दस्तावेजों, प्रस्तुतियों या पुस्तकों की जाँच करते समय छिपे हुए और व्यक्तिगत डेटा को हटाना। Excel, PowerPoint, और Word के लिए नया दस्तावेज़ निरीक्षक सुविधाएँ

इसमें कोई संदेह नहीं है कि गुप्त, गोपनीय जानकारी को सुरक्षित रखने की आवश्यकता है। अपने पूरे अस्तित्व में, मानव जाति आविष्कार करती रही है विभिन्न तरीके, जो इस जानकारी के साथ-साथ एन्क्रिप्शन सिस्टम तक पहुंच को रोक सकता है या कम से कम महत्वपूर्ण रूप से बाधित कर सकता है। 20 वीं सदी में, सूचना के संचय, भंडारण और प्रसारण के लिए नई डिजिटल प्रौद्योगिकियां दिखाई दीं। कंप्यूटर सिस्टम ने टाइप करना, एडिट करना, स्पेलिंग और स्पेलिंग की जांच करना, सूचनाओं को कन्वर्ट करना और ट्रांसफर करना संभव बना दिया है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप मेंलगभग सभी कंप्यूटरों के लिए समझने योग्य। तब से, व्यक्तिगत जानकारी की गोपनीयता और सुरक्षा की समस्या विशेष रूप से प्रासंगिक हो गई है। हैकर्स, औद्योगिक जासूस, प्रतियोगी और अन्य निंदक व्यक्तियों और कंपनियों की जानकारी तक पहुंच प्राप्त करने के लिए लगातार नए तरीके विकसित कर रहे हैं।

आज बाजार में मौजूद अधिकांश सॉफ्टवेयर उत्पादों में, मेटाडेटा नामक जानकारी को उन्हीं फाइलों में संग्रहीत किया जाता है, जिनके साथ उपयोगकर्ता इंटरैक्ट करता है और आदान-प्रदान करता है, और जिसका उपयोग उपयोगकर्ता द्वारा फाइलों के संपादन इतिहास को बचाने के साथ-साथ जानकारी खोजने और निकालने में मदद करने के लिए किया जाता है। फाइलों से। मेटाडेटा के विशिष्ट उदाहरण दस्तावेज़, कंपनी डेटा, कंप्यूटर नाम, दस्तावेज़ के संस्करण समर्थन, विभिन्न छिपी हुई जानकारी इत्यादि के साथ सहेजे गए लेखक का नाम और उपनाम हैं। इस मेटाडेटा का उपयोग किसी फ़ाइल के बारे में सभी सूचनाओं को एक पूर्व निर्धारित स्थान पर संग्रहीत करने की प्रक्रिया को सार्वभौमिक बनाने के लिए भी किया जाता है।

साथ ही, इस गोपनीय जानकारी में से अधिकांश को डिफ़ॉल्ट रूप से संग्रहीत किया जाता है, कभी-कभी उपयोगकर्ता के लिए अज्ञात तरीके से और किसी स्थान पर और उसके लिए अज्ञात रूप में। यह कोई रहस्य नहीं है कि यहां तक ​​​​कि हानिरहित सेटिंग्स भी दिखाई देती हैं सॉफ्टवेयर उत्पादोंऐसी जानकारी संग्रहीत कर सकता है जो उत्पाद या उसकी कंपनी के स्वामी के बारे में लगातार उपयोगकर्ता को सूचित करेगा। एक उदाहरण माइक्रोसॉफ्ट या किसी अन्य सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन से वर्ड टेक्स्ट एडिटर है जो काम करता है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़और आपको अलग-अलग मोड का उपयोग करके एक ही फ़ाइल में दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करणों को सहेजने की अनुमति देता है। एक साधारण लेकिन बहुत ही विशिष्ट मामले पर विचार करें। मान लीजिए कि हमारे पाठक, विपणन विभाग के प्रमुख होने के नाते, नवीनतम विकास की विशेषताओं का वर्णन करने वाला एक दस्तावेज़ बनाने के लिए अपनी टीम के साथ काम करते हुए कई सप्ताह बिताए। एक नया मार्केटिंग अभियान शुरू करने के लिए इस दस्तावेज़ को बिक्री विभाग को भेजने की भी योजना थी। अंतिम क्षण में, अतिरिक्त सत्यापन और स्पष्टीकरण के उद्देश्य से उत्पाद विवरण से कई विशेषताओं को हटाने का निर्णय लिया गया। हालाँकि, यह ज्ञात था कि इन विशेषताओं को निश्चित रूप से इस उत्पाद के लिए विपणन दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण में शामिल किया जाएगा। इस तथ्य पर ध्यान दिए बिना कि इस दस्तावेज़ के लिए वर्जनिंग सक्षम है और इसमें शामिल सभी परिवर्तन शामिल हैं नया संस्करणविशेषताओं को हटाने के साथ, एक फ़ाइल में सहेजा जाएगा, इस दस्तावेज़ को व्यापक प्रसार प्राप्त हुआ है। मान लीजिए कि बिक्री विभाग को निर्दिष्ट फ़ाइल के साथ एक पत्र भेजने के बाद, यह एक प्रतियोगी को मिला। बाद वाला, दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करणों की समीक्षा करने के बाद, आपके वर्तमान स्तर और अपेक्षित परिणामों का आसानी से आकलन करने में सक्षम होगा, साथ ही समय पर अपने डेवलपर्स को जानकारी संप्रेषित करेगा। इसके अलावा, दस्तावेज़ के गुणों में दस्तावेज़ के लेखक का नाम और ईमेल पता शामिल हो सकता है, इसलिए यह माना जाएगा कि उसने प्रतियोगियों के उपयोग के लिए स्वेच्छा से दस्तावेज़ प्रदान किया।

निजी जानकारी की सुरक्षा को कैसे व्यवस्थित करें और इसे अवांछित पहुंच से कैसे बचाएं? हम इस लेख में इस प्रश्न का उत्तर देने का प्रयास करेंगे। हम दस्तावेज़ में उन स्थानों को भी देखेंगे जहाँ मेटाडेटा संग्रहीत किया जा सकता है और उन तरीकों का वर्णन करेंगे जिनसे इस डेटा को हटाया जा सकता है, जिससे दस्तावेज़ की सुरक्षा हो सके। व्यवसाय में उतरने से पहले, हम ध्यान दें कि इस लेख में परीक्षण वस्तु प्रसिद्ध और लोकप्रिय पाठ संपादक Microsoft Word - Word 2000 और Word 2002 के अंग्रेजी संस्करण हैं - जो Microsoft Office पैकेज में शामिल हैं। इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि, इस संपादक के इन संस्करणों की समानता और निरंतरता के बावजूद, उनकी कार्यक्षमता में अभी भी कुछ अंतर हैं। यह मुख्य रूप से उन पाठकों पर ध्यान देने योग्य है जो तुरंत अपने निजी कंप्यूटर पर बैठ जाते हैं।

व्यक्तिगत जानकारी तक कैसे पहुँचें

आइए सबसे सरल से शुरू करें - हम आपको दिखाएंगे कि बिना किसी विशेष तरकीब के व्यक्तिगत जानकारी कैसे प्राप्त करें। यह Microsoft Word में एकमात्र विशेषता के साथ किया जाता है जो आपको पाठ को बिना स्वरूपित किए देखने की अनुमति देता है। यह पता चला है कि इस फ़ंक्शन का उपयोग किसी विशेष दस्तावेज़ से जुड़े मेटाडेटा को देखने के लिए किया जा सकता है। इस डेटा को कोई भी एक्सेस कर सकता है। इसके लिए आपको चाहिए:

1. Microsoft Word संपादक लॉन्च करें।
2. फ़ाइल मुख्य मेनू आइटम में, खोलें क्लिक करें।
3. दिखाई देने वाले संवाद में, फ़ाइल प्रकार अनुभाग में, किसी भी फ़ाइल से टेक्स्ट पुनर्प्राप्त करें सेट करें, Microsoft Word दस्तावेज़ का चयन करें और ओपन बटन पर क्लिक करें।

यह एक बिना प्रारूप वाला दस्तावेज़ खोलेगा, जिसे ध्यान से देखने पर आप आसानी से दस्तावेज़ के लेखक के नाम वाली जानकारी और सहेजे गए दस्तावेज़ को पा सकते हैं, जहाँ पा सकते हैं।

उपरोक्त सभी को ध्यान में रखते हुए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ दस्तावेज़ साझा करने से पहले यह तय करने के लिए छिपी हुई जानकारी की समीक्षा करें कि यह इस दस्तावेज़ को सार्वजनिक देखने के लिए छोड़ने लायक है या नहीं। उदाहरण के लिए, Microsoft Word में मुख्य टूल मेनू से ट्रैक परिवर्तन का चयन करके और फिर फ़ाइल मेनू से संस्करणों का चयन करके, या टूल मेनू के विकल्प सबमेनू पर चेकबॉक्स का उपयोग करके फास्ट सेव मोड को सेट करके, आप किसी भी छिपे हुए को ट्रैक कर सकते हैं या हटाई गई जानकारी जो संभावित रूप से संपादित दस्तावेज़ में रह सकती है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, व्यक्तिगत जानकारी तक पहुँच प्राप्त करना काफी सरल है। स्वाभाविक रूप से, एक वाजिब सवाल उठता है कि गोपनीय जानकारी को ताक-झांक से बचाने के तरीके क्या हैं। नीचे, पाठकों के ध्यान के लिए कुछ सबसे सामान्य तरीकों की पेशकश की जाएगी।

दस्तावेजों से व्यक्तिगत डेटा हटाना

वर्ड एडिटर का वर्तमान संस्करण उपयोगकर्ता को व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने की व्यापक संभावनाएं प्रदान करता है, मैनुअल से शुरू होता है और जानकारी को हटाने के लिए प्रोग्राम करने योग्य तरीके से समाप्त होता है। इस तथ्य के कारण कि इस लेख के ढांचे के भीतर हम विशेष कार्यक्रम लिखने के मुद्दों को नहीं छूते हैं, हम पाठकों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए सबसे सरल और सबसे सुलभ तरीकों पर ध्यान केंद्रित करेंगे।

सबसे पहले, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि दस्तावेज़ को सहेजते समय कुछ व्यक्तिगत जानकारी हटा दी गई थी। ऐसा करने के लिए, आपको निम्न चरणों का पालन करना होगा:

1. Word मुख्य मेनू से, टूल्स और फिर विकल्प सबमेनू चुनें। दिखाई देने वाले संवाद में, सुरक्षा टैब खोलें।
2. गोपनीयता विकल्प अनुभाग में, सहेजें चेकबॉक्स पर इस फ़ाइल से व्यक्तिगत जानकारी निकालें सक्रिय करें और ठीक बटन दबाएं।
3. दस्तावेज़ सहेजें।

यह, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ से निम्नलिखित व्यक्तिगत जानकारी को हटा देता है:

• फ़ाइल गुण: लेखक, प्रबंधक, कंपनी और दस्तावेज़ के नवीनतम संस्करण को सहेजने वाले व्यक्ति का नाम;
• टिप्पणियों और ट्रैक परिवर्तन मोड से संबंधित उपयोगकर्ता नाम;
• द्वारा सहेजा गया नाम लेखक द्वारा प्रतिस्थापित किया गया है;
• टूलबार पर ई-मेल बटन द्वारा उत्पन्न ई-मेल संदेश का हेडर।

यह जोर दिया जाना चाहिए कि निर्दिष्ट ऑपरेशन डिफ़ॉल्ट रूप से वर्ड एडिटर में स्थापित नहीं है। और यदि ऐसा फ़्लैग भी सेट किया जाता है, तो यह केवल वर्तमान में सक्रिय दस्तावेज़ विंडो पर ही लागू होगा। इसलिए, यह मोड प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए अलग से सेट होना चाहिए।

एक और तरीका जो ध्यान देने योग्य है वह व्यक्तिगत जानकारी को मैन्युअल रूप से हटाने की विधि है। दस्तावेज़ गुण (फ़ाइल संरचना के अंदर) दस्तावेज़ के बारे में जानकारी संग्रहीत करते हैं: दस्तावेज़ का फ़ाइल नाम, इसका संग्रहण स्थान, निर्माण तिथि और अन्य फ़ाइल विशेषताएँ। हालाँकि, अन्य मेटाडेटा को दस्तावेज़ गुणों में संग्रहीत किया जा सकता है, जैसे लेखक का नाम, कंपनी का नाम और दस्तावेज़ के संपादक। क्रियाओं के निम्नलिखित क्रम का उपयोग करके इस जानकारी को दस्तावेज़ गुणों से मैन्युअल रूप से हटाया जा सकता है:

1. दस्तावेज़ को Word संपादक में खोलें।
2. मुख्य मेनू के फ़ाइल अनुभाग में, गुण चुनें।
3. दिखाई देने वाले बहु-पृष्ठ संवाद में, प्रत्येक सारांश, सांख्यिकी, सामग्री और कस्टम टैब में गोपनीय जानकारी हो सकती है। अनावश्यक या अवांछित जानकारी को हटाने के लिए, इसे चुनें और DELETE कुंजी का उपयोग करके इसे हटा दें।

बेशक, उपरोक्त प्रक्रियाओं को स्वचालित और प्रोग्राम किया जा सकता है, जिससे यह प्रक्रिया त्वरित और सुविधाजनक हो जाती है। हालाँकि, वर्ड में प्रोग्रामिंग के सिद्धांतों का वर्णन इस लेख के दायरे से बाहर है और हम पाठक को विशेष साहित्य के लिए संदर्भित करते हैं।

जानकारी कहाँ छिपी है?

व्यावहारिक लोग जिस मूल नियम का पालन करते हैं वह है: "सात बार मापो - एक बार काटो।" दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए इस जीवन सिद्धांत को सफलतापूर्वक लागू किया जा सकता है। क्या व्यक्तिगत जानकारी के साथ भाग लेना हमेशा जरूरी है? छिपी हुई जानकारी कहाँ संग्रहीत की जाती है? छिपी हुई जानकारी को देखने के तरीके क्या हैं? इस खंड में इन सवालों के जवाब दिए जाएंगे।

ट्रैकिंग परिवर्तनों (ट्रैक परिवर्तन) और टिप्पणी कार्यों (टिप्पणियों) में छिपी हुई जानकारी पाई जा सकती है, जो अधिकांश भाग सेवा के लिए Microsoft Word संपादक के लिए हैं। वे आपको स्वरूपण, पाठ सम्मिलन, विलोपन, टिप्पणियों आदि के बारे में मध्यवर्ती जानकारी को बचाने की अनुमति देते हैं, दूसरे शब्दों में, उन्हें एक या अधिक लेखकों द्वारा दस्तावेज़ पर काम करने की प्रक्रिया में सक्रिय रूप से उपयोग किया जा सकता है। इस स्थिति में, सभी सेवा कार्यों के प्लेबैक मोड का चयन करके, आप लेखकों के नामों के साथ किए गए सभी परिवर्तनों को देख सकते हैं। यह शो मेनू आइटम का उपयोग करके किया जाता है।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि किसी दस्तावेज़ पर काम करते समय, दो सरल नियमों का पालन करना वांछनीय है। पहला नियम कहता है कि किसी भी जानकारी को हटाने से पहले, संपादित दस्तावेज़ को टिप्पणियों के साथ प्रिंट करना एक अच्छा विचार है। इस प्रकार, किसी भी समय इस जानकारी को दस्तावेज़ के नए संस्करण में जोड़ना संभव होगा। परिवर्तनों या टिप्पणियों की कल्पना करने के लिए, आपको मुख्य दृश्य मेनू में मार्कअप आइटम का चयन करना होगा।

दूसरा नियम मुख्य रूप से उन लोगों से संबंधित है जो भेजे या प्रसारित किए जा रहे दस्तावेज़ में सहायक जानकारी की उपस्थिति का ट्रैक रखना भूल जाते हैं। ऐसे उपयोगकर्ताओं के लिए, सक्षम ट्रैक परिवर्तन मोड की उपस्थिति का एक स्वचालित विश्लेषक प्रदान किया जाता है, जो इसे प्रिंट करने, सहेजने या इसे भेजने का प्रयास करते समय दस्तावेज़ में संपादन जानकारी की उपस्थिति के बारे में चेतावनी जारी करेगा। ईमेलवर्ड एडिटर से। इस मोड को सक्षम करने के लिए, विकल्प संवाद बॉक्स में मुख्य मेनू के टूल अनुभाग में, सुरक्षा टैब का चयन करें और इसमें ट्रैक किए गए परिवर्तन या टिप्पणी मोड वाली फ़ाइल को प्रिंट करने, सहेजने या भेजने से पहले चेतावनी सेट करने के लिए फ़्लैग बटन का उपयोग करें (चित्र .1)। तो, दूसरे नियम का अर्थ: ट्रैक परिवर्तन विश्लेषक को हमेशा सक्षम रखें।

दूसरी जगह जहां संवेदनशील जानकारी संग्रहीत की जा सकती है, वह है माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का हिडन टेक्स्ट मोड। यह मोड आपको एक विशेष वर्ण स्वरूपण प्रक्रिया का उपयोग करके निर्दिष्ट पाठ को दिखाने या छिपाने की अनुमति देता है जो उन्हें अदृश्य बना देता है। उदाहरण के लिए, छिपे हुए पाठ मोड में पाठ को संपादित करने की प्रक्रिया में (छिपा हुआ पाठ दस्तावेज़ फ़ाइल में विशेष गैर-प्रदर्शित वर्ण हैं), आप अपने लिए कोई भी नोट बना सकते हैं। छिपे हुए पाठ को देखने के लिए, मुख्य मेनू के उपकरण अनुभाग में, विकल्प आइटम का चयन करें, और दृश्य टैब में, स्वरूपण चिह्न अनुभाग (चित्र 2) में छिपे हुए पाठ मोड का चयन करें।

जब आप ऐसा करते हैं, तो Word छिपे हुए पाठ को बिंदीदार रेखांकन के साथ चिह्नित करता है। दुर्भाग्य से, संपादक के डेवलपर्स ने दस्तावेज़ में छिपे पाठ का एक स्वचालित विश्लेषक प्रदान नहीं किया। हालाँकि, मुद्रण करते समय इसे दस्तावेज़ निकाय से निकालने की एक बहुत ही सरल प्रक्रिया है। ऐसा करने के लिए, मुख्य मेनू के टूल अनुभाग में विकल्प आइटम चुनें, फिर प्रिंट टैब और दस्तावेज़ क्षेत्र के साथ शामिल करें अनुभाग में छिपे हुए टेक्स्ट चेकबॉक्स को सक्रिय करें। अन्य सभी मामलों में, आपको टेक्स्ट को मैन्युअल रूप से हटाना होगा।

अवांछित सूचना रिसाव का तीसरा स्रोत किसी दस्तावेज़ के पिछले संस्करणों को मिटाया जा सकता है। Word संपादक एक ही फ़ाइल में दस्तावेज़ के एकाधिक संस्करणों को सहेजने की क्षमता प्रदान करता है। ये संस्करण फ़ाइल में छिपे हुए पाठ मोड में मौजूद हैं और आवश्यकतानुसार इन्हें हटाया जा सकता है। वे सभी उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध हैं, और दस्तावेज़ में बने रहते हैं, भले ही वह किसी भिन्न प्रारूप में सहेजा गया हो। इसलिए, ऐसे संस्करणों को समय रहते हटा दिया जाना चाहिए, जिसके लिए कई तरीके हैं।

पहली विधि में दस्तावेज़ के पिछले संस्करणों को सहेजना शामिल है। वर्तमान संस्करण को एक अलग दस्तावेज़ के रूप में सहेजा गया है। ऐसा करने के लिए, मुख्य फ़ाइल मेनू से संस्करण चुनें। फिर दस्तावेज़ के उस संस्करण का चयन करें जिसे आप एक अलग फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं। अगला, ओपन कुंजी दबाएं और मुख्य फ़ाइल मेनू से इस रूप में सहेजें चुनें। दिखाई देने वाले संवाद में, फ़ाइल का नाम निर्दिष्ट करें और सहेजें बटन दबाएं।

दूसरा तरीका दस्तावेज़ से अवांछित संस्करणों को हटाना है, जिसके लिए निम्न चरणों की आवश्यकता होगी। मुख्य फ़ाइल मेनू में, संस्करण आइटम का चयन करें, फिर दस्तावेज़ का वह संस्करण जिसे आप हटाना चाहते हैं (एक से अधिक संस्करणों का चयन करने के लिए, आपको Ctrl कुंजी दबाए रखनी होगी)। इसके बाद आपको डिलीट बटन पर क्लिक करना होगा।

छिपी हुई जानकारी के मूक रखवाले

कई पाठक इस बात से अनजान हैं कि Word में कुछ प्रक्रियाएँ डिफ़ॉल्ट रूप से मेटाडेटा को बनाए रखती हैं। और वे शायद यह नहीं समझते हैं कि इन प्रक्रियाओं को अवरुद्ध करने से आप दस्तावेज़ों से अवांछित मेटाडेटा को हटा सकते हैं। आइए इसके बारे में और विस्तार से बात करते हैं।

सबसे पहले, किसी दस्तावेज़ को तुरंत सहेजने की विधि पर विचार करें। ध्यान दें कि यह केवल तभी काम करता है जब अनुमति दें तेजी से सहेजता है चेकबॉक्स चेक किया गया है। हालाँकि, हर कोई नहीं जानता है कि यदि आप किसी ऐसे दस्तावेज़ को खोलते हैं जिसे इस मोड में टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में संपादित किया गया था, तो इसमें वह जानकारी हो सकती है जिसे पहले दस्तावेज़ से हटा दिया गया था। ऐसा इसलिए है क्योंकि दस्तावेज़ में किए गए सभी परिवर्तनों (हटाए गए जानकारी सहित) को ध्यान में रखे बिना त्वरित सहेजें मोड दस्तावेज़ के अंत में किए गए परिवर्तनों को जोड़ देता है। इसलिए, दस्तावेज़ से मिटाई गई जानकारी को पूरी तरह से हटाने के लिए, आपको त्वरित बचत मोड को अक्षम करना होगा। ऐसा करने के लिए, मुख्य वर्ड मेनू में, टूल्स चुनें, फिर विकल्प सेक्शन और सेव डायलॉग (चित्र 3)।

दूसरे, दस्तावेजों के संयोजन की प्रक्रिया पर विचार करें। तुलना और संयोजन करते समय शब्द दस्तावेज़बाद में प्रासंगिक दस्तावेजों की आसान ट्रैकिंग के लिए यादृच्छिक रूप से उत्पन्न संख्याओं का उपयोग करता है। हालाँकि ये संख्याएँ छिपी हुई हैं, फिर भी इनका उपयोग संभावित रूप से यह दिखाने के लिए किया जा सकता है कि दस्तावेज़ों का एक सामान्य मूल है। दस्तावेजों के विलय की प्रक्रिया के दौरान यादृच्छिक संख्याओं को संग्रहित करने से रोकने के लिए, आपको निम्नलिखित चरणों का पालन करना होगा:

1. टूल्स मेनू से, विकल्प कमांड चलाएँ। दिखाई देने वाले बहु-पृष्ठ संवाद में, सुरक्षा संवाद चुनें।
2. मर्ज सटीकता चेकबॉक्स को बेहतर बनाने के लिए स्टोर यादृच्छिक संख्या को निष्क्रिय करें।

हालांकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि आपको गोपनीयता के लिए भुगतान करना होगा - मर्ज किए गए दस्तावेजों का परिणाम इष्टतम नहीं होगा: वर्ड एडिटर के लिए संबंधित दस्तावेजों की संख्या निर्धारित करना समस्याग्रस्त होगा।

ज्ञान शक्ति है

हर कोई जिसने इस लेख को पढ़ा है, वह निश्चित रूप से सूचना की सुरक्षा की समस्या के बारे में अपनी राय बनाएगा निजी कंप्यूटरऔर हर कोई अपना निर्णय लेने के लिए स्वतंत्र होगा। आप इन नियमों का पालन कर सकते हैं और जानकारी सहेज नहीं सकते हैं, लेकिन यदि आप कोई प्रयास नहीं करते हैं तो आप इसे खो सकते हैं। लेख ने सबसे अधिक जांच की सरल तरीकेसूचना रिसाव की रोकथाम। इसके अलावा, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, उपरोक्त कई समस्याओं को हल करने के लिए कई कार्यक्रम हैं, जो निश्चित रूप से दस्तावेजों में अवांछित डेटा की सामग्री की जांच करने की प्रक्रिया को बहुत सुविधाजनक बनाएंगे। हालाँकि, यह एक अन्य लेख का विषय है। अंत में, मैं यह नोट करना चाहूंगा कि व्यक्तिगत जानकारी की रक्षा करके, आप न केवल अपने व्यवसाय, ज्ञान और अनुभव की रक्षा कर सकते हैं, बल्कि बेईमान लोगों को निर्णायक फटकार भी दे सकते हैं।

कंप्यूटरप्रेस 10 "2002

एक लापरवाह कर्मचारी या छात्र की पूंछ पकड़ने का सबसे आसान तरीका जिसने अपनी रिपोर्ट या शोध कार्य को आउटसोर्स किया है, दस्तावेज़ के लेखक या सह-लेखकों को देखना है। यह जानकारी अन्य फ़ाइल मेटाडेटा के साथ संग्रहीत की जाती है और इसे बाद में कोई भी देख सकता है। मामला एक विशेष रूप से नाजुक स्थिति प्राप्त करता है यदि वास्तविक निष्पादक निरीक्षक से परिचित व्यक्ति निकलता है: उसी कंपनी का कर्मचारी या उसी स्ट्रीम का छात्र। बेशक, एक बहुमंजिला झूठ स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोज लेगा, लेकिन इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कैसे प्रकाश में आता है। निचले दाएं कोने में दस्तावेज़ के संबद्ध उपयोगकर्ताओं पर ध्यान दें

एक सामान्य उदाहरण, बेशक, लेकिन यह उस पर है कि वे आमतौर पर छेद करते हैं।

क्या जानकारी लीक हो सकती है

Microsoft की आधिकारिक मदद इस बारे में जानकारी प्रदान करती है कि आपकी प्रतिष्ठा के लिए संभावित खतरा क्या हो सकता है। यहाँ उसका अंश है:

• यदि आपने सह-लेखक के रूप में दस्तावेज़ पर काम किया है, तो अन्य उपयोगकर्ताओं की उपस्थिति के निशान, साथ ही उनके संपादन और अतिरिक्त टिप्पणियों के संकेत।
• शीर्षक, पाद लेख और वॉटरमार्क में निहित रंगहीन जानकारी।
• छिपा हुआ शब्द पाठ, अदृश्य PowerPoint ऑब्जेक्ट, छिपी हुई पंक्तियाँ, कॉलम और एक्सेल शीट।
• सामग्री जो PowerPoint स्लाइड क्षेत्र के बाहर है।
• अतिरिक्त दस्तावेज़ गुण और अन्य मेटाडेटा, जैसे प्रिंटर पथ जानकारी या ईमेल शीर्षलेख।

दस्तावेज़ निरीक्षक

अवांछित जानकारी के लिए फाइलों की जांच के लिए "दस्तावेज़ निरीक्षक" एक उपयोगी उपकरण है। यह प्रेषक और दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता दोनों के लिए सुविधाजनक है। आपको बस इतना करना है कि "विवरण" पर जाएं और चेक चलाएं। कुछ क्लिक्स और पांच सेकेंड्स से पूरी बात सामने आ जाएगी।

यह निष्पादक के लिए डिलीट पर क्लिक करने के लिए रहता है, और निरीक्षक के लिए उपलब्ध साक्ष्य के आधार पर दस्तावेज़ की जांच करने के लिए रहता है।

व्यक्तिगत डेटा को बचाने का निषेध

विवरण उपकरण आपको किसी दस्तावेज़ के महत्वपूर्ण गुणों को देखने और संशोधित करने की अनुमति देता है, जिससे इसे तैयार किया जा सके संयुक्त कार्य, संग्रह करना या ई-मेल द्वारा भेजना। उपकरण कई आदेशों तक पहुंच प्रदान करता है, जिस पर बाद में पुस्तक के पाठ में और अधिक विस्तार से चर्चा की जाएगी, लेकिन यहां हम केवल उनके उद्देश्य का संक्षेप में वर्णन करेंगे।

गुण

विवरण विंडो के दाईं ओर। प्रत्येक दस्तावेज़, वास्तविक सामग्री के अलावा, इसे किसने बनाया, इसका विषय क्या है, इसे किस श्रेणी के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, इसके बारे में बहुत सारी जानकारी होती है। इसके अलावा, दस्तावेज़ शामिल हैं कीवर्डदस्तावेज़, नोट्स आदि की सामग्री को चिह्नित करना। यह सारी जानकारी स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली या उपयोगकर्ताओं को खोजने, छाँटने और खोजने में मदद करती है आवश्यक दस्तावेज. इस कारण से, मैं आपको सलाह देता हूं कि आलसी न हों और उपयुक्त क्षेत्रों को भरें। आप उन्हें जितनी चतुराई से भरेंगे, दस्तावेज़ के साथ काम करना उतना ही आसान हो जाएगा।

साझा करने के लिए तैयार करें

दस्तावेज़ निरीक्षक- यह आदेश दस्तावेज़ निरीक्षक विंडो खोलता है। आपके कंप्यूटर के बारे में कुछ व्यक्तिगत जानकारी और जानकारी दस्तावेज़ में स्वचालित रूप से डाली जाती है, बिना आपकी सूचना के। उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता नाम जिसके तहत आपने दस्तावेज़ बनाया है, दस्तावेज़ में शामिल है, भले ही आपने गुण क्षेत्रों को भरा हो या नहीं। यदि आपने दस्तावेज़ मुद्रित किया है, या उसका पूर्वावलोकन भी किया है, तो स्थानीय या नेटवर्क प्रिंटर का पूरा पथ दस्तावेज़ में एम्बेड किया गया है। यदि आपने दस्‍तावेज़ में दृष्टांत सम्मिलित किए हैं, तो उनका पथ भी दस्‍तावेज़ में संग्रहीत हो जाता है। यदि आप मेलिंग सूची में कोई दस्तावेज़ भेजते हैं एक लंबी संख्याअलग-अलग लोग, हो सकता है कि आपको यह पसंद न आए कि ऐसी जानकारी आपकी जानकारी के बिना उपलब्ध कराई जाए। दस्तावेज़ निरीक्षक किसी दस्तावेज़ में छिपे हुए डेटा की खोज करता है, इसे आपके सामने प्रस्तुत करता है और आपको इसे हटाने की अनुमति देता है
उन्हें एक एक्सेल वर्कबुक से।

अभिगम्यता जांच- आपको यह मूल्यांकन करने की अनुमति देता है कि विकलांग उपयोगकर्ताओं के लिए इन दस्तावेज़ों का उपयोग करना कितना सुविधाजनक होगा।

संगतता जांच- कमांड जाँचता है कि क्या यह संभव है इस दस्तावेज़एक्सेल के पुराने संस्करणों में इसे खोलने के लिए कोई बदलाव किए बिना।

पुस्तक की रक्षा करें

यह टूल आपको पुस्तक की सामग्री और संरचना को बदलने और संपादित करने की क्षमता पर प्रतिबंध लगाने की अनुमति देता है।

पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें- दस्तावेज़ एन्क्रिप्ट किया गया है ताकि आप पासवर्ड दर्ज करने के बाद ही इसकी सामग्री देख सकें। किसी पुस्तक को पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करते समय, वर्तमान लेटर केस और कीबोर्ड लेआउट के बारे में बहुत सावधान रहें, अन्यथा आप अपनी स्वयं की पुस्तक तक पहुंच खो देने का जोखिम उठाते हैं।

उपयोगकर्ताओं के लिए अनुमतियाँ प्रतिबंधित करें- यह आदेश आमतौर पर केवल दस्तावेज़ के लेखक और कॉर्पोरेट नेटवर्क या इंटरनेट के उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध होता है। यह उपयोगकर्ता अधिकार प्रबंधन सर्वर का उपयोग करता है। यह एक मुफ्त Microsoft सर्वर या कॉर्पोरेट सर्वर हो सकता है। हर बार जब कोई उपयोगकर्ता किसी दस्तावेज़ को खोलने का प्रयास करता है, तो सर्वर को एक अनुरोध भेजा जाता है, और यह उपयोगकर्ता के गुणों को लौटाता है, विशेष रूप से इस बारे में जानकारी कि खोले गए दस्तावेज़ में वह क्या देख सकता है और उससे क्या छिपाया जाना चाहिए। जब आप इस आदेश को चलाने का प्रयास करते हैं, तो आपको Microsoft सर्वर के साथ पंजीकरण करने के लिए कहा जाएगा। यदि आप यह देखने में रुचि रखते हैं कि प्रतिबंध कैसे काम करते हैं, तो इस प्रक्रिया से गुजरें, कई उपयोगकर्ताओं को विभिन्न अधिकारों के साथ पंजीकृत करें और इस आदेश का परीक्षण करें।

जोड़ना अंगुली का हस्ताक्षर - यह कमांड दस्तावेज़ में एक अदृश्य कोड जोड़ता है जो सामान्य हस्ताक्षर को बदल देता है। ध्यान से पढ़ें कि सिग्नेचर क्रिएशन विजार्ड आपको क्या लिखेगा। यदि आप एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर बनाते हैं, तो इसकी मदद से केवल आप ही व्यक्तिगत रूप से और केवल इस कंप्यूटर पर यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ के साथ छेड़छाड़ नहीं की गई है। यदि आप एक हस्ताक्षर बनाना चाहते हैं जो बाहरी संगठनों द्वारा "मान्यता प्राप्त" होगा, तो आपको विशेष नेटवर्क सेवाओं की सेवाओं का उपयोग करना होगा।

अंतिम के रूप में चिह्नित करें- इस आदेश को निष्पादित करने के बाद दस्तावेज़ में परिवर्तन करना असंभव होगा।

वर्तमान शीट को सुरक्षित रखें- इस टूल का उपयोग करके, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि शीट के कौन से तत्व अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा बदले जा सकते हैं, और कौन से संरक्षित हैं और बदले नहीं जा सकते।

पुस्तक संरचना की रक्षा करें- पुस्तक की संरचना को बदलने (चादर जोड़ने या हटाने) पर रोक लगाता है।

संस्करणों

आपको न सहेजी गई फ़ाइलों के ड्राफ़्ट संस्करणों को देखने और पुनर्स्थापित करने या उन ड्राफ़्ट संस्करणों को हटाने की अनुमति देता है जिनकी अब आवश्यकता नहीं है।

विभिन्न कार्यक्रमों द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ों और फाइलों में कुछ न कुछ निहित होता है गुणों में जानकारी. यह हो सकता है व्यक्तिगत डेटा, जब वे आपके कंप्यूटर पर होते हैं, तो कोई भी उन पर ज्यादा ध्यान नहीं देता। लेकिन अगर आप इस फ़ाइल को किसी के साथ साझा करना चुनते हैं इंटरनेटया फ्लैश ड्राइव का उपयोग करके, अनावश्यक जांच और हटाने की सलाह दी जाती है फ़ाइल गुणों से डेटा.

यह क्या है व्यक्तिगत जानकारी, जो उपस्थित हो सकता है फाइल मैं? संपूर्ण जानकारी फ़ाइल गुणों मेंव्यक्तिगत माना जा सकता है। आखिरकार, यह फाइल आपके कंप्यूटर पर बनाई गई थी और आपने इसे एक नाम दिया था फ़ाइलया अतिरिक्त जानकारी का योगदान दिया, जैसे टिप्पणियाँ। ये हो सकते हैं: लेखक का नाम, फ़ाइल को संशोधित करने की तिथि, टैग और कीवर्ड। प्रोग्राम का नाम जिसके साथ फ़ाइल बनाई गई थी, खरीद की तारीख, कॉपीराइट, और बहुत कुछ।

अधिकतर, उपयोगकर्ता अन्य व्यक्तियों को स्थानांतरित करता है फ़ाइलेंदस्तावेज़ और चित्र और फ़ाइल गुणों में व्यक्तिगत डेटा हटानाइस मामले में यह बेमानी नहीं होगा।

कौन सा चुनें आंकड़ेहे फ़ाइलछोड़ो, और क्या मिटानामदद से संभव है विंडोज़ एक्सप्लोरर, फ़ाइल गुणों में. ऐसा करने के लिए, चयनित फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू में "गुण" चुनें। गुण विंडो में, "विवरण" टैब पर जाएं।

यहाँ सभी छिपे हुए अतिरिक्त हैं आंकड़ेऔर प्रकार पर निर्भर करता है फ़ाइलयहां आप दस्तावेज़ के बारे में विभिन्न प्रकार की सूचनाओं की एक बहुत अच्छी सूची देख सकते हैं। सूची की समीक्षा करें और तय करें कि कौन सा आंकड़ेआप इस दस्तावेज़ के साथ किसी को नहीं देना चाहेंगे।

वैसे, के बारे में जानकारी फ़ाइलही नहीं कर सकते मिटाना, लेकिन इसे सीधे गुण विंडो में भी जोड़ें। लेकिन, सच्चाई, सभी बातों में नहीं। उपलब्ध गुणों को संपादित करने के लिए, अनुभाग के "मान" भाग में आइटम के बगल में स्थित बटन पर क्लिक करें। एक छोटा सा संपादन बॉक्स दिखाई देगा।

यदि आवश्यक है निष्कासनसंपादन योग्य नहीं आंकड़े, खिड़की के नीचे गुण"गुण और व्यक्तिगत जानकारी हटाएं" पर क्लिक करें।

एक संपादन प्रपत्र के साथ एक विंडो खुलेगी, जहाँ आपको "इस फ़ाइल के लिए निम्न गुण हटाएं" आइटम का चयन करने की आवश्यकता है।

व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, क्योंकि पिछले साल विधायक ने नियोक्ता को उनकी सुरक्षा के दायित्व का पालन न करने के लिए जिम्मेदारी कड़ी कर दी है। लेख में, हम आपको बताएंगे कि व्यक्तिगत डेटा क्या माना जाता है, नियोक्ताओं के लिए उनकी सुरक्षा के लिए कौन से दायित्व स्थापित किए गए हैं और कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सही रिकॉर्डिंग और भंडारण को कैसे व्यवस्थित किया जाए।

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नियोक्ता, जब एक कर्मचारी को काम पर रखता है, तो उसे श्रम, कर और लेखा कानून के ढांचे के भीतर आवश्यक कुछ जानकारी मांगनी चाहिए। 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 152-एफजेड "व्यक्तिगत डेटा पर" के लिए नियोक्ता की आवश्यकता होती है, जो इस मामले में व्यक्तिगत डेटा का ऑपरेटर है और इसे संसाधित करता है, इस जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए।

कौन सा डेटा व्यक्तिगत है

व्यक्तिगत डेटा कोई भी जानकारी है जो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से व्यक्तिगत डेटा के विषय से संबंधित है - एक विशिष्ट या निर्धारित एक व्यक्ति को(कला। 3 संघीय विधानदिनांक 27 जुलाई, 2006 संख्या 152-FZ "व्यक्तिगत डेटा पर", इसके बाद व्यक्तिगत डेटा पर कानून के रूप में संदर्भित)।

सामान्य व्यक्तिगत डेटा में निम्नलिखित जानकारी शामिल हो सकती है:

• पूरा नाम;
• तिथि और जन्म स्थान;
• पता (पंजीकरण का स्थान);
• शिक्षा, पेशा;
• एक व्यक्ति की छवि (फोटो और वीडियो रिकॉर्डिंग), जो आपको पहचानने की अनुमति देती है और इस उद्देश्य के लिए ऑपरेटर द्वारा उपयोग किया जाता है (30 अगस्त, 2013 को रोसकोम्नाडज़ोर का स्पष्टीकरण "फोटो और वीडियो छवियों, फिंगरप्रिंट डेटा और अन्य जानकारी को वर्गीकृत करने के मुद्दों पर बायोमेट्रिक व्यक्तिगत डेटा और उनके प्रसंस्करण की विशेषताएं »);
• पारिवारिक स्थिति, बच्चों की उपस्थिति, पारिवारिक संबंध;
• जीवनी तथ्य और पिछले श्रम गतिविधि(कार्य का स्थान, आपराधिक रिकॉर्ड, सैन्य सेवा, निर्वाचित पदों पर कार्य, सार्वजनिक सेवाऔर आदि।);
• वित्तीय स्थिति। वेतन की जानकारी भी व्यक्तिगत डेटा है (7 फरवरी, 2014 नंबर 08KM-3681 दिनांकित रोसकोम्नाडज़ोर पत्र);
• व्यवसाय और अन्य व्यक्तिगत गुण जो मूल्यांकन योग्य हैं;
• अन्य जानकारी जो किसी व्यक्ति की पहचान कर सकती है।

इसके अलावा, व्यक्तिगत डेटा पर कानून का उल्लेख है:

• विशेष व्यक्तिगत डेटा (जाति, राष्ट्रीयता, राजनीतिक विचार, धार्मिक या दार्शनिक विश्वासों, स्वास्थ्य की स्थिति से संबंधित, अंतरंग जीवन). एक सामान्य नियम के रूप में, इन डेटा के प्रसंस्करण की अनुमति नहीं है। एक अपवाद व्यक्तिगत डेटा पर कानून के अनुच्छेद 10 के पैरा 2 द्वारा प्रदान किए गए मामले हैं;
• बायोमेट्रिक व्यक्तिगत डेटा (शारीरिक और जैविक विशेषताएंव्यक्ति, जिसके आधार पर उसके व्यक्तित्व की पहचान संभव है)। ऐसी जानकारी के प्रसंस्करण के लिए व्यक्तिगत डेटा के विषय की सहमति आवश्यक है। एक अपवाद कला के भाग 2 द्वारा स्थापित मामले हैं। व्यक्तिगत डेटा पर कानून के 11।

नियोक्ता को केवल उस जानकारी को प्राप्त करने और उपयोग करने का अधिकार है जो नागरिक को एक पार्टी के रूप में दर्शाती है रोजगार अनुबंध(उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति की सामाजिक और संपत्ति की स्थिति की जानकारी उसकी श्रम प्रक्रिया से संबंधित नहीं है)। नौकरी के लिए आवेदन करते समय कर्मचारी द्वारा प्रस्तुत निम्नलिखित दस्तावेजों में यह जानकारी निहित है:

• पासपोर्ट या अन्य पहचान दस्तावेज में;
• काम की किताब;
• सैन्य पंजीकरण, शिक्षा, परिवार संरचना पर दस्तावेज;
• काम के पिछले स्थान से आय का प्रमाण पत्र;
• रोजगार के दौरान भरी गई एक प्रश्नावली;
• कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड (फॉर्म टी -2);
• विवाह का प्रमाण पत्र, बच्चे का जन्म;
• चिकित्सा प्रमाण पत्रऔर आदि।

नियोक्ता प्रश्नावली, कार्य पुस्तकों और व्यक्तिगत कार्डों के अपवाद के साथ सूचीबद्ध दस्तावेजों की प्रतियां रखता है।

व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण

व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण - संग्रह, रिकॉर्डिंग, व्यवस्थितकरण, संचय, भंडारण, स्पष्टीकरण (अद्यतन करना, बदलना), निष्कर्षण सहित व्यक्तिगत डेटा के साथ स्वचालन उपकरण का उपयोग करके या ऐसे उपकरणों का उपयोग किए बिना कोई भी कार्रवाई (ऑपरेशन) या क्रियाओं का एक सेट (संचालन) , उपयोग, स्थानांतरण (वितरण, प्रावधान, पहुंच), प्रतिरूपण, अवरोधन, विलोपन, डेटा का विनाश (व्यक्तिगत डेटा कानून का अनुच्छेद 3)।

व्यक्तिगत डेटा अधिनियम नियोक्ता को इस डेटा के प्रसंस्करण के लिए कुछ आवश्यकताओं का पालन करने के लिए बाध्य करता है। उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण केवल कर्मचारी की सहमति से किया जाता है (व्यक्तिगत डेटा पर कानून के खंड 1, अनुच्छेद 6, अनुच्छेद 9)। मुकदमेबाजी से बचने के लिए, यह सहमति लिखित रूप में हो तो बेहतर है। आवेदकों पर भी यही नियम लागू होता है।

कुछ मामलों में, सहमति का लिखित रूप कानून द्वारा स्पष्ट रूप से प्रदान किया जाता है (व्यक्तिगत डेटा पर कानून का भाग 4, अनुच्छेद 9)। उदाहरण के लिए, अपने व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए किसी कर्मचारी की लिखित सहमति आवश्यक है:

1) किसी तीसरे पक्ष से कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा प्राप्त होने पर (रूसी संघ के श्रम संहिता के खंड 3, अनुच्छेद 86)। लेकिन इस मामले में, कर्मचारी को पहले इसके बारे में सूचित किया जाना चाहिए और उसकी लिखित सहमति प्राप्त करनी चाहिए (खंड 3, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 86)।

अधिसूचना को इंगित करना चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 86 के खंड 3):

• किसी तीसरे पक्ष से कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा प्राप्त करने का उद्देश्य;
• सूचना के इच्छित स्रोत (व्यक्ति जिनसे डेटा का अनुरोध किया जाएगा);
• डेटा प्राप्त करने के तरीके, उनकी प्रकृति;
• संभावित परिणामकिसी तीसरे पक्ष से कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा प्राप्त करने के लिए नियोक्ता द्वारा मना करना। यदि कर्मचारी किसी अन्य व्यक्ति से अपने व्यक्तिगत डेटा की कथित प्राप्ति की सूचना को पढ़ने से इनकार करता है, तो उचित अधिनियम बनाने की सलाह दी जाती है।

यदि कर्मचारी अपना विचार बदलता है, तो उसे किसी भी समय व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए सहमति वापस लेने का अधिकार है (व्यक्तिगत डेटा कानून के अनुच्छेद 9 के भाग 2)।

ऐसी स्थिति में, अच्छे कारण होने पर कर्मचारी की सहमति के बिना उसके व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण को जारी रखना संभव है। वे अनुच्छेद 6 के भाग 1 के खंड 2-11, अनुच्छेद 10 के भाग 2, व्यक्तिगत डेटा पर कानून के अनुच्छेद 11 के भाग 2 (व्यक्तिगत डेटा पर कानून के अनुच्छेद 9 के भाग 2) में सूचीबद्ध हैं।

कुछ जानकारी (जो रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 86 के अनुच्छेद 1 में सूचीबद्ध उद्देश्यों से संबंधित नहीं है), नियोक्ता को तीसरे पक्ष से अनुरोध करने का अधिकार नहीं है, भले ही कर्मचारी सहमत हो।

2) कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को तीसरे पक्ष को हस्तांतरित करते समय, जब कर्मचारी के जीवन और स्वास्थ्य के लिए खतरे को रोकने के लिए आवश्यक हो (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 88 के अनुच्छेद 2);

3) किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा की विशेष श्रेणियों के प्रसंस्करण के लिए सीधे श्रम संबंधों के मुद्दों से संबंधित (खंड 4, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 86, खंड 1, भाग 2, व्यक्तिगत डेटा पर कानून के अनुच्छेद 10) ). इन आंकड़ों में जाति, राष्ट्रीयता, राजनीतिक विचार, धार्मिक और दार्शनिक विश्वास, स्वास्थ्य की स्थिति, अंतरंग जीवन के बारे में जानकारी शामिल है।

यदि कर्मचारी अक्षम है, तो उसके कानूनी प्रतिनिधि (माता-पिता, अभिभावक) द्वारा उसके डेटा के प्रसंस्करण के लिए लिखित सहमति दी जाती है (व्यक्तिगत डेटा कानून के अनुच्छेद 9 का भाग 6)। और किसी कर्मचारी की मृत्यु की स्थिति में, इस तरह की सहमति उसके उत्तराधिकारियों द्वारा जारी की जाती है, जब तक कि यह स्वयं कर्मचारी से उसके जीवनकाल में प्राप्त नहीं हुई हो (व्यक्तिगत डेटा पर कानून के भाग 7, अनुच्छेद 9)।

सभी मामलों में, व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए कर्मचारी की सहमति की आवश्यकता नहीं होती है। उदाहरण के लिए, यदि डेटा प्राप्त होता है (खंड 2, भाग 1, अनुच्छेद 6, खंड 2.3, भाग 2, व्यक्तिगत डेटा पर कानून का अनुच्छेद 10, रोसकोम्नाडज़ोर के स्पष्टीकरण का अनुच्छेद 1):

1. रोजगार अनुबंध के समापन पर प्रस्तुत दस्तावेजों (सूचना) से;
2. स्वास्थ्य की स्थिति पर एक अनिवार्य प्रारंभिक चिकित्सा परीक्षा के परिणामों के अनुसार (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 69, 14 दिसंबर, 2012 के रोसकोम्नाडज़ोर के स्पष्टीकरण के खंड 3 "कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण से संबंधित मुद्दे , रिक्त पदों को भरने के लिए आवेदक, साथ ही कार्मिक रिजर्व में व्यक्ति ", इसके बाद - रोसकोम्नाडज़ोर दिनांक 12/14/2012 का स्पष्टीकरण);
3. एकीकृत फॉर्म नंबर टी -2 द्वारा प्रदान की गई राशि में, करीबी रिश्तेदारों के व्यक्तिगत डेटा सहित, और रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित अन्य मामलों में (गुजारा भत्ता प्राप्त करना, राज्य के रहस्यों तक पहुंच का पंजीकरण, सामाजिक भुगतान का पंजीकरण) ) (14.12.2012 के रोसकोम्नाडज़ोर के स्पष्टीकरण का खंड 2);
4. आवेदक की ओर से काम करने वाली एक भर्ती एजेंसी से (पैराग्राफ 12, रोसकोम्नाडज़ोर के स्पष्टीकरण के खंड 5 दिनांक 12/14/2012);
5. एक आवेदक से, जिसने स्वयं इंटरनेट पर अपना रिज्यूमे पोस्ट किया, इसे लोगों के असीमित सर्कल (क्लॉज 10, भाग 1, 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून के अनुच्छेद 6, संख्या 152-एफजेड, पैरा 12, क्लॉज 5) के लिए उपलब्ध कराया। 14 दिसंबर, 2012 के रोसकोम्नाडज़ोर के स्पष्टीकरण का)।

नियोक्ता, कर्मचारी की सहमति से, अपने व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण को किसी अन्य व्यक्ति को सौंप सकता है (भाग 3, व्यक्तिगत डेटा पर कानून के अनुच्छेद 6, पैरा 2, रोसकोम्नाडज़ोर के स्पष्टीकरण के अनुच्छेद 5 दिनांक 12/14/2012 ). लेकिन साथ ही, यह नियोक्ता है जो निर्दिष्ट व्यक्ति के कार्यों के लिए कर्मचारी के प्रति उत्तरदायी है (व्यक्तिगत डेटा पर कानून के अनुच्छेद 6 के भाग 5)।

Kontur.School में: कानून में बदलाव, लेखांकन की विशेषताएं और कर लेखांकन, रिपोर्टिंग, वेतन और कर्मियों, नकद लेनदेन।

व्यक्तिगत डेटा के लेखांकन और भंडारण का संगठन

नियोक्ता को कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को उनके स्वयं के खर्च पर उनके अवैध उपयोग या नुकसान से सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 7, अनुच्छेद 86)।

आइए संगठन में व्यक्तिगत डेटा के लेखांकन और भंडारण पर नियोक्ता के कार्यों का चरण दर चरण विश्लेषण करें।

स्टेप 1. नियोक्ता को एक स्थानीय अधिनियम जारी करना चाहिए जो व्यक्तिगत डेटा के भंडारण और उपयोग को विनियमित करेगा। ऐसा अधिनियम आमतौर पर कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा पर विनियमन है, जिसके साथ कर्मचारियों को हस्ताक्षर के तहत परिचित होना चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 86 के खंड 8)। रोजगार अनुबंध (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 68) पर हस्ताक्षर करने से पहले कर्मचारी को व्यक्तिगत डेटा पर विनियमों के साथ-साथ अन्य स्थानीय नियमों के साथ खुद को परिचित करना चाहिए। कर्मचारी को ई-मेल द्वारा दस्तावेज भेजकर परिचित करना असंभव है, इसे हस्ताक्षर के तहत परिचित नहीं माना जाएगा। कर्मचारी के हस्ताक्षर के अभाव में, नियोक्ता यह साबित नहीं कर पाएगा कि कर्मचारी इस दस्तावेज़ से परिचित था।

किसी अन्य स्थानीय की तरह व्यक्तिगत डेटा पर विनियमन नियामक अधिनियम, संगठन के प्रमुख या ऐसा करने के लिए अधिकृत किसी अन्य व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित एक आदेश द्वारा जारी और अनुमोदित किया जाता है।

किसी संगठन के ऑडिट की स्थिति में, ऑडिटिंग अधिकारी इस दस्तावेज़ का अनुरोध कर सकते हैं और जाँच सकते हैं कि कर्मचारी इससे परिचित हैं या नहीं। इस तरह के एक दस्तावेज की अनुपस्थिति या इसके साथ कर्मचारियों को परिचित करने में विफलता रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों के संहिता के अनुच्छेद 5.27 के भाग 1 के अनुसार और इसी तरह के उल्लंघन की स्थिति में नियोक्ता को उत्तरदायी ठहराने का आधार हो सकती है। रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 5.27 के भाग 2 के तहत फिर से प्रतिबद्ध। इस निष्कर्ष की भी पुष्टि होती है न्यायिक अभ्यास(26 अक्टूबर, 2006 नंबर केए-ए40 / 10220-06 नंबर ए40-20745 / 06-148-194 मॉस्को जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प)।

चरण दो. नियोक्ता संगठन की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले व्यक्तिगत डेटा की सूची वाले दस्तावेज़ को अनुमोदित करता है। इस दस्तावेज़ में वह सभी जानकारी शामिल है जो कर्मचारी नौकरी के लिए आवेदन करते समय अपने बारे में लिखित रूप में रिपोर्ट करता है, साथ ही बाद में कर्मियों के दस्तावेज तैयार करने में उपयोग किया जाता है।

इसके अलावा, सूची में कर्मचारियों के बारे में जानकारी वाले दस्तावेज़ शामिल होने चाहिए जो संगठन विभिन्न राज्य निकायों (कर और श्रम निरीक्षकों, सांख्यिकी निकायों) को प्रस्तुत करता है।

चरण 3. नियोक्ता, आदेश द्वारा, व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार और व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार लोगों को नियुक्त करना चाहिए। ऐसा जिम्मेदार व्यक्ति या तो कोई विशिष्ट व्यक्ति या कोई विभाग हो सकता है। बाद के मामले में, ऐसी इकाई के प्रमुख की व्यक्तिगत जिम्मेदारी होती है। यह आदेश इसमें दर्शाए गए सभी कर्मचारियों के ध्यान में लाया जाना चाहिए, जिसकी पुष्टि उनके हस्ताक्षर से होनी चाहिए।

चरण 4. सत्यापन के मामले में, निरीक्षकों के साथ विवादों से बचने के लिए, निम्नलिखित दस्तावेज तैयार करना बेहतर है:

• व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए कर्मचारियों की सहमति के बयान;
• व्यक्तिगत डेटा के लॉग, उनका जारी करना और अन्य व्यक्तियों और विभिन्न संगठनों, राज्य निकायों के प्रतिनिधियों को स्थानांतरण;
• कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेजों की उपलब्धता के लिए चेक का लॉग।

चरण 5. संगठन के प्रमुख के आदेश से, दस्तावेजों के भंडारण के लिए स्थानों की एक सूची स्थापित करें जो कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का वाहक है, साथ ही व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक उपायों की एक सूची, उन्हें अपनाने की प्रक्रिया। कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा वाले सभी दस्तावेज़, जैसे कि व्यक्तिगत फ़ाइलें, फ़ाइल कैबिनेट, लेखा जर्नल, विशेष रूप से सुसज्जित कैबिनेट या तिजोरी में संग्रहीत किए जाने चाहिए जो बंद और सील किए गए हों। कर्मचारियों के रोजगार रिकॉर्ड को व्यक्तिगत फाइलों से अलग तिजोरी में रखा जाना चाहिए।

उपसंहार

• क्या व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए सभी कर्मचारियों से सहमति प्राप्त की गई है;
• क्या कर्मचारी इस तरह के डेटा को संसाधित करने की प्रक्रिया स्थापित करने वाले स्थानीय अधिनियमों और इस क्षेत्र में अपने अधिकारों और दायित्वों से परिचित हैं;
• क्या व्यक्तिगत डेटा का भंडारण और सुरक्षा ठीक से की जाती है;
• क्या उनके प्रसंस्करण पर प्रलेखन कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन करता है, आदि।