem. Under 1900-talet dök nya digitala tekniker för ackumulering, lagring och överföring av information upp. Datorsystem har gjort det möjligt att skriva, redigera, kontrollera stavning och stavning, konvertera och överföra information till i elektroniskt format, förståeligt för nästan alla datorer. Från och med detta ögonblick har problemen med sekretess och skydd av personlig information blivit särskilt relevanta. Hackare, industrispioner, konkurrenter och andra illvilliga utvecklar ständigt nya sätt att få tillgång till information från individer och företag.
De flesta mjukvaruprodukter på marknaden idag lagrar information som kallas metadata i samma filer som användaren interagerar med och utbyter, och som används av användaren för att upprätthålla filredigeringshistorik och för att hjälpa till att söka och hämta information från filer. Typiska exempel på metadata är namn och efternamn på dess författare, företagsinformation, datornamn, versionsstöd för dokumentet, olika dold information etc. som lagras med dokumentet. Denna metadata används också för att universalisera proceduren för att lagra all information om en fil på en fördefinierad plats.
Samtidigt lagras det mesta av denna konfidentiella information som standard, ibland på ett sätt som är okänt för användaren och på en plats och form som är okänd för honom. Det är ingen hemlighet att även till synes harmlösa inställningar i mjukvaruprodukter kan lagra information som gör en ihållande användare uppmärksam på ägaren av produkten eller hans företag. Ett exempel skulle vara Word-textredigeraren från Microsoft eller något annat program som fungerar med elektroniska dokument och låter dig spara olika versioner av ett dokument i samma fil med olika lägen. Låt oss överväga ett enkelt men väldigt typiskt fall. Låt oss säga att vår läsare, som är chef för marknadsavdelningen, tillbringade flera veckor med att arbeta med sitt team för att skapa ett dokument som beskrev egenskaperna hos den senaste utvecklingen. Samtidigt var det planerat att skicka detta dokument till försäljningsavdelningen för att starta en ny marknadsföringskampanj. I sista minuten fattades beslut om att ta bort flera egenskaper från produktbeskrivningen i syfte att ytterligare verifiera och förtydliga. Det var dock känt att dessa egenskaper definitivt skulle inkluderas i den slutliga versionen av marknadsföringsdokumentet för denna produkt. Utan att ta hänsyn till att versionsstöd är aktiverat för detta dokument och att varje ändring, inklusive ny version med egenskaperna borttagna kommer att sparas i en fil, detta dokument har fått den största spridningen. Låt oss säga att efter att ha skickat ett brev med den angivna filen till försäljningsavdelningen gick det till en konkurrent. Den senare, efter att ha tittat på olika versioner av dokumentet, kommer enkelt att kunna bedöma din nuvarande nivå och förväntade resultat, samt i rätt tid förmedla information till sina utvecklare. Dessutom kan dokumentegenskaperna innehålla namn och e-postadress till författaren av dokumentet, så det kommer att anses som att han frivilligt tillhandahållit dokumentet för användning av konkurrenter.
Hur organiserar man skyddet av privat information och skyddar den från oönskad åtkomst? Vi kommer att försöka svara på denna fråga i den här artikeln. Vi kommer också att titta på platser i ett dokument där metadata kan lagras, och beskriva hur denna data kan tas bort och på så sätt skydda dokumentet. Innan vi börjar med affären noterar vi att testobjektet i den här artikeln är de engelska versionerna av den välkända och populära textredigeraren Microsoft Word - Word 2000 och Word 2002 - som ingår i Microsoft Office-paketet. Det bör betonas att, trots att dessa versioner av denna editor är gemensamma och kontinuitet, har de fortfarande vissa skillnader i funktionalitet. Detta är det första värt att uppmärksamma för läsare som omedelbart sätter sig vid sin persondator.
Hur man kommer åt personlig information
Låt oss börja med det enklaste – vi visar dig hur du kommer till personlig information utan några speciella knep. Detta görs med en enda funktion i Microsoft Word som låter dig visa text utan att formatera den. Det visar sig att den här funktionen kan användas för att se metadata som är kopplade till ett specifikt dokument. Vem som helst kan komma åt denna data. För att göra detta behöver du:
- Starta Microsoft Word-redigeraren.
- Klicka på Öppna i huvudmenyn Arkiv.
- I dialogrutan som visas, i avsnittet Filtyper, ställ in Återställ text från valfri fil, välj ett Microsoft Word-dokument och klicka på knappen Öppna.
Detta öppnar ett oformaterat dokument, en noggrann visning av vilket gör att du enkelt kan hitta information som innehåller namnet på författaren till dokumentet och sökvägen dit du kan hitta det sparade dokumentet.
Med tanke på allt ovan rekommenderar vi att innan du delar ett dokument med andra användare, granskar dold information för att avgöra om det är värt att lämna det i detta dokument för offentlig visning. Till exempel, genom att välja Spåra ändringar från huvudmenyn Verktyg i Microsoft Word, följt av Versioner från Filer-menyn, eller genom att välja Tillåt snabba sparningar med hjälp av kryssrutan i undermenyn Alternativ på Verktyg-menyn, kan du spåra all dold eller raderad information som potentiellt kan finnas kvar i det redigerade dokumentet.
Som du kan se är det ganska enkelt att komma åt personlig information. Naturligtvis uppstår en rimlig fråga om vilka metoder som finns för att skydda konfidentiell information från nyfikna ögon. Nedan kommer läsarna att presenteras för flera av de vanligaste teknikerna.
Ta bort personuppgifter från dokument
Den nuvarande versionen av Word-editorn ger användaren de bredaste möjligheterna att arbeta med personliga data, från manuellt och slutar med en programmerbar metod för att radera information. På grund av det faktum att vi i den här artikeln inte berör frågorna om att skriva specialiserade program, kommer vi att fokusera på de enklaste metoderna som är tillgängliga för ett brett spektrum av läsare.
Först och främst måste du se till att viss personlig information raderades när du sparade dokumentet. För att göra detta måste du göra följande:
- I Word-huvudmenyn väljer du Verktyg och i den undermenyn Alternativ. Öppna fliken Säkerhet i dialogrutan som visas.
- I avsnittet Sekretessalternativ, aktivera kryssrutan Ta bort personlig information från denna fil vid spara och tryck på OK-knappen.
- Spara dokumentet.
I det här fallet tas till exempel följande personuppgifter bort från dokumentet:
- filegenskaper: författare, chef, företag och namnet på personen som sparade den senaste versionen av dokumentet;
- användarnamn associerade med kommentarer och spåra ändringar;
- namnet Sparad av ersätts med författare;
- rubriken på e-postmeddelandet, som genereras av knappen E-post i verktygsfältet.
Det bör betonas att denna operation inte är installerad som standard i Word-redigeraren. Och även om en sådan flagga är inställd kommer den bara att gälla för det för närvarande aktiverade dokumentfönstret. Därför måste detta läge ställas in för varje dokument separat.
En annan metod som förtjänar uppmärksamhet är den manuella metoden att radera personlig information. Dokumentegenskaper (inom filstrukturen) lagrar information om själva dokumentet: dokumentets filnamn, dess lagringsplats, skapandedatum och andra filattribut. Dokumentegenskaper kan dock även lagra annan metadata, såsom författarens namn, företagsnamn och dokumentredigerare. Du kan manuellt ta bort denna information från dokumentegenskaperna med hjälp av följande sekvens av åtgärder:
- Öppna dokumentet i Word-editorn.
- I avsnittet Arkiv huvudmeny, välj Egenskaper.
- I den flersidiga dialogrutan som visas kan varje flik Sammanfattning, Statistik, Innehåll och Anpassad innehålla konfidentiell information. För att ta bort onödig eller oönskad information måste du välja den och radera den med DELETE-tangenten.
Naturligtvis kan ovanstående procedurer automatiseras och programmeras, vilket gör denna process snabb och bekväm. En beskrivning av principerna för programmering i Word ligger dock utanför ramen för denna artikel och vi hänvisar läsaren till specialiserad litteratur.
Var är informationen gömd?
Grundregeln som vägleder praktiska människor är: "Mät två gånger, skär en gång." Denna viktiga princip kan framgångsrikt tillämpas på att arbeta med dokument. Ska du alltid skynda dig att lämna personlig information? Var lagras dold information? Vilka sätt finns det att se dold information? Dessa frågor kommer att besvaras i detta avsnitt.
Dold information finns i spårändringsfunktionerna och kommentarsfunktionerna, som mestadels är servicefunktioner för Microsoft Word-editorn. De låter dig spara mellanliggande information om formatering, textinfogningar, raderingar, kommentarer etc., med andra ord kan de aktivt användas i processen att arbeta med ett dokument av en eller flera författare. I det här fallet, genom att välja uppspelningsläge för alla servicefunktioner, kan du se alla ändringar som gjorts med författarnas namn. Detta görs med hjälp av menyalternativet Visa.
Man bör komma ihåg att när man arbetar med ett dokument är det tillrådligt att följa två enkla regler. Den första regeln är att innan du tar bort någon information är det en bra idé att skriva ut det redigerade dokumentet tillsammans med kommentarerna. Således kommer det när som helst att vara möjligt att lägga till denna information i en ny version av dokumentet. För att visualisera ändringar eller kommentarer måste du välja Markup i huvudmenyn Visa.
Den andra regeln gäller främst de som glömmer att övervaka förekomsten av stödjande information i det dokument de skickar eller överför. För sådana användare finns det en automatisk analysator för närvaron av spårbytesläget aktiverat, som kommer att utfärda en varning om förekomsten av redigeringsinformation i dokumentet när de försöker skriva ut det, spara det eller skicka det via e-post från Word editor. För att aktivera det här läget, i Verktygs huvudmenyavsnitt i dialogrutan Alternativ, måste du välja fliken Säkerhet och använda kryssrutan för att ställa in läget på Varna innan du skriver ut, sparar eller skickar en fil som innehåller spårade ändringar eller kommentarer ( ris. 1). Så, innebörden av den andra regeln: håll alltid spårbytesanalysatorn påslagen.
Den andra platsen där konfidentiell information kan lagras är det dolda textläget i Microsoft Word. Detta läge låter dig visa eller dölja specificerad text med hjälp av en speciell teckenformateringsprocedur som gör dem osynliga. Till exempel, medan du redigerar text i dold text-läge (dold text är speciella tecken som inte visas i en dokumentfil), kan du göra några anteckningar för dig själv. För att visa dold text, i Verktygs huvudmeny, välj alternativet Alternativ och på fliken Visa, välj läget Dold text i avsnittet Formateringsmärken ( ris. 2).
Detta gör att Word markerar den dolda texten med en prickad understrykning. Tyvärr tillhandahöll inte redaktörsutvecklarna en automatisk analysator för dold text i dokumentet. Det finns dock en mycket enkel procedur för att ta bort den från dokumentets brödtext vid utskrift. För att göra detta, välj alternativet Alternativ i huvudmenyn Verktyg, sedan fliken Skriv ut och aktivera kryssrutan Dold text i avsnittet Inkludera med dokumentområde. I alla andra fall måste du radera texten manuellt.
En tredje källa till oönskat informationsläckage kan vara återställda tidigare versioner av ett dokument. Word-redigeraren ger möjlighet att spara flera versioner av ett dokument i samma fil. Dessa versioner finns i filen som dold text och kan tas bort vid behov. De är tillgängliga för alla användare och finns kvar i dokumentet, även om det sparas i ett annat format. Därför bör sådana versioner tas bort i tid, för vilket det finns flera sätt.
Den första metoden innebär att spara tidigare versioner av dokumentet. I detta fall sparas den aktuella versionen som ett separat dokument. För att göra detta, välj Versioner i huvudmenyn Arkiv. Välj sedan versionen av dokumentet som du vill spara som en separat fil. Tryck sedan på knappen Öppna och välj Spara som i huvudmenyn Arkiv. I dialogrutan som visas anger du filnamnet och trycker på knappen Spara.
Den andra metoden är att ta bort oönskade versioner från dokumentet, vilket kräver följande steg. I huvudmenyn Arkiv, välj alternativet Versioner och välj sedan den version av dokumentet som du vill ta bort (för att välja mer än en version måste du hålla ned Ctrl-tangenten). Därefter måste du klicka på knappen Ta bort.
Tysta väktare av dold information
Många läsare kanske inte inser att vissa procedurer i Word sparar metadata som standard. Och de inser verkligen inte att blockering av dessa procedurer gör det möjligt att ta bort oönskad metadata från dokument. Låt oss prata om detta mer i detalj.
Låt oss först titta på en metod för att snabbt spara ett dokument. Observera att det fungerar om kryssrutan Tillåt snabba sparningar är markerad. Det är dock inte alla som vet att om du öppnar ett dokument som har redigerats i det här läget som en textfil kan det innehålla information som tidigare tagits bort från dokumentet. Detta beror på att snabbsparläget lägger till dina ändringar i slutet av dokumentet, utan att ta hänsyn till eventuella ändringar (inklusive raderad information) som gjorts i själva dokumentet. Därför, för att helt ta bort information som raderats från ett dokument, måste du inaktivera snabbsparläget. För att göra detta, i huvudmenyn i Word måste du välja Verktyg, sedan avsnittet Alternativ och dialogrutan Spara ( ris. 3).
För det andra, låt oss titta på förfarandet för att slå samman dokument. När man jämför och slår samman dokument använder Word slumpmässigt genererade siffror för att göra det lättare att hålla reda på motsvarande dokument i framtiden. Även om dessa nummer är dolda kan de potentiellt användas för att visa att dokument har en gemensam källa. För att sluta lagra slumpmässiga nummer under måste du göra följande:
- På Verktyg-menyn, kör kommandot Alternativ. I den flersidiga dialogrutan som visas väljer du dialogrutan Säkerhet.
- Inaktivera kryssrutan Lagra slumptal för att förbättra sammanslagningsnoggrannheten.
Det bör dock noteras att du måste betala för konfidentialitet - resultatet av sammanslagningen av dokument kommer inte att vara optimalt: det kommer att vara problematiskt för Word-redigeraren att bestämma antalet relaterade dokument.
Kunskap är makt
Alla som läser den här artikeln kommer säkert att bilda sig sin egen uppfattning om problemet med informationssäkerhet på personlig dator och alla kommer att vara fria att fatta sina egna beslut. Du kan följa dessa regler och inte spara information, men du kan förlora den om du inte anstränger dig. Artikeln granskade mest enkla sätt förhindrar informationsläckor. Dessutom, som nämnts ovan, finns det ett antal program för att lösa många av de ovan nämnda problemen, vilket utan tvekan kommer att avsevärt förenkla proceduren för att kontrollera innehållet i oönskade data i dokument. Detta är dock ett ämne för en annan artikel. Avslutningsvis vill jag notera att genom att skydda personlig information kan du inte bara skydda din verksamhet, kunskap och erfarenhet, utan också ge ett avgörande avslag till oärliga människor.
ComputerPress 10"2002
