Ako chrániť informácie v programe Microsoft Word. Ako odstrániť skryté osobné informácie z dokumentov balíka Microsoft Office

Dokumenty a súbory vytvorené rôznymi programami niektoré nepozorovane nesú informácie vo vlastnostiach. To môže byť osobné údaje, ktoré kým sú vo vašom počítači, nikto im nevenuje veľkú pozornosť. Ale ak sa rozhodnete zdieľať tento súbor s niekým cez Internet alebo pomocou flash disku, je vhodné skontrolovať a odstrániť nepotrebné údaje z vlastností súboru.

Čo to je osobné informácie, ktoré môžu byť prítomné v súbore? Všetky informácie vo vlastnostiach súboru možno považovať za osobné. Koniec koncov, tento súbor bol vytvorený vo vašom počítači a vy ste mu dali meno súbor alebo prispeli ďalšími informáciami, ako sú komentáre. Môžu to byť: meno autora, dátum úpravy súboru, značky a Kľúčové slová. Názov programu, pomocou ktorého bol súbor vytvorený, dátum zakúpenia, autorské práva a ďalšie.

Najčastejšie sa používateľ presúva na iné osoby súbory dokumenty a obrázky a vymazanie osobných údajov vo vlastnostiach súboru v tomto prípade to nebude zbytočné.

Vyberte si ktorý údajov O súbor odísť a čo vymazať možné s pomocou Prieskumník systému Windows, vo vlastnostiach súboru. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na vybraný súbor a v kontextovej ponuke vyberte položku „Vlastnosti“. V okne vlastností prejdite na kartu "Podrobnosti".

Tu sú všetky skryté doplnky údajov a v závislosti od typu súbor tu môžete vidieť celkom slušný zoznam rôznych informácií o dokumente. Skontrolujte zoznam a rozhodnite sa, ktoré údajov by ste nechceli dať nikomu spolu s týmto dokumentom.

Mimochodom, informácie o súbor môže nielen vymazať, ale pridajte ho aj priamo v okne vlastností. Ale pravda, nie vo všetkých bodoch. Ak chcete upraviť dostupné vlastnosti, kliknite na tlačidlo vedľa položky v časti „Hodnota“. Zobrazí sa malé pole na úpravu.

Ak je to nevyhnutné odstránenie neupraviteľné údajov, v spodnej časti okna vlastnosti kliknite na „Odstrániť vlastnosti a osobné informácie“.

Otvorí sa okno s editačným formulárom, kde je potrebné vybrať položku „Odstrániť nasledujúce vlastnosti tohto súboru“.

Pri zdieľaní elektronickej kópie určitých dokumentov balíka Office s klientmi alebo kolegami odporúčame skontrolovať, či dokument neobsahuje skryté informácie a osobné informácie. Pred zdieľaním dokumentu s inými ľuďmi môžete tieto skryté informácie odstrániť. Funkcia Kontrola dokumentov v programe Word, Excel, PowerPoint alebo Visio vám pomáha nájsť a odstrániť skryté údaje a osobné informácie v dokumentoch, ktoré plánujete zdieľať.

Skryté informácie môžu zahŕňať:

skryté údaje alebo osobné informácie, ktoré nemusia byť uvedené v dokumentoch programu Word

Údaje programu Excel sa pridajú do zošita, keď spoločná práca s inými ľuďmi

skryté údaje a osobné údaje v PowerPointe, ktoré môžu byť uložené v prezentácii alebo jej metaúdajoch.

informácie o dokumente a vlastnosti súboru vo výkresoch Visia

Poznámka: Pokiaľ dokument neodošlete spoločnosti Microsoft, nebudeme mať z neho žiadne údaje k dispozícii.

Tento článok popisuje typy údajov, ktoré sa zvyčajne ukladajú v dokumentoch balíka Office, takže si môžete vybrať, čo sa má v dokumente alebo metaúdajoch ponechať a čo odstrániť. Niektoré informácie, ktoré nástroj Document Inspector nedokáže odstrániť, nájdete v tabuľkách, ktoré vedú k ďalším informáciám o Worde, Exceli a PowerPointe.

Elektronická kópia dokumentu programu Word, ktorý chcete zdieľať s klientmi alebo kolegami, často obsahuje skryté údaje alebo osobné informácie uložené v samotnom dokumente alebo vo vlastnostiach dokumentu alebo metaúdajoch.

Poradenstvo: Ak chcete zastaviť tlač poznámok, prejdite na súbor _gt_ Tuleň, vyberte Vytlačiť všetky strany a zrušte začiarknutie korekcie tlače.

Dokumenty programu Word môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých a osobných informácií:

Poznámky, revízie zaznamenaných revízií, revízie a ručne písané poznámky Ak pri vytváraní dokumentu spolupracujete s inými používateľmi, dokument môže obsahovať položky, ako sú opravy s opravami, poznámky, poznámky rukou a revízie. Tieto informácie umožňujú ostatným ľuďom vidieť mená ľudí, ktorí pracovali na dokumente, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v dokumente, ktoré nemusia byť potrebné na spoluprácu mimo skupiny.

Vlastnosti a metadáta dokumentu: Informácie o dokumente, ako napríklad autor, predmet a názov. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie automaticky udržiavané programami balíka Office, ako napríklad meno používateľa, ktorý dokument naposledy uložil, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili určité funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie osobné informácie, ako sú hlavičky e-mailov, informácie o odosielaní a overovaní, trasy a názvy šablón.

Päty a Vodoznaky v dokumentoch programu Word môžu obsahovať informácie o hlavičke a päte. Prípadne ste do dokumentu programu Word pridali vodotlač.

Skrytý text Dokumenty programu Word môžu obsahovať text formátovaný ako skrytý text. Ak neviete, či dokument obsahuje skrytý text, môžete ho nájsť pomocou nástroja Document Inspector.

Vlastnosti dokumentového servera Ak bol dokument uložený na serveri na správu dokumentov, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica vytvorená v službe Windows SharePoint Services, dokument môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie priradené k tomuto umiestneniu servera.

Vlastné údaje XML. Dokumenty môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Tieto údaje XML možno zistiť a odstrániť pomocou nástroja Document Inspector.

pomocou nástroja Document Inspector

Pomocou inšpektora dokumentov môžete nájsť a odstrániť skryté a osobné údaje Word dokumenty. Pred zdieľaním elektronických kópií dokumentov programu Word, napríklad ako príloh k e-mailovým správam, má zmysel spustiť inšpektora dokumentov.

Vyhľadajte a odstráňte inšpektor dokumentov v dokumentoch programu Word

V programe Word obsahuje inšpektor dokumentov niekoľko rôznych modulov, ktoré vám umožňujú nájsť a odstrániť skryté a osobné údaje špecifické pre dokumenty programu Word. Zoznam rôzne druhy skryté alebo osobné informácie, ktoré možno zistiť a odstrániť z dokumentov programu Word pomocou nástroja Document Inspector, sú uvedené v tabuľke nižšie.

Poznámky:

inšpektor	Nájsť a odstrániť
Poznámky, opravy, verzie Poznámka: V programe Word Starter 2010 nástroj Document Inspector odstraňuje iba verzie a poznámky.	Poznámky Značky režimu opravy Informácie o verzii dokumentu rukou písané poznámky
Vlastnosti dokumentu a osobné údaje	Sú bežné, Štatistiky A Iné dialógové okno Vlastnosti dokumentu Hlavičky e-mailov Dokumentovať trasy Vlastnosti dokumentového servera Informácie o type obsahu Používateľské meno Názov šablóny
Hlavičky a vodoznaky	Informácie v hlavičkách dokumentov Informácie o hlavičke a päte dokumentu "Vodné značky"
Skrytý text	Text naformátovaný ako skrytý (možnosť písma dostupná v dialógovom okne Písmo) Poznámka: Tento inšpektor nedokáže zistiť text skrytý inými metódami (napríklad biely text na bielom pozadí).
Vlastné údaje XML	Vlastné údaje XML, ktoré je možné uložiť v dokumente
Neviditeľný obsah	Poznámka: Tento inšpektor nenájde predmety, ktoré sú zakryté inými predmetmi.

Pri zdieľaní elektronickej kópie excelového zošita sa uistite, že zošit vidíte ako skryté údaje alebo osobné údaje, ktoré môžu byť uložené v samotnom zošite alebo vo vlastnostiach dokumentu (metadáta).

Pomocou nástroja Document Inspector v Exceli môžete nájsť a odstrániť skryté a osobné údaje.

Poznámka: Hoci môžete zo zošitov odoslaných iným používateľom odstrániť skryté a osobné údaje, ak bol zošit Excel uložený ako zdieľaný zošit, nemôžete z neho odstrániť komentáre, poznámky, vlastnosti dokumentu a osobné údaje. Ak chcete tieto údaje odstrániť zo zdieľaného zošita, najprv ich skopírujte a zrušte ich zdieľanie.

Vyhľadávanie a odstraňovanie skrytých a osobných údajov

Pomocou nástroja Document Inspector môžete odstrániť skryté a osobné údaje zo zošitov programu Excel. Pred zdieľaním elektronických kópií kníh, napríklad ako príloh k e-mailovým správam, má zmysel spustiť inšpektora dokumentov.

Typy skrytých a osobných údajov v Exceli

Nasledujú niektoré položky, ktoré môžu byť zdrojom skrytých a osobných údajov v zošitoch programu Excel.

Poznámky a ručne písané poznámky. Ak bola kniha vytvorená v spolupráci s inými používateľmi, môže obsahovať bežné aj ručne písané poznámky. Tieto informácie umožňujú ostatným používateľom zistiť mená ľudí, ktorí prispeli do knihy, zobraziť komentáre recenzentov a zmeny vykonané v knihe.

Vlastnosti dokumentu a osobné údaje Metadáta alebo vlastnosti dokumentu v Exceli ako v iných aplikáciách balíka Office vrátane informácií o autorovi, predmete a názve. Office automaticky uloží meno používateľa, ktorý naposledy uložil zošit, dátum vytvorenia dokumentu a umiestnenie dokumentu (Excel 2013 alebo novší). Môžu byť k dispozícii ďalšie informácie (PII), ako sú hlavičky e-mailov, informácie o odosielaní, prehliadanie, trasy, vlastnosti tlačiarne (napríklad cesta k tlačiarni a prístupový kód zabezpečenej tlače) a informácie o ceste k súboru. Internetové stránky.

Hlavičky a päty. Zošity programu Excel môžu obsahovať údaje v hlavičkách a pätách.

Skryté riadky, stĺpce a listy. Zošit môže mať skryté riadky, stĺpce a celé hárky. Keď distribuujete kópiu zošita, ktorý obsahuje skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ostatní používatelia ich môžu zobraziť a zobraziť údaje, ktoré obsahujú.

Vlastnosti dokumentového servera. Zošit, ktorý je uložený na serveri správy dokumentov, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica služby Windows SharePoint Services, môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie o umiestnení na serveri.

Vlastné údaje XML. Zošity programu Excel môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré sa nezobrazujú v samotnom dokumente. Tieto údaje XML možno zistiť a odstrániť pomocou nástroja Document Inspector.

Neviditeľný obsah. Knihy môžu obsahovať objekty naformátované ako neviditeľné.

Vložené súbory alebo objekty. Zošity môžu mať vložené súbory (napríklad dokumenty balíka Office alebo textové súbory) alebo vložené objekty (napríklad grafy alebo rovnice), ktoré obsahujú neviditeľné údaje.

Makrá založené na kóde VBA. Zošity môžu obsahovať makrá, moduly VBA, ovládacie prvky COM a ActiveX, používateľom definované formuláre alebo používateľom definované funkcie, ktoré môžu obsahovať skryté údaje.

Položky s údajmi vo vyrovnávacej pamäti. Zošity môžu mať vo vyrovnávacej pamäti údaje pre kontingenčné tabuľky, kontingenčné grafy, rýchle filtre, časové osy a vzorce kocky, ktoré sa nemusia zobraziť.

Excel Ankety Zošity môžu skryť otázky prieskumu Excel, ktoré boli zadané v Exceli Online a uložené v zošite, ale nie sú v ňom viditeľné.

Skripty správcu skriptov. Zošity môžu mať skripty definované pomocou Správcu skriptov. Môžu obsahovať údaje uložené vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje.

Filtre. Zošity môžu mať aktívne automatické filtre alebo filtre tabuliek, ktoré môžu spôsobiť uloženie údajov vo vyrovnávacej pamäti alebo skrytých údajov v zošitoch.

Skryté mená. V knihách môžu byť skryté mená, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov.

Vyhľadanie a odstránenie inšpektora dokumentov v dokumentoch programu Excel

Inšpektor dokumentov zobrazuje nájdené položky, ktoré môžu obsahovať skryté a osobné údaje súvisiace s excelovými zošitmi. Nasledujúca tabuľka uvádza typy takýchto údajov, ktoré je možné odstrániť zo zošitov pomocou nástroja Document Inspector.

Poznámky:

Nie všetky funkcie Excel l uvedené v tabuľke sú podporované Microsoft ExcelŠtartér 2010.

Ak boli do Inšpektora dokumentov vo vašej organizácii pridané vlastné moduly, možno nájsť ďalší typ údajov.

	Inšpektor dokumentov nájde a odstráni
Poznámky	Poznámky rukou písané poznámky Poznámka: V programe Excel Starter 2010 inšpektor dokumentov odstraňuje iba poznámky.
Vlastnosti dokumentu a osobné údaje	Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Sú bežné, Štatistiky A Iné dialógové okno Vlastnosti dokumentu (Excel 2013 a novší). Pri výbere tímu vymazať všetko aktuálne umiestnenie dokumentu sa zo súboru odstráni. Pridá sa len pri uložení po zatvorení a opätovnom otvorení Excelu 2013 alebo novšom. Hlavičky e-mailov Dokumentovať trasy Údaje odoslané na overenie Vlastnosti dokumentového servera Podrobnosti o politike správy dokumentov Informácie o type obsahu Používateľské meno Podrobnosti o ceste tlačiarne Poznámky k scenáru Poznámky pre špecifické názvy a názvy tabuliek Neaktívne pripojenia k externým údajom
Hlavičky a päty	Informácie v hlavičkách listov Informácie v poznámkach
Skryté riadky a stĺpce	Skryté čiary Skryté dátové stĺpce Poznámky: Ak má zošit skryté stĺpce, ktoré neobsahujú žiadne údaje a sú medzi stĺpcami, ktoré obsahujú údaje, tieto prázdne skryté stĺpce sa tiež zistia a odstránia. Ak skryté riadky alebo stĺpce v zošite obsahujú údaje, ich odstránenie môže zmeniť výsledky vyhodnocovania vzorcov obsiahnutých v zošite. Ak neviete, aké údaje sú v skrytých riadkoch alebo stĺpcoch, zatvorte inšpektora dokumentov, zobrazte skryté riadky a stĺpce a potom si pozrite ich obsah. Inšpektor nenájde tvary, grafy, ovládacie prvky, objekty a ovládacie prvky Microsoft ActiveX, obrázky a grafické prvky SmartArt, ktoré môžu byť obsiahnuté v skrytých stĺpcoch. Skryté riadky alebo stĺpce sa neodstránia, ak sú súčasťou hlavičky tabuľky, zoznamu alebo kontingenčnej tabuľky. Takéto riadky a stĺpce sa stanú viditeľnými.
Skryté obliečky	Skryté obliečky Poznámka: Ak skryté hárky v zošite obsahujú údaje, ich odstránením sa môžu zmeniť výsledky výpočtu vzorcov obsiahnutých v zošite. Ak neviete, aké údaje sú v skrytých hárkoch, zatvorte inšpektora dokumentov, zobrazte skryté hárky a potom si pozrite ich obsah.
Vlastné údaje XML	Vlastné údaje XML, ktoré možno uložiť do zošita
Neviditeľný obsah	Objekty naformátované ako neviditeľné Poznámka: Inšpektor dokumentov nezistí objekty, ktoré sú zakryté inými objektmi.

Inšpektor dokumentov nájde nasledujúce položky, ktoré môžu obsahovať údaje, ktoré nie sú zobrazené v zošite. Nie je schopný ich odstrániť, pretože to môže viesť k nesprávnemu spracovaniu knihy. Každý nájdený prvok môžete skontrolovať a rozhodnúť sa, či ho odstránite ručne alebo ho nahradíte prvkom bez skrytých údajov, ako je napríklad statický obrázok.

	Inšpektor dokumentov nájde
	hárkové bunky; objekty, ako sú textové polia alebo tvary; názvy grafov; rad údajov grafu.
Vložené súbory alebo objekty	bitmapy; kresliace objekty Visio; Objekty dokumentov programu Word; text OpenDocument.
Makrá založené na kóde VBA	Makrá alebo moduly VBA, ktoré môžu obsahovať skryté údaje v zošite. Tie obsahujú: makrá vrátane makier Excel 4.0 (XLM); moduly VBA; ovládacie prvky COM alebo ActiveX. Vlastné formuláre vrátane formulárov Excel 5.0 vlastné funkcie.
Komponenty business intelligence s údajmi uloženými vo vyrovnávacej pamäti	Komponenty Business Intelligence, ktoré môžu obsahovať údaje uložené vo vyrovnávacej pamäti, ktoré sú uložené v zošite, vrátane neviditeľných údajov. Inšpektor dokumentov skontroluje nasledujúce položky, ktoré môžu obsahovať vyrovnávaciu pamäť pivot, vyrovnávaciu pamäť slicera alebo vyrovnávaciu pamäť vzorca kocky: kontingenčné tabuľky a kontingenčné grafy; plátky a časové línie; kockové vzorce.
Excel Ankety	Otázky prieskumu Excel, ktoré boli vytvorené v Exceli Online a uložené v zošite, ale nie sú viditeľné v zošite.
Skripty správcu skriptov	Skripty, ktoré sú definované pomocou Správcu skriptov a môžu viesť k uloženiu údajov vo vyrovnávacej pamäti alebo skrytých údajov v zošite.
Filtre	Filtre, ktoré môžu spôsobiť uloženie údajov vo vyrovnávacej pamäti alebo skrytých údajov v zošite. Inšpektor dokumentov kontroluje automatické filtre a filtre tabuliek použité na údaje.
Skryté mená	Skryté názvy, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov v zošite.

Pomocou nástroja Document Inspector môžete nájsť a odstrániť skryté informácie v prezentáciách programu PowerPoint.

Poradenstvo: Ak chcete len zastaviť tlač poznámok, kliknite na súbor _gt_ Tuleň, kliknite na veľkosť snímok celú stránku a zrušte začiarknutie tlačiť poznámky.

Vyhľadávanie a odstraňovanie skrytých a osobných údajov

Typy skrytých a osobných údajov

Skryté údaje môžu pozostávať z údajov, ktoré PowerPoint pridáva, aby vám umožnil spolupracovať na prezentácii s inými ľuďmi. Môže obsahovať aj informácie, ktoré sa zámerne rozhodnete skryť.

Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých a osobných informácií:

Poznámky a ručne písané poznámky Ak pri vytváraní prezentácie spolupracujete s inými používateľmi, vaša prezentácia môže obsahovať položky, ako sú poznámky a poznámky rukou. Tieto informácie umožňujú ostatným používateľom vidieť vykonané zmeny a mená ľudí, ktorí na prezentácii pracovali, ako aj komentáre recenzentov.

Údaje zo sledovania záplat. Keď spolupracujete na zdieľanom dokumente, ktorý je uložený v cloude, PowerPoint 2016 pre Office 365 sleduje, kto a kedy vykonal zmeny v dokumente.

Vlastnosti dokumentu a osobné údaje. Vlastnosti dokumentu (metadáta) zahŕňajú prezentačné informácie, ako je meno autora, predmet a názov. Obsahujú aj informácie automaticky ukladané programami balíka Office, napríklad meno používateľa, ktorý dokument naposledy uložil, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili určité funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie osobné informácie, ako sú hlavičky e-mailových správ, údaje o odoslaní, trasy dokumentu, cesty k tlačiarni a informácie o ceste k súboru na publikovanie webových stránok.

Neviditeľný obsah na snímke. Prezentácia môže obsahovať objekty naformátované ako nezobraziteľné.

Obsah mimo snímky. Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať objekty, ktoré sa nezobrazia, pretože boli presunuté mimo snímky. Takýmito predmetmi môžu byť nápisy, obrázky, grafické prvky a tabuľky.

Poznámky k prezentácii.Časť Poznámky v prezentácii programu PowerPoint môže obsahovať text, ktorý možno nebudete chcieť zdieľať s inými používateľmi, najmä ak boli poznámky napísané výlučne pre prezentujúceho.

Vlastnosti dokumentového servera. Ak bola prezentácia uložená na serveri správy dokumentov, ako je napríklad webová lokalita Document Workspace alebo knižnica Windows SharePoint Services, môže obsahovať ďalšie vlastnosti alebo informácie o umiestnení na serveri.

Vlastné údaje XML. Prezentácie môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré sa nezobrazujú v samotnom dokumente. Možno ich zistiť a odstrániť pomocou nástroja Document Inspector.

Informácie, ktoré inšpektor dokumentov nájde a odstráni

Inšpektor dokumentov v programe PowerPoint obsahuje niekoľko rôznych modulov, ktoré vám umožňujú nájsť a odstrániť skryté a osobné údaje špecifické pre prezentácie programu PowerPoint. Zoznam rôznych typov skrytých a osobných údajov, ktoré možno z prezentácií odstrániť pomocou nástroja Document Inspector, je uvedený v tabuľke nižšie.

Ak vaša organizácia pridala ďalšie moduly do Inšpektora dokumentov, môžete v prezentáciách skontrolovať ďalšie typy informácií.

inšpektor	Nájsť a odstrániť
Poznámky	Poznámky rukou písané poznámky
Vlastnosti dokumentu a osobné údaje	Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Sú bežné, Štatistiky A Iné dialógové okno Vlastnosti dokumentu Hlavičky e-mailov Dokumentovať trasy Údaje odoslané na overenie Vlastnosti dokumentového servera Podrobnosti o politike správy dokumentov Informácie o type obsahu Cesta k súboru na publikovanie webových stránok
Zmeňte údaje sledovania	Informácie o tom, kto a kedy bol súbor upravený. Táto funkcia je dostupná len pre predplatiteľov Office 365, ktorí sa zúčastňujú programu Office Insider Program. Ak máte predplatné Office 365, uistite sa, že máte nainštalovanú najnovšiu verziu balíka Office.
Neviditeľný obsah na snímke	Objekty naformátované ako nezobraziteľné Tento inšpektor nezistí objekty, ktoré sú zakryté inými objektmi.
Obsah mimo snímky	Obsah alebo objekty, ktoré sa v prezentácii nezobrazujú, pretože sú mimo oblasti snímky Kolekcie obrázkov snímky Inšpektor dokumentov nezistí ani neodstráni objekty s efektmi animácie, ktoré sú mimo snímky.
Poznámky k prezentácii	Text bol pridaný do sekcie poznámok k prezentácii Inšpektor dokumentov neodstráni obrázky pridané do sekcie poznámok.
Vlastné údaje XML	Vlastné údaje XML, ktoré možno uložiť v prezentácii

Informácie, ktoré inšpektor dokumentov nájde, ale nedokáže ich odstrániť

Inšpektor dokumentov nájde nasledujúce položky, ktoré môžu obsahovať údaje, ktoré nie sú zobrazené v prezentácii. Nie je schopný ich odstrániť, pretože to môže viesť k nesprávnemu fungovaniu prezentácie. Každý nájdený prvok môžete skontrolovať a rozhodnúť sa, či ho odstránite ručne alebo ho nahradíte prvkom bez skrytých údajov, ako je napríklad statický obrázok.

	Inšpektor dokumentov nájde
Vložené súbory alebo objekty	Vložené súbory (napríklad dokumenty balíka Office alebo textové súbory) alebo vložené objekty (napríklad grafy alebo rovnice), ktoré môžu obsahovať neviditeľné údaje. Tu je niekoľko príkladov typov objektov: bitmapy; objekty Microsoft Equation 3.0; objekty grafu Microsoft Graph; Prezentačné predmety v PowerPointe; kresliace objekty Visio; Objekty dokumentov programu Word; text OpenDocument.
Makrá alebo kód VBA	Makrá alebo moduly VBA, ktoré môžu obsahovať skryté údaje. Tie obsahujú: moduly VBA; ovládacie prvky COM alebo ActiveX.

Inšpektor dokumentov a osobné údaje

Údaje sledovania zmien zavedené v PowerPoint 2016 zostavení 8403 pre členov programu predbežné hodnotenie Office 365 sú príkladom obmedzení nástroja Document Inspector. Predpokladajme napríklad, že Martha a Regina spolupracujú na prezentácii A v Office 365. Do prezentácie sa pridajú údaje sledovania zmien (t. j. používateľské mená a časy revízií). Ak Gleb následne otvorí prezentáciu A v PowerPointe 2013 a spustí inšpektora dokumentov na odstránenie osobných údajov, inšpektor v tejto verzii programu PowerPoint nebude môcť nájsť a odstrániť údaje sledovania revízií pridané do prezentácie v novšej verzii programu PowerPoint (Office 365), že Regina a Marta. Ak chcete tieto údaje odstrániť, Gleb bude musieť inovovať na najnovšiu verziu PowerPointu a potom spustiť inšpektora dokumentov.

Skryté informácie vo Visiu môžete odstrániť rovnakým spôsobom ako v iných aplikáciách balíka Office. Skôr než dáte ostatným kópiu výkresu Visia, možno budete musieť z výkresu a jeho vlastností odstrániť určité údaje.

Vo Visiu môžete jednoducho odstrániť nasledujúce osobné informácie:

Poznámky vložené na strany dokumentu

Mená, iniciály recenzentov a ich opravy

Cesty nastavenia položky

Cesty k šablónam a ich názvy súborov

Poznámka: Ak je dokument publikovaný na zdieľanom serveri, pri jeho otvorení sa zobrazia informácie o tom, kto ho otvoril a názov počítača, kde je súbor uložený. Ak chcete tieto údaje ochrániť, obmedzte prístup k dokumentom ľuďom, ktorým dôverujete.

Skryté informácie v prezentáciách Visia môžete nájsť a odstrániť takto:

Na jedálnom lístku Súbor kliknite Odstráňte skryté informácie.

Ak používate Visio Premium 2010 alebo novší, tento príkaz nájdete pod Súbor > Inteligencia > Vymažte osobné údaje.

Otvorte kartu Osobné informácie.

Zaškrtávacie políčko Odstráňte z dokumentu nasledujúce prvky.

Poradenstvo: Zaškrtávacie políčko Upozorniť na opätovné vloženie týchto údajov ak chcete byť upozornení pri pokuse o opätovné vloženie osobných údajov.

Ak chcete odstrániť citlivé údaje z externých zdrojov, začiarknite políčko Odstráňte údaje z externých zdrojov uložených v aktuálnom dokumente.

Poznámka: Toto začiarkavacie políčko nie umožňuje vymazať údaje spojené s tvarom. Odstráni zdroj údajov zo schémy, ale ak sa údaje z neho už nachádzajú v schéme, musia sa odstrániť manuálne.

Spätná väzba

Tento článok bol aktualizovaný 8. januára 2019 v dôsledku vašej poznámky. Ak ste považovali tento článok za užitočný, a najmä ak nie, použite ovládacie prvky spätnej väzby nižšie a poskytnite nám niekoľko návrhov na dizajn.

Bezpečnosti osobných údajov treba venovať mimoriadnu pozornosť, od minulého roka zákonodarca sprísnil zodpovednosť zamestnávateľa za nedodržanie povinnosti ich ochrany. V článku vám prezradíme, čo sa považuje za osobné údaje, aké povinnosti na ich ochranu sú pre zamestnávateľov stanovené a ako zorganizovať správne zaznamenávanie a uchovávanie osobných údajov zamestnancov.

Systematizujte alebo aktualizujte svoje vedomosti, získajte praktické zručnosti a nájdite odpovede na svoje otázky na na Škole účtovníctva. Kurzy sú vypracované s prihliadnutím na profesionálny štandard „Účtovník“.

Zamestnávateľ pri prijímaní zamestnanca do zamestnania musí od neho požadovať určité informácie, ktoré sú nevyhnutné v rámci pracovnoprávnych, daňových a účtovných právnych predpisov. Federálny zákon č. 152-FZ z 27. júla 2006 „O osobných údajoch“ vyžaduje od zamestnávateľa, ktorý je v tomto prípade prevádzkovateľom osobných údajov a spracúva ich, aby zabezpečil bezpečnosť týchto informácií.

Aké údaje sú osobné

Osobným údajom je akákoľvek informácia, ktorá priamo alebo nepriamo súvisí s predmetom osobných údajov – konkrétnym alebo určeným jednotlivcovi(čl. 3 federálny zákon zo dňa 27. júla 2006 č. 152-FZ „O osobných údajoch“, ďalej len zákon o osobných údajoch).

Všeobecné osobné údaje môžu zahŕňať nasledujúce informácie:

• Celé meno;
• Dátum a miesto narodenia;
• adresa (miesto registrácie);
• vzdelanie, povolanie;
• podobizeň osoby (foto a videozáznam), ktorá umožňuje identifikovať a na tento účel slúži prevádzkovateľovi (Vysvetlivky Roskomnadzoru z 30. augusta 2013 „K otázkam klasifikácie fotografií a videozáznamov, údajov o odtlačkoch prstov a iných informácií ako biometrické osobné údaje a znaky ich spracúvania »);
• Rodinný stav, prítomnosť detí, rodinné väzby;
• biografické fakty a predchádzajúce pracovná činnosť(miesto výkonu práce, register trestov, vojenská služba, práca vo volených funkciách, verejná služba atď.);
• finančná situácia. Informácie o mzdy sú aj osobné údaje (list Roskomnadzoru zo dňa 7.2.2014 č. 08KM-3681);
• obchodné a iné osobné vlastnosti, ktoré sú hodnotiace;
• ďalšie informácie, ktoré môžu identifikovať osobu.

Okrem toho zákon o osobných údajoch uvádza:

• osobitné osobné údaje (týkajúce sa rasy, národnosti, politických názorov, náboženského alebo filozofického presvedčenia, zdravotného stavu, intímny život). Vo všeobecnosti nie je spracovanie týchto údajov povolené. Výnimkou sú prípady uvedené v § 10 ods. 2 zákona o osobných údajoch;
• biometrické osobné údaje (charakterizujú fyziologické a biologické vlastnosti osobu, na základe čoho je možné identifikovať jej osobnosť). Na spracovanie takýchto informácií je potrebný súhlas subjektu osobných údajov. Výnimkou sú prípady ustanovené v 2. časti čl. 11 zákona o osobných údajoch.

Zamestnávateľ má právo prijímať a používať len tie informácie, ktoré charakterizujú občana ako zmluvnú stranu pracovnej zmluvy (napríklad informácie o sociálnom a majetkovom postavení osoby nesúvisia s jej pracovným procesom). Tieto informácie sú obsiahnuté v nasledujúcich dokumentoch, ktoré zamestnanec predloží pri uchádzaní sa o prácu:

• v pase alebo inom doklade totožnosti;
• pracovná kniha;
• doklady o vojenskej registrácii, vzdelaní, zložení rodiny;
• potvrdenie o príjme z predchádzajúceho pracoviska;
• dotazník vyplnený počas zamestnania;
• osobná karta zamestnanca (formulár T-2);
• sobášne listy, narodenie dieťaťa;
• lekárske potvrdenia atď.

Zamestnávateľ uchováva kópie uvedených dokladov s výnimkou dotazníkov, pracovných zošitov a osobných kariet.

Spracúvanie osobných údajov

Spracúvanie osobných údajov - akákoľvek akcia (operácia) alebo súbor úkonov (operácií) vykonaných pomocou nástrojov automatizácie alebo bez použitia takýchto nástrojov s osobnými údajmi, vrátane zhromažďovania, zaznamenávania, systematizácie, zhromažďovania, uchovávania, objasňovania (aktualizácie, zmeny), extrakcie. , používanie, prenos (distribúcia, poskytovanie, prístup), depersonalizácia, blokovanie, vymazanie, zničenie údajov (článok 3 zákona o osobných údajoch).

Zákon o osobných údajoch ukladá zamestnávateľovi povinnosť dodržiavať určité požiadavky na spracúvanie týchto údajov. Napríklad spracúvanie osobných údajov sa vykonáva iba so súhlasom zamestnanca (odsek 1, článok 6, článok 9 zákona o osobných údajoch). Aby sa predišlo súdnym sporom, je lepšie, ak je tento súhlas písomný. Rovnaké pravidlo platí pre žiadateľov.

V niektorých prípadoch je písomná forma súhlasu výslovne upravená zákonom (časť 4, § 9 zákona o osobných údajoch). Vyžaduje sa napríklad písomný súhlas zamestnanca so spracovaním jeho osobných údajov:

1) po prijatí osobných údajov zamestnanca od tretej strany (odsek 3, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie). V takom prípade však musí byť o tom zamestnanec najskôr informovaný a musí získať jeho písomný súhlas (článok 3, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie).

V oznámení musí byť uvedené (článok 3 článku 86 Zákonníka práce Ruskej federácie):

• účel získania osobných údajov zamestnanca od tretej strany;
• zamýšľané zdroje informácií (osoby, od ktorých sa budú údaje požadovať);
• spôsoby získavania údajov, ich charakter;
• možné následky odmietnutie zamestnávateľa získať osobné údaje zamestnanca od tretej strany. Ak si zamestnanec odmietne prečítať oznámenie o údajnom prijatí jeho osobných údajov od inej osoby, je vhodné vypracovať príslušný úkon.

Ak zamestnanec zmení názor, má kedykoľvek právo odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov (časť 2 článku 9 zákona o osobných údajoch).

V takejto situácii je možné pokračovať v spracúvaní osobných údajov zamestnanca bez jeho súhlasu, ak sú na to dobré dôvody. Sú uvedené v odsekoch 2-11 časti 1 článku 6, časti 2 článku 10, časti 2 článku 11 zákona o osobných údajoch (časť 2 článku 9 zákona o osobných údajoch).

Niektoré informácie (ktoré nesúvisia s účelmi uvedenými v článku 86 ods. 1 Zákonníka práce Ruskej federácie) zamestnávateľ nemá právo požadovať od tretích strán, aj keď s tým zamestnanec súhlasí.

2) pri prenose osobných údajov zamestnanca tretím stranám, s výnimkou prípadov, keď je potrebné zabrániť ohrozeniu života a zdravia zamestnanca (článok 88 ods. 2 Zákonníka práce Ruskej federácie);

3) na spracovanie osobitných kategórií osobných údajov zamestnanca priamo súvisiacich s otázkami pracovnoprávnych vzťahov (odsek 4, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie, odsek 1, časť 2, článok 10 zákona o osobných údajoch ). Tieto údaje zahŕňajú informácie o rase, národnosti, politických názoroch, náboženskom a filozofickom presvedčení, zdravotnom stave, intímnom živote.

Ak je zamestnanec práceneschopný, písomný súhlas so spracovaním jeho údajov dáva jeho zákonný zástupca (rodič, opatrovník) (časť 6 článku 9 zákona o osobných údajoch). A v prípade úmrtia zamestnanca takýto súhlas vydávajú jeho dedičia, pokiaľ ho nedostal od samotného zamestnanca počas jeho života (časť 7, článok 9 zákona o osobných údajoch).

Nie vo všetkých prípadoch je potrebný súhlas zamestnanca so spracovaním osobných údajov. Napríklad, ak sú prijaté údaje (odsek 2, časť 1, článok 6, odsek 2.3, časť 2, článok 10 zákona o osobných údajoch, odsek 1 vysvetlení Roskomnadzor):

1. z dokladov (informácií) predložených pri uzatváraní pracovnej zmluvy;
2. podľa výsledkov povinnej predbežnej lekárskej prehliadky o zdravotnom stave (článok 69 Zákonníka práce Ruskej federácie, odsek 3 Objasnenia Roskomnadzoru zo 14. decembra 2012 „Otázky týkajúce sa spracovania osobných údajov zamestnancov , uchádzači o obsadenie voľných pozícií, ako aj osoby v personálnej zálohe“ , ďalej - Vysvetlivky Roskomnadzoru zo dňa 14.12.2012);
3. vo výške stanovenej jednotným formulárom č. T-2 vrátane osobných údajov blízkych príbuzných a v iných prípadoch ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie (prijímanie výživného, ​​registrácia prístupu k štátnym tajomstvám, registrácia sociálnych platieb ) (bod 2 Objasnenia Roskomnadzoru zo dňa 14.12. 2012);
4. od personálnej agentúry konajúcej v mene žiadateľa (odsek 12, odsek 5 Vysvetliviek Roskomnadzoru zo dňa 14. 12. 2012);
5. od žiadateľa, ktorý sám zverejnil svoj životopis na internete a sprístupnil ho neobmedzenému okruhu ľudí (článok 10, časť 1, článok 6 federálneho zákona z 27. júla 2006 č. 152-FZ, odsek 12, odsek 5 objasnení Roskomnadzoru zo 14. decembra 2012).

Zamestnávateľ môže so súhlasom zamestnanca poveriť spracovaním jeho osobných údajov inú osobu (časť 3, článok 6 zákona o osobných údajoch, odsek 2, odsek 5 Objasnenia Roskomnadzoru zo dňa 14.12.2012 ). Zároveň je to však zamestnávateľ, kto zodpovedá zamestnancovi za konanie konkrétnej osoby (časť 5 § 6 zákona o osobných údajoch).

In Kontur.School: zmeny v legislatíve, črty účtovníctva a daňové účtovníctvo, výkazníctvo, mzdy a personál, hotovostné transakcie.

Organizácia účtovníctva a uchovávanie osobných údajov

Zamestnávateľ musí na vlastné náklady zabezpečiť ochranu osobných údajov zamestnanca pred ich nezákonným použitím alebo stratou (odsek 7, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Poďme analyzovať krok za krokom kroky zamestnávateľa pri účtovaní a uchovávaní osobných údajov v organizácii.

Krok 1. Zamestnávateľ musí vydať miestny zákon, ktorý bude upravovať uchovávanie a používanie osobných údajov. Takýmto zákonom je spravidla nariadenie o osobných údajoch zamestnancov, s ktorým musia byť zamestnanci podpísaním oboznámení (odsek 8, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pred podpísaním pracovnej zmluvy sa zamestnanec musí oboznámiť s Nariadeniami o osobných údajoch, ako aj s ďalšími miestnymi predpismi (článok 68 Zákonníka práce Ruskej federácie). Oboznámte zamestnanca s dokumentom odoslaním na e-mail je to nemožné, nebude sa to považovať za známosť pod podpisom. Bez podpisu zamestnanca zamestnávateľ nepreukáže, že zamestnanec bol s týmto dokumentom oboznámený.

Nariadenie o osobných údajoch, ako každé iné miestne normatívny akt, vydáva a schvaľuje príkaz podpísaný vedúcim organizácie alebo inou osobou na to oprávnenou.

V prípade auditu organizácie si orgány auditu môžu vyžiadať tento dokument a skontrolovať, či sú s ním zamestnanci oboznámení. Neexistencia takéhoto dokumentu alebo neschopnosť oboznámiť zamestnancov s ním môže byť základom pre vyvodenie zodpovednosti zamestnávateľa v súlade s časťou 1 článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie a v prípade podobného porušenia opätovne spáchaný podľa časti 2 článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie. Tento záver sa tiež potvrdzuje súdna prax(uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Moskovského okresu zo dňa 26. októbra 2006 č. KA-A40 / 10220-06 č. A40-20745 / 06-148-194).

Krok 2. Zamestnávateľ schvaľuje dokument obsahujúci zoznam osobných údajov, ktoré sa využívajú pri činnosti organizácie. Tento dokument obsahuje všetky informácie, ktoré zamestnanec o sebe písomne ​​nahlási pri uchádzaní sa o zamestnanie, ako aj neskôr použité pri príprave personálnej dokumentácie.

Okrem toho by mal zoznam obsahovať dokumenty obsahujúce informácie o zamestnancoch, ktoré organizácia predkladá rôznym štátnym orgánom (daňové a inšpektoráty práce, štatistické orgány).

Krok 3. Zamestnávateľ musí príkazom určiť osoby zodpovedné za prácu s osobnými údajmi a zodpovedné za zabezpečenie bezpečnosti osobných údajov. Takouto zodpovednou osobou môže byť buď konkrétna osoba, alebo útvar. V druhom prípade nesie osobnú zodpovednosť vedúci takéhoto útvaru. S týmto príkazom musia byť upozornení všetci zamestnanci v ňom uvedení, čo musia potvrdiť svojim podpisom.

Krok 4. V prípade overenia, aby sa predišlo sporom s inšpektormi, je lepšie pripraviť tieto dokumenty:

• vyjadrenia zamestnancov o súhlase so spracovaním osobných údajov;
• protokoly osobných údajov, ich vydávanie a odovzdávanie iným osobám a zástupcom rôznych organizácií, štátnych orgánov;
• protokol o kontrolách dostupnosti dokumentov obsahujúcich osobné údaje zamestnanca.

Krok 5. Na príkaz vedúceho organizácie ustanoviť zoznam miest na uchovávanie dokumentácie, ktorá je nositeľom osobných údajov zamestnancov, ako aj zoznam opatrení potrebných na zaistenie bezpečnosti osobných údajov, postup ich prijatia. Všetky dokumenty obsahujúce osobné údaje zamestnancov, ako sú osobné spisy, kartotéky, účtovné denníky, by sa mali uchovávať v špeciálne vybavených skriniach alebo trezoroch, ktoré sú uzamknuté a zapečatené. Záznamy o zamestnaní zamestnancov by sa mali uchovávať v trezore oddelene od osobných spisov.

Zhrnutie

• či bol získaný súhlas so spracovaním osobných údajov od všetkých zamestnancov;
• či sú zamestnanci oboznámení s miestnymi zákonmi ustanovujúcimi postup pri spracúvaní takýchto údajov a s ich právami a povinnosťami v tejto oblasti;
• či sa uchovávanie a ochrana osobných údajov riadne vykonáva;
• či dokumentácia o ich spracúvaní zodpovedá zákonným požiadavkám a pod.

Niet pochýb o tom, že tajné, dôverné informácie je potrebné chrániť. Počas celej svojej existencie ľudstvo vymyslelo rôzne metódy, ktoré by mohli zamedziť alebo aspoň výrazne sťažiť prístup k týmto informáciám, ako aj šifrovacie systémy. V 20. storočí sa objavili nové digitálne technológie na akumuláciu, ukladanie a prenos informácií. Počítačové systémy umožňovali písať, upravovať, kontrolovať pravopis a pravopis, konvertovať a prenášať informácie do v elektronickom formáte zrozumiteľné pre takmer všetky počítače. Odvtedy sa problematika dôvernosti a ochrany osobných údajov stala obzvlášť aktuálnou. Hackeri, priemyselní špióni, konkurenti a iní kritici neustále vyvíjajú nové spôsoby, ako získať prístup k informáciám jednotlivcov a spoločností.

Vo väčšine softvérových produktov na dnešnom trhu sú informácie nazývané metadáta uložené v rovnakých súboroch, s ktorými používateľ interaguje a vymieňa si ich, a ktoré používateľ používa na uloženie histórie úprav súborov, ako aj na pomoc pri hľadaní a získavaní informácií. zo súborov. Charakteristickými príkladmi metadát sú meno a priezvisko jeho autora uložené spolu s dokumentom, firemné údaje, názov počítača, podpora verzie dokumentu, rôzne skryté informácie a pod. Tieto metadáta sa používajú aj na univerzalizáciu postupu ukladania všetkých informácií o súbore na jedno vopred určené miesto.

Zároveň je väčšina týchto dôverných informácií uložená akoby štandardne, niekedy spôsobom neznámym používateľovi a na mieste a vo forme, ktorú nepozná. Nie je žiadnym tajomstvom, že aj zdanlivo neškodné nastavenia v softvérové ​​produkty môže uchovávať informácie, ktoré budú trvalého používateľa informovať o vlastníkovi produktu alebo jeho spoločnosti. Príkladom je textový editor Word od spoločnosti Microsoft alebo akákoľvek iná softvérová aplikácia, s ktorou spolupracuje elektronické dokumenty a umožňuje vám uložiť rôzne verzie dokumentu do toho istého súboru pomocou rôznych režimov. Zvážte jednoduchý, ale veľmi typický prípad. Povedzme, že náš čitateľ ako vedúci marketingového oddelenia niekoľko týždňov pracoval so svojím tímom na vytvorení dokumentu popisujúceho charakteristiky najnovšieho vývoja. Plánovalo sa aj zaslanie tohto dokumentu na obchodné oddelenie na spustenie novej marketingovej kampane. Na poslednú chvíľu sa rozhodlo o odstránení niekoľkých charakteristík z popisu výrobku na účely dodatočného overenia a objasnenia. Bolo však známe, že tieto vlastnosti budú určite zahrnuté do konečnej verzie marketingového dokumentu tohto produktu. Bez ohľadu na to, že pre tento dokument je povolené vytváranie verzií a že každá zmena, vrátane Nová verzia s odstránenými charakteristikami, bude uložený v súbore, tento dokument sa dostal do najväčšieho obehu. Povedzme, že po odoslaní listu so zadaným súborom na obchodné oddelenie sa dostal ku konkurencii. Ten bude môcť po preskúmaní rôznych verzií dokumentu ľahko posúdiť vašu aktuálnu úroveň a očakávané výsledky, ako aj včas oznámiť informácie svojim vývojárom. Okrem toho vlastnosti dokumentu môžu obsahovať meno a emailovú adresu autora dokumentu, takže sa bude mať za to, že dokument dobrovoľne poskytol na použitie konkurentom.

Ako zorganizovať ochranu súkromných informácií a chrániť ich pred nechceným prístupom? Na túto otázku sa pokúsime odpovedať v tomto článku. Pozrieme sa tiež na miesta v dokumente, kde môžu byť uložené metaúdaje, a popíšeme spôsoby, ako môžu byť tieto údaje odstránené, čím sa dokument ochráni. Skôr než sa pustíme do práce, poznamenávame, že testovacím objektom v tomto článku sú anglické verzie známeho a obľúbeného textového editora Microsoft Word – Word 2000 a Word 2002 – zahrnutého v balíku Microsoft Office. Je potrebné zdôrazniť, že napriek zhodám a kontinuite týchto verzií tohto editora majú stále určité rozdiely vo svojej funkčnosti. Toto stojí za pozornosť predovšetkým čitateľom, ktorí si okamžite sadnú k svojmu osobnému počítaču.

Ako získať prístup k osobným údajom

Začnime tým najjednoduchším – ukážeme si, ako sa dostať k osobným informáciám bez špeciálnych trikov. To sa deje pomocou jedinej funkcie v programe Microsoft Word, ktorá vám umožňuje zobraziť text bez jeho formátovania. Ukázalo sa, že túto funkciu možno použiť na zobrazenie metadát spojených s konkrétnym dokumentom. K týmto údajom má prístup ktokoľvek. Na to potrebujete:

1. Spustite editor Microsoft Word.
2. V položke hlavnej ponuky Súbor kliknite na Otvoriť.
3. V zobrazenom dialógovom okne v časti Súbory typu nastavte možnosť Obnoviť text z ľubovoľného súboru, vyberte dokument programu Microsoft Word a kliknite na tlačidlo Otvoriť.

Tým sa otvorí neformátovaný dokument, ktorý si pozorne prezeráte, čo vám umožní jednoducho nájsť informácie obsahujúce meno autora dokumentu a cestu, kde môžete uložený dokument nájsť.

Po zvážení všetkých vyššie uvedených skutočností vám odporúčame skontrolovať skryté informácie, aby ste sa rozhodli, či sa oplatí ponechať tento dokument na verejné prezeranie pred zdieľaním dokumentu s inými používateľmi. Napríklad výberom možnosti Sledovať zmeny z hlavnej ponuky Nástroje v programe Microsoft Word a následným výberom Verzie z ponuky Súbory alebo nastavením režimu Povoliť rýchle ukladanie pomocou začiarkavacieho políčka v podponuke Možnosti ponuky Nástroje môžete sledovať akékoľvek skryté alebo vymazané informácie, ktoré by potenciálne mohli zostať v upravovanom dokumente.

Ako vidíte, prístup k osobným informáciám je pomerne jednoduchý. Prirodzene vzniká rozumná otázka, aké sú spôsoby ochrany dôverných informácií pred zvedavými očami. Nižšie budú čitateľom ponúknuté niektoré z najbežnejších metód.

Odstránenie osobných údajov z dokumentov

Aktuálna verzia editora Word poskytuje používateľovi najširšie možnosti pri práci s osobnými údajmi, počnúc manuálnym a končiac programovateľným spôsobom vymazania informácií. Vzhľadom na to, že v rámci tohto článku sa nedotýkame problematiky písania špecializovaných programov, zameriame sa na najjednoduchšie a najdostupnejšie metódy pre široký okruh čitateľov.

Najprv sa musíte uistiť, že pri ukladaní dokumentu boli vymazané niektoré osobné údaje. Ak to chcete urobiť, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. V hlavnej ponuke programu Word vyberte položku Nástroje a potom podponuku Možnosti. V zobrazenom dialógovom okne otvorte kartu Zabezpečenie.
2. V časti Možnosti ochrany osobných údajov aktivujte začiarkavacie políčko Odstrániť osobné informácie z tohto súboru pri uložení a stlačte tlačidlo OK.
3. Uložiť dokument.

Tým sa z dokumentu odstránia napríklad nasledujúce osobné informácie:

• vlastnosti súboru: autor, manažér, spoločnosť a meno osoby, ktorá uložila najnovšiu verziu dokumentu;
• používateľské mená súvisiace s režimom komentárov a sledovania zmien;
• názov Uložil sa nahrádza názvom Autor;
• hlavička e-mailovej správy vygenerovaná tlačidlom E-mail na paneli nástrojov.

Je potrebné zdôrazniť, že špecifikovaná operácia nie je štandardne nainštalovaná v editore Word. A aj keď je takýto príznak nastavený, bude sa vzťahovať len na aktuálne aktivované okno dokumentu. Preto je potrebné tento režim nastaviť pre každý dokument zvlášť.

Ďalšou metódou, ktorá si zaslúži pozornosť, je metóda manuálneho vymazania osobných údajov. Vlastnosti dokumentu (v rámci štruktúry súboru) ukladajú informácie o samotnom dokumente: názov súboru dokumentu, miesto jeho uloženia, dátum vytvorenia a ďalšie atribúty súboru. Vo vlastnostiach dokumentu však môžu byť uložené ďalšie metadáta, ako napríklad meno autora, názov spoločnosti a editor dokumentu. Tieto informácie možno manuálne odstrániť z vlastností dokumentu pomocou nasledujúcej postupnosti akcií:

1. Otvorte dokument v editore Word.
2. V časti Súbor hlavnej ponuky vyberte položku Vlastnosti.
3. Vo viacstranovom dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, môže každá karta Súhrn, Štatistika, Obsah a Vlastné obsahovať dôverné informácie. Ak chcete odstrániť nepotrebné alebo nechcené informácie, vyberte ich a vymažte pomocou klávesu DELETE.

Samozrejme, vyššie uvedené postupy je možné automatizovať a naprogramovať, vďaka čomu je tento proces rýchly a pohodlný. Popis princípov programovania vo Worde je však nad rámec tohto článku a čitateľa odkazujeme na odbornú literatúru.

Kde sú ukryté informácie?

Základné pravidlo, ktorým sa praktickí ľudia riadia, je: „Sedemkrát meraj – raz rež.“ Tento životný princíp možno úspešne aplikovať aj na prácu s dokumentmi. Je vždy potrebné ponáhľať sa s osobnými informáciami? Kde sú uložené skryté informácie? Aké sú spôsoby zobrazenia skrytých informácií? Tieto otázky budú zodpovedané v tejto časti.

Skryté informácie možno nájsť vo funkciách sledovania zmien (sledovanie zmien) a komentovania (komentáre), ktoré sú väčšinou službou pre editor Microsoft Word. Umožňujú ukladať medziinformácie o formátovaní, vkladaní textu, vymazávaní, komentároch atď., inými slovami, môžu byť aktívne používané v procese práce na dokumente jedným alebo viacerými autormi. V tomto prípade výberom režimu prehrávania všetkých servisných funkcií môžete vidieť všetky vykonané zmeny s menami autorov. To sa vykonáva pomocou položky ponuky Zobraziť.

Treba mať na pamäti, že pri práci na akomkoľvek dokumente je žiaduce dodržiavať dve jednoduché pravidlá. Prvé pravidlo hovorí, že pred odstránením akýchkoľvek informácií je dobré vytlačiť upravený dokument spolu s komentármi. Kedykoľvek teda bude možné tieto informácie doplniť do novej verzie dokumentu. Ak chcete zobraziť zmeny alebo komentáre, musíte vybrať položku Označenie v hlavnej ponuke Zobraziť.

Druhé pravidlo sa týka najmä tých, ktorí zabudnú sledovať prítomnosť podporných informácií v odosielanom alebo prenášanom dokumente. Pre takýchto používateľov je k dispozícii automatický analyzátor prítomnosti zapnutého režimu zmien sledovania, ktorý pri pokuse o tlač, uloženie alebo odoslanie e-mailom z editora Word vydá varovanie o prítomnosti informácií o úpravách v dokumente. . Ak chcete povoliť tento režim, v časti Nástroje hlavnej ponuky v dialógovom okne Možnosti vyberte kartu Zabezpečenie a pomocou tlačidla vlajky nastavte režim Upozorniť pred tlačou, uložením alebo odoslaním súboru, ktorý obsahuje sledované zmeny alebo komentáre ( ryža. 1). Takže význam druhého pravidla: analyzátor zmien trasy majte vždy zapnutý.

Druhým miestom, kde je možné ukladať citlivé informácie, je režim skrytého textu programu Microsoft Word. Tento režim vám umožňuje zobraziť alebo skryť určený text pomocou špeciálneho postupu formátovania znakov, ktorý ich robí neviditeľnými. Napríklad v procese úpravy textu v režime skrytého textu (skrytý text sú špeciálne nezobrazené znaky v súbore dokumentu) si môžete robiť poznámky. Ak chcete zobraziť skrytý text, v časti Nástroje hlavnej ponuky vyberte položku Možnosti a na karte Zobraziť - režim Skrytý text v časti Značky formátovania ( ryža. 2).

Keď to urobíte, Word označí skrytý text bodkovaným podčiarknutím. Bohužiaľ, vývojári editora neposkytli automatický analyzátor skrytého textu v dokumente. Na jej odstránenie z tela dokumentu pri tlači však existuje veľmi jednoduchý postup. Ak to chcete urobiť, vyberte položku Možnosti v časti Nástroje hlavnej ponuky, potom kartu Tlačiť a aktivujte začiarkavacie políčko Skrytý text v časti Zahrnúť do oblasti dokumentu. Vo všetkých ostatných prípadoch budete musieť text odstrániť ručne.

Tretím zdrojom nechceného úniku informácií môžu byť vymazané predchádzajúce verzie dokumentu. Editor programu Word poskytuje možnosť uložiť viacero verzií dokumentu do toho istého súboru. Tieto verzie sú v súbore prítomné v režime skrytého textu a možno ich podľa potreby odstrániť. Sú dostupné pre všetkých používateľov a zostávajú v dokumente, aj keď je uložený v inom formáte. Preto by sa takéto verzie mali včas vymazať, na čo existuje viacero spôsobov.

Prvá metóda zahŕňa uloženie predchádzajúcich verzií dokumentu. Aktuálna verzia sa uloží ako samostatný dokument. Ak to chcete urobiť, vyberte Verzie z hlavnej ponuky Súbor. Potom vyberte verziu dokumentu, ktorú chcete uložiť ako samostatný súbor. Potom stlačte tlačidlo Otvoriť a v hlavnej ponuke Súbor vyberte položku Uložiť ako. V zobrazenom dialógovom okne zadajte názov súboru a stlačte tlačidlo Uložiť.

Druhým spôsobom je odstránenie nechcených verzií z dokumentu, čo si bude vyžadovať nasledujúce kroky. V hlavnej ponuke Súbor vyberte položku Verzie a potom verziu dokumentu, ktorú chcete odstrániť (ak chcete vybrať viac verzií, musíte podržať kláves Ctrl). Ďalej musíte kliknúť na tlačidlo Odstrániť.

Tichí strážcovia skrytých informácií

Mnohí čitatelia si neuvedomujú, že určité postupy vo Worde štandardne uchovávajú metadáta. A pravdepodobne si neuvedomujú, že blokovanie týchto postupov vám umožňuje odstrániť nechcené metadáta z dokumentov. Povedzme si o tom podrobnejšie.

Najprv zvážte spôsob rýchleho uloženia dokumentu. Upozorňujeme, že funguje iba vtedy, ak je začiarknuté políčko Povoliť rýchle ukladanie. Nie každý však vie, že ak otvoríte dokument upravený v tomto režime ako textový súbor, môže obsahovať informácie, ktoré boli predtým z dokumentu odstránené. Je to preto, že režim rýchleho ukladania pridá vykonané zmeny na koniec dokumentu bez toho, aby sa zohľadnili všetky zmeny (vrátane vymazaných informácií) vykonané v samotnom dokumente. Preto, ak chcete úplne odstrániť informácie vymazané z dokumentu, musíte vypnúť režim rýchleho ukladania. Ak to chcete urobiť, v hlavnej ponuke programu Word vyberte položku Nástroje, potom časť Možnosti a dialógové okno Uložiť ( ryža. 3).

Po druhé, zvážte postup kombinovania dokumentov. Pri porovnávaní a zlučovaní dokumentov používa Word náhodne vygenerované čísla na neskoršie jednoduché sledovanie súvisiacich dokumentov. Hoci sú tieto čísla skryté, môžu sa potenciálne použiť na preukázanie toho, že dokumenty majú spoločný pôvod. Ak chcete zastaviť ukladanie náhodných čísel počas procesu zlučovania dokumentov, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. V ponuke Nástroje spustite príkaz Možnosti. Vo viacstranovom dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, vyberte dialógové okno Zabezpečenie.
2. Deaktivujte začiarkavacie políčko Uložiť náhodné číslo na zlepšenie presnosti zlúčenia.

Treba však poznamenať, že za dôvernosť budete musieť zaplatiť - výsledok zlúčenia dokumentov nebude optimálny: pre editor Wordu bude problematické určiť počet súvisiacich dokumentov.

Poznanie je moc

Každý, kto čítal tento článok, si určite urobí vlastný názor na problém ochrany informácií na osobný počítač a každý sa bude môcť slobodne rozhodnúť. Môžete dodržiavať tieto pravidlá a neukladať informácie, ale môžete o ne prísť, ak nevynaložíte žiadne úsilie. Článok preskúmal najviac jednoduchými spôsobmi prevencia úniku informácií. Okrem toho, ako je uvedené vyššie, existuje množstvo programov na riešenie mnohých vyššie uvedených problémov, čo samozrejme značne uľahčí postup kontroly obsahu nežiaducich údajov v dokumentoch. To je však téma na iný článok. Na záver by som rád poznamenal, že ochranou osobných údajov môžete nielen ochrániť svoje podnikanie, znalosti a skúsenosti, ale aj rozhodným spôsobom odmietnuť nepoctivých ľudí.

ComputerPress 10 "2002