Niet pochýb o tom, že tajné, dôverné informácie je potrebné chrániť. Počas celej svojej existencie ľudstvo vymýšľalo rôznymi spôsobmi, ktoré by mohli brániť alebo aspoň výrazne sťažovať prístup k týmto informáciám, ako aj šifrovacie systémy. V 20. storočí sa objavili nové digitálne technológie na akumuláciu, ukladanie a prenos informácií. Počítačové systémy umožňovali písať, upravovať, kontrolovať pravopis a pravopis, konvertovať a prenášať informácie do v elektronickom formáte zrozumiteľné pre takmer všetky počítače. Odvtedy sa problematika dôvernosti a ochrany osobných údajov stala obzvlášť aktuálnou. Hackeri, priemyselní špióni, konkurenti a iní kritici neustále vyvíjajú nové spôsoby, ako získať prístup k informáciám jednotlivcov a spoločností.
Vo väčšine softvérových produktov na dnešnom trhu sú informácie nazývané metadáta uložené v rovnakých súboroch, s ktorými používateľ interaguje a vymieňa si ich, a ktoré používateľ používa na uloženie histórie úprav súborov, ako aj na pomoc pri hľadaní a získavaní informácií. zo súborov. Charakteristickými príkladmi metadát sú meno a priezvisko jeho autora uložené spolu s dokumentom, firemné údaje, názov počítača, podpora verzie dokumentu, rôzne skryté informácie a pod. Tieto metadáta sa používajú aj na univerzalizáciu postupu ukladania všetkých informácií o súbore na jedno vopred určené miesto.
Zároveň je väčšina týchto dôverných informácií uložená akoby štandardne, niekedy spôsobom neznámym používateľovi a na mieste a vo forme, ktorú nepozná. Nie je žiadnym tajomstvom, že aj zdanlivo neškodné nastavenia v softvérové produkty môže uchovávať informácie, ktoré budú trvalého používateľa informovať o vlastníkovi produktu alebo jeho spoločnosti. Príkladom je textový editor Word od spoločnosti Microsoft alebo akákoľvek iná softvérová aplikácia, s ktorou spolupracuje elektronické dokumenty a umožňuje vám uložiť rôzne verzie dokumentu do toho istého súboru pomocou rôznych režimov. Zvážte jednoduchý, ale veľmi typický prípad. Povedzme, že náš čitateľ ako vedúci marketingového oddelenia niekoľko týždňov pracoval so svojím tímom na vytvorení dokumentu popisujúceho charakteristiky najnovšieho vývoja. Plánovalo sa aj zaslanie tohto dokumentu na obchodné oddelenie na spustenie novej marketingovej kampane. Na poslednú chvíľu sa rozhodlo o odstránení niekoľkých charakteristík z popisu výrobku na účely dodatočného overenia a objasnenia. Bolo však známe, že tieto vlastnosti budú určite zahrnuté do konečnej verzie marketingového dokumentu tohto produktu. Bez ohľadu na to, že pre tento dokument je povolené vytváranie verzií a že každá zmena, vrátane Nová verzia s odstránenými charakteristikami, bude uložený v súbore, tento dokument sa dostal do najväčšieho obehu. Povedzme, že po odoslaní listu so zadaným súborom na obchodné oddelenie sa dostal ku konkurencii. Ten bude môcť po preskúmaní rôznych verzií dokumentu ľahko posúdiť vašu aktuálnu úroveň a očakávané výsledky, ako aj včas oznámiť informácie svojim vývojárom. Okrem toho vlastnosti dokumentu môžu obsahovať meno a emailovú adresu autora dokumentu, takže sa bude mať za to, že dokument dobrovoľne poskytol na použitie konkurentom.
Ako zorganizovať ochranu súkromných informácií a chrániť ich pred nechceným prístupom? Na túto otázku sa pokúsime odpovedať v tomto článku. Pozrieme sa tiež na miesta v dokumente, kde môžu byť uložené metaúdaje, a popíšeme spôsoby, ako môžu byť tieto údaje odstránené, čím sa dokument ochráni. Skôr než sa pustíme do práce, poznamenávame, že testovacím objektom v tomto článku sú anglické verzie známeho a obľúbeného textového editora Microsoft Word – Word 2000 a Word 2002 – zahrnutého v balíku Microsoft Office. Je potrebné zdôrazniť, že napriek zhodám a kontinuite týchto verzií tohto editora majú stále určité rozdiely vo svojej funkčnosti. Toto stojí za pozornosť predovšetkým čitateľom, ktorí si okamžite sadnú k svojmu osobnému počítaču.
Ako získať prístup k osobným údajom
Začnime tým najjednoduchším – ukážeme si, ako sa dostať k osobným informáciám bez špeciálnych trikov. To sa deje pomocou jedinej funkcie v programe Microsoft Word, ktorá vám umožňuje zobraziť text bez jeho formátovania. Ukázalo sa, že túto funkciu možno použiť na zobrazenie metadát spojených s konkrétnym dokumentom. K týmto údajom má prístup ktokoľvek. Na to potrebujete:
- Spustite editor Microsoft Word.
- V položke hlavnej ponuky Súbor kliknite na Otvoriť.
- V zobrazenom dialógovom okne v časti Súbory typu nastavte možnosť Obnoviť text z ľubovoľného súboru, vyberte dokument programu Microsoft Word a kliknite na tlačidlo Otvoriť.
Tým sa otvorí neformátovaný dokument, ktorý si pozorne prezeráte, čo vám umožní jednoducho nájsť informácie obsahujúce meno autora dokumentu a cestu, kde môžete uložený dokument nájsť.
Po zvážení všetkých vyššie uvedených skutočností vám odporúčame skontrolovať skryté informácie, aby ste sa rozhodli, či sa oplatí ponechať tento dokument na verejné prezeranie pred zdieľaním dokumentu s inými používateľmi. Napríklad výberom možnosti Sledovať zmeny z hlavnej ponuky Nástroje v programe Microsoft Word a následným výberom Verzie z ponuky Súbory alebo nastavením režimu Povoliť rýchle ukladanie pomocou začiarkavacieho políčka v podponuke Možnosti ponuky Nástroje môžete sledovať akékoľvek skryté alebo vymazané informácie, ktoré by potenciálne mohli zostať v upravovanom dokumente.
Ako vidíte, prístup k osobným informáciám je pomerne jednoduchý. Prirodzene vzniká rozumná otázka, aké sú spôsoby ochrany dôverných informácií pred zvedavými očami. Nižšie budú čitateľom ponúknuté niektoré z najbežnejších metód.
Odstránenie osobných údajov z dokumentov
Aktuálna verzia editora Word poskytuje používateľovi najširšie možnosti pri práci s osobnými údajmi, počnúc manuálnym a končiac programovateľným spôsobom vymazania informácií. Vzhľadom na to, že v rámci tohto článku sa nedotýkame problematiky písania špecializovaných programov, zameriame sa na najjednoduchšie a najdostupnejšie metódy pre široký okruh čitateľov.
Najprv sa musíte uistiť, že pri ukladaní dokumentu boli vymazané niektoré osobné údaje. Ak to chcete urobiť, musíte vykonať nasledujúce kroky:
- V hlavnej ponuke programu Word vyberte položku Nástroje a potom podponuku Možnosti. V zobrazenom dialógovom okne otvorte kartu Zabezpečenie.
- V časti Možnosti ochrany osobných údajov aktivujte začiarkavacie políčko Odstrániť osobné informácie z tohto súboru pri uložení a stlačte tlačidlo OK.
- Uložiť dokument.
Tým sa z dokumentu odstránia napríklad nasledujúce osobné informácie:
- vlastnosti súboru: autor, manažér, spoločnosť a meno osoby, ktorá uložila najnovšiu verziu dokumentu;
- používateľské mená súvisiace s režimom komentárov a sledovania zmien;
- názov Uložil sa nahrádza názvom Autor;
- hlavička e-mailovej správy vygenerovaná tlačidlom E-mail na paneli nástrojov.
Je potrebné zdôrazniť, že špecifikovaná operácia nie je štandardne nainštalovaná v editore Word. A aj keď je takýto príznak nastavený, bude sa vzťahovať len na aktuálne aktivované okno dokumentu. Preto je potrebné tento režim nastaviť pre každý dokument zvlášť.
Ďalšou metódou, ktorá si zaslúži pozornosť, je metóda manuálneho vymazania osobných údajov. Vlastnosti dokumentu (v rámci štruktúry súboru) ukladajú informácie o samotnom dokumente: názov súboru dokumentu, miesto jeho uloženia, dátum vytvorenia a ďalšie atribúty súboru. Vo vlastnostiach dokumentu však môžu byť uložené ďalšie metadáta, ako napríklad meno autora, názov spoločnosti a editor dokumentu. Tieto informácie možno manuálne odstrániť z vlastností dokumentu pomocou nasledujúcej postupnosti akcií:
- Otvorte dokument v editore Word.
- V časti Súbor hlavnej ponuky vyberte položku Vlastnosti.
- Vo viacstranovom dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, môže každá karta Súhrn, Štatistika, Obsah a Vlastné obsahovať dôverné informácie. Ak chcete odstrániť nepotrebné alebo nechcené informácie, vyberte ich a vymažte pomocou klávesu DELETE.
Samozrejme, vyššie uvedené postupy je možné automatizovať a naprogramovať, vďaka čomu je tento proces rýchly a pohodlný. Popis princípov programovania vo Worde je však nad rámec tohto článku a čitateľa odkazujeme na odbornú literatúru.
Kde sú ukryté informácie?
Základné pravidlo, ktorým sa praktickí ľudia riadia, je: „Sedemkrát meraj – raz rež.“ Tento životný princíp možno úspešne aplikovať aj na prácu s dokumentmi. Je vždy potrebné ponáhľať sa s osobnými informáciami? Kde sú uložené skryté informácie? Aké sú spôsoby zobrazenia skrytých informácií? Tieto otázky budú zodpovedané v tejto časti.
Skryté informácie možno nájsť vo funkciách sledovania zmien (sledovanie zmien) a komentovania (komentáre), ktoré sú väčšinou službou pre editor Microsoft Word. Umožňujú ukladať medziinformácie o formátovaní, vkladaní textu, vymazávaní, komentároch atď., inými slovami, môžu byť aktívne používané v procese práce na dokumente jedným alebo viacerými autormi. V tomto prípade výberom režimu prehrávania všetkých servisných funkcií môžete vidieť všetky vykonané zmeny s menami autorov. To sa vykonáva pomocou položky ponuky Zobraziť.
Treba mať na pamäti, že pri práci na akomkoľvek dokumente je žiaduce dodržiavať dve jednoduché pravidlá. Prvé pravidlo hovorí, že pred odstránením akýchkoľvek informácií je dobré vytlačiť upravený dokument spolu s komentármi. Kedykoľvek teda bude možné tieto informácie doplniť do novej verzie dokumentu. Ak chcete zobraziť zmeny alebo komentáre, musíte vybrať položku Označenie v hlavnej ponuke Zobraziť.
Druhé pravidlo sa týka najmä tých, ktorí zabudnú sledovať prítomnosť podporných informácií v odosielanom alebo prenášanom dokumente. Pre takýchto používateľov je k dispozícii automatický analyzátor prítomnosti zapnutého režimu zmien stopy, ktorý pri pokuse o vytlačenie, uloženie alebo odoslanie dokumentu vydá varovanie o prítomnosti editačných informácií v dokumente. e-mail z editora Word. Ak chcete povoliť tento režim, v časti Nástroje hlavnej ponuky v dialógovom okne Možnosti vyberte kartu Zabezpečenie a pomocou tlačidla vlajky nastavte režim Upozorniť pred tlačou, uložením alebo odoslaním súboru, ktorý obsahuje sledované zmeny alebo komentáre. (obr. 1). Takže význam druhého pravidla: analyzátor zmien trasy majte vždy zapnutý.
Druhým miestom, kde je možné ukladať citlivé informácie, je režim skrytého textu programu Microsoft Word. Tento režim vám umožňuje zobraziť alebo skryť určený text pomocou špeciálneho postupu formátovania znakov, ktorý ich robí neviditeľnými. Napríklad v procese úpravy textu v režime skrytého textu (skrytý text sú špeciálne nezobrazené znaky v súbore dokumentu) si môžete robiť poznámky. Ak chcete zobraziť skrytý text, v časti Nástroje hlavnej ponuky vyberte položku Možnosti a na karte Zobraziť vyberte v časti Značky formátovania režim Skrytý text (obr. 2).
Keď to urobíte, Word označí skrytý text bodkovaným podčiarknutím. Bohužiaľ, vývojári editora neposkytli automatický analyzátor skrytého textu v dokumente. Na jej odstránenie z tela dokumentu pri tlači však existuje veľmi jednoduchý postup. Ak to chcete urobiť, vyberte položku Možnosti v časti Nástroje hlavnej ponuky, potom kartu Tlačiť a aktivujte začiarkavacie políčko Skrytý text v časti Zahrnúť do oblasti dokumentu. Vo všetkých ostatných prípadoch budete musieť text odstrániť ručne.
Tretím zdrojom nechceného úniku informácií môžu byť vymazané predchádzajúce verzie dokumentu. Editor programu Word poskytuje možnosť uložiť viacero verzií dokumentu do toho istého súboru. Tieto verzie sú v súbore prítomné v režime skrytého textu a možno ich podľa potreby odstrániť. Sú dostupné pre všetkých používateľov a zostávajú v dokumente, aj keď je uložený v inom formáte. Preto by sa takéto verzie mali včas vymazať, na čo existuje viacero spôsobov.
Prvá metóda zahŕňa uloženie predchádzajúcich verzií dokumentu. Aktuálna verzia sa uloží ako samostatný dokument. Ak to chcete urobiť, vyberte Verzie z hlavnej ponuky Súbor. Potom vyberte verziu dokumentu, ktorú chcete uložiť ako samostatný súbor. Potom stlačte tlačidlo Otvoriť a v hlavnej ponuke Súbor vyberte položku Uložiť ako. V zobrazenom dialógovom okne zadajte názov súboru a stlačte tlačidlo Uložiť.
Druhým spôsobom je odstránenie nechcených verzií z dokumentu, čo si bude vyžadovať nasledujúce kroky. V hlavnej ponuke Súbor vyberte položku Verzie a potom verziu dokumentu, ktorú chcete odstrániť (ak chcete vybrať viac verzií, musíte podržať kláves Ctrl). Ďalej musíte kliknúť na tlačidlo Odstrániť.
Tichí strážcovia skrytých informácií
Mnohí čitatelia si neuvedomujú, že určité postupy vo Worde štandardne uchovávajú metadáta. A pravdepodobne si neuvedomujú, že blokovanie týchto postupov vám umožňuje odstrániť nechcené metadáta z dokumentov. Povedzme si o tom podrobnejšie.
Najprv zvážte spôsob rýchleho uloženia dokumentu. Upozorňujeme, že funguje iba vtedy, ak je začiarknuté políčko Povoliť rýchle ukladanie. Nie každý však vie, že ak otvoríte dokument upravený v tomto režime ako textový súbor, môže obsahovať informácie, ktoré boli predtým z dokumentu odstránené. Je to preto, že režim rýchleho ukladania pridá vykonané zmeny na koniec dokumentu bez toho, aby sa zohľadnili všetky zmeny (vrátane vymazaných informácií) vykonané v samotnom dokumente. Preto, ak chcete úplne odstrániť informácie vymazané z dokumentu, musíte vypnúť režim rýchleho ukladania. Ak to chcete urobiť, v hlavnom menu programu Word vyberte položku Nástroje, potom časť Možnosti a dialógové okno Uložiť (obr. 3).
Po druhé, zvážte postup kombinovania dokumentov. Pri porovnávaní a kombinovaní Word dokumenty používa náhodne generované čísla na neskoršie ľahké sledovanie relevantných dokumentov. Hoci sú tieto čísla skryté, môžu sa potenciálne použiť na preukázanie toho, že dokumenty majú spoločný pôvod. Ak chcete zastaviť ukladanie náhodných čísel počas procesu zlučovania dokumentov, musíte vykonať nasledujúce kroky:
- V ponuke Nástroje spustite príkaz Možnosti. Vo viacstranovom dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, vyberte dialógové okno Zabezpečenie.
- Deaktivujte začiarkavacie políčko Uložiť náhodné číslo na zlepšenie presnosti zlúčenia.
Treba však poznamenať, že za dôvernosť budete musieť zaplatiť - výsledok zlúčenia dokumentov nebude optimálny: pre editor Wordu bude problematické určiť počet súvisiacich dokumentov.
Poznanie je moc
Každý, kto čítal tento článok, si určite urobí vlastný názor na problém ochrany informácií na osobný počítač a každý sa bude môcť slobodne rozhodnúť. Môžete dodržiavať tieto pravidlá a neukladať informácie, ale môžete o ne prísť, ak nevynaložíte žiadne úsilie. Článok preskúmal najviac jednoduchými spôsobmi prevencia úniku informácií. Okrem toho, ako je uvedené vyššie, existuje množstvo programov na riešenie mnohých vyššie uvedených problémov, čo samozrejme značne uľahčí postup kontroly obsahu nežiaducich údajov v dokumentoch. To je však téma na iný článok. Na záver by som rád poznamenal, že ochranou osobných údajov môžete nielen ochrániť svoje podnikanie, znalosti a skúsenosti, ale aj rozhodným spôsobom odmietnuť nepoctivých ľudí.
ComputerPress 10 "2002
Najjednoduchší spôsob, ako chytiť za chvost nedbanlivého zamestnanca alebo študenta, ktorý zadal svoju správu alebo prácu v kurze, je pozrieť sa na autora alebo spoluautorov dokumentu. Tieto informácie sa ukladajú spolu s ďalšími metadátami súborov a môže si ich pozrieť ktokoľvek neskôr. Prípad nadobudne obzvlášť chúlostivú situáciu, ak sa ukáže, že skutočným vykonávateľom je osoba, ktorá je inšpektorovi známa: zamestnanec tej istej firmy alebo študent z rovnakého prúdu. Samozrejme, viacposchodová lož nájde východisko zo situácie, ale bez ohľadu na to, ako to potom vyjde na svetlo. Venujte pozornosť priradeným používateľom dokumentu v pravom dolnom rohu
Samozrejme, banálny príklad, ale zvyčajne prepichnú.
Aké informácie môžu uniknúť
Oficiálna pomoc spoločnosti Microsoft poskytuje informácie o tom, čo by mohlo predstavovať potenciálnu hrozbu pre vašu reputáciu. Tu je jej úryvok:
- Stopy po prítomnosti iných používateľov, ako aj náznaky ich úprav a pridaných komentárov, ak ste na dokumente pracovali ako spoluautor.
- Vyblednuté informácie obsiahnuté v hlavičke, päte a vodoznaku.
- Skryté Word text, neviditeľné objekty programu PowerPoint, skryté riadky, stĺpce a hárky programu Excel.
- Obsah, ktorý sa nachádza mimo oblasti snímky programu PowerPoint.
- Ďalšie vlastnosti dokumentu a ďalšie metadáta, ako sú informácie o ceste k tlačiarni alebo hlavičky e-mailov.
Inšpektor dokumentov
"Document Inspector" je praktický nástroj na kontrolu súborov na nechcené informácie. Je to pohodlné pre odosielateľa aj príjemcu dokumentu. Všetko, čo musíte urobiť, je prejsť na "Podrobnosti" a spustiť kontrolu. Pár kliknutí a päť sekúnd ukáže celý rad.
Zostáva na výkonnom umelcovi kliknúť na vymazať a na inšpektorovi, aby preskúmal dokument na základe dostupných dôkazov.
Zákaz ukladania osobných údajov
Nástroj Podrobnosti vám umožňuje prezerať a upravovať dôležité vlastnosti dokumentu, čím ho pripravujete spoločná práca, archivácia alebo odoslanie e-mailom. Nástroj poskytuje prístup k niekoľkým príkazom, ktorým sa budeme podrobnejšie venovať neskôr v texte knihy, tu však len stručne popíšeme ich účel.
Vlastnosti
Pravá strana okna Podrobnosti. Každý dokument, okrem samotného obsahu, nesie množstvo informácií o tom, kto ho vytvoril, aká je jeho téma, do akej kategórie ho možno zaradiť. Okrem toho dokument obsahuje Kľúčové slová charakterizujúci obsah dokumentu, poznámky a pod. Všetky tieto informácie pomáhajú automatizovaným systémom správy dokumentov alebo používateľom nájsť, triediť a vyhľadávať požadované dokumenty. Z tohto dôvodu vám odporúčam neleniť a vyplniť príslušné polia. Čím šikovnejšie ich vyplníte, tým ľahšie sa vám bude s dokumentom pracovať.
Pripravte sa na zdieľanie
Inšpektor dokumentov- tento príkaz otvorí okno inšpektora dokumentov. Niektoré osobné informácie a informácie o vašom počítači sa do dokumentu vložia automaticky bez toho, aby ste si to všimli. Napríklad používateľské meno, pod ktorým ste dokument vytvorili, sa nachádza v dokumente bez ohľadu na to, či ste vyplnili polia vlastností alebo nie. Ak ste dokument vytlačili alebo dokonca zobrazili jeho ukážku, v dokumente je vložená úplná cesta k lokálnej alebo sieťovej tlačiarni. Ak ste do dokumentu vložili ilustrácie, potom je v dokumente uložená aj cesta k nim. Ak odošlete dokument do zoznamu adries Vysoké číslo rôznych ľudí, nemusí sa vám páčiť, že takéto informácie sú sprístupnené bez vášho vedomia. Inšpektor dokumentov vyhľadá skryté údaje v dokumente, predloží vám ich a umožní vám ich vymazať
z excelového zošita.
Kontrola dostupnosti- umožňuje zhodnotiť, aké pohodlné bude používanie týchto dokumentov pre používateľov so zdravotným postihnutím.
Kontrola kompatibility- príkaz skontroluje, či je to možné tento dokument bez vykonania akýchkoľvek zmien na otvorenie v starších verziách Excelu.
Chrániť knihu
Tento nástroj vám umožňuje zaviesť obmedzenia na možnosť meniť a upravovať obsah a štruktúru knihy.
Šifrujte pomocou hesla- dokument je zašifrovaný, takže jeho obsah uvidíte až po zadaní hesla. Pri šifrovaní knihy heslom si dávajte veľký pozor na aktuálnu veľkosť písmen a rozloženie klávesnice, inak riskujete stratu prístupu k vlastnej knihe.
Obmedziť povolenia pre používateľov- Tento príkaz je zvyčajne dostupný iba pre autora dokumentu a používateľov podnikovej siete alebo internetu. Používa server na správu používateľských práv. Môže to byť bezplatný server spoločnosti Microsoft alebo podnikový server. Pri každom pokuse používateľa o otvorenie dokumentu sa na server odošle požiadavka, ktorá vráti vlastnosti používateľa, najmä informácie o tom, čo v otvorenom dokumente vidí a čo by pred ním malo byť skryté. Keď sa pokúsite spustiť tento príkaz, zobrazí sa výzva na registráciu na serveri spoločnosti Microsoft. Ak máte záujem vidieť, ako obmedzenia fungujú, prejdite si tento postup, zaregistrujte viacerých používateľov s rôznymi právami a otestujte tento príkaz.
Pridať digitálny podpis - tento príkaz pridá do dokumentu neviditeľný kód, ktorý nahradí obvyklý podpis. Pozorne si prečítajte, čo vám napíše sprievodca vytvorením podpisu. Ak si vytvoríte osobný podpis, potom sa s jeho pomocou môžete len vy osobne a iba na tomto počítači uistiť, že s vaším dokumentom nebolo manipulované. Ak chcete vytvoriť podpis, ktorý bude „rozpoznaný“ externými organizáciami, budete musieť využiť služby špeciálnych sieťových služieb.
Označiť ako konečné- po vykonaní tohto príkazu nebude možné vykonať zmeny v dokumente.
Chrániť aktuálny hárok- pomocou tohto nástroja môžete určiť, ktoré prvky listu môžu zmeniť iní používatelia a ktoré sú chránené a nemožno ich zmeniť.
Chráňte štruktúru knihy- zakazuje meniť štruktúru knihy (pridávať alebo mazať listy).
Verzie
Umožňuje vám zobraziť a obnoviť koncepty neuložených súborov alebo odstrániť koncepty, ktoré už nie sú potrebné.
Dokumenty a súbory vytvorené rôznymi programami niektoré nepozorovane nesú informácie vo vlastnostiach. To môže byť osobné údaje, ktoré kým sú vo vašom počítači, nikto im nevenuje veľkú pozornosť. Ale ak sa rozhodnete zdieľať tento súbor s niekým cez Internet alebo pomocou flash disku, je vhodné skontrolovať a odstrániť nepotrebné údaje z vlastností súboru.
Čo to je osobné informácie, ktoré môžu byť prítomné v súbore? Všetky informácie vo vlastnostiach súboru možno považovať za osobné. Koniec koncov, tento súbor bol vytvorený vo vašom počítači a vy ste mu dali meno súbor alebo prispeli ďalšími informáciami, ako sú komentáre. Môžu to byť: meno autora, dátum úpravy súboru, značky a kľúčové slová. Názov programu, pomocou ktorého bol súbor vytvorený, dátum zakúpenia, autorské práva a ďalšie.
Najčastejšie sa používateľ presúva na iné osoby súbory dokumenty a obrázky a vymazanie osobných údajov vo vlastnostiach súboru v tomto prípade to nebude zbytočné.
Vyberte si ktorý údajov O súbor odísť a čo vymazať možné s pomocou Prieskumník systému Windows, vo vlastnostiach súboru. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na vybraný súbor a v kontextovej ponuke vyberte položku „Vlastnosti“. V okne vlastností prejdite na kartu "Podrobnosti".
Tu sú všetky skryté doplnky údajov a v závislosti od typu súbor tu môžete vidieť celkom slušný zoznam rôznych informácií o dokumente. Skontrolujte zoznam a rozhodnite sa, ktoré údajov by ste nechceli dať nikomu spolu s týmto dokumentom.
Mimochodom, informácie o súbor môže nielen vymazať, ale pridajte ho aj priamo v okne vlastností. Ale pravda, nie vo všetkých bodoch. Ak chcete upraviť dostupné vlastnosti, kliknite na tlačidlo vedľa položky v časti „Hodnota“. Zobrazí sa malé pole na úpravu.
Ak je to nevyhnutné odstránenie neupraviteľné údajov, v spodnej časti okna vlastnosti kliknite na „Odstrániť vlastnosti a osobné informácie“.
Otvorí sa okno s editačným formulárom, kde je potrebné vybrať položku „Odstrániť nasledujúce vlastnosti tohto súboru“.
Bezpečnosti osobných údajov treba venovať mimoriadnu pozornosť, od minulého roka zákonodarca sprísnil zodpovednosť zamestnávateľa za nedodržanie povinnosti ich ochrany. V článku vám prezradíme, čo sa považuje za osobné údaje, aké povinnosti na ich ochranu sú pre zamestnávateľov stanovené a ako zorganizovať správne zaznamenávanie a uchovávanie osobných údajov zamestnancov.
Systematizujte alebo aktualizujte svoje vedomosti, získajte praktické zručnosti a nájdite odpovede na svoje otázky na na Škole účtovníctva. Kurzy sú vypracované s prihliadnutím na profesionálny štandard „Účtovník“.
Zamestnávateľ pri prijímaní zamestnanca do zamestnania musí od neho požadovať určité informácie, ktoré sú nevyhnutné v rámci pracovnoprávnych, daňových a účtovných právnych predpisov. Federálny zákon č. 152-FZ z 27. júla 2006 „O osobných údajoch“ vyžaduje od zamestnávateľa, ktorý je v tomto prípade prevádzkovateľom osobných údajov a spracúva ich, aby zabezpečil bezpečnosť týchto informácií.
Aké údaje sú osobné
Osobným údajom je akákoľvek informácia, ktorá priamo alebo nepriamo súvisí s predmetom osobných údajov – konkrétnym alebo určeným jednotlivcovi(čl. 3 federálny zákon zo dňa 27. júla 2006 č. 152-FZ „O osobných údajoch“, ďalej len zákon o osobných údajoch).
Všeobecné osobné údaje môžu zahŕňať nasledujúce informácie:
- Celé meno;
- Dátum a miesto narodenia;
- adresa (miesto registrácie);
- vzdelanie, povolanie;
- podobizeň osoby (foto a videozáznam), ktorá umožňuje identifikovať a na tento účel slúži prevádzkovateľovi (Vysvetlivky Roskomnadzoru z 30. augusta 2013 „K otázkam klasifikácie fotografií a videozáznamov, údajov o odtlačkoch prstov a iných informácií ako biometrické osobné údaje a znaky ich spracúvania »);
- Rodinný stav, prítomnosť detí, rodinné väzby;
- biografické fakty a predchádzajúce pracovná činnosť(miesto výkonu práce, register trestov, vojenská služba, práca vo volených funkciách, verejná služba atď.);
- finančná situácia. Osobným údajom sú aj informácie o plate (list Roskomnadzoru zo 7. februára 2014 č. 08KM-3681);
- obchodné a iné osobné vlastnosti, ktoré sú hodnotiace;
- ďalšie informácie, ktoré môžu identifikovať osobu.
Okrem toho zákon o osobných údajoch uvádza:
- osobitné osobné údaje (týkajúce sa rasy, národnosti, politických názorov, náboženského alebo filozofického presvedčenia, zdravotného stavu, intímny život). Vo všeobecnosti nie je spracovanie týchto údajov povolené. Výnimkou sú prípady uvedené v § 10 ods. 2 zákona o osobných údajoch;
- biometrické osobné údaje (charakterizujú fyziologické a biologické vlastnosti osobu, na základe čoho je možné identifikovať jej osobnosť). Na spracovanie takýchto informácií je potrebný súhlas subjektu osobných údajov. Výnimkou sú prípady ustanovené v 2. časti čl. 11 zákona o osobných údajoch.
Zamestnávateľ má právo prijímať a používať len tie informácie, ktoré charakterizujú občana ako stranu pracovná zmluva(napr. informácie o sociálnom a majetkovom postavení človeka nesúvisia s jeho pracovným procesom). Tieto informácie sú obsiahnuté v nasledujúcich dokumentoch, ktoré zamestnanec predloží pri uchádzaní sa o prácu:
- v pase alebo inom doklade totožnosti;
- pracovná kniha;
- doklady o vojenskej registrácii, vzdelaní, zložení rodiny;
- potvrdenie o príjme z predchádzajúceho pracoviska;
- dotazník vyplnený počas zamestnania;
- osobná karta zamestnanca (formulár T-2);
- sobášne listy, narodenie dieťaťa;
- lekárske potvrdenia atď.
Zamestnávateľ uchováva kópie uvedených dokladov s výnimkou dotazníkov, pracovných zošitov a osobných kariet.
Spracúvanie osobných údajov
Spracúvanie osobných údajov - akákoľvek akcia (operácia) alebo súbor úkonov (operácií) vykonaných pomocou nástrojov automatizácie alebo bez použitia takýchto nástrojov s osobnými údajmi, vrátane zhromažďovania, zaznamenávania, systematizácie, zhromažďovania, uchovávania, objasňovania (aktualizácie, zmeny), extrakcie. , používanie, prenos (distribúcia, poskytovanie, prístup), depersonalizácia, blokovanie, vymazanie, zničenie údajov (článok 3 zákona o osobných údajoch).
Zákon o osobných údajoch ukladá zamestnávateľovi povinnosť dodržiavať určité požiadavky na spracúvanie týchto údajov. Napríklad spracúvanie osobných údajov sa vykonáva iba so súhlasom zamestnanca (odsek 1, článok 6, článok 9 zákona o osobných údajoch). Aby sa predišlo súdnym sporom, je lepšie, ak je tento súhlas písomný. Rovnaké pravidlo platí pre žiadateľov.
V niektorých prípadoch je písomná forma súhlasu výslovne upravená zákonom (časť 4, § 9 zákona o osobných údajoch). Vyžaduje sa napríklad písomný súhlas zamestnanca so spracovaním jeho osobných údajov:
1) po prijatí osobných údajov zamestnanca od tretej strany (odsek 3, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie). V takom prípade však musí byť o tom zamestnanec najskôr informovaný a musí získať jeho písomný súhlas (článok 3, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie).
V oznámení musí byť uvedené (článok 3 článku 86 Zákonníka práce Ruskej federácie):
- účel získania osobných údajov zamestnanca od tretej strany;
- zamýšľané zdroje informácií (osoby, od ktorých sa budú údaje požadovať);
- spôsoby získavania údajov, ich charakter;
- možné následky odmietnutie zamestnávateľa získať osobné údaje zamestnanca od tretej strany. Ak si zamestnanec odmietne prečítať oznámenie o údajnom prijatí jeho osobných údajov od inej osoby, je vhodné vypracovať príslušný úkon.
Ak zamestnanec zmení názor, má kedykoľvek právo odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov (časť 2 článku 9 zákona o osobných údajoch).
V takejto situácii je možné pokračovať v spracúvaní osobných údajov zamestnanca bez jeho súhlasu, ak sú na to dobré dôvody. Sú uvedené v odsekoch 2-11 časti 1 článku 6, časti 2 článku 10, časti 2 článku 11 zákona o osobných údajoch (časť 2 článku 9 zákona o osobných údajoch).
Niektoré informácie (ktoré nesúvisia s účelmi uvedenými v článku 86 ods. 1 Zákonníka práce Ruskej federácie) zamestnávateľ nemá právo požadovať od tretích strán, aj keď s tým zamestnanec súhlasí.
2) pri prenose osobných údajov zamestnanca tretím stranám, s výnimkou prípadov, keď je potrebné zabrániť ohrozeniu života a zdravia zamestnanca (článok 88 ods. 2 Zákonníka práce Ruskej federácie);
3) na spracovanie osobitných kategórií osobných údajov zamestnanca priamo súvisiacich s otázkami pracovnoprávnych vzťahov (odsek 4, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie, odsek 1, časť 2, článok 10 zákona o osobných údajoch ). Tieto údaje zahŕňajú informácie o rase, národnosti, politických názoroch, náboženskom a filozofickom presvedčení, zdravotnom stave, intímnom živote.
Ak je zamestnanec práceneschopný, písomný súhlas so spracovaním jeho údajov dáva jeho zákonný zástupca (rodič, opatrovník) (časť 6 článku 9 zákona o osobných údajoch). A v prípade úmrtia zamestnanca takýto súhlas vydávajú jeho dedičia, pokiaľ ho nedostal od samotného zamestnanca počas jeho života (časť 7, článok 9 zákona o osobných údajoch).
Nie vo všetkých prípadoch je potrebný súhlas zamestnanca so spracovaním osobných údajov. Napríklad, ak sú prijaté údaje (odsek 2, časť 1, článok 6, odsek 2.3, časť 2, článok 10 zákona o osobných údajoch, odsek 1 vysvetlení Roskomnadzor):
- z dokladov (informácií) predložených pri uzatváraní pracovnej zmluvy;
- podľa výsledkov povinnej predbežnej lekárskej prehliadky o zdravotnom stave (článok 69 Zákonníka práce Ruskej federácie, odsek 3 Objasnenia Roskomnadzoru zo 14. decembra 2012 „Otázky týkajúce sa spracovania osobných údajov zamestnancov , uchádzači o obsadenie voľných pozícií, ako aj osoby v personálnej zálohe“ , ďalej - Vysvetlivky Roskomnadzoru zo dňa 14.12.2012);
- vo výške stanovenej jednotným formulárom č. T-2 vrátane osobných údajov blízkych príbuzných a v iných prípadoch ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie (prijímanie výživného, registrácia prístupu k štátnym tajomstvám, registrácia sociálnych platieb ) (bod 2 Objasnenia Roskomnadzoru zo dňa 14.12. 2012);
- od personálnej agentúry konajúcej v mene žiadateľa (odsek 12, odsek 5 Vysvetliviek Roskomnadzoru zo dňa 14. 12. 2012);
- od žiadateľa, ktorý sám zverejnil svoj životopis na internete a sprístupnil ho neobmedzenému okruhu ľudí (článok 10, časť 1, článok 6 federálneho zákona z 27. júla 2006 č. 152-FZ, odsek 12, odsek 5 objasnení Roskomnadzoru zo 14. decembra 2012).
Zamestnávateľ môže so súhlasom zamestnanca poveriť spracovaním jeho osobných údajov inú osobu (časť 3, článok 6 zákona o osobných údajoch, odsek 2, odsek 5 Objasnenia Roskomnadzoru zo dňa 14.12.2012 ). Zároveň je to však zamestnávateľ, kto zodpovedá zamestnancovi za konanie konkrétnej osoby (časť 5 § 6 zákona o osobných údajoch).
In Kontur.School: zmeny v legislatíve, črty účtovníctva a daňové účtovníctvo, výkazníctvo, mzdy a personál, hotovostné transakcie.
Organizácia účtovníctva a uchovávanie osobných údajov
Zamestnávateľ musí na vlastné náklady zabezpečiť ochranu osobných údajov zamestnanca pred ich nezákonným použitím alebo stratou (odsek 7, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie).
Poďme analyzovať krok za krokom kroky zamestnávateľa pri účtovaní a uchovávaní osobných údajov v organizácii.
Krok 1. Zamestnávateľ musí vydať miestny zákon, ktorý bude upravovať uchovávanie a používanie osobných údajov. Takýmto zákonom je spravidla nariadenie o osobných údajoch zamestnancov, s ktorým musia byť zamestnanci podpísaním oboznámení (odsek 8, článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pred podpísaním pracovnej zmluvy sa zamestnanec musí oboznámiť s Nariadeniami o osobných údajoch, ako aj s ďalšími miestnymi predpismi (článok 68 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zoznámenie zamestnanca s dokumentom zaslaním e-mailom nie je možné, nebude sa to považovať za oboznámenie sa pod podpisom. Bez podpisu zamestnanca zamestnávateľ nepreukáže, že zamestnanec bol s týmto dokumentom oboznámený.
Nariadenie o osobných údajoch, ako každé iné miestne normatívny akt, vydáva a schvaľuje príkaz podpísaný vedúcim organizácie alebo inou osobou na to oprávnenou.
V prípade auditu organizácie si orgány auditu môžu vyžiadať tento dokument a skontrolovať, či sú s ním zamestnanci oboznámení. Neexistencia takéhoto dokumentu alebo neschopnosť oboznámiť zamestnancov s ním môže byť základom pre vyvodenie zodpovednosti zamestnávateľa v súlade s časťou 1 článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie a v prípade podobného porušenia opätovne spáchaný podľa časti 2 článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie. Tento záver sa tiež potvrdzuje súdna prax(uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Moskovského okresu zo dňa 26. októbra 2006 č. KA-A40 / 10220-06 č. A40-20745 / 06-148-194).
Krok 2. Zamestnávateľ schvaľuje dokument obsahujúci zoznam osobných údajov, ktoré sa využívajú pri činnosti organizácie. Tento dokument obsahuje všetky informácie, ktoré zamestnanec o sebe písomne nahlási pri uchádzaní sa o zamestnanie, ako aj neskôr použité pri príprave personálnej dokumentácie.
Okrem toho by mal zoznam obsahovať dokumenty obsahujúce informácie o zamestnancoch, ktoré organizácia predkladá rôznym štátnym orgánom (daňové a inšpektoráty práce, štatistické orgány).
Krok 3. Zamestnávateľ musí príkazom určiť osoby zodpovedné za prácu s osobnými údajmi a zodpovedné za zabezpečenie bezpečnosti osobných údajov. Takouto zodpovednou osobou môže byť buď konkrétna osoba, alebo útvar. V druhom prípade nesie osobnú zodpovednosť vedúci takéhoto útvaru. S týmto príkazom musia byť upozornení všetci zamestnanci v ňom uvedení, čo musia potvrdiť svojim podpisom.
Krok 4. V prípade overenia, aby sa predišlo sporom s inšpektormi, je lepšie pripraviť tieto dokumenty:
- vyjadrenia zamestnancov o súhlase so spracovaním osobných údajov;
- protokoly osobných údajov, ich vydávanie a odovzdávanie iným osobám a zástupcom rôznych organizácií, štátnych orgánov;
- protokol o kontrolách dostupnosti dokumentov obsahujúcich osobné údaje zamestnanca.
Krok 5. Na príkaz vedúceho organizácie ustanoviť zoznam miest na uchovávanie dokumentácie, ktorá je nositeľom osobných údajov zamestnancov, ako aj zoznam opatrení potrebných na zaistenie bezpečnosti osobných údajov, postup ich prijatia. Všetky dokumenty obsahujúce osobné údaje zamestnancov, ako sú osobné spisy, kartotéky, účtovné denníky, by sa mali uchovávať v špeciálne vybavených skriniach alebo trezoroch, ktoré sú uzamknuté a zapečatené. Záznamy o zamestnaní zamestnancov by sa mali uchovávať v trezore oddelene od osobných spisov.
Zhrnutie
- či bol získaný súhlas so spracovaním osobných údajov od všetkých zamestnancov;
- či sú zamestnanci oboznámení s miestnymi zákonmi ustanovujúcimi postup pri spracúvaní takýchto údajov a s ich právami a povinnosťami v tejto oblasti;
- či sa uchovávanie a ochrana osobných údajov riadne vykonáva;
- či dokumentácia o ich spracúvaní zodpovedá zákonným požiadavkám a pod.
