Uklanjanje skrivenih i osobnih podataka prilikom provjere dokumenata, prezentacija ili knjiga. Nove značajke Document Inspectora za Excel, PowerPoint i Word

Nema sumnje da tajne, povjerljive podatke treba zaštititi. Tijekom svog postojanja čovječanstvo je izumilo razne načine, što bi moglo spriječiti ili barem značajno otežati pristup tim informacijama, kao i sustavima šifriranja. U 20. stoljeću pojavile su se nove digitalne tehnologije za prikupljanje, pohranjivanje i prijenos informacija. Računalni sustavi omogućili su tipkanje, uređivanje, provjeru pravopisa i pravopisa, pretvaranje i prijenos informacija u u elektroničkom obliku, razumljiv gotovo svim računalima. Od ovog trenutka problemi povjerljivosti i zaštite osobnih podataka postali su posebno aktualni. Hakeri, industrijski špijuni, konkurenti i drugi zlonamjernici neprestano razvijaju nove načine kako doći do informacija pojedinaca i tvrtki.

Većina softverskih proizvoda na današnjem tržištu pohranjuje informacije koje se nazivaju metapodaci u istim datotekama s kojima korisnik komunicira i koje razmjenjuje, a koje korisnik koristi za održavanje povijesti uređivanja datoteka i za pomoć u pretraživanju i dohvaćanju informacija iz datoteka. Tipični primjeri metapodataka su ime i prezime autora, podaci o tvrtki, naziv računala, podrška za verziju dokumenta, razne skrivene informacije itd., pohranjene uz dokument. Ovi se metapodaci također koriste za univerzalizaciju postupka pohranjivanja svih informacija o datoteci na jednom unaprijed definiranom mjestu.

Pritom se većina tih povjerljivih podataka pohranjuje kao standardno, ponekad na korisniku nepoznat način te na njemu nepoznatom mjestu iu obliku. Nije tajna da čak i naizgled bezopasne postavke u softverski proizvodi može pohraniti informacije koje će upornog korisnika upozoriti na vlasnika proizvoda ili njegovu tvrtku. Primjer bi bio uređivač teksta Word tvrtke Microsoft ili bilo koja druga softverska aplikacija koja radi s njim elektronički dokumenti i omogućujući vam da spremite različite verzije dokumenta u istu datoteku koristeći različite načine. Razmotrimo jednostavan, ali vrlo tipičan slučaj. Recimo da je naš čitatelj, kao voditelj marketinškog odjela, proveo nekoliko tjedana radeći sa svojim timom na izradi dokumenta koji opisuje karakteristike najnovijeg razvoja. Istodobno je planirano da se ovaj dokument pošalje u odjel prodaje za početak nove marketinške kampanje. U zadnji tren donesena je odluka da se nekoliko karakteristika izbaci iz opisa proizvoda radi dodatne provjere i pojašnjenja. No, znalo se da će te karakteristike sigurno biti uključene u konačnu verziju marketinškog dokumenta za ovaj proizvod. Ne uzimajući u obzir činjenicu da je podrška za izradu verzija aktivirana za ovaj dokument i da svaka promjena, uključujući nova verzija s uklonjenim karakteristikama bit će spremljen u datoteci, ovaj je dokument dobio najširu distribuciju. Recimo da je nakon slanja pisma s navedenom datotekom odjelu prodaje ono otišlo konkurentu. Potonji će, nakon što su pregledali različite verzije dokumenta, moći lako procijeniti vašu trenutnu razinu i očekivane rezultate, kao i pravovremeno prenijeti informacije svojim programerima. Osim toga, svojstva dokumenta mogu sadržavati ime i e-mail adresu autora dokumenta, pa će se smatrati da je dobrovoljno ustupio dokument na korištenje natjecateljima.

Kako organizirati zaštitu privatnih podataka i zaštititi ih od neželjenog pristupa? Pokušat ćemo odgovoriti na ovo pitanje u ovom članku. Također ćemo pogledati mjesta u dokumentu gdje se mogu pohraniti metapodaci i opisati načine na koje se ti podaci mogu ukloniti, čime se štiti dokument. Prije nego što krenemo s poslom, napominjemo da su objekt testiranja u ovom članku engleske verzije poznatog i popularnog uređivača teksta Microsoft Word - Word 2000 i Word 2002 - uključene u paket Microsoft Office. Treba naglasiti da, unatoč sličnosti i kontinuitetu ovih verzija ovog uređivača, one još uvijek imaju neke razlike u svojoj funkcionalnosti. Ovo je prva stvar na koju vrijedi obratiti pažnju čitateljima koji će odmah sjesti za svoje osobno računalo.

Kako pristupiti osobnim podacima

Počnimo s najjednostavnijim – pokazat ćemo vam kako doći do osobnih podataka bez posebnih trikova. To se radi pomoću jedne značajke u programu Microsoft Word koja vam omogućuje pregled teksta bez oblikovanja. Ispostavilo se da se ova značajka može koristiti za pregled metapodataka povezanih s određenim dokumentom. Svatko može pristupiti ovim podacima. Da biste to učinili potrebno vam je:

1. Pokrenite Microsoft Word editor.
2. U stavci glavnog izbornika Datoteka kliknite Otvori.
3. U dijaloškom okviru koji se pojavi, u odjeljku Files of type, postavite Recover Text from Any File, odaberite Microsoft Word dokument i kliknite gumb Open.

Ovo će otvoriti neformatirani dokument, čijim pažljivim pregledom možete lako pronaći informacije koje sadrže ime autora dokumenta i put na kojem možete pronaći spremljeni dokument.

Uzimajući u obzir sve navedeno, preporučamo da prije dijeljenja dokumenta s drugim korisnicima pregledate skrivene podatke kako biste odlučili isplati li ih se ostaviti u ovom dokumentu za javni pregled. Na primjer, odabirom Track Changes iz glavnog izbornika Tools u programu Microsoft Word, nakon čega slijedi Versions iz izbornika Files, ili odabirom Allow Fast Saves pomoću potvrdnog okvira u podizborniku Options izbornika Tools, možete pratiti sve skrivene ili izbrisane informacije koji bi potencijalno mogli ostati u uređenom dokumentu.

Kao što vidite, pristup osobnim podacima je vrlo jednostavan. Naravno, postavlja se razumno pitanje o tome koje metode postoje za zaštitu povjerljivih informacija od znatiželjnih očiju. U nastavku će čitateljima biti predstavljeno nekoliko najčešćih tehnika.

Uklanjanje osobnih podataka iz dokumenata

Trenutna verzija uređivača Word pruža korisniku najšire mogućnosti za rad s osobnim podacima, počevši od ručnog i završavajući programabilnom metodom brisanja informacija. Zbog činjenice da se u ovom članku ne dotičemo pitanja pisanja specijaliziranih programa, usredotočit ćemo se na najjednostavnije metode koje su dostupne širokom krugu čitatelja.

Prije svega, morate biti sigurni da su neki osobni podaci izbrisani prilikom spremanja dokumenta. Da biste to učinili, trebate učiniti sljedeće:

1. U glavnom izborniku programa Word odaberite Tools, au njemu podizbornik Options. U dijaloškom okviru koji se pojavi otvorite karticu Sigurnost.
2. U odjeljku Mogućnosti privatnosti aktivirajte potvrdni okvir Ukloni osobne podatke iz ove datoteke pri spremanju i pritisnite gumb U redu.
3. Spremite dokument.

U ovom slučaju, na primjer, sljedeći osobni podaci uklanjaju se iz dokumenta:

• svojstva datoteke: autor, voditelj, tvrtka i ime osobe koja je spremila zadnju verziju dokumenta;
• korisnička imena povezana s komentarima i pratiti promjene;
• naziv Sačuvao je zamijenjen autorom;
• zaglavlje poruke e-pošte koje se generira gumbom E-pošta na alatnoj traci.

Treba naglasiti da ova operacija nije standardno instalirana u uređivaču Worda. Čak i ako je takva zastavica postavljena, ona će se primijeniti samo na trenutno aktivirani prozor dokumenta. Stoga se ovaj način mora postaviti za svaki dokument zasebno.

Druga metoda koja zaslužuje pozornost je ručna metoda brisanja osobnih podataka. Svojstva dokumenta (unutar strukture datoteke) pohranjuju podatke o samom dokumentu: naziv datoteke dokumenta, mjesto njezine pohrane, datum stvaranja i druge atribute datoteke. Međutim, svojstva dokumenta mogu pohranjivati ​​i druge metapodatke, poput imena autora, naziva tvrtke i uređivača dokumenta. Možete ručno ukloniti ove informacije iz svojstava dokumenta pomoću sljedećeg niza radnji:

1. Otvorite dokument u Word editoru.
2. U odjeljku glavnog izbornika datoteke odaberite Svojstva.
3. U dijaloškom okviru na više stranica koji se pojavljuje, svaka kartica Sažetak, Statistika, Sadržaj i Prilagođeno može sadržavati povjerljive informacije. Da biste uklonili nepotrebne ili neželjene informacije, morate ih odabrati i izbrisati pomoću tipke DELETE.

Naravno, gore navedeni postupci mogu se automatizirati i programirati, čineći ovaj proces brzim i praktičnim. Međutim, opis principa programiranja u Wordu je izvan okvira ovog članka i upućujemo čitatelja na stručnu literaturu.

Gdje su informacije skrivene?

Osnovno pravilo kojim se vode praktični ljudi je: “Dvaput mjeri, jednom reži.” Ovo vitalno načelo može se uspješno primijeniti na rad s dokumentima. Trebate li uvijek žuriti s osobnim podacima? Gdje su pohranjene skrivene informacije? Koji načini postoje za pregled skrivenih informacija? Na ova pitanja bit će odgovoreno u ovom odjeljku.

Skrivene informacije mogu se pronaći u funkcijama praćenja promjena i funkcijama komentara, koje su uglavnom servisne funkcije za Microsoft Word editor. Omogućuju vam spremanje međuinformacija o oblikovanju, umetanju teksta, brisanju, komentarima itd., drugim riječima, mogu se aktivno koristiti u procesu rada na dokumentu jednog ili više autora. U tom slučaju, odabirom načina reprodukcije za sve servisne funkcije, možete vidjeti sve promjene koje su napravljene uz imena autora. To se radi pomoću stavke izbornika Prikaži.

Treba imati na umu da je pri radu na bilo kojem dokumentu preporučljivo pridržavati se dva jednostavna pravila. Prvo pravilo je da prije brisanja bilo koje informacije, dobro je isprintati uređeni dokument zajedno s komentarima. Tako će u bilo kojem trenutku biti moguće te podatke dodati u novu verziju dokumenta. Kako biste vizualizirali promjene ili komentare, morate odabrati Markup u glavnom izborniku View.

Drugo pravilo se uglavnom odnosi na one koji zaborave pratiti prisutnost popratnih informacija u dokumentu koji šalju ili prenose. Za takve korisnike postoji automatski analizator prisutnosti moda promjena staze, koji će izdati upozorenje o prisutnosti informacija za uređivanje u dokumentu kada ga pokušaju ispisati, spremiti ili poslati putem e-pošte. e-pošta iz uređivača Worda. Da biste omogućili ovaj način rada, u odjeljku glavnog izbornika Alati u dijaloškom okviru Mogućnosti trebate odabrati karticu Sigurnost i koristiti potvrdni okvir za postavljanje Upozori prije ispisa, spremanja ili slanja datoteke koja sadrži praćene promjene ili način rada s komentarima (Sl. 1). Dakle, značenje drugog pravila: uvijek držite uključenim analizator promjena zapisa.

Drugo mjesto gdje se mogu pohraniti povjerljive informacije je skriveni tekst u Microsoft Wordu. Ovaj način vam omogućuje da prikažete ili sakrijete određeni tekst koristeći poseban postupak oblikovanja znakova koji ih čini nevidljivima. Na primjer, dok uređujete tekst u modu skrivenog teksta (skriveni tekst su posebni znakovi koji se ne prikazuju u datoteci dokumenta), možete napraviti neke bilješke za sebe. Da biste vidjeli skriveni tekst, u odjeljku glavnog izbornika Alati odaberite stavku Mogućnosti, a na kartici Pogled odaberite način rada Skriveni tekst u odjeljku Oznake oblikovanja (slika 2).

To uzrokuje da Word označi skriveni tekst točkastom podvlakom. Nažalost, programeri uređivača nisu osigurali automatski analizator skrivenog teksta u dokumentu. Međutim, postoji vrlo jednostavan postupak za njegovo uklanjanje iz tijela dokumenta prilikom ispisa. Da biste to učinili, odaberite stavku Mogućnosti u odjeljku glavnog izbornika Alati, zatim karticu Ispis i aktivirajte potvrdni okvir Skriveni tekst u odjeljku Uključi u područje dokumenta. U svim ostalim slučajevima morat ćete ručno izbrisati tekst.

Treći izvor neželjenog curenja informacija mogu biti poništene prethodne verzije dokumenta. Uređivač Worda pruža mogućnost spremanja više verzija dokumenta u istu datoteku. Te su verzije prisutne u datoteci kao skriveni tekst i po potrebi se mogu ukloniti. Dostupni su svim korisnicima i ostaju u dokumentu čak i ako je spremljen u drugom formatu. Stoga takve inačice treba pravovremeno ukloniti, za što postoji više načina.

Prva metoda uključuje spremanje prethodnih verzija dokumenta. U tom se slučaju trenutna verzija sprema kao zaseban dokument. Da biste to učinili, odaberite Verzije u glavnom izborniku Datoteka. Zatim odaberite verziju dokumenta koju želite spremiti kao zasebnu datoteku. Zatim pritisnite tipku Otvori i odaberite Spremi kao u glavnom izborniku Datoteka. U dijaloškom okviru koji se pojavi postavite naziv datoteke i pritisnite gumb Spremi.

Druga metoda je uklanjanje neželjenih verzija iz dokumenta, što će zahtijevati sljedeće korake. U glavnom izborniku Datoteka odaberite stavku Verzije, zatim odaberite verziju dokumenta koju želite obrisati (za odabir više od jedne verzije potrebno je držati pritisnutu tipku Ctrl). Zatim morate kliknuti gumb Izbriši.

Tihi čuvari skrivenih informacija

Mnogi čitatelji možda neće shvatiti da neki postupci u Wordu spremaju metapodatke prema zadanim postavkama. I sigurno ne shvaćaju da blokiranje ovih postupaka omogućuje uklanjanje neželjenih metapodataka iz dokumenata. Razgovarajmo o ovome detaljnije.

Prvo, pogledajmo metodu za brzo spremanje dokumenta. Imajte na umu da radi ako je potvrdni okvir Dopusti brzo spremanje označen. Međutim, ne znaju svi da ako otvorite dokument koji je uređen u ovom načinu rada kao tekstualnu datoteku, on može sadržavati informacije koje su prethodno uklonjene iz dokumenta. To se događa jer način brzog spremanja dodaje vaše promjene na kraj dokumenta, ne uzimajući u obzir bilo kakve promjene (uključujući izbrisane informacije) napravljene na samom dokumentu. Stoga, da biste potpuno uklonili informacije izbrisane iz dokumenta, morate onemogućiti način brzog spremanja. Da biste to učinili, u glavnom izborniku Worda potrebno je odabrati Alati, zatim odjeljak Mogućnosti i dijalog Spremi (slika 3).

Drugo, pogledajmo postupak spajanja dokumenata. Kod uspoređivanja i kombiniranja Word dokumenti koristi nasumično generirane brojeve kako bi olakšao praćenje relevantnih dokumenata u budućnosti. Iako su ovi brojevi skriveni, potencijalno se mogu koristiti za pokazivanje da dokumenti imaju zajednički izvor. Da biste zaustavili pohranjivanje nasumičnih brojeva tijekom procesa spajanja dokumenata, morate učiniti sljedeće:

1. U izborniku Alati pokrenite naredbu Opcije. U dijaloškom okviru s više stranica koji se pojavi odaberite dijaloški okvir Sigurnost.
2. Onemogućite potvrdni okvir Pohrani slučajni broj za poboljšanje točnosti spajanja.

Međutim, valja napomenuti da ćete morati platiti za povjerljivost - rezultat spajanja dokumenata neće biti optimalan: uređivaču Worda bit će problematično odrediti broj povezanih dokumenata.

Znanje je moć

Svatko tko pročita ovaj članak sigurno će steći svoje mišljenje o problemu informacijske sigurnosti na osobno računalo i svatko će biti slobodan donijeti vlastitu odluku. Možete slijediti ova pravila i ne spremiti podatke, ali ih možete izgubiti ako se ne potrudite. Članak je najviše ispitan jednostavnih načina sprječavanje curenja informacija. Osim toga, kao što je gore navedeno, postoji niz programa za rješavanje mnogih od gore navedenih problema, koji će nedvojbeno značajno pojednostaviti postupak provjere sadržaja neželjenih podataka u dokumentima. Međutim, ovo je tema za drugi članak. Zaključno, želio bih napomenuti da zaštitom osobnih podataka možete ne samo zaštititi svoje poslovanje, znanje i iskustvo, već i odlučno odbiti nepoštene ljude.

ComputerPress 10"2002

Najlakši način da uhvatite rep neopreznog zaposlenika ili studenta koji je outsourcao svoj referat ili kolegij je da pogledate autora ili koautore dokumenta. Ove informacije pohranjuju se zajedno s drugim metapodacima datoteka i kasnije ih svatko može vidjeti. Stvar postaje posebno osjetljiva ako se ispostavi da je pravi počinitelj inspektoru poznata osoba: zaposlenik iste tvrtke ili student iz iste struje. Naravno, višeslojna laž će pronaći izlaz iz situacije, ali kao da kasnije neće izaći na vidjelo. Obratite pozornost na pridružene korisnike dokumenta u donjem desnom kutu

To je banalan primjer, naravno, ali tu se ljudi obično piercaju.

Koje informacije mogu procuriti?

Službena Microsoftova pomoć objašnjava što bi moglo predstavljati potencijalnu prijetnju vašem ugledu. Ovdje ću dati sažetak toga:

• Tragovi prisutnosti drugih korisnika, kao i naznake izmjena koje su napravili i komentara koje su dodali ako ste koautor dokumenta.
• Informacije bez boje sadržane u zaglavlju, podnožju i vodenom žigu.
• Skriven Word tekst, nevidljivi PowerPoint objekti, skriveni Excelovi redovi, stupci i listovi.
• Sadržaj izvan područja slajdova programa PowerPoint.
• Dodatna svojstva dokumenta i drugi metapodaci, kao što su informacije o stazi pisača ili zaglavlja e-pošte.

Inspektor dokumenata

"Document Inspector" je prikladan alat za provjeru datoteka za neželjene informacije. Pogodan je i za pošiljatelja i za primatelja dokumenta. Sve što trebate učiniti je otići na “Detalji” i pokrenuti provjeru. Nekoliko klikova i pet sekundi otkrit će sve detalje.

Izvršitelj samo treba kliknuti na brisanje, a inspektor na temelju raspoloživih dokaza pregleda dokument.

Zabrana pohranjivanja osobnih podataka

Alat Detalji omogućuje vam pregled i promjenu važnih svojstava dokumenta, čime ga pripremate za suradnja, arhiviranje ili slanje e-poštom. Alat omogućuje pristup nekoliko naredbi o kojima će biti više riječi kasnije u tekstu knjige, no ovdje ćemo samo ukratko opisati njihovu svrhu.

Svojstva

Desna strana prozora s detaljima. Svaki dokument, osim samog sadržaja, nosi mnoštvo podataka o tome tko ga je izradio, koja mu je tema iu koju kategoriju se može svrstati. Osim toga, dokument uključuje ključne riječi, karakterizirajući sadržaj dokumenta, bilješke itd. Sve ove informacije pomažu automatiziranim sustavima za upravljanje dokumentima ili korisnicima u organiziranju, sortiranju i pretrazi potrebne dokumente. Iz tog razloga, savjetujem vam da ne budete lijeni i ispunite odgovarajuća polja. Što ih pametnije ispunite, to će vam biti lakše raditi s dokumentom.

Pripremite se za javni pristup

Inspektor dokumenata- ova naredba otvara prozor Document Inspector. Neki osobni podaci i podaci o vašem računalu automatski se umeću u dokument, a da to ne primijetite. Na primjer, korisničko ime pod kojim ste kreirali dokument sadržano je u dokumentu bez obzira jeste li ispunili polja svojstava ili ne. Ako ste ispisali dokument ili ga čak pregledali, puni put do lokalnog ili mrežnog pisača ugrađen je u dokument. Ako ste umetnuli ilustracije u dokument, put do njih također je pohranjen u dokumentu. Ako pošaljete dokument na mailing listu veliki broj različitim ljudima, možda vam se neće svidjeti ideja da takve informacije budu dostupne bez vašeg znanja. Inspektor dokumenata traži skrivene podatke u dokumentu, predstavlja vam ih i omogućuje vam da ih izbrišete
iz Excel radne knjige.

Provjerite dostupnost- omogućuje vam da procijenite koliko će korisnicima s invaliditetom biti zgodno koristiti ove dokumente.

Provjera kompatibilnosti- tim provjerava je li moguće ovaj dokument otvorite ga u ranijim verzijama Excela bez ikakvih promjena.

Zaštitite knjigu

Ovaj vam alat omogućuje nametanje ograničenja mogućnosti mijenjanja i uređivanja sadržaja i strukture knjige.

Šifrirajte lozinkom- dokument je šifriran tako da njegov sadržaj možete vidjeti tek nakon unosa lozinke. Kada šifrirate knjigu lozinkom, budite vrlo pažljivi na trenutna velika slova i raspored tipkovnice, inače riskirate gubitak pristupa vlastitoj knjizi.

Ograničite dopuštenja za korisnike- ova naredba obično je dostupna samo autoru dokumenta i korisnicima korporativne mreže ili Interneta. Koristi poslužitelj za upravljanje korisničkim pravima. To može biti besplatni Microsoftov poslužitelj ili korporativni poslužitelj. Svaki put kada korisnik pokuša otvoriti dokument, šalje se zahtjev poslužitelju i on vraća svojstva za tog korisnika, posebice informacije o tome što može vidjeti u dokumentu koji otvara i što bi trebalo biti skriveno od njega. Kada pokušate pokrenuti ovu naredbu, od vas će se tražiti da se registrirate na Microsoft poslužitelju. Ako vas zanima kako funkcioniraju ograničenja, prođite kroz ovaj postupak, registrirajte nekoliko korisnika s različitim pravima i testirajte ovu naredbu.

Dodati digitalni potpis - ova naredba dodaje nevidljivi kod u dokument, zamjenjujući uobičajeni potpis. Pažljivo pročitajte što vam piše čarobnjak za izradu potpisa. Ako kreirate osobni potpis, onda uz njegovu pomoć samo vi osobno i samo na ovom računalu možete biti sigurni da vaš dokument nije zamijenjen. Ako želite stvoriti potpis koji će "prepoznati" vanjske organizacije, morat ćete koristiti usluge posebnih mrežnih usluga.

Označi kao konačno- nakon izvršenja ove naredbe bit će nemoguće izvršiti izmjene u dokumentu.

Zaštitite trenutni list- pomoću ovog alata možete odrediti koje elemente lista drugi korisnici mogu mijenjati, a koji su zaštićeni i ne mogu se mijenjati.

Zaštitite strukturu knjige- zabranjuje mijenjanje strukture knjige (dodavanje ili uklanjanje listova).

Verzije

Omogućuje pregled i vraćanje verzija nacrta nespremljenih datoteka ili brisanje verzija nacrta koje više nisu potrebne.

Dokumenti i datoteke stvoreni različitim programima neprimjetno nose neke informacije u svojstvima. To može biti osobni podaci, na koje dok su na vašem računalu nitko ne obraća previše pažnje. Ali ako odlučite podijeliti ovu datoteku s bilo kim putem Internet ili pomoću flash pogona, preporučljivo je provjeriti i izbrisati nepotrebne podatke iz svojstava datoteke.

Što je to osobne informacije, koji može biti prisutan u datoteci? Sve informacije u svojstvima datoteke može se smatrati osobnim. Uostalom, ova je datoteka stvorena na vašem računalu i vi ste joj dali ime datoteka ili pružio dodatne informacije, poput komentara. To mogu biti: ime autora, datum izmjene datoteke, oznake i ključne riječi. Naziv programa koji je stvorio datoteku, datum kupnje, autorska prava i još mnogo toga.

Najčešće korisnik prenosi na druge osobe datoteke dokumenti i slike i brisanje osobnih podataka u svojstvima datoteke u ovom slučaju neće biti suvišno.

Odaberite koje podaci O datoteka ostaviti i koje izbrisati moguće korištenje Windows Explorer, u svojstvima datoteke. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite odabranu datoteku i odaberite "Svojstva" u kontekstnom izborniku. U prozoru svojstava idite na karticu "Detalji".

Ovdje se nalaze svi skriveni dodaci. podaci a ovisno o vrsti datoteka ovdje možete vidjeti prilično pristojan popis raznih informacija o dokumentu. Pregledajte popis i odredite koje podaci ne biste željeli dijeliti ni s kim s ovim dokumentom.

Usput, informacije o datoteka ne samo da je moguće izbrisati, ali i dodajte ga izravno u prozor svojstava. Ali, međutim, ne u svim točkama. Da biste uredili dostupna svojstva, kliknite gumb nasuprot stavke u odjeljku "Vrijednost". Pojavit će se malo polje za uređivanje.

Ako je potrebno uklanjanje nije moguće uređivati podaci, ispod prozora Svojstva Kliknite "Izbriši svojstva i osobne podatke."

Otvorit će se prozor s formom za uređivanje, gdje je potrebno odabrati “Izbriši sljedeća svojstva za ovu datoteku”.

Posebnu pozornost valja posvetiti sigurnosti osobnih podataka budući da je zakonodavac od prošle godine postrožio odgovornost poslodavca za nepoštivanje obveze zaštite istih. U ovom ćemo vam članku reći što se smatra osobnim podacima, koje su obveze poslodavca za njihovu zaštitu te kako organizirati pravilno bilježenje i pohranjivanje osobnih podataka zaposlenika.

Usustavite ili ažurirajte svoje znanje, steknite praktične vještine i pronađite odgovore na svoja pitanja na na Računovodstvenoj školi. Tečajevi su razvijeni uzimajući u obzir profesionalni standard "Računovođa".

Poslodavac pri zapošljavanju radnika mora od njega zatražiti određene podatke koji su nužni u okviru radnog, poreznog i računovodstvenog zakonodavstva. Savezni zakon br. 152-FZ od 27. srpnja 2006. „O osobnim podacima” zahtijeva od poslodavca, koji je u ovom slučaju operater osobnih podataka i obrađuje ih, da osigura sigurnost ovih podataka.

Koji su podaci osobni?

Osobni podatak je svaka informacija koja se izravno ili neizravno odnosi na predmet osobnih podataka – identificiran ili utvrđen pojedincu(Članak 3 Savezni zakon od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ “O osobnim podacima”, u daljnjem tekstu Zakon o osobnim podacima).

Opći osobni podaci uključuju sljedeće podatke:

• Puno ime;
• Datum i mjesto rođenja;
• adresa (mjesto registracije);
• obrazovanje, struka;
• slika osobe (foto i video zapis), koja omogućuje identifikaciju i koristi se u tu svrhu od strane operatera (Objašnjenja Roskomnadzora od 30. kolovoza 2013. „O pitanjima klasifikacije fotografija i video slika, podataka o otiscima prstiju i drugih informacija kao biometrijski osobni podaci i značajke njihove obrade ");
• Obiteljski status, prisutnost djece, obiteljske veze;
• biografija činjenice i prethodni radna aktivnost(mjesto rada, osuđivanost, vojna služba, rad na izbornim dužnostima, javna služba i tako dalje.);
• novčano stanje. Podaci o plaćama također su osobni podaci (pismo Roskomnadzora od 07.02.2014. br. 08KM-3681);
• poslovne i druge osobne kvalitete evaluacijske naravi;
• druge podatke koji mogu identificirati osobu.

Osim toga, Zakon o osobnim podacima spominje:

• posebne osobne podatke (o rasi, nacionalnosti, političkim stavovima, vjerskim ili filozofskim uvjerenjima, zdravstvenom stanju, intimni život). Kao opće pravilo, obrada ovih podataka nije dopuštena. Iznimka - slučajevi predviđeni u 2. dijelu članka 10. Zakona o osobnim podacima;
• biometrijski osobni podaci (karakteriziraju fiziološke i biološke značajke osoba, na temelju čega se može utvrditi njezina osobnost). Za obradu takvih informacija potreban je pristanak subjekta osobnih podataka. Izuzetak su slučajevi utvrđeni dijelom 2. čl. 11. Zakona o osobnim podacima.

Poslodavac ima pravo primati i koristiti samo podatke koji karakteriziraju građanina kao stranku ugovor o radu(primjerice, podaci o socijalnom i imovinskom statusu osobe nisu relevantni za njen radni proces). Ovi podaci sadržani su u sljedećim dokumentima koje je zaposlenik predočio prilikom zapošljavanja:

• u putovnici ili drugom identifikacijskom dokumentu;
• radna knjižica;
• dokumenti o vojnoj registraciji, obrazovanju, sastavu obitelji;
• potvrdu o prihodima s prethodnog mjesta rada;
• prijavnica koja se ispunjava tijekom radnog odnosa;
• osobna karta zaposlenika (obrazac T-2);
• potvrde o vjenčanju, rođenju djeteta;
• liječnička uvjerenja i tako dalje.

Poslodavac čuva preslike navedenih dokumenata, osim upitnika, radnih knjižica i osobnih iskaznica.

Obrada osobnih podataka

Obrada osobnih podataka - svaka radnja (operacija) ili skup radnji (operacija) koja se provodi pomoću alata za automatizaciju ili bez upotrebe takvih alata s osobnim podacima, uključujući prikupljanje, bilježenje, sistematizaciju, akumulaciju, pohranu, pojašnjenje (ažuriranje, promjenu), izdvajanje, korištenje, prijenos (distribucija, davanje, pristup), depersonalizacija, blokiranje, brisanje, uništavanje podataka (čl. 3. Zakona o osobnim podacima).

Zakon o osobnim podacima obvezuje poslodavca na poštivanje određenih zahtjeva za obradu tih podataka. Na primjer, obrada osobnih podataka provodi se samo uz privolu zaposlenika (čl. 1. čl. 6., čl. 9. Zakona o osobnim podacima). Kako biste izbjegli pravne sporove, bolje je da ova suglasnost bude u pisanom obliku. Isto pravilo vrijedi i za podnositelje zahtjeva.

U nekim slučajevima, pisani oblik privole izričito je propisan zakonom (4. dio članka 9. Zakona o osobnim podacima). Na primjer, potreban je pismeni pristanak zaposlenika za obradu njegovih osobnih podataka:

1) po primitku osobnih podataka zaposlenika od treće strane (članak 86. članka 3. Zakona o radu Ruske Federacije). Ali u ovom slučaju, zaposlenik mora biti obaviješten o tome unaprijed i mora se dobiti njegov pismeni pristanak (članak 86. članka 86. članka 3. Zakona o radu Ruske Federacije).

U obavijesti mora biti naznačeno (stavak 3. članka 86. Zakona o radu Ruske Federacije):

• svrhu dobivanja osobnih podataka zaposlenika od treće strane;
• namjeravani izvori informacija (osobe od kojih će se podaci tražiti);
• metode dobivanja podataka, njihova priroda;
• moguće posljedice odbijanje poslodavca da dobije osobne podatke zaposlenika od treće strane. Ako se zaposlenik odbije upoznati s obavijesti o namjeravanom primitku njegovih osobnih podataka od druge osobe, preporučljivo je sastaviti odgovarajući akt.

Ukoliko se zaposlenik predomisli, ima pravo u svakom trenutku povući privolu za obradu osobnih podataka (čl. 9. 2. dio Zakona o osobnim podacima).

U takvoj situaciji moguć je nastavak obrade osobnih podataka zaposlenika bez njegove privole ako za to postoje uvjerljivi razlozi. Navedeni su u stavcima 2. - 11. dijela 1. članka 6., 2. dijela članka 10., 2. dijela članka 11. Zakona o osobnim podacima (2. dio članka 9. Zakona o osobnim podacima).

Poslodavac nema pravo tražiti određene informacije (koje nisu povezane sa svrhama navedenim u stavku 1. članka 86. Zakona o radu Ruske Federacije) od trećih strana, čak i ako se zaposlenik slaže.

2) prilikom prijenosa osobnih podataka zaposlenika trećim stranama, osim u slučajevima kada je to potrebno kako bi se spriječila prijetnja životu i zdravlju zaposlenika (stavak 2. članka 88. Zakona o radu Ruske Federacije);

3) za obradu posebnih kategorija osobnih podataka zaposlenika izravno povezanih s pitanjima radnih odnosa (članak 4. članka 86. Zakona o radu Ruske Federacije, 1. stavak 2. članka 10. Zakona o osobnim podacima). Ti podaci uključuju podatke o rasi, nacionalnosti, političkim stavovima, vjerskim i filozofskim uvjerenjima, zdravlju i intimnom životu.

Ako je zaposlenik poslovno nesposoban, pisanu suglasnost za obradu njegovih podataka daje njegov zakonski zastupnik (roditelj, skrbnik) (čl. 9. 6. dio Zakona o osobnim podacima). I u slučaju smrti zaposlenika, takvu suglasnost izdaju njegovi nasljednici, osim ako je nije dobio od samog zaposlenika za života (7. dio, 9. Zakona o osobnim podacima).

Nije u svim slučajevima potrebna suglasnost zaposlenika za obradu osobnih podataka. Na primjer, ako su podaci primljeni (klauzula 2, dio 1, članak 6, klauzula 2.3, dio 2, članak 10 Zakona o osobnim podacima, stavak 1 Objašnjenja Roskomnadzora):

1. iz dokumenata (podataka) predočenih prilikom sklapanja ugovora o radu;
2. na temelju rezultata obveznog prethodnog liječničkog pregleda o zdravstvenom stanju (članak 69. Zakona o radu Ruske Federacije, stavak 3. Objašnjenja Roskomnadzora od 14. prosinca 2012. „Pitanja koja se odnose na obradu osobnih podataka zaposlenika , kandidati za slobodna radna mjesta, kao i osobe u kadrovskoj rezervi” , dalje u tekstu - Objašnjenja Roskomnadzora od 14. prosinca 2012.);
3. u mjeri predviđenoj jedinstvenim obrascem br. T-2, uključujući osobne podatke bliskih srodnika, te u drugim slučajevima utvrđenim zakonodavstvom Ruske Federacije (primanje alimentacije, dobivanje pristupa državnim tajnama, izdavanje socijalnih naknada) (klauzula 2 Objašnjenja Roskomnadzora od 14. prosinca 2012.);
4. od agencije za zapošljavanje koja djeluje u ime podnositelja zahtjeva (stavak 12, stavak 5 Objašnjenja Roskomnadzora od 14. prosinca 2012.);
5. od podnositelja zahtjeva koji je sam objavio svoj životopis na Internetu, čineći ga dostupnim neograničenom krugu ljudi (članak 10, dio 1, članak 6 Saveznog zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ, stavak 12, članak 5 Objašnjenja Roskomnadzora od 14. prosinca 2012.).

Poslodavac, uz suglasnost zaposlenika, može povjeriti obradu svojih osobnih podataka drugoj osobi (3. dio članka 6. Zakona o osobnim podacima, 2. stavak 5. stavka Objašnjenja Roskomnadzora od 14. prosinca 2012.) . No, u isto vrijeme, poslodavac je taj koji je odgovoran zaposleniku za radnje navedene osobe (5. dio članka 6. Zakona o osobnim podacima).

U Kontur.School: promjene u zakonodavstvu, značajke računovodstva i porezno knjigovodstvo, izvješćivanje, plaće i osoblje, gotovinsko poslovanje.

Organizacija računovodstva i pohrane osobnih podataka

Poslodavac mora osigurati zaštitu osobnih podataka zaposlenika od nezakonite upotrebe ili gubitka o vlastitom trošku (članak 7. članka 86. Zakona o radu Ruske Federacije).

Pogledajmo korak po korak korake poslodavca za snimanje i pohranu osobnih podataka u organizaciji.

Korak 1. Poslodavac mora donijeti lokalni akt kojim će regulirati pohranjivanje i korištenje osobnih podataka. Takav akt obično je Uredba o osobnim podacima zaposlenika, s kojom zaposlenici moraju biti upoznati svojim potpisom (točka 8. članka 86. Zakona o radu Ruske Federacije). Prije potpisivanja ugovora o radu zaposlenik se mora upoznati s Pravilnikom o osobnim podacima, kao i drugim lokalnim propisima (članak 68. Zakona o radu Ruske Federacije). Zaposlenika je nemoguće upoznati s dokumentom slanjem e-maila, što se neće smatrati upoznavanjem potpisom. U nedostatku potpisa zaposlenika, poslodavac neće moći dokazati da je zaposlenik bio upoznat s ovim dokumentom.

Izjava o osobnim podacima, kao i svaki drugi lokal normativni akt, izdaje se i odobrava nalogom, koji potpisuje čelnik organizacije ili druga ovlaštena osoba.

U slučaju inspekcije organizacije, inspekcijska tijela mogu zatražiti ovaj dokument i provjeriti jesu li zaposlenici upoznati s njim. Nepostojanje takvog dokumenta ili neuspjeh zaposlenika da se upoznaju s njim može biti osnova za pozivanje poslodavca na odgovornost u skladu s dijelom 1. članka 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije, a ako se sličan prekršaj ponovno počini - prema dijelu 2 članka 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Ovaj zaključak je također potvrđen sudska praksa(Rezolucija Federalne antimonopolske službe Moskovskog okruga od 26. listopada 2006. br. KA-A40/10220-06 br. A40-20745/06-148-194).

Korak 2. Poslodavac odobrava dokument koji sadrži popis osobnih podataka koji se koriste u aktivnostima organizacije. Ovaj dokument uključuje sve podatke koje zaposlenik pisanim putem daje o sebi prilikom prijave na natječaj za posao, kao i one koje će ubuduće koristiti pri izradi kadrovske dokumentacije.

Osim toga, popis mora sadržavati dokumente s podacima o zaposlenicima koje organizacija dostavlja različitim državnim tijelima (porezna inspekcija i inspekcija rada, statistička tijela).

3. korak. Poslodavac mora nalogom imenovati odgovorne za rad s osobnim podacima i odgovorne za osiguranje sigurnosti osobnih podataka. Ova odgovornost može biti određena osoba ili odjel. U potonjem slučaju voditelj takve jedinice snosi osobnu odgovornost. Ovu naredbu potrebno je staviti na znanje svim u njoj navedenim zaposlenicima, što svojim potpisom moraju potvrditi.

Korak 4. U slučaju inspekcije, kako biste izbjegli sporove s inspektorima, bolje je pripremiti sljedeće dokumente:

• izjave zaposlenika o pristanku na obradu osobnih podataka;
• evidencije osobnih podataka, njihovo izdavanje i prijenos drugim osobama i predstavnicima raznih organizacija, državnih tijela;
• dnevnik provjera dostupnosti dokumenata koji sadrže osobne podatke zaposlenika.

Korak 5. Nalogom voditelja organizacije utvrditi popis mjesta za pohranu dokumentacije koja je nositelj osobnih podataka zaposlenika, kao i popis mjera potrebnih za osiguranje sigurnosti osobnih podataka, postupak za njihovo usvajanje. Svi dokumenti koji sadrže osobne podatke zaposlenika, kao što su osobni dosjei, kartoteke, knjigovodstveni dnevnici, trebaju biti pohranjeni u posebno opremljenim ormarima ili sefovima koji se zaključavaju i zapečaćuju. Radne evidencije zaposlenika treba čuvati u sefu odvojeno od osobnih dosjea.

Sažmimo to

• da li je od svih zaposlenika dobivena suglasnost za obradu osobnih podataka;
• jesu li zaposlenici upoznati s lokalnim propisima koji određuju postupak obrade takvih podataka, te sa svojim pravima i obvezama u tom području;
• jesu li osobni podaci pravilno pohranjeni i zaštićeni;
• je li dokumentacija o njihovoj obradi u skladu sa zakonskim zahtjevima itd.